I progetti raramente si svolgono come nel piano. Nuovi requisiti, cambiamenti nelle risorse, variazioni nell'ambito di applicazione e persino cambiamenti nel mercato possono rendere un budget annuale rigido quasi inutile. Quando avrete finalizzato il budget annuale, metà delle vostre ipotesi potrebbero essere errate.
La gestione agile del budget potrebbe essere ciò di cui hai bisogno. Quando imposti budget agili, allochi le risorse e modifichi il budget del progetto su base trimestrale o mensile in base allo stato effettivo.
Questo approccio flessibile mantiene i finanziamenti in linea con le priorità reali piuttosto che con previsioni obsolete. Di conseguenza, i team possono cambiare rapidamente direzione, ridurre gli sprechi e ottenere risultati di maggiore impatto.
Approfondiamo il concetto di budgeting agile nel project management, le modalità di implementazione, le sfide e le best practice da considerare.
Che cos'è il budgeting agile?
Il budgeting agile applica i principi del project management agile alla pianificazione finanziaria. Si basa su brevi sessioni di pianificazione, frequenti rivalutazioni e adeguamenti basati sui dati. In breve, il tuo piano finanziario diventa un sistema in continua evoluzione.
Il vantaggio della gestione agile del budget è che il tuo team è in una posizione migliore per rispondere alle mutevoli condizioni del progetto. Tu o il tuo project manager potete essere avvisati più rapidamente di potenziali problemi.
Nel tradizionale processo di budgeting a cascata, il budget viene stabilito in anticipo e rimane fisso per tutto il progetto. Se l'ambito o la Sequenza cambiano, o se si incontrano difficoltà impreviste, le possibilità di reagire o apportare modifiche all'intero progetto sono limitate.
🚀 Caso emblematico: McKinsey ha scoperto che le organizzazioni che sfruttano pratiche Agile avanzate, compreso il finanziamento Agile, sono state in grado di reagire ai cambiamenti causati dalla pandemia di COVID-19 con una rapidità doppia rispetto alla media nazionale.
Principi chiave del budgeting agile
- Allocazione basata sul valore: finanzia le iniziative che offrono il massimo valore aziendale e personalizzato per i clienti.
- Revisioni iterative: rivedi frequentemente i budget invece di aspettare un reset annuale.
- Flessibilità con controllo: adattatevi rapidamente ma rimanete responsabili con chiari limiti finanziari.
- Trasparenza e collaborazione: i team finanziari, operativi e di sviluppo decidono congiuntamente le priorità di bilancio e l'allocazione delle risorse.
- Miglioramento continuo: le lezioni apprese in ogni ciclo danno forma alle decisioni di bilancio più intelligenti nel ciclo successivo.
In che modo il budgeting agile differisce dal budgeting tradizionale?
Il budgeting tradizionale viene solitamente definito una volta all'anno, approvato dalla dirigenza e raramente rivisto. Sebbene sia prevedibile, spesso lascia i team bloccati con ipotesi obsolete e poco margine di manovra per reagire quando le cose cambiano.
Il budgeting agile adotta l'approccio opposto. Privilegia la flessibilità rispetto alla rigidità, rivede frequentemente i budget e finanzia le iniziative che offrono il massimo valore. Ecco un confronto tra i due approcci:
| Aspetto | Budgeting tradizionale | Budgeting agile |
| Processo di pianificazione del piano | Fissato annualmente | Iterativo (trimestrale, mensile o per sprint) |
| Flessibilità | Basso – difficile da adeguare a metà anno | Riassegnazione rapida e di alto livello basata sui risultati |
| Processo decisionale | Top-down, orientato alla finanza | Interfunzionale, collaborativo |
| Focus | Controllo dei costi e aderenza | Valore aggiunto e adattabilità |
| Gestione dei rischi | Reattivo: rischi gestiti dopo la variazione | Proattivo: rischi valutati continuamente |
| Visibilità | Reportistica annuale limitata | Dashboard in tempo reale e previsioni continue |
⭐ Modello in primo piano
Quando si tratta di budgeting agile dei progetti, il passaggio più importante è creare una struttura dettagliata di suddivisione del lavoro (WBS). Suddividi l'ambito del progetto in attività e effettua il monitoraggio del budget utilizzando il modello di budget di progetto con WBS di ClickUp.
Visualizza lo stato di avanzamento del progetto e scopri immediatamente se stai risparmiando o superando il budget. Qualsiasi project manager che cerchi di ridurre i costi e risparmiare tempo dovrebbe utilizzare questo modello!
Vantaggi del budgeting agile per i team di progetto
I vantaggi di un processo di budgeting agile includono:
Reagisci più rapidamente ai cambiamenti del mercato
I team possono adeguare rapidamente i finanziamenti quando cambiano le esigenze dei clienti o le condizioni di mercato.
⭐ Esempio: la tua azienda SaaS lancia una nuova funzionalità basata sulle storie degli utenti, ma il feedback degli utenti evidenzia che un'altra funzionalità è più utile. Con il budgeting agile, il tuo team può immediatamente riallocare i fondi per accelerare la nuova priorità, invece di aspettare il prossimo ciclo annuale.
Allinea la spesa al valore aziendale
Il flusso delle risorse si concentra sulle iniziative con il maggiore impatto, anziché essere distribuito in modo frammentario.
