Come rendere anonimo un modulo Google in pochi passaggi

Se il tuo modulo Google non è veramente anonimo, gli intervistati attenti alla privacy potrebbero censurarlo o ignorarlo completamente.

Ciò significa perdere feedback e approfondimenti utili. In casi estremi, ciò vanifica lo scopo stesso dell'invio della richiesta.

Senza l'anonimato, la fiducia si erode, la sincerità svanisce e si finisce per ottenere false rassicurazioni e prendere decisioni sbagliate.

Questo post mostra esattamente come rendere anonimi i moduli Google per evitare queste insidie e quando i moduli ClickUp potrebbero essere un'alternativa più sicura e intelligente ai moduli Google.

⭐ Modello in primo piano

Salta la configurazione e inizia subito a raccogliere feedback anonimi con il modello di modulo ClickUp pronto all'uso. È completamente personalizzabile, sicuro e progettato per integrarsi nel tuo flusso di lavoro esistente, così potrai passare dalle domande all'azione in pochi minuti.

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Cosa significa "anonimo" nei moduli Google?

In Google Forms, "anonimo" significa che le risposte non sono collegate a dettagli identificativi dei rispondenti: nessuna email, nome, registro IP o metadati.

Tuttavia, per impostazione predefinita, specialmente in Google Workspace, i moduli possono raccogliere indirizzi email, informazioni sui timestamp o persino frammenti di IP. Per garantire risposte veramente anonime, è necessario disabilitare la raccolta di email e timestamp ed evitare qualsiasi informazione di identificazione personale nelle domande.

Passaggio dopo passaggio: come rendere anonimo un modulo Google?

Rendere anonimo un modulo Google non è difficile, ma se non stai attento potresti trascurare alcune impostazioni fondamentali. Ecco come fare nel modo giusto:

Passaggio 1: crea un nuovo modulo Google

Per garantire che il tuo modulo Google sia veramente anonimo, ti consigliamo di creare un nuovo modulo vuoto e di applicare nuovamente le impostazioni riportate di seguito.

Non riesci a rendere anonimo un modulo Google esistente?

Sì, è possibile. Tuttavia, rendere anonimo il modulo non cancella i dati identificativi raccolti in precedenza. Se in precedenza avevi attivato la raccolta delle email, tali risposte continueranno ad avere i metadati allegati. Se desideri ottenere un set di dati completamente anonimo in futuro, dovrai rimuoverli o filtrarli manualmente.

Ecco perché ricominciare da capo è un'opzione più sicura.

Per creare un nuovo modulo Google:

Aggiungi un titolo e una descrizione e personalizza l'aspetto del modulo come preferisci.

Passaggio 2: vai alla scheda Impostazioni del tuo modulo Google

La prossima cosa da fare è andare alle impostazioni del modulo e disattivare "Raccogli indirizzi email". Basta selezionare "Non raccogliere" dall'elenco a discesa.

Questo è il motivo più comune alla base dei moduli non anonimi.

Inoltre, ricordati di fare lo stesso nella sezione "Impostazioni predefinite del modulo".

Questa impostazione è spesso attivata per impostazione predefinita, soprattutto negli account aziendali (Google Workspace), per monitorare chi sta compilando cosa. Ma se desideri ottenere risposte sincere e senza filtri, ti consigliamo di disattivarla.

Passaggio 2: disattiva i requisiti di accesso dal tuo modulo Google

Successivamente, assicurati che il tuo modulo non richieda l'accesso.

Cerca una casella di controllo che dice "Limita agli utenti della tua organizzazione" o "Limita a 1 risposta"

Queste opzioni richiedono che i rispondenti abbiano effettuato l'accesso a un account Google, il che può rivelare la loro identità anche se non vengono raccolte le email.

Disattivando queste opzioni, chiunque disponga del link potrà rispondere liberamente e in modo anonimo.

Passaggio 3: evita di chiedere informazioni personali nelle domande

Ora, esamina attentamente le tue domande.

Evita di chiedere informazioni di identificazione personale (PII) come nomi, indirizzi email, reparti o posizioni, anche se sembrano innocue.

Passaggio 4: rimuovi i timestamp

Un'impostazione che molte persone dimenticano è quella dei timestamp. Sebbene Google Forms aggiunga automaticamente i timestamp a ciascuna risposta, questi rappresentano più che altro un problema di privacy in ambienti chiusi, ad esempio se stai conducendo un sondaggio su un team di dieci persone e qualcuno invia una risposta in un momento noto.

Se questo aspetto ti preoccupa, puoi sempre esportare le risposte in un Foglio Google e rimuovere la colonna con la data e l'ora prima di analizzare i dati.

