파이프라인의 모든 작업이 똑같이 긴급한가요?
아니면 간단한 할 일 목록 를 작성하고 각 작업을 처음부터 끝까지 수행하시겠습니까?
그렇다면 큰 적신호입니다.
왜 그럴까요?
실제로 작업의 우선순위를 정하지 않는다면 만성적인 프로젝트 병목 현상이 발생하는 것은 시간 문제일 뿐입니다. 어떻게 해야 할지 모를 때 프로젝트 우선순위 지정 본인 또는 팀의 생산성에 따라 프로젝트의 우선순위를 정하면 전체 업무에 큰 지장을 줄 수 있습니다.
작업에 계층 구조가 없으면 작업의 흐름을 거스르고 팀 관리 기술 는 건강하지 않은 팀 환경으로 이어질 뿐입니다. 팀이 가장 긴급한 작업을 처리할 수 있다고 믿지 못하면 도움을 요청하지 않을 가능성이 높습니다.
그렇게 되면 프로젝트가 혼란스러워질 뿐입니다.
따라서 이러한 시나리오를 완전히 피하고 작업의 우선순위를 정하는 가장 좋은 방법을 배워야 합니다. 이 가이드는 가장 중요한 작업에 먼저 집중하고, 팀에 신뢰를 불어넣고, 마감일을 놓치지 않도록 하는 데 도움이 될 것입니다.
간단한 할 일 목록
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내 일의 우선순위를 정하는 8가지 단계
어떤 작업을 지금 또는 나중에 처리할 수 있는지 아는 것은 프로젝트의 성공에 영향을 미칩니다. 비효율적인 작업 우선순위 지정은 직원의 업무 이탈과 결근부터 낮은 성과와 생산성에 이르기까지 크고 복잡한 프로젝트에 영향을 미칩니다.
그리고 결국에는 회사의 수익이 달려 있습니다. 그렇기 때문에 작업의 우선순위를 정하여 시간을 관리하고 팀원들 사이에서 긴급성을 정의하는 방법을 이해해야 합니다.
팀 매니저이기 때문에 모든 작업을 완료할 수 있다고 생각하는 것은 잘못된 생각입니다, 팀 커뮤니케이션 는 이미 붕괴되기 시작했습니다. 작업의 우선순위를 정하는 것은 성과가 높은 팀에게 매우 중요하지만, 이를 해결하기 위해 무엇을 할 수 있을까요?
1. 특정 계층 없이 작업 리스트 작성하기
우선, 모든 작업의 목록을 적어 보세요. 이 할 일 목록에는 모든 프로젝트의 진행 중인 작업과 향후 작업을 모두 포함하세요. 그리고 어떤 이유로든 어떤 작업도 할 일 목록 밖에 두지 마세요.
ClickUp에서 작업을 수집하여 작업을 쉽게 시각화하거나 원하는대로 목록을 맞춤형으로 표시하세요
이것은 불필요하게 들릴 수도 있습니다. 하지만 머릿속으로 작업의 우선순위를 정하고 효과적으로 관리하는 것은 환상에 불과합니다. 물론 소규모의 1인 프로젝트에서는 가능할 수 있지만 대부분의 프로젝트에서는 불가능한 일입니다.
진행 중인 작업, 예정된 작업, 아직 시작하지 않은 작업을 모두 머릿속에서 한 곳에 정리해야 합니다. 그리고 어떤 경우에는 순서를 정하지 않고 목록만 나열하거나 모든 작업을 똑같이 취급하지 않아야 할 필요도 있습니다.
대신 작업의 우선순위를 정하고 그 우선순위를 팀원들에게 전달하세요. 그렇게 함으로써 업무량 관리 를 클릭하고 우선순위 목록 에 저장하여 필요한 경우 재배포할 수 있습니다.
ClickUp의 작업량 보기를 사용하여 누가 앞서고 있는지 뒤처지고 있는지 확인하고 작업을 쉽게 드래그 앤 드롭하여 리소스를 재할당할 수 있습니다
항상 리스트 작성부터 시작하세요 작업 속도를 높이기 위해 할 일 목록 단계를 건너뛰려고 하지 마세요! 그것은 함정입니다. 그리고 앞서 설명한 작업 우선순위 지정 부족으로 인한 높은 비용을 피할 수 없습니다. 큰 작업을 하위 작업으로 세분화하세요. 이렇게 하면 다음 단계가 간소화됩니다 작업 관리 소프트웨어 like ClickUp 를 클릭하면 하위 작업을 일괄적으로 재배치하거나 편집할 수도 있습니다.
