AI e Automazione

Come utilizzare l'IA per la gestione delle conoscenze

La scorsa settimana, un addetto al supporto clienti ha segnalato un problema tecnico che aveva messo in difficoltà tre diversi membri del team. Nel frattempo, in un commento su GitHub risalente a qualche mese fa, era nascosta la documentazione di un ingegnere che forniva la soluzione esatta.

La conoscenza esisteva, la soluzione era lì. Ma per stabilire questa connessione era necessario che qualcuno ricordasse una conversazione avvenuta mesi prima in un contesto completamente diverso.

L'IA cambia tutto questo, trattando l'intero ecosistema di conoscenze come una rete di connessione piuttosto che come silos isolati.

In questo post del blog esploreremo come utilizzare l'IA per la gestione delle conoscenze con ClickUp per semplificare l'intero processo.

Il modello ClickUp Knowledge Base fornisce le basi strutturate di cui il tuo team ha bisogno per organizzare in modo efficace la documentazione, come articoli di conoscenza, domande frequenti e risorse. Una volta organizzati i contenuti all'interno di questo strumento di gestione della conoscenza, è possibile applicare tecniche di ricerca e recupero intelligenti basate sull'IA.

Organizza la documentazione dispersa del tuo team con il modello ClickUp Knowledge Base

Che cos'è la gestione delle conoscenze basata sull'IA?

La gestione delle conoscenze basata sull'IA prevede l'utilizzo dell'IA per organizzare, classificare e recuperare automaticamente le informazioni dalla documentazione esistente.

Ad esempio, quando qualcuno cerca "escalation reclami clienti", il tuo sistema di gestione delle conoscenze restituisce tutto ciò che è correlato a questa parola chiave. Ciò include il tuo diagramma di flusso dell'escalation, il caso di studio sui client difficili dell'ultimo trimestre e il thread in cui il tuo responsabile del supporto ha illustrato come gestire i clienti arrabbiati.

I sistemi di IA riconoscono che queste tre informazioni affrontano lo stesso problema di fondo, nonostante risiedano in sistemi di gestione delle conoscenze tradizionali diversi e utilizzino linguaggi diversi.

Grazie alle funzionalità di ricerca e all'apprendimento automatico a tua disposizione, la tua base di conoscenze interne, precedentemente dispersa, diventa interconnessa e ricercabile.

🔍 Lo sapevate? L'elaborazione del linguaggio naturale è in grado di rilevare sarcasmo, ironia o frustrazione nelle query dei clienti. Ciò consente alle basi di conoscenza di contrassegnare con maggiore precisione i problemi "urgenti".

Perché utilizzare l'IA per la gestione delle conoscenze?

L'IA nella gestione delle conoscenze elimina molti dei punti di attrito comuni delle basi di conoscenza tradizionali:

  • *ricerca semantica: comprende l'intento alla base di una query e restituisce risultati di ricerca pertinenti. Ad esempio, quando qualcuno cerca "tempistica del progetto", potrebbe apparire un'istanza in cui documenti intitolati "programma di consegna" o "tracker delle attività cardine" vengono visualizzati come risultati
  • *mappare le relazioni: collega automaticamente una segnalazione di bug alla relativa soluzione, alle discussioni correlate e a problemi simili
  • Categorizzazione senza manutenzione: organizza i contenuti senza richiedere a nessuno di ricordare regole tassonomiche o sistemi di archiviazione
  • Riconoscimento dei modelli: Identifica quando i team pongono ripetutamente le stesse domande e fa emergere le conoscenze pertinenti
  • Intelligenza di controllo delle versioni: trova le informazioni più aggiornate quando esistono più versioni su diverse piattaforme

🧠 Curiosità: la gestione della conoscenza risale a 5.000 anni fa, ai Sumeri, alle Piramidi di Giza (2560 a.C.) e persino alla Biblioteca di Alessandria (che contava oltre 500.000 lavori manoscritti).

Flusso di lavoro passo-passo per l'utilizzo dell'IA nella gestione delle conoscenze

ClickUp è l'app completa per il lavoro che combina project management, documenti e comunicazione tra i team, il tutto in un'unica piattaforma, potenziata dall'automazione e dalla ricerca IA di nuova generazione.

