Si potrebbe pensare che con tutti gli strumenti a disposizione (email, app di chat, unità condivise) sia facile mantenere allineati i dipendenti remoti. Ma in qualche modo, gli aggiornamenti chiave continuano a sfuggire. Le politiche HR rimangono inalterate. Gli avvisi IT non vengono letti.
Le persone si chiedono: "Dove è stato condiviso?"
Una rete intranet per le comunicazioni interne offre alla tua organizzazione un'unica fonte di verità in cui vengono condivisi gli aggiornamenti, le risorse sono facili da trovare e tutti sanno dove cercare.
In questo post del blog spiegheremo come dovrebbe essere una buona intranet per le comunicazioni interne e come crearne una che le persone utilizzerebbero davvero con ClickUp. 🧰
Che cos'è una rete intranet per la comunicazione interna?
Una intranet per la comunicazione interna è uno spazio centrale in cui i dipendenti possono trovare aggiornamenti, risorse e informazioni importanti per il loro lavoro quotidiano.
Pensa agli annunci aziendali, alle modifiche delle politiche, agli aggiornamenti del team e ai collegamenti rapidi agli strumenti in un unico posto.
A differenza di un'unità condivisa o di un thread di chat, una intranet di comunicazione interna social struttura il flusso di informazioni all'interno dell'organizzazione, riducendo la confusione e le domande duplicate.
🔍 Lo sapevate? Le primissime intranet (1994-1996) erano siti web interni statici, utilizzati principalmente per condividere notizie e documenti aziendali.
Perché utilizzare una rete intranet per la comunicazione interna?
Una rete intranet centralizzata per le comunicazioni può risolvere alcuni dei problemi più comuni (e costosi) delle organizzazioni in crescita.
Ecco come le moderne soluzioni intranet aggiungono valore ai team e ai reparti. ⚓
Hub informativo unificato
Quando le informazioni critiche sono sparse in cartelle, thread di chat e catene di email, le persone perdono tempo a cercare di trovarle.
Una strategia di comunicazione interna porta ordine. I team sanno dove cercare e ciò che trovano è sempre aggiornato.
📌 Esempio: L'ufficio legale condivide tutti i documenti di conformità in uno spazio dedicato sulla intranet. Tutti sanno già dove andare quando l'ufficio finanziario ha bisogno dell'ultimo accordo con i fornitori o dell'ultimo accordo di riservatezza.
⚒️ Integrato in ClickUp: il modello Wiki aziendale di ClickUp crea un'unica fonte di verità. Archivia le politiche, i documenti di progetto e le guide del team in un unico posto, in modo che i team delle risorse umane e delle operazioni possano sempre trovare informazioni accurate senza doverle cercare.
Migliore collaborazione tra team
Team diversi spesso operano con sequenze, priorità e strumenti diversi. Un software intranet aiuta i team a rimanere informati su ciò che stanno facendo gli altri, riducendo gli ostacoli e le duplicazioni.
📌 Esempio: Il team di prodotto utilizza l'intranet per condividere i programmi di rilascio delle funzionalità e le limitazioni note. Ciò offre al team di assistenza clienti una visibilità completa prima del lancio, in modo da poter aggiornare gli articoli del Centro assistenza e preparare in anticipo i messaggi di supporto.
📮 Approfondimento ClickUp: il 74% dei dipendenti utilizza due o più strumenti solo per trovare le informazioni di cui ha bisogno, passando da email, chat, note, strumenti di project management e documentazione. Questo continuo cambio di contesto fa perdere tempo e rallenta la produttività.
Come app completa per il lavoro, ClickUp unifica tutto il tuo lavoro (email, chat, documenti, attività e note) in un'unica area di lavoro ricercabile, in modo che tutto sia esattamente dove ti serve.
Maggiore coinvolgimento e allineamento dei dipendenti
Quando gli aggiornamenti interni sembrano frammentari o superficiali, i team smettono di prestare attenzione. Una intranet coerente e ben gestita mantiene i dipendenti coinvolti, dando loro accesso a un contesto significativo: come sta andando l'azienda, perché vengono prese determinate decisioni e qual è il loro ruolo.
📌 Esempio: Il COO condivide un post mensile che riepiloga/riassume le prestazioni aziendali, gli aggiornamenti strategici e le priorità aperte. Ogni post è aperto ai commenti, in modo che i responsabili di reparto possano chiarire i passaggi successivi e i membri del team possano porre domande direttamente.
