시간은 되돌릴 수 없는 귀중한 자산이지만, 대부분의 사람들은 시간을 낭비합니다. 시간 관리 기법에 대해 들어보셨을 텐데요, 소중한 시간을 되찾는 데 도움이 될 수 있을까요?

하루 종일 작업에 몰두했는데 내일로 미룬 작업보다 그 가치가 낮다는 사실을 알게 되면 실망스러울 수 있습니다.

그렇다면 이를 어떻게 극복할 수 있을까요? 좋은 소식은 시간 관리 매트릭스는 올바른 작업의 우선순위를 정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이 글에서는 시간 관리 매트릭스의 정의와 매트릭스를 만들어 작업의 우선순위를 정하고 하루를 최대한 활용하는 방법에 대해 설명합니다.

시간 관리 매트릭스란 무엇인가요?

시간 관리 매트릭스란 최적의 효율성과 생산성 향상을 보장하는 모델에서 작업의 우선순위를 우선적으로 정하는 프레임워크를 말합니다.

이 프레임워크는 주어진 기간 동안의 각 작업, 커밋 또는 삶의 측면을 특정 라벨로 분류하는 4사분면 시스템을 사용합니다.

ClickUp을 사용하여 긴급성, 영향력, 중요도별로 중요한 작업을 파악하세요

각 사분면은 다음 두 가지 요소를 기반으로 합니다

• 긴급성: 작업을 완료하기 위해 얼마나 빨리 조치를 취해야 하는지를 나타내는 지표입니다
• 중요도: 특정 작업의 중요도 또는 값

시간 관리 매트릭스는 '아이젠하워 박스', '코비의 시간 관리 매트릭스', '코비 시간 관리 매트릭스' 등 다양한 이름으로 불립니다

미국의 34대 대통령인 드와이트 D. 아이젠하워는 1954년 연설에서 "나에게는 긴급한 문제와 중요한 문제 두 가지가 있다"고 말하면서 이 아이디어를 소개했습니다

스티븐 코비는 1989년에 출간한 자기계발서 '고도로 효율적인 사람들의 7가지 습관'에서 시간 관리 매트릭스 개념을 설명했습니다. 그 이후로 매트릭스는 널리 퍼진 생산성 관행이 되었습니다.

시간 사분면 매트릭스의 궁극적인 목표는 시간을 할애하는 일의 우선순위를 획기적으로 개선하는 것입니다.

CEO, 프로젝트 관리자, 각계각층의 사람들이 이 매트릭스 시스템이 얼마나 유용하고 삶을 변화시키는지 증언하고 있습니다.

시간 관리 매트릭스의 각 사분면은 서로 다른 속성을 사용하지만, 목표는 여전히 다음과 같이 최적화하는 것입니다 작업 우선순위 지정 효과적으로 책임을 수행하세요. 아이젠하워 매트릭스는 다음과 같이 자세히 설명합니다:

• 사분면 1: 긴급하고 중요
• 사분면 2: 긴급하지는 않지만 중요함
• 사분면 3: 긴급하지만 중요하지 않음
• 사분면 4: 긴급하지 않고 중요하지 않음

사분면 1: 긴급하고 중요

_사분면 2: 긴급하고 중요

_사분면 3: 긴급하지만 중요하지 않음

첫 번째 사분면에는 즉각적인 주의가 필요하고 중요한 결과가 필요한 작업이 포함됩니다. 이 사분면의 긴급성과 특정 우선순위로 인해 압박을 받을 수 있으므로 이러한 활동을 인식하고 적절하게 분류한 후 그에 따라 플랜을 세워야 합니다.

다음은 가능한 시나리오입니다: 중요한 프로젝트의 마감일이 예상보다 빠르다는 사실을 알게 된 경우_

이 상황에서는 잠재적인 영향을 피하기 위해 우선순위를 재조정하고 다른 모든 프로젝트보다 이 프로젝트에 우선순위를 부여해야 합니다.

이 상황의 긴급성 때문에 즉각적인 주의와 정확한 의사 결정이 필요합니다.

