複数の建設プロジェクトを遅延なく管理する方法

現場へ向かっている最中に、別の現場から電話が鳴りやまない状況で、さらに3つ目の現場の作業スケジュールを頭の中で組み直しているあの感覚、お分かりでしょう？

複数の建設プロジェクトを管理する仕事へようこそ。

ほとんどの建設チームは、複数のプロジェクトに拡張できないシステムに頼ってしまいがちです。しかし、それは選択の結果ではありません。

ビジネスが好調なときは、まさにこのような状況になります。🤷🏽‍♀️

いずれにせよ、このブログはあなたの負担を増やすためのものではありません。

その代わりに、複数の建設プロジェクトを、過労や二重予約、スタッフとの電話のやり取りに煩わされることなく管理するための、シンプルで再現性のあるシステムの構築方法をご紹介します。

⭐ 機能テンプレート

この「複数のプロジェクトステータスレポートテンプレート」は 、複数の建設プロジェクトを同時に管理し、重要な更新情報や期限を見逃すことのないように設計されています 。

このテンプレートでは、一元化されたダッシュボードにより、プロジェクトマネージャーは複数のサイトの進捗状況を追跡し、リソースを割り当て、リスクをリアルタイムで監視することができます。カスタマイズ可能なフィールドと自動レポート作成機能により、各プロジェクトのステータスを明確に把握できるため、チームは連携を取りながら、問題が深刻化する前に先手を打って対処することができます。

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活用シーン:

• 各プロジェクトの現場の進捗、安全基準の遵守、検査スケジュールを 1 か所で追跡
• カスタムフィールドを使用して、機器の使用状況、資材の配送、在庫レベルを監視
• 下請け業者、エンジニア、現場監督者にタスクを割り当て、その進捗を確認します。
• 建設に特化したガントチャートで、プロジェクトのフェーズ、依存関係、およびクリティカルパスを視覚化

複数の現場を監督する複雑さ

単一の建設プロジェクトを管理するには、綿密なプロジェクトプランニングと、プロジェクトの進捗を常に監視する必要があります。

ここで、それぞれ独自のスケジュール、チームメンバー、重要なタスクを持つ複数のプロジェクトを同時に進行していると想像してみてください。突然、次のような課題に対処することになります。

❗️複数の作業チームを調整する❗️多様な下請け業者❗️リソースの重複❗️地域ごとの異なる規制

新しい現場は、プロジェクトのマイルストーン、固有の安全要件、変動するリソースの可用性、調整が必要な個別のプロジェクト関係者の存在など、複雑さを増す要因を次々と追加します。

たとえば、1 件の許可の遅延や納期の遅れは、1 つのプロジェクトだけに影響を与えるだけでなく、すべてのプロジェクトにボトルネックを引き起こし、機器の使用から検査まで、すべてに影響を及ぼす可能性があります。

さらに、実際のコラボレーションの部分もあります：

❗️職長が最新情報をテキストメッセージで送信❗️建築家が RFI を送信❗️調達に関する質問がスプレッドシートに埋もれてしまう❗️厳しい納期の中で意思決定が行われる

結論は？プロジェクトのドキュメントを管理し、プロジェクトの遅延を回避し、さまざまなプロジェクトを整理して進めることは、決して簡単なことではありません。

そして、それを単なるコミュニケーション不足や努力の欠如と片付けてはいけません。これらは、納期が競合する複数の建設プロジェクトを管理する際に必然的に生じる課題なのです。

しかし、挑戦のない人生なんて、つまらないものですよね？ 😉

マルチプロジェクト建設管理における一般的な課題

建設プロジェクトの管理では、1 つの大きな失敗によって遅延が生じることはほとんどありません。

しかし、実際には、更新の漏れ、プロジェクトスケジュールの矛盾、プロジェクトデータの紛失など、小さな問題の積み重ねがタイムラインを狂わせる原因となっています。

複数の建設プロジェクトを管理する際に生じる一般的な課題と、その原因について簡単にご紹介します。

複数の建設プロジェクトを成功に導く管理方法

複数のプロジェクトを効果的に管理するには 、すべてのプロジェクトに拡張および適応できる、単一の再現可能なシステムが不可欠です。

これにより、建設ワークフローの接続と可視性を確保し、細やかな管理を必要とせずに作業を円滑に進めることができます。

このセクションでは、複数のプロジェクトを管理するための信頼性が高く、拡張可能なワークフローを構成する 8 つのコアプラクティスについて詳しく説明します。1 つから始めて、必要に応じて追加してください。ただし、基本は省略しないでください。

