Come configurare ClickUp per le operazioni dell'agenzia

Quando gestisci più progetti per clienti contemporaneamente, anche piccoli ritardi possono accumularsi rapidamente.

Un brief privo di dettagli fondamentali può rallentare l'avvio di un progetto, mentre una traccia dispersiva delle risorse può rallentare le revisioni. Ecco perché gli strumenti di project management delle agenzie sono importanti.

ClickUp ti offre un'area di lavoro AI convergente che puoi utilizzare per tutte le operazioni della tua agenzia. Puoi gestire l'acquisizione, la definizione dell'ambito del progetto, la consegna, la comunicazione, le approvazioni e la reportistica dallo stesso sistema, risparmiando tempo e aumentando la produttività del tuo team.

In questo articolo, ti forniremo una guida passo passo su come configurare ClickUp per le operazioni della tua agenzia.

⭐Modello in primo piano

Man mano che la tua agenzia cresce, la consegna diventa più complessa. È allora che la gestione dell'agenzia diventa più difficile da standardizzare, anche se i tuoi dipendenti stanno facendo un ottimo lavoro.

Il modello di gestione dell'agenzia di ClickUp è un ottimo punto di partenza perché è stato creato per coprire l'intero ciclo dell'agenzia. Copre tutti i processi, dalla pipeline commerciale e dalla definizione dell'ambito del progetto all'onboarding dei clienti, alla consegna del progetto e al feedback dei clienti.

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Cosa richiedono realmente le operazioni dell'agenzia (prima di configurare qualsiasi strumento)

Le operazioni dell'agenzia falliscono quando il processo rimane solo nella testa delle persone. Con l'aumentare dei progetti dei clienti, il lavoro inizia a coinvolgere più ruoli e più sequenze. È allora che i dettagli mancanti e le approvazioni lente si trasformano in attività in ritardo.

Prima di configurare qualsiasi strumento di project management, chiarisci quali sono le esigenze settimanali del flusso di lavoro della tua agenzia.

✅ Questi sono i requisiti che mantengono stabili le operazioni dell'agenzia man mano che questa cresce:

Acquisizione e definizione dell'ambito affidabili

Se le richieste arrivano tramite thread di chat e email incomplete, l'ambito del progetto rimane vago. I tuoi project manager perdono tempo a estrapolare le informazioni di base. Quindi il tuo piano di lancio cambia a metà strada perché il brief non era mai veramente "pronto".

Desideri una definizione di "pronto" che sia coerente in tutti i progetti dell'agenzia:

Visibilità che funziona nella vita reale

La visibilità non consiste solo nel visualizzare l'elenco delle attività. È necessaria una visibilità su tutte le operazioni dell'agenzia che consenta di rispondere rapidamente a tre domande:

È qui che molti strumenti di project management delle agenzie falliscono per le agenzie digitali. Mostrano l'attività, ma non ciò che è effettivamente sicuro committere.

Chiarezza sulla capacità e sul carico di lavoro

La gestione del carico di lavoro non è qualcosa che si fa dopo che la settimana è andata fuori strada. È un'abitudine di pianificazione che ti aiuta a pianificare con largo anticipo la disponibilità dell'intero team.

Per rendere tutto questo pratico, decidi in anticipo come stimare il lavoro. Molte agenzie mantengono le cose semplici con:

Un percorso di approvazione definito

Le approvazioni si bloccano quando nessuno sa cosa significhi "approvato", dove inserire il feedback o chi deve firmare. L'ideale è disporre di un percorso di approvazione chiaro con passaggi coerenti, in modo che i membri del team possano procedere con assoluta chiarezza.

Un percorso di approvazione utile è specifico in merito a:

Responsabilità misurabile

Il lavoro dell'agenzia procede quando ogni attività ha:

Quando la titolarità è vaga, il lavoro si blocca. Il PMI ha riferito che l'11,4% degli investimenti viene sprecato a causa delle scarse prestazioni dei progetti, motivo per cui l'esecuzione misurabile è importante anche nel lavoro creativo.

