멀티태스킹의 시대에는 모든 생산성 해킹 업무 효율성을 높이는 방법은 매우 중요합니다. 여러 가지 이유가 있습니다!
하루 종일 다른 작업을 완료하기 위해 플랫폼을 전환하고 계신가요? 이를 컨텍스트 전환이라고 합니다.
비즈니스는 확장해야 하며, 직원들의 정신 건강이 가장 중요합니다. 생산성은 떨어지고 정신적으로 지친 상태에서 우선순위에 있는 작업을 끝내지 못한 채로 하루를 마무리하는 것은 있을 수 없는 일입니다. 이것이 바로 컨텍스트 전환의 잘못된 결과 중 하나입니다.
컨텍스트 전환은 조직에게 비용이 많이 드는 문제입니다. 이는 현대 업무 환경의 본질적인 문제이며 생산성을 저하시킵니다. 하지만 웰빙과 업무 결과의 질에 미치는 부정적인 영향을 줄일 수는 있습니다.
작업 전환에 수반되는 사항, 비용, 그리고 이에 대해 할 수 있는 일에 대해 자세히 알아보세요.
컨텍스트 전환이란 무엇인가요?
컨텍스트 전환이란 업무 시간 내내 서로 관련이 없는 여러 작업 간에 주의를 성공적으로 전환하는 것을 말합니다.
예를 들어 프레젠테이션을 위한 슬라이드 데크를 준비하는 동안 이메일도 확인한다고 가정해 보겠습니다. 그러다가 주간 영업팀 보고서를 분석하다가 인스턴트 메시지에 응답하기 위해 중단하는 식입니다. 그리고 계속할 수 있습니다!
..MIT 과학자들의 말
작업 전환은 일상 생활의 기본 블록이라고 말합니다. 작업 전환에 대한 인간의 능력은 엄청나며, 우리의 뇌는 인지적 유연성을 위해 연결되어 있습니다.
즉, 우리는 서로 다른 규칙과 실행 플랜이 적용되는 상황 사이를 전환할 수 있습니다. 이는 우리가 선천적으로 한 상황에 대한 정보를 다른 상황에 있는 동안에도 염두에 두고 있기 때문입니다.
안타깝게도 인지적 유연성에는 "전환 비용"이라는 대가가 따릅니다 또한 컨텍스트 전환은 회사 업무에서 피할 수 없는 부분입니다.
컨텍스트 전환 비용이란 무엇인가요?
컨텍스트 전환의 실제 비용은 특정 운영 체제, 하드웨어 아키텍처, 전환되는 프로세스 수와 같은 요인에 따라 달라질 수 있습니다. 여러 연구와 실험을 통해 컨텍스트 전환 비용에 대한 추정치가 몇 초에서 수십 마이크로초까지 다양하게 제시되었습니다.
- 문헌 검토에 따르면스티븐 몬셀에 따르면 작업 간에 자주 전환하면 성능이 저하되고 각 전환 직후 오류가 증가합니다.
- 그리고American Psychological Association (APA) 에서는 상황 전환의 비용에 대한 여러 연구 결과를 요약했습니다. 그들은 인간의 뇌(작업 기억)가 집중적인 작업 전환을 위해 설계되지 않았다고 설명했습니다. 그렇기 때문에 작업 전환이 증가할 때, 특히 복잡성이 증가할 때 생산성이 저하되는 것입니다.
- 데이비드 마이어 는 작업을 계속 전환하는 작업자는 매번 수십 분 동안만 집중할 수 있다고 밝혔습니다. 하지만 그 결과 효율성은 20~40% 떨어집니다.
- 연구 결과에 따르면Qatalog 와 코넬대학교의 엘리스 아이디어 랩의 직원들을 대상으로 조사한 결과입니다:
- 매일 36분 동안 도구와 앱을 전환합니다
- 재집중하는 데 평균 9분 30초 소요
- 43% 더 피곤함
- 생산성 45% 감소
물론 표면적으로는 간단한 작업 사이를 전환할 때 큰 타협을 하지 않을 수도 있습니다. 하지만 하루 종일 그렇게 하는 것은 완전히 다른 차원의 문제입니다. 그리고 더 많은 것을 되찾으려면 집중 시간 및 심층 작업을 수행하는 팀은 항상 컨텍스트 전환을 방지하여 하나의 작업이 또 다른 부담으로 느껴지지 않도록 하는 방법을 찾고 있습니다.
