Gli eventi avvicinano le persone e aprono le porte a nuove opportunità.
Infatti, quasi il 90% dei professionisti del marketing ritiene che gli eventi aiutino la propria azienda a distinguersi dalla concorrenza, mentre l'89% li considera fondamentali per la crescita aziendale.
Ma per creare eventi di successo non basta l'entusiasmo. Con il modello di pianificazione eventi giusto, puoi tenere sotto controllo i piccoli dettagli e rendere l'intero processo più leggero.
In questo articolo, esamineremo i migliori modelli di pianificazione eventi di Notion che possono aiutarti a gestire con successo i tuoi eventi.
I migliori modelli per l'organizzazione di eventi in sintesi
Ecco un riepilogo di tutti i modelli di pianificazione eventi Notion e ClickUp che ti proponiamo:
| Nome del modello | Modello scaricato | Ideale per | Funzionalità principali | Formato visivo |
| Calendario eventi di Notion | Scarica questo modello | I team condividono i prossimi eventi a colpo d'occhio | Date di condivisione del team, link RSVP, note, link rapidi ai file | Calendario Notion |
| Pianificatore regali natalizi di Notion | Scarica questo modello | Persone che pianificano i regali durante una stagione | Idee regalo con budget, spedizioni, promemoria | Elenco Notion |
| Pianificatore di budget per eventi di Notion | Scarica questo modello | Pianificatori che effettuano il monitoraggio dei costi dei fornitori | Categorie di spesa, stato dei pagamenti, rollup e formule | Tabella Notion |
| Pianificatore di compleanni estetico di Notion | Scarica questo modello | Organizzatori di feste di compleanno eleganti | Elenchi degli ospiti, cibo, attività, configurazione della sede | Bacheca Notion |
| Tracker per l'allenamento alla mezza maratona di Notion | Scarica questo modello | Corridori che seguono un piano di 8 settimane | Piano del calendario, monitoraggio del chilometraggio, diario di allenamento | Calendario Notion |
| Eventi della community di Notion | Scarica questo modello | Organizzatori che presentano partecipanti e ruoli | Profili con ruoli, aziende, collegamenti social | Galleria Notion |
| Piano eventi di Notion | Scarica questo modello | Teams che necessitano di un piano di pianificazione completo | Obiettivi, pubblico di destinazione, programma, logistica, budget | Tabella Notion |
| Pianificatore natalizio all-in-one di Notion | Scarica questo modello | Famiglie che gestiscono regali, elenchi e programmi | Idee regalo, elenchi della spesa, hub di ricette, calendari | Calendario Notion |
| Il d ding Planner Hub di Notion | Scarica questo modello | Coppie che pianificano location, fornitori e decorazioni | Budget, fornitori, bacheche di ispirazione, elenchi degli ospiti | Bacheca Notion |
| Semplice pianificatore di feste/hosting di Notion | Scarica questo modello | Organizzatori di eventi di piccole e medie dimensioni | Inviti con RSVP, menu, decorazioni, budget | Elenco Notion |
| Modello di brief di progetto per eventi ClickUp | Ottieni il modello gratis | I project manager danno il via agli eventi con un unico brief di condivisione | Obiettivi, ambito, titolari delle attività cardine, allegati | ClickUp Docs |
| Modello ClickUp per la pianificazione di grandi eventi | Ottieni il modello gratis | Teams che pianificano grandi lanci e conferenze con molti flussi di lavoro | Sequenze di Gantt, sintesi dell'evento, verbali delle riunioni, assegnazioni | Grafico Gantt ClickUp |
| Modello di budget per eventi ClickUp | Ottieni il modello gratis | Teams che controllano la spesa in tutte le categorie | Spese basate su elenchi, stati, budget dei canali | Vista Elenco ClickUp |
| Modello di gestione eventi ClickUp | Ottieni il modello gratis | Organizzatori che necessitano di un coordinamento tra più team per eventi complessi | Visualizzazioni Elenco, Mappa, Sequenza e budget con stato di avanzamento | Visualizzazione della sequenza di ClickUp |
| Modello di documento per la pianificazione di eventi ClickUp | Ottieni il modello gratis | Pianificatori che centralizzano le note relative alla location, al catering e all'intrattenimento | Documento strutturato con liste di controllo, approvazioni e commenti. | ClickUp Documenti |
| Modello di piano di marketing per eventi ClickUp | Ottieni il modello gratis | Professionisti del marketing che pianificano una promozione strutturata tramite email e social media | Calendario dei canali, titolari delle attività, budget per canale | Calendario ClickUp |
| Modello ClickUp per la promozione di eventi | Ottieni il modello gratis | Teams che gestiscono le attività promozionali quotidiane | Modello di attività per social, stampa, outreach degli influencer | Attività di ClickUp |
| Modello di piano di progetto per eventi ClickUp | Ottieni il modello gratis | Individui e team trasformano le idee in fasi di progetto sottoposte a monitoraggio | Elenchi e monitoraggio del calendario, titolari, date di scadenza | Calendario ClickUp |
| Modello semplice per il piano degli eventi ClickUp | Ottieni il modello gratis | Piccoli team che necessitano di un piano semplice con visualizzazioni flessibili | Elenchi pre-salvati per attività, strutture, fatturazione | Vista Bacheca ClickUp |
| Modello avanzato per il piano degli eventi ClickUp | Ottieni il modello gratis | Teams che pianificano programmi di più giorni o più eventi | 29 stati, automazioni, supervisione multi-vista | area di lavoro di ClickUp |
Cosa rende efficace un modello di pianificazione eventi Notion?
