거의 60% 의 프로젝트 관리자가 한 번에 2~5개의 프로젝트를 동시에 작업합니다.
프로젝트 전반에 걸쳐 동일한 수준의 집중력, 생산성, 결과물 품질을 보장하는 것은 프로젝트 관리자가 갖춰야 할 초능력입니다. 프로젝트 성과가 좋지 않으면 막대한 투자 낭비로 이어질 수 있습니다 114%, 정확히 말하자면
다행히도 프로젝트 관리자는 강력한 시스템을 갖추고 프로젝트를 관리할 수 있습니다.
다음은 더 스마트하게 일하고, 효율성을 높이고, 여러 프로젝트를 관리하는 데 도움이 되는 10가지 전략입니다.
여러 프로젝트를 성공적으로 관리하기 위한 10가지 전략
1. 프로젝트 관리 소프트웨어는 가장 좋은 친구입니다
동안 77% 의 성공적인 프로젝트 관리 팀이 프로젝트와 작업을 관리하기 위해 소프트웨어를 사용합니다. Only 46% 의 조직이 프로젝트 관리를 가치 있게 여기는 문화를 우선시합니다.
하지만 모든 희망이 사라진 것은 아닙니다.
다음과 같은 변화를 가져올 수 있습니다 프로젝트 관리 clickUp과 같은 소프트웨어(프로젝트의 모든 측면을 관리할 수 있는 도구)에 투자하여 사고방식을 바꾸세요:
일을 플랜, 추적 및 관리하기 위한 ClickUp 보기
다음과 같은 기능 ClickUp 마인드 맵, ClickUp 시간 추적 및 ClickUp 대시보드 가 도움이 될 수 있습니다:
- 전략 수립 및 플랜 수립
- 워크플로우 시각화하기
- 작업 할당
- 시간 추적 및 리소스 관리
- 팀과의 공동 작업
- 결과 예측하기
ClickUp 마인드 맵을 사용하여 프로젝트, 아이디어 또는 기존 작업을 플랜하고 정리하세요
ClickUp은 중앙 집중식 프로젝트 관리 도구 여러 프로젝트를 호스팅하고 작업 사이를 원활하게 이동할 수 있도록 도와주는 도구로, 일이 통제 불능 상태가 될 때(하루에도 여러 번 발생하는 경우가 많습니다!) 결정적인 이점을 제공합니다.
무료로 액세스하실 수도 있습니다 프로젝트 관리 템플릿 를 다운로드하여 모든 프로젝트에서 프로젝트 플랜을 시작하세요.
2. 집중력이 높으면 생산성이 높아집니다
일반적으로 프로젝트 관리자는 3~4개의 프로젝트를 동시에 처리하는데, 가장 큰 어려움은 무엇일까요? 바로 집중력입니다.
학습 집중하는 방법 는 생각보다 복잡합니다. 정신 근육을 단련하려면 먼저 왜 마음이 표류하는지 왜 분석해야 합니다.
이유를 파악했다면 집중력을 향상시키기 위해 다음 팁을 활용해보세요:
- 우선순위 목록에서 낮은 작업에 대해서는 거절하세요. 멀티태스킹을 많이 할수록 실수가 발생할 가능성이 높아집니다
- 관리자 작업과 반복적인 할 일을 자동화하세요 ClickUp AI 어시스턴트, 아젠다 생성, 체크리스트 작성, 콘텐츠 편집 등을 할 수 있습니다
- 타임 복싱 구현- 지정된 시간 블록 내에서 작업을 완료하도록 의식적으로 마음을 훈련하는 전략 구현
- 마음챙김을 연습하고 집중을 방해하는 성가신 알림을 끄세요. 또한 집중 앱 을 사용하여 마음을 다스리고 집중력을 일정하게 유지할 수 있습니다
- 모든 작은 작업을 세세하게 관리하는 대신 동료와 직속 보고자에게 위임하고 신뢰하되, 부재중인 관리자가 되지 마세요
**3. 물어보세요: 작업의 우선순위를 올바르게 정하고 있나요?
밤새도록 일하지만 별다른 성과를 거두지 못하는 자신을 발견하세요. 유죄입니다.