Passaggio 5: Esegui una prova

Prima di condividere il modulo con più persone, fai una prova veloce. Aprilo in un browser in incognito o invialo a un indirizzo email personale. Invia una risposta e controlla quali dati vengono effettivamente registrati.

Ci sono indirizzi email, login o metadati nascosti allegati? Questo rapido controllo può rilevare eventuali fughe accidentali prima che diventino un problema.

Passaggio 6: comunica che il modulo è effettivamente anonimo

Infine, comunica chiaramente al tuo pubblico che il modulo è anonimo. Aggiungi una riga nella parte superiore del modulo che dice: "Non vengono raccolti nomi, email o altre informazioni identificative. La tua risposta è completamente anonima. "

Quando i rispondenti sanno che la loro privacy è rispettata, sono molto più propensi a rispondere in modo sincero.

Bonus: suggerimenti per moduli anonimi

Anche se hai azzeccato le impostazioni tecniche, il modo in cui strutturi il modulo è altrettanto importante quando si tratta di incoraggiare risposte sincere.

Ecco alcuni consigli professionali:

Mantieni un tono neutro nelle tue domande

Evita qualsiasi cosa che possa sembrare tendenziosa o giudicante. Questo invita a fornire feedback sinceri senza mettere le persone sulla difensiva o metterle alle strette.

Usa con parsimonia le domande aperte

Sebbene possano fornire informazioni preziose, le domande aperte sono più facili da deanonimizzare, specialmente in piccoli gruppi in cui lo stile di scrittura o la scelta di parole specifiche potrebbero tradire qualcuno. Se decidi di includerle, ricorda agli utenti di non includere identificatori personali nelle loro risposte.

Un'opinione interessante su Reddit nel contesto dei sondaggi sul posto di lavoro sottolinea:

Ex manager di alto livello (200 collaboratori diretti/indiretti) Qui. In genere sono anonimi. Tuttavia, le persone tendono ad avere modi di esprimersi molto identificabili, quindi non è difficile capire chi ha detto cosa. Se fornisci un feedback diretto, presta attenzione alle parole che usi e alla grammatica.

Un altro utente è d'accordo:

... gli stili di scrittura sono estremamente distinti. Lavoro tutto il giorno con un sistema di ticketing. Potrebbero rimuovere i nomi da tutti i ticket e riuscirei comunque a indovinare chi dei miei colleghi ha scritto cosa con una precisione del 90%. Quindi, se inserisci un paio di paragrafi di feedback in un sondaggio e il tuo manager ha familiarità con il tuo modo di scrivere, saprà che sei tu, senza bisogno di alcun software di monitoraggio.

Prova il tuo modulo

Infine, prova il modulo con un piccolo gruppo. Questo ti aiuterà a individuare eventuali problemi tecnici o relativi alla privacy prima dell'implementazione completa. Dimostrerà inoltre alle persone che prendi sul serio la loro privacy.

Limiti dell'utilizzo dei moduli Google

Sebbene Google Forms sia gratuito e accessibile, presenta alcune limitazioni, soprattutto se desideri condurre sondaggi online anonimi e di livello professionale.

Innanzitutto, è sorprendentemente facile raccogliere accidentalmente dati personali.

Funzionalità/funzioni come "Raccogli indirizzi email" o "Limita a 1 risposta" sono talvolta abilitate automaticamente in base alle impostazioni dell'amministratore di Google Workspace. Ciò significa che anche se pensi di averle disabilitate, potrebbero comunque essere applicate in determinati contesti organizzativi.

In secondo luogo, non è prevista la mascheratura dell'indirizzo IP.

Google afferma di non memorizzare gli indirizzi IP nelle risposte ai moduli, ma non è possibile trovare alcuna documentazione ufficiale che confermi o controlli come questi dati vengano gestiti dietro le quinte. In settori in cui la conformità o la sensibilità dei dati sono importanti, come quello sanitario, delle risorse umane o dell'istruzione, questa mancanza di trasparenza rappresenta un rischio.

In terzo luogo, la reportistica e l'automazione sono limitate.

Google Forms non è certo uno strumento di automazione dei moduli. Dovrai affidarti a Fogli o strumenti di terze parti per visualizzare i risultati, impostare promemoria o trigger per i passaggi successivi, nessuno dei quali è ottimizzato per flussi di lavoro che mettono al primo posto la privacy.

Esiste un modo migliore? Certo che sì!

Ti mostriamo come i moduli ClickUp superano tutti questi limiti e molto altro ancora!

