Onboarding-documenten die je moet hebben voor een soepele integratie van nieuwe medewerkers

Het inwerkproces kan het succes van een nieuwe werknemer in zijn rol maken of breken.

In zijn 2023 onderzoek , adviesbureau Korn Ferry onderzocht werknemers die binnen zes tot twaalf maanden hun baan opzegden. Als redenen voor hun beslissing vermeldden de respondenten factoren zoals het gevoel losgekoppeld te zijn van de bedrijfscultuur en een slechte inwerkervaring.

Onboarding-documentatie kan je helpen om vanaf de eerste dag grondig en transparant te zijn met je nieuwe werknemers. Naast de verplichte belastingformulieren en arbeidscontracten zijn er nog veel andere nuttige inwerkdocumenten. Als ze zorgvuldig worden voorbereid en georganiseerd, kunnen ze werknemers helpen om moeiteloos hun weg te vinden in de nieuwe werkomgeving. 🧭

In dit artikel bespreken we de verschillende soorten documenten die je moet opnemen in je inwerkproces, van juridische en fiscale formulieren tot organigrammen, proceshandleidingen en geheimhoudingsovereenkomsten. We introduceren ook een uitgebreid platform voor productiviteit en projectmanagement waarmee het maken en organiseren van onboardingpapieren een fluitje van een cent wordt.

Belang van onboardingdocumenten voor werknemers

Vergelijkbaar met client inwerken onboarding is het proces waarbij een nieuwe medewerker in een organisatie wordt opgenomen. Het helpt de werknemer zich voor te bereiden op zijn baan en laat hem kennismaken met de bedrijfscultuur.

Een vlotte inwerkproces voor werknemers kan motivatie, productiviteit en werktevredenheid stimuleren. Bovendien hebben bedrijven met een goed doordacht inwerkproces meestal een lager personeelsverloop.

Documentatie speelt een cruciale rol in het inwerkproces. Deze wordt meestal opgesteld door een human resources (HR) specialist, manager of de eigenaar van het bedrijf.

Naast het feit dat ze wettelijk verplicht zijn, kunnen onboardingdocumenten de integratie efficiënter maken. Ze helpen de werknemer om het bedrijf en de rol op een snelle en toegankelijke manier te leren kennen en ondersteunen hem tijdens en na het inwerken. 📃

Wettelijke en fiscale onboardingdocumenten

De juridische formulieren moeten de eerste zijn op uw lijst van inwerkdocumenten voor nieuwe werknemers. Voltooi ze binnen een paar dagen na de startdatum van de werknemer om juridische problemen en boetes te voorkomen.

Belastingformulier W-4

De werknemer moet een federaal belastingformulier voltooien dat W-4 formulier heet. Door dit te doen, geven ze hun status op voor het inhouden van belasting en beïnvloeden ze premies zoals Social Security en Medicare.

Het W-4 formulier informeert de Internal Revenue Service (IRS) over hoeveel er moet worden ingehouden op het salaris van de werknemer. Het laat je ook weten hoe je het belaste bedrag moet verdelen. 💵

Controleer het meest recente W-4 formulier voor elke loonstrook om er zeker van te zijn dat het overeenkomt met de keuzes van de werknemer. Je moet de belastingdocumenten van alle werknemers ook ten minste vier jaar bewaren nadat het laatste belastingbedrag is betaald of verschuldigd is (wat later komt).

Staatsbelastingformulier W-4

De meeste staten heffen inkomstenbelasting. In de volgende negen staten moeten uw nieuwe werknemers een bronbelastingverklaring invullen:

1. Alaska
2. Florida
3. Nevada
4. New Hampshire
5. Zuid-Dakota
6. Tennessee
7. Texas
8. Washington
9. Wyoming

I-9 formulier en werk subsidiabiliteit documentatie

Het I-9 formulier bevestigt dat de nieuwe werknemer in aanmerking komt om in de VS te werken, wat afhangt van zijn staatsburgerschap, verblijfplaats, visum en immigratiestatus.

De werknemer moet het formulier voltooien en binnen drie dagen na de startdatum terugsturen.