⭐ Esempio: il tuo team di marketing nota che una campagna pubblicitaria ha un rendimento inferiore alle aspettative, mentre un'altra supera le aspettative. Il budgeting agile consente loro di prelevare fondi dalla campagna con rendimento inferiore e raddoppiare quelli destinati a quella che sta ottenendo risultati.
Rafforzare la collaborazione tra i team
I responsabili finanziari, operativi e di progetto condividono la responsabilità delle decisioni relative ai finanziamenti.
⭐ Esempio: durante una revisione trimestrale, un team di prodotto e i responsabili finanziari decidono insieme di ridimensionare un'iniziativa in modo da poter investire più risorse in una funzionalità/funzione basata sull'IA.
Migliorate l'efficienza e riducete gli sprechi
Puoi interrompere o modificare i progetti prima che consumino risorse inutili.
⭐ Esempio: il tuo team si affida a una serie di strumenti tecnologici, ma non tutti offrono valore aggiunto o vengono effettivamente utilizzati; tuttavia, le sottoscrizioni continuano a rinnovarsi perché nessuno ha visibilità.
Con la gestione agile del budget, puoi rivedere queste spese, tagliare i fondi destinati a strumenti che non supportano le priorità attuali e riallocare quel budget a soluzioni che aumentano effettivamente la produttività.
Consegna i progetti nei tempi e nei limiti di budget previsti
Il monitoraggio continuo aiuta il tuo team di project management a individuare tempestivamente i problemi e a correggere la rotta per evitare ritardi e spese eccessive.
⭐ Esempio: Il tuo team di sviluppo si rende conto a metà sprint che un'integrazione API critica richiederà più tempo e test. Invece di assorbire i ritardi a valle, il project manager riassegna i fondi per introdurre risorse QA temporanee. Il progetto rimane in linea con la tabella di marcia senza superare la spesa totale.
Come implementare il budgeting agile?
Ecco una guida dettagliata su come implementare la gestione agile del budget.
Passaggio 1: Comprendere le aspettative
Definisci in anticipo lo scopo e i risultati attesi, in modo che le tue priorità rimangano allineate durante ogni iterazione. Questo dovrebbe essere parte integrante del tuo piano di progetto di alto livello.
Inoltre, delinea l'ambito di lavoro. Perché? Perché ti guiderà nel processo di definizione del budget del progetto.
- Brainstorming sui risultati chiave: le funzionalità/funzioni, i risultati o le attività cardine che apportano valore all'attività aziendale.
- Suddividili in attività più piccole: suddividi gli OKR in sprint per migliorare l'accuratezza delle stime e consentire la riallocazione quando cambiano le priorità. Poiché supporta le previsioni continue, puoi effettuare il monitoraggio dei dati effettivi rispetto a ciascuna iterazione invece di attendere i dati sui costi di fine progetto.
- Chiarisci chi sono gli stakeholder: chi influenzerà il budget e chi esaminerà lo sprint per evitare rielaborazioni e feedback contrastanti.
- Definisci le esigenze: mappa tutte le risorse che influiscono sull'ambito o sui costi: lavoro richiesto, strumenti, integrazioni, requisiti di conformità e dipendenze. Nel budgeting agile, questo inventario diventa il tuo backlog di spesa. Gli elementi possono essere ripriorizzati al variare del valore aziendale.
- Crea una sequenza: definisci i punti di controllo iterativi: revisioni sprint, revisioni dei finanziamenti e retrospettive sulle prestazioni. Allineali alla tua cadenza di budgeting. Ricorda che non è scolpito nella pietra.
Ecco come ClickUp può aiutarti
Riunisci tutti gli stakeholder in un unico spazio di lavoro per il budgeting e la pianificazione con il software di project management ClickUp. I titolari del budget possono vedere come la spesa è collegata all'effettivo stato del progetto, alle attività cardine e ai risultati finali, e non solo alle voci di spesa scollegate dal lavoro che finanziano.
Allo stesso modo, ogni reparto può visualizzare i budget, le dipendenze e gli aggiornamenti senza dover cambiare strumento, riducendo così le incomprensioni e le duplicazioni.
Questo approccio elimina il work sprawl consolidando la pianificazione del budget e delle risorse, il monitoraggio e l'esecuzione dei progetti in un unico spazio di lavoro Converged AI. In questo modo, i team finanziari non hanno bisogno di strumenti BI separati per comprendere i modelli di spesa dei progetti. E nessuno deve cercare chiarimenti e risposte in infinite chat e email.
🎷 Guarda: questa guida ti mostra come creare un piano di progetto di alto livello in meno di 30 minuti, dalla definizione degli obiettivi all'assegnazione delle attività. Tratteremo il modo più semplice per completare una pianificazione completa e end-to-end del progetto. 🧠
📚 Bonus Leggi: Scopri come i team Agile creano piani di progetto in grado di adattarsi ai cambiamenti. Ottieni gratis il Project Plan Playbook.
Passaggio 2: Assegnare i budget in modo iterativo
Il fondamento del processo di budgeting agile è che le cose sono dinamiche e flessibili. I due modi da fare sono: pianificare il processo in sprint e dare priorità alle attività.
