지연 없이 여러 건설 프로젝트를 관리하는 방법

한 공사 현장으로 가는 길에 다른 현장으로부터 전화가 계속 울리고, 세 번째 현장의 작업 일정표를 머릿속으로 다시 작성하고 있는 그 느낌, 아시죠?

여러 건설 프로젝트를 관리하는 일상에 오신 것을 환영합니다.

대부분의 건설 팀은 여러 작업에 확장할 수 없는 시스템에 의존하게 됩니다. 하지만 이는 선택의 여지가 없는 상황입니다!

비즈니스가 잘 될 때 일어나는 일입니다. 🤷🏽‍♀️

어쨌든, 이 블로그는 여러분의 업무 부담을 더하는 것이 아닙니다.

대신, 지치지 않고, 일정이 겹치거나, 직원들과 전화 태그를 계속 하지 않고도 여러 건설 프로젝트를 관리할 수 있는 간단하고 반복 가능한 시스템을 구축하는 방법을 알려드립니다.

⭐ 기능 템플릿

이 다중 프로젝트 상태 보고서 템플릿은 여러 건설 프로젝트를 동시에 효율적으로 관리할 수 있도록 설계되어 중요한 업데이트나 마감일을 놓치지 않도록 해줍니다.

중앙 집중식 대시보드를 갖춘 이 템플릿을 사용하면 프로젝트 관리자가 여러 사이트의 진행 상태를 추적하고, 리소스를 할당하고, 위험을 모니터링할 수 있으며, 이 모든 작업을 실시간으로 수행할 수 있습니다. 사용자 지정 가능한 필드와 자동 보고 기능을 통해 각 프로젝트의 상태를 명확하게 개요로 확인할 수 있으므로, 팀이 문제를 조기에 파악하고 사전에 해결할 수 있습니다.

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이 내용을 활용하여:

• 한 곳에서 각 프로젝트의 현장 진행 상황, 안전 규정 준수 및 검사 일정을 추적하세요
• 사용자 정의 필드를 사용하여 장비 사용량, 자재 배송 및 재고 수준을 모니터링하세요
• 하청업체, 엔지니어 및 현장 감독자에게 작업을 할당하고 후속 조치를 취하세요
• 건설에 중점을 둔 간트 차트를 사용하여 프로젝트 단계, 의존성 및 중요 경로를 시각화하세요

다중 공사 현장 감독의 복잡성

단일 건설 프로젝트를 관리하려면 정확한 프로젝트 계획과 프로젝트 진행 상황을 지속적으로 모니터링해야 합니다.

이제 각각 고유한 일정, 팀 회원 및 중요한 작업이 있는 여러 프로젝트를 동시에 진행한다고 상상해보세요. 갑자기 다음과 같은 문제를 처리해야 합니다.

❗️다수의 작업팀 조정❗️다양한 하청업체❗️중복된 자원❗️지역별 다양한 규정

새로운 작업 현장이 추가될 때마다 프로젝트 마일스톤, 고유한 안전 요구 사항, 변동되는 리소스 가용성, 조정해야 할 개별 프로젝트 이해 관계자 등 복잡성이 더해집니다.

예를 들어, 한 건의 허가 지연이나 배송 지연은 단일 프로젝트에만 영향을 미치는 것이 아니라 모든 프로젝트에 병목 현상을 일으켜 장비 사용부터 검사까지 모든 것에 영향을 미칠 수 있습니다.

이 모든 것 외에도 실제 협업 부분이 있습니다:

❗️감독이 텍스트로 업데이트를 보냅니다❗️건축가가 RFI를 보냅니다❗️조달 관련 질문이 스프레드시트에 묻혀 버립니다❗️ 촉박한 기한에 따라 의사 결정이 이루어집니다

결론은? 프로젝트 문서를 관리하고, 프로젝트 지연을 방지하며, 다양한 프로젝트를 체계적으로 진행하는 것은 쉬운 일이 아닙니다.

그리고 이를 단순히 의사소통의 부족이나 노력의 부족으로 치부하지 마십시오. 이는 마감일이 겹치는 여러 건설 프로젝트를 관리할 때 필연적으로 발생하는 문제입니다.

