Jeśli dopiero zaczynasz zarządzać projektami, możesz być podekscytowany - a jednocześnie nieco zdenerwowany czekającym Cię dużym zadaniem i poważnymi oczekiwaniami ze strony zespołu i szefów.
A jeśli masz już pewne doświadczenie, prawdopodobnie czujesz się pewny swoich umiejętności, a jednocześnie jesteś świadomy wyzwań związanych z każdym nowym projektem. Wiesz również, że dostosowywanie i modyfikowanie swojego podejścia prowadzi do większego powodzenia projektu i ugruntowuje twoją wiedzę.
Niezależnie od tego, czy jesteś nowicjuszem, czy profesjonalistą, mamy 10 technik zarządzania projektami, które pomogą Ci poradzić sobie z każdym projektem. A co najlepsze? Można je zastosować w każdej branży i przy każdej wielkości projektu. Założymy się, że odkryjesz w tym zestawieniu kilka perełek, które zachęcą Cię do wypróbowania czegoś nowego. 💎
[
](https://clickup.com/teams/project-management)
Czym jest zarządzanie projektami?
The Instytut Zarządzania Projektami (PMI) definiuje zarządzanie projektami jako "wykorzystanie określonej wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik w celu dostarczenia ludziom czegoś o określonej wartości"
Obejmuje to identyfikację potrzeby projektu, ustawienie celów, które należy osiągnąć, a następnie przejście do szczegółów - zaplanowanie tego, co należy zrobić, wykonanie planu, monitorowanie postępów, zarządzanie wszelkimi niespodziankami, które pojawiają się po drodze, a na koniec dostarczenie zakończonego projektu.
Osoby zarządzające projektami nadzorują cały proces, zapewniają realizację zadań zgodnie z harmonogramem i pomagają osiągnąć pożądane rezultaty projektu. 💯
10 rodzajów technik zarządzania projektami
Aby zapewnić powodzenie zakończonych projektów, potrzebne są różne techniki zarządzania projektami narzędzia do zarządzania projektami i techniki do Twojej dyspozycji.
Oto lista 10 unikalnych technik, które warto poznać. Omówimy czym są, jak ich używać i kiedy.
1. Struktura podziału pracy (WBS)
Projekty są z natury złożone, dlatego też Technika WBS jest pomocna w fazie planowania projektu. Pozwala ona na podział cele projektu na małe, wykonalne zadania.
Sprawy stają się łatwiejsze, gdy dojdziesz do "pakietów roboczych" (najmniejszych zadań, których nie można dalej podzielić). Możesz przydzielać poszczególne zadania do swojego zespołu, przydzielać zasoby, ustalać terminy i śledzić postępy projektu, gdy zadania zostaną zakończone.
Szablony WBS, takie jak Szablon podziału pracy ClickUp sprawiają, że ekstremalne podejście do zarządzania projektami jest mniej onieśmielające. Jest to tablica cyfrowa z kształtami, samoprzylepnymi notatkami i łącznikami do mapowania WBS. Ponadto możesz zaprosić swój zespół do wprowadzania zmian w czasie rzeczywistym, dzięki czemu każdy szczegół zostanie uwzględniony przed rozpoczęciem projektu.
Zarządzanie projektami przy użyciu struktury podziału pracy w widoku listy ClickUp
Sprawdź te_ **Narzędzia_WBS !
2. Wodospad
The Technika wodospadu to liniowe i sekwencyjne podejście do zakończenia projektu i jedna z najstarszych technik zarządzania projektami. Polega ona na grupowaniu zadań w serię scen i zakończeniu każdej z nich przed rozpoczęciem kolejnej. Sceny te zazwyczaj obejmują:
- Wymagania: Zebranie szczegółowych informacji o produkcie
- Projektowanie: Plan jak zbudować produkt
- Wdrożenie: Podjęcie działań zgodnie z planami
- Testowanie: Sprawdzenie, czy produkt spełnia początkowe wymagania
- Wdrożenie: Dostarczenie produktu do klienta lub użytkownika końcowego
- Utrzymanie: Naprawianie wszelkich problemów, które pojawią się podczas użytkowania produktu
W przeciwieństwie do metodologia zwinna technika ta zakłada, że wymagania projektu są dobrze zdefiniowane i ich zmiana jest mało prawdopodobna. Zazwyczaj dotyczy to projektów takich jak planowanie wydarzeń, budownictwo, produkcja i wydawanie książek.