2사분면: 긴급하지는 않지만 중요

모든 작업이 긴급한 것은 아니지만 여전히 중요할 수 있습니다. 두 번째 사분면에는 중요하지만 긴급하지는 않은 작업이 있습니다. 이러한 작업은 능동적으로 계획을 세워야 합니다.

가능한 시나리오 경력 전환을 앞두고 있는 전담 프로젝트 매니저인 John은 데이터 분석에 대한 열정이 커져 회사의 데이터 팀에 합류하기를 원합니다

이직에 대한 즉각적인 기한은 없지만, John은 명확한 기간을 설정해야 할 필요성을 인식하고 있습니다. 이를 위해 그는 6개월에서 1년 범위의 숙련도 향상 여정에 필요한 기간을 정하고, 자신의 노력에 이상적인 시작 날짜를 정확히 파악할 계획입니다.

3사분면: 시급하지만 중요하지 않음

세 번째 사분면의 작업은 즉각적인 주의가 필요하지만 장기적인 목표에 항상 기여하는 것은 아닙니다. 이러한 작업은 다른 사람에게는 필수적일 수 있지만 본인에게는 반드시 중요하지 않을 수 있습니다.

가능한 시나리오 시간이 촉박한 중요한 작업을 수행 중인데 동료가 덜 중요한 작업에 대한 도움을 요청하는 경우_

여기서 할 수 있는 가장 현명한 방법은 무엇일까요? 대역폭이 있는 다른 사람에게 도움을 요청하여 중요한 작업에 집중할 수 있도록 할 수 있습니다. 작업이 완료되면 언제든 보상할 수 있습니다.

4사분면: 긴급하지도 않고 중요하지도 않음

이러한 활동은 목표나 웰빙에 기여하지 않습니다

이러한 비생산적인 작업의 예시로는 _무의미하게 이메일 수신함 및 스팸 폴더를 스크롤하거나 다른 직원과의 목적 없는 회의 등이 있습니다

이러한 작업은 가치가 거의 없거나 전혀 없다는 것이 분명하지만, 우리는 종종 이러한 작업에 상당한 시간을 할애하고 있는 자신을 발견하게 됩니다. 이러한 비생산적인 작업은 아이젠하워의 시간 관리 매트릭스에서 오른쪽 하단에 있는 홈을 찾습니다.

시간 관리 매트릭스를 사용하면 어떤 이점이 있나요?

시간 관리 매트릭스는 바쁜 일정을 잘 계획된 생산성 있는 일과로 전환하는 데 도움이 되는 강력한 도구입니다.

모든 작업 목록을 작성하고 시간 매트릭스의 네 사분면에 우선순위를 매기면 가장 중요하고 시급한 작업에 에너지를 쏟는 동시에 자신을 위한 시간을 확보할 수 있습니다.

시간 관리 매트릭스를 직접 디자인하면 얻을 수 있는 몇 가지 이점은 다음과 같습니다:

1. 깊이 있는 일에 최적화된 에너지

시간 관리 매트릭스를 사용하면 자연스러운 리듬을 활용하여 에너지가 가장 많이 소모되는 시간대에 중요하고 긴급한 작업을 처리할 수 있습니다.

아침형 인간이라면 집중력이 높은 일을 위해 오전을 예약하고, 밤형 인간이라면 깊이 있는 일을 저녁으로 미룰 수 있습니다.

2. 향상된 작업 우선순위 지정

매트릭스를 통해 긴급성과 중요도에 따라 작업의 우선순위를 정할 수 있습니다.

이렇게 정확하게 분류하고 라벨을 붙이면 시간과 리소스를 보다 효과적으로 할당할 수 있어 일상적인 생산성을 향상시킬 수 있습니다.

상태, 우선순위, 담당자 또는 사용자 지정 필드를 기준으로 목록 보기를 필터링하여 필요에 맞게 작업 목록을 더 잘 조정할 수 있습니다

3. 중요한 작업에 대한 집중력 향상

중요하지만 긴급하지 않은 작업은 Quadrant II를 통해 장기적인 목표의 우선순위를 정할 수 있습니다.

