대기 중인 작업이 산더미처럼 쌓여 있는 상태에서 하루를 시작한다고 상상해 보세요. 압도적일 수 있겠죠?
그렇다면 작업을 완료됨에 있어 가장 좋은 방법은 무엇일까요? 당연히 할 일 목록을 만드는 것부터 시작하세요.
간단한 작업 목록을 작성하면 일을 한눈에 파악하고 그에 따라 플랜을 세우는 데 도움이 됩니다.
하지만 이제 두 번째 문제, 즉 어떤 작업을 우선순위에 두고 어떤 작업을 나중에 예약해야 하는지에 대한 문제에 직면하게 됩니다 그리고 그 목록에서 지금 당장 건너뛸 수 있는 작업이 있을까요?
작업의 우선순위를 정하는 것은 어려운 일이 될 수 있습니다. A 2018 소비자 연구 저널 연구에 따르면 대부분의 사람들은 더 큰 보상을 제공하는 중요한 작업보다 긴급한 작업에 더 끌리는 것으로 나타났습니다.
즉, 아무리 중요하더라도 기한이 있는 작업의 우선순위를 정하고 기한이 없는 작업은 미루는 경향이 더 높다는 뜻입니다.
다시 말해, 타임라인에 직면했을 때 우리는 중요한 작업의 최종 보상이 더 크더라도 더 시급한 것을 위해 더 중요한 것을 간과하는 경향이 있습니다.
아이젠하워 매트릭스는 이러한 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다. 특정 작업의 가치를 이해하는 동시에 할 일 목록에서 제거할 수 있는 작업을 식별하는 데 탁월한 도구입니다. 효과적인 시간 관리를 위한 유용한 도구입니다(일부 사람들은 이를 시간 관리 매트릭스라고 부르기도 합니다).
그렇다면 아이젠하워 매트릭스란 무엇일까요? 이에 대한 모든 것을 알아볼 수 있도록 이 편리한 가이드를 준비했습니다.
지금 바로 시작해보세요! ⏳
아이젠하워 매트릭스란 무엇인가요?
아이젠하워 매트릭스는 긴급성과 중요도에 따라 작업을 분류하는 생산성 및 작업 관리 도구입니다. 작업을 네 개의 사분면으로 나누어야 합니다:
긴급 + 중요 긴급하지 않음 + 중요 긴급하지 않음 + 중요 | -------------------------- | ------------------------------ | 긴급 + 중요하지 않음 | 긴급하지 않음 + 중요하지 않음 |
아이젠하워 매트릭스를 사용하면 작업을 분류하고, 순서대로 정리하고, 무엇을 먼저 처리해야 할지 파악하여 시간과 리소스를 절약할 수 있습니다.
때로는 한 작업부터 시작하면 다른 작업의 진행에 방해가 될 수 있습니다. 이 매트릭스는 검증된 매개변수를 사용해 작업을 분리함으로써 명확하게 정리할 수 있도록 도와줍니다.
왜 아이젠하워 매트릭스라고 이름 붙였나요?
'아이젠하워 매트릭스' 개념은 미국의 34대 대통령인 드와이트 D. 아이젠하워의 이름을 따서 명명되었습니다.
시간을 몇 단계 거슬러 올라가 보겠습니다. ⏪
아이젠하워는 대통령이 되기 전 미 육군 장군과 제2차 세계대전 당시 연합군 최고 사령관을 역임하는 등 뛰어난 군 경력을 쌓았습니다. 대통령이 된 후에도 그는 NASA 설립과 한국 전쟁 종식 등 유명한 업적에 관여했습니다.
의심할 여지 없이 그는 작업의 우선순위를 효과적으로 정하고 지속적이고 긍정적인 결과를 창출하는 방법을 알고 있었습니다.
아이젠하워는 고위 군 지도자로서, 그리고 나중에 대통령으로서 상충되는 작업과 우선순위 때문에 끊임없이 도전에 직면했습니다.
그는 긴급성과 중요도에 따라 작업의 우선순위를 정하는 프레임워크를 가지고 있었습니다. 이 생각은 30년 후 '아이젠하워 매트릭스' 또는 '아이젠하워 의사 결정 매트릭스'라는 이름으로 발전했습니다. 스티븐 코비는 베스트셀러인 <고도로 효과적인 사람들의 7가지 습관>에서 아이젠하워의 지혜를 이 널리 대중화된 생산성 도구에 접목시켰습니다
아이젠하워 매트릭스는 다음과 같은 다른 이름으로도 불립니다
, 우선순위 매트릭스, 아이젠하워 박스, 아이젠하워 방법, 긴급-중요 매트릭스 등이 있습니다.