하지만, 도전 없이 삶이 무슨 재미가 있겠어요? 😉

다중 프로젝트 건설 관리의 일반적인 과제

건설 프로젝트 관리에서 한 번의 큰 실패로 인해 프로젝트가 지연되는 경우는 거의 없습니다.

대신, 업데이트 누락, 프로젝트 일정 충돌, 프로젝트 데이터 손실 등 사소한 문제가 쌓여 타임라인을 방해하는 요인이 됩니다.

여러 건설 프로젝트를 관리할 때 흔히 발생하는 문제와 그 원인을 간략하게 살펴보세요.

여러 건설 프로젝트를 성공적으로 관리하는 방법

여러 프로젝트를 효과적으로 관리하는 방법은 한 가지로 요약됩니다. 모든 프로젝트에 확장 및 적용이 가능한 단일한 반복 가능한 시스템입니다.

이를 통해 지속적인 세세한 관리 없이도 건설 워크플로우를 연결하고 가시성을 확보하며 진행할 수 있습니다.

이 섹션에서는 여러 프로젝트를 관리하기 위한 안정적이고 확장 가능한 워크플로우를 구성하는 8가지 핵심 관행을 자세히 설명합니다. 하나부터 시작하여 진행하면서 구축하되, 기본을 건너뛰지 마세요.

1. 중앙화된 정보의 원천을 구축하세요

각 작업 현장에 자체 스프레드시트, 텍스트 스레드 및 파일 캐비넷이 있으면 업무가 금방 혼란스러워집니다. 첫 번째 단계는 간단합니다. 모든 것을 하나의 공유 시스템으로 병합하세요.

생각해 보세요:

이는 모든 사람이 잘 작동하는 것을 포기하도록 강요하는 것이 아닙니다. 필드 팀이 어떤 도구를 사용하여 텍스트를 보내는지 상관없이 모든 현장 활동을 추적하고 볼 수 있는 계층을 만드는 것을 의미합니다.

ClickUp 스페이스 및 ClickUp 프로젝트 계층 구조와 같은 기능은 단일 정보 소스를 체계적으로 구축하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다 .

그런 다음 각 프로젝트를 전용 스페이스 또는 폴더를 사용하여 별도로 구성할 수 있으므로, 모든 것을 통합된 플랫폼에 유지하면서 프로젝트들을 명확하게 구분할 수 있습니다. 각 프로젝트 내에서 목록 보기를 사용하여 작업을 계획, 조달, 실행 등 의미 있는 단계나 범주로 나눌 수 있으므로 모든 단계를 쉽게 탐색하고 관리할 수 있습니다.

이 목록에서 작업은 특정 작업, 결과물 또는 마일스톤을 캡처하여 세분화된 가시성과 책임성을 제공합니다. 이 구조는 각 프로젝트의 세부 사항을 정리하고 접근 가능하게 유지하여 명확성을 제공하지만, 전체 작업 공간은 팀이 한 프로젝트를 쉽게 확대하거나 모든 프로젝트의 진행 상황을 한 번에 볼 수 있는 단일 정보 소스 역할을 합니다!

소프트웨어를 사용하든 스프레드시트를 사용하든, 프로젝트 데이터를 중앙 집중화하는 것은 필수입니다.

2. 프로젝트 구조를 표준화하세요

모든 공사 현장은 다릅니다. 하지만 이를 관리하는 방식은 달라서는 안 됩니다.

시간과 정신력을 낭비하는 가장 빠른 방법 중 하나는 모든 프로젝트 구조를 처음부터 새로 구축하는 것입니다.

대신, 모든 프로젝트의 범위, 세분화 및 추적 방법을 위한 반복 가능한 청사진 또는 템플릿을 만들어 크기와 위치에 상관없이 팀이 항상 다음 작업을 파악할 수 있도록 하세요.

이에는 다음과 내용이 포함됩니다:

다양한 노력을 조정하기 위해서는 통합될 뿐 아니라 투명성도 갖춘 성과 시스템이 필요했습니다. 부문 간 OKR은 모든 파트너의 행동을 국가적 성과에 연결했습니다. 실시간 대시보드를 통해 진행 상황을 가시화하고 실행 가능한 조치를 취할 수 있었습니다.

그러나 숫자만으로는 충분하지 않았습니다. 우리는 상충되는 목표를 조정하고, 기관 간 신뢰를 구축하며, 건설적인 협상을 위한 공간을 만들어야 했습니다. 시간이 지남에 따라, 성공이 집단의 진행으로 정의되는 공동의 책임 문화가 형성되었습니다.

