Niedawno opublikowany artykuł w MIT Sloan twierdzi, że "dzisiejsi pracownicy wiedzy zazwyczaj spędzają ponad 85% czasu na spotkaniach. Ponad dwie trzecie zdalnych teamów odczuwa zwiększone wypalenie przez cyfrowe narzędzia komunikacji. Wielu z nich raportuje, że nieustanne spotkania ograniczają czas skupienia i wydajności, zmuszając ich do dłuższej pracy.
Spójrzmy prawdzie w oczy: Nie wszyscy uwielbiają spotkania. Jednak umożliwiają one współpracę, kreatywność i zaufanie wśród Teams korporacyjnych.
Jako lider zespołu jesteś odpowiedzialny za ułatwianie angażujących i wydajnych spotkań, które umożliwiają członkom zespołu komunikację i współpracę.
W tym wpisie na blogu przedstawimy kilka pomysłów na spotkania zespołowe, które się sprawdzają. Ale po pierwsze, dlaczego w ogóle potrzebne są spotkania Teams?
Znaczenie angażujących spotkań Teams
Zbierz wszystkie informacje o zespole w ClickUp i ustaw scenę dla efektywnych spotkań
Aby zespół mógł ze sobą współpracować, musi wymieniać się informacjami w sposób jasny, kontekstowy i zakończony. Weźmy przykład kampanii marketingowej.
- Teams biznesowy musi przekazać swoją strategię
- Teams marketingowy musi zaplanować kampanię
- Zespół projektantów musi stworzyć wizualizacje zgodne ze strategią/planem
- Copywriterzy muszą napisać historie kampanii
- Zespół ds. dystrybucji musi wykupić przestrzeń reklamową w różnych kanałach
- Zespół cyfrowy musi zintegrować kampanię z zasobami online, takimi jak strony internetowe, aplikacje itp.
- Teams finansowy musi przeglądać i aktualizować budżety
Podczas gdy każdy z nich może dokumentować swoje pomysły w Dokumentach Google lub gorączkowo wysyłać do siebie e-maile, prawdziwa wartość pochodzi z wielofunkcyjnej współpracy . Jest to główny powód, dla którego spotkania są niezbędne. Ale to nie wszystko.
Jasność misji: Spotkania pozwalają Teamsom wyjaśnić swoje zrozumienie otrzymanych informacji. Pomaga to wszystkim znaleźć się na tej samej stronie i podążać w tym samym kierunku.
Podejmowanie decyzji: Spotkania pomagają wszystkim członkom zespołu uzyskać kontekst. W ten sposób mogą podejmować decyzje, które służą większemu celowi projektu.
Ciągłe doskonalenie: Gdy Teams omawiają postępy w projekcie, mogą dzielić się pomysłami, które poprawiają ogólne wyniki.
Relacje interpersonalne: Ciężko jest budować powiązania za pomocą e-maili. Spotkania pomagają ludziom zrozumieć siebie nawzajem i zbliżyć się do siebie jako jednostki.
Poczucie przynależności: Spotkania pomagają członkom zespołu poczuć, że są częścią czegoś większego niż tylko zadania, które codziennie zakończyli.
Pomimo wielu zalet, większość dzisiejszych spotkań powoduje, że członkowie Teams wołają: "O nie, tylko nie to!" Oto dziesięć pomysłów na wirtualne spotkania Teams, które pozwolą tego uniknąć i sprawią, że spotkania będą wydajne i angażujące.
10 pomysłów na wspólne i zabawne spotkania Teams
1. Napisz zabawną agendę spotkania
Szablon agendy spotkania Scrum od ClickUp
Aby spotkanie było efektywne, potrzebna jest agenda. Dlatego też większość liderów Teams zapisuje w punktach rzeczy, które chcą omówić.
Do zrobienia czegoś więcej, aby spotkania były bardziej przyjazne i przyjemne, trzeba się bardziej postarać. Oto pomysły na spotkania Teams, które warto wypróbować podczas następnego spotkania.