아이젠하워 매트릭스의 4사분면 방법론: 긴급성 대 중요성
아이젠하워 매트릭스의 4사분면 또는 구분은 작업을 분리하는 데 도움이 됩니다. 긴급성과 중요성이라는 두 가지 매개변수를 기준으로 나뉩니다. 이 두 가지가 교차하면 작업을 포함하는 4개의 사분면이 나옵니다:
- 완료됨 - 즉시 완료됨
- 나중에 예약할 것
- 다른 사람에게 위임된 작업
- 삭제 또는 보류할 작업
매트릭스는 지속적인 업무 스트레스로 인해 일을 객관적으로 바라보지 못하는 경우가 많기 때문에 무엇이 중요한 작업을 긴급하게 만드는지 이해하는 데 도움이 됩니다.
하지만 무엇이 긴급하고 무엇이 중요한가?
긴급
이러한 긴급한 사안은 마감 기한이 엄격하고 즉각적인 주의가 필요한 경우입니다. 여기에는 곧 완료해야 하거나 피할 수 없는 결과에 직면해야 하는 활동이 포함됩니다. 피할 수는 없지만 너무 집중하다 보면 더 큰 성과를 낼 수 있는 필수 작업을 소홀히 할 수 있습니다
예시:
- 고객 이메일 또는 전화에 응답하기
- 클라이언트 피치 데크 완료하기
- 클라이언트 피드백 작업하기
중요
중요도는 주관적이며 개인적인 가치와 목표에 따라 정의할 수 있습니다. 이러한 작업은 장기적인 목표에 기여합니다. 이러한 과제를 해결하려면 신중한 플랜과 의도적인 노력이 필요합니다.
예시:
- 제품 로드맵 전략화하기
- 새로운 교육 과정 수강
- 고객 갈등 해결
아이젠하워 매트릭스는 작업의 시급하고 중요한 요소를 결합하여 네 개의 사분면으로 분류합니다:
- 바로 처리: 긴급하고 중요한 작업
- 스케줄 잡기: 긴급하지는 않지만 중요한 작업
- 위임: 긴급하지만 중요하지 않은 작업
- 삭제: 긴급하지 않고 중요하지 않은 작업
매트릭스는 다음과 같습니다. 👇
이제 사분면을 개별적으로 살펴보겠습니다.
사분면 1: 그냥 하기 - 긴급하고 중요함
긴급하고 중요한 작업은 즉각적인 조치가 필요합니다. 마감 기한이 촉박하고 제시간에 완료하지 않으면 심각한 결과를 초래할 수 있습니다. 두 경우 모두 위기 모드 대응이 필요합니다.
예시:
- 내일 있을 출시를 위한 자료 마무리 작업
- 휴가 중인 동료의 일을 대신 처리하는 경우
- 고객의 제품 사용을 방해하는 긴급 기술 문제 해결
- 해결하지 않으면 소셜 미디어로 확산될 수 있는 급박한 고객 갈등 해결
1사분면 작업은 피할 수 없습니다. 하루를 아무리 잘 계획해도 통제할 수 없는 일이 발생할 수 있습니다.
하지만 문제는 이러한 작업에 너무 집중하다 보면 중요한 장기적인 목표를 소홀히 할 수 있다는 것입니다.
코비는 하루 종일 위기 모드에서 불을 끄느라 시간을 보내다 보면 결국 에너지가 고갈되어 4사분면으로 빠져들게 된다고 경고합니다
2사분면: 긴급하지는 않지만 중요한 일정 잡기 ## 2사분면: 긴급하지는 않지만 중요한 일정 잡기
중요하지만 긴급하지는 않은 작업은 D-day가 없지만 장기적인 성과를 위해 필수적입니다.
이러한 작업은 당장 마감일이 정해져 있지 않기 때문에 더 긴급한 작업을 위해 미루기 쉽습니다.
예시:
- 비즈니스 또는 팀을 위한 장기 전략 플랜 개발하기
- 전문성 개발 및 새로운 기술 습득에 투자
- 조직을 위한 새로운 기회 발굴을 위한 시장 조사 수행
- 새로운 이니셔티브에 대한 비즈니스 플랜 또는 제안서 작성
- 개인적 또는 직업적 목표 검토 및 업데이트
- 생산성 향상을 위한 작업 공간 정리 및 정돈
급한 불을 끄는 데 집중했던 1분기와 달리, 2분기에는 인내심을 가지고 의미 있는 목표를 플랜하고 우선순위를 정하는 시기입니다.