지금 당장 목록에 있는 작업을 주문할 필요는 없습니다. 하지만 일, 주, 월, 연도별로 그룹화하기에 아주 좋은 타이밍입니다. 각 작업에 기간과 마감일을 추가하는 것도 마찬가지입니다.
작업은 다음 사항으로만 구성되지 않는다는 점에 유의하세요 프로젝트 결과물에 대한 작업 . 또한 회의, 전화 및 영상 통화, 프레젠테이션, 인스턴트 메시지와 이메일에 응답하기도 합니다. 하지만 일반적으로 이러한 작업은 작업 내의 단계입니다.
작업 목록을 작성하려면 펜과 종이를 사용하거나 ClickUp을 사용하세요. 하지만 도구를 사용하면 새로운 작업이 생길 때마다 목록을 업데이트하는 끝없는 작업을 간소화할 수 있습니다. 그리고 이 작업 우선순위 지정과 시간 관리 방법 를 사용하면 엄청난 시간을 절약할 수 있습니다. 작업에이드 대안으로 작업 정리하기 !
2. 먼저 해야 할 작업을 구분하세요
우리 모두는 우선순위에 상관없이 작고 쉽고 빠른 작업을 먼저 하고 싶은 충동을 느낍니다. 이것이 바로 우리의 완료 편향 시작됩니다. 또한, 연구에 따르면 우리의 뇌는 도파민 이 중요한 작업을 마칠 때마다 혈류로 분비되어 계속 그 일을 하고 싶게 만듭니다.
하지만 여러분은 이를 이겨내야 합니다! 그리고 당신은 그것을 할 수 있습니다:
중요한 작업과 긴급한 작업 구분하기
중요한 작업이란 무엇인가요? 그리고 긴급한 작업이란 무엇인가요?
긴급하지 않은 중요한 작업은 당연히 작업 목록에 있어야 합니다. 작업을 예약해야 하지만 바로 실행할 필요는 없습니다. 실제로 작업을 연기할 수 있습니다.
반면에 긴급하고 중요한 작업은 오늘 또는 앞으로 몇 시간 내에 반드시 수행해야 합니다. 하지만 반드시 중요한 작업은 아니므로 다른 사람이 실행하도록 위임할 수 있습니다.
그렇다면 중요하면서도 긴급한 다른 작업이 있을 수 있습니다. 클라이언트 마감일을 놓치거나 클라이언트 계약을 놓치거나 제품을 출시하지 못하거나 서비스를 출시하지 못하는 등의 심각한 부정적인 영향을 피하려면 이러한 작업을 즉시 완료해야 합니다.
마지막으로, 일상적인 작업 중 일부는 중요하지도 긴급하지도 않습니다. 즉, 팀, 부서 또는 회사 전체에 부정적인 영향을 주지 않으면서 작업 목록에서 이러한 작업을 제거할 수 있습니다.
ClickUp에서 우선순위를 설정하여 지금 완료됨과 미룰 수 있는 작업을 더 잘 구분할 수 있습니다
ClickUp에서는 작업에 맞춤형 태그를 추가하여 중요, 긴급, 둘 다 또는 없음으로 표시할 수 있습니다. 또한 모든 작업을 긴급, 높음, 보통, 낮음과 같은 특정 우선순위로 설정할 수 있습니다.
값에 따라 작업 주문하기
어떤 작업이 비즈니스에 높은 가치를 가져다주나요? 이러한 작업은 우선순위가 정해져 있지만, 모든 작업이 중요하지는 않습니다.
우선순위는 가치에 따라 달라집니다. 중요 작업은 긴급하고 가치가 높은 작업입니다. 우선순위가 높은 작업은 긴급하지는 않지만 비즈니스에 높은 가치를 제공합니다. 중간 우선순위 작업은 긴급하지만 가치가 낮습니다. 마지막으로 우선순위가 낮은 작업은 긴급하지 않고 가치가 낮은 작업입니다.
