Ocena wyników pracy to jeden z bardziej stresujących obowiązków specjalistów HR, a także kierownictwa średniego i wyższego szczebla. Problem z każdą system oceny wyników jest to, że opiera się on na subiektywnych opiniach i może być podatny na stronniczość. Większość menedżerów odczuwa presję, aby zachować te same standardy podczas omawiania ocen pracowników lub wybierania najlepszych wyników.
Według badania Badanie McKinsey ponad połowa respondentów uznała, że obecny proces oceny w ich firmie jest wadliwy. Taka opinia może być szkodliwa dla każdego biznesu na dłuższą metę, ponieważ blokuje możliwości rozwoju zawodowego i prowadzi do rotacji utalentowanych pracowników.
Na szczęście spotkanie kalibrujące wydajność jest tutaj obiecującym rozwiązaniem. Coraz więcej firm dostrzega wartość w organizowaniu sesji kalibracji wyników pracowników w celu zapewnienia sprawiedliwych i przejrzystych ocen.
Czym są takie sesje i w jaki sposób przyczyniają się one do zrobienia lepszych i bardziej rzetelnych ocen? Tym właśnie zajmiemy się na tym blogu. Omówimy:
- Jak wygląda kalibracja oceny wydajności?
- Jak zoptymalizować własny proces oceny
Bonus: Przedstawimy również kompleksową platformę do zarządzania pracownikami i wydajnością, która pomoże Ci w ocenie wyników. 🍀
Spotkanie kalibracyjne i jego rola w zarządzaniu wydajnością
"Niesprawiedliwe" oceny wydajności są dość powszechne w zespołach z wieloma działami i menedżerami. Ich proces oceny wydajności jest często stronniczy, nie ze względu na złośliwość, ale różne parametry oceny wydajności, etyki pracy i umiejętności przez menedżerów.
**Spotkanie dotyczące kalibracji wyników pozwala menedżerom i przełożonym na usunięcie wszelkich uprzedzeń poprzez omówienie i porównanie oceny ich teamów:
- Zapewnienie, że wszyscy pracownicy korzystają z tych samych kryteriów wydajności
- Skalibrowanie ocen wydajności, jeśli oceny wydają się nieobiektywne
Krytyczne czynniki, które menedżerowie starają się zidentyfikować podczas tych spotkań obejmują:
- Kluczowe wskaźniki wydajności(KPI) i metryki używane
- Uzasadnienie zbyt hojnych lub surowych ocen (aby upewnić się, że są one uzasadnione)
- Błędy w systemie punktacji wynikające z takich problemów jak:
- Niespójne skale ocen
- Limit szkoleń lub doświadczenia w zakresie oceny menedżerskiej
Oprogramowanie HR
- Brakujące kryteria oceny pracowników
Ideą sesji kalibracyjnych jest omówienie ocen i przeforsowanie wyników opartych na konsensusie. Jest to zazwyczaj ostatni etap cyklu oceny wydajności, przeprowadzany przed udostępnianiem pracownikom indywidualnych ocen wydajności.
Kalibracja oceny efektywności: Przykład
Peter i Mark kierują dwoma różnymi Teams dla różnych projektów rozwoju aplikacji w firmie. W okresie oceny efektywności Mark ocenia testera błędów w swoim zespole na 9/10, podczas gdy Peter ocenia testera błędów w swoim zespole na 7/10.
Podczas spotkania podsumowującego wyniki, Mark i Peter siadają, aby omówić swoje oceny i zdają sobie sprawę, że obaj testerzy błędów:
- Bezbłędnie dotrzymują terminów
- Pracują nad podobnymi projektami
- Poświęcają tyle samo czasu na pracę
- Komunikują się proaktywnie
Ogólnie rzecz biorąc, nie ma znaczącej różnicy w ich pracy, która uzasadniałaby różnice w ocenie, więc jest to wyraźny przykład różnych standardów wydajności. W tym przypadku Mark i Peter muszą uzgodnić, jaka ocena będzie odpowiednia dla obu testerów błędów.
Różnica między kalibracją wydajności a kalibracją talentów
Sesji kalibracji wydajności nie należy mylić ze spotkaniami kalibracji talentów. Oba te elementy obejmują ocenę wydajności pracowników przez ich przełożonych, cele HR każdego procesu są inne.