Quando ti allinei prima a questi requisiti, l'implementazione di strumenti operativi come ClickUp diventa molto più semplice. Puoi mappare la struttura della tua area di lavoro in base al modo in cui i team della tua agenzia svolgono effettivamente il lavoro, invece di forzare il tuo processo per adattarlo allo strumento.

Come configurare ClickUp per le operazioni dell'agenzia (passaggio dopo passaggio)

Quando si lavora in un'agenzia, la consegna dei progetti raramente segue un percorso strutturato. Una campagna può cambiare in seguito al feedback del cliente, oppure un piano di lancio può subire modifiche quando uno stakeholder si unisce in ritardo. Inoltre, i membri del tuo team gestiscono tutto, dai progetti dei clienti alle nuove attività, fornendo al contempo supporto per le richieste dell'ultimo minuto.

Questo mix è normale nella vita di un'agenzia, ma mette sotto pressione il modo in cui gestisci il project management.

È qui che la dispersione del lavoro inizia a compromettere la consegna. Si verifica quando gli strumenti di project management dell'agenzia sono suddivisi tra attività, documenti, approvazioni e reportistica. Ciò porta a aggiornamenti mancati e attività in ritardo che compaiono alla fine della settimana.

La diffusione dell'IA aggiunge un ulteriore livello di complessità. Se team diversi utilizzano strumenti di IA diversi per brief, riepiloghi/riassunti e note delle riunioni, i risultati variano a seconda della persona e del processo. Diventa più difficile verificare cosa è cambiato e ripetere ciò che ha funzionato.

ClickUp risponde a entrambe le esigenze fungendo da spazio di lavoro AI convergente per le agenzie. Mantiene la pianificazione, l'esecuzione, la collaborazione e l'assistenza AI all'interno di un unico spazio di lavoro ClickUp, in modo che i progetti dei clienti rimangano collegati dall'acquisizione alla consegna.

✅ Ecco i 10 passaggi per implementare ClickUp in modo che si adatti alle operazioni della tua agenzia.

Passaggio 1: progetta l'architettura della tua area di lavoro

Quando la struttura dell'area di lavoro di ClickUp non è chiara, i diversi team possono creare regole diverse. Ciò porta a un monitoraggio non uniforme dei progetti dell'agenzia e a confusione su dove assegnare le attività.

La gerarchia di ClickUp ti offre un modo pratico per strutturare la consegna, in modo che il flusso di lavoro della tua agenzia rimanga coerente man mano che aggiungi nuovi progetti dei clienti. Puoi utilizzare gli spazi, le cartelle e gli elenchi di ClickUp come elementi costitutivi per strutturare il lavoro dell'agenzia.

✅ Ecco come ClickUp Hierarchy aiuta a impostare le operazioni dell'agenzia:

💡 Suggerimento professionale: velocizza le approvazioni dei clienti con ClickUp per team creativi.

I ritardi nell'approvazione dei progetti hanno solitamente un'unica causa principale: i feedback sono sparsi in troppi posti e nessuno sa quale commento sia quello definitivo. Puoi risolvere questo problema centralizzando le conversazioni di revisione nel luogo in cui viene effettuato il monitoraggio del lavoro, in modo che i membri del tuo team possano chiudere i cicli più rapidamente e rispettare le tempistiche del progetto.

Il flusso di lavoro di ClickUp è strutturato in modo da mantenere le connessioni tra le modifiche richieste, le approvazioni e le attività. Ciò garantisce che la consegna al client rimanga strutturata anche quando le parti interessate cambiano direzione a metà percorso.

✅ Ecco come può aiutarti:

• Mantieni le discussioni relative alle approvazioni nei commenti e nella chat di ClickUp collegando le attività e taggando i membri del team interessati, in modo che il feedback rimanga legato all'elemento di lavoro corretto.
• Semplifica la revisione creativa con il flusso di feedback e markup di ClickUp, in modo da ridurre i passaggi avanti e indietro e ottenere l'approvazione più rapidamente.
• Invita i clienti come ospiti e imposta le autorizzazioni, in modo che le parti interessate possano esaminare e commentare senza accedere al lavoro interno.

