De bedrijfsprocessen die werkten toen u minder teamleden had of voordat u de huidige schaal bereikte, zijn nu mogelijk verouderd, inefficiënt en ineffectief.
Business Process Management (BPM) helpt u uw huidige processen te analyseren en optimaliseren door middel van beproefde methoden voor procesverbetering. Dit kan betekenen dat bedrijfsprocessen worden verbeterd door bijvoorbeeld repetitief werk te automatiseren, knelpunten weg te nemen, inefficiënte processen te herzien of doelen rond bedrijfsresultaten opnieuw te definiëren.
Laten we eens kijken naar enkele voorbeelden van business process management en best practices die de efficiëntie verbeteren, kosten besparen en helpen bij digitale transformatie.
Wat is Business Process Management?
Business Process Management, of BPM, is een aanpak waarbij organisaties hun bedrijfsprocessen evalueren, modelleren en herontwerpen om maximale efficiëntie en omzetgroei te realiseren
Een bedrijfsproces is een reeks taken of activiteiten die uw bedrijf uitvoert door mensen, systemen en informatie te coördineren om bedrijfsresultaten te behalen die uw bedrijfsstrategie ondersteunen of specifieke doelen bereiken.
BPM stemt IT-investeringen af op de bedrijfsstrategie en helpt bij het standaardiseren van activiteiten, het verbeteren van de flexibiliteit, het verhogen van de efficiëntie van de werkstroom en het verbeteren van de naleving.
Waarin verschilt business process management van bedrijfsprocessen?
Een bedrijfsproces omvat de verschillende taken, activiteiten en werkstromen waarmee organisaties hun doelen kunnen bereiken. Het stuurt de dagelijkse activiteiten van een bedrijf aan, waaronder klantenservice, productie, inkoop, financieel beheer, enz.
Business Process Management optimaliseert deze bedrijfsprocessen om ze efficiënter te maken. Het helpt bij het beheren van zowel de strategische als de operationele kant van uw bedrijfsprocessen.
Business Process Management in detail
Waarin verschilt business process management van project- en taakmanagement?
Taakbeheer richt zich op het organiseren, toewijzen, prioriteren en bijhouden van taken en activiteiten om ervoor te zorgen dat ze op tijd worden voltooid. U controleert de dagelijkse taken die bijdragen aan grotere projecten of processen.
Projectmanagement houdt toezicht op alle activiteiten in een project, van begin tot eind. Dit omvat het definiëren van de projectomvang, het toewijzen van taken, het opstellen van planningen, het bijhouden van de voortgang en het toewijzen van middelen.
Lees meer: Projectmanagement versus taakbeheer
BPM optimaliseert verschillende bedrijfsprocessen en activiteiten om organisaties te helpen grotere doelstellingen te bereiken, zoals klantrelatiebeheer, inkoop, onboarding van medewerkers, supply chain management en orderafhandeling.
| Overzicht | Taakbeheer | Projectmanagement | Business Process Management BPM |
| Wat is het | Omvat het voltooien van op zichzelf staande en individuele taken | Omvat gebeurtenissen met een start- en einddatum | Houdt zich bezig met lopende strategieën en bestaande processen |
| Focus op | De werklast van uw team beheren | Houdt toezicht op afzonderlijke gebeurtenissen wanneer dat nodig is | Maximaliseert de efficiëntie van dagelijkse bedrijfsprocessen |
| Doel | Team management | Transparantie | Efficiëntie |
Voordelen van business process management:
- Verhoogde efficiëntie: Procesoptimalisatie minimaliseert operationele kosten, verbetert de productiviteit van medewerkers en elimineert redundantie, waardoor tijd en moeite worden bespaard
- Betere besluitvorming: Business process management software geeft belanghebbenden waardevolle inzichten in de operationele efficiëntie van bepaalde bedrijfsprocessen. Het helpt hen bedrijfsbrede processen te optimaliseren door middel van business process reengineering met analytics en rapportage, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen
- Verhoogde flexibiliteit: een aanpasbaar en schaalbaar proces kan bestand zijn tegen veranderende marketingvoorwaarden, wisselende klanteneisen en concurrentie
- Betere klantervaring: Lever consistent waarde aan klanten door de prestaties van processen te verbeteren en werkstromen voor alle afdelingen te automatiseren
- Betere naleving: Voer regelmatig procesaudits uit om te controleren of de regelgeving wordt nageleefd. Door bedrijfsprocessen af te stemmen op nalevingsnormen binnen de sector en intern beleid, kunt u risico's beperken, de veiligheid waarborgen en boetes voorkomen
- Lagere kosten: Een tool voor bedrijfsprocesbeheer helpt u repetitieve taken te automatiseren en processen te identificeren die kunnen worden verbeterd, waardoor verspilling wordt verminderd en bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd om arbeidskosten en materiaalkosten te besparen
Soorten bedrijfsprocesbeheer
1. Mensgericht BPM
Mensgericht BPM draait om menselijke betrokkenheid, meestal voor taken die goedkeuring vereisen.