3. Scrum
Scrum to popularna technika zwinnego zarządzania projektami, często wykorzystywana przez zespoły programistów do realizacji projektów. W Scrum, ty i twój zespół projektowy zaczynacie od stworzenia głównej listy do zrobienia zwanej "rejestrem produktu" 📝
Na początku "sprintu" - który jest krótką, skoncentrowaną fazą pracy, trwającą zwykle dwa tygodnie (maksymalnie miesiąc) - twój zespół wybiera zadania o najwyższym priorytecie z rejestru produktu. Te wybrane zadania (zwane również backlogiem sprintu) stają się głównym celem tego sprintu.
Zachowaj zwinność podczas sprintu przez swoje zadania z zespołem
Aby być na bieżąco, będziesz mieć codzienne standupy (15-minutowe poranne spotkania), prowadzone przez Scrum Mastera w celu omówienia postępów i rozwiązania wszelkich problemów. Używanie Scrum w przypadku złożonych projektów, w których potrzeby mogą się zmieniać ze względu na zmiany rynkowe lub bieżące informacje zwrotne, lub gdy regularna komunikacja jest kluczem do utrzymania płynności projektu.
4. Kanban
Kanban to wszechstronna zwinna metoda stosowana w różnych branżach, dzięki prostemu układowi tablicy do wizualizacji zadań projektu i ich statusów. Typowy Tablica Kanban jest podzielona na trzy kolumny: To Do, In Progress i Done.
Aby rozpocząć, przenieś pracę z głównej listy zadań do kolumny To Do, następnie do In Progress, gdy jest w trakcie realizacji, a następnie do Done, gdy zostanie zakończona. W przeciwieństwie do Scruma, nie ma ścisłej osi czasu, kiedy zadania muszą zostać zakończone. Aby jednak uniknąć przytłoczenia zespołu, ustaw maksymalną liczbę zadań dla każdej kolumny, czyli limit pracy w toku (WIP).
Stwórz idealny Zwinny cykl pracy i zbuduj elastyczny system Kanban, aby wizualizować swoją pracę i usprawnić zarządzanie projektami za pomocą widoku Tablicy w ClickUp Cyfrowy widok Kanban w ClickUp ułatwia tworzenie, aktualizowanie i zarządzanie tablicą online i z dowolnego urządzenia. Twórz dowolną liczbę kolumn (z niestandardowymi etykietami), ustaw limity WIP i przenoś zadania, przeciągając je i upuszczając w różnych kolumnach.
Ta metodologia zarządzania projektami jest idealna do obsługi bieżących prac, w których priorytety mogą się zmieniać, takich jak zarządzanie aplikacją na żywo, obsługa biletów wsparcia lub zarządzanie publikacjami na blogu i w mediach społecznościowych.
5. Wykres Gantta
Wykres Gantta to przydatna technika wizualizacji wszystkich zadań projektu i ważnych dat na pierwszy rzut oka. Wyraźnie pokazuje, kiedy każde zadanie zaczyna się i kończy, w jaki sposób zadania zależą od siebie nawzajem i zaznacza kluczowe kamienie milowe.
Budowanie Wykresy Gantta w ClickUp jest łatwe, gdy masz już swój WBS: wprowadź swoje zadania, przeciągnij i upuść je na wykresie, ustaw daty ich rozpoczęcia i zakończenia oraz połącz zależne zadania.
Widok Gantta w ClickUp posiada również przydatne funkcje wizualizacji:
- Schemat kolorów: Koduj kolorami zadania w oparciu o priorytet i status
- Filtry: Wyświetlanie zadań z określoną osobą przypisaną, priorytetem, terminem i nie tylko
- Tryb dla mnie: Pozwala członkom Teams widzieć tylko zadania przypisane do nich
- Pasek postępu: Śledzenie procentowego ukończenia projektu w miarę jak zadania są zakończone
Jeśli pracujesz nad projektami, w których występuje wiele zależności między zadaniami, a dotrzymywanie terminów zadań ma kluczowe znaczenie, wykres Gantta jest idealną techniką, która pomoże ci zrobić to, co do zrobienia. 🎯
Oszacowanie czasu trwania każdego działania i formularz realistycznego harmonogramu za pomocą wykresu Gantta
6. Metoda ścieżki krytycznej (CPM)
CPM wskazuje ścieżkę krytyczną projektu po sporządzeniu mapy czasu trwania zadań i zależności za pomocą wykresu Gantta.