Sesja kalibracji talentów ma na celu ocenę obecnych możliwości firmy w oparciu o umiejętności i poziom wydajności jej pracowników. Informacje te są wykorzystywane do określenia przyszłych wymagań rekrutacyjnych firmy.
Z drugiej strony, kalibracja wydajności ma na celu dokładną identyfikację pracowników osiągających wysokie i niskie wyniki, aby zapewnić bezstronne oceny i sprawiedliwe wynagrodzenie. Umożliwia również menedżerom prowadzenie rozmów na temat możliwości uczenia się i podnoszenia kwalifikacji podczas spotkań oceniających wyniki.
Korzyści z procesu kalibracji wyników
Poza usunięciem wpływu stronniczości i faworyzowania z ocen, proces kalibracji oceny wydajności przynosi następujące korzyści:
Zmniejszony wskaźnik rotacji pracowników
Według badania z 2019 r niesprawiedliwe oceny wyników pracy mogą spowodować, że aż 85% pracowników odejdzie z firmy. Kalibracja wydajności pomaga zatrzymać pracowników, zapewniając sprawiedliwy proces oceny.
Zdrowsza kultura pracy
Standaryzowane oceny wydajności zapobiegają nadużywaniu władzy przez menedżerów, utrzymują pozytywną kulturę pracy i zapewniają, że menedżerowie zachowują dobre intencje w zakresie rozwoju pracowników.
Wyższa wydajność netto
A badanie Harvard Business Review z 2020 r wykazało, że nadużycia ze strony menedżerów mogą zmniejszać wydajność. Naturalnie, pracownicy pracujący w ustawieniach wolnych od uprzedzeń i otrzymujący uczciwe wynagrodzenie są bardziej wydajni.
Lepszy ład korporacyjny
Kalibracja wyników poprawia najlepsze praktyki ładu korporacyjnego poprzez zwiększenie przejrzystości i odpowiedzialności w ocenach wyników, co poprawia wizerunek firmy.
Lepsze umiejętności oceny menedżerskiej
Kalibracja wyników pomaga menedżerom doskonalić swoje umiejętności oceny, rozpoznawać martwe punkty i oferować dokładniejsze oceny wyników w czasie.
Przeprowadzanie kalibracji oceny wyników: Spotkania i interesariusze
Proces kalibracji oceny wyników obejmuje wielu interesariuszy i wiele scen. Omówmy oba te elementy. 👇
Kluczowi interesariusze w procesie oceny wyników
Podczas gdy wewnętrzny proces kalibracji jest inny dla każdej organizacji, normą jest ustawienie komitetu kalibracyjnego dla całego ćwiczenia. Interesariusze tego komitetu obejmują:
- Przełożeni, kierownicy i liderzy zespołów
- Kierownictwo odpowiednich działów Business
- Członek zespołu HR zwołujący i ułatwiający spotkanie
Niektóre firmy wyznaczają również osoby przerywające uprzedzenia, które szukają oznak uprzedzeń w rozmowach podczas spotkań
Wielkość komitetu kalibracyjnego powinna być dostosowana do wielkości organizacji. Według raportu Harvard Business School komitet składający się z 3-5 członków jest idealny dla organizacji zatrudniających mniej niż 100 pracowników.
Jak przeprowadzić spotkanie kalibrujące ocenę wyników: 7 kroków
Pełny proces przeprowadzania spotkań kalibrujących wyniki można podzielić na siedem kroków w trzech scenach: przygotowanie do spotkania, samo spotkanie i _działania po spotkaniu. Przeanalizujmy każdy z nich szczegółowo.💡
Przygotowanie do spotkania
Przygotowanie przed spotkaniem obejmuje tworzenie i analizowanie projektów ocen, określanie skali ocen i planowanie pracy.
Ponadto, ze względu na złożony charakter sesji kalibracji, należy ustawić swój zespół za pomocą oprogramowania HR, zaangażowania pracowników lub podobnego oprogramowania do śledzenia wyników przeglądu i korekt, a także przechowywania notatek do wykorzystania w przyszłości.
Mamy dla Ciebie odpowiednie rozwiązanie ClickUp ! Jest to projekt i platforma zarządzania wydajnością która pozwala z łatwością obsługiwać spotkania kalibracyjne wydajności.