하지만 이러한 작업은 명확한 기한이 정해져 있지 않기 때문에 계속 미루게 됩니다.
개인 시간 관리를 위한 2사분면을 설명하면서 코비는 이러한 작업을 해결해야 할 문제가 아니라 전문적으로 그리고 개인으로서 성장할 수 있는 기회로 바라볼 것을 제안합니다
사분면 3: 긴급하지만 중요하지 않은 일을 위임한다
이 사분면에는 장기적인 목표에 도움이 되지 않는 바쁜 일들이 모두 포함됩니다. 이러한 작업은 시간을 효율적으로 사용하지 못하므로 반드시 아웃소싱하거나 위임해야 합니다.
예시:
- 클라이언트 이메일에 답장하기
- 최신 트렌드를 찾기 위해 소셜 미디어 스크롤하기
- 클라이언트 피드백 작업 중
- 고객 또는 분석 데이터를 시트에 입력하기
- 중요한 일 사이에 무작위로 회의하기
이 사분면에 속하는 작업은 반드시 전문 지식이 필요한 것은 아니며, 단지 시급할 뿐입니다. _이 사분면에 너무 많은 시간을 할애하면 일정을 통제하지 못할 수 있습니다. 그렇기 때문에 이 활동은 다른 사람에게 위임해야 합니다
생각해 보세요:
_당신이 그 회의에 참석해야 하는가, 아니면 다른 사람이 회의록을 보내줄 수 있는가?
데이터를 수동으로 입력해야 하는가, 아니면 ClickUp과 같은 자율 프로젝트 관리 시스템을 사용할 수 있는가? (가장 매끄러운 플러그 😉)._
이 사분면의 필수적인 부분은 아니오라고 말하는 법을 배우는 것입니다. 무릎에 얹혀서는 안 될 책임을 떠맡지 마세요. 할 수 있는 일이 아니라 해야만 하는 일을 하세요!
ClickUp에서 작업을 위임하는 것은 쉽습니다. 팀에 직접 할당하거나 댓글로 @멘션하세요
물론 이 사분면에서 일부 작업을 위임할 수 없는 경우가 있을 수 있습니다. 그런 경우에도 그 일이 하루 또는 일주일을 차지하지 않도록 할 수 있습니다. 예를 들어 다음과 같이 할 수 있습니다:
- 업무에 투입할 수 있는 최대 시간이나 노력에 대한 명확한 기대치를 설정하세요
- 하루 중 가장 생산성이 높은 시간대에 우선순위가 높은 작업을 예약한 다음 그 시간대에 중요하지 않은 작업을 예약합니다
- 관리자와 업무량에 대해 논의하세요
- 목표와 목표에 맞지 않는 작업 요청을 거절하는 연습하기
또한 읽어 보세요: 피하는 방법 직장에서의 시간 낭비
사분면 4: 삭제 - 긴급하지 않고 중요하지 않음
이 사분면에 속하는 작업은 휴지통에 넣어야 합니다. 이러한 불필요한 작업은 시간 낭비이며 개인이나 팀의 성장에 아무런 도움이 되지 않습니다. 하지만 이런 작업에 빠져들면 시간만 낭비하고 후회만 하게 될 것입니다.
예시:
- 텍스트로 완료됨직한 회의에 참가하는 경우
- 트렌드를 파악한다는 명목으로 소셜 미디어를 스크롤하는 행위
- 동료의 불필요한 주의를 분산시키는 행위
그렇다고 해서 모든 즐거움을 희생해야 한다는 뜻은 아닙니다. 아이젠하워도 바쁘고 스트레스가 많은 업무와 골프 여행으로 휴식과 스트레스 해소의 균형을 맞췄습니다.
코비는 여기서 중요한 것은 균형이라고 말합니다. 여가를 최대한 활용하려면 여가 시간을 의도적으로 활용해야 합니다
A 응용 심리학 연구 저널 연구에 따르면, 여가 시간의 성격이 일할 때의 생산성에 간접적으로 영향을 미친다고 합니다. 즉, 여가 시간에 무엇을 하느냐에 따라 일주일의 업무 모양이 달라질 수 있다는 뜻입니다.
예를 들어, 운동은 동기를 부여하고 요가와 명상은 업무 중 긴장을 푸는 데 도움이 될 수 있습니다. 마찬가지로 취미를 추구하거나 자원봉사를 하거나 가족 및 친구들과 시간을 보내는 것도 생산성을 높일 수 있습니다.
다음은 매트릭스를 효과적으로 사용하기 위한 몇 가지 팁입니다.