Anziché impegnare l'intero budget in anticipo, è possibile allocare i fondi in incrementi più piccoli, in genere su base mensile o trimestrale. Questo, ovviamente, in base alle priorità attuali, alle conoscenze acquisite e allo stato effettivo del progetto.
Agile significa anche dare priorità a ciò che è più importante. Identifica le attività ad alta priorità per ogni sprint e assegna il budget. Vuoi che le attività cruciali ricevano attenzione finanziaria, ed è proprio questo lo scopo della prioritizzazione delle attività.
Ecco come ClickUp può aiutarti
ClickUp Sprints aiuta i team a suddividere i cicli di budgeting in periodi di tempo più brevi e gestibili. Ogni sprint ha date di inizio e fine chiare.
È possibile allocare un budget per ogni trimestre (o qualsiasi altra Sequenza, come i Sprints) e effettuare il monitoraggio delle spese e delle risorse all'interno di ogni ciclo. Quindi, sulla base di quanto appreso, è possibile adeguare le allocazioni per il trimestre successivo.
In combinazione con le priorità delle attività di ClickUp, i team possono contrassegnare chiaramente quali elementi sono urgenti, ad alta, normali o a bassa priorità. Ciò garantisce che i fondi e le risorse limitati vengano destinati prima alle iniziative più critiche. Gli elementi a bassa priorità rimangono flessibili e possono essere declassati o ritardati al mutare delle circostanze.
💡 Suggerimento professionale: con ClickUp Brain, puoi porre domande come "Quali attività sprint stanno consumando la maggior parte del budget?" o "Quali risultati sono in ritardo e qual è l'impatto sui costi?" Estrae i dati dalle tue attività, dai tuoi documenti e dai tuoi progetti in tempo reale e mostra riepiloghi, automazioni o avvisi.
Passaggio 3: Collaborare con team interfunzionali
Affinché il budgeting agile sia efficace, tutti devono poter visualizzare gli stessi dati e parlare la stessa lingua. Ciò include la gestione finanziaria, operativa, dei prodotti e del project management.
Ma se il budget è contenuto in fogli di calcolo che solo un reparto comprende o a cui solo un reparto ha accesso, diventa inutile.
La collaborazione interfunzionale garantisce che le decisioni relative al budget non vengano prese in modo isolato. Quando i team condividono le priorità e hanno visibilità sulla spesa, sono più propensi a ottenere risultati entro il budget e nei tempi previsti.
Ecco come implementare efficacemente la collaborazione tra team:
1. Stabilire una visibilità di condivisione
Crea un unico spazio di lavoro per attività, costi e tempistiche. Questo aiuta ogni team a comprendere in che modo il proprio lavoro influisce sia sulla consegna che sul budget. Ad esempio, il reparto finanziario tiene traccia delle spese in tempo reale.
I project manager Agile vedono il burn rate per ogni sprint. Il reparto prodotto e quello tecnico monitorano lo stato dei progressi rispetto al valore fornito.
💡 Suggerimento professionale: utilizza ClickUp Chat per discutere di adeguamenti di budget, superamenti dei costi o allocazione delle risorse direttamente all'interno dei canali dei progetti, piuttosto che in thread di email sparsi o messaggi Slack.
Tagga i membri del team quando hai bisogno di approvazioni, coinvolgi i responsabili di reparto quando riassegni fondi/risorse tra le iniziative e mantieni tutte le conversazioni correlate collegate ai progetti specifici che riguardano.
2. Imposta revisioni strutturate del budget
Organizza riunioni periodiche in cui i team esaminano le prestazioni, discutono i compromessi e prendono decisioni rapide di riallocazione. Ad esempio, il reparto finanziario presenta approfondimenti sulle variazioni. Il reparto operativo spiega gli ostacoli. La leadership convalida i cambiamenti in base al valore creato.
ClickUp SyncUps ti consente di ospitare rapide chiamate audio e videochiamate direttamente dall'area di lavoro di ClickUp. Esamina i dashboard, commenta le attività e aggiorna le azioni da intraprendere in tempo reale.
3. Allinearsi sulle definizioni di esito positivo
I team finanziari si concentrano sul ROI come metrica chiave. Il personale operativo considera l'efficienza. Il reparto consegne valuta la velocità. In breve, team diversi misurano il successo in modi diversi.
È necessario concordare metriche di successo comuni. Queste potrebbero essere il costo per risultato, il tasso di adozione delle funzionalità/funzioni o la redditività dello sprint.
Passaggio 4: Coprire più dimensioni della fatturazione
Essere Agile significa rimanere flessibili e redditizi. Un approccio a tariffa fissa può funzionare per attività brevi e ben definite, ma può creare attriti in impegni più lunghi e iterativi in cui l'ambito cambia frequentemente.
In termini più semplici, è necessario tenere conto di più modelli di fatturazione (tariffa fissa, tempo e materiali e fatturazione basata su anticipo). È inoltre necessario effettuare il monitoraggio delle ore fatturabili e non fatturabili, poiché non tutte le attività generano entrate dirette. Tutte le attività, invece, generano costi. Il monitoraggio di entrambi aiuta a proteggere i margini.