다음은 비즈니스에 높은 가치를 지닌 작업의 몇 가지 예시입니다:
- 클라이언트 프로젝트 작업 수행(내부 프로젝트 작업보다 우선)
- 원격 전용 회사의 회사 화상 회의 플랫폼에 대한 액세스 문제 해결(더 높은 품질의 대안을 찾기 전)
- 클라이언트 지원 티켓에 응답 (웹 사이트 재 설계 대신)
- 팀이 구축할 새 제품의 요구 사항 설명(팀에 의존성이 없는 작업 대신)
ClickUp의 목록 보기에서 작업 의존성을 간단하게 보고 먼저 주의가 필요한 것을 빠르게 파악할 수 있습니다
ClickUp에서 작업과 팀 간의 관계를 만들어 각 작업을 탐색하고 상태를 쉽게 확인할 수 있습니다. 또한, ClickUp을 사용해 작업의 의존성을 설정하고 궁극적으로 작업의 실행 순서를 설정할 수 있습니다.
노력에 따라 중요한 작업 순위 매기기
생산성을 위해 하루를 설정하고 싶다면 노력 예상치를 활용하세요. 즉, 매일 다른 작업을 하기 전에 가장 노력이 많이 드는 작업을 먼저 완료해야 합니다.
가장 노력이 많이 드는 작업은 하루 중 가장 복잡한 작업이나 다음과 밀접하게 연관된 작업인 경우가 많습니다 회사의 OKR . 매일 아침 가장 먼저 이 목표를 달성하면 스트레스 수준이 크게 감소하는 동시에 추진력이 생기고 동기 부여가 강화됩니다.
ClickUp의 스크럼 포인트 드롭다운 메뉴를 통해 팀은 완료된 일의 복잡성을 간단하게 추적하고 모니터링할 수 있습니다
ClickUp을 사용하면 "숫자" 값으로 사용자 지정 필드를 추가하여 각 작업에 대한 예상 작업을 숫자 기준으로 평가하고 결정할 수 있습니다(예: 1-5, 5가 가장 어려움). 이 프로세스는 다음에서 사용됩니다 스크럼 프로젝트 관리 에서 소개했지만, 여러분의 팀에서도 비슷하게 작동할 수 있습니다!
하루의 우선순위 정의하기
중요한 작업은 몇 주 또는 몇 년과 같이 장기간에 걸쳐 플랜을 짜는 경우가 많습니다. 하지만 이 방법은 하루 단위로 일주일의 작업 플랜에 접근하는 데 도움이 됩니다:
- 하루를 마감하기 전에 다음 날 꼭 해야 할 가장 중요한 작업(최대 6개)을 선택하세요
- 중요도에 따라 작업의 우선순위를 정하세요
- 다음 날에는 목록의 첫 번째 작업에 집중하고 그 작업을 끝내기 전에는 다음 작업으로 넘어가지 않는 등의 방식으로 작업을 진행합니다
- 하루가 끝나면 미완성 작업을 다음 날의 목록으로 옮기고(작업이 하나이든 여러 개이든) 전체 과정을 반복합니다
3. 우선순위를 계속 조정하기
작업 우선순위를 정하는 방법을 배우고 싶다면 적응력을 키우는 것이 중요합니다. 언제 변경 주문이나 팀, 비즈니스 또는 제품에 예기치 않은 문제가 발생할지 모르기 때문입니다.
하지만 작업 우선순위가 바뀌는 예상치 못한 이벤트에 대비할 수는 있습니다. 작업 우선순위 검토 습관을 기르고 이를 잊지 않고 자주 수행할 수 있도록 시스템을 설정하세요.
간단한 정리를 위해 ClickUp 테이블 보기에 작업을 끌어다 놓기
매일 하루를 시작하거나 끝낼 때 작업 우선순위를 검토하세요. 하지만 원한다면 다음 주의 금요일 오후에 하고 매일 일과가 끝날 때까지 우선순위를 검토하세요.
