Public relations gaat snel. Het ene moment presenteert u een geplande productlancering, het volgende moment moet u zich haasten om te reageren op een breaking story.
Als u echter nog steeds vertrouwt op verspreide documenten en last-minute planning, mist u belangrijke data en media-opportuniteiten die al weken geleden gepland hadden moeten zijn.
Daar helpt een PR-kalender bij.
Productlanceringen, financieringsnieuws, bewustwordingsdagen, seizoenscampagnes, nieuwe klanten – ze strijden allemaal om ruimte. Zonder een centrale kalender zou u de spreekbeurt van uw CEO kunnen vergeten of het perfecte moment voor die pitch over AI-trends kunnen missen.
Deze gids helpt u daarbij. We leggen u uit hoe u een PR-kalender kunt opstellen waarmee u georganiseerd blijft, belangrijke data niet mist en uw media-aandacht consistent houdt.
Laten we beginnen! 🚀
Wat is een PR-kalender?
Een PR-kalender (Public Relations-kalender) is een planningkalender waarin belangrijke PR-activiteiten, campagnes, gebeurtenissen en mediakansen voor een bepaalde periode, meestal maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks, in kaart worden gebracht.
Als er bijvoorbeeld in juli een grote vakbeurs plaatsvindt, voeg deze dan toe aan uw PR-kalender en plan vooraf persberichten, media-outreach of posts op sociale media rondom dit evenement.
Het doel is om uw PR-inspanningen consistent en doelgericht te houden, zodat u niet overhaast iets hoeft te publiceren na weken van stilte in de media.
Voordelen van het gebruik van een PR-kalender
Zo voegt een PR-kalender waarde toe aan uw PR-inspanningen:
- Vind witte ruimte in de media: Een PR-kalender helpt u rustigere maanden in de mediacyclus te identificeren, zodat u verhalen kunt pitchen wanneer de aandacht groot is en de concurrentie laag
- Vergroot de impact van campagnes: u kunt PR-momenten hergebruiken voor blogcontent, e-mailupdates, posts op sociale media en interne activering, waardoor de ROI over alle kanalen wordt gemaximaliseerd
- Zorg vroeg voor toegang voor leidinggevenden: met zichtbaarheid van aankomende campagnes is het gemakkelijker om van tevoren tijd te blokken met belanghebbenden voor citaten, interviews en goedkeuringen
- Wees altijd klaar voor trending topics: Door seizoensgebonden gebeurtenissen en redactionele thema's bij te houden, kan uw team inzichten, gegevens of standpunten voorbereiden om in te springen op relevante verhalen zodra ze zich voordoen
- Hanteer deadlines van media met lange doorlooptijden: Outlets zoals vakbladen en tijdschriften sluiten hun redactionele kalenders vaak maanden van tevoren. Een duidelijk PR-doel zorgt ervoor dat u op tijd pitcht
- Balanceer de interne werklast: Door campagnes van tevoren in kaart te brengen, kunnen PR-, content- en designteams beter plannen en worden last-minute productieproblemen voorkomen
💡 Pro-tip: Zet grote PR-ideeën om in uitvoerbare taken. Gebruik ClickUp-taken en geneste subtaken om elke stap van een campagne te plannen – concept, beoordeling, goedkeuring van offertes, media-outreach – en wijs aan elke taak een eigenaar en een deadline toe.
Sleutelcomponenten van een PR-kalender
Net als een redactionele of marketingkalender is een PR-kalender zo sterk als wat u erin zet. Hier zijn de sleutelelementen die ervoor zorgen dat hij werkt:
- Doelen en doelstellingen: Elk item op uw PR-kalender moet verband houden met een duidelijk doel, zoals het vergroten van de naamsbekendheid, het opbouwen van thought leadership of het aankondigen van belangrijk bedrijfsnieuws
- Sleutelboodschappen of thema's: Geef de belangrijkste boodschap weer die elke activiteit moet overbrengen. Voor een productlancering kan dat bijvoorbeeld zijn: 'Product X lost probleem Y op'. Voor een bewustmakingscampagne kan dat zijn: 'Onze toewijzing aan de veiligheid van gegevens'
- Target audience en kanalen: Weet met wie u communiceert en waar zij u horen, zodat uw boodschap terechtkomt waar het ertoe doet. Is het bedoeld voor techjournalisten, klanten of uw interne team? Wordt het verspreid als persbericht, LinkedIn-bericht of mediapitch?