이러한 중요한 활동에 집중할 수 있도록 하여 궁극적으로 원하는 사람이 될 수 있도록 도와줌으로써 가장 생산적인 사람이 될 수 있도록 도와줍니다.

4. 스트레스 및 업무 과중감 감소

효과적인 작업 관리를 통한 시간 관리 매트릭스는 명확성을 제공하여 긴급한 사안을 처리할 수 있도록 도와줍니다.

불안감이 현저히 줄어들어 보다 평온하고 스트레스 없는 업무에 기여할 수 있습니다.

5. 효율적인 시간 할당

The 시간 관리 매트릭스는 사소한 작업에 과도한 에너지를 소비하지 않도록 시간을 효율적으로 할당하는 가이드 역할을 합니다.

가장 중요한 곳에 노력을 집중하여 생산성을 높일 수 있습니다.

ClickUp에서 작업 및 프로젝트에 소요된 시간을 정확하게 기록하세요

6. 향상된 의사 결정

매트릭스를 통해 다음 사항에 대해 정확한 정보를 바탕으로 의사 결정을 내릴 수 있습니다 작업 우선순위 지정 .

즉각적인 주의가 필요한 중요한 작업과 미루거나 위임할 수 있는 작업을 구분하여 의사 결정 능력을 향상하는 데 도움이 됩니다.

7. 생산성 및 균형 향상

긴급성과 중요도에 따라 작업의 우선순위를 지정하면 생산성을 크게 높일 수 있습니다. 더 짧은 시간에 더 많은 작업을 완료됨으로써 다른 활동을 위한 소중한 시간을 절약할 수 있습니다.

또한 일과 삶의 균형을 더 건강하게 유지하고 개인적 성장을 지원하여 개인적으로나 업무적으로 번창할 수 있습니다.

시간 관리 매트릭스를 만들고 사용하는 방법

디지털 시간 관리 매트릭스를 구축하는 것은 비교적 쉽습니다.

실제 플래너를 네 개의 동일한 부분으로 나눌 수 있습니다. 각 섹션은 네 개의 서로 다른 시간 사분면을 나타냅니다:

• 긴급
• 중요
• 긴급하지 않음
• 중요하지 않음

그런 다음 작업을 이러한 다양한 라벨로 정리하고 분류할 수 있습니다.

ClickUp에서 맞춤형 상태 만들기

다음을 사용하여 작업의 우선 순위를 지정하는 매트릭스를 만듭니다 시간 관리 도구 clickUp처럼. ClickUp은 작업을 제시간에 효율적으로 관리, 정리, 수행할 수 있도록 도와주는 작업 관리 도구입니다. ClickUp 템플릿 는 시간 관리를 위한 몇 가지 옵션을 제공합니다.

다음은 개인 및 업무 생활에서 생산성을 높이기 위해 ClickUp을 사용하여 시간 사분면을 만드는 방법입니다.

1. ClickUp의 화이트보드를 사용해 시간 관리 매트릭스 만들기

다음을 사용할 수 있습니다 ClickUp의 화이트보드 는 협업 회의나 아이디어를 시각화하고 작업의 우선순위를 정하기 위한 개인 플랜을 세울 때 유용합니다.

ClickUp의 화이트보드를 사용하려면:

• 가상 화이트보드에 2×2 그리드 만들기
• 특정 카테고리를 반영하는 라벨(예: 긴급하고 중요, 긴급하지는 않지만 중요, 긴급하지만 중요하지 않음, 긴급하지 않고 중요하지 않음)로 각 사분면을 맞춤형으로 설정합니다
• 개인 생활 및 직업 생활과 관련된 작업과 활동을 적습니다
• 할 일 목록을 분석하고 시간 관리 매트릭스 내의 배치에 따라 각 작업을 분류하세요. 이렇게 하면 작업 우선순위 지정 즉각적인 주의와 에너지가 필요한 작업에 집중할 수 있습니다

ClickUp의 시간 관리 매트릭스로 방대한 작업 목록을 쉽게 분류하세요

2. 작업의 우선순위 지정

시간 관리 매트릭스에서 작업을 정리했다면, 다음 단계는 작업의 우선순위를 정하고 의도적으로 플랜을 짜는 것입니다. 접근 방법은 다음과 같습니다:

중요하고 긴급한 작업의 우선순위 정하기

첫 번째 사분면에는 즉각적인 주의와 중요성이 요구되는 작업이 있습니다.