Een voorbeeld hiervan is het controleren van gegevens en het opstellen van documenten zoals rapporten, voorstellen en leveranciersovereenkomsten.
U kunt BPM gebruiken om ondersteunende functies te automatiseren, zoals het toewijzen van taken en notificaties aan belanghebbenden.
2. Integratiegericht BPM
Dit type bedrijfsprocesbeheer vereist niet veel menselijke tussenkomst voor continue verbetering.
Integratiegerichte bedrijfsprocessen zijn afhankelijk van API's en systemen die gegevens integreren tussen verschillende applicaties, zoals klantrelatiebeheer (CRM) of projectmanagement.
3. Documentgericht BPM
Dit type BPM richt zich op specifieke documenten, zoals voorstellen of contracten.
Het centraliseert en standaardiseert alle processen, van het aanmaken van documenten tot goedkeuring en archivering.
Wanneer een bedrijf bijvoorbeeld een product koopt, moet het contract verschillende afdelingen doorlopen en verschillende goedkeuringsrondes doorlopen voordat er een overeenkomst tussen de client en de leverancier tot stand komt.
Tien voorbeelden van Business Process Management
Laten we eens kijken naar enkele herkenbare voorbeelden van business process management voordat u ze in de praktijk brengt.
1. Onboarding van klanten
Hier leest u hoe u de BPM-levenscyclus kunt implementeren om werkstromen in het onboardingproces van klanten te stroomlijnen.
Voorbeeld: Een bank wil het onboardingproces van klanten optimaliseren om de efficiëntie te verhogen, fouten te minimaliseren en de algehele klantervaring te verbeteren.
Begin met het opstellen van een proceskaart van de verschillende stappen die bij onboarding komen kijken. Dit omvat het aanvragen van een account, verificatie van identiteit en installatie van het account.
Bedenk vervolgens welke processen u kunt automatiseren met behulp van BPM-technologieën.
Instance, online account aanvragen kunnen worden geïntegreerd met bank CRM-systemen om klantinformatie vast te leggen en het proces van verificatie van de identiteit automatisch te starten.
Een gecentraliseerd systeem voor bedrijfsprocesbeheer kan klantdocumenten digitaal opslaan, waardoor ze gemakkelijk toegankelijk zijn en het papierwerk wordt verminderd. BPM standaardiseert deze processen en zorgt voor een soepele overdracht tussen de verschillende afdelingen die bij het onboardingproces betrokken zijn.
Resultaat: Snellere onboarding van klanten die ook voldoet aan de vereiste regelgeving.
Lees meer: Hier zijn onze 10 favoriete sjablonen voor werkstromen voor vrijwel elk team en proces
2. Onboarding van nieuwe medewerkers
Onboarding van medewerkers BPM helpt u bij het efficiënt inwerken van nieuwe medewerkers. BPM stroomlijnt alles, van papierwerk tot integratie in uw organisatie.
Stel triggers in en wijs taken toe met behulp van tools voor automatisering van werkstromen of een BPM-platform om een soepele overdracht tussen afdelingen te garanderen.