- Beschrijving van content of activiteit: Hier staat precies wat er is gedaan en hoe. Bijvoorbeeld: 'Persbericht: lancering van project Atlas via PR Newswire, gepitcht bij de 10 belangrijkste tech-media'
- Data en deadlines: Deze omvatten de belangrijkste lancerings- of gebeurtenisdatum, samen met sleuteldata zoals deadlines voor concepten, revisiecycli of voorbereidende vergaderingen
- Eigenaar/verantwoordelijk team: Wie is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taak? Dit kan één persoon zijn, een aantal teamleden met duidelijke rollen of zelfs een externe partner
Een uitgebreide PR-kalender maken
Het opstellen van een PR-kalender klinkt misschien als een hele klus, maar we kunnen het opsplitsen in haalbare stappen.
Stap 1: Brainstorm, onderzoek en verzamel ideeën voor content
Dit is het startpunt, waar u bepaalt wat u wilt zeggen, waarom het belangrijk is en wanneer u het wilt zeggen. Het doel? Een solide voorraad nieuwswaardige, actuele ideeën die aansluiten bij uw bedrijfsdoelen en de aandacht van uw publiek trekken.
🧠 Brainstorm
Dit is de creatieve free-for-all waar u en uw team alle mogelijke ideeën en data op tafel gooien.
🛠️ Waarover moet u brainstormen?
- Mijlpalen van het bedrijf: productlanceringen, updates van functies, nieuws over financiering, rebranding, opening van winkels, aankondigingen van nieuwe medewerkers, jubilea, enz
- Gebeurtenissen en seizoenen in de sector: beurzen, conferenties, kwartaalrapportages, seizoensgebonden marketingmogelijkheden (bijv. Black Friday, Budget Season, SaaStr), bewustwordingsmaanden (zoals Cybersecurity Awareness Month, Wereldmilieudag, Wereld Oceanendag of Wereld Bloeddonordag)
- Feestdagen en gedenkdagen: Zomerse feestdagen, traditionele feestdagen (kerstavond of Thanksgiving) en 'nationale of internationale dagen' zoals Wereld Emoji Dag, Nationale Pizzadag, Internationale Mannendag, Wereld Chocoladedag of Wereld Vegetarische Dag
- Terugkerende campagnes: als u jaarlijkse rapportages, MVO-initiatieven of trendvoorspellingen uitvoert, zet deze dan vroeg op de lijst om de tijdlijnen vast te leggen
💡 Pro-tip: Gebruik ClickUp-formulieren om ideeën voor PR-content van teamleden of externe partners op één overzichtelijke plek te verzamelen – geen heen-en-weer-e-mails of rommelige spreadsheets meer
🔍 Onderzoek
Zodra u een ruwe lijst met ideeën hebt, valideert u deze en verrijkt u ze met strategisch onderzoek.
🛠️ Sleutel onderzoeksgebieden:
- Verificatie van gebeurtenissen: bevestig data voor belangrijke conferenties, bewustmakingsweken, feestdagen en publicaties van rapporten
- Concurrentieanalyse: Welke campagnes hebben concurrenten vorig jaar gevoerd? Welke media hebben hier aandacht aan besteed? Hoe kunt u zich onderscheiden of uw verhalen beter timen?
- Inzicht in uw doelgroep: gebruik tools zoals SparkToro of Reddit om te zien waar uw doelgroep over praat. Kijk naar het type content waarmee ze zich bezighouden: casestudy's, statistieken, standpunten van leiders, enz
- Mediarelevantie: Scan recente artikelen in uw target publicaties. Wat voor soort persberichten, artikelen of commentaren worden er opgepikt?
💡 Pro-tip: Maak een mediadatabase in ClickUp met aangepaste velden voor de naam van het medium, contactgegevens, laatste pitchdatum en responsstatus. Een apart CRM is niet nodig
📋 Verzamel ideeën voor content
Nu heb je meer ideeën dan je realistisch gezien kunt gebruiken. Het is dus tijd om ze te groeperen, te taggen en te structureren.