Moduli Google vs. Moduli ClickUp: cosa è meglio per i feedback anonimi?

Come utilizzare i moduli ClickUp (senza compromessi sulla privacy)

Se Google Forms ti sembra un compromesso tra usabilità e privacy, i moduli ClickUp offrono un'alternativa più pulita e sicura. Questo è vero soprattutto quando raccogli feedback sensibili o desideri un maggiore controllo sui tuoi flussi di lavoro.

Ecco come creare un modulo anonimo sicuro e appositamente progettato in ClickUp che si adatta perfettamente al tuo flusso di lavoro:

1. Aggiungi un modulo Visualizza

Vai allo Spazio, alla Cartella o all'Elenco pertinente all'interno di ClickUp in cui desideri raccogliere le risposte.

Clicca sull'icona ➕ Visualizza o "+" e seleziona Modulo. Se stai iniziando a livello di Spazio o Cartella, ti verrà chiesto di scegliere quale Elenco riceverà le risposte al modulo come attività di ClickUp.

Un altro modo per creare una visualizzazione Modulo è dalla barra laterale.

2. Scegli con attenzione l'elenco di destinazione

Ogni invio del modulo diventa una nuova attività all'interno dell'elenco scelto.

Pensa in modo strategico: se stai raccogliendo feedback dal team, indirizza tutto in un elenco dedicato "Feedback ricevuti". In questo modo, potrai gestire, classificare e assegnare il lavoro senza ulteriori attriti.

3. Progetta il tuo modulo in modalità Build

Ogni modulo ClickUp è dotato di tre modalità:

La modalità di creazione drag-and-drop di ClickUp mette la personalizzazione a portata di mano. Aggiungi campi personalizzati come testo, elenchi a discesa, caselle di controllo, date e altro ancora per registrare le risposte.

Puoi semplicemente trascinare i campi nel layout di anteprima. Rinominali o riordinali semplicemente con clic e trascinamenti.

Vuoi che qualcuno firmi qualcosa? Aggiungi il caricamento di file. Vuoi delle valutazioni? Usa scale numeriche o elenchi a discesa.

4. Configura le impostazioni e le automazioni

Nella scheda Impostazioni, puoi assegnare automaticamente le attività di invio dei moduli ai membri del team, applicare modelli di attività, impostare priorità e date di scadenza o taggarli per l'inoltro.

Gli utenti dei piani Business Plus ed Enterprise possono anche nascondere il marchio ClickUp, reindirizzare i rispondenti dopo l'invio e altro ancora.

5. Applica la logica condizionale (se necessario)

Puoi anche aggiungere logica condizionale ai tuoi moduli. Ciò significa che il modulo si adatta dinamicamente per mostrare o nascondere i campi in base alle risposte precedenti.

📌 Ad esempio, supponiamo che tu stia creando un modulo interno per il feedback sui prodotti. Potresti iniziare con una domanda a elenco a discesa: "Che tipo di feedback stai inviando?"

Opzioni: Bug, Richiesta funzionalità

Ora, a seconda di ciò che seleziona il rispondente, puoi utilizzare la logica condizionale per mostrare solo i campi pertinenti alla sua scelta:

6. Stile, anteprima e pubblicazione

Sapevi che puoi personalizzare l'aspetto del tuo modulo ClickUp utilizzando un'immagine di copertina? Puoi anche aggiungere i colori del tuo marchio e regolare le opzioni di layout.

Una volta terminato, passa alla modalità Anteprima per un controllo finale.

Per pubblicare il tuo modulo:

Una volta pubblicato, il modulo è pronto per essere condiviso.

7. Condividi e raccogli le risposte

Invia il modulo tramite il suo URL condivisibile o incorporalo nel tuo sito. A seconda delle tue esigenze di privacy, puoi scegliere di renderlo accessibile pubblicamente o di limitarne l'accesso agli utenti autenticati dell'area di lavoro.

8. Gestisci gli invii come attività

Ogni invio viene automaticamente aggiunto come attività di ClickUp all'elenco designato, completamente verificabile e utilizzabile.

A differenza dei moduli Google, puoi applicare le automazioni di ClickUp a queste risposte, ad esempio assegnandole a un gestore, taggando un team o aggiornando gli stati. Non è più necessario esportare manualmente i dati o cercare i follow-up.

9. Visualizza e analizza

Utilizza le dashboard di ClickUp per visualizzare gli invii in arrivo, monitorare il volume delle risposte, classificarli in base a campi personalizzati e monitorarne lo stato. Se hai bisogno di approfondimenti, puoi anche chiedere a ClickUp Brain, l'assistente IA contestuale di ClickUp, di analizzare le risposte ai moduli direttamente nella tua area di lavoro per individuare temi o sentiment.