Passaggio 2: crea sistemi standardizzati di accettazione e briefing

Una volta che la struttura è pronta, il prossimo obiettivo è la coerenza all'ingresso. L'accettazione è il punto in cui le operazioni dell'agenzia spesso rallentano. Le richieste possono arrivare con dettagli mancanti, il che tende a indebolire l'ambito del progetto e ad aumentare i cicli di revisione in seguito.

I moduli ClickUp ti aiutano a catturare i dettagli giusti in anticipo e a indirizzare le richieste nel posto giusto, in modo che il lavoro inizi in modo strutturato. Puoi creare un modulo ClickUp dalla barra delle viste, dall'hub dei moduli o all'interno della gerarchia ClickUp.

✅ Una configurazione chiara per i team delle agenzie dovrebbe generalmente includere:

📋 Ecco come puoi applicare i moduli ClickUp alle operazioni dell'agenzia:

💡 Suggerimento professionale: usa ClickUp Brain per trasformare le informazioni disorganizzate in un brief pronto per l'avvio.

La qualità dell'input è uno dei principali fattori che determinano la necessità di rielaborazioni nelle operazioni dell'agenzia. Anche con un modulo ben strutturato, gli invii possono comunque includere obiettivi vaghi o feedback incollati da thread di posta elettronica. ClickUp Brain ti aiuta a standardizzare il concetto di "pronto per iniziare" senza chiedere al tuo team di svolgere ulteriori attività amministrative.

Ecco alcuni modi efficaci in cui le agenzie utilizzano ClickUp Brain in questa fase di acquisizione:

• Converti le note grezze in un brief chiaro riscrivendo la richiesta in obiettivi, risultati attesi, pubblico, canali e criteri di accettazione.
• Recupera i dati mancanti scansionando l'invio e generando un breve elenco di "domande di conferma" per l'account manager prima dell'inizio del lavoro.
• Redigete una prima bozza dell'elenco delle attività in base al tipo di richiesta, in modo che i project manager possano iniziare con un piano strutturato invece che da zero.
• Riassumi il contesto lungo in un breve blocco iniziale, in modo che i membri del team interessati possano comprendere il lavoro in pochi minuti invece di leggere l'intera thread.

Passaggio 3: crea i modelli di progetto e i flussi di lavoro ricorrenti

Una volta completata la fase di acquisizione, è necessario garantire un'esecuzione ripetibile. Senza modelli, ogni avvio diventa una ricostruzione personalizzata, che crea consegne irregolari e attività in ritardo evitabili nei progetti dell'agenzia.

I modelli ClickUp ti aiutano a codificare il tuo approccio di consegna migliore e a riutilizzarlo in tutti i progetti dell'agenzia. ClickUp supporta anche le attività ricorrenti, utili per le consegne di routine ai clienti.

✅ Ecco come configurare i modelli per il project management dell'agenzia:

💡 Suggerimento professionale: se la tua agenzia crea ogni volta da zero i flussi di lavoro per la consegna ai clienti, piccole differenze nella configurazione creano confusione che potrebbe essere evitata.

Il modello di gestione dell'agenzia ClickUp ti offre un punto di partenza strutturato per la gestione dell'agenzia, in modo da poter standardizzare il modo in cui gestisci i progetti dei clienti e migliorare il sistema nel tempo senza dover riprogettare il tuo spazio di consegna.

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🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:

• Standardizza la struttura del tuo spazio di consegna in modo che ogni nuovo progetto del client inizi in modo organizzato.
• Mantieni la coerenza dei modelli di progetto, delle attività ricorrenti e dei passaggi di consegna ai clienti tra i diversi team.
• Migliora i flussi di lavoro più rapidamente aggiornando un unico sistema di riferimento invece di correggere configurazioni sparse.

Passaggio 4: Configurare la gestione delle risorse e del carico di lavoro

Una volta standardizzati i flussi di lavoro, la capacità diventa il punto critico. Anche i processi più solidi possono fallire quando l'allocazione delle risorse non è ottimale, specialmente nei progetti in corso con attività in dipendenza tra loro.

La vista Carico di lavoro di ClickUp ti aiuta a pianificare l'allocazione delle risorse visualizzando il carico di lavoro dei membri del team. Puoi misurare il carico di lavoro utilizzando il conteggio delle attività, la durata stimata, i punti dello sprint o i campi personalizzati e visualizzarlo per giorno, settimana o mese.