🛠️ Tips om te organiseren:
- Sorteren op kwartaal: Wanneer is elke campagne het meest zinvol? Tag ideeën als Q1–Q4
- Thema's toewijzen: groepeer ideeën onder categorieën zoals Product, Cultuur, Leiderschap, Seizoensgebonden of Klantverhalen
- Markeer back-up content: Identificeer een aantal ideeën die altijd werken en die u kunt inzetten als een belangrijk initiatief wordt uitgesteld of geannuleerd
- Voeg context toe: Maak een aantekening van waar elk idee vandaan komt (bijv. teamleider, inspiratie van concurrenten, verhaal van een klant) en in welk format het kan worden gegoten (persbericht, pitch, artikel, gebeurtenis, enz.).
Stap 2: Neem contact op met belanghebbenden voor diverse content
PR werkt niet in isolatie. Sommige van uw sterkste verhaalideeën zullen afkomstig zijn van andere teams. Betrek dus de sleutel stakeholders binnen het bedrijf (en soms daarbuiten) – het is een eenvoudige maar krachtige zet op het gebied van stakeholdermanagement.
Dit zijn de belanghebbenden waarmee u contact moet leggen:
| Belanghebbenden | Waarom zijn ze belangrijk? | Voorbeelden van PR-mogelijkheden |
| Marketing Team | Ze voeren campagnes die PR kan ondersteunen of versterken | Webinars, e-books, onderzoeksrapporten, influencercampagnes, advertentielanceringen |
| Productteam / R&D | Ze weten welke producten of functies worden gelanceerd en wanneer | Product-/functie-releases, innovatie-updates, aankondigingen van bèta-programma's |
| Verkoop / Klantensucces | Ze bevatten verhalen van klanten en inzichten uit de sector | Casestudy's van klanten, belangrijke klanten, partnerschappen, onderscheidingen, beurzen |
| Leidinggevenden / Management | Ze stimuleren thought leadership en bedrijfsbrede aankondigingen | Spreekbeurten, artikelen over thought leadership, fondsenwerving, MVO-initiatieven, communicatie met investeerders |
| HR / Interne communicatie | Ze behandelen interne gebeurtenissen en updates over aanwervingen die van invloed zijn op employer branding | Best Places to Work-awards, cultuurverhalen, DEI-initiatieven, belangrijke aanwervingen |
| Externe partners | Ze bieden mogelijkheden voor co-marketing en gezamenlijke PR | Gezamenlijke aankondigingen, brancheverslagen, gedeelde gebeurtenissen, media-outreach via input van agentschappen |
💡 Pro-tip: Deel ClickUp-documenten extern met toestemming voor weergave/bewerking om input van belanghebbenden of bureaus over persberichten te krijgen. Gebruik goedkeuringen om berichten met één klik definitief vast te stellen.
Stap 3: Bepaal de frequentie, planning en stijl van uw content
Nu is het tijd om uw ideeën te ordenen in een werkbare tijdlijn voor het komende jaar. Dit is wat u moet beslissen:
Frequentie van content
Voordat u data toewijst, moet u beslissen hoe vaak u uw merk in de schijnwerpers wilt zetten. De frequentie moet worden bepaald door:
- Doelen: Als u autoriteit wilt opbouwen, hebt u behoefte aan consistent thought leadership. Als het gaat om productbewustzijn, kan uw kalender zich richten op lanceringen
- Bronnen: Wees realistisch over de capaciteit van uw team. Het is beter om één geweldig verhaal per maand te publiceren dan vijf gehaaste verhalen
- Kanalen: De frequentie van berichten verschilt per medium. Mediapitches kunnen vaker worden verstuurd dan blogposts of interviews met leidinggevenden
🛠️ Enkele snelle tips:
- Begin klein. Plan 1-2 grote stukken per maand en breid vervolgens uit
- Gebruik een contentthema per maand of kwartaal om ideeën te genereren (bijv. 'Innovatie in Q1', 'Klantensucces in Q2')
- Wissel stukken die veel werk kosten (zoals een persbericht) af met lichtere stukken (zoals samenvattingen op sociale media of quote pitches)
Plan (begin met de belangrijkste zaken en vul daarna de gaten in)
Sleep vervolgens die ideeën naar uw kalender. Door te plannen voorkomt u dubbele aankondigingen en gemiste mediacycli.
