Tworzenie skutecznego podsumowania spotkania: Produktywne wskazówki dotyczące współpracy zespołowej [z szablonami]

Jeśli twój dzień pracy wydaje się niekończącą się sagą przeskakiwania z jednego spotkania na drugie, docenisz ratującą życie sztukę pisania dobrego podsumowania spotkania. Jest to prosty tekst, ale umiejętnie zredagowany może pięknie podsumować kluczowe informacje z pracowitych spotkań o różnym tonie i skali.

Dla wielu teamów, pisanie oświecających podsumowań może być straszną walką. Problem polega na tym, że członkowie zespołu są zasypywani e-mailami, spotkaniami i wiadomościami na Slacku przez cały dzień, co prowadzi do przeciążenia informacjami. A zanim ktokolwiek przejdzie do pisania notatki ze spotkania ich mózg jest usmażony i nie pamiętają nawet pełnego kontekstu tego, co się wydarzyło.

W tym przewodniku omówimy, jak podejść do podsumowania spotkania i najlepsze praktyki dotyczące pisania ich w odpowiednim czasie.

Bonus: Przedstawimy ci również ClickUp, narzędzie oparte na AI narzędzie do zarządzania spotkaniami i robienia notatek które może ułatwić życie Tobie i Twojemu zespołowi. 🤩

Proces pisania skutecznego podsumowania spotkania: 5 kroków

Przygotowanie podsumowania spotkania nie jest nauką o rakietach - musi być po prostu proste i zwięzłe, podobnie jak dokument bazowy projektu lub dokument informacyjny, którego celem końcowym jest:

• Aktualizowanie istotnych informacji dla wszystkich interesariuszy
• Służyć jako punkt odniesienia dla przyszłych spotkań i działań

Problem z napisaniem skutecznego podsumowania spotkania często wynika z ludzkich lub proceduralnych limitów. Nie musi to być jednak zniechęcające zadanie, jeśli zastosujesz się do naszego prostego podejścia w pięciu krokach poniżej. 🔽

Krok 1: Określ logistykę pisania podsumowań

Przez logistykę rozumiemy kto, kiedy i co podsumowania spotkania, mające zastosowanie w całej firmie. Powinieneś:

• Wyznaczyć osobę sporządzającą notatki : Niech konkretny uczestnik weźmie odpowiedzialność za prowadzenie notatekprotokół ze spotkania aby upewnić się, że kluczowe wnioski zostały zapisane. Członkowie teamu mogą na zmianę sporządzać notatki
• Określenie czasu wysłania e-maila podsumowującego spotkanie: Ważne jest, aby mieć łatwy do odczytania e-mail podsumowujący spotkanie gotowy zaraz po spotkaniu, aby lepiej przechowywać informacje
• Nakreśl zakres zawartości spotkania, która ma zostać zapisana: Podsumowanie spotkania zazwyczaj obejmuje to, co wydarzyło się na spotkaniu, w tym ważne dyskusje, podjęte decyzje oraz elementy działań i osoby przypisane, aby wszyscy pozostali na tej samej stronie
• Zablokowanie stylu podsumowania: W zależności od kultury firmy i wymagań dotyczących wydajności, możesz chcieć nieformalnych podsumowań lub bardziej profesjonalnie wyglądających wersji

Krok 2: Rób rozszerzone notatki przez całe spotkanie

Aby stworzyć dobry e-mail podsumowujący spotkanie, wyznaczona osoba sporządzająca notatki powinna zapisywać je w trakcie spotkania - a nie po jego zakończeniu. Chodzi o to, aby w czasie rzeczywistym zapisywać najważniejsze kwestie, takie jak kluczowe informacje, decyzje i proponowane zadania.

Zapisywanie tego, co zostało powiedziane, nie jest jedyną ważną częścią - niektóre spotkania mogą wymagać notatki kto powiedział co i do kogo. Ponadto, musisz być intuicyjny i zapisywać wszelkie problemy poruszone podczas spotkania lub informacje, o których interesariusze powinni wiedzieć, takie jak kto jest odpowiedzialny za działanie, jaki jest termin wykonania i podobne istotne szczegóły.