Ecco come ClickUp può aiutarti
Utilizza la funzionalità di monitoraggio del tempo dedicato al progetto di ClickUp per classificare ogni attività come fatturabile o non fatturabile. Nel tempo, questi dati consentono di ottenere previsioni dei costi e decisioni sui prezzi più accurate.
È buona norma verificare l'accuratezza delle stime rispetto al tempo effettivo monitorato e ai dati fatturabili dopo alcuni sprint. Otterrete un quadro più chiaro dei costi del progetto, del margine e della velocità del team.
Come proprietario di una piccola impresa,
Il monitoraggio del tempo di ClickUp è un altro vantaggio: monitoriamo le ore dedicate alle attività per mantenere i budget sotto controllo e ottenere dati reali che ci consentono di perfezionare l'ambito dei progetti futuri.
Il monitoraggio del tempo di ClickUp è un altro vantaggio: monitoriamo le ore dedicate alle attività per mantenere i budget sotto controllo e ottenere dati reali che ci consentono di perfezionare l'ambito dei progetti futuri.
🚀 Vantaggio di ClickUp: lascia che siano gli agenti ClickUp a occuparsi del lavoro pesante per il tuo budgeting agile. Poiché gli agenti ClickUp operano all'interno della tua area di lavoro, possono agire sui dati di bilancio in tempo reale.
Gli agenti ClickUp funzionano come un collega di lavoro IA, consentendoti di assegnare loro compiti finanziari e operativi. Tagga un agente in un'attività o triggerla tramite un'automazione e lui si occuperà del lavoro ripetitivo che incide sul budget.
Ecco come fare:
- Creazione di semplici report per le revisioni mensili o trimestrali del budget utilizzando le attività reali nell'area di lavoro
- Monitoraggio della variazione dei costi o dei tempi tra gli sprint e notifica alle parti interessate quando vengono superate le soglie
- Aggiornamento di stati, titolari o tag su attività bloccate, deprioritizzate o non più in linea con le attuali decisioni di finanziamento
📚 Per saperne di più: Software per il budget del progetto per rimanere in linea con gli obiettivi (nei momenti positivi e negativi)
Passaggio 5: Monitoraggio delle metriche finanziarie e operative
Volete assicurarvi che il vostro progetto non finisca nelle acque pericolose della spesa eccessiva o dei risultati inferiori agli obiettivi. Ogni trimestre dovrebbe indicare se i vostri investimenti stanno dando risultati.
I due tipi di metriche più importanti da monitorare sono quelle finanziarie e quelle operative. Esse includono:
| Categoria | Metrica | Perché è importante nel budgeting agile |
| 💰 Finanziario | Variazione di budget | Rivela tempestivamente eventuali spese eccessive o sottoutilizzo dei fondi |
| Run rate o Burn rate | Mostra se è probabile che il budget venga superato prima che il progetto sia completato. | |
| Costo per risultato | Aiuta a valutare l'efficienza e il costo della creazione di valore | |
| Redditività dello sprint | Indica se ogni sprint sta generando rendimenti positivi | |
| Accuratezza delle previsioni | Misure di prevedibilità finanziaria | |
| ⚙️ Operativo | Velocità dello sprint | Riflette il ritmo di consegna e la produttività del team |
| Durata ciclo | Cicli più brevi significano feedback più rapidi e maggiore adattabilità | |
| Utilizzo del team | Evidenzia l'efficienza delle risorse e il potenziale eccesso o carenza di personale | |
| Frequenza delle richieste di modifica | Monitora la stabilità e il controllo dell'ambito; tassi elevati segnalano un disallineamento | |
| Tasso di difetti / Ore di rilavorazione | Mette in luce i costi nascosti che prosciugano i budget e rallentano la consegna |
Un'altra best practice consiste nel condurre retrospettive di bilancio dopo ogni ciclo per discutere cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato e quali adeguamenti sono necessari.
Ecco come ClickUp può aiutarti
I dashboard di ClickUp ti consentono di centralizzare e visualizzare tutte le tue metriche finanziarie e operative in un unico posto. Collega i dati delle attività, dei campi personalizzati e delle integrazioni per monitorare in tempo reale l'utilizzo del budget, la velocità degli sprint e il ROI.
I dashboard consentono di passare da un widget all'altro, come grafici a barre, grafici a torta o grafici lineari, per identificare tempestivamente i colli di bottiglia e effettuare il monitoraggio dell'andamento delle prestazioni tra sprint o portfolio.
Aggiungi schede basate sull'IA per ottenere informazioni immediate, dai riepiloghi delle variazioni di budget ai modelli di previsione del carico di lavoro.
La parte migliore? Puoi personalizzare i dashboard in base al pubblico. Crea riepiloghi di alto livello per i dirigenti, viste dettagliate delle variazioni per la finanza o report sulla velocità a livello di sprint per i responsabili dei progetti.
💡 Suggerimento professionale: i campi personalizzati tengono traccia dei budget assegnati, delle spese effettive e dei fondi rimanenti a livello di attività cardine, offrendo ai team finanziari e di progetto la visibilità necessaria per capire se gli investimenti stanno producendo i risultati attesi prima di impegnare risorse aggiuntive.
Software e strumenti per il budgeting agile
Anche il miglior sistema di budgeting fallisce senza gli strumenti giusti. I fogli di calcolo da soli non sono in grado di gestire previsioni continue, modellizzazione di scenari o collaborazione interfunzionale al ritmo richiesto dall'Agile.