🛠️ Tips voor een perfecte PR-planning:
- Begin met de sleutel momenten: Plan eerst productlanceringen, gebeurtenissen in de sector, seizoenscampagnes en bewustwordingsdagen
- Vul de gaten op: Gebruik rustigere weken voor evergreen-verhalen, klantensuccessen of lichte campagnes zoals snelle PR-successen of fragmenten over thought leadership
- Neem bufferweken op: bouw elk kwartaal 'just in case'-slots in voor last-minute aankondigingen, reactieve PR of plotselinge media-aandacht
- Data toewijzen: Niet elk idee heeft een vaste datum nodig, maar 'nog te bepalen' is waar goede abonnementen ontsporen. Zelfs een ruwe plaatshouder als 'eerste week van april' geeft uw team iets om rond te plannen
- Verdeel de werkdruk: Stop niet alles in één maand. Verspreid de content over de kalender om burn-out te voorkomen
Contentstijl en kanaal
Geef ten slotte elke invoer in de kalender een echte context, want een 'persbericht in maart' is niet voldoende om dingen vooruit te helpen.
Vraag uzelf voor elk item af:
- Wat is het format? Wordt het een persbericht, een blogpost, een podcastaflevering, een mediapitch of berichtgeving op sociale media?
- Welke toon past het beste? Is de boodschap formeel en op feiten gebaseerd? Of is deze informeel en verhaalgericht?
- Waar wordt het gepubliceerd of gepromoot? Komt het op uw blog? Wordt het als pitch naar tech-media gestuurd? Wordt het gepromoot op LinkedIn of via e-mail?
Dit helpt schrijvers, ontwerpers en belanghebbenden om vanaf het begin op één lijn te zitten, zonder heen-en-weer-gepraat over de toon of gemiste verdeling.
Als je de kalender hebt ingevuld, neem dan even afstand en bekijk het geheel: ondersteunt het je belangrijkste bedrijfsdoelen? Is er een goede mix van formats? Zijn de tijdlijnen realistisch? Deel vervolgens het concept met je team en stakeholders.
PR-kalender abonnement
Een spreadsheet gebruiken voor je PR-kalender werkt (in het begin).
Maar naarmate uw campagnes groeien, neemt ook het aantal bewegende delen toe. U houdt deadlines bij, coördineert met verschillende afdelingen en beheert content via meerdere kanalen. Updates raken zoek en plotseling weet u niet meer wie wat wanneer moet doen.
Dat is waar een speciale tool voor het beheer van PR-campagnes alles kan stroomlijnen, van planning en samenwerking tot het bijhouden van resultaten.
Op dit punt hebt u ClickUp voor marketingteams nodig. Het brengt uw volledige PR-kalender, campagnes en teaminspanningen samen in één verbonden, eenvoudig te beheren ruimte.
Zo kan deze PR -taakbeheersoftware u helpen:
1. Plan in de ClickUp-kalender
ClickUp Calendar biedt u een gecentraliseerde weergave van uw volledige PR-planning voor weken, maanden of het hele jaar. Met de eenvoudige drag-and-drop-functie kunt u productlanceringen, persberichten, media-outreach en evenementencampagnes visueel in kaart brengen.
Wat maakt het nog beter? Deze AI-aangedreven tool tilt planning naar een hoger niveau door:
- Automatisch blokkeren van focus tijd voor taken zoals schrijven, beoordelen of voorbereiding van media. Als u bijvoorbeeld vrijdag een release heeft, kunt u op dinsdag en woensdag blokken van 2 uur voor schrijven aanmaken
- Deadlines opnieuw plannen wanneer prioriteiten verschuiven. Als uw productteam de lancering van een functie met een week uitstelt, worden alle gerelateerde PR-taken (zoals het beoordelen van persberichten, media-outreach en sociale planning) automatisch verschoven zonder dat u handmatig tijdlijnen hoeft te verslepen
- Verander discussiepunten uit vergaderingen, zoals 'perslijst voor evenement afronden voor 5 maart' of 'rapportage tweede kwartaal presenteren aan financiële afdelingen', in geplande taken, zodat uw kalender (en uw team) gesynchroniseerd blijven
- Beheer terugkerende PR-taken zoals 'Maandelijks mediarapport', 'Wekelijkse berichtgeving' of 'Tweewekelijkse pitch-follow-ups' met gemak.