In qualità di responsabile eventi, apprezzo molto il fatto che Notion mi offra uno spazio centralizzato e personalizzabile per gestire ogni dettaglio di un evento. Dalla strategia di alto livello alla logistica granulare, posso creare liste di controllo dinamiche, effettuare il monitoraggio dei budget, assegnare attività e conservare tutti i documenti rilevanti in un unico posto.
In qualità di responsabile eventi, apprezzo molto il fatto che Notion mi offra uno spazio centralizzato e personalizzabile per gestire ogni dettaglio di un evento. Dalla strategia di alto livello alla logistica granulare, posso creare liste di controllo dinamiche, effettuare il monitoraggio dei budget, assegnare attività e conservare tutti i documenti rilevanti in un unico posto.
La recensione su G2 riassume bene il concetto. Un buon modello di pianificazione eventi Notion funge da unico punto di riferimento per tutto ciò di cui hai bisogno, dagli obiettivi generali alla logistica più minuziosa.
Ecco alcune caratteristiche da tenere in considerazione:
- ✅ Sequenza e lista di controllo per tenere sotto controllo le attività e le scadenze dall'inizio alla fine
- ✅ Monitoraggio del budget per controllare le spese e mantenere il controllo finanziario
- ✅ Gestione dei fornitori per organizzare contatti, preventivi, pagamenti e contratti
- ✅ Sistema di gestione degli ospiti per il monitoraggio delle conferme di partecipazione, delle preferenze e delle postazioni a sedere
- ✅ Hub centrale per archiviare note, documenti e link in un unico posto accessibile
10 modelli gratuiti di Notion per la pianificazione di eventi
Dalle conferenze ai matrimoni ai piccoli incontri, il modello giusto può eliminare lo stress di dover ricordare ogni piccolo dettaglio. Ecco alcuni modelli gratis di Notion per la pianificazione di eventi che ti consentono di tenere traccia dei dettagli e rispettare i tempi previsti.
1. Calendario degli eventi di Notion
Il modello Calendario eventi di Notion ti offre un calendario condiviso in cui puoi pianificare i prossimi eventi e aggiungere tutti i dettagli chiave come date, orari e link per confermare la partecipazione.
Ciò che lo rende speciale è il fatto che funge anche da spazio di comunicazione. Puoi allegare documenti, aggiungere note rapide o effettuare la condivisione di link direttamente all'interno del Calendario.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Condividi i dettagli dell'evento con tutto il team in un unico spazio semplice.
- Pianifica workshop, eventi fuori sede o sessioni comunitarie con una chiara visibilità.
- Mappa le date degli eventi congressuali e le conferme di partecipazione
- Crea un archivio degli eventi passati per guidare la pianificazione futura.
✨ Ideale per: teams e organizzazioni che desiderano un modo semplice per tenere tutti aggiornati sui prossimi eventi.
👀 Curiosità: il Primavera Sound ha battuto tutti i record a Barcellona. Il festival ha attirato circa 293.000 persone alla sua 23ª edizione, diventando l'evento di una sola settimana più seguito di sempre. Headliner come Charli XCX, Troye Sivan e Sabrina Carpenter hanno contribuito a far sì che i biglietti fossero esauriti già a gennaio. L'evento ha generato un impatto economico di oltre 300 milioni di euro per la città.
2. Pianificatore regali natalizi di Notion
In Home Alone 2, Kevin pianifica attentamente il suo giro di acquisti nel negozio di giocattoli, assicurandosi di sapere esattamente cosa gli serve prima di andare. Se la sua famiglia avesse pianificato la vacanza con la stessa cura, avrebbe potuto evitare il caos all'aeroporto.
Il Holiday Gift Planner di Notion ti aiuta proprio in questo.
Questo modello rende la scelta dei regali meno frenetica e più ponderata. Puoi registrare le idee regalo durante tutto l'anno, effettuare il monitoraggio dei budget e contrassegnare gli acquisti man mano che procedi.
Questo modello per la pianificazione di eventi è esattamente ciò di cui hai bisogno per ricordare i dettagli più piccoli: dal colore preferito di un amico all'hobby di un collega, tutto viene ricordato e reso disponibile quando ne hai bisogno.
Inoltre, puoi impostare promemoria per gli ordini online, effettuare il monitoraggio delle spedizioni e personalizzare le categorie in base al tuo stile, sia che tu faccia acquisti con mesi di anticipo o che ti piaccia trovare offerte dell'ultimo minuto.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Tieni traccia di tutti i membri dell'elenco, dai familiari e amici ai colleghi e clients.
- Organizza le idee regalo con note su preferenze, allergie o hobby.
- Piano per più festività o occasioni in un unico punto centrale.
- Imposta promemoria per le scadenze di spedizione e tieni sotto controllo le consegne.
✨ Ideale per: chiunque desideri trasformare lo shopping natalizio da un'attività stressante e frenetica a un'esperienza organizzata e ponderata.
📖 Leggi anche: Le migliori alternative a Notion
3. Planner per il budget dell'evento di Notion
I prezzi stanno aumentando ovunque. Per chiunque stia pianificando un evento, l'aumento dell'inflazione significa che le location, il catering e le forniture spesso costano più del previsto.
Il Pianificatore di budget per eventi di Notion è stato creato per darti tranquillità in momenti come questo, aiutandoti a pianificare in modo responsabile affinché i festeggiamenti non superino mai il budget.