W kolejnych sekcjach omówimy niektóre funkcje w ramach Pakiet HR ClickUp które są idealne do planowania spotkań, przeprowadzania ocen pracowników i udostępniania ocen wydajności.
Krok 1: Ustal skale ocen przed procesem kalibracji wydajności
Prawdopodobnie możesz pominąć ten krok, jeśli masz system oceny pracowników, na którym możesz polegać. Jeśli jednak tak nie jest, należy najpierw ustalić skalę oceny, aby ustandaryzować kryteria wydajności. Skala powinna obejmować wszystkie KPI HR do oceny wydajności pracowników. Typowe parametry obejmują:
- Osiągnięte cele
- Niedotrzymane terminy
- Umiejętności komunikacyjne
- Wydajność
Powinieneś również zdefiniować standardowe procedury operacyjne (SOP) wyjaśnij, jak obliczyć wynik wydajności dla każdego KPI i podaj ogólną ocenę.
Szukasz zorganizowanego sposobu na śledzenie ocen wydajności? Skorzystaj z funkcji śledzenia celów ClickUp, aby zdefiniować cele, KPI i oczekiwaną dystrybucję wyników dla każdej roli.
Z Cele ClickUp można ustawić cele wydajnościowe oparte na zadaniach lub numeryczne i automatycznie śledzić wydajność pracowników w czasie rzeczywistym. Może to przyspieszyć śledzenie wydajności przy jednoczesnym zachowaniu jej obiektywności.
Wybieraj spośród różnych typów celów, aby mierzyć według waluty, procentów, liczb oraz według prawdy lub fałszu
Następnie użyj opcji Szablon do śledzenia KPI wydajności pracowników ClickUp aby zdefiniować swój system oceny dla każdego wskaźnika KPI. Jego wstępnie zbudowana struktura pomaga śledzić postępy w realizacji indywidualnych celów pracowników i szybciej identyfikować najlepszych pracowników.
Wybieraj spośród różnych typów celów, aby mierzyć według waluty, procentów, liczb oraz według prawdy lub fałszu
Krok 2: Zbieranie projektów ocen przed sesjami kalibracji wydajności
Poproś kierowników i przełożonych z różnych działów o zakończenie wstępnych ocen swoich bezpośrednich podwładnych. Upewnij się, że dysponują oni wcześniej skalą ocen i SOP. Gdy projekty ocen zostaną zakończone, oceniający powinni przesłać je do działu HR lub komitetu kalibracyjnego.
Najlepszym sposobem na usprawnienie tego procesu jest wykorzystanie Formularze ClickUp do przechwytywania i organizowania odpowiedzi menedżerów. Platforma umożliwia tworzenie dostosowanych i markowych formularzy w celu gromadzenia danych wejściowych menedżerów na temat wyników poszczególnych członków zespołu w ustrukturyzowany i obiektywny sposób. Możesz nawet użyć logiki warunkowej do tworzenia dynamicznych formularzy z zestawami pytań opartymi na odpowiedziach.
Najlepsze jest to, że wszystkie odpowiedzi można przekształcić w zadania, które można śledzić i oglądać w jednym miejscu, korzystając z funkcji Widok tabeli ClickUp . Można je nawet podłączyć do przepływów pracy związanych z oceną wydajności poprzez Automatyzacja .
Możesz zacząć od razu, niestandardowo dostosowując plik Szablon formularza oceny ClickUp który zawiera wszystkie standardowe pola odpowiedzi do oceny wydajności. Nie martw się - możesz usunąć niektóre z nich lub dodać własne!
Łatwe zbieranie informacji i odpowiedzi w tym prostym szablonie formularza
Krok 3: Analiza zagregowanych danych dotyczących wydajności
Następnie przedstawiciel działu kadr lub członek komisji powinien przeanalizować projekty ocen i porównać zbiorcze oceny wydajności różnych działów i grup. Analiza ta jest zrobiona do zrobienia w celu zidentyfikowania następujących elementów:
- Różnice w ocenach względnych grup (np. Zespół Projektowy 1 vs Zespół Projektowy 2)
- Oceny porównawcze oparte na celach i pracy każdej grupy
- Odchylenia w ramach spójnej dystrybucji, takie jak napływnowych pracowników w jednym teamie Warto również wykorzystać dane z poprzednich ocen wydajności tych grup. Porównaj historyczne oceny, aby odkryć wszelkie możliwe wzorce, takie jak nagły wzrost lub spadek ocen jednej z grup. Te ustalenia będą głównymi punktami dyskusji podczas spotkania kalibrującego ocenę wyników.