- Kalenders stapelen door verschillende schema's over elkaar te leggen (bijv. productlanceringskalender, marketingcampagnekalender, PR-kalender) om conflicten op te sporen of synergiemogelijkheden te identificeren.
Het beste deel? ClickUp-kalender werkt samen met ClickUp Brain om u tijd te besparen. Dit betekent dat u niet meer hoeft te zoeken in taken, chats of documenten om te vinden wat u vervolgens moet doen. Vraag gewoon: "Wat is mijn hoogste prioriteit vandaag?" of "Wanneer is de evaluatie van het persbericht?" en het antwoord verschijnt direct.
📮ClickUp Insight: 18% van de respondenten van onze enquête wil AI gebruiken om hun leven te organiseren met kalenders, taken en herinneringen. Nog eens 15% wil dat AI routinetaken en administratief werk afhandelt.
Om dit te doen, moet een AI in staat zijn om: de prioriteitsniveaus voor elke taak in een werkstroom te begrijpen, de nodige stappen uit te voeren om taken aan te maken of aan te passen, en geautomatiseerde werkstromen in te stellen.
De meeste tools hebben één of twee van deze stappen uitgewerkt. ClickUp heeft gebruikers echter geholpen om meer dan 5 apps te consolideren met behulp van ons platform! Ervaar AI-aangedreven planning, waarbij taken en vergaderingen eenvoudig kunnen worden toegewezen aan open slots in uw kalender op basis van prioriteitsniveaus. U kunt ook aangepaste automatiseringsregels instellen via ClickUp Brain om routinetaken af te handelen. Zeg vaarwel tegen druk werk!
Lees meer: Beste kalender-apps (gratis en betaald)
2. Brainstorm met whiteboards
ClickUp Whiteboards bieden een visuele ruimte voor uw team om campagne-ideeën, bewustwordingsdagen, productaankondigingen en media-opportuniteiten in kaart te brengen, allemaal op één plek.
U kunt contentblokken rangschikken op maand, kanaal (media, blog, social media) of type (gebeurtenis, product, thought leadership). Nog beter: u kunt vormen, labels of kleurcodes gebruiken om momenten met een grote impact te prioriteren.
- Cluster campagnes op thema, zoals productgericht, zichtbaarheid van leidinggevenden of merkopbouw, om hiaten in de berichtgeving te identificeren
- Sleep content-blokken naar de tijdlijn om seizoensgebondenheid te visualiseren en te voorkomen dat meerdere campagnes in hetzelfde venster terechtkomen
- Koppel taken of documenten rechtstreeks vanuit het whiteboard, zodat uw team zonder van tool te wisselen van brainstormen naar uitvoering kan gaan
- Nodig medewerkers uit verschillende afdelingen (marketing, leidinggevenden, product) uit om vroeg in het proces mee te denken en prioriteiten af te stemmen voordat de tijdlijnen worden vastgelegd
- Ontwikkel media pitching maps: Breng verschillende invalshoeken voor verhalen visueel in kaart en bepaal voor elk daarvan de target journalisten of outlets.
- Stel crisiscommunicatieplannen op: Gebruik de flexibele ruimte om te brainstormen over mogelijke crisisscenario's en breng de werkstromen en verantwoordelijkheden in kaart.
- Breng stakeholders in kaart: Visualiseer de sleutelrol van interne en externe stakeholders voor een campagne en stel een communicatieplan op maat op.
Leg media-inzichten direct vast
Laat ClickUp AI Notetaker elk detail vastleggen tijdens media-interviews en vergaderingen van het PR-team. Het transcribeert automatisch gesprekken, markeert belangrijke actiepunten en maakt follow-up-taken aan op basis van uw discussies.
Wanneer die journalist een specifieke invalshoek vermeldt waarin hij geïnteresseerd is of wanneer uw team een actuele hook bedenkt, raakt u die inzichten nooit meer kwijt: ze worden allemaal opgeslagen, georganiseerd en zijn klaar om in uw PR-kalender te worden opgenomen.