Instance, zodra HR de voltooide formulieren en documenten van een werknemer ontvangt, wijst het systeem automatisch taken toe aan de IT-afdeling om te helpen bij het instellen van de computer en de systeemtoegang van de werknemer.
Resultaat: Snellere onboarding met minimale handmatige inspanningen, waardoor de HR-processen voor onboarding worden verbeterd.
3. Compliancebeheer
U kunt compliancegerelateerde processen binnen uw hele organisatie standaardiseren om te zorgen dat iedereen zich aan de regels van de branche en het interne beleid houdt.
Tools voor procesautomatisering helpen u bij het in kaart brengen van compliance-activiteiten en het automatiseren van compliancecontroles, goedkeuringswerkstromen en gegevensvalidatie.
Voorbeeld: Een farmaceutisch bedrijf moet voldoen aan de regelgeving van de gezondheidszorg en de overheid met betrekking tot de productie en verdeling van geneesmiddelen.
In dit geval triggert de BPM-software onmiddellijk een evaluatieproces om de huidige complianceprocessen van het bedrijf te beoordelen wanneer er een nieuwe regelgeving wordt gepubliceerd. Het systeem wijst automatisch verschillende taken toe aan de relevante afdelingen die betrokken zijn bij het compliance managementproces.
Zodra de evaluatie is voltooid, worden de bevindingen samengevat in een rapport en wordt een werkstroom gecreëerd om de nodige wijzigingen door te voeren en deze te controleren en goed te keuren.
Zo krijgt u een volledig overzicht van uw complianceprocessen en weet u zeker dat elke stap wordt gevolgd. Het systeem stuurt waarschuwingen wanneer een taak te laat is of wanneer er een compliancekloof is. Het houdt ook een audittrail bij om alle compliancegerelateerde taken en activiteiten bij te houden.
Resultaat: Uw bedrijf blijft compliant, met minder inspanning.
Lees meer: 10 beste softwareprogramma's voor het documenteren van bedrijfsprocessen
4. Productlevenscyclusbeheer
Business Process Management helpt u om alles systematisch te beheren, van concept tot ontwerp tot ontwikkeling en verdeling van een product.
Voorbeeld: Een softwarebedrijf ontwikkelt nieuwe CRM-software voor kleine en middelgrote bedrijven.
Implementeer BPM om het verzamelen en beheren van belangrijke informatie, zoals gebruikersvereisten en productspecificaties, te stroomlijnen. Hierdoor hebben productmanagers en ontwikkelaars tijdens de productontwikkeling eenvoudig toegang tot cruciale informatie.
BPM-tools kunnen u ook helpen bij het coördineren van het implementatieproces en het beheren van de communicatie met klanten en het ondersteunen van ticketing.
Resultaat: Verkort de time-to-market voor software releases en zorgt ervoor dat het product beter is afgestemd op de behoeften en verwachtingen van de klant.
5. Projectmanagement
BPM kan worden gebruikt om processen te stroomlijnen, van het begin tot het einde van een project.
Voorbeeld: Een marketingbureau dat BPM heeft geïmplementeerd voor beter projectmanagement.
BPM kan helpen bij het standaardiseren van campagneplanning en klantcommunicatie, het automatiseren van taaktoewijzingen, het beheren van gegevens met relevante documentatie en het effectief toewijzen van middelen. Het kan belanghebbenden ook een 360-gradenweergave geven van de voortgang van verschillende activiteiten voor het lanceren van campagnes.
Resultaat: Geoptimaliseerde project werkstromen, verbeterde samenwerking en verbeterde kwaliteit van project resultaten.
6. Contractbeheer
Procesautomatisering in contractbeheer stelt teams in staat om contracten sneller op te stellen en te beheren,
Voorbeeld: Een advocatenkantoor gebruikt automatisering van bedrijfsprocessen om contracten op te stellen en te beheren. Deze contracten worden vervolgens door een goedkeuringswerkstroom met meerdere goedkeurders geleid. Wanneer een goedkeurder een document ondertekent, wordt het automatisch naar de aangewezen goedkeurder in de volgende fase gestuurd, totdat het door alle relevante belanghebbenden is goedgekeurd.