시간, 에너지, 노력을 잡아먹는 가치가 낮은 작업의 우선순위를 정하고 있을 수 있습니다.
할 일 목록을 만들 때 작업의 우선순위를 정하는 것도 한 가지 방법이지만, 다른 방법을 제안해 볼까요?
ClickUp 우선순위 지정 템플릿:
ClickUp 우선순위 매트릭스 템플릿을 사용하여 영향력과 노력 수준에 따라 작업을 평가하세요
프로 팁: 우선순위 매트릭스를 사용하기 전에 4D 모델을 사용해 우선순위에 따라 작업을 분류하세요: 수행, 연기(계획), 위임, 삭제(제거)로 분류하세요.
예를 들어, 팀원들이 언제 무엇을 해야 하는지 알기를 원한다고 가정해 봅시다. ClickUp 작업 관리 기능을 사용하면 중요한 작업의 계층 구조를 만들 수 있습니다.
칸반 보드와 간트 차트 등 데이터가 풍부한 시각 자료를 제공하여 작업의 개요를 한 눈에 파악할 수 있습니다:
작업을 빠르고 쉽게 정렬하고 클릭 한 번으로 계단식 보기를 만들어 중요한 일의 우선순위를 정하세요
The ClickUp 작업 우선순위 옵션을 사용하면 오류 없이 작업의 우선순위를 지정할 수 있습니다. 작동 방식은 다음과 같습니다:
- 4단계(플래그)의 우선순위 중에서 선택합니다: 긴급, 높음, 보통, 낮음 중에서 선택하세요
- 시간별로 작업을 정렬해 워크플로우 내에서 가장 중요한 작업을 확인하세요
- 우선순위가 높은 항목은 연중무휴 24시간 사용 가능한 작업 트레이에 드롭하세요
- 우선순위가 지정된 작업과 의존성이 있는 작업을 결합하세요. (예: "대기 중" 또는 "차단")
- 마감일에 대한 필터를 설정하고 저장하거나 팀과 공유하세요
4. 명확하게 의사소통
지속적인 커뮤니케이션 라인을 유지하는 것은 여러 가지 이유로 프로젝트 성공의 핵심입니다:
- 이해관계자는 팀원들과 기대치를 공유하여 일을 더 잘 조율할 수 있습니다. 클라이언트는 일이 잘못될 경우 즉각적인 피드백을 공유할 수 있습니다
- 팀을 위한 피드백 루프를 만들어 품질 저하 없이 목표에 더 빨리 도달할 수 있도록 지원합니다
- 팀 회의를 진행하여 프로젝트 상태를 재전략화하고 검토하세요. 사전 예방적 접근 방식이 큰 도움이 됩니다
- 클라이언트의 기대치와 타임라인을 관리하고 무서운 스코프 크립을 방지하세요
하지만 어떻게 어떻게 명확하게 소통할 수 있을까요? 일이 진행되는 장소에서 소통하는 것입니다.
시작하기 좋은 방법은 다음과 같이 커뮤니케이션을 우선시하는 도구에 투자하는 것입니다 ClickUp 채팅 :
ClickUp 채팅으로 커뮤니케이션을 한곳으로 통합하세요
여러 도구에 흩어져 있는 대화는 혼란과 오류로 이어집니다. 개인 생활에서 메시지 앱을 얼마나 많이 사용하는지 생각해보면, 마찬가지로 직장에서도 채팅이 가장 편리하지 않을까요?
실시간으로 업데이트를 공유하고 누가 어떤 일을 하고 있는지 팀 간 가시성을 확보할 수 있습니다.
또한 시각적 컨텍스트와 함께 상호 작용을 계층화하여 이해도를 높일 수 있습니다. 링크, 첨부 파일, 파일, GIF, 이미지, 비디오 등 메시지를 전달할 수 있는 모든 것을 추가하세요.
임베드, 링크, 첨부 파일 등을 공유하세요
Instagram이나 Facebook처럼 @멘션으로 업무 대화에 누구든 추가할 수 있습니다. 더 이상 팀원들에게 알리기 위해 이메일을 보내거나 전화를 걸며 시간을 낭비할 필요가 없습니다.
