"효율성은 이미 완료됨을 더 잘 수행하는 것입니다." 쓴 현대 경영학의 아버지라 불리는 피터 드러커는 이를 비즈니스 최적화의 핵심 요소로 꼽았습니다.
산업, 지역, 크기, 유형에 관계없이 효율성은 비즈니스가 수익성을 극대화하는 근본적인 방법입니다. 제조 라인을 최적화하든, 피자 배달 시간을 단축하든, 개발자의 생산성을 향상하든, 효율성은 비용을 절감하고 수익을 증대합니다.
이 블로그 게시물에서는 운영 관리의 새로운 관점을 열어주는 특정 유형의 효율성, 즉 흐름 효율성에 대해 살펴봅니다.
흐름 효율성이란?
흐름 효율성은 작업 수행에 소요되는 총 시간 대비 작업 수행에 소요되는 활성 시간의 비율을 의미합니다.
피자 만들기를 예시로 들어보겠습니다. 일반적으로 도우를 준비하고, 소스를 만들고, 피자를 조립하고, 굽고, 테이블에서 고객에게 서빙하는 과정이 포함됩니다.
- 이 다섯 단계 각각에 2분이 걸리면 작업 수행 시간은 10분이 됩니다
- 그러나 오븐을 사용할 수 없어 6분이 지연되면 작업에 소요되는 총 시간은 16분이 됩니다
- 흐름 효율은 10/14로 62.5%입니다
현대 프로젝트 관리에서 높은 흐름 효율을 달성하는 것은 운영 우수성과 동의어입니다. 따라서 이를 정확하게 계산하는 것이 프로세스 최적화를 위한 첫 번째 단계입니다.
흐름 효율을 계산하는 방법?
흐름 효율성 계산은 작업 또는 프로젝트의 총 사이클 시간 대비 실제 작업에 소요되는 시간을 파악하는 간단한 프로세스입니다.
다음은 흐름 효율성을 정확하게 추적하는 데 도움이 되는 단계별 가이드입니다.
1. '작업'이 무엇을 수반하는지 개요 파악하기
수행 중인 작업에 따라 작업은 한 단계일 수도 있고 여러 단계의 연속일 수도 있습니다. 흐름 효율성을 계산하려면 작업을 구성하는 요소를 파악해야 합니다.
예를 들어 소프트웨어 엔지니어링 팀의 경우 '작업'에 기능 출시가 포함될 수 있습니다:
- 디자인
- 개발
- 테스트
- 배포
ClickUp과 같은 프로젝트 관리 도구를 사용 중이라면 이미 이 분류가 설정되어 있을 수 있습니다. 그렇지 않더라도 걱정하지 마세요! 어떤 프로세스 지도 작성 도구 를 사용하면 지도를 그릴 수 있습니다. ClickUp 화이트보드를 사용하여 팀의 협업 워크플로우의 윤곽을 잡을 수도 있습니다.
ClickUp으로 프로세스 지도 만들기
2. 활성 작업 시간 계산하기
활성 작업 시간은 작업이 활발하게 진행되는 주/일/시간입니다. 위에서 살펴본 소프트웨어 프로젝트에서 디자이너가 소프트웨어를 코딩하거나 품질 분석가가 테스트를 실행하는 시간 수입니다.
이 정보를 캡처하는 가장 좋은 방법은 각 작업의 시간을 추적하는 것입니다. ClickUp 시간 추적 를 사용하면 모든 팀원이 타이머를 시작하거나 수동으로 추가하여 활성 작업 시간을 추적할 수 있습니다.
ClickUp의 프로젝트 시간 추적을 사용하여 더 체계적으로 정리하고 시간을 더 잘 활용하세요
소프트웨어 엔지니어링 팀이 다음과 같은 방식으로 각 작업을 진행한다고 가정해 봅시다.
- 디자인: 10시간
- 개발: 24시간
- 테스트: 4시간
- 배포: 2시간
총 활성 작업 시간은 40시간 또는 주당 1인 기준입니다.