Osoba sporządzająca notatki musi być czujna przez całe spotkanie, aby zapewnić, że dostarczy czytelnikowi podsumowania zakończony obraz, który nie zawsze może być obecny podczas spotkania lub pamiętać dyskusję na żywo.

Byłoby jeszcze lepiej, gdyby surowe notatki w tym kroku były uporządkowane tematycznie, aby później łatwo było zająć się szczegółami. 🔍

Krok 3: Przygotowanie e-maila podsumowującego spotkanie

Wyobraź sobie, że jesteś na pełnej wydarzeń wycieczce. Ale kiedy dzielisz się swoimi doświadczeniami z przyjacielem, prawdopodobnie wspomnisz o kluczowych wzmiankach i nie zanudzisz go aktualizacjami godzina po godzinie. O to właśnie chodzi w tym kroku!

E-mail podsumowujący spotkanie powinien być szybkim i znaczącym przeglądem całego spotkania bez przytłaczania czytelnika każdym szczegółem. 🧐

Po zakończeniu spotkania zapisz wszystkie ważne szczegóły, o których rozmawiano w spójny sposób. Zasadniczo musisz dopracować swoje rozszerzone notatki, przyciąć nieistotne fragmenty i ułożyć kluczowe punkty we właściwej kolejności, używając łatwych do zrozumienia zdań.

Krok 4: Dołącz dokumenty stanowiące wsparcie do e-maila

Załóżmy, że jesteś w spotkanie Teams omawianie propozycji nowego projektu, a podczas dyskusji lider zespołu odwołuje się do dokumentów, takich jak plany projektu, wykresy danych i strategie marketingowe.

Dokumenty te dostarczają spostrzeżeń i szczegółów niezbędnych do zrozumienia zakresu i wymagań projektu. Tak więc tworzenie podsumowania spotkania bez uwzględnienia tych dokumentów jest wielkim nietaktem! ❌

Dodanie tych dokumentów ułatwia zespołowi znalezienie danych kontekstowych bez konieczności przeszukiwania wielu e-maili lub plików. Ponadto zapewnia równy dostęp do informacji, gwarantując, że wszyscy są na tej samej stronie.

Dostępne są dwie opcje: dołączenie połączonych lokalizacji plików online lub załącznik odpowiednich zasobów do podsumowania. 🔗

Krok 5: Zaplanuj z wyprzedzeniem, kto powinien otrzymać e-mail z podsumowaniem spotkania

Po upewnieniu się, że wszystkie istotne dokumenty zostały uwzględnione w podsumowaniu spotkania, kolejnym krytycznym krokiem jest podjęcie decyzji, kto powinien otrzymać to podsumowanie. Zastanów się:

• Uczestnicy spotkania: Każdy, kto uczestniczył w spotkaniu powinien otrzymać kopię. Służy to przypomnieniu o ich obowiązkach, przyszłych zadaniach i podjętych decyzjach
• Osoby nieuczestniczące: Osoby nieobecne na spotkaniu potrzebują podsumowania, aby pozostać na bieżąco i zrozumieć wyniki spotkania
• Interesariusze: Menedżerowie znajdujący się wyżej w hierarchii informacyjnej lub każdy, kto ma interes w projekcie, powinien otrzymać podsumowanie
• Przyszłe odniesienia: Organizator spotkania lub lider zespołu powinien przechowywać kopię protokołu spotkania w swojej bazie dokumentów jako punkt odniesienia dla przyszłych spotkań. Będzie to przydatne podczas przygotowywania agendy na następne spotkanie lub podczas przeglądu wcześniejszych decyzji

Rola AI w tworzeniu dobrego podsumowania spotkania

Zajmijmy się słoniem w pokoju. 🐘

Czy pisanie podsumowań z pomocą sztucznej inteligencji (AI) jest dobre? Tak!

W dzisiejszych czasach większość spotkań odbywa się online, a korzystanie z AI to świetny sposób na usprawnienie procesu podsumowania w połączeniu z oprogramowaniem do spotkań, Narzędzia AI mogą uprościć zadania komunikacyjne i zautomatyzować procesy pisania, umożliwiając członkom zespołu zaangażowanie się w ważniejsze burze mózgów lub rozwiązywanie problemów.