Ecco un flusso di lavoro pratico, ricco di consigli utili ed esempi reali, sulla gestione delle conoscenze basata sull'intelligenza artificiale con un piccolo aiuto da parte di ClickUp.

Passaggio 1: Esamina l'attuale ecosistema di conoscenze e identifica i punti critici

Prima di poter migliorare, è necessario comprendere la fase attuale delle conoscenze nella propria organizzazione:

  • mappare le conoscenze nascoste: *Controlla le chat, le email e i post-it sulle scrivanie dei colleghi per scoprire le vere informazioni pratiche
  • Chiedi "Chi lo sa? Dove si trova?": Brevi interviste o sondaggi rivelano le conoscenze che le persone utilizzano effettivamente rispetto a quelle che vengono ignorate
  • individua i colli di bottiglia strutturali: *cerca documenti duplicati, restrizioni di accesso, file obsoleti e lunghe catene di approvazioni che rallentano la condivisione delle conoscenze

Come ClickUp può aiutarti

ClickUp AI Knowledge Management può aiutarti evidenziando i duplicati e collegando i file correlati.

Importa le conoscenze esistenti da altri strumenti con ClickUp AI Knowledge Manager

Il software di gestione delle conoscenze basato sull'intelligenza artificiale consente di importare documenti da altri strumenti di terze parti già utilizzati dal tuo team, come Google Drive, Confluence o Notion.

Il processo è semplice: seleziona la fonte, configura l'importatore e trasferisci i file in ClickUp senza perdere la loro struttura. Ciò significa che il tuo lavoro esistente rimane intatto, ma ora fa parte di un sistema centralizzato a cui tutti possono accedere.

Modello di knowledge base di ClickUp

Organizza i dati non strutturati importati e gestisci le conoscenze in modo ordinato con il modello ClickUp Knowledge Base

Quindi, crea una struttura attorno a questi contenuti con il modello ClickUp Knowledge Base. Questo modello ti offre un framework già pronto con sezioni dedicate all'onboarding, alle politiche, alla documentazione dei prodotti e ai materiali di formazione.

Supponiamo che il tuo team delle risorse umane stia preparando le risorse per i nuovi assunti. Utilizzano la loro vecchia lista di controllo di inserimento da Documenti Google e i materiali di formazione da PowerPoint. All'interno di questo modello di knowledge base, possono creare categorie come "Benefici", "Configurazione IT" e "Programma della prima settimana" per un inserimento senza intoppi.

📮 ClickUp Insight: Il lavoro non dovrebbe essere un gioco d'ipotesi, ma troppo spesso lo è. Il nostro sondaggio sulla gestione delle conoscenze ha rilevato che i dipendenti spesso perdono tempo a cercare nei documenti interni (31%), nelle knowledge base aziendali (26%) o persino nelle note personali e negli screenshot (17%) solo per trovare ciò di cui hanno bisogno. Con la ricerca connessa di ClickUp, ogni file, documento e conversazione è immediatamente accessibile dalla tua home page, così puoi trovare le risposte in pochi secondi, non in minuti.

💫 Risultati reali: I team sono in grado di recuperare più di 5 ore alla settimana utilizzando ClickUp, ovvero oltre 250 ore all'anno a persona, eliminando i processi di gestione delle conoscenze obsoleti. Immagina cosa potrebbe realizzare il tuo team con una settimana in più di produttività ogni trimestre!

Archivio modelli: Il modello ClickUp Customer Journey Mappare ti aiuta a visualizzare e ottimizzare ogni fase dell'esperienza del cliente. Questo modello di customer journey centralizza i dati rilevanti provenienti dai team commerciali, marketing e del supporto per garantire che le conoscenze tacite rimangano documentate.