Daarnaast moeten ze u werkgeschiktheidsdocumenten, geven, zoals:

• Geboorteakte
• Paspoort
• Kaart van inwoner

Controleer het formulier en de documenten om te zien of ze aan alle vereisten voldoen. Je hoeft ze niet in te dienen, maar je moet ze wel in je bestand bewaren voor het geval een immigratieambtenaar erom vraagt.

Bedrijfsspecifieke inwerkdocumenten

Met de volgende documenten kunnen nieuwe werknemers zich vertrouwd maken met het beleid, de cultuur, de mensen, de gebeurtenissen en het merk van het bedrijf.

Werknemershandboek

Een werknemershandboek dient als een encyclopedie van essentiële bedrijfsinformatie. Wees grondig en gebruik duidelijke taal bij het opstellen, maar overstelp de werknemers niet met informatie.

Enkele van de meest voorkomende elementen van het werknemershandboek zijn:

1. Missieverklaring: Een goed werknemershandboek geeft de werknemer een overzicht van het bedrijf, de doelen en waarden
2. Werkgelegenheidsinformatie: Inclusief*werkroosters*beleid voor vrije tijd en overwerk, beleid voor beëindiging en ontslag en andere technische zaken
3. Veiligheidsbeleid: Bespreekt de veiligheidspraktijken en noodprocedures van het bedrijf
4. Risicobeleid: Een werknemershandboek legt uit hoe het bedrijf omgaat met ongevallen op de werkplek, milieurampen en andere incidenten
5. Gedragscode voor de werkplek: Geeft richtlijnen voor gedrag op de werkplek, zoals de kledingvoorschriften of het antidiscriminatie- en anti-intimidatiebeleid
6. Informatie over prestatiebeheer: Bespreekt de criteria die het bedrijf gebruikt om prestaties te evalueren, defunctioneringsgesprek tijdlijn en mogelijke resultaten, zoals promoties en disciplinaire maatregelen

Zodra de werknemer het handboek heeft gelezen, moet hij/zij het formulier ondertekenen. ✍️

Organisatieschema

Een organigram introduceert de structuur van het bedrijf. De grafiek moet de namen van werknemers, hun taken en aan wie ze rapporteren weergeven. Het kan de interne en cross-functionele communicatie vergemakkelijken. Als de nieuwe werknemer een vraag heeft, weet hij aan wie hij deze moet stellen door naar de grafiek te kijken. 👥

Merkrichtlijnen

Elk bedrijf heeft een unieke, consistente manier om zichzelf te vertegenwoordigen. 🖼️

De document met merkrichtlijnen instrueert de nieuwe medewerker over de juiste toepassing van logo's, geaccepteerde lettertypes en kleurenschema's en de schrijftoon die ze moeten gebruiken voor marketingmateriaal of externe communicatie.

Bedrijfskalender

Van cruciale vergaderingen en deadlines tot vakanties en gebeurtenissen voor teambuilding de kalender van het bedrijf geeft de nieuwe werknemer inzicht in de dagelijkse activiteiten. Zo kunnen ze vooruit abonneren en hun persoonlijke agenda synchroniseren met die van het bedrijf. 🗓️

Functie-specifieke inwerkdocumenten

Gebruik het onderstaande inwerkpapierwerk om de werknemer voor te bereiden op zijn nieuwe rol.

Aanbodbrief en arbeidscontract

Bij de laatste sollicitatiegesprek kunt u de positie aan de kandidaat aanbieden, maar u moet dit schriftelijk opvolgen.

De aanbiedingsbrief geeft informatie over de rol van de nieuwe medewerker, zoals de titel van de functie, de startdatum, de verwachtingen, de vergoeding en de secundaire arbeidsvoorwaarden. De werknemer moet de brief zorgvuldig lezen en ondertekenen om de voorwaarden officieel te accepteren. Werknemerscontracten zijn meestal uitgebreider. Ze kunnen informatie bevatten over het werkschema, taken, beleid, vertrouwelijkheid en beëindigingsvoorwaarden. Ze lijken op werknemershandboeken, maar zijn beknopter en specifieker voor de rol van de werknemer.