Oto pięć sposobów, w jakie AI usprawniło proces podsumowywania spotkań:

1. Automatyzacja transkrypcji: Narzędzia oparte na AI mogą transkrybować dyskusje ze spotkań (mowę) na tekst w czasie rzeczywistym, zapewniając, że żaden szczegół nie zostanie pominięty
2. Identyfikacja kluczowych punktów: Notatki generowane przez AI, tworzone za pomocą zaawansowanych narzędzi, podkreślają kluczowe punkty, zapewniając, że nie zostaną one utracone w zgiełku spotkania
3. Podsumowanie: Wiele narzędzi AI może podsumować długie notatki ze spotkań, aby zaoszczędzić czas czytelnika
4. Śledzenie elementów działań: AI może śledzić elementy działań omawiane na spotkaniu, zapewniając odpowiedzialność i terminową realizację
5. Wydajność procesu: AI oszczędza czas poświęcany na ręczne wykonywanie zadańnotatki i podsumowaniaumożliwiając większe skupienie się na dyskusjach podczas spotkania i rzeczywistej pracy

Podsumowania oparte na AI nie są już futurystyczną koncepcją, ale obecną rzeczywistością. Wielu gigantów technologicznych, takich jak Microsoft z powodzeniem wykorzystują AI do generowania transkrypcji spotkań.

6 wskazówek, jak zwiększyć skuteczność podsumowań spotkań

Zabrzmi to jak zepsuta płyta, ale najlepszą wskazówką jest to, aby podsumowania spotkań były krótkie i na temat. Skupienie się na przejrzystości tekstu zapewnia, że krytyczne punkty są łatwo przyswajane przez wszystkich członków zespołu.

Zebraliśmy sześć wskazówek i najlepszych praktyk dotyczących tworzenia lepszych podsumowań spotkań. Pokażemy również, w jaki sposób ten nieunikniony obowiązek może być sto razy łatwiejszy dzięki funkcjom spotkań i komunikacji w ClickUp . 💯

1. Jak najlepiej wykorzystać agendę na nadchodzące spotkanie

Podstawą dobrego podsumowania jest często solidna agenda spotkania.

Twój agenda spotkania jest zaufanym przewodnik do robienia notatek podczas spotkania. Jest on już wypełniony wszystkimi ważnymi tematami, kluczowymi punktami, pytaniami i celami do omówienia, uporządkowanymi w jednym miejscu. Sprawia to, że śledzenie kontekstu jest o wiele łatwiejsze, zwłaszcza gdy prowadzisz spotkanie i jednocześnie próbujesz robić notatki.

ClickUp oferuje szereg funkcji, takich jak szablonów agendy aby pomóc w tworzeniu dobrze przygotowanych agend przed spotkaniem. Na przykład Szablon agendy spotkania ClickUp ma uniwersalną strukturę, która może sprawdzić się na każdym spotkaniu. Z drugiej strony, szablon Szablon spotkania ClickUp All Hands jest idealny na spotkania w całej firmie.

Twórz interaktywne i gamifikowane agendy za pomocą szablonu agendy spotkania ClickUp

Jeśli robisz notatki, możesz użyć Dokumenty ClickUp aby szybciej zapisywać punkty. Jest to scentralizowany system zarządzania dokumentami platformy, który umożliwia tworzenie i współpracę nad elementami agendy spotkania, notatkami i działaniami w czasie rzeczywistym. Możesz:

• Tworzyć wstępnie ustrukturyzowane, zagnieżdżone, wzajemnie połączone strony dla agend i podsumowań
• Dodawać połączone zadania i inne dokumenty bezpośrednio w podsumowaniu
• Zapraszać wielu współpracowników do jednoczesnego przeglądania lub edytowania podsumowania spotkania
• Korzystaj z bezpiecznych, udostępnionych linków, aby wysłać podsumowanie do zewnętrznych klientów lub współpracowników
• Uzyskaj dostęp do poprzednich agend, podsumowań i innych przechowywanych dokumentów za pomocą funkcjiUniwersalne wyszukiwanie