Opowiedz historię ze swoim agenda spotkania . Traktuj członków zespołu jak bohaterów tej historii. Jeśli ktoś zrobił świetną robotę, napisz o tym, jak o łuku postaci bohatera.
Dołącz zagadki: Umieść ważne informacje w formie zagadki, aby zaciekawić zespół i zachęcić go do wzięcia udziału w spotkaniu.
Uczyń to wizualnym: Dodaj wykresy, rysunki lub diagramy, aby agenda była szybka i łatwa do zrozumienia.
Zrób żart lub dwa: Agenda spotkania Teams nie powinna być nudna. Dodaj mu trochę osobowości. Stwórz (kiepski/głupi) żart, który rozśmieszy twój zespół.
2. Przełamywanie lodów
Układanki jako lodołamacz na spotkaniu [ Źródło: Wikimedia Commons ]
Pierwsze kilka minut spotkania - zwłaszcza gdy czekasz, aż ludzie dołączą - może być niezręczne. Jako lider zespołu weź odpowiedzialność za przełamanie lodów. Możesz zapytać o weekend lub hobby innych osób. Zadawanie wspólnych pytań to jeden z najlepszych pomysłów na przełamanie lodów podczas spotkania zespołu.
Użyj podpowiedzi typu "Co byś zrobił, gdybyś znalazł milion dolarów?"
Zagraj w kilka gier, aby dowiedzieć się więcej o każdym członku zdalnego zespołu. Niektóre popularne przykłady to:
- Co mamy wspólnego Zacznij od czegoś, czym się interesujesz, np. sportu, programu telewizyjnego, filmu itp. Każdy, kto lubi to samo, może zacząć o tym rozmawiać
- **Co rysuję? Narysuj coś i zachęć innych do odgadnięcia, co to jest. Adobre oprogramowanie do tablic takie jak ClickUp's Tablica jest świetnym miejscem do zrobienia tego
- Kamień, papier, nożyce: Zagraj w tę grę, aby zdecydować, kto pierwszy przedstawi swoją aktualizację w codziennym standupie
- Układanka: Ustaw główną agendę spotkania jako obrazek; podziel go na układankę i zachęć pracowników do jej rozwiązania
3. Wykorzystaj osobne pokoje do zabawnej burzy mózgów
Czasochłonne wirtualne spotkania, takie jak spotkania strategiczne lub całodniowe warsztaty, mogą być nudne. Ale nie muszą takie być. Włącz trochę śmiechu dzięki kreatywnej burzy mózgów w podpokojach, które można znaleźć w każdej firmie narzędzia do spotkań online dostępne już dziś.
Na przykład, jeśli prowadzisz 4-godzinne spotkanie dotyczące strategii kampanii marketingowej, przenieś mniejsze grupy do osobnych pokojów, aby wymyślić pomysły na slogany.
Ogłoś nagrody za najbardziej dziwaczny lub zabawny pomysł. Możesz, ale nie musisz wybrać go do kampanii, ale świętuj pomysły, które wnoszą zabawę do rozmowy.
4. Przeprowadź szybkie warsztaty
nauczaj złożonych pojęć w prosty i wizualny sposób dzięki ClickUp Whiteboard
Najlepszym sposobem, aby ludzie nie czuli, że spotkanie jest stratą czasu, jest pomóc im się czegoś nauczyć. W oparciu o potrzeby i profile swoich Teamsów, uwzględnij 15-minutowe warsztaty.
Może to być cokolwiek, nawet jeśli jest to stycznie związane z tematem.
- Pisanie e-maili
- Pisanie CV
- Teoria kolorów
- Złoty podział
Warsztaty te mogą być jeszcze bardziej angażujące, jeśli zachęcisz członków Teams do uczenia siebie nawzajem. Copywriter może uczyć pisania e-maili, projektant może uczyć teorii kolorów itp.
Dzięki specjalnie zaprojektowanym aplikacje do współpracy możesz także dołączyć zadania, które zostaną zakończone w ciągu tych piętnastu minut, wprowadzając trochę akcji i emocji do warsztatu.