계속 시간을 낭비하는 일을 피하세요 시간 관리 능력은 작업의 우선순위를 정하는 데 있어 중요한 열쇠입니다. 끝내고 싶은 마음이 들고 이미 많은 시간과 노력을 들인 작업이라도 갑자기 우선순위가 밀려난 작업은 과감히 내려놓으세요. 특히 다른 작업이 우선순위가 되었을 때 우선순위가 아닌 작업을 계속하는 것은 시간 낭비일 뿐만 아니라 마감 기한을 놓칠 수도 있습니다.
4. 작업 완료에 필요한 노력을 현실적으로 추정하기
작업 완료 시간 추정이 작업 완료 시간 기록을 통해 뒷받침되고 있나요? 그렇지 않다면 노력에 따라 작업의 우선순위를 정하지 않았더라도 시간이 필요하므로 시간 추적을 시작해야 합니다.
ClickUp의 작업 완료 시간 추적 기능으로 작업을 완료하는 데 걸린 시간을 추적하세요 프로젝트 시간 추적 소프트웨어 . 그런 다음 해당 기록을 바탕으로 노력 추정치를 구체화하세요.
이동하면서 시간을 기록하거나 ClickUp에서 시간 추적을 통해 수동으로 입력하세요
다양한 기준에 따라 리소스를 할당해야 하며, 한 영역은 작업에 소요되는 시간이 될 가능성이 높습니다.
마지막으로 하고 싶지 않은 일은 팀을 위해 비현실적인 노력과 시간 추정을 하는 것입니다. 결국 다음과 같은 결과를 초래하게 됩니다 프로젝트 실행을 향해 서두르다가 를 사용하면 오류가 발생할 수 있습니다.
5. 생산성 한도를 인식하고 일과 삶의 균형을 염두에 두세요
하루에 할 수 있는 일이나 마음가짐에는 한계가 있습니다. 일반적인 업무 시간은 보통 8시간입니다. 그리고 우리 모두는 가끔씩 창의력 블록을 경험합니다. 게다가 우리 대부분은 스트레스를 받으면 높은 성과를 낼 수 없습니다.
때때로 작업을 연기하는 것이 더 생산성이 높습니다 작업을 다음 날로 미루거나 간단히 삭제하는 것이 더 생산적입니다. 물론 이는 위임하거나 재할당할 수 없는 중요하고 긴급한 작업이 아닌 경우에만 가능합니다.
ClickUp의 위험 로그를 사용하여 어떤 작업 또는 하위 작업이 늦게 실행되거나 완료되지 않을 위험이 있는지 확인합니다
위험 로그를 사용하면 팀의 작업(또는 개인 작업)이 불완전할 경우 그 영향과 확률을 파악하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 잠재적인 위험을 이해하면 팀의 전반적인 생산성을 더 잘 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.
인터뷰 질문 프로 팁: 일반적인 면접 질문은 "일의 우선순위를 어떻게 정하나요?"입니다 채용 관리자에게 비판적이고 전략적으로 사고하는 능력을 보여줌으로써 이 질문에 매번 당황하지 마세요. 각 작업의 중요도와 긴급성을 평가하는 방법과 이러한 요소에 따라 작업량의 우선순위를 정하는 방법을 설명하세요. 다음과 같은 조직 기술과 능력을 보여주세요 여러 우선순위 관리하기 를 동시에 관리할 수 있습니다.
6. 모든 작업과 업무 할당 일정 관리하기
작업 스케줄링은 반드시 여러분의 프로젝트 관리 체크리스트 . 우선순위가 지정된 작업 목록에서 각 작업의 시작 날짜와 종료 날짜를 정의하는 것으로 시작합니다. 그리고 달력에 작업을 추가하는 것부터 업무량 관리에 이르기까지 몇 가지 목적에 적합합니다.
이미 각 작업에 마감일을 추가했다면 문제 없습니다! 시작 날짜와 종료 날짜를 정의하기 위한 참고 자료로 필요하기 때문입니다.
예상치 못한 지연을 고려하여 마감일 전에 한 작업을 완료하고 싶을 수도 있습니다. 하지만 적어도 마감일까지 작업을 완료하는 것이 목표라고 가정해 봅시다.
이제 마감일까지 각 작업을 완료하는 것은 용량에 따라 달라집니다. 또한 동시 진행 중인 우선순위가 있는지 여부에 따라 달라지기도 합니다. 하지만 달력에 작업을 예약한 후에야 용량과 우선순위에 대한 확실한 결론을 내릴 수 있습니다.