흥미로운 사실은 소프트웨어 개발자들이 컨텍스트를 전환할 때마다 비생산적이라고 느끼지 않는다는 것입니다. 다음의 연구에 따르면 안드레 N. 마이어 는 이러한 전문가들이 시간당 평균 13번 작업을 전환한다고 주장했습니다. 그러나 개발자들은 몇 가지 특정 상황에서만 자신의 생산성이 떨어진다고 인식합니다. 예를 들어, 팀원과 30분 동안 관련 없는 주제에 대해 논의하는 것이 그러한 인스턴스 중 하나입니다.
반면에 빌드가 완료될 때까지 기다리는 동안 인스턴트 메시지를 작성한다고 해서 개발자가 생산성이 떨어진다고 느끼지는 않습니다. 이 특정 시나리오에서는 새로운 작업을 시작할 때 당면한 작업에 집중하지 못합니다.
마지막으로 소피 르로이 는 작업자가 다른 작업으로 전환한 후 잘 수행하려면 한 작업에 대한 생각을 멈춰야 한다고 설명했습니다. 연구원은 또한 첫 번째 작업이 끝나지 않았고 그 작업이나 다음 작업을 끝내야 한다는 시간적 압박이 없는 경우에는 이러한 시나리오가 발생할 가능성이 낮다고 결론지었습니다.
컨텍스트 전환과 멀티태스킹 비교
컨텍스트 전환과 멀티태스킹은 여러 작업을 관리하는 두 가지 다른 접근 방식입니다. 컨텍스트 전환은 작업 간에 빠르게 전환하는 것으로, 종종 작업의 흐름을 방해하고 다시 집중하기 위해 정신적인 노력이 필요합니다. 이는 생산성 저하와 오류 증가로 이어질 수 있습니다.
반면에 멀티태스킹은 여러 작업을 동시에 처리하는 것입니다. 다음과 같은 방법으로 완료됨 작업 우선순위 지정 그리고 각각에 시간을 할당합니다. 멀티태스킹을 사용하면 작업을 동시에 진행할 수 있지만 주의가 분산되고 효율성이 떨어질 수 있습니다. 컨텍스트 전환과 멀티태스킹 중 어떤 것을 선택할지는 작업의 성격과 생산성 및 집중력에 대한 개인의 선호도에 따라 달라집니다.
컨텍스트 전환의 유형과 이를 방지하는 방법
이제 컨텍스트 전환이 무엇인지 알았으니 실제 생활에서 어떤 모습인지 살펴봅시다.
잦은 중단
컨텍스트 전환을 본인이 시작하든 다른 사람이 시작하든 큰 차이가 있습니다. 후자의 경우에는 사용자가 워크플로우를 제어할 수 없으며, 워크플로우를 제어하기 위한 프로세스 관리 접근 방식. 여러 프로젝트에 걸쳐 작업하는 경우 새로운 작업은 심각한 도전이 될 수 있습니다. 워크플로우를 심각하게 방해할 수 있습니다.
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IT 지원의 예시를 들어 보겠습니다. 모든 관리자가 신입 사원에게 앱 액세스 권한을 부여하려면 IT 팀에 지원 티켓을 열어야 한다고 정의하면 어떻게 될까요? 바로 그거예요! 그런 종류의 요청으로 IT 팀의 업무를 방해하는 관리자는 거의 없을 것입니다.
컨텍스트 전환 솔루션: 규칙 및 절차 만들기
그런 다음 IT 팀의 앱 액세스 권한 부여 티켓에 대한 시간 프레임이 포함된 규칙을 정의하세요. 예를 들어, 이 규칙에서 관리자는 직원의 입사일 30일 전에 해당 요청을 생성해야 한다고 규정하세요. 마지막으로, 다양한 앱에 대한 액세스 권한을 부여하는 단계가 포함된 할 일 목록을 만드세요. 그리고 역할에 따라 해당 절차의 변형을 지정하세요.
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불필요한 커밋 제거
굳이 할 필요가 없는 영상 통화로 가득 찬 달력을 뒤적거려본 경험은 누구나 있을 것입니다. 우리의 작업 기억력은 한계가 있기 때문에 불필요한 컨텍스트 전환은 우리를 방해할 수 있습니다.
먼저 자신의 역할에 회의가 선택 사항인지 생각해 보세요 그렇다면 그냥 건너뛰세요. 그렇지 않다면 회의에서 누군가의 대면 입력이 필요한가요? 그렇다면 그 때 의견을 듣지 못하더라도 업무를 계속 진행할 수 있을까요?