Questo modello definitivo per la pianificazione di eventi struttura una delle parti più complesse dell'organizzazione di eventi: le finanze. Puoi registrare le spese, classificarle per categoria e effettuare il monitoraggio dei pagamenti, il tutto visualizzando riepiloghi automatici che calcolano i budget rimanenti.
Ciò che lo rende utile è la sua scalabilità. Che tu stia pianificando il lancio di un prodotto, un matrimonio o una raccolta fondi, questo pianificatore di budget per eventi ti aiuta a bilanciare ambizione e praticità.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Tieni traccia dei budget per più eventi in un unico spazio organizzato.
- Registra le spese con categorie, importi e stato dei pagamenti.
- Calcola i totali e i fondi rimanenti con formule automatiche.
- Tieni tutti i dettagli finanziari collegati al processo di pianificazione più ampio.
✨ Ideale per: organizzatori di eventi e team che desiderano gestire i costi in modo chiaro, concentrandosi al contempo su esperienze indimenticabili.
📮 ClickUp Insight: circa il 32% dei lavoratori dichiara di avere difficoltà a ritagliarsi dello spazio per sé, ma solo il 14% lo blocca effettivamente sul proprio Calendario. La verità è che, se non viene programmato, raramente viene protetto.
📆Con il calendario di ClickUp, puoi riservarti dello spazio per te stesso proprio come fai per le riunioni. Sincronizzalo con i tuoi calendari esterni, imposta blocchi ricorrenti sia per il lavoro che per il tempo libero e trascina le attività o gli eventi man mano che i piani cambiano. È un modo semplice per evitare che il lavoro dell'ultimo minuto si intrometta nelle tue ore libere.
💫 Risultati reali: Lulu Press ha riferito di aver risparmiato 1 ora al giorno per ogni dipendente grazie alle automazioni di ClickUp, con un aumento del 12% dell'efficienza complessiva.
4. Planner di compleanni estetico di Notion
Quasi un adulto su quattro attende con più entusiasmo il proprio compleanno rispetto a qualsiasi altro evento annuale.
Ha senso. I compleanni ci danno un motivo per fermarci, riunirci con le persone a cui teniamo e festeggiare in modo personale.
Il Planner estetico per compleanni di Notion è stato creato per aiutarti a dare vita a questa gioia. Questo modello unisce fascino e praticità. Puoi pianificare il cibo, le attività, gli elenchi degli ospiti e la configurazione perfetta della location in un unico posto, il tutto in un layout elegante e stimolante.
Ciò che rende speciale questo modello Notion è la facilità con cui può essere personalizzato. Che tu stia organizzando una grande festa o una cena tranquilla, puoi adattare le sezioni in base alle tue esigenze.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Organizza gli elenchi degli ospiti con note sulle preferenze o esigenze particolari.
- Pianifica il catering, le decorazioni e le attività in un unico formato accessibile.
- Effettua il monitoraggio dei budget senza rinunciare a tocchi di classe.
- Salva le foto e i ricordi degli eventi insieme al piano per trarne ispirazione in futuro.
✨ Ideale per: chiunque desideri organizzare compleanni eleganti, ben organizzati e ricchi di tocchi personali.
👀 Curiosità: il Donauinselfest di Vienna è uno dei festival musicali gratis più grandi al mondo. Attira oltre 3 milioni di persone all'anno ed è un ottimo esempio di come si possano pianificare eventi comunitari su larga scala.
5. Half Marathon Training Tracker di Notion
In questi giorni si sta verificando un grande cambiamento nel mondo della corsa. Molti corridori ora preferiscono allenarsi con altri o effettuare la condivisione dei propri progressi sulle app social invece di farlo da soli.
Basta guardare la tendenza del frigorifero Strava che ha conquistato i social media, trasformando l'allenamento in qualcosa che le persone condividono tanto quanto effettuano il monitoraggio.
Il Half Marathon Training Tracker di Notion si adatta perfettamente a questa atmosfera, offrendoti una struttura chiara e di condivisione per i tuoi obiettivi di gara.
Questo modello ti fornisce supporto attraverso un programma di 8 settimane originariamente creato per la Mezza Maratona di Berlino, ma è abbastanza flessibile da adattarsi a qualsiasi gara o routine. Bilancia corse, giorni di riposo e obiettivi di chilometraggio, mantenendo tutto visibile in un'unica schermata chiara.
La parte migliore è che puoi registrare le distanze, effettuare il monitoraggio dei progressi settimanali e persino tenere un diario dopo ogni corsa. C'è anche un piano di tifo per organizzare il supporto degli amici il giorno della gara, che aggiunge un tocco umano premuroso.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Segui un piano chiaro di 8 settimane con sessioni di allenamento, riposo e indicatori di progresso.
- Effettua il monitoraggio del chilometraggio e dei guadagni settimanali per vedere i miglioramenti nel tempo.
- Rifletti su ogni sessione di allenamento con le note nel tuo diario di corsa.
- Organizza un piano di tifo in modo che i tuoi sostenitori sappiano quando e dove trovarsi.
✨ Ideale per: corridori che si allenano per la loro prima mezza maratona o chiunque miri a battere il proprio record personale con struttura e incoraggiamento.
📖 Leggi anche: Domande per il sondaggio sul feedback dell'evento
6. Eventi della community di Notion
Gli incontri comunitari stanno tornando in auge. Infatti, app come Meetup hanno registrato un aumento delle iscrizioni (per un totale di oltre 60 milioni di utenti registrati!) agli eventi locali, poiché le persone cercavano modi per ricostruire le connessioni offline.