Ścieżka krytyczna obejmuje zadania, których zakończenie zajmie najwięcej czasu, dyktując datę ukończenia projektu. Opóźnienie w którymkolwiek z tych zadań powoduje ustawienie całego projektu. Dlatego też należy je ściśle monitorować, aby upewnić się, że projekt pozostanie na właściwym torze. 🗓️
Dzięki wykresom Gantta w ClickUp, odkrycie ścieżki krytycznej to tylko jedno kliknięcie. Możesz również zobaczyć "luz" swoich zadań, czyli dodatkowy czas, jaki masz na pracę nad nimi bez przedłużania daty końcowej projektu. Tak więc, jeśli zadanie na ścieżce krytycznej jest opóźnione, będziesz w stanie łatwo zmienić kolejność zadań, tak aby luz pochłonął wszelkie opóźnienia.
Zidentyfikuj ścieżkę krytyczną projektu i zdefiniuj Slack dla elastycznych, niekrytycznych działań w widoku Gantt programu ClickUp
7. Zarządzanie interesariuszami
W każdym projekcie są osoby, które mają pewien wpływ lub odsetki związane z rezultatami. Oznacza to, że przed rozpoczęciem projektu należy zidentyfikować te osoby. Korzystanie z szablony map interesariuszy ułatwia ten proces.
Po zidentyfikowaniu kluczowych interesariuszy, poznaj ich oczekiwania i preferencje komunikacyjne. A gdy projekt jest już w toku, dostarczaj im regularne aktualizacje i planuj sesje, aby zebrać ich opinie na temat kluczowych problemów.
ClickUp's Widok kalendarza AI pozwala zaplanować i śledzić wszystkie działania związane z komunikacją i zaangażowaniem interesariuszy w jednej przestrzeni. Możesz nawet zsynchronizować go z Kalendarzem Google, aby uniknąć konfliktów w harmonogramie. Dodatkowo, będziesz otrzymywać przypomnienia o nadchodzących spotkaniach!
Wykorzystaj techniki tworzenia map interesariuszy na tablicy ClickUp
8. Zarządzanie wartością wypracowaną (EVM)
EVM to technika pomiaru ogólnej wydajności projektu pod względem budżetu i harmonogramu projektu. Do zrobienia tego potrzebne są trzy kluczowe wartości:
- Planned Value (PV): Co planowałeś osiągnąć do tego momentu
- Wartość wypracowana (EV): To, co faktycznie udało się osiągnąć do tego momentu
- Rzeczywisty koszt (AC): To, co wydałeś do tego momentu
Są one niezbędne do obliczenia kluczowych wskaźników, takich jak indeks wydajności kosztowej (CPI) i indeks wydajności harmonogramu (SPI). Jeśli CPI jest niższy niż jeden, przekroczyłeś budżet; jeśli SPI jest niższy niż jeden, masz opóźnienie w stosunku do harmonogramu.
Jest to bardzo pomocne przy wprowadzaniu korekt opartych na danych, takich jak obniżenie kosztów projektu w przyszłości, zabezpieczenie dodatkowego finansowania lub realokacja zasobów w celu przyspieszenia cyklu pracy.
Obliczaj te wskaźniki automatycznie w ClickUp za pomocą pól liczb i formuł. Stwórz również niestandardowy pulpit, który wizualnie wyświetli te wskaźniki oraz śledzenie celów projektu . W ten sposób Ty i inni użytkownicy interesariusze projektu szybko uchwycą kluczowe spostrzeżenia bez konieczności przekopywania się przez długie rzędy szczegółów projektu.
9. Zarządzanie ryzykiem
Zarządzanie ryzykiem polega na zarządzaniu potencjalnymi zagrożeniami w celu zminimalizowania ich wpływu na projekt. Zacznij od zidentyfikowania możliwych zagrożeń i wąskich gardeł, takich jak czkawka budżetowa, przesunięcia harmonogramu, zmiany zakresu, aw skrajnych przypadkach wahania rynkowe lub klęski żywiołowe. 🌪️
Przeanalizuj te zagrożenia za pomocą Szablon analizy ryzyka w zarządzaniu projektami ClickUp i odpowiednio zaplanować reakcje. W trakcie trwania projektu należy stale monitorować te ryzyka za pomocą rejestry ryzyka aby uniknąć niespodzianek.