Passaggio 2: Stabilisci gli obiettivi e assegna la titolarità

Obiettivi chiari e titolarità danno luogo a meno caos e ad adozione più rapida. Stabilisci obiettivi SMART sostituendo un vago "Migliorare la ricerca" con "Ridurre il tempo medio di ricerca del 40% utilizzando il tagging assistito dall'IA entro il secondo trimestre"

Inoltre, è necessario assegnare un titolare tecnico (che si occupa delle integrazioni) e un titolare della conoscenza (che rappresenta le esigenze degli utenti). Questa doppia titolarità favorisce l'adozione.

Come ClickUp può aiutarti

ClickUp Obiettivi ti consente di impostare obiettivi di alto livello e suddividerli in traguardi più piccoli e misurabili.

Obiettivi ClickUp: come utilizzare l'IA per la gestione delle conoscenze con la definizione degli obiettivi
Fai ClickUp misurabili obiettivi per visualizzare il tuo stato

Supponiamo che il tuo obiettivo sia migliorare l'efficienza nel recupero delle conoscenze. In ClickUp, puoi creare un obiettivo con titolo "Migliorare l'efficienza nel recupero delle conoscenze del 40% nel secondo trimestre". Sotto questo obiettivo, imposta traguardi specifici come:

  • Implementa l'etichettatura assistita dall'IA nell'80% dei documenti entro la fine del primo trimestre
  • Riduci il tempo medio di ricerca del 40% utilizzando il tag assistito dall'IA entro il secondo trimestre
  • Raggiungi il 90% di soddisfazione degli utenti con la nuova funzione di ricerca entro il secondo trimestre

Ogni traguardo è misurabile e limitato nel tempo, in linea con i criteri SMART. Assegna questi traguardi ai membri del team interessati e monitora lo stato attraverso i dashboard di ClickUp.

🚀 Vantaggio di ClickUp: ClickUp Documenti sono spazi di lavoro dinamici in cui è possibile inserire commenti, assegnare attività di routine e aggiornare le risorse di conoscenza in tempo reale.

ClickUp Documenti: mantieni la qualità dei dati e collabora con le parti interessate all'interno di Documenti
Collabora con il tuo team sui documenti ClickUp per garantire che le conoscenze organizzative siano sempre aggiornate

Supponiamo che il tuo team di prodotto si renda conto che i clienti hanno difficoltà con una fase della configurazione. Invece di aspettare l'aggiornamento trimestrale del manuale, apri il documento di onboarding e modifichi i passaggi. Inoltre, fai una menzione al team del supporto affinché lo esamini e lo colleghi direttamente al progetto di formazione.

Ora la tua base di conoscenze IA riflette la realtà.

Passaggio 3: Identifica e dai priorità ai casi d'uso dell'IA

Concentrati sui settori in cui l'IA può avere un impatto maggiore in tempi rapidi. Ecco una panoramica dettagliata:

  1. Inizia con attività a basso rischio e ad alto impatto come l'automazione dell'automazione dell'assegnazione di tag, la richiesta di suggerimenti su documenti correlati e la risposta alle domande frequenti
  2. Prova con contenuto essenziale, testando l'IA su conoscenze che influiscono direttamente sul flusso di lavoro
  3. Classifica dei casi d'uso utilizzando una matrice decisionale con fattibilità, impatto e urgenza valutati da un gruppo eterogeneo di stakeholder

Chiediti: quali attività sono lente, soggette a errori o ripetitive? Scegli due attività a cui dare priorità per il supporto dell'IA connessa.

Come ClickUp può aiutarti

Una volta scelte le aree di interesse, ClickUp Brain, l'assistente AI integrato nella piattaforma, ti aiuta a trasformare queste priorità in flussi di lavoro attuabili. Il suo AI Project Manager analizza automaticamente il tuo spazio di lavoro, suggerisce i passaggi successivi e crea persino attività o assegna titolari in base ai tuoi obiettivi.

Supponiamo che decidiate di iniziare a utilizzare l'IA per rispondere alle domande che il team pone spesso. ClickUp Brain, grazie al suo accesso al vostro spazio di lavoro, può essere l'assistente IA sempre presente che risponde a tali query.