Il modello Community Events di Notion ti offre un modo chiaro per catturare quell'energia e mettere in mostra le persone che rendono speciale ogni evento.
Questo modello è semplice ma potente. Puoi evidenziare i partecipanti, creare un elenco dei loro ruoli e collegarli ai loro profili in modo che tutti sappiano chi è coinvolto.
Invece di concentrarsi solo sulla logistica, mette in primo piano le persone che sono al centro di un evento. Puoi includere nomi di aziende, account social e dettagli personali che trasformano un elenco di partecipanti in una directory vivace.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Mostra i partecipanti con ruoli, organizzazioni e link in un unico spazio.
- Utilizzalo per fiere comunitarie, eventi studenteschi o incontri professionali.
- Aiuta i partecipanti a stabilire una connessione grazie agli interessi comuni prima e dopo l'evento.
- Crea un registro degli eventi passati che metta in evidenza le persone che li hanno resi possibili.
✨ Ideale per: organizzatori che desiderano mettere le persone al centro dei propri eventi e rendere le connessioni più facili e memorabili.
7. Piano per l'evento di Notion
In The Hunger Games, ogni arena è progettata nei minimi dettagli, dal layout del paesaggio alla tempistica delle sfide. Nessun dettaglio viene trascurato. Il modello di piano eventi di Notion riprende lo stesso livello di struttura e lo applica agli eventi reali.
Questo modello ti guida passo dopo passo attraverso il processo di pianificazione. Puoi registrare tutti i dettagli essenziali dell'evento, dalla definizione degli obiettivi e del pubblico di destinazione alla creazione di un programma completo dell'evento.
Ciò che rende questo modello per eventi particolarmente prezioso è la sua capacità di coprire in modo approfondito la logistica. Puoi pianificare la configurazione della sede, effettuare il monitoraggio dei budget, creare un elenco delle attrezzature necessarie e persino delineare le strategie di marketing e promozione.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Definisci obiettivi, pubblico e programma in un unico spazio strutturato.
- Assegna e effettua il monitoraggio dei budget con chiarezza e facilità.
- Pianifica la configurazione della sede, il catering, le attrezzature e i trasporti.
- Delinea strategie di marketing e promozione per garantire un esito positivo dell'evento.
✨ Ideale per: team e organizzatori che desiderano un piano chiaro e strutturato che bilancia la creatività con la logistica essenziale.
📖 Leggi anche: Come pianificare un evento congressuale virtuale
8. Pianificatore natalizio all-in-one di Notion
Mancano due giorni a Natale, domani c'è il concerto natalizio della scuola dei bambini, il giorno dopo c'è la cena in ufficio e ti sei appena reso conto di aver dimenticato di comprare la carta da regalo. Quella corsa frenetica al supermercato alle 21:00 è una storia familiare a molte famiglie.
Il Pianificatore natalizio all-in-one di Notion ti aiuta a evitare lo stress dell'ultimo minuto, così potrai goderti appieno le festività.
Questo modello ti aiuta a tenere traccia di tutto in un unico spazio organizzato. Puoi elencare idee regalo, gestire elenchi della spesa e creare un calendario che distribuisca le tue attività per le festività.
Invece di affrettarti nei negozi affollati o dimenticare elementi importanti, potrai affrontare la stagione con facilità e sicurezza.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Raccogli e organizza idee regalo per familiari, amici e colleghi.
- Pianifica i pasti delle feste e effettua il monitoraggio della spesa insieme alle ricette.
- Utilizza calendari settimanali e mensili per evitare lo stress dell'ultimo minuto.
✨ Ideale per: famiglie, coppie o chiunque desideri organizzarsi al meglio e godersi la stagione senza lo stress delle festività.
📖 Leggi anche: Le migliori alternative e concorrenti di monday.com
9. The Wedding Planner Hub di Notion
L'amore non conosce barriere. Supera ostacoli, salta recinti, attraversa muri per arrivare a destinazione pieno di speranza.
L'amore non conosce barriere. Supera ostacoli, salta recinti, attraversa muri per arrivare a destinazione pieno di speranza.
Ma può sopravvivere all'organizzazione di un matrimonio?
Scherzi a parte, organizzare un matrimonio è spesso un'impresa estenuante. Ma l'hub del Wedding Planner di Notion ti aiuta ad alleggerire il carico, rendendo questo percorso un'esperienza gioiosa.
Questo modello è progettato per semplificare il processo di pianificazione senza perdere nulla del divertimento. Puoi tenere traccia di location, budget, decorazioni e musica in un unico posto, conservando anche le tue ispirazioni.
Invece di stressarti per gli aspetti logistici essenziali, puoi utilizzarlo per delegare le attività, gestire gli elenchi degli ospiti e concentrarti sulla creazione di eventi indimenticabili.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Gestisci budget, contratti e dettagli dei fornitori in un unico hub.
- Organizza gli elenchi degli ospiti e effettua il monitoraggio delle conferme di partecipazione con facilità.
- Raccogli ispirazioni per decorazioni, abiti e musica in un unico posto.
- Pianifica gli aspetti logistici essenziali, come la configurazione della sede e il catering, senza perdere il monitoraggio di nulla.
✨ Ideale per: coppie che desiderano pianificare il proprio matrimonio senza stress, godendosi comunque il lato creativo del processo.