✅ Ecco come la vista Carico di lavoro supporta la gestione del carico di lavoro per i team delle agenzie:

Passaggio 5: Implementa un flusso di lavoro di approvazione chiaro

Una volta che l'acquisizione e i modelli sono stati implementati, il lavoro inizia a procedere più rapidamente. È allora che le approvazioni diventano il prossimo ostacolo. Se le revisioni avvengono su thread sparsi, il tuo team impiega più tempo a riconciliare i feedback che a fare progressi.

Ciò è particolarmente vero per i progetti che riguardano elementi visivi, dove in genere è difficile lasciare feedback dettagliati, come un file video o un gruppo di nuovi progetti con più elementi al loro interno.

ClickUp Correzione di bozze ti aiuta a raccogliere feedback chiari su immagini, video e PDF consentendo ai revisori di aggiungere commenti direttamente sull'allegato del file. Puoi anche assegnare commenti, che possono essere trasformati in elementi tracciabili per mantenere chiara la responsabilità durante la revisione.

✅ Ecco come ClickUp Correzione di bozze supporta le operazioni dell'agenzia durante i cicli di revisione:

Passaggio 6: Organizza risorse, documenti e risultati finali per i clienti

Dopo aver definito come si svolge il lavoro e chi lo approva, il rischio successivo è la perdita di contesto. Ciò è particolarmente vero per i brief e i deliverable, che spesso finiscono per essere sparsi tra cartelle e strumenti diversi.

ClickUp Docs ti offre un unico posto dove archiviare brief, procedure operative standard e note di consegna insieme ai progetti della tua agenzia. Puoi anche utilizzare Hub documenti per organizzare, cercare e creare documenti e wiki da una posizione centralizzata.

✅ Ecco come ClickUp Docs fornisce supporto per la gestione dell'agenzia per il lavoro con i clienti:

💡 Suggerimento professionale: una volta che i tuoi brief, le procedure operative standard e i risultati finali sono disponibili in ClickUp Docs, la sfida successiva è la velocità. Le persone continuano a perdere tempo rileggendo lunghe conversazioni o cercando di ricordare perché è stata presa una determinata decisione. ClickUp Brain MAX aiuta i team delle agenzie a ricavare rapidamente il contesto giusto, per poi trasformarlo nel passaggio concreto successivo utilizzando gli stessi dati dell'area di lavoro su cui già opera il lavoro del tuo client.

Ecco come le agenzie lo utilizzano in genere subito dopo aver configurato ClickUp Docs:

• Cattura istantaneamente le note relative ai risultati finali con Talk to Text, quindi trasformale in un riepilogo/riassunto chiaro all'interno del documento, in modo che il team disponga del contesto più recente senza dover digitare ulteriori informazioni.
• Poni domande su Docs e sul lavoro connesso con Enterprise Search per trovare decisioni, requisiti e il contesto del "perché abbiamo scelto questo", in modo che i nuovi membri del team possano integrarsi più rapidamente e i passaggi di consegne degli account manager non creino lacune.
• Estrai gli aggiornamenti rivolti ai clienti dallo stesso documento, in modo che le note sullo stato corrispondano a ciò che è effettivamente approvato e in corso, riducendo così i passaggi avanti e indietro durante i cicli di revisione.
• Utilizza un unico posto per accedere ai migliori modelli di IA (tra cui ChatGPT, Claude e Gemini) in modo che i diversi team non debbano passare da uno strumento all'altro per creare riepiloghi/riassunti, riscritture e analisi.

Passaggio 7: configura i dashboard per i project manager e la dirigenza

Con l'organizzazione di acquisizioni, flussi di lavoro, approvazioni e risorse, ora puoi individuare il tuo lavoro su ClickUp. Ora hai bisogno di reportistica che aiuti il tuo team a prendere decisioni rapidamente, senza dover controllare manualmente lo stato e senza dover ricostruire lo stesso aggiornamento ogni settimana.

I dashboard di ClickUp ti aiutano a trasformare i tuoi dati di consegna in reportistica basata sui ruoli, in modo che ogni gruppo possa vedere ciò di cui ha bisogno senza dover ricostruire la stessa visualizzazione ogni settimana.