Esempio, un responsabile commerciale che ha bisogno della strategia di approvvigionamento dei prezzi prima di una chiamata con un client può semplicemente chiedere a ClickUp Brain e ottenere immediatamente la sezione esatta, risparmiando tempo prezioso.

ClickUp Brain: aggiungi alla tua strategia di gestione delle conoscenze per ottenere risposte contestuali intelligenti
Interroga ClickUp Brain da qualsiasi punto del tuo spazio di lavoro

✅ Prova questo prompt: Quali sono i nostri piani tariffari per la strategia di approvvigionamento?*

🚀 Vantaggio di ClickUp: Le politiche cambiano, i processi si evolvono e i contenuti necessitano di revisioni regolari. Imposta le automazioni di ClickUp per gestire questo ciclo.

Automazioni ClickUp: utilizza le funzionalità dell'IA e il deep learning per automatizzare le attività di routine
Pianifica revisioni e aggiornamenti per mantenere le conoscenze accurate nel tempo con ClickUp Automazioni

Ad esempio, potresti creare un'automazione che tagga un documento di conformità per la revisione ogni sei mesi, lo assegna al titolare corretto e avvisa il team quando sono previsti aggiornamenti. Il sistema si occupa dei promemoria, garantendo che la tua base di conoscenze basata sull'IA rimanga affidabile.

Passaggio 4: Seleziona lo strumento giusto ed esegui un progetto pilota

Scegliere e testare correttamente l'IA evita frustrazioni in seguito. Cerca strumenti API-ready che siano più facili da integrare nel tuo wiki, intranet o piattaforma di collaborazione esistente piuttosto che partire da zero. Dopodiché, puoi effettuare una prova pilota con documenti reali (anonimizzati se necessario) per ottenere risultati autentici.

Ecco un breve questionario a cui rispondere:

  • È integrabile con le mie piattaforme di conoscenza esistenti (ad es. wiki, intranet)?
  • È in grado di gestire i tipi di contenuto che utilizziamo (documenti, PDF, commenti di codice, registri di chat)?
  • Quanto sono personalizzabili i suggerimenti dell'IA o le regole di tagging?
  • È in grado di garantire la sicurezza e i controlli di accesso per i contenuti sensibili?
  • Fornisce analisi o feedback sull'utilizzo e l'accuratezza dell'IA?
  • Quanto è facile da adottare per gli utenti non tecnici?
  • Lo strumento è in grado di adattarsi alla crescita delle conoscenze e delle dimensioni del team?

Ecco cosa ha fatto parte della condivisione di Thomas Clifford, Product Manager di TravelLocal:

Utilizziamo ClickUp per tutta la gestione dei nostri progetti e delle nostre attività, nonché come base di conoscenza. È stato adottato anche per il monitoraggio e l'aggiornamento del nostro framework OKR e per diversi altri casi d'uso, tra cui diagrammi di flusso, moduli di richiesta ferie e flussi di lavoro. È fantastico poter gestire tutto questo con un unico prodotto, poiché le cose possono essere collegate tra loro molto facilmente.

Utilizziamo ClickUp per tutta la gestione dei nostri progetti e delle nostre attività, nonché come base di conoscenza. È stato adottato anche per il monitoraggio e l'aggiornamento del nostro framework OKR e per diversi altri casi d'uso, tra cui diagrammi di flusso, moduli di richiesta ferie e flussi di lavoro. È fantastico poter gestire tutto questo con un unico prodotto, poiché le cose possono essere collegate tra loro molto facilmente.

Passaggio 5: Testare, raccogliere feedback, perfezionare, espandere

Se ripeti velocemente, imparerai meglio. Non dimenticare di:

  • Programma frequenti cicli di feedback, come mini-sondaggi o brevi incontri, per ottenere informazioni utili
  • Includi i casi anomali come i superutenti e gli scettici per scoprire i punti ciechi
  • ripeti in microfasi, *come l'implementazione della gestione delle conoscenze per reparto o funzione, per adattarti rapidamente e ridurre i rischi

🚀 Vantaggio di ClickUp: l'IA funziona al meglio quando è a portata di mano, pronta ad aiutarti senza che tu debba pensarci. Questo è il ruolo di ClickUp Brain MAX. Consideralo come un assistente desktop sempre disponibile.