5. Przeprowadzenie quizu
formularze ClickUp łatwo nadają się do tworzenia quizów
Zaproś zespół do zgadywania, jeśli nie mają podstaw do poznania odpowiedzi. Na przykład, jeśli zespół inżynierów prezentuje swoje aktualizacje reszcie organizacji, mogą zadawać pytania takie jak:
- Ile funkcji wysłaliśmy w tym miesiącu? Opcje: 10, 24, 108
- Ile błędów wyeliminowaliśmy? Opcje: 112, 3, 50
- Kto jestnowy klient którego wdrożyliśmy w tym miesiącu? Opcje: Apple, Facebook, Reddit
Celem tego quizu nie jest uzyskanie poprawnych odpowiedzi od kogokolwiek. Jest nim wzbudzenie ciekawości poprzez przedstawienie informacji w formie pytań.
Jeśli ustawienie quizu tylko na potrzeby spotkania zespołu wydaje ci się obowiązkiem, sprawdź Formularze ClickUp . Ta prosta, ale potężna funkcja umożliwia wizualne ustawienie pytań wielokrotnego wyboru poprzez przeciąganie i upuszczanie elementów. Jest konfigurowalny, oferuje wiele opcji od razu po wyjęciu z pudełka i jest łatwy do udostępniania! Szablony kwestionariuszy ClickUp dla inspiracji.
6. Organizuj tematyczne spotkania Teams
Kolejne na naszej liście pomysłów na ciekawe spotkania są spotkania tematyczne. Skoro wydarzenia i wyjścia Teams mogą mieć motywy przewodnie, to dlaczego nie spotkania? Raz na miesiąc lub dwa tygodnie organizuj spotkania tematyczne. Możesz oczywiście zorganizować spotkanie związane z Bożym Narodzeniem, Świętem Dziękczynienia lub Halloween w danym sezonie.
Aby spotkanie było bardziej angażujące, zaproś członków zespołu do wybrania tematu, który najbardziej im się podoba. Jeśli jesteś fanem Marvela lub Pogromców Duchów, możesz zorganizować spotkanie pełne śmiechu i budowania więzi w zespole.
7. Przekazujcie sobie nawzajem aktualizacje
Wydajne spotkanie to takie, z którego wszyscy wychodzą z poczuciem, że mają jasność co do tego, co muszą zrobić w następnej kolejności i kiedy czują się wysłuchani podczas spotkania. Na spotkaniach typu standup i review ludzie zazwyczaj przekazują swoje własne aktualizacje. To sprawia, że czują się niezręcznie i niepewnie. Często można to zmienić, zapraszając ludzi do przedstawienia aktualizacji innych członków zespołu.
Gdy to zrobią, członkowie zespołu mogą:
- Głębiej zrozumieć pracę drugiej osoby
- Poznać wzajemne blokady i wyzwania
- Wczuć się w potrzeby i luki innych osób
- Doceniać siebie nawzajem i wspierać się nawzajem
ClickUp Docs do sporządzania rozszerzonych notatek ze spotkań
Chociaż jest to świetne ćwiczenie budujące zespół, może stać się nieco mylące, gdy ktoś inny przekazuje swoją aktualizację. Na takie sytuacje, Spotkania ClickUp to fantastyczny sposób na przywrócenie przejrzystości. Przekształć swoją agendę w listę kontrolną, aby upewnić się, że wszystko omówiłeś. Korzystanie z bogatego edytora pozwala usprawnić i zorganizować aktualizacje w czasie rzeczywistym.
Gdy komentarze wymagają wysiłku od któregokolwiek z członków zespołu, można je przypisać i oznaczyć etykietą. Korzystaj z powtarzających się zadań, aby zawsze mieć gotową agendę na spotkania.
8. Ustawienie spotkań bez żadnych pasków
Członkowie Teams często mają wiele pytań lub opinii, których udostępnianie może być dla nich niekomfortowe. Co więcej, gdy spotkanie jest ograniczone czasowo, mogą odłożyć swoje pytania na później i zapomnieć o nim.