아이젠하워 매트릭스로 작업의 우선순위를 정하기 위한 팁
1. 한 사분면을 지나치게 채우지 마세요
프로젝트 관리자는 할 일 목록에 많은 작업이 있을 수 있습니다. 하지만 사분면을 너무 많이 채우지 않도록 주의하세요. 이렇게 하면 매트릭스가 너무 복잡해져서 관리하기 어려워지는 것을 방지할 수 있습니다.
이상적으로는 각 사분면에 작업이나 활동을 10개 이하로 배치하는 것이 좋습니다. 작업 목록이 길면 비효율적인 업무 관리로 이어질 뿐입니다.
사분면에 할 일을 적기 전에 제외할 수 있는 작업이 몇 가지 있을 것입니다. 여러 개의 매트릭스를 만들거나 마스터 매트릭스로 합쳐 우선순위가 정해져 있지만 지저분한 프로젝트와 작업을 깔끔하게 처리할 수도 있습니다.
2. 시각적 작업 구분자 사용
시각화는 워크플로우 효율성을 높이는 입증된 방법입니다. 시각화를 통해 전체 워크플로우를 한눈에 볼 수 있습니다.
아이젠하워 매트릭스에 따라 작업을 시각화하는 가장 좋은 방법은 간단하면서도 효과적인 색상 코딩을 사용하는 것입니다. ClickUp 작업 는 비슷한 방법을 사용하여 작업을 시각화할 수 있도록 도와줍니다. 작업에 색상 코드를 지정하고, 우선순위를 지정하고, 이름 태그를 사용하고, 태그별로 작업을 필터링할 수도 있습니다.
ClickUp 작업 우선순위를 사용하여 긴급, 높음, 보통, 낮음 우선순위에 따라 작업을 분류하세요
작업을 색상 코딩하는 방법은 다음과 같습니다:
- 빨간색
- 우선순위가 가장 높은 작업. 우리의 뇌는 빨간색으로 깜박이는 일에 반응하고 처리하도록 프로그래밍되어 있습니다
- 노란색
- 우선순위가 두 번째로 높은 작업
- 파랑
- 우선순위가 세 번째로 높은 작업
- 녹색
- 우선순위가 가장 낮은 작업
한편, 이를 원하는 대로 아이젠하워 매트릭스로 쉽게 변환할 수 있습니다. 빨간색은 1사분면, 노란색은 2사분면 등입니다.
3. 과잉 관리 방지
아이젠하워 매트릭스를 과도하게 관리하는 것은 일종의 미루기입니다. 모든 작업을 세세하게 살피려고 애쓰지 마세요. 대신 ClickUp Brain 을 사용하면 다음에 해야 할 작업, 마감일이 임박한 작업, 기한이 지난 작업 등을 빠르게 알려줍니다.
일상적인 작업의 우선순위를 정하고 간소화하는 데 도움이 되는 ClickUp Brain
또한 사분면에 작업을 할당하는 데 너무 많은 시간이 걸리지 않도록 하세요. 작업 밀도에 따라 한 달/주당 30~50분을 할당하고 그 기간 내에 매트릭스를 설계하세요.
4. 먼저 제거
할 일 목록에서 시급하지도 중요하지도 않은 항목을 제거하세요. 오른쪽 심연-사분면 4에 위임하세요.
이러한 작업을 제거하면 다른 작업을 더 잘 관리할 수 있는 시간(및 정신적 여유)을 확보할 수 있습니다. 할 일 목록을 검토하고 이러한 항목을 제거한 후 나머지 세 사분면의 우선순위를 정하세요.
5. 개인적인 일과 업무적인 일 분리하기
우리가 학교에서 배우는 첫 번째 비즈니스 교훈은 '비즈니스를 별도의 독립체로 취급하라'는 것입니다 이 원칙은 아이젠하워 프레임워크를 최적화할 때도 적용됩니다.
그 이유는 다음과 같습니다.
개인적 목표와 업무적 목표를 혼동하면 부담이 될 수 있습니다. 어떤 작업은 업무적 목표보다 개인적인 작업을 선호하고 어떤 작업은 그 반대의 경우도 있어 작업에 적절한 가중치를 부여하지 못합니다.
개인 작업의 긴급하고 중요한 요소는 항상 감정적 연결로 인해 전문적인 작업보다 더 높을 것입니다.
한편, 업무와 개인 작업은 타임라인, 리소스, 접근 방식이 다르며 각각 고유한 사고 프로세스를 요구합니다.
따라서 이 둘을 하나로 묶는 것은 좋은 생각이 아닙니다. 각 사분면에 있는 작업의 수가 늘어나고 때때로 충돌이 발생할 수 있습니다.