Proceshandleidingen

Een ander belangrijk item op de checklist voor het inwerken van uw werknemers is procesdocumentatie .

Afhankelijk van de aard van de rol kunnen proceshandleidingen er uitzien als algemene richtlijnen of gedetailleerd standaard werkprocedures (SOP's) . Dit zijn stap-voor-stap instructies voor het uitvoeren van herhaalde processen en het oplossen van problemen.

Het belang van dergelijke personeelsdocumenten kan niet worden onderschat. Met de juiste procesdocumentatie hebben zowel nieuwe als bestaande werknemers een kennisbank waar ze naar kunnen verwijzen als ze problemen hebben. Het kan de behoefte aan telefoontjes en vergaderingen verminderen, waardoor het werk doelgerichter en efficiënter wordt.

Overweeg voor nieuwe medewerkers om aparte trainingsabonnementen . In deze documenten moet worden uitgelegd wat de werknemer de eerste maanden in zijn nieuwe rol kan verwachten. Ze moeten ook aangeven hoe de taken kunnen verschuiven naarmate de werknemer meer ervaring krijgt en wat de criteria zijn om door te stromen naar hogere rollen. Terwijl de nieuwe werknemer in opleiding is hem ondersteunen door een collega of mentor. 👐

Loonlijst en uitkeringsdocumenten

Bereid deze documenten voor om naadloze verloning mogelijk te maken en transparantie rond de voordelen te bevorderen.

Formulier voor directe storting

Als u de werknemer gaat betalen door geld rechtstreeks op zijn bankrekening te storten, moet hij een formulier voor directe storting invullen. Hiermee verzamel je de informatie die je nodig hebt om betalingen te verwerken, zoals de bankgegevens en voorkeuren van de werknemer. 🏦

Zorg ervoor dat je deze gegevens ruim voor de eerste loonstrook verzamelt, zodat ze op tijd verwerkt kunnen worden.

Overzicht voordelen

Hoewel u vanaf het begin duidelijk moet zijn over de voordelen die het bedrijf biedt, kunt u het beste een document opstellen dat als gemeenschappelijk referentiepunt kan dienen. Neem in dit document informatie op zoals:

• Vrije tijd: Geef in detail de voorwaarden vanhet PTO-beleid van uw bedrijf. Laat de werknemer weten welke vakantiedagen hij/zij vrij heeft, hoeveel betaalde vakantiedagen hij/zij beschikbaar heeft en hoe hij/zij verlof kan aanvragen
• Family and Medical Leave Act (FMLA): Als de FMLA op u van toepassing is, kunnen uw werknemers verlof aanvragen voor medische of familiekwesties. In de inwerkdocumentatie moeten ze weten of ze in aanmerking komen voor verlof en wat de voorwaarden zijn. Je moet ook een dossier van alle aanvragen bijhouden voor het geval het ministerie van Arbeid ernaar vraagt
• Ziektekostenverzekering: Als uw bedrijf een ziektekostenverzekering aanbiedt, moet u de nieuwe werknemer voorzien van documentatie met uitleg over de voorwaarden
• 401(k) en andere pensioenplannen: 401(k) is een pensioenspaarplan dat specifieke belastingvoordelen biedt voor de werknemer en de werkgever. Welk pensioenplan je ook aanbiedt, je moet het beschrijven in de inwerkdocumentatie
• Andere voordelen: Sommige bedrijven bieden extra voordelen, zoals een budget voor technische apparatuur of een fonds voor professionele ontwikkeling. Als dit voor jou van toepassing is, leg het voordeel dan in detail uit en vermeld de exacte bedragen in de inwerkdocumentatie

Diverse formulieren en overeenkomsten

Afhankelijk van het beleid van uw bedrijf kunt u deze aanvullende documenten opnemen in het inwerkproces.

Formulier voor noodgevallen

Het contactformulier voor noodgevallen is onmisbaar in de risicobeheerstrategie van elk bedrijf. Het geeft aan wie u moet bereiken in geval van een incident. Het formulier is vooral belangrijk als het werk van de werknemer mogelijk gevaarlijke activiteiten met zich meebrengt.