1. 中央の真実のソースを作成する

各現場が独自の表計算シート、テキストスレッド、ファイルキャビネットを使用していると、すぐに混乱が生じます。最初のステップは簡単です。すべてを 1 つの共有システムにマージするだけです。

考えてみましょう：

これは、全員に現在のやり方を放棄するよう強制するということではありません。フィールドチームがどのツールを使ってテキストメッセージを送信しているかにかかわらず、すべての現場活動を追跡し、可視化できる層を構築することを意味します。

ClickUp スペースや ClickUp プロジェクト階層 は、単一の信頼できる情報源を体系的に構築する上で、非常に役立ちます 。

各プロジェクトは、専用のスペースやフォルダを使用して明確に整理できるため、統一されたプラットフォーム内ですべてを管理しながら、プロジェクトを明確に分離することができます。各プロジェクト内では、リストビューを使用して、仕事を計画、調達、実行などの意味のあるフェーズやカテゴリに分割できるため、すべてのフェーズを簡単にナビゲートして管理することができます。

これらのリストでは、タスクが特定のアクション、成果物、またはマイルストーンをキャプチャし、きめ細かな可視性と説明責任を提供します。この構造により、各プロジェクトの詳細が整理され、アクセスしやすくなり、全体が明確になります。また、作業スペース全体が単一の信頼できる情報源として機能するため、チームは 1 つのプロジェクトを簡単に拡大したり、すべてのプロジェクトの進捗を一度に表示したりすることができます。

ソフトウェアでもスプレッドシートでも、プロジェクトデータを一元化することは必須です。

2. プロジェクトの構造を標準化する

現場はそれぞれ異なります。しかし、その管理方法は同じであるべきです。

時間（そして精神の健康）を失う最も早い方法の 1 つは、すべてのプロジェクト構造をゼロから構築することです。

その代わりに、すべてのプロジェクトの範囲、分割、追跡の方法について、繰り返し使用できる青写真やテンプレートを作成しましょう。そうすることで、サイズや場所に関係なく、チームは常に次の作業内容を把握することができます。

これには以下の内容が含まれます：

多様な努力を調整するには、統一されているだけでなく、透明性のあるパフォーマンスシステムが必要でした。セクター間の OKR は、各パートナーの行動と国の成果をリンクしました。リアルタイムのダッシュボードにより、進捗状況が可視化され、実行可能な状態になりました。

しかし、番号だけでは不十分でした。相反する目標の仲介、機関間の信頼関係の構築、建設的な交渉のためのスペースの創出が必要でした。時間の経過とともに、成功は集団の進捗によって定義される、責任を共有する文化が生まれました。

このセットアップを迅速に進めたい場合は、 ClickUp 建設管理テンプレートなどの プロジェクト管理 テンプレート を使用すると、すべてを 1 か所に集約できる、あらかじめ作成されたワークスペースを利用できます。

以下の内容が含まれます：

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構造を標準化することで、不必要な質問、冗長な作業、毎回同じことを繰り返しているようなプロジェクトのセットアップから解放されます。

3. プロジェクトの可視性を必須条件とする

3 つ以上の現場を監督する場合、「問題が発生したら確認する」だけでは不十分です。

更新情報を追跡したり、スプレッドシートを更新したり、誰かのテキスト返信を待ったりすることなく、すべてのプロジェクトをリアルタイムで可視化する必要があります。

次のような質問に即座に答えられない場合：

そうしないと、可視性が失われ、混乱が生じます。この問題の解決策は、細かすぎる管理ではありません。更新情報が自動的にフローし、必要な詳細レベルに応じてズームインやズームアウトできるシステムを構築することです。

可視性が実際にどのように機能するかを以下にご紹介します。

ClickUp では、ダッシュボードを使用して、予算、段階ごとの進捗、検査のタイムライン、さらには下請け業者のパフォーマンスを追跡するウィジェットにより、すべての作業現場を 1 つのビューにまとめることができます。

