Jak budować silniejsze strategie współpracy z klientami

Możesz osiągać doskonałe wyniki dla swoich klientów, ale relacje z nimi nie będą trwałe, jeśli nie będziesz w stanie się z nimi komunikować.

Właśnie dlatego coraz więcej zespołów rezygnuje z chaotycznych cykli pracy na rzecz platform współpracy z klientami, które zapewniają widoczność, strukturę i komunikację w jednym miejscu.

Zamiast przełączać się między 25 różnymi narzędziami do śledzenia aktualizacji, zarządzania plikami i przydzielania zadań, skorzystaj z platformy do współpracy z klientami opartej na sztucznej inteligencji, która pozwala przechowywać wszystko w jednym miejscu.

Poznaj kilka skutecznych sposobów budowania silnej współpracy i relacji z klientami.

Czym jest współpraca z klientami w czasie rzeczywistym?

Współpraca z klientem to dokładnie to, na co wygląda — proces, w którym zespół i klient aktywnie współpracują, aby osiągnąć wspólny cel.

Zazwyczaj wymaga to spójnej komunikacji, aktualizacji w czasie rzeczywistym i wspólnego podejmowania decyzji w całym cyklu życia projektu. Oto kilka dodatkowych szczegółów, które warto wziąć pod uwagę, jeśli chcesz efektywnie współpracować z klientami:

Możesz również skorzystać z narzędzi takich jak ClickUp i CCH Axcess Client Collaboration, aby zarządzać współpracą z klientami i komunikacją.

⭐️ Polecany szablon

Szablon współpracy na rzecz powodzenia klienta autorstwa ClickUp zapewnia jasną ścieżkę działania i koordynuje pracę zespołów sprzedaży i obsługi klienta, gwarantując doskonałą obsługę klienta.

Pobierz darmowy szablon

Dlaczego współpraca z klientami ma znaczenie

Oto krótka perspektywa branżowa, która podkreśla znaczenie współpracy z klientami.

Kiedy firma Microsoft rozszerzyła swoją platformę komunikacyjną Microsoft Teams, najpierw nawiązała współpracę z dużymi klientami, takimi jak Accenture i EY, aby przetestować, jak sprawdzają się w ich przypadku komunikacja w czasie rzeczywistym, oprogramowanie do udostępniania plików i możliwości płynnej integracji.

Te spostrzeżenia pomogły firmie Microsoft zoptymalizować aplikację Microsoft Teams pod kątem współpracy między działami na dużą skalę, co doprowadziło do szerszego wdrożenia tej aplikacji w przedsiębiorstwach.

To właśnie prawdziwa wartość współpracy. Mówiąc prościej, współpraca z klientami pomaga:

Jak skutecznie współpracować z klientami

Jak powiedział kiedyś założyciel Amazon, Jeff Bezos

Traktujemy naszych klientów jak zaproszonych gości na przyjęcie, a my jesteśmy gospodarzami. Naszym zadaniem jest sprawić, aby doświadczenia klientów były nieco lepsze.

Takie podejście sprawdza się równie dobrze w przypadku współpracy z klientami. Oto kilka niezawodnych strategii zapewniających rzeczywistą wartość wykraczającą poza wątki e-mailowe i rozproszone spotkania.

1. Określ jasne cele klienta

Zbyt często zespoły polegają na pełnych żargonu umowach lub jednorazowych rozmowach inauguracyjnych, aby nakreślić cele projektu. Nieuniknionym rezultatem są nieporozumienia, rozszerzanie zakresu projektu i przerażające stwierdzenia typu „nie o tym rozmawialiśmy” tuż przed terminem realizacji na dowolnym urządzeniu.

Dlatego pierwszym krokiem do skutecznej współpracy z klientem jest jasność. Określ, jak wygląda powodzenie, jakie zadania należy wykonać oraz jakie dokumenty lub zasoby są wymagane na każdym etapie projektu, aby zmaksymalizować zyski.

Nie polegaj wyłącznie na umowach — wizualne przedstawienie kamieni milowych projektu ułatwia wszystkim koordynację działań.

💜 Oto, jak pomaga ClickUp:

Dzięki celom ClickUp użytkownicy mogą:

Zamiast korzystać z wielu niepołączonych narzędzi lub wysyłać e-maile tam i z powrotem, zespoły mogą zaoferować klientom przejrzysty przegląd tego, co zostało zakończone, co jest w trakcie realizacji i co będzie dalej. Jeśli potrzebujesz pomocy w zarządzaniu wskaźnikami KPI w ClickUp, oto obszerny przewodnik wideo:

Współpraca przy projektach to jednak nie tylko komunikacja — to także wspólna odpowiedzialność. Gdy klienci mogą dosłownie obserwować śledzenie swoich celów w czasie rzeczywistym, cały cykl pracy staje się bardziej wydajny.