3. Bewaar onderzoek en contentideeën in documenten
Zodra je campagne-ideeën zijn gevisualiseerd, is de volgende stap die chaos om te zetten in structuur. En hoe kun je dat beter doen dan met ClickUp Documenten?
Maak een document voor elke maand, campagne of thema, zoals 'Productlancering Q2' of 'Bewustmakingscampagne oktober'. Daarin kunt u conceptberichten, persberichten, relevante nieuwsartikelen, media-targets, seizoensgebonden hooks en resultaten van eerdere campagnes opslaan.
Stel een centraal PR-handboek op: Gebruik Documenten om een levende opslagplaats te creëren en bij te houden voor merkboodschappen, sleutelpunten, standaardteksten en protocollen voor crisiscommunicatie, zodat het hele team consistent te werk gaat.
Ontwikkel rapporten voor analyse na campagnes: Structureer gedetailleerde campagnerapporten in Documenten, voeg grafieken in, koppel naar dashboards of voeg prestatiegegevens toe om PR-resultaten effectief te delen.
Profiteer van de versiegeschiedenis: Houd alle wijzigingen bij die zijn aangebracht in persberichten, berichten of strategiedocumenten, zodat u indien nodig kunt terugkeren naar eerdere versies.
Gebruik relationele koppelingen: Koppel documenten rechtstreeks aan specifieke taken, campagnes, lijsten of gebeurtenissen in de kalender. Koppel bijvoorbeeld het document 'Q3 Event Press Release' aan de campagnetaak 'Q3 Industry Event' voor directe contextuele toegang.
💡 Pro-tip: Gebruik ClickUp Brain om ruwe aantekeningen om te zetten in gepolijste PR-content.
Je kunt het vragen om een kort campagneoverzicht te schrijven voor je productlancering in het tweede kwartaal op basis van aantekeningen en berichten die zijn opgeslagen in je document. Of plak een artikel of trendrapport en vraag Brain om verhaalhoeken of ideeën voor koppen voor te stellen die zijn afgestemd op je merk.
4. Stel PR-doelen vast en bereik ze met ClickUp Goals
Toon de echte impact van uw PR-inspanningen. Met ClickUp Goals kunt u:
- Definieer duidelijke doelstellingen: Stel specifieke, meetbare targets voor uw campagnes, zoals '20+ mediaplaatsingen behalen voor de lancering in het derde kwartaal' of 'Positieve vermeldingen van het merk met 15% verhogen'
- Verdeel in targets: Verdeel uw hoofddoelen in kleinere, haalbare 'targets' die numeriek, financieel of zelfs taakgericht kunnen zijn (bijv. '5 interviews regelen', '3 artikelen met naam publiceren')
- Voortgang visueel bijhouden: Monitor in realtime hoe uw inspanningen bijdragen aan de algemene doelstellingen, zodat u eenvoudig rapportages kunt maken over het rendement van PR en het team gemotiveerd blijft
- Link naar werk: Koppel doelen en targets rechtstreeks aan de taken en lijsten waar het werk plaatsvindt, zodat dagelijkse activiteiten en strategische resultaten op elkaar zijn afgestemd
5. Stroomlijn werkstromen met ClickUp Automatisering
Met ClickUp Automations kunt u elke stap van uw PR-werkstroom met elkaar verbinden. Hier zijn een paar voorbeelden van hoe u uw PR-kalender kunt automatiseren voor de beste resultaten van uw campagne:
| Trigger | Automatisering actie |
| Er wordt een nieuwe campagne taak aangemaakt (bijvoorbeeld 'Productlancering') | Wijs taken automatisch toe aan relevante afdelingen en teams |
| De status van de taak verandert in 'Goedgekeurd' | Maak een vervolgtaak met de naam 'Verdelen naar media' en wijs deze toe aan de PR-manager |
| Deadline voor taak is bijgewerkt | Verplaats automatisch de deadlines van alle gerelateerde subtaak |
| Een subtaak (bijv. 'Concept blogpost') is gemarkeerd als voltooid | Plaats een reactie zoals 'Content klaar – ga verder met het visuele ontwerp' |
| Terugkerende taak (bijv. maandelijkse PR-overzicht) is aangemaakt | Wijs automatisch taken toe aan PR-leads en stel subtaak met deadlines in voor schrijven, bewerking en revisie |