또한, 개별 회원에게 댓글을 할당하고 작업 항목 이동. 팀원에게 즉시 알림이 전송되어 시간 낭비 없이 작업을 시작할 수 있습니다.
예, 커뮤니케이션은 오랫동안 프로젝트 관리자에게 필수적인 소프트 스킬이었습니다. 하지만 이제는 소통을 잘하는 '방법'을 살펴볼 때입니다.
5. 컨텍스트 전환 한도 제한
앱과 플랫폼을 옮겨 다니는 것은 시간 낭비입니다.
여러 프로젝트를 관리하고 생산성을 높이려는 노력에 '컨텍스트 전환'이 방해가 될 수 있습니다.
종종 멀티태스킹과 혼동되기도 합니다, 컨텍스트 전환 는 두 가지 중 덜 나쁜 방법입니다. 앱 사이를 이동하면서 새로운 작업을 시작하고 이전 작업을 중간에 중단하는 것입니다.
안타깝게도 그 해로운 영향은 생산성 그 이상입니다. 연구 결과에 따르면 캘리포니아 대학교 어바인 캠퍼스, 는 20분만 반복되는 방해가 일에서 스트레스, 압박감, 좌절감을 높일 수 있다고 보고했습니다.
그렇다면 상황 전환에 어떻게 대처해야 할까요?
두 가지 방법으로 대처할 수 있습니다:
1. 모든 앱과 도구를 하나의 플랫폼에 온보딩하여 팀이 모든 것을 손끝으로 액세스할 수 있도록 하세요.
예를 들어 ClickUp은 다음을 지원합니다 1000 개 이상의 타사 앱 통합 를 통해 즐겨찾기 도구가 홈에 있는 하나의 조직 전체 솔루션을 구현할 수 있습니다. 또한 무의식적으로 컨텍스트를 전환하는 팀을 없앨 수 있습니다.
2. 사용 ClickUp 보기 모든 일을 한곳에 모아두는 개인 생산성의 성스러운 홈입니다.
또한 세 가지 보기를 통해 워크플로우 시각화, 프로젝트 추적, 작업 관리를 개인화할 수 있습니다: 리스트, 달력, 보드:
ClickUp의 15개 이상의 보기를 보고 필요에 따라 워크플로우를 맞춤형으로 설정하세요
모든 프로젝트를 한눈에 볼 수 있는 보기를 사용하면 여러 파일을 관리하고 브라우저 탭을 닫는 데 들이는 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.
6. 우선순위가 바뀔 때 유연하게 대처하세요
팀이 변화하는 우선순위를 추적할 수 없나요? 상황에 따라 방향을 전환할 수 없다는 것은 프로젝트 관리자의 중요한 단점입니다.
이는 주로 여러 개의 할 일 목록과 스프레드시트를 사용해 프로젝트 전반에서 일어나는 일을 추적할 때 발생합니다.
시간 내에 리소스 일정을 변경할 수 없습니다. 이로 인해 진행 중인 프로젝트에 차질이 생기고 지연이 발생할 수 있습니다.
두 가지 큰 해결책은 무엇일까요?
1. 변경 제어 프로세스를 구현하세요: 이렇게 하면 프로젝트 변경 요청을 관리할 수 있습니다. 이해관계자가 프로젝트에서 변경을 요청하면 프로젝트 일정에서 즉시 볼 수 있습니다. 또한 이 프로세스를 활용하여 이해관계자가 적절하다고 판단되는 변경 요청을 승인/거부할 수 있도록 할 수도 있습니다.
2. 중앙 정보 소스 공유: 도구를 사용해 변경되는 프로젝트 요청을 추적하고 팀원들이 오프라인과 온라인에서 이 도구를 사용할 수 있도록 하세요.
팀원들이 팀의 대역폭과 작업 상태에 대한 가시성을 실시간으로 확보하면 효율적으로 업무를 진행할 수 있습니다. 또한 상황이 빠듯할 때 팀원들을 확인할 수도 있습니다.
7. 균형 잡힌 업무량은 더 행복한(생산성 높은) 팀으로 이어집니다
팀의 업무량을 균등하게 배포하면 비즈니스 성장과 직원 복지가 증진됩니다.