Vraag de nieuwe werknemer om minstens twee mensen te noemen op het formulier en hun telefoonnummers en e-mailadressen op te geven.

Geheimhoudingsverklaring (NDA)

Als uw bedrijf vertrouwelijke informatie verwerkt, moet u een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) of u nu onboarding van clients of werknemers.

Door dit document te ondertekenen, wijst de werknemer erop dat hij/zij de gevoelige gegevens waarmee hij/zij werkt zal beschermen. Als de NDA wordt geschonden, kan het bedrijf juridische stappen ondernemen. 🔏

Contract niet-concurrentiebeding

Een ondertekend niet-concurrentiebeding verbiedt de werknemer om deel te nemen aan activiteiten die het concurrentievoordeel van het bedrijf kunnen belemmeren gedurende een bepaalde periode na het einde van het dienstverband. Dergelijke activiteiten kunnen zijn: werken voor een concurrent of een concurrerend bedrijf starten.

De niet-concurrentieovereenkomst of het niet-concurrentiebeding is van cruciaal belang als het bedrijf bedrijfseigen kennis, relaties of technologie heeft ontwikkeld. Het zorgt ervoor dat de werknemer zijn ervaring met het bedrijf niet kan gebruiken ten voordele van een concurrent.

Beleid voor drugstests en antecedentenonderzoek

Als de functie een drugstest of antecedentenonderzoek vereist, geef dan een gedetailleerde beschrijving van de vereisten in uw inwerkdocumentatie. Zodra de werknemer gegevens of testresultaten indient, moet u deze bij de hand houden voor toekomstige nalevingscontroles. Zorg ervoor dat de toegang tot deze gevoelige gegevens beperkt is.

Toestemmingsdocument werknemer

Een toestemmingsdocument voor werknemers kan vele toepassingen hebben. Het zorgt ervoor dat de werknemer een specifieke actie begrijpt en ermee instemt, zoals:

• Verzameling en gebruik van persoonlijke informatie
• Deelname aan trainingen of ontwikkelingsprogramma's
• Achtergrondcontroles en drugstests
• Controle op communicatie
• Wijzigingen in de arbeidsovereenkomst

Onboardingdocumenten maken en organiseren

Hoewel je documentatie uitgebreid moet zijn, mag ze de nieuwe werknemer niet overweldigen. Daarom is het essentieel om een abonnement op te stellen waarmee je de onboardingpapieren geleidelijk introduceert en tegelijkertijd aan de voorschriften voldoet.

Voorbeeld: Sectie twee van het I-9 formulier moet voor het einde van de derde werkdag Voltooid zijn, dus dit moet een van je topprioriteiten zijn. Aan de andere kant is de bedrijfskalender geen wettelijke vereiste en ook niet cruciaal voor het integratieproces van de werknemer.

Bij het voorbereiden, verdelen en organiseren van documentatie kan een goed hulpmiddel voor productiviteit een redder in nood zijn. Het kan van alles zijn, van een hRMS-systeem (Human Resource Management System) en inwerksoftware naar een alles-in-één software voor projectmanagement zoals ClickUp . 🛠️

ClickUp is een krachtig platform voor het afhandelen van HR-aangelegenheden en documentatie. Ontdek enkele manieren waarop u uw voordeel kunt doen met de HR-suite hieronder.

Efficiënt aantrekkelijke documenten opstellen

Gebruik ClickUp's veelzijdige tool voor tekst bewerking en formatteren om uw documenten op te maken ClickUp Documenten Hiermee kunt u boeiende handleidingen, wiki's en andere documenten maken voor inwerkdoeleinden. Het functioneert als een standaard tekst editor maar heeft talrijke opmaakopties. U kunt de volgende elementen toevoegen om uw tekst boeiender te maken:

• Bladwijzers maken
• Tabellen
• Kleurgecodeerde banners
• Knoppen
• Tabellen met inhoud

Als je tekst klaar is, kun je deze ter beoordeling naar anderen sturen. Maak een link die je kunt delen en stel de toestemming in voor verschillende toegangsniveaus. Jij en je teamgenoten kunnen het document in realtime samen bewerken.