Współpracuj z członkami zespołu w ClickUp Docs, aby niestandardowo dostosowywać czcionki, dodawać relacje między zadaniami lub łączyć się z zadaniami bezpośrednio w dokumencie

2. Nieprzygotowany? Sporządź protokół ze spotkania za pomocą notatnika lub szablonu podsumowania spotkania

Nie zawsze jest możliwe uruchomienie Dokumentów Google lub podobnych dokumentów w celu zapisania notatek, zwłaszcza gdy rozmawiasz przez telefon lub podczas nagłego spotkania online jesteś całkowicie nieprzygotowany. Jeśli chcesz szybko sporządzić notatki lub zapisać swoje pomysły, rozważ skorzystanie z tradycyjnych notatników lub narzędzi do notatek.

Dla przykładu, możesz skorzystać z Notatnik ClickUp na komputerach stacjonarnych i urządzeniach mobilnych do sporządzania protokołów ze spotkań w prosty sposób. Powrót do edycji swoich zapisków w dowolnym momencie. 📝

Bez wysiłku przechwytuj notatki, edytuj z bogatym formatem i przekształcaj je w zadania, które można śledzić, dostępne z dowolnego miejsca w ClickUp Notepad

Notatnik ClickUp posiada kilka świetnych funkcji do tworzenia szybkich podsumowań, takich jak:

• Komendy skrótu: Użyj skrótów, aby sformatować swoje notatki za pomocą nagłówków, pogrubionego tekstu, list i nie tylko
• Przeciągnij i upuść: Łatwe dodawanie obrazów, gifów, wideo i innych plików bezpośrednio do notatek
• Wyszukiwanie: Szybko znajdź to, czego potrzebujesz, wyszukując słowa kluczowe w tytułach lub opisach notatek
• Archiwizuj/niearchiwizuj: Zachowaj porządek w swoich notatkach, archiwizując je lub dearchiwizując
• Konwertuj: Przekształć swoją notatkę w zadanie - lub dodaj ją do dokumentacji projektu

ClickUp posiada również kolekcję darmowych szablonów do zrobienia podsumowania spotkania. Wszystko, co musisz zrobić, to dodać je do obszaru roboczego i zacząć dodawać notatki w wyznaczonych sekcjach. Na przykład, jeśli jesteś grupą budowniczych, możesz użyć sekcji Szablon protokołu spotkania budowlanego ClickUp do śledzenia postępów i postanowień projektu.

Sprawdź niektóre z naszych ulubionych kolekcji szablonów podsumowujących spotkania:

• Szablony notatek do wydania
• Jeden na jednego szablony spotkań* Szablony rozpoczęcia projektu- Szablony notatek ze spotkań

3. Lista i przypisanie elementów działania, aby wszyscy byli na tej samej stronie

Wiele osób sporządzających notatki ma trudności z wyodrębnieniem elementów działań ze spotkania. Rozwiązaniem jest lista wszystkich elementów działań i etykieta osób odpowiedzialnych za ich wykonanie. Zasadniczo zamieniamy rozmowę w działanie.

Może to być proces składający się z trzech kroków:

1. Przejrzenie notatek w celu wykrycia zadań, obowiązków lub obietnic złożonych podczas spotkania
2. Dla każdego elementu działania zapisz, kto jest za niego odpowiedzialny i jaki jest jego termin realizacji
3. Opcjonalnie - posortuj zadania według ich pilności i ważności

Z Zadania ClickUp umożliwia szybkie tworzenie zadań lub podzadań na podstawie notatek ze spotkania. Wszystko, co musisz zrobić, to zaznaczyć odpowiednią część notatek prawym przyciskiem myszy, wybrać Create task/subtask i dodać jedną lub więcej osób przypisanych.