Sì, non è necessario esportare i dati dei moduli da Google Moduli a Fogli Google!

Questo è il più grande vantaggio dell'utilizzo dei moduli ClickUp rispetto ai moduli Google: la centralizzazione del flusso di lavoro dei moduli. Raccogli gli input in modo sicuro e privato, assegna automaticamente il lavoro di follow-up e mantieni la piena visibilità e il controllo sul processo, il tutto all'interno della piattaforma ClickUp.

I nostri team hanno utilizzato moduli e modelli per standardizzare alcuni flussi di lavoro. Abbiamo anche utilizzato l'automazione integrata per semplificare alcuni flussi di lavoro, in particolare quando i campi personalizzati acquisiscono informazioni che possono aiutare a determinare a chi assegnare un'attività. Infine, abbiamo anche utilizzato l'integrazione email e le funzionalità API per generare automaticamente attività quando alcune piattaforme segnalano o mostrano possibili problemi di prestazioni.

🔮 Suggerimento bonus: inizia con il modello di modulo ClickUp

Invece di creare il modulo da zero, il modello di modulo ClickUp ti offre un punto di partenza veloce e flessibile per raccogliere input in modo sicuro. Che tu stia raccogliendo feedback anonimi dai dipendenti, eseguendo controlli interni del team o gestendo i suggerimenti dei clienti, puoi configurarlo per automatizzare il modulo in pochissimo tempo.

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Ecco perché ti piacerà:

Il risultato? Questo modello semplifica la raccolta di feedback in modo coerente senza dover ricreare i moduli ogni volta.

Crea il tuo spazio sicuro con ClickUp

I feedback anonimi dovrebbero garantire la sicurezza sia a te che alle persone che compilano il modulo. Che tu stia raccogliendo opinioni da dipendenti, studenti o stakeholder, l'obiettivo è quello di creare uno spazio per l'onestà senza mettere a rischio la privacy di nessuno. Google Forms può aiutarti a raggiungere questo obiettivo, ma solo se presti attenzione. Bastano poche impostazioni errate e potresti finire per raccogliere più dati di quelli che desideri.

ClickUp semplifica questo processo.

Decidi tu cosa chiedere e cosa ignorare. Nessun campo email nascosto. Nessuna esportazione di dati tra strumenti diversi. Solo moduli puliti e sicuri che si integrano nel tuo flusso di lavoro, trasformano ogni invio in un'attività e ti forniscono la struttura per fare effettivamente qualcosa con il feedback raccolto.

Iscriviti a ClickUp e inizia a raccogliere risposte che si trasformano in azioni concrete. Senza compromettere la privacy di nessuno.

Domande frequenti (FAQ)

I moduli Google sono davvero anonimi?

I moduli Google possono essere anonimi, ma solo se configurati correttamente. Per impostazione predefinita, specialmente negli account Google Workspace, i moduli possono raccogliere indirizzi email o limitare l'accesso agli utenti che hanno effettuato l'accesso, collegando così le risposte alle identità. Per rendere un modulo veramente anonimo, è necessario disattivare l'opzione "Raccogli indirizzi email", consentire l'accesso illimitato ed evitare di richiedere informazioni di identificazione personale (PII). Testa sempre il tuo modulo in modalità di navigazione in incognito per verificare che non vengano acquisiti dati identificativi.

Quali sono le best practice per i moduli Google anonimi?

Per garantire l'anonimato, inizia disattivando "Raccogli indirizzi email" e "Limita a 1 risposta". Evita di chiedere nomi, reparti o qualsiasi domanda che possa rivelare l'identità di qualcuno. Mantieni un linguaggio neutro, evita frasi suggestive o giudicanti e indica chiaramente all'inizio del modulo che le risposte sono anonime. Infine, prova il modulo tu stesso (o con un collega) per verificare che non siano richiesti monitoraggio nascosto o accesso all'account.

Cosa sono i moduli Google riservati e quelli anonimi?

I moduli anonimi non raccolgono alcuna informazione identificativa: i rispondenti rimangono completamente irrintracciabili. I moduli riservati, invece, possono raccogliere identità o metadati, ma limitano l'accesso a tali informazioni. In un modulo riservato, qualcuno (come l'ufficio Risorse umane o un manager) può vedere chi ha inviato la risposta, ma i dati non vengono condivisi pubblicamente. Anonimo = privacy integrata. Riservato = privacy garantita dalla politica. Scegli in base alla necessità o meno di un follow-up.