대답이 "아니오"라면 입력한 내용에 대한 사람들의 반응을 실시간으로 확인해야 하나요? 사람들의 반대를 극복해야 하나요? 아니면 많은 논쟁이 있을 것으로 예상되나요?
직원으로 팀원의 주간 용량을 쉽게 감독하세요 업무량 관리 ClickUp별 템플릿
컨텍스트 전환 솔루션: 약속 시간 정의
그렇다면 약속 슬롯을 정의하는 것이 좋습니다. 하지만 다음 회의 요청을 수락하기 전에 신중하게 선택해야 합니다. 여러 회의에 꼭 참석해야 하는 경우에는 우선순위를 고려하여 각각 적절한 날짜와 시간으로 예약하세요.
불필요하게 컨텍스트 전환 비용을 높일 수 있는 회의는 일정을 변경하거나 거절하세요. 또한 혼자서 또는 정기적으로 해야 하는 작업은 시간을 예약하고 해당 시간에 예정된 회의는 거절하세요. 이 일정 예약 자기 훈련 는 달력 보기에서 일을 정리하는 데 도움이 됩니다.
ClickUp의 달력 보기를 사용하여 소셜 게시물, 블로그, 공지사항을 다른 작업 및 회의와 함께 예약하세요
다양한 기술
모바일 기기에서 이메일, 인스턴트 메시지, 푸시 알림을 계속 확인한다면 컨텍스트 전환이 너무 많이 이루어지고 있는 것입니다. 다음의 보고서에 따르면 Adobe 에 따르면 직원들은 이메일, 협업 도구, 인스턴트 메시징 도구, 소셜 미디어 알림으로 인해 하루에 거의 14번이나 업무에 방해를 받는 것으로 나타났습니다.
컨텍스트 전환 솔루션: 특정 도구에 집중할 수 있는 시간 확보
이메일, 메시지, 알림의 끊임없는 흐름을 완전히 없앨 수는 없습니다. 하지만 이러한 것들이 업무에 영향을 미치는 방식은 확실히 제어할 수 있습니다.
정리되지 않은 열려 있는 작업으로 인해 방해받지 않도록 작업 시작 시기를 선택하세요
수신 요청을 확인하고 응답할 시간을 예약하고 그 시간 외에는 작업을 하지 않도록 하세요. 특정 도구, 앱 또는 스마트폰과 같은 모바일 장치에 다른 슬롯을 지정하세요. 그리고 이러한 슬롯을 구성하여 상황 전환 비용을 줄이면서도 시기적절한 커뮤니케이션에 지장을 주지 않도록 하세요.
배치되지 않은 작업
관련 작업이 다른 작업과 산재되어 있는 경우가 자주 발생한다면 일괄 처리 를 사용합니다. 이는 불필요한 컨텍스트 전환을 피할 수 있는 환상적인 방법입니다.
컨텍스트 전환 솔루션: 배치 관련 작업
작업 일괄 처리는 컨텍스트 전환 비용을 최소화하기 위해 관련 작업을 그룹으로 묶는 것입니다. 결국 컨텍스트 전환은 서로 관련이 없는 작업을 번갈아 가며 진행하는 것입니다 프로젝트 관리 도구 를 참조하세요.
간트 보기에서 단일 작업과 마일스톤 작업 간의 관계 표시하기 ClickUp
예를 들어, 고객 리뷰 분석과 고객 서비스 보고서는 제품 개발 작업입니다. 그리고 제품 로드맵을 브레인스토밍하는 경우 이러한 중요한 작업을 일괄 처리하는 것이 좋습니다.
간단히 말해, 작업 일괄 처리는 관련 작업을 차례로 수행하는 것에 해당합니다. 그리고 지원 솔루션에 관해서도 마찬가지입니다, 포모도로 앱 는 직원들이 하나의 작업 또는 유사한 여러 작업을 통해 집중력을 유지하고 정의하는 데 매우 효과적입니다.
ClickUp의 일정 차단 템플릿으로 시간과 일정을 쉽게 추적하세요 시간 차단 는 일정에서 시간을 차단하여 비슷한 작업을 일괄 처리함으로써 업무 생산성을 높이는 또 다른 효과적인 전략입니다. 이 템플릿 다운로드하기 ClickUp has 시간 차단 템플릿 작업을 일괄 처리하여 컨텍스트 전환 비용에서 벗어날 수 있도록 도와줍니다!