하지만 아이젠하워의 개념이 마음에 드시고 두 가지 측면 모두에 활용하고 싶으시다면 개인적 작업과 업무적 작업에 대해 다른 매트릭스를 만드는 것이 좋습니다. 업무적 목표와 개인적 목표를 분리하여 개별적으로 해결하세요.
6. 매트릭스 작업 후 시간 모니터링하기
매트릭스를 사용해 주간 시간 사용량을 추적하고 평가하세요. 스프레드시트나 전용 작업 관리 앱(예: ClickUp)을 사용해 30분 간격으로 활동을 기록하세요.
💡팁: 클릭업 시간 추적기 _ 클릭 는 시간 추적을 쉽게 해줍니다. 데스크톱, 모바일 기기 또는 웹 브라우저에서 ClickUp의 무료로 시간을 기록하세요 크롬 확장 프로그램 . 작업 사이를 이동하며 수동 입력 및 추적 없이 시간을 소급하여 추가하세요.
그런 다음 완료한 작업을 중요도와 긴급도에 따라 사분면으로 분류하고 목표에 맞게 정렬하세요.
각 사분면에 작업이 어떻게 분산되어 있는지 확인하고 조정이 필요한 부분이 있는지 확인하세요. 최상의 균형을 위해 대부분의 작업을 사분면 2에 배치하세요.
7. 매트릭스 다듬기
일주일간의 매트릭스 테스트 기간 동안의 성과에 따라 매트릭스를 조정하세요.
작업과 프로젝트에 소요되는 시간에 따라 매트릭스를 세분화하세요. 작업을 사분면에 배치할 때 일부 작업을 잘못 판단했을 수도 있습니다. 이 경험을 통해 프로젝트와 작업을 더 잘 이해하여 더 효율적으로 균형을 맞출 수 있습니다.
최고 성과자들은 아이젠하워 매트릭스를 사용합니다
각계각층의 사람들이 아이젠하워 매트릭스를 사용합니다. 용감한 소방관부터 현명한 CEO까지, 아이젠하워 매트릭스의 장점에 대한 증거가 계속 쏟아져 나오고 있습니다.
바실 이바노프, KeepSolid의 설립자 겸 CEO, 매트릭스의 장점에 대한 보증 . 그는 여러 생산성 도구를 사용해 본 경험이 있다며 "_최초에는 CEO로서 여러 가지 작업 관리 도구를 사용해 보았지만... 우선순위를 조정하는 데 도움이 되지 않았다... 여러 작업 관리 플랫폼을 사용하는 것의 가장 큰 위험은 내가 통제하고 있다는 잘못된 느낌을 준다는 점이었다."고 말했다
그 후, 그는 아이젠하워 매트릭스를 선택했습니다.
아이젠하워 매트릭스를 사용하여 효과성이란 진정한 의미에 대해 더 깊이 이해하게 되면서 새로운 도구의 개념을 정립할 수 있었습니다_...
바실 이바노프, KeepSolid CEO
수많은 Play 스토어와 앱 스토어 앱이 아이젠하워 매트릭스를 프로모션하여 개인이 현명하게 업무의 우선순위를 정할 수 있도록 돕습니다. 수많은 기술 기업들도 직원 생산성을 향상시킬 수 있는 기회를 포착했습니다.
아이젠하워 매트릭스는 생산성 도구로 점점 더 인기를 얻고 있습니다. 직접 사용해 보고 확인해 보세요!
아이젠하워 매트릭스 예시 및 템플릿
예시를 살펴보기 전에 작업의 우선순위를 정하고 시간을 관리할 수 있는 ClickUp의 사용자 지정 가능한 화이트보드 템플릿을 소개해드리겠습니다. 이 템플릿은 작업을 정리하고 아이디어를 실행 항목으로 전환하기 전에 적어두는 데 도움이 됩니다.
ClickUp의 아이젠하워 매트릭스 템플릿은 중요도와 긴급성에 따라 작업의 우선 순위를 정하여 더 나은 결정을 내릴 수 있도록 설계되었습니다.
ClickUp 아이젠하워 매트릭스 템플릿 은 긴급성과 중요도에 따라 작업을 분류하여 가장 중요한 일에 먼저 집중할 수 있도록 도와줍니다. 다음과 같은 이점이 있습니다:
- 가장 중요한 작업에 집중력 집중
- 방대한 프로젝트를 관리 가능한 덩어리로 나누기
- 일의 정리를 통해 스트레스와 불안감 감소
- 중요한 일에 집중할 수 있도록 하여 보다 효율적으로 일할 수 있도록 지원 이 템플릿 다운로드하기 이제 템플릿이 생겼으니 다양한 시나리오에서 템플릿을 사용하는 방법을 이해해 보겠습니다.