2. Utwórz wspólny hub do współpracy i z łatwością zapraszaj klientów

Wszyscy znamy tę sytuację: pojawia się nowy klient i nagle musisz zarządzać mozaiką folderów Google Drive, wiadomości Slack i wątków e-mail, aby udostępniać aktualizacje i zasoby.

Nie ma jednak prostego sposobu, aby jasno śledzić, co klienci widzieli, ani zapewnić informacje zwrotne na temat postępów projektu w czasie rzeczywistym.

Właśnie dlatego stworzenie wspólnego huba do współpracy z klientami jest mądrym posunięciem — centralizuje komunikację, pliki i wiedzę w jednym miejscu.

💜 Oto, jak pomaga ClickUp

Na przykład dzięki ClickUp zamiast przenosić pliki z folderów wewnętrznych do zewnętrznych, wystarczy zaktualizować status zadania lub zakończyć wewnętrzne zatwierdzanie, a następnie zaprosić klientów z niestandardowymi uprawnieniami.

Oto jak to działa:

Twój zespół nadal może pracować prywatnie, a gdy zadanie będzie gotowe lub produkt zostanie ukończony, jednym kliknięciem możesz udzielić klientom niezbędnego dostępu.

3. Określ zakres projektu

Nieporozumienia dotyczące rezultatów często wynikają z jednego problemu: nieudokumentowanych oczekiwań.

Gdy nie ma jasnych dowodów wykonania pracy lub ścieżki audytu, nawet najlepsza współpraca z klientem może przerodzić się w wzajemne obwinianie się. W takich sytuacjach pomocne jest dokumentowanie informacji.

💜 Oto, jak pomaga ClickUp

Dzięki ClickUp Docs możesz współpracować w czasie rzeczywistym ze swoimi klientami, aby tworzyć i udoskonalać wszystko, od listów intencyjnych po dokumenty dotyczące zakresu projektu, a nawet listy kontrolne do zarządzania złożonym procesem przygotowywania zeznań podatkowych.

W przeciwieństwie do statycznych plików rozrzuconych po dyskach i wiadomościach e-mail, dokumenty ClickUp są interaktywne i ściśle powiązane z cyklami pracy.

Oto, co sprawia, że to działa:

4. Korzystaj z komentarzy i czatu, aby zachęcić do otwartej rozmowy

Czekanie z prośbą o opinię klienta do ostatniej fazy projektu jest ryzykownym posunięciem. Wtedy może być już za późno na wprowadzenie zmian, a klienci, którzy dotychczas milczeli, mogą ujawnić krytyczne uwagi, które wcześniej byłyby znacznie bardziej pomocne.

Jednak nie każdy klient wyrazi swoją opinię z własnej inicjatywy. Dlatego należy zapewnić mu szerokie możliwości przekazywania opinii na każdym etapie projektu.

💜 Oto, jak pomaga ClickUp

Funkcje ClickUp Assign Comments i ClickUp Chat zapewniają komunikację kontekstową i umożliwiającą podjęcie działań:

5. Przejrzyste przydzielanie zadań i śledzenie wyników

Im dłużej opinia pozostaje ukryta w wątku e-mail, tym większe prawdopodobieństwo, że straci na znaczeniu, a co gorsza, sprawi, że klient poczuje się niezrozumiany

Aby budować zaufanie i kontynuować realizację projektów, opinie klientów należy szybko przekształcić w konkretne kroki.

💜 Oto, jak pomaga ClickUp

Właśnie w tym zakresie zadania ClickUp sprawdzają się najlepiej. Komentarze klientów można przekształcić w elementy działań, które można śledzić bezpośrednio w dokumentach ClickUp lub czacie ClickUp, przypisać je odpowiednim członkom zespołu i powiązać z terminami.

Aktualizacje postępów są dostępne w czasie rzeczywistym, a klienci mogą wyświetlać status zadań, dodawać komentarze lub załączniki — wszystko na jednej bezpiecznej platformie.

ClickUp pomaga na wiele sposobów, już od momentu utworzenia zadania, i pomaga nam śledzić każdy zadanie.

6. Automatyzacja zatwierdzania przez klientów i aktualizacji statusu

Celem korzystania z systemu jest uniezależnienie się od pracy ręcznej, a współpraca z klientami nie jest tu wyjątkiem.

Gdy zatwierdzenia klientów, w tym fakturowanie i aktualizacje, są obsługiwane ręcznie, ryzykujesz opóźnienia, utratę wiadomości i niezgodność oczekiwań. Automatyzacja zatwierdzania eliminuje te ryzyka.