여기서 한 가지 주의할 점은 4시간이 걸리는 테스트가 반나절 만에 완료될 수 있다는 의미는 아니라는 점입니다. 가용성, 용량, 긴급성, 우선순위 등에 따라 품질 분석가가 한 번에 수행할 수도 있고 일주일에 걸쳐 분산하여 수행할 수도 있습니다.
3. 총 사이클 시간 계산하기
총 사이클 시간은 작업이 시작된 시점부터 완료될 때까지의 기간으로, 활성 작업과 유휴 시간을 모두 포함합니다. 일반적으로 시간이 아닌 일/주 단위로 측정됩니다.
총 사이클 시간을 계산하는 가장 간단한 방법은 완료 날짜-시작 날짜입니다. 따라서 1월 1일에 설계가 시작되어 1월 28일에 배포가 완료된 경우 사이클 시간은 4인 주입니다.
ClickUp을 사용하면 모든 작업에 시작 날짜와 종료 날짜를 지정할 수 있으므로 사이클 시간을 매우 쉽게 찾을 수 있습니다.
4. 흐름 효율성 계산하기
총 활성 시간과 총 사이클 시간을 파악했으면 아래 수식을 사용해 흐름 효율을 측정하세요.
흐름 효율 = (활성 작업 시간/총 사이클 시간)×100
위의 예시를 확장합니다: 흐름 효율 = (1인 주/4인 주)×100 = 25%
5. 흐름 효율성 격차 알아보기
위의 예시에서 75%, 즉 3인 주당 3시간은 실제 업무 시간이 아닙니다. 이는 피드백을 기다리거나, 다른 팀원이 작업을 완료할 때까지 기다리거나, 다음 단계로 넘어가기 위해 승인을 기다리는 등 대기/유휴 시간입니다.
흐름의 효율성을 개선하려면 대기 시간을 줄이는 것부터 시작해야 합니다. 흐름 효율성을 다른 관련 메트릭의 맥락에서 파악하는 방법을 보여드리기 전에 먼저 대기 시간을 줄여야 합니다,
흐름 효율성과 관련된 기타 KPI
흐름 효율성 메트릭은 프로젝트 관리자에게 중요하지만 그 자체로는 큰 의미가 없습니다. 예를 들어, 흐름 효율성이 25%일 때 팀원들의 생산성이 높은가요?
액면 그대로 보면 팀이 75%의 시간을 낭비하고 있는 것처럼 보일 수 있습니다. 하지만 그렇지 않습니다. 팀이 4개의 기능(즉, 흐름)을 동시에 작업하면서 100%의 생산성을 발휘하고 있을 수도 있습니다.
이러한 혼란을 피하려면 다른 메트릭과 관련하여 흐름 효율성을 이해하는 것이 필수적입니다.
처리량
처리량은 주어진 기간 동안 완료된 일의 양을 측정합니다. 이는 팀의 생산성을 직접적으로 나타내는 지표입니다. 소프트웨어 엔지니어링 팀의 경우 처리량은 주어진 기간 동안 출시된 기능의 수를 의미합니다.
따라서 팀이 4주 동안 10개의 기능을 출시했다면 흐름 효율이 여전히 25%라 하더라도 처리량은 10개입니다.
리드 타임 리드 타임 은 작업 요청부터 배송까지 걸리는 총 시간을 의미합니다. 여기에는 실제 작업 시간과 유휴 시간이 모두 포함됩니다. 제품 개발에서는 고객이나 비즈니스 팀원이 요청을 한 시점부터 프로덕션으로 푸시되는 시점까지를 의미합니다.
리드 타임에는 활성 작업 시간/사이클 시간 외에도 사용자 스토리를 작성하고, 우선순위를 정하고, 리소스를 할당하는 데 걸리는 시간도 포함됩니다. 따라서 팀이 이미 계획된 릴리스로 인해 향후 6개월 동안 바쁘다면 흐름 효율이 25%라고 해도 리드 타임은 7개월이 될 수 있습니다.
리소스 활용도
리소스 활용도는 팀이나 조직이 인력, 도구, 시간 등 사용 가능한 리소스를 얼마나 효과적으로 사용하는지 추적합니다.
만약 흐름 효율성이 25%이고 리소스 사용률 도 100%라면 더 많은 일을 처리할 수 없다는 뜻입니다. 리소스 사용률도 25%라면 훨씬 더 많은 작업을 수행할 수 있는 용량이 있다는 뜻입니다.