Potrzebujesz rozwiązań podczas burzy mózgów? Użyj Tablice ClickUp lub Mapy myśli ClickUp . Szkicowanie swoich myśli pomaga opracować solidne strategie przeciwdziałania wszelkim zagrożeniom, które pojawią się na Twojej drodze.
Szablon analizy ryzyka w zarządzaniu projektami ClickUp centralizuje ryzyko związane z projektem, dzięki czemu można łagodzić problemy w oparciu o ich wagę, pilność, koszt lub inne czynniki
10. Zarządzanie projektami łańcucha krytycznego (CCPM)
Podczas gdy technika CPM koncentruje się wyłącznie na zarządzaniu sekwencjami zadań na ścieżce krytycznej, CCPM modyfikuje ścieżkę krytyczną poprzez uwzględnienie dostępności zasobów i ograniczeń, prowadząc do łańcucha krytycznego.
Celem CCPM jest zapewnienie, że łańcuch krytyczny pozostanie nieprzerwany poprzez strategiczne przydzielanie zasobów, zmianę harmonogramu zadań, które potrzebują jednocześnie limitu zasobów i dodawanie buforów w celu ochrony zadań przed opóźnieniami.
Zastosuj tę technikę w projektach, w których zasoby (takie jak wyspecjalizowani członkowie teamu i sprzęt) są ograniczone, a terminowa dostawa jest koniecznością.
5 szablonów do zarządzania projektami
Efektywne zarządzanie projektem wymaga równowagi między techniką a narzędziami oszczędzającymi czas, takimi jak szablony do zarządzania projektami . Zebraliśmy pięć najlepszych z nich, aby ułatwić planowanie, uruchamianie i śledzenie projektów.
1. Szablon podejścia do zarządzania projektami ClickUp
Rozpocznij swoje projekty z ClickUp - po prostu wypełnij, niestandardowy i wykonać
Szablon Szablon podejścia do zarządzania projektami ClickUp to przyjazny dla początkujących szablon dla planowanie map drogowych projektów wszystkich rozmiarów, szczególnie tych, które mogą być realizowane techniką kaskadową.
Zacznij od wprowadzenia tych kluczowych szczegółów projektu w opisie szablonu, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie:
- Tytuł projektu
- Klient/organizacja
- Kierownik projektu
- Sponsor
- Data ostatniego przeglądu
- Ramy czasowe
W widoku listy dodaj zadania w grupach Wymagania, Analiza, Projekt, Wykonanie, Testowanie i Wdrożenie. Przypisz zadania do swojego zespołu, ustaw terminy i załącz wszelkie istotne pliki, których zespół może potrzebować.
Szablon ten, podobnie jak wszystkie szablony ClickUp, jest w pełni konfigurowalny. Dostosuj rekordy, edytuj pola niestandardowe i dodawaj widoki projektów według własnego uznania!
2. Szablon ramowy zarządzania projektami ClickUp
Opracuj mapę i oznacz kolorami kluczowe obszary swojego projektu za pomocą szablonu ramowego zarządzania projektami ClickUp Szablon ramowy zarządzania projektami ClickUp to cyfrowa tablica, na której można sporządzić mapę kluczowych obszarów projektu. Obejmuje to definicję projektu, przewidywany harmonogram, zarządzanie kosztami, zarządzanie ryzykiem i zarządzanie logistyką.
Przypisz każdy obszar do członka zespołu i użyj samoprzylepnych notatek, aby podzielić zadania dla każdego obszaru. Oznacz notatki kolorami w oparciu o status zadania (zrobione, w trakcie realizacji, zakończone), priorytet (wysoki, średni, niski) lub ramy czasowe, w których zostaną wykonane (np. kwartały 1, 2, 3 i 4).
Jeśli szukasz elastycznej przestrzeni do burzy mózgów w zespole i tworzenia jasnego, całościowego widoku złożonego projektu, ten szablon może być dla Ciebie.