사용 사례 1: 효율적인 프로젝트 관리
아이젠하워 매트릭스는 긴급성과 중요도를 구분하여 작업 우선순위를 단순화합니다. 리소스를 관리하고, 마감일을 맞추고, 여러 요구사항을 처리하는 데 유용합니다.
팀 리더의 경우, 스마트한 리소스 배분으로 직원에게 과부하가 걸리거나 과소 활용되는 것을 방지할 수 있습니다.
명확한 작업량 보기를 통해 리더는 각 팀원이 일주일, 2주 또는 한 달 동안 얼마나 바쁜지 쉽게 확인할 수 있어 모두가 같은 페이지에서 공통의 목표를 향해 나아갈 수 있습니다.
프로젝트 관리에서 아이젠하워 매트릭스를 사용하면 전체 상황을 파악하는 데 도움이 됩니다. 모든 작업에 대한 최신 정보를 파악하고 긴급한 작업을 강조 표시하여 모든 것을 원활하게 진행할 수 있습니다.
아이젠하워 매트릭스를 사용하여 프로젝트를 관리한다고 상상해 보세요. 프로젝트 작업을 사분면으로 나누는 방법은 다음과 같습니다:
- 첫 번째 사분면: 중요한 버그 해결, 클라이언트 마감일 회의 또는 프로젝트 장애물 해결, 본질적으로 시간에 민감한 작업
- 두 번째 사분면: 프로젝트 계획, 팀 개발 또는 위험 평가
- 세 번째 사분면: 긴급하지 않은 이메일 또는 중요하지 않은 회의
- 네 번째 사분면: 근무 시간 중 과도한 온라인 검색 또는 사교 활동, 업데이트 회의 또는 주요 프로젝트와 관련이 없는 가장 긴급하지 않은 작업
사용 사례 2: 개인 생산성 향상 ## 사용 사례 2: 개인 생산성 향상
긴급하고 중요한 매트릭스에 따라 작업을 분류하면 다음과 같은 효과를 얻을 수 있습니다
에너지를 집중하여 진정으로 중요한 일에 집중하세요.
이러한 전략적 접근 방식은 체계성을 유지하고 번아웃을 방지하여 목표 달성을 위한 집중력과 동기를 부여하는 데 도움이 됩니다.
ClickUp 개인 생산성 대시보드에서 자신에게 할당된 작업, 완료한 일일 작업, 채팅 및 작업량 상태를 확인하세요
개인 생산성에서 아이젠하워 의사 결정 매트릭스는 다음과 같이 보일 수 있습니다:
- 첫 번째 사분면: 연체된 청구서 납부, 가족 응급 상황 해결, 오늘 마감되는 중요하고 긴급한 작업 완료함
- 두 번째 사분면: 규칙적인 운동, 가족과 좋은 시간 보내기, 새로운 기술 배우기
- 세 번째 사분면 : 관심이 없는 이벤트에 참석하거나 다른 사람을 위해 심부름하기
- 네 번째 사분면: TV 프로그램 따라잡기와 같은 비필수적인 작업
활용 사례 3: 팀 협업 개선
팀 협업을 위한 매트릭스는 함께 일하는 방식을 개선하여 직장에서 일을 더 원활하게 진행할 수 있도록 도와줍니다.
긴급성과 중요도에 따라 작업을 분류함으로써 팀원들과 우선순위에 대한 공유된 이해를 바탕으로 더 나은 조율과 의사결정을 이끌어낼 수 있습니다.
그 결과 보다 효율적이고 응집력 있는 팀이 하나가 되어 움직이며, 회원들이 서로를 지원하고 프로젝트를 완료할 수 있도록 추진하게 됩니다.