To nie wszystko - możesz dodać uczestników spotkania jako Osoby obserwujące zadanie dzięki czemu otrzymują aktualizacje dotyczące postępu zadania lub wszelkich nowych wydarzeń. 👀

4. Korzystanie z nagrań i transkrypcji spotkań

Możesz użyć narzędzi do transkrypcji, aby przekonwertować rozmowy podczas spotkania na tekst. Lub, zamiast polegać wyłącznie na pisemnych notatkach, osoba sporządzająca notatki może wykorzystać nagrania ekranu, aby uzyskać wizualny i dźwiękowy zapis spotkania, upewniając się, że nic nie zostanie pominięte lub źle zrozumiane.

Z narzędziem do nagrywania ekranu ClickUp, Clip umożliwia łatwe przechwytywanie ekranu pulpitu i natychmiastowy widok nagrania bez konieczności jego pobierania. Niezależnie od tego, czy chcesz wyjaśnić skomplikowany proces, czy zapisać szczegóły ze spotkania z klientem, Clip zapewni Ci ochronę. 🎬

Nagrywaj i udostępniaj zrzuty ekranu, okna aplikacji lub zakładki przeglądarki płynnie w ramach zadań z ClickUp's Clip

Możesz wybrać nagrywanie:

• Cały ekran
• Określone okno aplikacji
• Dowolną zakładkę przeglądarki Chrome lub Firefox

Po zakończeniu nagrywania udostępnij je osobie podsumowującej lub klientom za pomocą połączonego linku.

5. Podsumuj kluczowe momenty i decyzje za pomocą ClickUp AI ClickUp AI może być wielkim dobrodziejstwem podczas przygotowywania podsumowań spotkań. Może formatować wstępne notatki, aby poprawić gramatykę, ton i styl oraz nadać wszystkiemu profesjonalną strukturę. Może nawet wyciągnąć dla ciebie elementy działań, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na ich ręczne wyszukiwanie.

Dodatkowo Funkcja podsumowań spotkań ClickUp wykorzystuje zaawansowaną technologię, aby podsumowanie spotkania było dziecinnie proste. Po zrobieniu spotkania, ClickUp wykonuje ciężką pracę, analizując nagranie lub transkrypcję za pomocą AI, rejestrując istotne szczegóły, takie jak elementy akcji, decyzje i kluczowe punkty.

Następnie ClickUp tworzy podsumowanie spotkania ze wszystkimi niezbędnymi informacjami i zadaniami. W razie potrzeby możesz dostosować podsumowanie i od razu udostępniać je całemu zespołowi.

Jeśli wracasz do podsumowania poprzedniego spotkania, możesz również użyć AI, aby podsumować je w celu szybszej nawigacji.

Podsumuj notatki ze spotkania w kilka sekund dzięki ClickUp AI

6. Skorzystaj z e-maila lub wiadomości tekstowej

Podczas pracy z Teamsami z różnych działów i stref czasowych, śledzenie kto jest odpowiedzialny za co po spotkaniu może być wyzwaniem. Podsumowanie spotkania może służyć jedynie jako migawka tego, co się wydarzyło; może być konieczne podjęcie dodatkowych kroków w celu sprawdzenia statusu proponowanych zadań.

Jeśli nie chcesz wysyłać e-maili do wszystkiego, skorzystaj z bardziej bezpośrednich narzędzi komunikacji w ClickUp, takich jak the Widok czatu , wzmianki , i Przypisany komentarz Funkcje. Pomagają one w etykietowaniu osób przypisanych do zadań w celu szybkiej aktualizacji, dzięki czemu mają pewność, że nie przegapią żadnych ważnych terminów lub przypomnień.

Niestandardowe powiadomienia uruchamiają się automatycznie po zmianie statusu zadania w ClickUp

Użyj pakietu ClickUp Meetings Suite na następne spotkanie

The ClickUp Meetings Suite to nie tylko pomoc w podsumowywaniu spotkań - może pomóc w całym procesie spotkań. Na początek, może pomóc zaplanować spotkania dla całego Teams'u używając Widok kalendarza .

Możesz zsynchronizować Kalendarz Google z ClickUp, aby upewnić się, że wszystkie szczegóły spotkania, takie jak data spotkania, cele agendy i szacowany czas dla każdego elementu, są zawarte w wydarzeniu kalendarza. 📆

W przypadku spotkań, które odbywają się regularnie, np. w każdy poniedziałek o 9:00, możesz ustawić powtarzające się zadania . W ten sposób ClickUp automatycznie tworzy zadania na następną datę spotkania, oszczędzając czas i kłopoty. Możesz również połączyć się z narzędziami takimi jak Zoom, aby uruchamiać spotkania bezpośrednio z platformy.