이러한 작업 중 일부는 타협할 수 없는 것일 수도 있지만, 시간과 노력을 최소화할 수 있는 방법을 찾아보세요.

목록 보기에서 모든 작업을 우선순위에 따라 정렬하여 모든 작업의 위치와 가장 먼저 주의가 필요한 작업을 파악하세요

예를 들어, 어떤 인스턴스에서 프로젝트 보고서 이틀 후에 시작되므로 미리미리 준비하여 막판 준비를 피하세요.

장기 목표 플랜 세우기

두 번째 사분면은 적당한 시급성을 지닌 장기적인 목표가 있는 곳입니다.

이 스페이스에서는 목표를 향해 나아가기 위한 활동을 능동적으로 플랜하고 일정을 잡을 수 있습니다.

ClickUp과 같은 시간 관리 도구를 사용하여 매일 및 매주 특정 시간(예: 매일 3시간, 일주일에 3일)을 할당하여 장기적인 성장에 기여하는 활동에 투자할 수 있습니다.

중요도가 떨어지는 작업은 제거하거나 위임하세요

이메일 확인이나 소셜 미디어 활동과 같은 활동은 관련성이 있어 보이지만 장기적인 목표와 반드시 일치하지는 않는 경우가 있습니다.

이러한 경우에는 이러한 작업을 위임하거나 제거하는 것이 현명합니다.

ClickUp은 업무에 집중할 수 있도록 시간 차단 템플릿을 제공하여 방해 요소를 최소화하고 생산성을 높일 수 있도록 도와줍니다.

ClickUp의 일정 차단 템플릿으로 현재, 과거, 미래의 회의 또는 이벤트를 추적하세요

3. 생산성 평가

몇 주 또는 몇 달 동안 매트릭스 방식을 구현한 후 성과를 평가하고 효율성, 워크플로우, 스트레스 수준에 미치는 영향을 측정할 수 있습니다.

다음 질문을 스스로에게 해보세요:

• 이 기간 동안 내 에너지와 생산성 수준에 차이가 생겼는가?
• 내 일의 질이 향상되었는가?
• 걷기나 독서와 같은 단순한 일상을 즐길 시간이 더 많아졌는가?

다음은 시간 관리 매트릭스가 자신에게 맞는지 평가할 수 있는 구조화된 방법입니다:

• 작업에 타이머 설정하기 작업에 타이머 설정하기

타이머를 설정하거나 작업의 시작 시간과 종료 시간을 노트에 적어두면 각 작업에 소요된 시간을 추적하는 데 도움이 됩니다.

주 40시간 근무를 기준으로 시간 사용량을 매트릭스에 맞춰 조정하여 어느 부분에 노력이 집중되는지 파악할 수 있습니다.

• 플래너에서 조정하기

위의 결과를 바탕으로 정보를 바탕으로 일정을 조정하여 필요에 더 잘 맞출 수 있도록 하세요.

상황이나 우선순위가 바뀌면 매트릭스 내의 특정 작업을 다른 사분면으로 옮기는 것도 고려해 볼 수 있습니다.

ClickUp은 개인 생산성 평가 프로세스를 간소화합니다. 그리고 프로젝트 관리 도구 는 대시보드에 대한 액세스를 제공하여 작업 완료, 작업 관련성 및 전체 성장에 대한 기여도를 측정할 수 있어 생산성 평가를 보다 효율적으로 수행할 수 있습니다.