6. Verbind uw ecosysteem met ClickUp-integraties
ClickUp combineert veel tools, maar werkt ook goed samen met andere tools. Verbeter uw PR-activiteiten door ClickUp te integreren met:
- Tools voor mediabewaking (bijv. Meltwater, Brandwatch via Zapier/API): Automatiseer het aanmaken van taken in ClickUp wanneer nieuwe relevante vermeldingen of meldingen in de media worden geïdentificeerd
- Bronverzoeksdiensten (bijv. HARO, Qwoted, SourceBottle): Stroomlijn uw zoektocht naar media-opportuniteiten. Door dagelijkse overzichten van diensten zoals HARO door te sturen naar een speciaal ClickUp-e-mailadres (met behulp van E-mail in ClickUp of een tool zoals Zapier), kunt u automatisch taken aanmaken voor elke query. Verfijn dit verder door automatiseringstools te gebruiken om e-mails te parseren op trefwoorden die relevant zijn voor uw clients of branche, en deze vervolgens toe te wijzen aan het juiste teamlid voor pitching
- Tools voor socialemediabeheer (bijv. Hootsuite, Buffer): Coördineer de verspreiding van PR-successen via sociale media door taken te koppelen en updates te delen
- Cloud-opslagruimte (Google Drive, Dropbox, OneDrive): Voeg eenvoudig mediakits, afbeeldingen, video's en andere essentiële PR-middelen toe die zijn opgeslagen in uw favoriete cloudoplossing, en open ze in een handomdraai
De enige bron van informatie voor uw PR-team!
Breng merkrichtlijnen, crisisplannen, campagne-ervaringen en media-inzichten samen. Vind, pas en ontwikkel verhalen direct en op strategische wijze met ClickUp Knowledge Management.
Zet slimmere PR in: alle kennis, briljant georganiseerd, in één ruimte.
7. Bespaar tijd met sjablonen voor PR-kalenders
Als dit allemaal geweldig klinkt, maar u niet zeker weet waar u moet beginnen met uw PR-planning, heeft ClickUp kant-en-klare sjablonen voor persberichten die u een kant-en-klare structuur bieden om aankondigingen gemakkelijk te plannen, op te stellen en te verspreiden. U kunt ook sjablonen voor PR-schema's gebruiken om campagnes, deadlines en media-outreach in kaart te brengen, allemaal in één overzichtelijke tijdlijn.
De ClickUp-sjabloon voor PR-campagnes is ontworpen om het snelle, cross-functionele karakter van PR-werk te ondersteunen. Het helpt u bij het plannen van campagnes, het lanceren ervan en het bijhouden van de prestaties, allemaal binnen één aanpasbare werkruimte.
De sjabloon biedt:
- Aangepaste statussen zoals 'Concept', 'Klaar voor beoordeling' en 'Gepubliceerd' om de fasen van PR-campagnes bij te houden
- Weergaven afgestemd op PR-behoeften, zoals lijstweergave voor het beheren van content-werkstromen, bordweergave voor brainstormen en kalender- of Gantt-weergave voor het in kaart brengen van tijdlijnen en het voorkomen van overlappende campagnes
- Aangepaste velden om campagnes te organiseren op basis van belangrijke PR-criteria, zoals verdeling (persbericht, sociale media, nieuwsbrief), type medialijst (technologie, lifestyle, regionaal) of prioriteit van de campagne (hoge zichtbaarheid versus naamsbekendheid)
💡 Pro-tip: Maak aangepaste PR-dashboards waarop u in één oogopslag campagnecijfers, mediaplaatsingen en aankomende deadlines kunt zien. Monitor KPI's, houd de betrokkenheid van journalisten bij en deel de voortgang met belanghebbenden via gerichte, datagestuurde weergaven die rapportagewerk overbodig maken.
Maar als u meerdere campagnes tegelijk beheert en een beter overzicht nodig hebt om alles van begin tot eind te organiseren, kunt u beter een sjabloon voor PR-planning gebruiken.
De sjabloon voor PR-planning van ClickUp is uw alles-in-één commandocentrum voor het uitvoeren van slimme, gestroomlijnde PR-campagnes. Met deze sjabloon kunt u duidelijke doelen voor elke campagne instellen, taken en tijdlijnen organiseren en zonder verwarring samenwerken met teamgenoten en belanghebbenden.