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작업 진행 중 (WIP) 한도
작업 진행 중(WIP) 한도는 특정 시간에 진행할 수 있는 작업 또는 프로젝트의 수를 제한합니다. 이는 새로운 작업을 시작하기 전에 작업을 완료하는 데 노력을 집중하여 사이클 시간을 줄이고 처리량을 늘리는 데 사용됩니다.
작업 진행 중(WIP) 한도는 이미 시작된 작업의 우선순위를 지정하여 흐름의 효율성을 높이는 데 도움이 됩니다.
이러한 메트릭을 함께 사용하면 흐름 효율성을 지속적으로 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. 최적화 프로세스에서 이러한 지표를 사용하는 방법은 다음과 같습니다.
흐름 효율을 개선하기 위한 팁
흐름 효율을 개선하기 위한 첫 번째 단계는 흐름 효율을 정확하게 계산하고 격차를 파악하는 것입니다. 이 정보를 바탕으로 다음 팁을 시도해 보세요.
작업 진행 중(WIP) 한도 설정하기
현재 진행 중인 일이 아직 완료되지 않은 상태에서 새로운 일을 시작하지 않는 것은 당연한 일입니다. 너무 많은 작업을 열어두면 모든 작업이 지연될 수 있습니다. 백로그 우선순위를 잘 설정하면 개발 중인 항목의 가치를 극대화할 수 있습니다.
ClickUp을 사용해 보드에 작업 진행 중(WIP) 한도를 설정하여 업무량을 관리할 수 있고 각 작업이 적절한 주의를 받을 수 있도록 하세요.
clickUp에서 작업 진행 중 (WIP) 한도 설정하기 클릭업
그러나 이는 다단계 작업을 수행하는 복잡한 조직에서는 생산성에 역효과를 가져올 수 있습니다. 예를 들어, 개발자가 기능이 배포될 때까지 기다리게 하면 최소 8시간의 유휴 시간이 발생하여 흐름 효율성에 영향을 미칩니다.
팀의 생산성, 작업량 및 처리량과 함께 작업 진행 중(WIP) 한도를 사용하여 결과를 최적화하세요.
워크플로우 자동화
단순하고 반복적인 작업을 자동화하여 다음을 수행하세요 프로세스 간소화 흐름. 엔지니어링 팀은 이를 위해 항상 테스트 자동화를 사용합니다.
프로젝트 관리자는 ClickUp 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 사용자 할당, 보고서 작성, 후속 조치/알림 전송과 같은 관리자 작업도 자동화할 수 있습니다.
자동화는 평균 흐름 효율성을 다음과 같이 개선합니다:
관리자 작업의 신속성: 흐름 효율성의 격차가 프로젝트 관리자의 업무량으로 인한 경우 리소스 제약 완료된 모든 작업을 검토할 때 자동화를 통해 효과적으로 제거할 수 있습니다
지연 방지: 지연/편차를 알려주는 자동화 알림을 설정하면 사전에 상황을 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다
의존성 및 병목 현상 제거: 디자이너가 단계를 완료하고 개발자를 배정해야 한다고 가정해 봅시다. 이 작업이 수동인 경우 프로젝트 관리자의 가용성에 따라 달라집니다.
이 프로세스를 자동화하면 작업이 '디자인' 목록에서 '개발' 목록으로 자동으로 이동하고, 개발자가 자신에게 작업을 할당하고 작업을 시작할 수 있습니다. 이렇게 하면 효율성이 향상될 뿐만 아니라 팀원들 사이에 소유권과 책임감이 생깁니다.
클릭업으로 프로세스를 간소화하고 병목 현상을 파악합니다
리소스 관리 개선 리소스 할당 는 복잡한 다단계 프로세스에서 흐름 효율성에 핵심적인 역할을 합니다. 예를 들어 한 기능을 디자인하는 데 4시간이 걸리고 개발하는 데 24시간이 걸립니다. 즉, 개발자가 코딩하는 데 걸리는 시간 동안 디자이너는 6개의 기능을 만들 수 있습니다.