⚒️ Integrato in ClickUp: il modello di strategia e piano d'azione per la comunicazione interna di ClickUp aiuta a programmare gli aggiornamenti della leadership e i check-in del team. Ciò semplifica la condivisione delle priorità e la raccolta di feedback, migliorando al contempo la cultura aziendale.
Riduzione del sovraccarico di email
Il problema non è l'email, ma l'eccessivo affidamento ad essa per gli aggiornamenti di routine. Una intranet riduce i messaggi ripetitivi e i follow-up, rendendo disponibili le informazioni giuste su richiesta.
📌 Esempio: Il team Facilities aggiorna i turni di lavoro e gli avvisi relativi agli edifici direttamente sul software di comunicazione interna. I team possono controllare il programma in pochi secondi per vedere l'ultima versione.
🧠 Curiosità: Il termine "intranet" ha iniziato ad apparire negli articoli già negli anni '70, ma è stato solo intorno al 1994 che ha preso piede, quando le aziende hanno iniziato a creare i propri siti web interni.
Onboarding e formazione semplificati
I nuovi assunti spesso fanno affidamento sui colleghi per orientarsi. Questo rallenta tutti. Una intranet offre loro un percorso chiaro per diventare operativi in modo rapido e indipendente.
📌 Esempio: L'hub di onboarding include guide specifiche per reparto, sessioni di formazione registrate, grafici organizzativi e domande frequenti. I nuovi dipendenti seguono liste di controllo strutturate, completano i percorsi di apprendimento richiesti e scoprono chi contattare per qualsiasi necessità.
⚙️ Bonus: Rendi più agevole l'onboarding registrando brevi video dello schermo e della tua voce con ClickUp Clips. È perfetto per illustrare i flussi di lavoro, spiegare i processi o fornire feedback in modo asincrono.
Funzionalità/funzioni chiave da ricercare in una intranet per comunicazioni interne
Le seguenti funzionalità/funzioni sono essenziali quando si sceglie un software intranet moderno che funzioni per i propri team. 🧑💻
Pubblicazione di notizie e annunci 📢
Ogni organizzazione ha bisogno di un luogo centrale in cui pubblicare aggiornamenti, modifiche alle politiche, riassunti delle riunioni e messaggi del CEO. Una funzionalità di annunci integrata elimina il rischio di comunicazioni disperse su più piattaforme.
Ad esempio, il team delle risorse umane di un'azienda può pubblicare un "Aggiornamento trimestrale delle politiche" ogni tre mesi utilizzando lo strumento di pubblicazione della intranet. È possibile fissare questo elemento nella parte superiore della home page e monitorarne la visibilità per reparto.
Cerca:
- Bollettini archiviati per rivedere le comunicazioni passate
- Banner o blocchi di annunci modificabili
- Opzioni di pianificazione per gli annunci relativi agli orari
- Post fissi o opzioni di fissaggio per aggiornamenti urgenti
💡Suggerimento per utenti esperti: ClickUp Chat supporta conversazioni in tempo reale con il team nel luogo in cui si svolge il lavoro. All'interno di ogni canale, è possibile creare un Post, scegliere un formato come "Annuncio" o "Aggiornamento" e aggiungere un titolo e un messaggio. Il post viene visualizzato nella scheda Post, in modo che chiunque possa aggiornarsi rapidamente, ed è possibile fissare i post importanti per mantenerli visibili nella parte superiore del thread.
Inoltre, FollowUps trasforma gli elementi in attività, SyncUps semplifica l'esecuzione dei check-in asincroni, mentre la funzionalità Catch Me Up basata sull'IA aiuta i membri del team a mettersi rapidamente al passo.
🧠 Curiosità: L'intranet è nata all'ombra del World Wide Web, proposto da Tim Berners-Lee solo pochi anni prima, nel 1989.
Gestione e ricerca dei documenti 🔍
Trovare il file giusto non dovrebbe mai richiedere più di pochi secondi. Una intranet solida consente ai team di archiviare, organizzare e recuperare documenti senza attriti.
Ad esempio, un responsabile della conformità può individuare la traccia di controllo dell'anno scorso digitando "controllo fornitori" nella barra di ricerca senza ricordare il percorso della cartella.