백투백 작업
서로 다른 작업 사이에 숨 쉴 시간이 없다고 느끼시나요? 그렇다면 하루 종일 버퍼링을 해 두어야 합니다.
컨텍스트 전환 솔루션: 휴식 시간 갖기
반직관적으로 들릴지 모르지만, 여러 작업(회의 포함) 사이에 짧은 휴식을 취하면 집중력과 생산성이 향상됩니다. 이를 잊지 않는 가장 좋은 방법은 기본적으로 이벤트 기간에서 휴식 시간을 제외하도록 달력을 구성하는 것입니다.
컨텍스트 전환을 방지하는 10가지 방법 더 보기
- 컨텍스트 전환 식별하기: 작업 간에 전환되는 시점을 인식하고 그에 따라 우선순위를 정하세요.
- 우선순위 설정하기: 가장 중요한 작업을 결정하고 그 작업에 먼저 집중하세요.
- 작업 시간 블록 설정: 특정 작업에 전용 시간 블록을 할당하여 집중력을 유지하세요.
- 방해 요소 없는 환경 만들기: 작업 공간의 소음, 어수선함, 방해 요소를 최소화하세요.
- 사전 예방적 이메일 관리: 이메일은 특정 시간에만 확인하여 지속적인 방해를 받지 않도록 하세요.
- 시간 관리 기법 사용: 포모도로 기법 같은 방법을 사용해 한 번에 한 가지 작업에 집중하세요.
- 동료의 방해 최소화하기: 경계를 설정하고 방해받지 않는 업무 시간에 대한 필요성을 전달하세요.
- 반복되는 회의 통합: 회의 일정을 함께 예약하여 집중 업무의 방해를 최소화하세요.
- 긴급하지 않은 메시지에 대한 일정 결정: 알림 및 메시지에 응답할 특정 시간을 설정하세요.
- 방해 요소 감사 및 트리거 기반 시스템 사용: 방해 요소를 파악 및 제거하고, 프로세스 비디오를 녹화하고, 상황 전환을 최소화하는 시스템을 구현하세요.
컨텍스트 전환 예시
약국 멘토의 사례와 ClickUp을 통해 컨텍스트 전환을 줄인 방법을 알려드립니다. 약국 멘토 직원들은 이메일에 과부하가 걸리고 일관성 없는 프로젝트 관리 관행을 따르고 있었습니다. 그 결과 클라이언트 운영을 처리하는 데 어려움을 겪었습니다.
그것도 모자라, 그들이 사용하는 앱의 갑옷으로 인해 컨텍스트 전환이 끊임없이 발생했습니다. 컨텍스트 전환이 발생할 때마다 비용이 많이 들 수밖에 없었고 생산성에도 영향을 미쳤습니다.
약국 멘토의 프로젝트 관리 도구를 통합하면서 회사 전체의 협업 수준이 높아졌습니다. 덜 성가신 CRM, Trello, Google Docs, 화이트보드 도구에 개별적으로 의존하는 대신 ClickUp을 도입했습니다. 이제 끝없는 회의, 이메일, 인스턴트 메시지 대신 티켓 내에서 협업하여 상황 전환을 능동적으로 해결하고 있습니다.
가상 화이트보드를 통해 클라이언트 또는 내부 팀과 보다 효과적으로 협업하여 혁신을 촉발하세요
그래서, ClickUp 은 클라이언트 계정 협업, 커뮤니케이션, 프로젝트 관리를 위한 Pharmacy Mentor의 단일 플랫폼이 되었습니다. 이를 통해 여러 앱을 사용하지 않고도 클라이언트를 보다 효율적으로 관리하고 더 나은 고객 경험을 제공할 수 있었습니다.
와 ClickUp 통합 를 통합하여 약국 멘토의 생산성이 두 배로 증가했습니다. 또한 ClickUp 자동화 및 알림 기능 덕분에 중복 작업을 줄였습니다.
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ClickUp으로 여러 작업을 관리하고 컨텍스트 전환을 줄이세요
컨텍스트 전환에 대한 대가 지불이 완료됐다면, 도구 통합에 대해 알아봐야 합니다. ClickUp에는 이를 위한 포괄적인 기본 통합 목록이 있습니다. 여러 작업을 관리하는 것은 어려울 수 있지만 꼭 그럴 필요는 없습니다.
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