Aangezien contracten een bepaalde looptijd hebben, kunt u automatische herinneringen instellen om verlengingsnotificaties te versturen naar iedereen die bij het contract betrokken is.
Resultaat: Snellere verwerking en verlenging van contracten.
7. Risicobeheer
Een van de beste voorbeelden van business process management is BPM, dat risicobeoordelingsprocessen evalueert.
Voorbeeld: Een financiële instelling implementeert software voor procesautomatisering om risico's in verband met kredietverstrekking te beheren.
Het systeem stroomlijnt het goedkeuringsproces voor leningen door klantgegevens, kredietwaardigheid en eerdere financiële gegevens te analyseren om te bepalen of de kredietnemer een kredietrisico vormt. Als uit de analyse blijkt dat de klant een hoog risico vormt, wordt de aanvraag doorgestuurd naar een ander team voor verdere beoordeling.
Toepassingen met een laag risico worden onmiddellijk en zonder vertraging verwerkt. Dit helpt de financiële instelling om leningen te verstrekken zonder haar activa in gevaar te brengen.
Resultaat: Vermindert fouten en helpt bij het beperken van risico's.
8. Acquisitie en inkoop
Business process management bij acquisitie en inkoop stroomlijnt de selectie van leveranciers, de levering van goederen en de verwerking van facturen.
Voorbeeld: Business Process Management helpt een productiebedrijf bij het automatiseren van het aanmaken van inkoopaanvragen.
Wanneer de voorraad van een bepaald product een vooraf gedefinieerde drempel bereikt, triggert de BPM-software onmiddellijk een aankoopverzoek. Het verzoek doorloopt een goedkeuringswerkstroom en wordt geëvalueerd op basis van het budget, de beschikbaarheid van het item en de kwalificatiefactoren van de leverancier.
Zodra de aanvraag definitief is goedgekeurd, wordt een inkooporder aangemaakt en elektronisch naar de leverancier verzonden. Het BPM-systeem houdt vervolgens de status van de inkooporder bij en beheert de communicatie totdat het betreffende product weer op voorraad is.
Resultaat: Naleving van de regels en een efficiënt inkoopproces.
9. Leveranciersbeheer
U kunt processen creëren om het onboarden van leveranciers en contractbeheer te automatiseren.
Voorbeeld: Een fabrikant van auto-onderdelen wil het leveranciersbeheer verbeteren.
Er is machine learning BPM-technologie nodig om leveranciersinformatie te verzamelen en te evalueren. Het algoritme beoordeelt elke leverancier op basis van factoren zoals naleving, kwalificaties en prestatiegeschiedenis.
Deze beoordelingen worden vervolgens samengevat in rapporten en naar de relevante stakeholders gestuurd, die kunnen beslissen met welke leverancier ze verder willen gaan.
Zodra de leverancier is gekozen, kunnen BPM-systemen ook worden gebruikt om contracten, verlengingen en naleving te beheren. Op deze manier kunt u handmatige taken zoals leveranciersselectie automatiseren en zichtbaarheid krijgen in de status van leveranciersrelaties, contracten, naleving en betalingen.
Resultaat: Verbeterde relaties met leveranciers.
10. Logistiek
Business Process Management in de logistiek kan het magazijnbeheer en transport optimaliseren.
Voorbeeld: Een wereldwijd transportbedrijf gebruikt BPM-tools om de efficiëntie van zijn logistieke activiteiten te verbeteren.
Wanneer een klant een bestelling plaatst, triggert het BPM-systeem onmiddellijk een verzendverzoek. Het verzoek wordt vervolgens toegewezen aan de meest geschikte vervoerder op basis van factoren zoals tijdlijnen, verzendroutes, kosten en beschikbaarheid van voertuigen.
Wanneer de bestelling onderweg is, houdt het systeem de locatie van de zending bij en stuurt het statusupdates naar de klant, zodat deze weet waar zijn bestelling zich bevindt en wanneer deze naar verwachting zal worden geleverd.
Als er zich problemen voordoen, ontvangt de vervoerder onmiddellijk een notificatie, zodat hij direct corrigerende maatregelen kan nemen.