Cerca:
- Controllo delle versioni per monitorare le modifiche
- Cartelle gerarchiche e nidificazione
- Tagging dei metadati per la categorizzazione
- Ricerca full-text in documenti e commenti
💡Suggerimento per esperti: ClickUp Docs offre ai team un modo flessibile per creare e organizzare file come politiche, manuali o note di riunioni. È possibile nidificare pagine all'interno di un singolo documento, aggiungere tag e collegarle direttamente alle attività pertinenti.
Controllo degli accessi basato sui ruoli 🎮
Non tutti i dipendenti devono visualizzare tutti i documenti. Il controllo degli accessi garantisce che i contenuti sensibili rimangano riservati ai team e alle persone autorizzate.
Ad esempio, un team finanziario può preparare la proposta di budget per l'anno successivo in un documento privato visibile solo ai responsabili del reparto e al direttore finanziario.
Cerca:
- Gestione degli accessi a livello di reparto
- Visibilità basata sui ruoli (amministratore, collaboratore, visualizzatore)
- Impostazioni delle autorizzazioni a livello di file e cartelle
- Condivisione con sola visualizzazione o solo commenti
💡Suggerimento: in ClickUp, i team possono limitare l'accesso ai modelli di contratto ai soli reparti legale e acquisti. Possono aggiungere un accesso di sola lettura per gli altri team, che potranno così richiedere modifiche o chiarimenti sui termini quando necessario.
Funzionalità/funzioni social 👥
Il coinvolgimento avviene solo quando i dipendenti si sentono ascoltati. Le funzionalità social di uno strumento di comunicazione per team creano uno spazio per la conversazione e il feedback senza dover passare ad app esterne.
Ad esempio, dopo aver pubblicato una nuova politica di viaggio, il team di amministratori può abilitare i commenti in modo che i dipendenti possano porre domande direttamente nel thread del documento.
Cerca:
- Moduli incorporati per sondaggi rapidi
- Commenti in linea e risposte in thread
- Reazioni con emoji o pulsanti "Mi piace"
- Creazione di sondaggi per un feedback immediato
Supponiamo che il team di comunicazione voglia capire quanto sia efficace il nuovo layout della intranet. Può creare e incorporare un modulo ClickUp rapido dal titolo "Quanto è stato facile trovare ciò di cui avevi bisogno oggi? e raccogliere risposte anonime in tempo reale. Queste risposte vengono convertite in attività di ClickUp direttamente all'interno del software del portale dei dipendenti.
💡Suggerimento: ClickUp è progettato per la collaborazione in team. I commenti e le emoji consentono ai membri del team di comunicare direttamente all'interno dei file e delle attività, mentre gli agenti IA aiutano a rispondere alle query dei dipendenti in pochi secondi.
Seequent, uno dei clienti di ClickUp, ha dichiarato:
Avere la documentazione dei processi e la gestione delle attività del nostro team in un unico posto ci aiuta a risparmiare tempo nella ricerca delle informazioni. Ci fornisce inoltre un'unica fonte di verità per le informazioni
Avere la documentazione dei processi e la gestione delle attività del nostro team in un unico posto ci aiuta a risparmiare tempo nella ricerca delle informazioni. Ci fornisce inoltre un'unica fonte di verità per le informazioni
Assistenza IA per risposte e riepiloghi/riassunti 🤖
Il professionista medio trascorre più di 30 minuti al giorno alla ricerca di informazioni relative al lavoro: sono oltre 120 ore all'anno perse a scavare tra email, thread di Slack e file sparsi. Un assistente IA intelligente integrato nella tua intranet di comunicazione interna può cambiare questa situazione.
È particolarmente utile quando si desidera chiarire una politica, preparare un messaggio aziendale o ottenere un rapido riassunto di un documento lungo.
💡Suggerimento per professionisti: ClickUp Brain collega ogni parte della tua area di lavoro (documenti, attività, commenti e wiki) in modo che tu possa porre una domanda e ottenere una risposta chiara senza dover cercare.
Supponiamo che il tuo team legale stia rivedendo i contratti con i fornitori. Può semplicemente chiedere: "Qual è l'ultima clausola relativa allo spazio di archiviazione dei dati per i fornitori terzi?" ClickUp Brain individua il documento pertinente ed evidenzia l'aggiornamento più recente. Puoi anche utilizzarlo per scrivere annunci o riepilogare/riassumere wiki complessi all'interno del software di collaborazione sui documenti.