10. Simple Party Planner/Hosting di Notion
C'è una famosa battuta in The Office in cui Andy dice:
Vorrei che ci fosse un modo per sapere che stai vivendo i bei vecchi tempi prima che siano finiti. ”
Vorrei che ci fosse un modo per sapere che stai vivendo i bei vecchi tempi prima che siano finiti. ”
Il modello Simple Party Planner/Hosting di Notion ti aiuta a creare quei momenti con meno stress e più intenzionalità.
Questo modello riunisce tutto ciò che serve per ospitare un evento in uno spazio chiaro e ordinato. Puoi impostare inviti con link RSVP, organizzare il menu, effettuare il monitoraggio delle bevande e delle decorazioni e assicurarti che il budget sia adeguato.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Crea inviti e effettua il monitoraggio delle risposte in modo semplice e condivisibile.
- Pianifica cibo, bevande e decorazioni in un unico spazio organizzato.
- Gestisci gli elenchi degli ospiti e tieni sotto controllo il budget della festa.
- Modifica facilmente il modello per eventi grandi o piccoli.
✨ Ideale per: organizzatori che desiderano pianificare incontri con facilità e concentrarsi più sui ricordi che sulla logistica.
Limiti di Notion
"Deluso."
Ecco come un utente ha descritto la propria esperienza con Notion, affermando che
Sebbene offra un'ampia gamma di possibilità, la configurazione può risultare complessa e i modelli non sempre soddisfano le aspettative.
Sebbene offra un'ampia gamma di possibilità, la configurazione può risultare complessa e i modelli non sempre soddisfano le aspettative.
Notion non è privo di difetti, ed è bene tenerli a mente prima di affidarsi ad esso come strumento principale per la pianificazione:
- La curva di apprendimento può sembrare ripida, soprattutto per i principianti che desiderano semplicemente qualcosa di semplice e pronto all'uso.
- Il supporto offline rimane limitato, rendendo più difficile lavorare senza una connessione Internet stabile.
- Le funzionalità IA sono promettenti ma ancora deludenti rispetto alla concorrenza, soprattutto in termini di precisione e facilità d'uso.
- La collaborazione può essere incoerente, con i team che faticano a mantenere sincronizzati layout e visualizzazioni tra le pagine.
- L'interfaccia può sembrare complessa, con troppe opzioni che a volte rallentano la produttività invece di accelerarla.
📖 Leggi anche: Il miglior software gratis per la pianificazione di eventi
Alternative ai modelli Notion
Una delle sfide più grandi che i team devono affrontare oggi è la dispersione del lavoro. Le attività vengono assegnate in un unico strumento, mentre i team lavorano su altre tre piattaforme. Naturalmente, questa frammentazione consuma tempo ed energie.
Notion, pur essendo flessibile, non risolve completamente il problema della dispersione del lavoro. La mancanza di una gestione coerente dei processi, di supporto offline e di integrazioni senza soluzione di continuità fa sì che spesso alcuni dettagli vengano tralasciati.
ClickUp è stato progettato per colmare queste lacune. Essendo uno spazio di lavoro AI convergente, riduce la dispersione riunendo attività, documenti, obiettivi, chat e automazione in un unico sistema connesso.
Diamo un'occhiata ad alcuni dei suoi modelli e delle sue funzionalità/funzioni per capire come semplifica notevolmente la gestione di eventi e progetti.
1. Modello di brief di progetto per eventi ClickUp
Si dice che la prima impressione è quella che conta, e questo è particolarmente vero per gli eventi. Se la visione iniziale non è chiara, il piano diventa caotico.
Il modello ClickUp per il progetto di evento ti aiuta a dare la giusta prima impressione raccogliendo tutti i dettagli essenziali in un unico posto fin dall'inizio.
Con questo modello puoi delineare gli obiettivi dell'evento, registrare i dettagli fondamentali come date, luoghi, budget e numero di partecipanti e assicurarti che tutte le persone coinvolte abbiano la stessa comprensione. Trasforma la fase iniziale di pianificazione in una tabella di marcia chiara che tutto il team può seguire con fiducia.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Definisci gli obiettivi e allinea le parti interessate in un unico documento di condivisione.
- Registra i dettagli dell'evento, come budget, posizioni e programmi, senza perdere traccia di nulla.
- Assegna le responsabilità e monitora le attività cardine in un unico spazio di lavoro connesso.
- Mantieni conversazioni, file e aggiornamenti direttamente collegati al piano.
✨ Ideale per: organizzatori di eventi e team che desiderano un punto di partenza solido che mantenga tutti allineati fin dal primo giorno.
👀 Curiosità: mentre i formati virtuali e ibridi hanno avuto un boom durante la pandemia, circa il 60% degli eventi è ora tornato ad essere completamente in presenza, con le grandi aziende che preferiscono la connessione faccia a faccia. Gli eventi virtuali hanno ancora un loro spazio, ma non con lo stesso volume.
2. Modello ClickUp per la pianificazione di grandi eventi
Il tour Eras di Taylor Swift è stato il primo a superare il miliardo di dollari. Pensa a quanta pianificazione ci sarà voluta per realizzare qualcosa di così grande.
Naturalmente, la maggior parte di noi non organizza tour negli stadi, ma anche gli eventi più piccoli possono sembrare opprimenti senza il modello di pianificazione di grandi eventi di ClickUp.
Questo modello ti consente di impostare il budget, creare una Sequenza e assegnare le attività al tuo team in modo chiaro. Puoi pianificare ogni aspetto dell'evento, dalla prenotazione delle location alla gestione dei fornitori.
Nel frattempo, la vista Gantt di ClickUp consente di visualizzare facilmente le scadenze a colpo d'occhio, mentre il brief dell'evento e i verbali delle riunioni mantengono tutte le discussioni documentate e accessibili.