Widok zsynchronizowanych wydarzeń z Kalendarza Google w widoku Kalendarza ClickUp

Aby utrzymać porządek, sugerujemy utworzenie specjalnego miejsca na wszystkie spotkania zespołu, np Folder .

W ramach tego folderu spotkań można mieć oddzielne Listy dla różnych rodzaje spotkań zawartość. Na przykład, możesz mieć jedną listę dla dużych spotkań zespołowych, a drugą dla rozmów jeden na jeden. Każda lista zawiera zadania reprezentujące poszczególne spotkania, co ułatwia śledzenie aktualizacji i notatek bezpośrednio w zadaniu.

Przechwytuj kluczowe szczegóły spotkań i utrzymuj swój zespół na właściwym torze dzięki ClickUp

Twoje spotkania "zadania" mogą do zrobienia znacznie więcej niż tylko bycie tam. Możesz korzystać z funkcji takich jak:

• Przypisywanie komentarzy : Oddelegowane zadania przygotowania spotkania poprzez pozostawienie komentarzy bezpośrednio na zadaniu dla członków zespołu
• Dodawanie etykiet : Utrzymuj porządek w typach spotkań, używając odpowiednich etykiet lub kategorii
• UżycieListy kontrolne: Śledzenie prostych elementów działania w ramach samego zadania

Podczas spotkania, spróbuj Tablica ClickUp do współpracy w czasie rzeczywistym - burza mózgów z uczestnikami spotkania i tworzenie zadań do wykonania bezpośrednio na kanwie!

Korzystanie z ClickUp Whiteboards do współpracy i burzy mózgów z Teams w czasie rzeczywistym

Pisz skuteczne podsumowania spotkań: Notatka z następnego spotkania z ClickUp

Pożegnaj się z tymi meandrującymi spotkaniami, które sprawiają, że wszyscy czują się zagubieni! Dzięki skutecznej organizacji i podsumowywaniu spotkań z ClickUp narzędzia i szablony , otrzymujesz proste podsumowanie każdego spotkania, w tym jasne elementy działania i nowe terminy. Koniec z zamieszaniem - wystarczy szybkie podsumowanie, aby wszyscy byli na bieżąco. Zarejestruj się w ClickUp a już nigdy nie będziesz musiał martwić się bezproduktywnymi spotkaniami. 🌻

Przegląd najczęściej zadawanych pytań

1. Jak nazywa się podsumowanie spotkania?

Większość teamów nazwałaby to podsumowaniem spotkania - inne warunki korzystania to podsumowanie spotkania, codzienny standup (w zwinnych teamach), protokół ze spotkania, streszczenie dyskusji i memorandum z dyskusji (bardzo formalne).

2. Jak podsumować spotkanie?

Zacznij od wyjaśnienia, dlaczego odbyło się poprzednie spotkanie. Następnie należy krótko zanotować elementy porządku obrad. Użyj wypunktowanych punktów lub list, aby zanotować omawiane tematy i kluczowe podjęte decyzje. Pamiętaj, aby uwzględnić zadania lub działania, które należy wykonać po spotkaniu.

3. Jak napisać e-mail podsumowujący spotkanie?

Oto kilka wskazówek, które możesz dodać do e-maila podsumowującego spotkanie:

• Podziękuj uczestnikom spotkania za udział
• Krótkie podsumowanie przebiegu spotkania i agendy
• Omów główne omawiane punkty, podjęte decyzje i przydzielone zadania. Uwzględnij terminy i obowiązki
• Zakończ, sugerując kolejne kroki i wyrażając uznanie dla wszystkich uczestników
• Załącz wszelkie dokumenty stanowiące wsparcie do wglądu

Odnieś się do szczegółowych kroków, o których wspomnieliśmy wcześniej, aby stworzyć wysokiej jakości podsumowanie.