Di seguito sono riportati alcuni degli strumenti di budgeting agile che vale la pena esplorare.
Come valutiamo i software su ClickUp
Il nostro team editoriale segue un processo trasparente, supportato da ricerche e indipendente dai fornitori, quindi puoi fidarti che i nostri consigli si basano sul valore reale dei prodotti.
Ecco una panoramica dettagliata di come valutiamo i software su ClickUp.
1. ClickUp
Con ClickUp, ottieni un project management basato sull'IA, visibilità finanziaria e collaborazione interfunzionale, rendendolo una soluzione potente per il budgeting agile.
Come abbiamo visto, è possibile gestire previsioni continue, approvazioni e dashboard nel software di project management ClickUp per mantenere la spesa in linea con i risultati.
Ecco alcune altre funzionalità/funzioni che ti aiutano nel processo di budgeting e monitoraggio:
Smetti di perdere tempo con attività amministrative ripetitive
I team perdono tempo controllando manualmente se i progetti stanno raggiungendo i limiti di budget o ricordandosi di avvisare le persone giuste quando sono necessari adeguamenti dei finanziamenti.
Le automazioni di ClickUp eliminano queste attività ripetitive triggerando automaticamente delle azioni in base alle tue regole di budget.
Ad esempio, puoi impostare dei trigger che avvisano i team finanziari quando la spesa del progetto raggiunge il 75% del budget stanziato, spostare le voci di bilancio in "Da rivedere" quando i costi effettivi superano le stime o assegnare attività di approvazione ai responsabili di reparto quando arrivano le richieste.
Utilizza modelli personalizzabili ovunque ti trovi
Quando si avvia un nuovo progetto, utilizzare modelli di budget gratis per stimare i costi, definire i limiti finanziari e allineare l'ambito al budget.
Inizia con il modello di project management con budget ClickUp, che ti consente di impostare stime dei costi, dati effettivi e variazioni direttamente all'interno del tuo spazio di lavoro. Puoi personalizzare i campi per i budget specifici di ogni fase, quindi visualizzarli tutti in una vista Tabella o in una dashboard ClickUp personalizzata per una visibilità in tempo reale.
Mantieni la documentazione di bilancio collegata al lavoro effettivo
ClickUp Docs mantiene la documentazione di bilancio dinamica e collegata ai progetti che finanzia. Crea piani di progetto dinamici in cui ipotesi, attività cardine e motivazioni di allocazione sono collegate alle attività e ai progetti effettivi che consumano tali risorse.
Quando le circostanze cambiano, aggiorna i documenti di pianificazione nel contesto e collegali direttamente alle Sequenze del progetto interessato, in modo che tutti comprendano sia i numeri che il ragionamento alla base delle modifiche.
💡 Suggerimento professionale: il consolidamento manuale dei dati per le revisioni Agile può causare ritardi ed errori. Le integrazioni ClickUp collegano i tuoi strumenti finanziari, i sistemi contabili e le piattaforme di spesa direttamente al monitoraggio del budget in ClickUp.
Ricerca basata sull'IA per i tuoi documenti, file e note
Riteniamo che i team finanziari e i project manager non dovrebbero dover compilare manualmente i report o scavare tra le attività per capire dove vanno a finire i soldi.
ClickUp BrainGPT è una super app desktop basata sull'IA che fornisce informazioni immediate sullo stato del budget, sulle tendenze di spesa e sulle decisioni di finanziamento, sfruttando tutti i dati della tua area di lavoro. Ecco come:
- Unificato su tutti i dati finanziari: trova fatture specifiche, conversazioni di approvazione, contratti con i fornitori o decisioni di bilancio passate effettuando una ricerca su ClickUp e su tutte le app di connessione come Google Drive, OneDrive e SharePoint.
- Informazioni immediate sul budget senza report: chiedi a BrainGPT "Quali progetti hanno superato il budget in questo trimestre?" e ottieni risposte immediate basate sui dati di spesa effettivi, sui campi personalizzati e sullo stato dei progetti nel tuo spazio di lavoro.
- Aggiornamenti del budget tramite comando vocale: utilizza Talk to Text per registrare le spese, aggiornare i dati di budget effettivi o richiedere la riallocazione dei fondi mentre sei in riunione o tra un'attività e l'altra.
2. Abacum
Progettato per FP&A e budgeting, Abacum, basato su IA, consente ai team finanziari di creare modelli basati su driver, eseguire scenari ipotetici e unificare i dati provenienti da più origini dati in modo che le previsioni rimangano aggiornate.
Utilizzando Abacum Intelligence, i team finanziari possono modellare scenari, analizzare i fattori che determinano la spesa e effettuare la condivisione di previsioni continue con i responsabili di reparto in tempo reale.
3. Birdview PSA
Birdview PSA (precedentemente Easy Projects) unisce la consegna dei progetti, la pianificazione delle risorse e il monitoraggio dei costi in un'unica vista. È possibile pianificare i carichi di lavoro, allocare le ore e monitorare i costi effettivi rispetto a quelli pianificati in tutti i portafogli.