이 설정을 빠르게 진행하려면 ClickUp 건설 관리 템플릿과 같은 프로젝트 관리 템플릿을 사용하면 모든 것을 중앙에서 관리할 수 있는 사전 구축된 작업 공간을 사용할 수 있습니다.

포함 내용:

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구조를 표준화하면 불필요한 질문, 중복 작업, 매번 처음부터 다시 시작하는 듯한 프로젝트 설정을 방지할 수 있습니다.

3. 프로젝트 가시성을 필수 요건으로 삼으세요

세 곳 이상의 작업 현장을 감독할 때 "문제가 발생하면 확인하기만 하면 된다"는 식으로는 충분하지 않습니다

업데이트를 확인하거나 스프레드시트를 새로 고침하거나 다른 사람의 텍스트 응답을 기다릴 필요 없이 모든 프로젝트에 대한 실시간 가시성이 필요합니다.

다음과 같은 질문에 즉시 답변할 수 없다면:

그러면 가시성이 아닌 소음이 발생합니다. 여기서 해결책은 미시적 관리가 아닙니다. 업데이트가 자동으로 흐름을 따르고, 필요한 세부 수준에 따라 확대 또는 축소할 수 있는 시스템을 구축하는 것입니다.

실무에서 가시성이 어떻게 구현되는지 살펴보세요.

ClickUp에서는 대시보드를 사용하여 모든 작업 현장을 한 곳에서 볼 수 있으며, 위젯을 통해 예산, 단계별 진행 상황, 검사 타임라인, 하청 업체의 성과까지 추적할 수 있습니다.

맞춤형 보기를 설정하여 사이트, 업무, 작업자 또는 위험 수준별로 필터링하면, 신속한 답변이 필요할 때 관련 없는 정보를 일일이 찾아볼 필요가 없습니다.

ClickUp의 AI 기반 어시스턴트인 ClickUp Brain은 이러한 가시성을 한 차원 더 높입니다.

지능형 프로젝트 어시스턴트 역할을 하는 ClickUp Brain을 사용하면 "일정이 지연된 프로젝트는 무엇입니까?" 또는 "아직 진행되지 않은 검사는 무엇입니까?"와 같은 자연어 질문을 할 수 있으며, 명확하고 실행 가능한 답변을 즉시 확인할 수 있습니다.

프로젝트 업데이트를 요약하고, 위험을 강조 표시하며, 모든 프로젝트에서 얻은 주요 인사이트를 표면화하여 항상 최신 정보를 확인할 수 있습니다. 빠른 상태 업데이트, 최근 활동 요약, 특정 문서 또는 작업 찾기가 필요하든, ClickUp Brain을 사용하면 한 곳에서 모든 정보를 쉽게 확인하고 자신 있게 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

4. 현장 간 일정을 조정하세요—분리된 부서에서가 아니라

프레임 작업 팀이 월요일에 사이트 A, 화요일에 사이트 B에서 작업이 예정되어 있지만 사이트 A의 작업이 지연되면, 일정에 도미노 효과가 발생합니다.

이러한 유형의 충돌은 일정이 잘못되었기 때문이 아니라 다른 운영과 연결되지 않았기 때문에 발생합니다.

여러 사이트를 조정한다는 것은 단순히 날짜를 계획하는 것 이상의 의미를 지닙니다. 작업자의 근무 가능 여부, 장비 인계, 하청업체의 타임라인, 검사, 승인, 배송 물류 등을 모두 조정해야 합니다. 인계가 한 번만 놓쳐도 시간과 비용이 손실되고, 무전기로 심한 말들이 오갈 수도 있습니다.

효과적인 방법은 무엇일까요? 다음을 가능하게 하는 중앙 집중식 시각적 스케줄링 시스템입니다.

간단한 달력으로는 이 작업을 수행할 수 없습니다. 문제가 발생하기 전에 미리 알려주는 지능형 시스템이 필요합니다! ClickUp 달력은 조직 전체의 모든 프로젝트 타임라인, 리소스 할당 및 팀 활동을 중앙 집중화할 수 있는 강력한 통합 스케줄링 플랫폼입니다.