Analisi e metriche di coinvolgimento 📊
Il monitoraggio delle attività delle persone aiuta i team interni a migliorare le strategie di comunicazione e a comprendere l'affidabilità della piattaforma. Alcuni strumenti offrono analisi integrate, mentre altri supportano flussi di lavoro di reportistica personalizzati.
Ad esempio, un responsabile delle operazioni potrebbe voler sapere quali procedure operative standard vengono consultate più di frequente e quali vengono ignorate, mentre un responsabile delle risorse umane potrebbe voler valutare il coinvolgimento dei dipendenti.
Cerca:
- Coinvolgimento dei contenuti a livello di reparto
- Visualizzazioni di pagina, tassi di apertura e monitoraggio dei clic
- Frequenza dei commenti e sentiment
- Tempo trascorso per post o sezione
💡Suggerimento: le dashboard personalizzabili di ClickUp ti consentono di creare report su misura per visualizzare il coinvolgimento, i contenuti visualizzati e molto altro ancora.
Visualizzazioni personalizzate 🗂️
Per essere davvero utile come soluzione di comunicazione interna, la piattaforma scelta dovrebbe offrire a ogni dipendente una schermata iniziale personalizzata.
Riunendo tutto ciò che è rilevante per loro in un unico posto ed eliminando le informazioni irrilevanti, la piattaforma migliora l'efficienza e diventa più facile da adottare.
💡Suggerimento per utenti esperti: ClickUp Home offre a ogni utente una visualizzazione personalizzata del proprio lavoro.
Questo strumento all-in-one offre a ogni membro dell'area di lavoro una panoramica delle attività assegnate, dei documenti, degli annunci e dei promemoria. Puoi anche fissare documenti interni, aggiungere widget per pagine chiave e monitorare obiettivi o aggiornamenti.
Accesso mobile e notifiche 📱
I team non sono più legati alle loro scrivanie. Il personale sul campo, i lavoratori remoti e i dirigenti spesso hanno bisogno di accedere alle informazioni interne dai loro telefoni.
Ad esempio, un supervisore di turno potrebbe dover controllare la nuova lista di controllo di sicurezza durante un giro di ispezione della struttura, anche quando è offline.
Cerca:
- Preferenze di notifica personalizzate
- App mobili reattive con accesso completo alle funzionalità/funzioni
- Notifiche push per nuovi aggiornamenti e commenti
- Accesso offline ai flussi di lavoro essenziali per la gestione dei documenti
💡Suggerimento per esperti: utilizzando l'app mobile di ClickUp, i supervisori possono rivedere le modifiche alle politiche durante i viaggi, lasciare commenti al team e persino approvare le attività, il tutto dai propri dispositivi mobili.
Best practice per la progettazione di una rete intranet per le comunicazioni interne
Ecco alcune best practice da tenere a mente durante la progettazione della intranet aziendale per garantire comunicazioni interne efficaci:
- Mantieni la navigazione intuitiva e orientata all'utente: Utilizza un layout pulito e coerente con menu semplici e funzionalità di ricerca, e dai priorità alle funzionalità/funzioni utilizzate più di frequente nella home page
- Mantieni i contenuti pertinenti e aggiornati: Evidenzia gli aggiornamenti aziendali, i messaggi della dirigenza e le notizie dei reparti. Utilizza feed di contenuti mirati (per team, posizione, ruolo) invece di un approccio unico per tutti e rimuovi regolarmente i contenuti obsoleti
- Incoraggia la comunicazione bidirezionale: dai voce ai dipendenti attraverso blog, storie di esiti positivi e bacheche di riconoscimento e consenti alle persone di interagire tramite commenti, reazioni e forum
- Integrazione con i flussi di lavoro quotidiani: connetti l'intranet con gli strumenti già utilizzati dai dipendenti (app di project management, software di chat, sistemi HR)
- Dai priorità all'accessibilità e all'inclusività: garantisci la reattività sui dispositivi mobili e progetta tenendo conto degli standard di accessibilità (WCAG). Offri contenuti multilingue se la tua forza lavoro è globale
- Rendila coinvolgente e umana: usa immagini, video e infografiche invece di aggiornamenti ricchi di testo. Rendi ludica la partecipazione (badge, punti, classifiche per il coinvolgimento) se è in linea con la cultura della tua azienda
- Integra analisi e feedback loop: monitora le metriche di utilizzo e raccogli il feedback dei dipendenti per identificare eventuali lacune. Ripeti regolarmente invece di considerarlo un lancio una tantum
🧠 Curiosità: Uno dei primi pacchetti software intranet è stato Intranet Genie, lanciato nel 1996, che offriva la condivisione di documenti e la messaggistica.