È utilizzato dalle aziende di servizi o dalle agenzie in cui l'utilizzo determina la redditività. I dashboard di previsione con IA integrati simulano le tempistiche dei progetti sulla base delle capacità reali del team. Il monitoraggio del tempo consente di prevedere i ricavi e individuare eventuali scostamenti dall'ambito del progetto prima che questi incidano sui margini.
📚 Per saperne di più: La tua guida definitiva al project management agile per i progetti
4. Planview
In quanto software di gestione del portafoglio progetti aziendali, Planview viene utilizzato dalle organizzazioni per il budgeting agile a livello di portafoglio. Supporta la gestione del budget, le previsioni, il monitoraggio delle spese operative (OPEX) e degli investimenti (CAPEX) e allinea i finanziamenti alle priorità strategiche.
I team possono effettuare previsioni a livello di programma o portfolio, simulare compromessi "what-if" e misurare il valore aziendale delle iniziative utilizzando la gestione del portafoglio basata sull'intelligenza artificiale.
🧠 Curiosità: secondo una ricerca di ClickUp, un dipendente medio trascorre 30 minuti o più al giorno alla ricerca di informazioni. Con l’area di lavoro all-in-one di ClickUp, Enterprise Search, puoi ridurre drasticamente questo tempo e riallocarlo a lavori fatturabili!
5. monday. com
Work OS di Monday.com riunisce il lavoro di progetto, il monitoraggio delle risorse e la visibilità del budget in un'unica dashboard. Le sue funzionalità IA, come monday Magic per la generazione automatica del flusso di lavoro e Sidekick per i suggerimenti in tempo reale, aiutano a identificare le attività che comportano un aumento della spesa e i colli di bottiglia delle risorse prima che abbiano un impatto sul budget.
Incorporando campi relativi ai costi, flussi di lavoro di approvazione e dashboard nell'area di lavoro, potrai ottenere una rapida panoramica del budget agile.
6. Jira
Grazie alla tecnologia Atlassian Intelligence, Jira consente ai team Agile di collegare la pianificazione degli sprint, il monitoraggio del lavoro e l'impatto sul budget all'interno di un unico ecosistema.
La ricerca in linguaggio naturale basata sull'IA, i riepiloghi automatici dei costi degli sprint rispetto ai risultati e i flussi di lavoro suggeriti aiutano a collegare le metriche di consegna e quelle finanziarie. Il risultato: quando la velocità o l'ambito cambiano, è possibile valutare immediatamente le implicazioni in termini di costi e adeguare di conseguenza i finanziamenti o le priorità.
📚 Per saperne di più: Guida completa al project management dei costi di progetto
📮 ClickUp Insight: I team con prestazioni scarse sono 4 volte più propensi a utilizzare più di 15 strumenti, mentre i team con prestazioni elevate mantengono l'efficienza limitando il loro kit di strumenti a 9 o meno piattaforme.
Ma che ne dici di usare un'unica piattaforma? Come app completa per il lavoro, ClickUp riunisce le tue attività, i tuoi progetti, i tuoi documenti, i tuoi wiki, le tue chat e le tue chiamate in un'unica piattaforma, completa di flussi di lavoro basati sull'IA. Pronto a lavorare in modo più intelligente? ClickUp funziona per ogni team, garantisce la visibilità del lavoro e ti permette di concentrarti su ciò che conta, mentre l'IA si occupa del resto.
Sfide nell'implementazione del budgeting agile e come risolverle
È necessario comprendere le sfide che potreste incontrare durante l'implementazione dei processi di budgeting agile ed essere pronti ad affrontarle. Tra queste figurano:
Sfida 1: frammentazione degli strumenti
Il tuo team finanziario utilizza fogli di calcolo per il budgeting. I registri del tempo registrato sono in un'app separata e gli sprint sono in uno strumento di project management. Inoltre, l'analisi dei prodotti avviene altrove e la fatturazione è in un sistema contabile autonomo.
Impatto sul budgeting agile
- Riorganizzazione lenta: non è possibile cambiare rotta e spendere a metà sprint se la finanza vede i dati con due settimane di ritardo.
- Variazioni nascoste: i superamenti emergono dopo la chiusura di fine mese, quando è troppo tardi per correggerli.
- Doppio conteggio o lacune: categorie incoerenti (ad esempio, "Progettazione - Fatturabile" vs. "Progettazione Fatturabile")
✅ Soluzione: tutti dovrebbero avere un'unica fonte di verità. Un unico record di progetto/portafoglio di lavoro collega: ID sprint/attività, centri di costo, flag fatturabili e codici cliente/iniziativa.
Dashboard quasi in tempo reale alimentate da dati a livello di evento (non da riepiloghi/riassunti mensili). Il software di project management che scegli per il budgeting agile dovrebbe integrarsi con il tuo stack tecnologico per garantire un flusso di dati fluido tra i sistemi e una visione integrata dei dati.
Sfida 2: carico cognitivo e sovraccarico di dati
Tutti hanno dei dashboard, ma ce ne sono ben 18. I PM controllano la velocità, la finanza effettua il monitoraggio delle variazioni, le operazioni misurano l'utilizzo; nessuno racconta una storia unificata. Il tempo dedicato alla revisione viene impiegato a scorrere i grafici, non a fare telefonate.