직원에게 과중한 작업을 부여하면 기껏해야 불완전한 작업, 최악의 경우 품질이 떨어지는 작업을 하게 됩니다.
직원을 제대로 활용하지 못하면 의욕이 떨어지고 스트레스를 받을 수 있습니다. 당연히 미국에서는 3,000억 달러 매년 결근과 업무 관련 스트레스로 인한 건강 문제로 인해 지출되고 있습니다.
결론: 두 시나리오 모두 조직이 손해를 볼 수 있습니다.
최적의 지점을 찾으면 팀 사기 프로젝트를 원활하게 진행할 수 있습니다.
하지만 어떻게 할까요? 다음의 영향을 이해하세요 업무량 관리 데이터 관리에 대해 알아보세요.
여러 프로젝트와 팀을 관리할 때 데이터는 여러 채널을 통해 교차하며 흐르게 마련입니다. 데이터를 추적하려면 업무량을 적절히 관리해야 합니다.
일반적인 업무량 관리 프로세스는 다음과 같습니다:
- 먼저 적절한 사람에게 작업을 할당하여 모든 사람이 고른 업무량을 갖도록 합니다. 관련된 사람, 프로젝트, 작업에 대한 완전한 가시성이 필요합니다
- 팀의 역량, 기술, 전문성을 분석하여 정해진 시간 내에 예산 범위 내에서 예상되는 품질로 제공하세요
- 다음으로, '지능적인' 업무량 배포 프로세스를 디지털화해야 합니다. 예를 들어 ClickUp 작업량 보기 를 사용하면 각 회원의 작업 시트와 달력을 보고 누가 어떤 일을 하고 있는지 검토할 수 있습니다:
이 보기에서 상태별, 담당자별로 작업을 정렬하고 주간 작업량을 파악하세요
프로젝트 진행 상황에 따라 보기를 맞춤형으로 설정하고, 작업의 노력 수준을 추적하고, 팀의 용량을 재조정하고, 중단이나 지연 없이 작업을 진행할 수 있습니다.
8. 프로젝트 일정을 잡을 때 전체 포트폴리오를 구상하세요
프로젝트 일정이 조율되지 않으면 직원들의 일정이 초과 예약되거나 잘못된 날짜가 차단되는 경우가 종종 발생합니다.
프로젝트 일정을 완벽하게 관리하려면 프로젝트 마감일까지의 몇 주뿐만 아니라 1년 전체에 대한 팀의 업무량에 대한 가시성이 필요합니다.
두 개의 마이크로사이트를 출시한다고 가정해 보겠습니다. 안타깝게도 첫 번째 마이크로사이트의 출시가 생산성 문제로 인해 지연되어 두 번째 마이크로사이트의 출시와 충돌하기 시작합니다.
프로젝트 일정에 이러한 지연이 제때 반영되지 않으면 리소스를 초과 예약하게 되고 프로젝트가 지연될 것입니다.
다음은 전체 범위를 염두에 두면서 프로젝트 일정을 잡기 위해 따를 수 있는 몇 가지 팁입니다:
- 동시에 여러 프로젝트를 진행하는 사람들을 위해 프로젝트 시작 날짜와 종료 날짜를 배포하세요
- 프로젝트의 의존성 - 예를 들어 콘텐츠가 작성되기 전에 웹사이트 디자인을 완료해야 하나요?
- 프로젝트 간에 중복되는 작업을 통합하여 일을 더 빨리 완료됨. 예를 들어, 마케팅 및 영업 팀의 자료로 사용할 스톡 이미지를 구매해야 한다고 가정할 때, 이를 함께 진행하세요
- 마감일을 설정할 때 역순으로 작업하여 각 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 파악하세요
9. 각 프로젝트에 대해 명확하고 측정 가능하며 달성 가능한 목표를 설정하세요
목표와 KPI를 설정하는 것은 직원의 진행 상황을 측정하는 데 있어 핵심입니다. 하지만 목표 설정은 더 깊고 심리적인 후유증을 남깁니다.
포브스에 따르면 목표를 생생하게 그리는 사람들은 다음과 같이 말합니다 1.2 ~ 1.4배 달성할 가능성이 더 높습니다.