ClickUp może pomóc w tej analizie dzięki swoim wizualne pulpity nawigacyjne . Używaj ich do wizualizacji danych dotyczących postępu wydajności różnych grup za pomocą wykresów kołowych, słupkowych, liniowych i dziesiątek innych wizualizacji. Dodawaj zarówno historyczne, jak i bieżące karty danych wydajności do obszaru roboczego i odkrywaj wzorce jednym spojrzeniem. 👀
Śledzenie wydajności pracowników i obciążenia pracą dzięki konfigurowalnym pulpitom w ClickUp
Krok 4: Zaplanuj i zaplanuj spotkanie
Najlepiej byłoby, gdyby osoba odpowiedzialna za HR zaplanowała spotkanie dotyczące kalibracji wydajności w czasie, który będzie odpowiedni dla wszystkich zainteresowanych stron. Powinien on powiadomić potencjalnych uczestników za pośrednictwem e-maila zawierającego następujące informacje:
- program spotkania,szczegółowe wynikioraz dokumenty, z którymi należy się wcześniej zapoznać
- Odsyłaczplatforma spotkań i narzędzia do wykorzystania (np. tablica do burzy mózgów)
- Ustalenia dotyczące protokołowania spotkania Możesz teraz użyć Widok kalendarza ClickUp aby sprawdzić harmonogramy menedżerów w różnych działach i wybrać dogodny czas spotkania. Po określeniu przedziału czasowego, użyj Zadania ClickUp aby zaplanować spotkanie. Wystarczy utworzyć zadanie, załączyć dokument agendy spotkania i przypisać zadanie do wszystkich uczestniczących menedżerów. Oprogramowanie automatycznie wyśle powiadomienia do uczestników spotkania.
Utwórz listę zadań, aby zorganizować wszystkie spotkania i ceremonie sprintów zwinnych w ClickUp
Nie wiesz kogo zaprosić? Skorzystaj z Szablon schematu organizacyjnego ClickUp aby zwizualizować hierarchię organizacyjną i zidentyfikować wszystkich menedżerów i przełożonych, którzy muszą uczestniczyć w spotkaniach kalibracyjnych.
Łatwo wizualizuj strukturę i układ swoich Teamsów za pomocą tego prostego szablonu Tablicy Organizacyjnej
Możesz również wysłać Szablon protokołu ze spotkania ClickUp do wyznaczonej notatki. Szablon zawiera dedykowane przestrzenie na listę zaproszonych osób, elementów działań i osób przypisanych do zadań, dzięki czemu jest podstawowym dokumentem referencyjnym dla przyszłych cykli przeglądu.
Szablon Meeting Minutes Framework by ClickUp do rejestrowania agendy, wniosków, zaproszonych osób i innych szczegółów spotkania
Prowadzenie spotkania
W dniu spotkania każdy menedżer powinien przybyć z projektami raportów z oceny i następującymi informacjami:
- Najlepsi i najsłabsi pracownicy w ich zespole
- Pytania dotyczące konkretnych pracowników do omówienia podczas spotkania
- Szczegóły proponowanych promocji, podwyżek wynagrodzeń i programów szkoleniowych
Oto jak to będzie wyglądać. ▶️
Krok 5: Niech menedżerowie omówią swoje raportowania
Moderator spotkania może rozpocząć spotkanie od krótkiego oświadczenia na temat przeglądu wyników cele i zadania . Następnie menedżerowie powinni wkroczyć do akcji, aby po kolei porównać i omówić swoje indywidualne oceny. Komitet kalibracyjny zwraca uwagę na następujące kwestie:
- Niespójności w ocenach wyników kandydatów o podobnych profilach stanowisk
- Średnie oceny na zespół (oceny, które mają sens mogą być zatwierdzone od razu)
- Pracownicy, którzy nie spełnili lub przekroczyli oczekiwania
- Wyjątkowo wysokie lub niskie oceny i ich przyczyny
W trakcie tych dyskusji prowadzący spotkanie powinien zwracać uwagę na oznaki niezamierzonej stronniczości i w razie potrzeby przerywać.