💜 Oto, jak pomaga ClickUp

Dzięki automatyzacji ClickUp możesz ustawić wyzwalacze, które powiadamiają klientów o gotowości dostaw, proszą o zatwierdzenie lub automatycznie aktualizują statusy projektów — dzięki czemu nic nie zostanie pominięte, a terminy pozostaną niezmienne.

Aktualizacje statusu również odbywają się w czasie rzeczywistym. Gdy tylko zadanie zostanie zatwierdzone lub zakończone, ClickUp może przenieść je do następnej fazy, powiadomić zespół, a nawet uruchomić zadania następcze, zapewniając dotrzymanie terminów bez wahania i zatorów.

6. Szybkie zapisywanie aktualizacji dotyczących klientów

Rzadko spotyka się kogoś, kto naprawdę lubi niekończące się spotkania. Okazuje się, że 70% spotkań uniemożliwia pracownikom wykonywanie znaczącej pracy! Ale istnieje prosty sposób, aby to ograniczyć. Prawda jest taka, że większość sprawdzania statusu można zastąpić krótką, jasną aktualizacją.

💜 Oto, jak pomaga ClickUp

Zamiast umawiać kolejne spotkanie, użyj ClickUp Clips, aby nagrać krótkie prezentacje ekranowe i aktualizacje projektu.

Klienci mogą je oglądać w dogodnym dla siebie czasie, co ogranicza konieczność wielokrotnego wysyłania wiadomości, eliminuje problemy związane ze strefami czasowymi i pomaga im być na bieżąco bez konieczności sprawdzania Twojego kalendarza.

Ponadto ClickUp transkrybuje wideo za pomocą sztucznej inteligencji, dzięki czemu aktualizacje można wyszukiwać, udostępniać i natychmiast wprowadzać w życie. Aktualizacje można udostępniać za pomocą innych narzędzi ClickUp, takich jak ClickUp Docs i ClickUp Chat.

7. Korzystaj z notatek opartych na sztucznej inteligencji do sporządzania podsumowań spotkań

W przypadku spotkań, których nie można pominąć, protokoły ze spotkań (MoM) często stają się sprawą drugorzędną — lub, co gorsza, źródłem nieporozumień.

Jednak dokumentowanie dyskusji jest niezbędne, jeśli chcesz śledzić zobowiązania. Gdy zespoły nie rejestrują kluczowych wniosków, łatwo o przeoczenie elementów wymagających działania i niedokumentowanie decyzji.

💜 Oto, jak pomaga ClickUp

AI Notetaker od ClickUp odciąża Cię od tego zadania, sprawiając, że każde spotkanie natychmiast staje się możliwe do zrealizowania:

Zamiast zastanawiać się, co zostało powiedziane lub kto jest za co odpowiedzialny, klienci i członkowie zespołu wychodzą z jasną, możliwą do przekazania wiedzą i udokumentowanymi kolejnymi krokami — za każdym razem.

9. Korzystaj z oprogramowania do współpracy z klientami, aby udostępniać postępy projektu za pomocą pulpitów nawigacyjnych

Koniec z wątkami e-mailowymi z pytaniem „Jakieś aktualizacje dotyczące kampanii?”. Dzięki wspólnemu pulpitowi klienci nie muszą śledzić informacji — widzą to, co ważne, kiedy jest to ważne.

Niezależnie od tego, czy prowadzisz płatne kampanie reklamowe, monitorujesz wydajność witryny internetowej, czy zarządzasz wieloetapowym projektem, widoczność w czasie rzeczywistym buduje zaufanie.

💜 Oto, jak pomaga ClickUp

Panele ClickUp pozwalają stworzyć dostosowany przegląd wszystkich kluczowych wskaźników projektu:

Dzięki natychmiastowemu dostępowi do szczegółowych informacji klienci czują się silniejsi i bardziej związani z firmą, bez konieczności przeszukiwania plików lub czekania na cotygodniowe raporty.

10. Ustandiusz przekazywanie zadań dzięki szablonom

Nic tak szybko nie niszczy zaufania jak nieudane przekazanie zadania. W jednej chwili klient podpisuje umowę, a w następnej Twój zespół gorączkowo stara się spełnić oczekiwania, które nigdy nie zostały udokumentowane. Problem nie leży w komunikacji — to problem procesowy. Rozwiązanie jest proste: użyj standardowego szablonu przekazywania zadań.

Dzięki spójnej strukturze możesz mieć pewność, że wszystkie kluczowe informacje — cele, osie czasu, pliki i specjalne wymagania — są rejestrowane i gotowe do płynnego wdrożenia, od sprzedaży po dostawę.