Bovendien krijgt u 14 verschillende weergaven om uw PR-abonnement vanuit elke mogelijke hoek te bekijken:
- Nieuwe lijstweergave: bekijk alle nieuwe, niet-toegewezen PR-taken om te beginnen met het plannen van uw campagne
- Lijstweergave 'In uitvoering': bekijk snel waar momenteel aan wordt gewerkt en door wie
- Voor lijstweergave publicaties: houd taken bij die klaar of bijna klaar zijn om live te gaan
- Bordweergave: verplaats taken visueel tussen fasen, zoals 'Concept' en 'Gepubliceerd'
- Chatweergave: bespreek taken en updates of brainstorm direct met uw team
Uitdagingen bij het beheer van een PR-kalender overwinnen
Zelfs de beste PR-kalender kan ontsporen. Hier is een korte handleiding met veelvoorkomende valkuilen en hoe u deze kunt vermijden.
1. Overbelasting van de kalender (en het team)
Het is gemakkelijk om overijverig te worden en uw kalender vol te proppen met ambitieuze PR-activiteiten. Een overvolle kalender kan echter leiden tot burn-out en slordige uitvoering.
Om dit te voorkomen:
✅ Wees realistisch over hoeveel uw team aankan zonder uitgeput te raken. Let ook op rode vlaggen zoals veel overuren of overgeslagen planningssessies
✅ Stel keiharde prioriteiten. Concentreer u op campagnes die u moet winnen en stel campagnes met weinig impact uit of schrap ze
✅ Pas uw kalender aan op basis van de bandbreedte van uw team en realtime wijzigingen
💡 Pro-tip: Met de werklastweergave van ClickUp kunt u zien wie overbelast is en wie capaciteit heeft, zodat u de eigendom van persberichten of de voorbereiding van gebeurtenissen eerlijk kunt toewijzen zonder het team uit te putten.
2. Onvoldoende flexibiliteit
Je kalender als in steen gebeiteld beschouwen, kan averechts werken. In PR kan onverwacht nieuws je content irrelevant maken als je je niet snel aanpast.
Om dit te voorkomen:
✅ Houd bufferruimte vrij voor onverwachte kansen of breaking news
✅ Houd back-up content klaar voor het geval er iets misgaat (bijvoorbeeld een blogpost als een gebeurtenis wordt geannuleerd)
✅ Bekijk uw kalender regelmatig – wekelijkse check-ins werken goed om aanpassingen te maken op basis van nieuwe ontwikkelingen
3. De kalender up-to-date houden
Sommige teams maken een geweldige jaarlijkse PR-kalender, maar houden deze niet bij. Gemiste check-ins en verouderde informatie maken de kalender onbetrouwbaar en al snel gebruikt niemand hem meer.
Om dit te voorkomen:
✅ Wijs een eigenaar van de kalender aan (meestal de PR-manager) om deze bij te werken en input van het team te verzamelen
✅ Stel een wekelijkse routine in om aankomende items te bekijken, voltooide taken te markeren en indien nodig opnieuw in te plannen
✅ Train iedereen om hun taken, statuswijzigingen, datumverschuivingen enz. bij te werken.
💡 Pro-tip: Automatiseer repetitieve PR-taken zoals het versturen van herinneringen, het bijwerken van de status van campagnes of het informeren van teamleden wanneer een persbericht klaar is voor beoordeling.
Maak een PR-kalender die echt werkt met ClickUp
Het opstellen en beheren van een PR-kalender klinkt misschien als veel werk, maar het loont de moeite. Met een duidelijk stappenplan blijft uw team op één lijn, worden deadlines gehaald en bereiken uw verhalen altijd het juiste publiek.
En met ClickUp wordt het hele proces eenvoudiger, sneller en meer collaboratief. Van visuele brainstormsessies met Whiteboards tot het organiseren van contentideeën in documenten, het plannen van campagnes met een AI-aangedreven kalender en het automatiseren van repetitieve taken: ClickUp brengt elk onderdeel van uw PR-werkstroom samen in één krachtig platform.
Klaar om uw PR-kalender te stroomlijnen?
Meld u vandaag nog aan voor ClickUp! 🙌