Aby krok ten był wydajny i stanowił wsparcie dla porównań, menedżerowie muszą stosować te same standardy podczas przedstawiania swoich recenzji. Można to osiągnąć poprzez Szablon oceny wyników ClickUp .
Poproś wszystkich swoich menedżerów, aby rejestrowali i analizowali swoje oceny, korzystając z przejrzystej struktury szablonu. Mogą oni rejestrować cele każdego pracownika, inicjatywy samodoskonalenia i osiągnięcia. Ten poziom szczegółowości pomaga komitetowi w przeprowadzeniu analizę 360 każdej oceny.
Skutecznie śledź i oceniaj wydajność pracowników dzięki szablonowi oceny wydajności ClickUp
Krok 6: Dostosowanie ocen i decyzji dotyczących wynagrodzenia
Zidentyfikuj punkty konfliktu i pozwól menedżerom na burzę mózgów w celu osiągnięcia konsensusu w ocenie odpowiednich ocen. W tym kroku kluczowe jest zapisanie uzasadnienia każdej podjętej decyzji.
Na przykład, jeśli menedżerowie uważają, że konkretny pracownik wydajność jest wyjątkowo wysoka , mogą dokonać przeglądu jakości swojej pracy, aby sprawdzić, czy wydajność idzie na kompromis, a następnie dokonać ostatecznej oceny.
Pamiętaj, że sesje kalibracji wydajności odbywają się w celu wskazania zarówno najlepszych, jak i słabych pracowników, więc powinieneś również zanotować listę pracowników, którzy wymagają dalszego szkolenia.
Wyniki każdej oceny można zapisać w Dokumenty ClickUp
- scentralizowane rozwiązanie do zarządzania dokumentami. Użyj tej przestrzeni do przechowywania wszystkich informacji dotyczących oceny, takich jak historia oceny, skala, początkowa i skorygowana punktacja oraz odpowiednie uzasadnienie.
Twórz, edytuj i udostępniaj dokumenty w czasie rzeczywistym swojemu zespołowi dzięki ClickUp Docs
ClickUp Docs wspiera edycję na żywo i wielu współpracowników, dzięki czemu Twój zespół może wygodnie korzystać z narzędzia podczas spotkania.
Działania po spotkaniu i informacje zwrotne
Nadszedł czas na informacje zwrotne! Po powodzeniu spotkania dotyczącego kalibracji wyników, ostatnim krokiem jest udostępnianie zatwierdzonych ocen wyników swoim bezpośrednim podwładnym.
Krok 7: Udostępnianie informacji zwrotnych i ocen pracownikom
Zaproś wszystkich swoich bezpośrednich podwładnych na spotkanie jeden na jeden i udostępnianie im ocen wydajności. Podaj szczegóły dotyczące standardów wydajności i wyjaśnij, gdzie nie spełniają lub przekraczają oczekiwania. Zmotywuj pracowników, jeśli uznasz to za stosowne i poinformuj ich, w jaki sposób mogą poprawić swoje oceny w przyszłości.
W przypadku pracowników, którzy nie spisali się dobrze, można rozważyć skorzystanie z metody Szablon planu działań naprawczych ClickUp aby wesprzeć ich wysiłki na rzecz poprawy. Użyj go, aby zapisać nie tylko swoją opinię, ale także podstawową przyczynę problemów z ich wydajnością i kroki, które mogą podjąć, aby je przezwyciężyć.
Skorzystaj z szablonu planu działań naprawczych ClickUp, aby rozwiązywać konflikty w różnych zespołach
Po zakończeniu cyklu przeglądu możesz w dowolnym momencie ponownie przejrzeć dokumenty oceny w ClickUp Docs. Dodatkowo można wykorzystać ClickUp AI aby podsumować poprzednie oceny wydajności i notatki ze spotkań kalibracyjnych przed kolejnym cyklem oceny wydajności.
Podnieś jakość swoich ocen wydajności dzięki ClickUp
Jeśli chcesz, aby oceny wyników były sprawiedliwe i zatrzymywały najlepszych pracowników, ważne jest, aby odpowiednio skalibrować oceny. Na szczęście platformy takie jak ClickUp upraszczają ten proces za pomocą KPI i szablony oceny wydajności , pulpity i inne przydatne funkcje. Zarejestruj się w ClickUp i zrób pierwszy krok w kierunku skutecznej kalibracji oceny wyników. 🤠