Supponiamo che abbiate appena concluso una chiamata di revisione di un progetto. Con Brain MAX, non dovrete cambiare scheda. Premete la barra mobile, pronunciate il vostro riepilogo/riassunto e Brain MAX trascriverà la vostra voce, rifinirà il testo e vi consentirà di incollare direttamente in ClickUp Documenti o come nuova attività.

Ciò significa che ogni intuizione, decisione e elemento derivante dalle vostre riunioni può essere documentata nel software di gestione delle conoscenze prima ancora di lasciare la vostra scrivania.

Cattura idee, effettua condivisione di istruzioni e porta a termine le cose 4 volte più velocemente con Talk to Text in ClickUp Brain MAX
Utilizza Talk-to-Testo in ClickUp Brain MAX per una documentazione istantanea

🤩 Passaggio bonus: mantieni le conoscenze accurate e facili da trovare

Una base di conoscenza funziona solo se le persone si fidano di essa.

Ciò significa due cose: i contenuti devono essere aggiornati e la versione corretta deve essere facile da individuare. I documenti obsoleti creano confusione e strumenti di ricerca inadeguati costringono le persone a chiedere ai colleghi invece di trovare le risposte da sole.

/IA aiuta su entrambi i fronti, segnalando i contenuti obsoleti e indirizzando le persone verso le fonti più affidabili.

Come ClickUp può aiutarti

ClickUp AI Enterprise Search: cerca informazioni nel tuo spazio di lavoro e in strumenti di terze parti
Trova le informazioni rilevanti nel tuo stack tecnologico con ClickUp Enterprise Search

ClickUp AI Enterprise Search supporta questa funzione: esamina il tuo spazio di lavoro e le app di connessione come Google Drive, Slack e Gmail. Lo strumento comprende il contesto del tuo lavoro e ti indirizza direttamente alla sezione che ti interessa.

Ciò che rende questo sistema così potente è il modo in cui si inserisce in un ciclo più ampio:

  • I documenti vengono aggiornati in tempo reale man mano che i team effettuano la modifica delle politiche o delle guide
  • ClickUp Brain garantisce che tali aggiornamenti compaiano nelle risposte rapide durante il lavoro quotidiano
  • Enterprise Search garantisce che l'ultima versione sia sempre facile da recuperare, anche se il documento originale si trova in una cartella nascosta

Prompt di IA per la gestione delle conoscenze

Ecco alcuni modelli di suggerimenti IA comprovati che ti aiutano a organizzare, recuperare e ottimizzare le conoscenze collettive del tuo team. 🧑‍💻

Analisi e organizzazione dei documenti

  • Esamina queste 50 retrospettive di progetto e identifica i 10 principali problemi che ricorrono in più progetti. Per ogni problema, mostrami quali team lo hanno riscontrato e quali soluzioni hanno lavorato
  • Esamina la nostra documentazione di inserimento e confrontala con le domande poste dai nuovi assunti mentre chattano negli ultimi sei mesi. In quali ambiti la nostra documentazione non riesce a rispondere alle preoccupazioni reali?
  • Analizza i nostri modelli di comunicazione con i client e identifica quali modelli linguistici sono correlati all'esito positivo dei progetti rispetto alle relazioni problematiche

🚀 Vantaggio di ClickUp: I documenti in ClickUp possono essere trasformati in wiki, offrendoti un'unica fonte di informazioni organizzata e facile da usare. Puoi creare categorie per politiche, formazione o conoscenza dei prodotti e aggiornarle in tempo reale man mano che le cose cambiano.