Verfijn uw resultaten om sneller betere content te bereiken met reprompting in ClickUp AI

Last van een blok aan het been? Gebruik de kracht van ClickUp AI is een handige AI-schrijfassistent. Hij kan je ideeën geven, je helpen om sneller documenten op te stellen en ervoor zorgen dat ze professioneel en georganiseerd zijn.

Perfect georganiseerde documenten

Beheer alle documentatie en werk binnen uw bedrijfswerkruimte

Onboarding brengt een hoop papierwerk met zich mee. Je kunt het overzichtelijker maken met ClickUp's hiërarchie voor projecten , een gestructureerde en schaalbare database maken.

Voeg een werkruimte voor het bedrijf toe, verdeel deze in speciale ruimten voor verschillende afdelingen of teams en pas de toestemming voor elke ruimte aan.

Maak van documenten Taken, wijs ze toe en plan ze en geef alle relevante informatie in de beschrijving

Maak van documenten Taken en Subtaken. Organiseer ze in Lijsten en Mappen voor verschillende projecten, titels van functies, geografische regio's en andere relevante factoren. Je kunt taken toewijzen en inplannen en beschrijvingen, statussen, prioriteiten, checklists en opmerkingen toevoegen.

Met zo'n uitgebreide maar georganiseerde kennisbank hebben uw nieuwe medewerkers snel toegang tot alle informatie. Ze zullen niet meer twijfelen over wat ze moeten doen, wanneer ze het moeten doen en hoe ze het moeten doen.

Het hele wervingsproces plannen en bijhouden

Met De mogelijkheden van ClickUp-taakbeheer kunt u de meeste HR-processen plannen en controleren. ClickUp kan uw kandidaten- en werknemersdatabase zijn, waarmee u in een paar klikken alle informatie of documenten kunt ophalen. 🖱️

Voeg kandidaten toe aan uw ruimte wanneer u ze aanneemt. Voorstellen Aangepaste velden om snel de status van hun sollicitatie, salarisbereik en cv weer te geven, juridische documenten en andere elementen.

ClickUp's 15+ weergaven bieden organisaties een kamerbrede oplossing voor elk team

Gebruik ClickUp's 15+ weergaven om verschillende aspecten van werving en onboarding te beheren. U kunt bijvoorbeeld:

• GebruikenClickUp Whiteboards om de wervings- en onboardingpijplijnen samen met uw team te ontwerpen
• Visualiseer en bijhoud planningen metClickUp's weergave van gantt of*Tijdlijn weergave*taken afhankelijkheid toevoegen om gestroomlijnde werkstromen te creëren
• AanmakenClickUp Formulier weergave om alle gegevens te verzamelen die u nodig hebt van kandidaten en nieuwe aanwervingen
• Ondersteun nieuwe werknemers en neem effectieve aanwervingsbeslissingen met deClickUp Weergave chatten Weet u niet hoe u moet beginnen met het organiseren van uw werkruimte? ClickUp heeft meer dan 1000 sjablonen voor een snelle en pijnloze installatie.

De ClickUp Onboarding Checklist Sjabloon kan een eenvoudige herinnering zijn aan cruciale documentatie die u moet verzamelen en verdelen. Andere, meer algemene sjablonen zijn onder andere de ClickUp sjabloon voor het inwerken van werknemers en de ClickUp sjabloon voor nieuwe werknemers . Voel je vrij om ze aan te passen aan de behoeften van jouw bedrijf. 💖

Beheer onboardingdocumenten en -processen moeiteloos met ClickUp

Onboarding documenten zijn een cruciaal onderdeel van de oriëntatie van werknemers. Als uw documentatie op orde is, valt de rest van het wervings- en inwerkproces op zijn plaats. U zorgt ervoor dat de wet wordt nageleefd en geeft nieuwe werknemers één enkele bron van waarheid waar ze terecht kunnen als ze twijfelen, zodat misverstanden worden voorkomen en transparantie wordt bevorderd.

Met een uitgebreide tool zoals ClickUp kunt u de documentatie organiseren, het hele onboardingproces plannen en optimaliseren, en uw nieuwe werknemers de beste kans op slagen geven in hun toekomstige rollen meld u vandaag aan . 🌟