예를 들어, 팀 협업 설정에서 아이젠하워 매트릭스는 다음과 같이 보일 수 있습니다:
- 첫 번째 사분면: 팀원 간의 갈등 해결, 프로젝트 제안서 제때 제출 또는 중요한 회의 참석
- 두 번째 사분면: 팀 빌딩 활동 참석, 장기적인 팀 목표 설정 또는 주니어 팀원 멘토링하기
- 세 번째 사분면: 필수적이지 않은 이메일에 답장하거나, 선택적 회의에 참석하거나, 오프사이트에서 팀을 조직하는 경우
- 네 번째 사분면: 회의 중 관련 없는 주제에 대해 토론하거나 할 일 목록에 없는 작업을 하는 경우
아이젠하워 매트릭스 사용의 어려움
아이젠하워 매트릭스 중 하나이지만
를 보면 프로젝트 관리 우선순위 지정의 특정 측면과 관련하여 많은 여지를 남깁니다. 이러한 과제를 살펴봅시다:
미해결된 뉘앙스가 남아 있음
매트릭스는 유용하지만 다층적인 프로젝트의 복잡성을 과다하게 단순화하여 일부 작업을 요소로 잘못 읽게 만듭니다. 일부 작업에는 긴급성과 중요성이 모두 있는 요소가 있을 수 있는데, 매트릭스는 이러한 뉘앙스를 구분하는 데 도움이 되지 않습니다.
예를 들어 클라이언트의 이메일에 답장하는 작업은 상황에 따라 긴급하고 중요할 수 있습니다. 하지만 매트릭스에서는 중요하지만 긴급하지 않은 것으로 간주할 수 있습니다.
주관적 분류
무엇이 '긴급한' 또는 '중요한'인지 판단하는 것은 주관적이며 개인이나 팀마다 다를 수 있습니다. 이러한 주관성은 다른 해석과 분류로 이어질 수 있습니다.
여러분의 관점에서는 중요한 팀 회의가 있다고 가정해 봅시다. 하지만 일부 팀원에게는 중요하지 않을 수도 있습니다. 아이젠하워 매트릭스는 이러한 주관성이 없기 때문에 개인적으로 사용하기에 더 적합합니다.
ClickUp은 이러한 문제를 극복하고 팀 중심의 아이젠하워 매트릭스를 개발하기 위한 도구, 워크플로우 및 일관된 접근 방식을 제공합니다.
다이나믹하지 않음
매트릭스는 시간에 따른 작업 우선순위의 변화를 설명하지 못할 수 있습니다. 현재 긴급하지 않고 중요하지 않은 것으로 간주되는 작업이 나중에 긴급하고 중요해질 수 있으며, 매트릭스가 이러한 변화에 동적으로 적응하지 못할 수 있습니다
이러한 문제를 어떻게 해결해야 할까요? 이러한 단점을 보완할 수 있는 몇 가지 요령을 알고 있습니다:
- MoSCoW 방법: 이 프레임워크는 작업을 꼭 해야 할 일, 해야 할 일, 할 수 있는 일, 하지 말아야 할 일로 분류합니다. 프로젝트 성공에 대한 중요도에 따라 작업의 우선순위를 정하는 데 도움이 되므로 프로젝트 매니저와 팀 리더에게 유용합니다
- 칸반 보드: 이 보드는 작업을 시각적으로 정리하는 데 유용하며, 작업의 상태를 반영하여 단계별로 이동하고 우선순위를 쉽게 재지정할 수 있습니다. 모든 팀원들이 공유할 수 있으며 특정 프로젝트 관리 앱에 통합되어 있는 경우가 많습니다. ClickUp의 칸반 보드 보기와 15개 이상의 다른 보기를 사용하면 시각적 지원을 통해 작업의 우선순위를 쉽게 지정하고 관리할 수 있습니다.
ClickUp의 보드 보기로 워크플로우 시각화하기
- 파레토 원칙(80/20 법칙): 80%의 결과는 20%의 노력에서 나온다는 원칙입니다. 이 접근 방식은 가장 영향력 있는 작업의 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다. 목표에 가장 크게 기여하는 작업을 파악하고 그 작업에 집중하도록 권장합니다. ,
- 에픽, 기능, 사용자 스토리: 이 방법은 프로젝트 관리에 특히 유용합니다. 작업은 에픽(큰 규모의 작업), 기능(에픽 내의 그룹화), 사용자 스토리(기능 내의 개별 작업)로 분류됩니다.
보시다시피, 이러한 문제 중 상당수는 ClickUp과 같은 유능한 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 간단히 해결할 수 있습니다. 이제 아이젠하워 매트릭스를 ClickUp과 연동하는 방법을 살펴보겠습니다.
ClickUp에서 아이젠하워 매트릭스를 구현하는 방법 # 아이젠하워 매트릭스를 구현하는 방법
ClickUp은 모든 프로젝트 관리 요구 사항을 충족하는 원스톱 상점이기 때문에 아이젠하워 매트릭스를 통합하는 데 도움이 되는 것은 당연한 일입니다. ClickUp 화이트보드 는 아이디어를 그리고, 만들고, 연결할 수 있는 시각적 캔버스를 제공합니다. 이를 사용해 아이젠하워 매트릭스를 그리고 작업을 적으면서 팀과 협업하여 작업을 추가하세요.