Inoltre, puoi effettuare il monitoraggio dei progressi, aggiornare gli stati e effettuare la condivisione delle informazioni chiave in un unico posto. Elimina l'incertezza dalla pianificazione su larga scala e ti dà sicurezza.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Assegna le responsabilità ai membri del team e monitora lo stato attraverso le diverse visualizzazioni.
- Effettua il monitoraggio dei budget, della logistica e delle risorse per evitare errori costosi.
- Utilizza i briefing degli eventi e i verbali delle riunioni per tenere aggiornati gli stakeholder.
✨ Ideale per: team che pianificano eventi su larga scala e necessitano di chiarezza, struttura e visibilità in tempo reale su ogni aspetto.
Se vuoi vedere questo modello in azione e capire come si adatta a diversi casi d'uso, guarda questo video:
3. Modello di budget per eventi ClickUp
Ricordi il film Il padre della sposa, in cui il carattere interpretato da Steve Martin impazzisce per il costo dei palloncini e dei panini per hot dog? Che si tratti di grandi o piccoli eventi, è quello che succede quando i budget sfuggono al controllo.
È qui che il modello di budget per eventi ClickUp diventa la tua rete di sicurezza.
Questo modello ti consente di impostare un budget realistico, effettuare il monitoraggio di ogni spesa e avere una visione d'insieme prima che le sorprese ti colgano di sorpresa. Puoi pianificare catering, location, attrezzature e decorazioni in un unico spazio organizzato, tenendo sotto controllo quanto hai già speso.
Grazie alle visualizzazioni integrate, puoi suddividere i costi, aggiornare gli stati e modificare il tuo piano senza perderti in fogli di calcolo sparsi.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Stabilisci budget chiari per catering, location e fornitori per rimanere entro i limiti.
- Individua tempestivamente i risparmi sui costi ed evita spese superflue.
- Tieni aggiornati tutti gli stakeholder con un monitoraggio accurato e in tempo reale delle spese.
✨ Ideale per: organizzatori di eventi e team che desiderano gestire ogni singolo euro con chiarezza, evitare sorprese dell'ultimo minuto e mantenere la massima sicurezza dalla pianificazione all'esecuzione.
4. Modello di gestione eventi ClickUp
Immagina questo scenario: stai organizzando il lancio di un prodotto per la tua startup. La location è prenotata, ma il team del catering ha ancora bisogno dei numeri definitivi. Nel frattempo, il tuo CEO ti chiede di preparare un programma dettagliato dell'evento entro domani.
Gestire così tante variabili senza un sistema centralizzato è quasi impossibile.
Il modello di gestione eventi ClickUp ti offre un unico hub. Puoi impostare obiettivi, creare scadenze, assegnare attività e tenere sotto controllo i budget. Con visualizzazioni come Mappe, Elenchi e Sequenze, avrai un quadro chiaro dei progressi e della logistica.
Che si tratti di un lancio, di una conferenza o di un evento interno fuori sede, questo modello garantisce che il tuo team possa concentrarsi sulla creazione di un'esperienza fantastica invece che sull'aggiornamento delle informazioni.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Tieni sotto controllo ogni attività e scadenza con sequenze chiare.
- Assegna le responsabilità ai membri del team e monitora lo stato dei loro progressi in tempo reale.
- Collabora facilmente con fornitori, personale e parti interessate.
✨ Ideale per: organizzatori di eventi complessi che necessitano di chiarezza, collaborazione e tranquillità per non tralasciare nulla.
💡 Suggerimento professionale: quando gestisci un evento, anche i minimi dettagli possono sfuggirti. Un aggiornamento in ritardo da parte di un fornitore o una nota mancante da una chiamata di pianificazione possono trasformarsi in un panico dell'ultimo minuto. È qui che ClickUp Brain diventa un vero e proprio compagno di squadra.
Con ClickUp Brain, i tuoi appunti delle riunioni si trasformano istantaneamente in attività, ordini del giorno e follow-up. Puoi porre domande come "Cosa è cambiato nel nostro piano di catering questa settimana?" e otterrai la risposta dall'area di lavoro di ClickUp in pochi secondi.
In media, i team risparmiano circa 1,1 giorni alla settimana affidando a Brain il lavoro più impegnativo. È tempo che puoi dedicare alla pianificazione creativa o semplicemente per riprendere fiato.
5. Modello di documento per la pianificazione di eventi ClickUp
Il 52% degli organizzatori di eventi afferma che aumentare il numero di partecipanti è la sfida più grande, più dei problemi relativi alla sede o alla produzione. Questo dimostra quanto sia facile per le persone registrarsi, ma poche poi si presentano effettivamente.
Far sì che i partecipanti registrati si presentino effettivamente richiede un'attenta pianificazione dietro le quinte. È qui che ti serve il modello di documento per la pianificazione di eventi di ClickUp.
Invece di cercare tra e-mail o post-it, puoi utilizzare le liste di controllo integrate per spuntare le attività man mano che vengono completate. In questo modo, che si tratti di ottenere i permessi, confermare l'impianto audio o gestire il catering, avrai un unico posto chiaro dove effettuare il monitoraggio di tutto.
Questa lista di controllo per la pianificazione degli eventi è particolarmente utile per la collaborazione. I membri del team possono commentare direttamente le sezioni e aggiornare lo stato delle attività.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Centralizza i dettagli chiave dell'evento, come la location, il catering e l'intrattenimento, in un unico documento.