3. Szablon planu zadań ClickUp do zarządzania projektami
Zadbaj o sprawny start swojego projektu dzięki szablonowi planu zadań do zarządzania projektami ClickUp
Szablon Szablon planu zadań do zarządzania projektami ClickUp jest zasadniczo mapą drogową dla fazy planowania projektu. Zawiera listę wszystkich kroków, które należy podjąć, począwszy od zdefiniowania celu projektu, a skończywszy na nakreśleniu harmonogramu oś czasu projektu na wykresie Gantta i oszacowanie budżetu projektu. 💰
Przypisz każdy krok do członka zespołu i ustaw dla niego termin. Ponadto ułatw sobie śledzenie postępów, dzieląc każde zadanie na podzadania i listy kontrolne. Na przykład, podczas tworzenia koncepcji projektu, lista kontrolna obejmuje takie obszary jak jego tło, znaczenie, zakres projektu i interesariuszy.
Przejdź do widoku tablicy, aby zobaczyć, które zadania są jeszcze do zrobienia, które są w toku, a które już zrobione. W ten sposób wszystkie plany zostaną zrobione sprawnie i na czas, dzięki czemu właściwy projekt rozpocznie się płynnie.
4. Szablon pulpitu zarządzania projektami ClickUp
Skorzystaj z szablonu pulpitu zarządzania projektami ClickUp, aby zarządzać projektem, śledzić wydajność zespołu i równoważyć obciążenia pracą w jednej przestrzeni
Szablon Szablon pulpitu do zarządzania projektami ClickUp to poręczne narzędzie do zarządzania całym cyklem życia projektu przy jednoczesnym monitorowaniu wydajności i wyników zespołu.
Zorganizuj swoje działania w ramach projektu w różnych fazach: Rozpoczęcie, Plan, Wykonanie i Zamknięcie. Dla każdego zadania określ, kto jest odpowiedzialny za spotkanie, potencjalne ryzyko i planowane/rzeczywiste koszty.
Aby zobaczyć, kto nad czym pracuje, przełącz się na widoki Zespołu i Obciążenia pracą. Szablon umożliwia również wizualizację rozkładu zadań w zespole. Pomaga to zrównoważyć obciążenia pracą, aby upewnić się, że wszyscy pracują z najlepszymi możliwościami.
5. Szablon arkusza kalkulacyjnego do zarządzania projektami ClickUp
Szablon arkusza kalkulacyjnego do zarządzania projektami ClickUp ułatwia zarządzanie projektami w dynamicznym widoku w stylu arkusza kalkulacyjnego
Jeśli jesteś fanem arkuszy kalkulacyjnych, pokochasz zarządzanie projektami za pomocą szablonu Szablon arkusza kalkulacyjnego do zarządzania projektami ClickUp .
Wewnątrz Widok tabeli przeciągnij i upuść kolumny, aby uzyskać niestandardowy układ, ukryj niepotrzebne kolumny lub przypnij te ważne, aby mieć do nich szybki dostęp. Możesz też przełączyć się na inne widoki, takie jak Kanban, Gantt i Kalendarz, a szczegóły zadania będą płynnie synchronizowane we wszystkich z nich.
W przypadku cykli pracy związanych z zatwierdzaniem, poproś członków zespołu o aktualizację statusu zatwierdzenia każdego zadania do Gotowe do zatwierdzenia, gdy jest to właściwe. Po sprawdzeniu, zaktualizuj status zadania do Needs Revision lub daj mu zielone światło z Approved. 🚦
Użyj widoku Problemy, aby uszeregować problemy związane z zadaniem według ich wagi, od niskiej do wysokiej. Podobnie widok Ryzyko umożliwia przeglądanie zadań według poziomu ryzyka, od wysokiego do niskiego, a nawet bez ryzyka. Oba widoki ułatwiają wykrywanie i rozwiązywanie problemów, dzięki czemu projekt pozostaje na właściwym torze.
Zarządzaj projektami bez wysiłku dzięki ClickUp
Każdy powodzenie projektu opiera się na skutecznych technikach zarządzania projektami. Nie każda technika będzie odpowiednia dla każdego projektu, więc dokładnie oceń potrzeby swojego projektu i wybierz odpowiednią kombinację.
Dzięki ClickUp wdrożenie tych technik jest niezwykle proste. Jako dedykowane oprogramowanie do zarządzania projektami, ClickUp zajmuje się ciężkimi zadaniami, dzięki czemu możesz skupić się na strategii projektu, spotkać się ze swoimi cele zarządzania projektami i zaimponować interesariuszom i klientom. 🤩 Zarejestruj się w ClickUp już dziś i wypróbuj funkcje platformy za darmo.