여러 프로젝트 및 스페이스의 작업, 마일스톤, 회의 및 의존성을 동기화하는 동적인 허브 역할을 합니다. 외부 캘린더(예: Google 캘린더 및 Outlook)와 실시간 양방향 통합을 지원하여 ClickUp의 업데이트가 팀이 작업하는 모든 곳에 즉시 반영되도록 합니다.

시간이 지남에 따라 AI는 프로젝트 요구 사항, 작업자의 기술, 과거 작업량 데이터를 분석하여 최적의 작업 할당 및 타이밍을 추천할 수도 있습니다.

5. 명확하고 중앙 집중화된 커뮤니케이션을 유지하세요

프로젝트 현장에서 "누가, 언제, 무엇을 말했는지"를 추리하는 게임을 해본 적이 있다면, 의사소통의 오류가 얼마나 큰 손실을 초래할 수 있는지 잘 알고 계실 것입니다. 여러 프로젝트가 진행 중일 때, 이메일, 텍스트, 전화, 무전기 등을 통해 전달되는 메시지가 흩어져 있으면 혼란과 실수가 발생하기 쉽습니다.

키 포인트는 통합 채팅이나 댓글이 달린 프로젝트 작업과 같이 모두가 사용하는 한 곳에서 커뮤니케이션을 중앙 집중화하여 질문에 빠르게 답변하고 의사 결정을 더 잘 기록하는 것입니다.

즉, 다음과 같습니다:

ClickUp은 실시간 채팅과 작업 및 문서에 대한 할당된 댓글을 결합하여 프로젝트 커뮤니케이션을 구성하고 접근성을 유지할 수 있도록 도와줍니다. 즉, 모든 질문, 업데이트 또는 승인을 쉽게 찾을 수 있으며, 항상 관련 작업에 연결되어 있어 실수를 줄이고 시간을 절약할 수 있습니다.

모든 것이 한 곳에 정리되어 있으므로 팀은 정보를 찾지 않고도 문제를 더 빠르게 해결하고 일관성을 유지할 수 있습니다. 중앙 집중식 검색 가능한 대화를 통해 모든 사람이 프로젝트를 진행하고 더 나은 결과를 달성하는 데 필요한 컨텍스트를 확보할 수 있습니다. 더 이상 컨텍스트 전환이 필요하지 않습니다.

ClickUp을 사용하기 전에는 모두가 각자 따로 일하고 있었습니다. 사람들과 팀이 진행 중인 프로젝트에 대해 소통하지 않았기 때문에 중복 작업으로 많은 시간을 낭비하고 있었습니다.

우리는 프로젝트 전달, 작업 생성, 링크 붙여넣기 등 일상적인 작업을 수동으로 수행하는 데 추가 시간을 소비하곤 했습니다. 이제 그 시간을 미리 계획을 세우고 팀 워크플로우를 ClickUp으로 더 많이 옮기는 데 사용하고 있습니다.

자동화 이전에는 카피라이터가 작업을 완료할 때마다 카피가 준비되었다는 사실을 명령 체계를 통해 수동으로 전달해야 했습니다. 이 작업에는 36시간이 걸릴 수도 있었습니다. 이제 전체 팀이 ClickUp에서 매일 작업을 추적하기 때문에 정말 좋습니다.

다른 플랫폼도 사용해 보았지만, 우리가 필요로 하는 수준의 맞춤화 및 자동화 기능을 제공하는 플랫폼은 없었습니다. ClickUp을 사용하면 투명한 운영이 가능합니다.

6. 진행 상황을 면밀히 추적하고 마감일을 사전에 관리하세요

여러 프로젝트를 동시에 진행할 때 한 사이트에서 마감일을 놓치면 다른 사이트에서도 비용이 많이 드는 지연이 연쇄적으로 발생할 수 있습니다. 진행 상황을 마지막 순간까지 기다렸다가 확인하는 것은 폭풍이 몰아치는 동안 지붕의 누수를 수리하는 것과 같습니다. 스트레스가 많고 비용도 많이 듭니다.

대신 정기적인 진행 상황 확인을 구축하고 명확한 마일스톤을 사용하여 지연을 조기에 파악하세요. 이렇게 하면 문제가 눈덩이처럼 커지기 전에 발견할 수 있으므로 리소스를 재할당하거나 일정을 조정할 시간을 확보할 수 있습니다.