✅ Ecco come configurare dashboard che supportano le operazioni dell'agenzia:

💡 Suggerimento professionale: prepara i dashboard per le riunioni con ClickUp AI Cards.

Le dashboard di ClickUp offrono visibilità, ma le riunioni dell'agenzia continuano a impantanarsi quando qualcuno deve tradurre i grafici in un aggiornamento. Le schede AI di ClickUp aiutano generando un livello di stato basato sull'intelligenza artificiale direttamente sulle tue dashboard e panoramiche, utilizzando il contesto del lavoro effettivo del tuo team.

Ecco come i titolari di agenzie e i project manager utilizzano solitamente le AI Card:

• Aggiungi una scheda IA Riassunto Executive per estrarre i risultati chiave, i prossimi passaggi per le operazioni creative, i rischi e gli ostacoli, in modo che la leadership possa avere una visione d'insieme senza dover cercare tra più schede.
• Utilizza una scheda in stile StandUp™ con l'IA per le riunioni settimanali di gestione dei progetti o di consegna, in modo che gli aggiornamenti siano redatti sulla base delle attività reali e che le attività scadute non vengano trascurate.
• Crea schede IA per specifiche sezioni delle operazioni dell'agenzia, come una vista dashboard per ogni linea di servizio o account manager, in modo che ogni gruppo possa vedere ciò che conta senza dover ricorrere a reportistica manuale aggiuntiva.

Passaggio 8: automatizza i passaggi di consegne, le notifiche e il lavoro di routine

Una volta che il flusso di lavoro ha acquisito visibilità, emergono degli schemi ricorrenti. Gli stessi passaggi di consegne si ripetono continuamente. Gli stessi promemoria vengono ignorati. È qui che l'automazione è più utile, perché consente di standardizzare il follow-up e mantenere le attività in movimento senza dover fare affidamento sui project manager per spingere manualmente ogni passaggio.

Le automazioni di ClickUp ti aiutano a standardizzare le attività di follow-up di routine attivando azioni quando qualcosa cambia, ad esempio quando lo stato di un'attività viene aggiornato o quando viene creata una nuova attività.

✅ Ecco alcune automazioni di grande impatto per i team delle agenzie:

📽️ Guarda un video: Vuoi una rapida panoramica su come l'automazione si adatta alle operazioni dell'agenzia? Ecco una guida che puoi seguire e copiare nel tuo spazio di consegna.

💡 Suggerimento professionale: utilizza ClickUp Super Agents per ridurre le lacune di follow-up all'interno del tuo team.

Le automazioni sono ottime per i passaggi prevedibili, ma le agenzie devono anche gestire lavori complessi in cui il passaggio successivo dipende dal contesto.

I Super Agenti di ClickUp ti aiutano quando hai bisogno di un follow-up strutturato che rispetti comunque le sfumature. Ecco cosa possono fare:

• Assegna il lavoro al titolare giusto quando arriva un brief, in base alla linea di servizio, al client o alla priorità.
• Chiedi i dettagli mancanti prima di iniziare il lavoro, in modo che la definizione dell'ambito del progetto non sia frutto di supposizioni.
• Mantieni le attività in movimento avvisando i titolari quando le date di scadenza sono a rischio, senza richiedere al project manager di seguire ogni aggiornamento.
• Standardizza il modo in cui il lavoro viene chiuso, ad esempio confermando che i link, le risorse e le approvazioni finali siano allegati prima di contrassegnare la consegna come completata.

Passaggio 9: crea visualizzazioni intuitive per i clienti e protocolli di condivisione

Dopo aver stabilizzato le operazioni interne, la visibilità dei clienti diventa il livello successivo. Vuoi che i clienti siano sempre informati, ma non vuoi che entrino nel tuo spazio di consegna.

ClickUp ti consente di condividere le cartelle, gli elenchi e le attività giuste, mentre le autorizzazioni di ClickUp ti consentono di controllare ciò che i clienti e le parti interessate possono fare all'interno di ciò che hai condiviso. In questo modo proteggi il lavoro interno, offrendo comunque ai clienti una visione chiara della consegna.