Impatto sul budgeting agile
- Paralisi decisionale: troppi grafici, segnali poco chiari
- Correzione tardiva del corso: gli avvisi vengono attivati dopo che le soglie sono state ampiamente superate.
- Attenzione mal riposta: i team ottimizzano ciò che è facile da rappresentare come grafico, non ciò che genera valore
✅ Soluzione: semplifica le analisi con le schede IA di ClickUp. Trasformano le tue analisi grezze in riassunti utilizzabili. Invece di setacciare decine di grafici, puoi generare analisi istantanee come:
- I 3 sprint più a rischio di superamento del budget
- Andamento della varianza per questo portfolio negli ultimi 30 giorni
- Quali KPI stanno migliorando e quali richiedono attenzione
Ogni scheda IA analizza i dati in tempo reale dell'area di lavoro provenienti dalle tue attività, dai campi personalizzati e dalle integrazioni per mettere in evidenza ciò che conta davvero. Puoi combinare widget visivi (barre, linee, grafici a torta) con riepiloghi AI per ottenere una visione d'insieme pronta per i dirigenti.
Sfida 3: Mancanza di comunicazione tra i teams
I project manager operano con rituali di sprint, la finanza con chiusure mensili, le operazioni con cicli settimanali dei fornitori. Gli aggiornamenti passano in modo asincrono, il contesto va perso e i cambiamenti di budget restano indietro rispetto alla realtà.
Impatto sul budgeting agile?
- Cambiamenti lenti: il lavoro continua a essere svolto sulla base di ipotesi di finanziamento obsolete
- Narrazioni contrastanti: ingegneria "in linea", finanza "fuori budget"
- Scope creep furtivo: modifiche approvate in modo informale, non riportate nel budget o nel piano
✅ Soluzione: Utilizza un sistema di presa appunti basato sull'IA per trasformare le conversazioni in registrazioni utilizzabili. Con il sistema di presa appunti basato sull'IA di ClickUp, ogni revisione dello sprint, sincronizzazione del budget o standup tra team diventa una fonte di conoscenza strutturata. Otterrai trascrizioni, riepiloghi/riassunti e video nel tuo documento ClickUp.
AI Notetaker registra automaticamente decisioni, impatto, titolare e date di scadenza nel tuo spazio di lavoro, contrassegnando attività, budget e progetti correlati. Tutti vedono la stessa versione della realtà, senza dover cercare appunti post-riunione o thread Slack.
Casi di studio ed esempi di budgeting agile
Di seguito illustriamo come il budgeting agile è stato applicato a vari settori e l'impatto che ha prodotto.
1. Blue Cross Blue Shield del Nebraska
⁉️ Sfida: BCBSNE stava affrontando una complessa migrazione di sistema mentre doveva far fronte alle mutevoli esigenze del mercato sanitario. I modelli tradizionali di budgeting e governance creavano colli di bottiglia, rallentando il processo decisionale e riducendo la trasparenza.
🔄 Approccio agile: dopo aver adottato pratiche agili nell'IT, BCBSNE ha esteso lo stesso approccio alla pianificazione finanziaria e al budgeting. I budget sono stati rivisti con maggiore frequenza, allineati ai risultati aziendali e adeguati all'evoluzione delle priorità.
🏆 Risultato: il CFO e il team dirigenziale hanno riscontrato una maggiore trasparenza, collaborazione e velocità rispetto al budgeting tradizionale. Questo esito positivo ha rafforzato la fiducia dei dirigenti nell'estensione del budgeting agile a tutta l'organizzazione.
2. Enti pubblici
⁉️ Sfida: le agenzie governative spesso si affidano a budget annuali rigidi, che impongono un limite alla loro capacità di rispondere a nuove politiche, crisi o esigenze dei cittadini. Questa rigidità può ritardare programmi critici o causare un'allocazione errata dei fondi quando le condizioni cambiano.
🔄 Approccio agile: le organizzazioni del settore pubblico nel Regno Unito e in tutto il mondo hanno iniziato ad adottare pratiche di budgeting agile, come previsioni continue e cicli di finanziamento continui. Anziché bloccare i fondi per un intero anno fiscale, le agenzie allocano le risorse in modo iterativo e le reindirizzano man mano che cambiano le priorità.
🏆 Risultato: adottando un budgeting più dinamico, gli enti pubblici hanno migliorato la loro capacità di reagire rapidamente, dare priorità alle esigenze emergenti e fornire più valore con i fondi dei contribuenti.
3. Istituto finanziario nordamericano
⁉️ Sfida: Un importante istituto finanziario ha scoperto che quasi il 50% del suo budget annuale veniva consumato dal lavoro non pianificato e di priorità inferiore. Ciò comportava una copertura insufficiente delle iniziative più importanti. Il tradizionale budgeting annuale blocca i fondi troppo presto, rendendo impossibile qualsiasi cambiamento.
🔄 Approccio agile: l'organizzazione è passata da un finanziamento basato sui progetti a portafogli persistenti legati a risultati strategici. Invece di finanziare decine di progetti di breve durata, ha allocato le risorse a flussi di lavoro incentrati sui risultati.
🏆 Risultato: con questo approccio, l'azienda è riuscita a realizzare l'80% delle sue priorità aziendali principali, migliorando la prevedibilità e garantendo l'allineamento dei budget con gli obiettivi strategici.