Resultaat: Verbeterde levertijden en verhoogde klanttevredenheid.
Business Process Management Best Practices
De projectmanagementsoftware van ClickUp heeft veel veelzijdige functies waarmee u uw werkstromen kunt creëren en een bedrijfsprocesbeheersysteem kunt bouwen dat voor u werkt.
Laten we eens kijken naar enkele voorbeelden van bedrijfsprocesbeheer met ClickUp. Het platform kan u helpen uw BPM te verbeteren met geautomatiseerde werkstromen, teamsamenwerking, realtime rapportage, sjablonen voor het in kaart brengen van processen, een ingebouwde AI-assistent en formulieren voor het verzamelen van feedback.
1. Ontwerpen
De beste manier om een BPM-strategie voor uw organisatie te ontwerpen, hangt af van uw processen en de strategische doelen van uw organisatie.
Een SWOT-analyse helpt u te begrijpen wat er in de bestaande bedrijfsprocessen moet veranderen, potentiële knelpunten te identificeren en de nieuwe procesverbeteringen te bepalen die nodig zijn.
Vraag ook input van belanghebbenden over de dagelijkse activiteiten en de nieuwe bedrijfsprocessen die u wilt implementeren.
De samenwerkingsmogelijkheden van Documenten, waaronder realtime bewerking, opmerkingen toevoegen en taken toewijzen, en uitgebreide opmaak, maken het voor belanghebbenden en uw teamleden eenvoudig om deel te nemen aan de discussie over bedrijfsprocesbeheer.
U kunt documenten gebruiken om SOP's te maken, een centrale opslagplaats voor alle procesgerelateerde informatie voor huidige en toekomstige werknemers.
2. Modellering
Gebruik proceskaarten in de modelleerfase om de voorgestelde bedrijfsprocessen te visualiseren, inclusief een overzicht van de verschillende taken, activiteiten, werkstromen en gebeurtenissen die bijdragen aan het proces waaraan u werkt.
Maak procesmodellen met behulp van een BPM-tool of werkstroombeheersoftware om de werkstroom van activiteiten, beslissingspunten en afhankelijkheden te analyseren. Dit maakt complexe processen en stappen in procesautomatisering opsplitsbaar, waardoor waarde wordt toegevoegd en inefficiënte activiteiten worden verwijderd.
Hier helpt het sjabloon voor procesmapping van ClickUp u bij het evalueren van de processen die verbetering behoeven, het verzamelen van inzichten in de knelpunten en het visualiseren van processen van begin tot eind.
De sjabloon biedt alle tools die u nodig hebt om:
- Evalueer hoe processen kunnen worden verbeterd
- Verzamel inzichten in knelpunten of zwakke punten in uw systeem
- Visualiseer processen snel en eenvoudig van begin tot eind
Business-analisten en projectmanagers maken graag gebruik van dit sjabloon omdat het complexe processen vereenvoudigt tot overzichtelijke diagrammen en de relaties tussen verschillende stappen in een proces weergeeft.
3. Uitvoeren
Deze fase is gericht op automatisering om repetitieve taken en handmatige fouten te verminderen.
ClickUp Automations ondersteunt bedrijfsprocesbeheer door het aanmaken, toewijzen en bijwerken van de status van taken te automatiseren. Het kan automatisch de status van taken wijzigen terwijl ze door de verschillende fasen van uw BPM-werkstroom gaan.
U kunt de automatisering zo configureren dat de status van een taak wordt bijgewerkt van 'In uitvoering' naar 'Voltooid' wanneer alle vereiste acties zijn voltooid.
De integraties van ClickUp met meer dan 1000 applicaties zorgen voor een foutloze werkstroom tussen de BPM-software en uw tech stack.
4. Monitoring
Het regelmatig monitoren van de prestaties van uw bedrijfsprocessen is belangrijk om knelpunten te identificeren en in realtime corrigerende maatregelen te nemen. Dit kan ervoor zorgen dat processen niet afwijken van de verwachte resultaten.