✅ Ecco uno standard di condivisione semplice che puoi applicare a tutti gli account:

"Attraverso il monitoraggio efficace delle attività e la fornitura del contesto (attraverso la sezione dedicata alla descrizione e ai commenti), si riduce il cambio di contesto, consentendo di utilizzare un solo sistema (ClickUp) anziché diversi (GDrive, email e Slack)."

Passaggio 10: Rendere operativo il miglioramento continuo

Una volta che il sistema è operativo, il lavoro non è finito. Le operazioni dell'agenzia cambiano man mano che la tua linea di servizi cresce e il tuo approccio alla consegna si evolve. Questo passaggio riguarda l'utilizzo di ciò che impari dalla consegna di progetti reali per perfezionare la tua configurazione, in modo che il tuo processo migliori senza diventare nuovamente disordinato.

I campi personalizzati di ClickUp ti aiutano a effettuare il monitoraggio dei segnali di consegna coerenti, in modo da poter migliorare il flusso di lavoro della tua agenzia utilizzando dati reali.

✅ Ecco come i campi personalizzati supportano il miglioramento continuo:

Best practice per la gestione delle operazioni dell'agenzia in ClickUp

Una volta che la configurazione di ClickUp è attiva, la coerenza è ciò che la rende utile. L'obiettivo è quello di creare uno spazio di consegna che i team della tua agenzia possano effettivamente seguire quando i progetti dei clienti diventano impegnativi e sono coinvolti più stakeholder.

✅ Utilizza queste best practice per mantenere stabili le operazioni dell'agenzia man mano che questa cresce:

Assegna titolari chiari delle aree di lavoro, non "tutti ne sono titolari".

La tua configurazione andrà alla deriva se nessuno è responsabile del sistema. Scegli 1-2 titolari dell'area di lavoro (spesso un responsabile delle operazioni e un responsabile della gestione dei progetti) che abbiano il compito di mantenere coerente lo spazio di consegna man mano che i team dell'agenzia crescono.

Assegnate loro un mandato chiaro:

In questo modo eviterai che l'implementazione di ClickUp si trasformi in cinque diverse interpretazioni del "modo giusto" man mano che si aggiungono nuovi membri al team.

Blocca i tuoi standard in modelli di stato riutilizzabili

Anche quando i team hanno buone intenzioni, nel corso del tempo si verificano cambiamenti di stato. Il modo più semplice per mantenere lo stato delle attività coerente tra i progetti dei clienti è salvare il flusso di stato come modello riutilizzabile e applicarlo dove necessario.

Ecco alcune best practice che le agenzie possono seguire:

Trattate i clienti come ospiti e gestite l'accesso in modo mirato.

La collaborazione con i clienti funziona al meglio quando decidi cosa i clienti devono vedere e fare prima della condivisione di qualsiasi cosa. Le autorizzazioni di ClickUp variano in base al ruolo (titolare/amministratore/membro/membro con diritti limitati/ospite), alla posizione o all'elemento e alle impostazioni del tuo piano, quindi vale la pena farlo in modo intenzionale.

Ecco un approccio pratico che può essere seguito:

Crea un playbook interno all'agenzia all'interno di ClickUp, quindi mantienilo aggiornato.

Una configurazione ClickUp rimane utilizzabile quando le regole del "come lavoriamo" sono raccolte in un unico posto e sono facili da seguire. È importante mantenere le proprie conoscenze aggiornate e in connessione con il lavoro, in modo che non si trasformino in un wiki obsoleto.

Ecco cosa includere in un playbook leggero per agenzie:

Crea un percorso di formazione specifico per ogni ruolo, anziché un unico percorso generico di inserimento.

I problemi di adozione di solito sembrano "persone che dimenticano i passaggi", ma la causa principale è spesso la confusione dei ruoli. Un PM ha bisogno di abitudini ClickUp diverse rispetto a un designer o a un account manager.

Utilizza i percorsi di apprendimento basati sui ruoli di ClickUp University per inserire più rapidamente le persone e mantenere un utilizzo coerente di ClickUp nei diversi team.

Prova anche queste best practice:

Suggerimento professionale: puoi creare un Super Agente in ClickUp per configurare ed eseguire in modo autonomo flussi di lavoro di onboarding specifici per ruolo sia per i clienti che per i dipendenti.