ClickUp Documento: documenta tutto ciò che riguarda la gestione delle conoscenze sotto forma di wiki
Organizza politiche, guide e risorse con i wiki in ClickUp

Recupero avanzato delle informazioni

  • Trova tutte le decisioni prese riguardo a [funzionalità/funzione specifica] nell'ultimo anno. Includi appunti di riunioni, discussioni in testo, thread di email e documenti di specifica. Mostrami se alcune decisioni sono state successivamente revocate o modificate
  • Quando i team effettuano menzione di "problemi di integrazione" nella reportistica, a quali problemi tecnici specifici si riferiscono? Raggruppa i problemi simili e mostrami i modelli di risoluzione
  • Estrai tutte le menzioni a problemi di budget, cambiamenti di tempistiche e limitazioni delle risorse dalla documentazione del progetto. Mostrami quali sono i fattori che più comunemente compromettono i nostri progetti

🚀 Vantaggio di ClickUp: I team perdono tempo rispondendo ripetutamente alle stesse domande nella chat. L'Auto-Answers Agent risolve questo problema rispondendo direttamente all'interno dei tuoi canali quando qualcuno pone una domanda.

Agenti Autopilot predefiniti di ClickUp: configura agenti IA per la produttività dello spazio di lavoro
Gestisci automaticamente gli aggiornamenti di routine come reportistica e domande frequenti con gli agenti automatici predefiniti di ClickUp

Esempio, se un membro del team digita "Chi è il responsabile del lancio del progetto?", l'agente automatico predefinito di ClickUp risponde in pochi secondi indicando il nome del responsabile del progetto e citando il documento di riferimento. Ciò significa che le persone ottengono risposte immediate e i tuoi esperti non devono rispondere ripetutamente alle stesse richieste.

Sintesi e creazione della conoscenza

  • Crea una guida alla risoluzione dei problemi analizzando i ticket di supporto, le segnalazioni di bug e le discussioni sulle soluzioni. Organizza i contenuti in base ai sintomi piuttosto che alle categorie tecniche, in modo che anche gli utenti non esperti possano navigare facilmente
  • Costruisci una matrice decisionale per la selezione dei fornitori estraendo criteri, compromessi e risultati dai nostri processi di approvvigionamento passati e dalle recensioni dei fornitori
  • Genera un modello di valutazione dei rischi basato sui problemi emersi nei nostri progetti completati. Includi sia i rischi che avevamo previsto sia quelli che ci hanno colto di sorpresa

🌟 Bonus: i campi personalizzati e con l'IA in ClickUp trasformano il modo in cui il tuo team acquisisce e sfrutta le conoscenze. I campi personalizzati ti consentono di tenere traccia di dettagli essenziali, come il tipo di campagna, il titolare dell'attività o il feedback del client, direttamente all'interno del tuo flusso di lavoro. I campi con l'IA migliorano ulteriormente questa funzione generando automaticamente approfondimenti e riepiloghi, in modo che la tua base di conoscenze sia sempre aggiornata.

Esempio, dopo che il tuo team di marketing ha completato una campagna, il campo AI di riepilogo/riassunto crea istantaneamente un riassunto chiaro e conciso dei risultati della campagna, risparmiandoti il lavoro di redigere manualmente i resoconti.

Nel frattempo, il campo IA delle azioni da intraprendere analizza i dettagli e i commenti dell'attività, quindi genera un elenco di passaggi successivi o follow-up per il team. Grazie alla combinazione di AI e campi personalizzati, potrai garantire che ogni progetto sia documentato, attuabile e di facile consultazione, mantenendo le conoscenze della tua organizzazione strutturate e dinamiche.

Ecco un video che ti fornirà ulteriori informazioni sui campi dell'IA:

Analisi delle lacune e miglioramento

  • Confronta le domande poste durante le nostre riunioni con gli argomenti trattati nel nostro wiki interno. Quali lacune di conoscenza creano ripetute confusioni?
  • Esamina i post mortem dei progetti falliti e i casi di studio dei progetti diesito positivo. Quali informazioni documentano i team diesito positivo che invece sfuggono ai team in difficoltà?
  • Monitora i processi interni che generano il maggior numero di richieste di chiarimenti e ticket di supporto. In quali punti le nostre procedure non sono sufficientemente dettagliate?

🧠 Curiosità: Peter Drucker è spesso definito il "padre del management moderno". Negli anni '60 coniò il termine " lavoratore della conoscenza ", che portò alla formalizzazione del concetto di gestione della conoscenza.