따라서 목표를 보다 체계적으로 보기 시작하면 프로젝트 플랜, 를 확인하면 목표를 달성하는 데 더 유리한 위치에 서게 됩니다.
비즈니스의 맥락에서 목표는 마일스톤의 양식을 취합니다. 노련한 프로젝트 관리자는 다음과 같은 목표 설정 프로세스를 채택합니다:
- 먼저, 그들은 설정 작업을 합니다 프로젝트 오브젝트* 그런 다음 프로젝트를 더 작고 관리하기 쉬운 작업으로 세분화하는 데 집중합니다
- 다음으로, 적절한 팀원에게 작업을 할당합니다
- 마지막으로 측정 가능하고 현실적이며 명확한 목표를 설정합니다
하지만 여기서 멈추지 마세요. 다음과 같은 방법으로 자동화를 활용하세요
ClickUp 목표:
ClickUp을 사용하여 숫자, 금전, 참/거짓 및 작업 목표를 사용하여 진행 상황을 추적하세요
ClickUp 목표는 사용하기 쉬운 폴더에 모든 목표(스프린트 주기, 주간 직원 스코어카드, OKR 등)를 정리하는 데 유용합니다.
숫자, 참/거짓, 작업, 금액, 설명 등 다양한 형식으로 목표를 만들 수 있습니다.
또한, 프로젝트 진행 상황을 일일이 탭으로 확인할 필요가 없습니다. 도구가 대신 해줄 수 있습니다.
10. 반복되는 워크플로우를 저장하고 귀중한 시간을 절약하세요
새 프로젝트가 시작될 때마다 같은 워크플로우를 계속 재구축하고 계신가요?
분기별로 신제품 출시에 관한 이메일을 작성하고 있다고 가정해 보세요. 몇 주 후, 이제 다음 작업을 시작할 때입니다 결과물 새 분기의 결과물입니다.
하지만 잠깐만요.
사용하던 디자인 도구가 폐기되었습니다. 새 버전을 사용하여 처음부터 다시 시작해야 합니다. 하지만 문제는 이전 이메일의 구성 요소가 기억나지 않는다는 것입니다.
이는 생산성 측면에서 볼 때 현명한 조치가 아닙니다. 중요한 구성 요소를 놓칠 수 있으며 구독자에게 수준 이하의 이메일이 전송될 수 있습니다.
다음 분기에는 이런 일을 방지하기 위해 무엇을 할 수 있을까요? 워크플로우를 템플릿화하여 다음 분기에는 그대로 사용하는 것은 어떨까요?
새 분기가 시작되면 생성한 개인화된 템플릿으로 시작할 수 있습니다.
이렇게 하면 업무 프로세스가 빨라지고 워크플로우 공백을 방지할 수 있습니다.
전문가 팁: 인사이트와 최고의 실행 방식으로 템플릿을 정기적으로 업데이트하여 양질의 서비스를 제공하세요.
ClickUp으로 여러 프로젝트를 손쉽게 관리 # 다양한 프로젝트 관리
프로젝트 관리자가 직면하는 가장 일반적인 딜레마는 무엇일까요? 바로 여러 프로젝트를 정신없이 관리할 수 있는 방법입니다.
당연히 그렇죠. 프로젝트 관리자는 할 일이 너무 많습니다.
프로젝트 관리자는 어제까지 마감해야 할 결과물이 산더미처럼 쌓여 있는 경우가 많습니다. 또한 압박이 심한 클라이언트와 과로한 팀을 상대해야 할 수도 있습니다. 그리고 이해관계자의 기대치를 유지하고 프로젝트 예산을 늘리는 것도 잊지 마세요.
이제 하나의 프로젝트에서 이 모든 일을 하는 것만으로도 충분히 어렵습니다.
여러 프로젝트를 함께 진행한다면 직원들의 소진과 불행으로 이어질 수 있다고 상상해 보세요.
강력한 프로젝트 관리 소프트웨어 같은 ClickUp은 작업에 딱 맞는 도구입니다. 여러 프로젝트를 관리하는 방법에 대해 자세히 알아보세요 이 통찰력 있는 비디오 .