- Assegna le responsabilità in modo che ogni persona conosca chiaramente il proprio ruolo.
- Documenta approvazioni, aggiornamenti e note per facilitare l'allineamento delle parti interessate.
✨ Ideale per: team che desiderano un hub di pianificazione intuitivo che catturi ogni dettaglio e renda l'esecuzione più fluida.
💡 Suggerimento professionale: registra gli aggiornamenti 4 volte più velocemente con Talk to Text
Non lasciare che le note relative alla visita della sede o le azioni da intraprendere dopo una chiamata vadano perse. La funzione Talk to Text di ClickUp trasforma la tua voce in attività, e-mail o aggiornamenti di documenti ben strutturati, ovunque si trovi il cursore. Basta parlare in modo naturale e lasciare che l'IA si occupi della formattazione, dei link e delle @menzioni.
Esempio: diciamo, "Crea attività: confermare il fornitore AV entro venerdì. Assegna a Priya. Aggiungi lista di controllo: 4 microfoni palmari, 2 microfoni da bavero, splitter HDMI, test monitor palco. Collega il programma dello spettacolo e le note della riunione di ieri." → Talk to Text crea l'attività, inserisce la lista di controllo e collega automaticamente i documenti giusti.
Devi pianificare mentre sei in viaggio? Dettate i follow-up subito dopo una visita in loco e mantenete lo slancio senza dover digitare.
6. Modello di piano di marketing per eventi ClickUp
Negli ultimi anni, molte aziende hanno ridotto i budget di marketing dal 10% al 20%, mentre il costo medio per clic è aumentato in modo significativo. Questa contrazione significa che ogni campagna deve lavorare di più e rimanere ben organizzata per ottenere risultati.
Il modello di piano di marketing per eventi di ClickUp ti aiuta a farlo trasformando le idee in un piano chiaro che puoi seguire giorno per giorno.
Inizia scrivendo gli obiettivi dell'evento e il pubblico che desideri raggiungere. Aggiungi i dettagli chiave dell'evento che intendi promuovere, come data, ora, luogo e link per la registrazione. Mappa i tuoi canali in un calendario in modo che i post e le email arrivino al momento giusto.
Puoi anche effettuare il monitoraggio dei budget per canale per vedere dove vanno a finire i soldi e cambiare rapidamente rotta se qualcosa non funziona. Osserva i risultati man mano che arrivano, così potrai ripetere ciò che aumenta l'interesse dei partecipanti e sospendere ciò che non funziona.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Definisci obiettivi, pubblico e messaggi in modo che la comunicazione dei dettagli chiave dell'evento rimanga coerente.
- Pianifica un piano semplice tramite email, social media e partner per promuovere con esito positivo l'evento.
- Effettua il monitoraggio dei budget e dei risultati per canale, in modo da poter apportare modifiche tempestive e proteggere le tue spese.
✨ Ideale per: team che desiderano un sistema semplice e affidabile per pianificare le attività di sensibilizzazione, gestire il lavoro e riempire la sala.
💡 Suggerimento professionale: quando le campagne e le promozioni degli eventi iniziano ad accumularsi, trovare le risposte sepolte in fogli di calcolo, email e bacheche di progetto fa perdere tempo prezioso. ClickUp Brain funge da Centro di comando AI raccogliendo le informazioni da ClickUp e dagli strumenti collegati in un unico posto. Puoi porre domande in modo naturale, sia parlando che digitando, e ClickUp Brain fornirà risposte chiare e citate.
Immagina di chiedere a ClickUp Brain Max di mostrarti le registrazioni della settimana scorsa, riepilogare quali canali hanno funzionato meglio e suggerire dove riallocare il budget. Invece di cercare manualmente, ottieni un'istantanea chiara con dettagli di supporto e persino una bozza di piano d'azione che puoi perfezionare con il tuo team.
7. Modello ClickUp per la promozione di eventi
Pensa a quanto velocemente qualcosa può diventare virale su TikTok o Instagram. Un post intelligente o un reel accattivante può attirare migliaia di occhi su un prodotto o persino su un pop-up locale nel giro di poche ore.
Lo stesso tipo di energia è ciò di cui ha bisogno la promozione di eventi, e il modello di promozione eventi ClickUp ti aiuta a raggiungerla.
Puoi impostare gli obiettivi del tuo evento, delineare la sequenza della promozione e assegnare le attività relative ai post sui social media, alle relazioni con la stampa o al coordinamento degli influencer. Ogni risorsa, dalle bozze dei poster alle bozze delle email, può essere archiviata insieme all'attività correlata, in modo che il tuo team sappia sempre dove cercare.
Ora, invece di affannarti a controllare più fogli di calcolo e thread di chat, hai un unico spazio in cui monitorare le prestazioni e apportare modifiche in tempo reale.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Crea una sequenza chiara per la promozione degli eventi su tutti i canali.
- Assegna attività per i post sui social, il coinvolgimento degli influencer e la copertura stampa.
- Mantieni i file di progettazione, le copie e le approvazioni allegati alle attività per un facile accesso.
✨ Ideale per: organizzatori di eventi e professionisti del marketing che desiderano promuovere eventi con struttura, coerenza e un tocco di libertà creativa.
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8. Modello di piano di progetto per eventi ClickUp
Nulla funzionerà se non fai ciò che è da fare.
Nulla funzionerà se non ti impegni.
Questo è particolarmente vero quando si tratta di pianificare eventi, dove la magia che vedono gli ospiti è in realtà il risultato di una preparazione minuziosa dietro le quinte.