Ustaw regularne spotkania bez żadnych pasków. Zapraszaj członków Teams do zadawania lub udostępniania wszystkiego, co im się podoba. Jako lider zespołu, pytaj o wszystko (AMA), demonstrując swoją otwartość i odpowiedzialność.
Wykorzystaj te spotkania bez żadnych pasków, aby zmotywować Teams do przejęcia własności i znaczącego uczestnictwa.
9. Organizowanie interaktywnych spotkań Teams
Używaj Tablic ClickUp do interaktywnych i opartych na współpracy spotkań
Spotkania są najnudniejsze, gdy jedna osoba mówi wszystko, a inni słuchają. Zmień to, prowadząc interaktywne spotkania z najlepszymi narzędzi do współpracy nad projektami .
Załóżmy, że prowadzisz spotkanie zespołu produktowego, aby zaprojektować przepływ użytkownika dla nowej funkcji, którą planujesz.
- Uruchom plikTablica ClickUp i ustaw punkt początkowy
- Zachęcaj członków Teams do dodawania kroków, które ich zdaniem powinny być częścią przepływu użytkownika
- Priorytetyzuj i organizuj je bez wysiłku dzięki funkcji przeciągania i upuszczania
- Przekształć pomysły welementy działań bezpośrednio z tablicy do obszaru roboczego ClickUp
10. Napisz razem
Osoba wyznaczona do napisania "protokołu ze spotkania" najprawdopodobniej nienawidzi tego zadania. Jest to jedno z tych zadań, których ludzie się boją, ponieważ często jest pasywne i nie wymaga współpracy.
Zmień to za pomocą narzędzia do współpracy online, takiego jak Dokumenty ClickUp . Na każde spotkanie utwórz dokument i zaproś wszystkich do sporządzania notatek w czasie rzeczywistym. Formatuj tekst w nagłówki, listy kontrolne, połączone linki i nie tylko.
Po ustaleniu priorytetów elementów działań, natychmiast przekształć je w zadania w ClickUp. Dodaj te dokumenty jako część cyklu pracy, aby mieć je zawsze pod ręką.
Połącz ClickUp Docs z cyklem pracy, łącząc ze sobą zadania
To nie wszystko. Możesz również użyć Narzędzia AI do tworzenia notatek ze spotkań np ClickUp AI do podsumowywania notatek ze spotkań i automatycznego przekształcania ich w zadania.
Nie wiesz od czego zacząć? Wybierz jedną z następujących opcji Szablony notatek ze spotkań ClickUp i niestandardowo dostosuj je do swoich potrzeb.
Wykorzystaj w pełni swoje spotkania Teams z ClickUp
Czy nam się to podoba, czy nie, spotkania są nieuniknione. Nie muszą one być męczące lub niepożądane, ponieważ są nieuniknione. Wdrożenie tych pozytywnych pomysłów na spotkania pracowników sprawi, że będą one lepsze dla wszystkich. Czas spotkania wcale nie musi być nudny.
Wypróbuj te zabawne tematy na następne spotkanie zespołu. Niezależnie od tego, czy jest to ćwiczenie integracyjne, które angażuje cały zespół, czy też jesteś liderem zespołu, który eksperymentuje z pomysłem na spotkanie - urozmaicenie przyszłych spotkań jest ostatecznym celem.
Jaki jest inny sposób na urozmaicenie spotkań? Użyj odpowiedniego narzędzia.
Organizuj zabawne, angażujące i wydajne spotkania dzięki specjalnie zaprojektowanym funkcjom ClickUp. Dzięki ClickUp Meetings ustaw agendę, rób notatki ze spotkań i omawiaj pomysły. Korzystaj z ClickUp Tablica, aby przeprowadzać burze mózgów i wprowadzać innowacje wizualnie. Konwertuj elementy na Tablicy, Spotkaniach lub Dokumentach na zadania i śledź je w czasie rzeczywistym. Przejdź od pomysłów do działania.