💜 Oto, jak pomaga ClickUp

Potrzebujesz szablonu współpracy z klientami ClickUp. Dzięki spójnej strukturze możesz mieć pewność, że wszystkie kluczowe informacje — cele, osie czasu, pliki i specjalne życzenia — zostaną zebrane i będą gotowe do płynnego wdrożenia, od sprzedaży po dostawę.

Pobierz darmowy szablon

Szablon umożliwia zespołom przejście od sprzedaży przez wdrożenie do realizacji projektu. W rezultacie zespoły sprzedaży i produkcji będą działać zgodnie ze wspólnym cyklem pracy, co zapewni przejrzystość, odpowiedzialność i płynniejszą obsługę klientów.

Ten szablon zarządzania klientami umożliwia:

11. Automatycznie ustaw przypomnienia i działania następcze

Ostatni etap zarządzania klientami to obszar, w którym ludzie często popełniają błędy: działania następcze.

Terminowe działania następcze pokazują, że Twoje zaangażowanie wykracza poza początkową realizację zadania. Wzmacniają one Twoje zaangażowanie i pomagają:

Ale robienie tego ręcznie? To właśnie wtedy wszystko się psuje.

💜 Oto, jak pomaga ClickUp

Dzięki przypomnieniom ClickUp możesz zautomatyzować działania następcze na każdym etapie — niezależnie od tego, czy chodzi o przypomnienie o przesłaniu dokumentów podatkowych, sfinalizowaniu zeznania podatkowego, przejrzeniu umowy o świadczenie usług czy zatwierdzeniu kamienia milowego.

Ustaw powtarzające się przypomnienia, wyzwalacze powiadomień na podstawie statusu zadania i zapewnij spójność działań zarówno klientów, jak i zespołu wewnętrznego bez konieczności ciągłego śledzenia zadań.

Klienci otrzymują terminowe przypomnienia. Twój zespół utrzymuje tempo pracy. A projekt posuwa się naprzód.

Wskazówki dotyczące zarządzania trudnymi relacjami z klientami

W końcu klienci to ludzie. A ludzkie zachowania bywają trudne do interpretacji.

Jednak dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i praktyce możemy pokonać każdą trudną rozmowę.

Wyzwanie 1: Klient jest niezadowolony, ale nie wiesz, co było tego przyczyną

✅ Rozwiązanie: Podejdź do sytuacji z prawdziwą ciekawością. Pozwól klientom wyrazić swoje obawy bez przerywania — często samo wysłuchanie rozładowuje napięcie.

Wyzwanie 2: Istnieje niewypowiedziane napięcie, które wpływa na cykl pracy

✅ Rozwiązanie: Powiedz to z szacunkiem. Stwierdzenie typu „Wydaje się, że zboczyliśmy z kursu” otwiera przestrzeń do szczerej rozmowy bez obwiniania.

Wyzwanie 3: Klient zmienia oczekiwania w trakcie projektu

✅ Rozwiązanie: Zatrzymaj się i zresetuj. Ponownie ustal granice projektu, jasno określ zakres i upewnij się, że obie strony zgadzają się na zaktualizowane warunki.

Wyzwanie 4: Klient oczekuje wyników wykraczających poza zakres lub budżet

✅ Rozwiązanie: Ustal realistyczne oczekiwania. Wyraźnie wyjaśnij, co można osiągnąć, i zaproponuj inteligentne alternatywy, które nadal są zgodne z celami klienta.

Wyzwanie 5: Relacje są bardziej stresujące niż produktywne

✅ Rozwiązanie: Dowiedz się, kiedy należy odejść. Rezygnacja z klienta, z którym nie potrafisz się dogadać, może chronić czas i energię Twojego zespołu oraz zapewnić długoterminowe powodzenie.

Współpraca z klientami na najwyższym poziomie dzięki ClickUp

50% firm osiągających najlepsze wyniki ma ponad 60% klientów na długoterminowych umowach.

Jeśli się nad tym zastanowić, ogromna część przychodów zależy od doskonałych, długotrwałych relacji z klientami. Współpraca z klientami nie jest więc czymś, do czego można podchodzić lekko.

Dzięki ClickUp masz wszystko, czego potrzebujesz, aby spełnić tę obietnicę — od aktualizacji w czasie rzeczywistym i wspólnych pulpitów nawigacyjnych po notatki ze spotkań oparte na sztucznej inteligencji, automatyczne działania następcze i konfigurowalne huby współpracy.

To jedyna platforma, która łączy obsługę klientów, realizację projektów i koordynację pracy zespołów.

Zarejestruj się w ClickUp już teraz i spraw, aby komunikacja z klientami przyniosła długotrwałe powodzenie.