Om de prestaties van uw bedrijfsprocessen te monitoren, knelpunten te identificeren en corrigerende maatregelen te nemen, hebt u realtime dashboards nodig die de voortgang van verschillende taken visualiseren.
ClickUp Dashboards helpen u daarbij met realtime gegevens over uw bedrijfsprocesmodel en de prestaties ervan. Krijg een gedetailleerd overzicht van uw activiteiten en processen.
Vergeet niet om sleutelcijfers en prestatie-indicatoren te definiëren om de operationele efficiëntie van uw bedrijfsprocesverbeteringen bij te houden. U kunt cijfers bijhouden zoals doorvoer, kosten per proces, NPS en nalevingscijfers om de prestaties van bedrijfsprocessen bij te houden.
5. Optimaliseren
Organiseer regelmatig vergaderingen met belanghebbenden en team leden om iedereen op de hoogte te houden van de status van verschillende processen in de werkstroom. U kunt prestatiegegevens bekijken en feedback van belanghebbenden krijgen om uw BPM-werkstroom te verbeteren. Dit helpt bij het verbeteren van processen.
De weergave Formulier van ClickUp verzamelt feedback van iedereen in een gestandaardiseerd format om u te helpen het bedrijfsproces te optimaliseren, met name voor taken die voortdurend moeten worden verbeterd, zoals klantenservice en productontwikkeling.
Pro tip💡: Gebruik ClickUp Brain om de ontvangen feedback te analyseren en actiepunten te creëren.
Blijf iteratieve wijzigingen aanbrengen in uw BPM op basis van veranderende organisatorische behoeften, feedback van belanghebbenden en klanten, en gegevensanalyse om de effectiviteit ervan te waarborgen.
Business Process Management: toekomstige trends
Low-code of no-code platforms
Of u nu bedrijfsanalist of projectmanager bent, met low-code en no-code tools voor bedrijfsprocesbeheer kunt u procesautomatisering ontwerpen zonder afhankelijk te zijn van uw technische team, ontwikkelingscycli versnellen en sneller reageren op veranderende marktvoorwaarden.
AI en ML
Wanneer kunstmatige intelligentie wordt geïntegreerd in BPM, worden taken zoals het opstellen van documentatie en het creëren van werkstromen geautomatiseerd. Machine learning analyseert grote datasets om inzichten te verkrijgen voor het optimaliseren van bestaande en nieuwe processen.
Klantgerichtheid
Klantgericht BPM stelt de behoeften van de klant centraal en richt zich op het verbeteren van de klantervaring. Processen zoals het in kaart brengen van het klanttraject, klantonderzoeken, het verzamelen van feedback en personalisatie zullen van cruciaal belang blijven voor het implementeren van effectieve bedrijfsprocessen.
Lees ook: Sjablonen voor procesverbetering
Het belang en de implicaties van BPM voor het moderne bedrijf
De hierboven genoemde BPM-voorbeelden laten zien hoe het verder gaat dan het verbeteren van de prestaties van processen en hoe het uw bedrijf wendbaar maakt en beter laat inspelen op marktvoorwaarden en klantverwachtingen.
Waar u ook automatisering van bedrijfsprocessen wilt implementeren – verkoop, leveranciersbeheer, onboarding van klanten of logistiek – het zal een aanzienlijke impact hebben op uw bedrijf, het succes ervan en het concurrentievermogen.
ClickUp is een beginnersvriendelijke software voor bedrijfsprocesbeheer waarmee u snel en eenvoudig complexe bedrijfsprocessen kunt creëren.
Als u nog niet bekend bent met een BPM-platform, raden we u aan u gratis aan te melden bij ClickUp en het uit te proberen.
Veelgestelde vragen (FAQ)
1. Wat zijn voorbeelden van business process management?
Business Process Management omvat verschillende sectoren en afdelingen. Hier zijn enkele populaire voorbeelden van BPM:
BPM kan het onboarden van klanten voor banken stroomlijnen, de verwerking van bestellingen, facturering en voorraadbeheer voor e-commercebedrijven automatiseren en processen automatiseren zoals het vastleggen en valideren van werknemersgegevens tijdens het onboarden van werknemers.