Il modello di piano di progetto per eventi di ClickUp ti offre la struttura necessaria per dare vita a tale preparazione. Puoi pianificare ogni fase del tuo evento con chiarezza, assegnare le responsabilità al tuo team e tenere traccia di fornitori, budget e logistica, il tutto in un unico spazio di lavoro.
Con le visualizzazioni Sequenza, Elenco e Calendario, è più facile individuare ciò che richiede attenzione e quando. Invece di affannarti, puoi andare avanti con calma e sicurezza, sapendo che tutto è sotto controllo.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Crea sequenze che mostrano ogni fase del processo dell'evento.
- Assegna attività e responsabilità con date di scadenza precise per garantire la massima trasparenza.
- Tieni traccia dei budget, dei fornitori e della logistica utilizzando i campi personalizzati.
✨ Ideale per: team che desiderano trasformare le idee per gli eventi in piani attuabili con scadenze chiare, responsabilità e monitoraggio dello stato.
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9. Modello semplice per il piano degli eventi ClickUp
Immagina questo: stai organizzando una festa di laurea per un caro amico. L'elenco degli ospiti continua ad allungarsi, qualcuno suggerisce un nuovo catering e all'improvviso ti rendi conto che stai effettuando il monitoraggio di tutto in tre diverse app.
È proprio in questi momenti che lo stress entra in gioco.
Con il modello ClickUp Simple Event Plan, puoi effettuare il monitoraggio della location, del budget, dell'elenco degli ospiti e persino dei piccoli dettagli come l'allestimento o la musica senza perdere di vista il quadro generale.
Il modello include visualizzazioni flessibili come Elenco, Bacheca e Calendario, così puoi scegliere la configurazione più adatta al tuo stile.
Inoltre, hai a disposizione tutti questi elenchi pre-salvati per attività, strutture e fatturazione che rendono ancora più facile tenere tutto sotto controllo. E quando è il momento di condividere gli aggiornamenti, ClickUp Docs ti offre uno spazio collaborativo per acquisire informazioni sugli sponsor, accordi con i fornitori o semplicemente note dalle discussioni del team.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Organizza sedi, budget ed elenchi degli ospiti in viste strutturate.
- Passa dai layout Elenco, Bacheca e Calendario a seconda del tuo flusso di lavoro.
- Aggiungi dettagli chiave con i campi personalizzati e monitora i progressi con gli stati.
✨ Ideale per: team che desiderano un modo semplice e affidabile per gestire gli eventi senza dover destreggiarsi tra più strumenti scollegati tra loro.
📖 Leggi anche: Il miglior software gratis per la pianificazione di eventi
10. Modello avanzato per il piano degli eventi ClickUp
PwC ha scoperto che il 98% delle aziende afferma che gli strumenti digitali hanno migliorato la visibilità end-to-end delle loro operazioni. Si tratta di quasi tutte le aziende, e questo ci dice qualcosa di importante.
Più l'operazione è grande e complessa, più è necessario disporre di un'unica fonte di verità per mantenere alta la visibilità di tutte le parti in movimento. La pianificazione di grandi eventi funziona allo stesso modo.
Il modello avanzato per il piano degli eventi di ClickUp è stato creato per offrirti questa visibilità. Puoi prenotare le location, gestire il catering e coordinare gli elenchi degli ospiti, il tutto tenendo sotto controllo i budget.
Grazie alle diverse visualizzazioni, ai campi personalizzati e a oltre due dozzine di stati, ti consente di avere una visione completa del tuo evento dall'inizio alla fine.
Indipendentemente da ciò che hai in programma, che si tratti di una conferenza con più sessioni di lavoro o di una serie di roadshow aziendali, questo modello ti consente di monitorare lo stato.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Gestisci ogni aspetto della pianificazione degli eventi con 29 stati personalizzati per un monitoraggio dettagliato.
- Utilizza le automazioni per semplificare le attività ripetitive come i promemoria o i check-in dei fornitori.
- Visualizza le sequenze con sei visualizzazioni integrate, tra cui Calendari e grafici Gantt.
- Tieni traccia dei budget e dei pagamenti con i campi personalizzati progettati per aggiornamenti in tempo reale.
✨ Ideale per: team che gestiscono eventi di grandi dimensioni e complessi che necessitano di visibilità, struttura e automazioni.
All'altezza della situazione con ClickUp
Non prendiamoci in giro. Pianificare un evento è impegnativo.
Ci sono budget da bilanciare, attività di monitoraggio delle scadenze, ospiti da gestire e la costante preoccupazione di dimenticare qualcosa di piccolo che poi si rivela importante.
Ecco perché hai bisogno degli strumenti giusti. ⚙️
Quando si esaminano tutte le opzioni disponibili, ClickUp si distingue nettamente dalle altre. Non si limita a fornirti un Calendario o una lista di controllo e poi ti lascia solo. Ti offre una struttura quando hai bisogno di chiarezza, flessibilità quando i piani inevitabilmente cambiano e un unico spazio in cui tutto il tuo team può avere una visione d'insieme.
E qui viene il bello: i modelli ClickUp rendono la pianificazione più accessibile.
Che tu stia gestendo conferenze o organizzando feste, avrai tutte le informazioni essenziali in un unico posto. Ciò significa meno stress, più sicurezza e un processo di pianificazione che risulta davvero piacevole.
Se sei pronto a rendere il tuo prossimo evento più fluido, tranquillo e un po' più divertente da pianificare, registrati gratis su ClickUp!