ClickUp의 포트폴리오 위젯을 사용하여 연계된 이니셔티브가 어떻게 진행되고 있는지에 대한 개괄적인 개요를 확인하세요
작업을 일별로 배포하여 마감일 대비 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 여기서 '진행 중'이란 종료 날짜까지 남은 기간(일 수 또는 백분율)을 의미합니다. 하지만 각 작업에 작업을 기록하면 노력 대비 진행 상황(인시 단위로 추정)도 추적할 수 있습니다.
달력을 시각화하면 더 많은 작업을 수행할 수 있는지 여부를 파악하는 데 매우 효과적입니다. 이미 최대 작업량에 도달했다면 추가적인 도움이 필요할 것입니다(하루에는 시간이 한정되어 있습니다).
작업을 관리하고 우선순위를 효과적으로 정하려면 다음을 포함한 모든 것을 일정으로 관리하세요 개인 작업 그리고 내부 및 외부 프로젝트 작업 모두.
유연한 달력으로 프로젝트를 구성하고, 타임라인을 플랜하고, 팀의 일을 시각화하여 모두가 같은 페이지를 공유할 수 있도록 하세요
ClickUp을 선택하면 반복 작업으로 주간 회의(및 일일 알림)를 예약할 수 있습니다. 하지만 한 단계 더 나아가서 ClickUp의 달력 보기 를 사용하여 일일(또는 주간 또는 월간) 작업을 예약할 수 있습니다. 타임라인이나 테이블(또는 스프레드시트) 보기를 선호한다면 ClickUp에도 이 기능이 있습니다.
마지막으로, ClickUp에는 작업량 보기 기능이 있어 업무량의 균형을 손쉽게 맞출 수 있습니다. 이미 과부하가 걸렸거나 걸리기 직전인 날, 또는 과부하가 걸리기 직전인 날을 파악하세요. 그런 다음 그에 따라 행동하세요: 후자의 경우에는 더 많은 작업을 예약하고 전자의 경우에는 작업을 교대하세요.
7. 더 많은 일을 완료됨을 위해 시간을 블록하세요
중단 없이 작업이 완료됨을 위해 시간 블록을 예약하세요. 이렇게 하면 작업 우선순위 전략의 정반대 극인 멀티태스킹을 방지할 수 있습니다.
각 시간 블록 내에서 프로젝트 작업을 수행하거나 프로젝트에 속하지 않은 작업도 수행하세요. 한 블록의 시간 동안 여러 가지 작업을 할 수도 있지만, 그 작업은 서로 관련이 없는 작은 작업이어야 합니다.
ClickUp의 일정 차단 템플릿으로 시간과 일정을 쉽게 추적하세요
시간의 신호 블록 공유 달력 를 '집중 시간'으로 설정하고 해당 시간 동안 알림을 끄세요. 이는 특히 우선순위가 높은 작업을 완료하는 데 집중하는 동안 동료와 관리자가 방해하지 않도록 하기 위한 방법입니다.
작업을 관리하기 위해 ClickUp을 선택하신다면, 저희의 시간 차단 템플릿 .
8. 필요에 따라 팀과 소통하기
작업의 우선순위를 정하는 방법을 아는 것은 팀 내에서 효과적으로 일하기 위한 초석 중 하나입니다. 그렇지 않으면 팀원들이 내 일을 시작하거나 끝내기를 기다릴 때 어떻게 팀에 합류할 수 있을까요?
그리고 팀원들이 작업 완료를 무한정 기다리게 한다면 팀원들의 기분이 어떨까요? 작업 진행이 지연될 때마다 팀원들에게 주의를 주어야 합니다. 그리고 언제 해당 작업을 완료할 계획인지 알려주세요.
또한 작업 수행 중 장애물을 만나면 반드시 관리자에게 알려야 합니다. 이러한 장애물을 극복할 수 있도록 도와주는 것이 관리자의 역할입니다.