カスタムビューを設定して、現場、業種、作業員、リスクレベルでフィルタリングすることで、迅速に答えが必要なときに無関係な情報を探しまわる必要がなくなります。

ClickUp の AI 搭載アシスタントであるClickUp Brain は、この可視性をさらに高いレベルに引き上げます。

インテリジェントなプロジェクトアシスタントとして機能する ClickUp Brain を使用すると、「スケジュールが遅れているプロジェクトはどれか？」や「まだ完了していない検査はどれか？」などの自然な質問を入力すると、明確で実行可能な回答が即座に返ってきます。

プロジェクトの最新情報を要約し、リスクを強調表示し、すべてのプロジェクトから重要な洞察を抽出するため、常に最新の情報にアクセスできます。ステータスの迅速な更新、最近の活動の要約、特定のドキュメントやタスクの検索など、ClickUp Brain を使用すれば、1 か所から簡単に最新情報を入手し、自信を持って意思決定を行うことができます。

4. 現場間でスケジュールを調整し、孤立した状態を回避する

フレーム作業員が月曜日に現場 A、火曜日に現場 B で作業予定だったものの、現場 A の作業が遅延した場合、スケジュールのドミノ効果が発生してしまいます。

このような競合は、スケジュールが間違っていたからではなく、他の業務と接続されていなかったために発生します。

複数の現場を調整するには、日程以上のプランニングが必要です。作業員の空き状況、機器の引き渡し、下請け業者のタイムライン、検査、承認、配送ロジスティクスなどを同時に管理しなければなりません。引き渡しのミスは、時間とお金の損失、そして無線での怒声の応酬につながるかもしれません。

何が有効か？集中管理された視覚的なスケジューリングシステムにより、以下のことが可能になります。

単純なカレンダーではこのタスクには不十分です。問題が発生する前にそれを通知する、インテリジェントなシステムが必要です。ClickUp カレンダーは、組織全体のプロジェクトのタイムライン、リソースの割り当て、チーム活動を一元管理できる、堅牢な統合スケジューリングプラットフォームです。

複数のプロジェクトやスペースのタスク、マイルストーン、ミーティング、依存関係を同期するダイナミックなハブとして機能します。Google カレンダーや Outlook などの外部カレンダーとのリアルタイムの双方向統合をサポートしており、ClickUp での更新はチームメンバーの作業場所すべてに即座に反映されます。

時間の経過とともに、AI はプロジェクト要件、作業員のスキル、作業負荷の履歴データを分析して、最適なタスクの割り当てとタイミングを推奨することさえ可能になります。

5. コミュニケーションを明確かつ一元化

プロジェクト現場で「誰が、いつ、何と言ったか」というゲームをしたことがある方は、コミュニケーションのミスがどれほど大きな損失につながるかご存じでしょう。複数のプロジェクトが同時に進行している状況では、電子メール、テキストメッセージ、電話、トランシーバーなどでメッセージが散在すると、混乱やミスにつながります。

鍵は、統合チャットやコメント付きプロジェクトタスクなど、全員が使用する 1 つの場所にコミュニケーションを一元化することで、質問に対する回答が迅速になり、意思決定の記録もより適切になります。

つまり：

ClickUp は、リアルタイムのチャットと、タスクやドキュメントへのコメントの割り当てを組み合わせて、プロジェクトのコミュニケーションを整理し、アクセスしやすくします。これにより、すべての質問、更新、承認を簡単に見つけ、影響する仕事と常にリンクすることができるため、ミスを減らし、時間を節約できます。

すべてが 1 か所にまとめられているため、チームは情報を追いかけることなく、問題を迅速に解決し、連携を維持できます。一元化された検索可能な会話により、全員がプロジェクトを進めるためのコンテキストを把握でき、より良い結果を生み出すことができます。コンテキストの切り替えは不要です。

ClickUp を導入する前は、全員がサイロ化して仕事をしていました。チームメンバーは、各自が担当しているプロジェクトについてコミュニケーションをとっていませんでした。そのため、重複作業に多くの時間を費やしていました。

以前は、プロジェクトをチームに配信したり、タスクを作成したり、リンクを貼り付けたりといった日常的な作業に余分な時間を費やしていました。今では、その時間を事前にプランニングに充て、チームのワークフローの多くを ClickUp に移行しています。