ClickUp에서 맞춤형 대시보드를 만들어 모든 일에 대한 개괄적인 개요를 확인하세요

4. 관련성별로 작업 정리

각 작업의 긴급성을 결정한 후에는 중요도 순서에 따라 작업을 정리할 수 있습니다.

이 프로세스를 통해 어떤 작업이 유연하고 중요한지 파악하여 작업의 우선순위를 효과적으로 정할 수 있습니다.

ClickUp은 시간 추적 및 생산성 향상을 위한 시간 보드와 같은 기능으로 이 프로세스를 용이하게 합니다. 이 tool을 사용하면 작업을 중앙 집중화하고, 필요할 때 위임하고, 관련 활동을 간소화할 수 있습니다.

ClickUp Simple 사용 일 계획 템플릿 작업을 정리하고 팀의 단합을 유지하기 위해

다음과 같은 인기 있는 ClickUp 템플릿을 사용하세요 아이젠 하워 매트릭스 , 우선순위 매트릭스 및 BCG 매트릭스 화이트보드 템플릿 을 사용하면 긴급도별로 작업을 분류하고, 우선순위를 효율적으로 정하고, 리소스 할당에 대한 전략적 결정을 내릴 수 있습니다.

ClickUp으로 시간 관리 매트릭스를 극대화하세요

ClickUp은 소중한 시간을 더 잘 관리할 수 있도록 시간 관리 매트릭스를 설정하는 데 도움이 되는 다양한 기능을 제공합니다.

ClickUp으로 할 수 있는 일은 다음과 같습니다:

1. 정확한 시간 추적

ClickUp의 견고함 시간 추적 를 사용하면 책상에서, 모바일에서, Chrome으로 검색할 때 등 업무 시간의 모든 순간을 모니터링할 수 있습니다.

타이머를 시작 및 중지하고, 작업 간에 전환하고, 작업별 메모를 적는 것만큼이나 간단합니다.

2. 정확한 시간 추정치

예상 시간을 명확하게 설정하고 싶었던 적이 있나요? ClickUp의 시간 추정 기능이 그 해답입니다.

작업과 하위 작업에 예상 시간을 할당하고 팀원들에게 업무량을 배포할 수도 있습니다. 이렇게 하면 각 작업에 소요되는 시간을 정확히 알 수 있습니다.

작업에 시간 추정치 추가하기

3. 맞춤형 스케줄링

ClickUp을 사용하면 달력, 간트, 타임라인, 작업량 등의 보기로 일정을 맞춤형으로 설정할 수 있습니다.

일별, 주별, 월별 보기에서 이벤트와 교대 근무 날짜를 끌어다 놓아 완벽한 작업 최적화와 일정 준수를 보장하세요.

4. 시간 절약 기능

ClickUp은 시작 날짜 및 마감일, 마감일 재매핑, 드래그 앤 드롭 예약, 종속성 재조정, 마일스톤, 시간 보고, 타임시트, 청구 가능 시간과 같은 시간 절약 기능의 보물창고를 제공합니다.

5. 원활한 통합

ClickUp은 모든 주요 달력, 시간 추적과 통합됩니다 체크리스트 앱 를 사용하면 팀 온보딩이 쉬워집니다.

ClickUp을 사용하면 매주 최대 하루를 절약하여 정말 중요한 일에 집중할 수 있습니다.

시간 관리 매트릭스로 작업 정리하기

시간 관리 매트릭스로 작업 정리하기

시간 관리 매트릭스는 모든 소중한 순간을 최대한 활용할 수 있는 강력한 도구를 제공합니다.

마무리하면서, 시간 관리 매트릭스를 활용하면 일정에 대한 통제력을 되찾고 작업이 궁극적인 목표에 부합하도록 할 수 있다는 점을 기억하세요. ClickUp 사용해보기 를 통해 한정된 시간을 최대한 활용하면서 작업과 프로젝트를 보다 효율적이고 체계적으로 관리할 수 있는 방법을 지금 바로 알아보세요.