댓글을 ClickUp 작업으로 변환하거나 할당하여 생각을 즉시 실행 항목으로 전환하세요
ClickUp은 특정 작업에 댓글을 달아 업데이트를 공유하고 후속 조치를 취하는 데 탁월합니다. 그리고 이러한 댓글에는 도구 내에서 캡처할 수 있는 화면 녹화를 포함할 수 있습니다. 또는 팀원에게 댓글을 할당하여 작업 완료를 기다리는 중임을 알릴 수도 있습니다.
3 시간 절약형 작업 우선순위 지정 템플릿
다음 ClickUp 템플릿은 방금 배운 우선순위 지정 방법의 이론을 활용합니다:
1. ClickUp '일 완료됨' 템플릿
데이비드 앨런의 GTD 시스템을 기반으로 한 GTD(Getting Things Done) 템플릿은 작업과 프로젝트를 기록하고 실행 가능한 작업 항목으로 나누어 정리할 수 있도록 도와줍니다
The ClickUp 작업 완료됨 템플릿 는 한 곳에서 작업의 우선순위를 정하고 추적할 수 있는 종합 템플릿입니다. 사용자 지정 필드를 통해 고도로 사용자 정의할 수 있으며 다른 팀원들과 문서 공동 작업도 가능합니다.
이것들을 확인하세요_ GTD apps and GTD 템플릿 !
이 작업을 사용할 수 있습니다 우선순위 지정 템플릿 로 이동합니다:
- 템플릿에 따라 작업을 사용자 지정 필드에서 작성할 수 있는 카테고리 또는 컨텍스트로 분할합니다
- 규율을 유지하고 작업의 우선순위를 정하세요 컨텍스트, 마감일, 예상 기간, 노력 수준에 따라 작업의 우선 순위를 정하세요
- 달력 보기에서 작업 일정 예약하기
- 사용자 지정 가능한 칸반 보드에서 우선순위에 따라 작업을 정리하세요
2. ClickUp 영향력 노력 매트릭스 템플릿
영향력 노력 매트릭스를 사용하면 각 기능에 필요한 노력을 시각적으로 표현하여 작업과 리소스의 우선순위를 더 잘 정할 수 있습니다
작업의 우선순위를 철저하게 평가할 시간이 부족하다면 이 템플릿이 딱 맞습니다! The ClickUp 영향력 노력 매트릭스 템플릿 는 작업을 완료하는 데 필요한 노력의 양에 따라 작업의 우선순위를 정하는 데 도움을 줍니다.
프로젝트의 영향력이나 비용을 신속하게 평가해야 하는 경우, 이 템플릿을 사용하면 우선순위를 정할 수 있습니다. 이 시각적 템플릿을 사용하여 팀의 성공에 가장 중요한 것이 무엇인지 파악하도록 팀을 조율하세요.
3. ClickUp 우선순위 매트릭스 템플릿
팀의 효율성을 높이고 리소스를 관리하여 가장 주의가 필요한 아이디어, 개념 및 작업을 더 잘 결정하세요
우리가 디자인한 ClickUp의 우선순위 매트릭스 템플릿 를 사용하여 선택한 두 가지 기준에 따라 작업 목록의 우선순위를 정하세요. 예를 들어, 중요도 및 달성 가능성 수준에 따라 작업을 낮은 것부터 높은 것까지 분류하세요. 그러면 우선순위가 높은 작업은 중요도와 달성 가능성이 높은 작업이 됩니다.
또한 색상을 사용하여 작업을 분류하세요. 예를 들어, 여러 프로젝트의 작업에 서로 다른 색상을 부여하세요. 이렇게 하면 여러 프로젝트의 모든 작업을 한곳에서 우선순위를 정할 수 있습니다.
워크플로우 최적화를 위한 작업 우선순위 지정 시작하기
이것이 저희의 조언입니다: 팔로우하세요 작업 우선순위 지정 이 가이드의 단계와 방법을 살펴보세요. 그런 다음 다음 단계로 넘어가서 ClickUp을 사용해 보세요 작업 자동화 소프트웨어 솔루션 지금 ClickUp에 가입하세요 ! 작업의 우선순위를 정하는 방법을 아는 것은 스트레스를 줄이고 압박감 속에서 일하는 것을 멈추기 위해 필수적이기 때문입니다. 하지만 다음과 같은 경우에만 작업 자동화하기 우선 순위가 지정된 작업 목록 뒤에 값이 표시되고 ClickUp 작업 !