따라서 가장 조잡하게 해석하더라도 이 프로젝트에는 개발자 한 명당 디자이너의 1/6만 있으면 됩니다. 또는 모든 디자이너당 6명의 개발자가 필요합니다. 이를 위해서는 다음이 필요할 수 있습니다 리소스 레벨링 .
핵심적인 세부 사항을 파악하고 그에 따라 리소스를 플랜하세요. 병목 현상을 적극적으로 제거하고 원활한 업무 흐름을 계획하세요. ClickUp 리소스 관리 기능은 정확히 이를 가능하게 하도록 설계되었습니다.
효과적인 리소스 플랜을 시작하려면 다음과 같이 맞춤형으로 조정하고 리소스 계획 템플릿 .
팀 공동 작업 장려하기
대부분의 흐름 비효율은 핸드오프 중에 발생합니다. 디자이너와 개발자가 지식을 전달하는 데 몇 시간이 걸리면 후자가 해당 기능에 대한 본격적인 작업을 시작할 수 없습니다. 이러한 프로세스를 개선하려면 팀 협업을 강화해야 합니다.
중첩 댓글, 문서 공유, 실시간 편집, 채팅 보기 등 ClickUp의 협업 기능을 사용하면 팀원들이 손쉽게 소통하고 협업할 수 있습니다.
질문이 있으신가요? 댓글을 남겨주세요. 승인 기준을 모르시나요? 작업 설명을 찾아보세요. 사용 사례에 대한 자세한 정보가 필요하신가요? ClickUp 문서에서 사용자 사례를 읽어보세요. 아직도 잘 모르시겠어요? 누가 온라인 상태인지 확인하고 도움을 요청하세요!
ClickUp은 커뮤니케이션 공백을 줄이고 워크플로우를 더욱 효율적으로 만드는 강력한 가상 작업 공간을 만듭니다.
항상 상금을 주시하세요
관련성 있고 정확하며 의미 있는 인사이트는 효율성 최적화의 토대입니다. 다음에서 실시간 재게시 설정을 지정하세요 ClickUp 대시보드 흐름 효율성을 포함하여 관심 있는 메트릭에 맞춤형으로 제공됩니다.
ClickUp 대시보드에서 흐름 효율성 추적하기
ClickUp으로 흐름 효율 개선하기 # 흐름 효율 개선하기
모든 운영 우수성 이니셔티브를 추진하는 근본적인 질문은 "이것이 우리가 할 수 있는 최선인가?"입니다 대부분의 경우 대답은 '아니오'입니다.
지속적인 개선을 위해 오늘날 조직은 격차를 없애고 비효율을 최소화하며 워크플로우를 최적화하기 위한 전략적 접근 방식이 필요합니다. 이러한 접근 방식에는 인사이트, 실행, 자동화가 포함됩니다. ClickUp은 이 모든 것을 가능하게 합니다.
대시보드 및 보고 도구 우수한 프로젝트 관리를 위해 설계된 ClickUp은 데이터를 기반으로 구축됩니다.
노트, 작업, 프로젝트, 리소스, 협업 도구를 하나의 플랫폼에 통합함으로써 ClickUp은 쉽게 조치를 취할 수 있게 해줍니다.
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흐름 효율성에 대한 자주 묻는 질문
1. 흐름 효율을 측정하는 이유는 무엇인가요?
워크플로우에서 비생산적/유휴 시간을 최소화하기 위해 흐름 효율을 측정합니다. 흐름 효율이 좋으면 활성 작업이 완료됨과 동시에 제품을 배송할 수 있습니다.
2. 흐름 효율이 중요한 이유는 무엇인가요?
흐름 효율은 활성 작업과 총 배송 시간 간의 비율입니다. 이는 조직이 고객의 요청을 처리하는 데 걸리는 시간을 줄이는 데 도움이 되므로 중요합니다. 예를 들어 제품을 만드는 데 2일의 활성 작업 시간이 필요하지만 배송에 걸리는 사이클 시간이 20일인 경우 흐름 효율성은 10%입니다.
이는 사이클 시간을 줄임으로써 처리량을 늘리고 수익을 크게 극대화할 수 있음을 보여줍니다.