Estrazione delle conoscenze tra i team

  • Identifica le soluzioni sviluppate da un team, ma che altri team continuano a ricostruire da zero. Dove stiamo duplicando il lavoro richiesto a causa dei silos di conoscenza?
  • Trova istanze in cui il feedback dei clienti ha portato a cambiamenti nei processi interni. Come possiamo sistematizzare questo ciclo di feedback?
  • Mappare le competenze dei vari team analizzando chi contribuisce con soluzioni a diversi tipi di problemi. Con chi dovremmo fare una connessione per il trasferimento delle conoscenze?

Monitoraggio delle prestazioni e del ROI

  • Misurate l'esito positivo del recupero delle conoscenze mediante il monitoraggio della frequenza con cui le persone trovano informazioni rilevanti alla prima ricerca rispetto a quando sono necessari più tentativi o è necessario chiedere aiuto ai colleghi
  • Identifica quali documenti vengono consultati più frequentemente e quali rimangono inutilizzati. Quali modelli contraddistinguono le risorse di conoscenza più preziose?

🔍 Lo sapevate? Negli anni '90, la KM è diventata mainstream grazie a pensatori come Tom Stewart. Egli ha sottolineato che la conoscenza era il motore chiave del vantaggio competitivo. Il visionario sosteneva che investire nel capitale intellettuale crea un ciclo autoalimentante di innovazione e valore.

Best practice per l'utilizzo dell'IA nella gestione delle conoscenze

Ecco alcune delle best practice da tenere a mente quando si desidera utilizzare l'IA per la gestione delle conoscenze:

  • Stabilisci una governance della conoscenza, con politiche chiare in materia di titolarità dei dati, convalida del contenuto e frequenza degli aggiornamenti
  • Fornisci agli utenti un meccanismo semplice per la valutazione della qualità delle risposte generate dall'IA. Questo aiuta a identificare le aree in cui l'IA deve migliorare
  • Chiedi alle PMI di riesaminare e verificare periodicamente l'accuratezza delle risposte o dei riepiloghi/riassunti generati dall'IA per argomenti critici
  • Monitora le analisi di utilizzo per il monitoraggio di quali risorse vengono utilizzate, aggiornate o ignorate: usa l'IA per individuare le lacune di conoscenza
  • Crea un processo chiaro per i casi in cui l'IA non è in grado di rispondere a una query. Dovrebbe essere in grado di inoltrare la query a un esperto umano. La risposta dell'esperto dovrebbe quindi essere utilizzata per aggiornare la base di conoscenza
  • Assicurati che l'IA rispetti tutte le autorizzazioni e i controlli di accesso attuali nel tuo sistema di gestione delle conoscenze. È fondamentale disporre di protocolli rigorosi in materia di privacy e sicurezza dei dati
  • Riqualifica regolarmente i modelli di IA man mano che emergono nuovi dati, prodotti o processi per evitare che le informazioni diventino obsolete

🔍 Lo sapevate? Negli anni '50, i computer erano così nuovi che la NASA spesso si affidava a "computer" umani. Si trattava di "brillanti team di donne che calcolavano manualmente le traiettorie di lancio dei razzi.

Trasforma il know-how in azione con ClickUp

La conoscenza è utile solo quando le persone possono trovarla, fidarsi di essa e applicarla senza difficoltà. Gli strumenti di gestione della conoscenza lo rendono possibile, mantenendo le informazioni organizzate, aggiornate e sempre a portata di mano.

ClickUp riunisce tutti gli elementi del tuo flusso di lavoro di gestione delle conoscenze in un unico hub.

Puoi creare una base di conoscenze con modelli pronti all'uso, mantenere i documenti in continua evoluzione con il tuo team e affidarti a ClickUp Brain per ottenere risposte immediate quando sorgono domande. Brain MAX rimane al tuo fianco per tutta la giornata, mentre Enterprise Search e Automazioni mantengono tutto accurato senza il costante lavoro frenetico.

Allora, cosa aspetti? Iscriviti a ClickUp gratis oggi stesso! ✅