주요 전략은 다음과 같습니다.

ClickUp의 간트 차트와 같은 도구를 사용하면 전체 프로젝트 타임라인을 시각화하고 마감일에 직접적인 영향을 미치는 작업의 순서인 중요 경로를 파악할 수 있습니다. 지연이 발생할 가능성이 있는 경우, 그 원인과 다른 작업에 미치는 영향을 정확하게 파악할 수 있습니다.

또한 작업 의존성이 자동으로 표시되므로 다른 작업에 의존하는 작업을 확인할 수 있으므로 우선순위와 리소스 할당을 신속하게 조정할 수 있습니다.

7. 문서화 및 지식 공유를 우선순위로 삼으세요

여러 건설 프로젝트를 관리할 때 명확하고 접근하기 쉬운 문서를 보유하는 것은 매우 중요합니다. 사양, 변경 주문, 안전 절차, 교훈 등 모든 것을 체계적으로 정리하고 쉽게 찾을 수 있도록 하면 비용이 많이 드는 오해와 반복적인 실수를 방지할 수 있습니다.

즉, 팀이 다음을 수행할 수 있는 중앙 집중식 시스템을 설정하는 것입니다.

이것이 없으면 팀은 정보를 찾는 데 시간을 낭비하거나 오래된 데이터로 작업할 위험이 있어 오류와 지연이 발생할 수 있습니다. 하지만 그 중 절반은 Google Docs에, 절반은 Loom 비디오로 저장하고 나머지는 "그" Confluence 문서에 저장해 두면 아무 소용이 없습니다.

모든 것을 통합하는 지식 관리 시스템이 필요합니다. 예를 들어:

ClickUp의 지식 관리 기능을 실제로 확인해보세요. 👇🏼

지식을 쉽게 찾고, 공유하고, 업데이트할 수 있게 함으로써 시간을 절약하고, 오류를 줄이며, 팀이 모든 작업 현장에서 더 빠르고 스마트하게 작업할 수 있도록 지원합니다.

8. 일상적인 작업을 자동화하여 프로젝트를 원활하게 진행하세요

여러 프로젝트에서 가장 큰 적은 무엇일까요? 알림 보내기, 상태 업데이트, 다음 단계 할당 등 반복적인 작업입니다! 이러한 작업은 하루를 순식간에 소모할 수 있으며, 그 시간은 더 중요한 문제를 해결하는 데 사용할 수 있습니다.

예시: 자동화할 수 있는 사항

ClickUp의 자동화 기능을 사용하면 간단한 "이 경우, 그 다음" 규칙으로 이러한 트리거를 토글하거나 설정할 수 있어 수동으로 하는 바쁜 작업을 제거하고 프로젝트가 순조롭게 진행될 수 있도록 지원합니다.

또한 ClickUp의 Autopilot Agents는 업데이트를 사전에 작성하고 진행 상황을 요약하며 다음 단계를 제안하는 등 한 단계 더 나아가 관리에 소요되는 시간을 줄여주고 리더십에 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 지원합니다.

건설 프로젝트 관리에 필수적인 도구

프로젝트 관리 소프트웨어를 적절하게 조합하면 혼란을 정리하고 문제를 미리 방지하며 모든 작업 현장을 원활하게 진행할 수 있습니다.

다음은 필수 요소 10가지입니다:

ClickUp으로 여러 프로젝트 등을 관리하세요

여러 건설 프로젝트를 관리하기 위한 TL;DR은 무엇일까요? 명확한 우선순위를 설정하고, 실시간 가시성을 유지하며, 중요 경로를 지도에 표시하고, 일상적인 작업을 자동화하면 시간을 절약하고 비용이 많이 드는 실수를 방지할 수 있습니다.

또한 ClickUp과 같은 유연한 도구를 사용하면 진행 상황 추적 및 커뮤니케이션에서 문서 관리 및 AI 기반 지원에 이르기까지 모든 것을 한 곳에서 처리할 수 있으므로 정보 검색에 소요되는 시간을 줄이고 건설 프로젝트를 완료하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

모든 것을 제어하고 프로젝트를 한 순간도 놓치지 않고 진행할 준비가 되셨나요? 지금 ClickUp에 가입하고 건설 프로젝트를 쉽게 관리하세요.