自動化導入以前は、コピーライターがタスクを完了すると、そのコピーが準備できたことを手動で上層部に報告しなければなりませんでした。その作業には 36 時間ほどかかっていました。ClickUp ではチーム全員が毎日のタスクをフォローアップできるので、とても便利です。

他のプラットフォームも試しましたが、当社が必要とするレベルのカスタマイズと自動化を実現できるものはなかったのです。ClickUp により、透明性の高い業務運営が可能になりました。

6. 進捗を綿密に追跡し、期限を積極的に管理

複数のプロジェクトを同時に進行している場合、1 つの現場での納期遅れは、他の現場にもすぐに波及し、多額の遅延費用が発生する可能性があります。進捗の確認をぎりぎりまで待つことは、嵐の中で雨漏りした屋根を修理するようなもので、ストレスがたまり、費用もかかります。

その代わりに、定期的な進捗チェック を組み込み、明確なマイルストーンを設定して、遅延を早期に発見しましょう。これにより、問題が深刻化する前に発見でき、リソースの再配分やスケジュールの調整を行う時間的余裕が生まれます。

主な戦術は以下の通りです。

ClickUp のガントチャートなどのツールを使用すると、プロジェクト全体のタイムラインを視覚化し、納期に直接影響するタスクの順序であるクリティカルパスを特定することができます。遅延が発生しそうになった場合、その原因と他のタスクへの影響を確認することができます。

さらに、タスクの依存関係が自動的に表示されるため、優先度やリソースの割り当てを迅速に調整することができます。

7. ドキュメントの作成と知識の共有を優先事項とする

複数の建設プロジェクトを管理する場合、明確でアクセスしやすい文書は、まさに命綱となります。仕様書、変更注文、安全手順、教訓など、すべてを整理して見つけやすい状態にしておくことで、コストのかかる誤解や繰り返しのミスを防ぐことができます。

つまり、チームが以下のことができる一元化されたシステムを設定する必要があります。

これがないと、チームは情報の検索に時間を費やしたり、古いデータを使って仕事をしてしまうリスクがあり、エラーや遅延につながります。しかし、その半分が Google ドキュメント、半分が Loom ビデオ、残りが「あの」Confluence ドキュメントのどこかに保存されているような状態では意味がありません。

すべての情報を一元管理する知識管理システムが必要です。例えば：

ClickUp のナレッジマネジメントの実際の動作をご覧ください。👇🏼

知識の検索、共有、更新を容易にすることで、時間を節約し、エラーを減らし、チームがすべての現場においてより迅速かつスマートに作業を進めることができるようになります。

8. 日常的なタスクを自動化して、プロジェクトを円滑に進める

複数のプロジェクトにおける最大の敵とは？リマインダーの送信、ステータスの更新、次のステップの割り当てなど、繰り返しのタスクです。こうした作業は、1 日の時間をあっという間に消費してしまいます。その時間は、より大きな問題の解決に費やすべきでしょう。

たとえば、次のようなことを自動化できます。

ClickUp の自動化機能を使用すると 、簡単な「if this, then that」ルールでこれらのトリガーの切り替えや設定を行うことができ 、手作業による雑務を排除し、プロジェクトを円滑に進めることができます。

さらに、ClickUp のオートパイロットエージェントは、更新情報を積極的に作成し、進捗を要約し、次のステップを提案することで、管理に費やす時間を削減し、リーダーシップに専念できる時間を増やします。

建設プロジェクト管理に欠かせないツール

プロジェクト管理ソフトウェアを適切に組み合わせることで、混乱に秩序をもたらし、問題に先手を打ち、すべての現場を円滑に進めることができます。

以下は必須の10項目です：

ClickUp で複数のプロジェクトなどを管理

複数の建設プロジェクトを管理するための要点は？明確な優先度を設定し、リアルタイムの可視性を維持し、クリティカルパスをマッピングし、日常的なタスクを自動化することで、時間を節約し、コストのかかるミスを防ぐことができます。

さらに、ClickUp のような柔軟なツールを使用すると、進捗の追跡やコミュニケーション、ドキュメント管理、AI によるサポートなど、すべてを 1 か所にまとめることができるため、情報を探す時間を削減し、建設プロジェクトの完了に向けてより多くの時間を割くことができます。

プロジェクトを確実に管理し、遅滞なく進める準備はできましたか？今すぐ ClickUp に登録して、建設プロジェクトの管理を簡単に始めましょう。