Esegui una routine mensile di "igiene del sistema" affinché l'area di lavoro rimanga veloce.

Anche il lavoro di un'agenzia eccellente può creare disordine. Senza una routine di pulizia, l'elenco dei clienti diventa disordinato, le ricerche diventano più difficili e le persone smettono di fidarsi di ciò che vedono.

ClickUp supporta l'archiviazione a più livelli (attività, elenchi, cartelle, spazi) e gli elementi archiviati rimangono ricercabili, il che è l'ideale per le agenzie che hanno bisogno di un contesto storico senza ingombri quotidiani.

Ecco una semplice lista di controllo mensile che puoi utilizzare:

Mantieni modelli e documenti aggiornati con una cadenza reale

I modelli e le procedure operative standard sono utili solo quando riflettono il modo in cui la tua agenzia opera effettivamente oggi. Imposta una cadenza di aggiornamento e trattala come il rilascio di un prodotto, non come una soluzione ad hoc.

Prova queste best practice:

Scopri come le agenzie di marketing aumentano la produttività del team con ClickUp!

Errori comuni commessi dalle agenzie durante la configurazione di ClickUp

Quando si configurano le operazioni dell'agenzia in ClickUp, la maggior parte dei problemi di implementazione deriva dall'incoerenza. L'area di lavoro di ClickUp diventa più difficile da gestire quando ogni team configura i progetti dei clienti in modo diverso o quando la reportistica dipende dalla pulizia manuale.

Ecco alcuni errori comuni che le agenzie creative commettono quando configurano le operazioni di ClickUp:

Lasciare che la struttura si espanda prima che i modelli di utilizzo si stabilizzino

Quando crei molti spazi, cartelle ed elenchi all'inizio, non ottieni "una maggiore organizzazione". Ottieni invece reportistica frammentata e abitudini incoerenti tra i team dell'agenzia. La guida alla gerarchia dell'agenzia di ClickUp è costruita intorno al mantenimento di una struttura semplice e coerente, che viene ampliata solo quando il modello di consegna è chiaro.

✅ Ecco cosa da fare invece:

Considerare le autorizzazioni come un aspetto secondario

Le agenzie spesso invitano rapidamente clienti e appaltatori, per poi passare settimane a correggere modifiche accidentali o problemi di visibilità. Le autorizzazioni di ClickUp variano in base al ruolo, alla posizione, al tipo di elemento e al piano, quindi un approccio di condivisione poco rigoroso crea rischi evitabili.

✅ Ecco cosa fare invece:

Utilizzo dei campi personalizzati come discarica

I campi personalizzati sono utili solo quando vengono effettivamente gestiti. Quando ne aggiungi troppi, gli aggiornamenti vengono saltati e la reportistica smette di essere affidabile. Si tratta di un problema comune nei sistemi di gestione dei progetti, perché i team smettono di aggiornare i metadati che non influiscono in modo evidente sulle decisioni.

✅ Ecco cosa fare invece:

Consentire lo scope creep attraverso le "richieste rapide"

Lo scope creep è un classico fattore di fallimento dei progetti, e le agenzie lo vedono costantemente attraverso richieste di modifiche dell'ultimo minuto e richieste di "solo un'altra versione".

✅ Ecco cosa da fare invece:

Creazione di dashboard prima che le regole dei dati siano effettive

Le dashboard riflettono solo ciò che i membri del tuo team mantengono aggiornato. Se i responsabili delle attività, le date di scadenza e le regole di stato delle attività non sono coerenti, la dashboard fornirà informazioni fuorvianti e i project manager potrebbero perdere fiducia nella reportistica. L'approccio della dashboard di ClickUp presuppone che i dati della tua area di lavoro siano mantenuti aggiornati, poiché le schede attingono direttamente da tali dati.

✅ Ecco cosa fare invece:

"Con ClickUp, abbiamo fatto un passo avanti e creato dashboard in cui i nostri clienti possono accedere e monitorare le prestazioni, l'occupazione e i progetti in tempo reale. Questo permette ai clienti di sentirsi in contatto con i loro team, soprattutto considerando che si trovano in paesi diversi e talvolta anche in continenti diversi."