Crea un moderno hub di comunicazione interna con ClickUp
Il lavoro oggi è frammentato. I nostri progetti, le nostre conoscenze e la nostra comunicazione sono sparsi su strumenti scollegati che ci rallentano.
ClickUp, l'app che fa tutto per il lavoro, risolve questo problema combinando progetti, conoscenze e chat in un unico posto, il tutto alimentato dall'IA che ti aiuta a lavorare in modo più veloce e intelligente.
Al centro di questa esperienza c'è ClickUp Knowledge Management, che collega la documentazione, le discussioni del team e le conoscenze organizzative in tutta l'area di lavoro.
- Centralizza tutte le informazioni sparse importando le conoscenze esistenti del team da altri strumenti come Notion, Confluence, Google Drive o fogli di calcolo
- *organizza tutto nell'Hub documenti di ClickUp per mantenere i team sulla stessa pagina. Crea wiki strutturati utilizzando gerarchie di pagine, aggiungi contesto con tabelle e incorporamenti, sfrutta il controllo delle versioni per evitare confusione e altro ancora
- *garantite la completa tracciabilità e responsabilità con i commenti assegnati in ClickUp per aggiornamenti o approvazioni e collegate ogni documento alle attività pertinenti
E quando qualcuno ha bisogno di trovare quelle informazioni, non deve ricordarsi dove sono archiviate. La ricerca connessa di ClickUp estrae i risultati dall'area di lavoro e dagli strumenti di terze parti integrati.
Non vuoi partire da zero?
Il modello Knowledge Base di ClickUp ti aiuta a creare una documentazione strutturata e di facile consultazione per il tuo team. Include sezioni per l'onboarding, le procedure operative standard, le politiche e altro ancora, così puoi iniziare subito a organizzare la tua knowledge base interna. Ogni sezione è completamente modificabile e collega attività, tag e commenti in tutta l'area di lavoro.
Team come QubicaAMF hanno recuperato più di 5 ore alla settimana utilizzando ClickUp, ovvero oltre 250 ore all'anno a persona, eliminando processi di gestione delle conoscenze obsoleti. Immagina cosa potrebbe creare il tuo team con una settimana in più di produttività ogni trimestre!
ClickUp è una piattaforma intuitiva che trasforma le comunicazioni interne. Dall'onboarding agli annunci, tutto risiede nella stessa piattaforma che i tuoi dipendenti già utilizzano.
Puoi coinvolgere i dipendenti e gestire conoscenze, conversazioni, aggiornamenti e attività quotidiane senza passare da uno strumento all'altro o perdere traccia delle decisioni. Porta la tua organizzazione dal caos e dai team isolati alla chiarezza e alla collaborazione.
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Domande frequenti (FAQ)
Una rete intranet per le comunicazioni interne aiuta le organizzazioni a condividere notizie, aggiornamenti, politiche e risorse in un unico luogo centralizzato. Mantiene i team informati e allineati rendendo le informazioni importanti facili da trovare e accessibili.
Una intranet archivia e organizza i canali di comunicazione interna come documenti, annunci e politiche aziendali per facilitarne la consultazione e supportare la conoscenza a lungo termine. Slack, invece, si concentra sulla messaggistica in tempo reale e sulle conversazioni quotidiane veloci.
Sì, ClickUp può fungere da piattaforma intranet combinando documenti, wiki, chat, strumenti di collaborazione e gestione delle attività in un'unica piattaforma. I team possono archiviare conoscenze, condividere aggiornamenti e comunicare sulla rete privata, a vantaggio della loro strategia di comunicazione interna e migliorando il coinvolgimento dei dipendenti.
Ecco alcuni passaggi di base per configurare correttamente una rete intranet interna: Raccogli le informazioni chiave dell'azienda e organizzale in modo chiaro Scegli ambienti di lavoro digitali che consentano ai team di accedere, aggiornare e condividere facilmente i contenuti Incoraggia l'uso regolare integrando attività e conversazioni quotidiane Forma i comunicatori interni su come trovare e contribuire con informazioni