그런 다음, 클릭 한 번으로 작업 목록을 대화형 작업 카드로 변환하세요. 적절한 팀원에게 카드를 할당하세요. 우선순위 플래그와 태그를 사용해 효율적으로 위임하여 프로세스 전반에 걸쳐 동기화를 완료할 수 있습니다.
ClickUp 화이트보드로 문서 삽입, 일러스트레이션 그리기, 관련 포인트와 연결 추가하기
다음과 같은 방법으로도 비슷한 결과를 얻을 수 있습니다 ClickUp 문서 에서 여러 팀원이 제안과 아이디어에 댓글을 달아 협업할 수 있습니다. 이를 통해 팀으로서 작업 우선순위를 설정하고 작업 완료됨과 그 이유에 대해 모든 사람의 동의를 얻을 수 있습니다.
ClickUp 문서로 팀과 협업하여 활동 목록과 우선순위를 정하세요
In ClickUp 작업 에서 사용자 지정 가능한 태그를 사용하여 특정 작업을 중요 또는 긴급으로 라벨링할 수 있습니다. 또한 작업 우선순위 기능을 사용하면 우선순위에 따라 작업을 색상 코딩할 수 있습니다. ClickUp 칸반 보기는 시각화에 편리합니다.
그리고 이 모든 것을 다음을 통해 공유할 수 있습니다 ClickUp 채팅 또는 다른 매체를 이용하세요.
전반적으로 아이젠하워 매트릭스는 긴급성과 중요도에 따라 충돌할 수 있는 작업을 처리하는 데 좋은 방법입니다. 매트릭스에는 몇 가지 결함이 있을 수 있지만, 여전히 팀이 일상적인 책임의 우선순위를 정할 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. ClickUp과 같은 생산성 플랫폼은 매트릭스를 효율적으로 실행하는 데 도움이 될 수 있습니다.
아이젠하워 매트릭스를 사용해 보고 프로젝트 성과에 미치는 영향을 확인해 보세요. 지금 바로 우선순위를 정하세요. ClickUp에 무료로 가입하세요 !
아이젠하워 매트릭스에 관한 팝 퀴즈
이제 퀴즈를 풀 시간이니 집중해 주셨으면 좋겠습니다. 🥁
비즈니스 운영에 쉽게 적용할 수 있도록 아이젠하워 매트릭스에 대해 다시 한 번 복습해 보시기 바랍니다.
모든 질문에 정답을 맞히면 아이스크림을 드립니다! 🍦
질문 1:
엘론 머스크는 아침에 일어납니다. 그의 아젠다는 무엇일까요?
a) X의 새 로고 작업하기
b) SpaceX 발사 준비
c) 조 로건과 멸치 피자 먹기
d) SpaceX 투자자 대응
다음 작업의 우선순위를 정해보세요
.
질문 2:
즉각적인 요구와 장기적인 목표의 균형을 맞추는 프로젝트 관리자로서, 시간이 지나도 지속적인 성공을 위해 아이젠하워 매트릭스의 어떤 사분면이 중요합니까?
a) 사분면 1과 사분면 2
b) 2사분면과 3사분면
c) 사분면 3 및 사분면 4
d) 사분면 1 및 사분면 4
질문 3:
아이젠하워 매트릭스에서 막판 요청과 촉박한 마감일을 처리할 때 압도감을 느끼지 않도록 효과적인 관리를 강조하는 사분면은 어느 것입니까?
답) 1사분면
b) 2사분면
c) 사분면 3
d) 사분면 4
질문 4:
여러분은 작업을 초대했지만 멋지게 늦게 완료하는 '미루기 파티'를 주최하고 있습니다. 호스트인 여러분은 파티에 초대할 게스트 목록을 작성하는 특정 작업을 계속 미루고 있다는 사실을 깨닫게 됩니다.
게스트 목록을 작성하는 당신의 미루는 행동은 아이젠하워 매트릭스의 어느 사분면에 속하나요?
a) 사분면 1(긴급하고 중요한 작업 - VIP)
b) 사분면 2 (중요하지만 긴급하지는 않은 작업 - 멋지게 늦은)
c) 3사분면(긴급하지만 중요하지 않은 업무 - 사칭자)
d) 4사분면(긴급하지도 중요하지도 않은 일 - 노쇼족)
정답은 여기 있지만 속임수는 쓰지 마세요. 리암 니슨이 여러분을 찾아낼 테니 나머지는 여러분도 아시겠죠.
답변:
- b, d, a, c
- a
- a
- b