Automatizzare un flusso di lavoro che non è ancora stabile

L'automazione può far risparmiare tempo, ma può anche aumentare la confusione se i team continuano a modificare stati, modelli o regole di instradamento. Questo errore si manifesta in tutti gli ambienti di progetto come "eccessiva dipendenza dagli strumenti" invece che come chiara titolarità e monitoraggio dei processi.

✅ Ecco cosa da fare invece:

Gestisci le consegne ai clienti e le operazioni dell'agenzia in un'area di lavoro di ClickUp

Quando configuri ClickUp per le agenzie con una struttura chiara, offri ai membri del tuo team un sistema su cui possono fare affidamento. Riduce i ritardi nelle approvazioni e mantiene organizzati i progetti dei clienti. Inoltre, semplifica il project management per i progetti in corso.

La parte migliore è che il sistema si adatta alle dimensioni della tua agenzia. Man mano che la tua agenzia cresce, puoi aggiungere linee di servizio, inserire nuovi membri del team più rapidamente e mantenere la gestione dell'agenzia misurabile nei progetti in corso.

Quando lo spazio di consegna, i documenti, i dashboard e le automazioni funzionano insieme, la consegna al cliente diventa più facile da ripetere e più facile da migliorare nel tempo. Iscriviti gratis a ClickUp ✅.

Domande frequenti (FAQ)

Inizia creando uno spazio di consegna nell'area di lavoro di ClickUp che copra l'intero processo di gestione dei progetti dei clienti. Standardizza prima l'acquisizione, lo stato delle attività e i modelli di progetto, quindi aggiungi dashboard e automazioni una volta che il flusso di lavoro è stabile. Ciò mantiene la project management coerente man mano che la tua agenzia cresce e riduce le attività in ritardo nei progetti in corso.

La maggior parte delle agenzie digitali segue la gerarchia di ClickUp con uno spazio dedicato alla consegna al cliente, quindi utilizza le cartelle per raggruppare il lavoro per cartella cliente o linea di servizio. Gli elenchi rappresentano solitamente le fasi di consegna o i flussi di lavoro ricorrenti, in modo che i project manager possano monitorare le sequenze dei progetti e assegnare le attività in modo coerente tra i vari progetti dell'agenzia.

Crea uno spazio per le operazioni dell'agenzia e la consegna ai clienti, quindi crea elenchi che corrispondono al flusso di lavoro della tua agenzia, come acquisizione, onboarding, produzione, revisione e lancio. Se gestisci molti progetti per i clienti, utilizza le cartelle per ogni cliente o per le linee di servizio, in modo che i membri del team interessati possano trovare rapidamente le attività dei clienti e mantenere lo stato delle attività coerente.

Utilizza i moduli ClickUp per raccogliere dettagli sull'ambito del progetto, le parti interessate, le date di scadenza e i requisiti di consegna, quindi indirizza le richieste all'elenco corretto. Applica un modello di progetto in modo che ogni nuovo progetto cliente inizi con le stesse attività specifiche, gli stessi titolari, le stesse dipendenze delle attività e la stessa durata stimata. Ciò supporta un processo di onboarding fluido e riduce le rielaborazioni successive.

Per il lavoro basato su progetti, utilizza modelli di progetto, date di scadenza e dipendenze delle attività per mantenere chiara la sequenza anche nei progetti complessi. Per i contratti a lungo termine, utilizza attività ricorrenti e monitoraggio del tempo in modo che le attività ricorrenti dei clienti rimangano prevedibili e l'allocazione delle risorse sia più semplice. Ciò offre agli account manager e ai project manager una chiara visibilità sul lavoro attivo e su ciò che è a rischio.

Inizia con il modello di gestione dell'agenzia ClickUp per standardizzare la gestione dell'agenzia in tutti i progetti dei clienti, inclusi l'acquisizione, la consegna e la reportistica. Quindi crea modelli di progetto per le attività più comuni, come piani di lancio, produzione di campagne, creazione di siti web e reportistica mensile. I modelli aiutano i membri del team a risparmiare tempo perché non è più necessario ricreare la stessa configurazione per ogni elenco di clienti.