📚 Per saperne di più: Come creare un budget operativo
Come superare la resistenza al budgeting agile?
Nonostante i vantaggi documentati del budgeting agile, è probabile che il tuo team opponga resistenza se è abituato alla pianificazione del budget annuale. In tal caso, prova alcuni di questi suggerimenti:
- Scegli un progetto di grande impatto per implementare il budgeting agile. Documenta gli insegnamenti e i risultati, cosa ha funzionato e cosa no.
- Quindi, utilizza questo playbook per spiegare come il finanziamento iterativo migliori l'accuratezza e la trasparenza. Mostra risultati e vantaggi tangibili.
- Ottieni il consenso dei dirigenti sin dalle prime fasi. Invitali a partecipare alle prime revisioni dello sprint per vedere l'agilità in azione.
- Mantieni i dati di bilancio accessibili ai reparti finanziario, operativo e di consegna
- Incoraggia discussioni aperte sui compromessi e sulle scelte in termini di costi-benefici. Ad esempio, quando i reparti finanziario e tecnico vedono entrambi i dati in tempo reale sul tasso di consumo delle risorse in ClickUp, il dibattito si sposta da "perché stai spendendo troppo?" a "cosa possiamo modificare per migliorare i risultati?
- Non tralasciare di festeggiare le piccole vittorie. Potrebbe trattarsi semplicemente di ringraziare i colleghi durante una riunione settimanale che hanno introdotto un piccolo cambiamento nel processo che ora tutti seguono. Trasforma queste vittorie in casi di studio per la comunicazione interna.
Trasforma il budgeting agile dalla teoria alla pratica con ClickUp
Il budgeting tradizionale offre controllo, ma limita la flessibilità. Il budgeting agile garantisce adattabilità, ma rischia di frammentare il lavoro se gli strumenti, i team e tutti gli stakeholder non sono allineati all'interno dell'intera organizzazione.
ClickUp colma il divario. Lo spazio di lavoro Converged AI di ClickUp trasforma il budgeting agile da un esercizio su foglio di calcolo a un sistema collaborativo e dinamico.
Utilizza ClickUp Brain come copilota finanziario per riassumere le spese, effettuare una previsione delle tendenze e ottenere informazioni utili che ti aiutino a prendere decisioni di finanziamento sicure. Passa a ClickUp Dashboards per avere una visione completa.
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Domande frequenti
No. Funziona meglio in ambienti Agile in cui le priorità cambiano frequentemente, come SaaS, startup e aziende in rapida evoluzione. Queste organizzazioni traggono il massimo vantaggio da cicli di bilancio più brevi, previsioni continue e finanziamenti flessibili. Tuttavia, i settori fortemente regolamentati come quello bancario o sanitario, che richiedono l'approvazione di bilanci fissi, potrebbero trovare difficile l'implementazione su larga scala del budgeting Agile. Un modello ibrido, che combina i principi Agile (previsioni continue, revisioni iterative) con i controlli tradizionali, offre risultati migliori.
Sì, ma con una governance forte. I team finanziari aziendali possono adottare il budgeting agile attraverso: 1. Previsioni continue: aggiornamento delle ipotesi finanziarie su base trimestrale o mensile anziché annuale. 3. Finanziamento dei flussi di valore, non dei progetti: passaggio dal finanziamento per singoli elementi a investimenti continui nei risultati o nei team3. Processo decisionale decentralizzato: consentire alle unità aziendali di adeguare la spesa sulla base di conoscenze validate.
Il budgeting agile si concentra sull'adattabilità e sulla riallocazione continua dei fondi in base alle priorità mutevoli, mentre il budgeting snello enfatizza l'efficienza e la riduzione degli sprechi nel piano e nell'approvazione del budget. L'agilità riguarda la flessibilità, mentre lo snellimento riguarda il flusso e la disciplina.
Ecco alcuni modi per misurare il ROI nel budgeting agile: valore fornito, durata ciclo e variazione del budget rispetto alla variazione dei risultati. Potreste anche prendere in considerazione metriche basate sui risultati, come il tasso di abbandono, la consegna dei prodotti e il tasso di adozione o soddisfazione dei clienti.
Ti consigliamo di farlo trimestralmente. La frequenza dipenderà dalla volatilità dell'attività, dalla maturità dei dati e dai cicli decisionali. I cicli di revisione più comuni includono: revisioni trimestrali dell'attività (QBR), revisioni mensili e adeguamenti a livello di sprint.
Sì. Nei progetti di marketing e creativi, il budgeting agile consente di adeguare rapidamente i budget in base alle prestazioni delle campagne, riallocando i fondi alle iniziative più efficaci.
Sì. Ma in modo selettivo. I settori ad alta intensità di capitale (ad esempio, aerospaziale, infrastrutture, energia) si basano su impegni finanziari pluriennali, quindi il budgeting agile puro non è fattibile nell'intero processo. Tuttavia, un approccio ibrido è efficace nelle fasi iniziali di ricerca e sviluppo, pianificazione, processo di sviluppo o fasi pilota. Le revisioni basate su attività cardine e le previsioni continue consentono ai team di adattarsi all'interno di un quadro disciplinato, garantendo il controllo finanziario e mantenendo la reattività alle mutevoli realtà di mercato o tecniche.