Puoi ottenere risultati eccellenti per i tuoi clienti, ma le relazioni con loro non dureranno se non riesci a comunicare con loro.
Ecco perché sempre più team stanno abbandonando flussi di lavoro disorganizzati a favore di piattaforme di collaborazione con i clienti che offrono visibilità, struttura e comunicazione in un unico posto.
Invece di passare da 25 strumenti diversi per monitorare gli aggiornamenti, gestire i file e assegnare le attività, l'utilizzo di una piattaforma di collaborazione con i client basata sull'IA consente di tenere tutto in un unico posto.
Infatti, uno studio di Zoom conferma che i dipendenti che utilizzano più di 10 app affrontano problemi di comunicazione nel 54% dei casi e possono avere difficoltà con la reportistica, rispetto al solo 34% di quelli che ne utilizzano meno di cinque.
Esploriamo alcuni modi efficaci attraverso i quali possiamo costruire una forte collaborazione e relazioni con i clienti.
Che cos'è la collaborazione con i clienti in tempo reale?
La collaborazione con i clienti è esattamente ciò che sembra: il processo in cui un team e un cliente lavorano attivamente insieme per raggiungere un obiettivo condiviso.
In genere, ciò comporta una comunicazione costante, aggiornamenti in tempo reale e un processo decisionale condiviso durante l'intero ciclo di vita del progetto. Ma ecco alcuni ulteriori dettagli da considerare quando desideri collaborare in modo efficace con i tuoi clienti:
- ✅ Comunica apertamente e frequentemente per condividere gli aggiornamenti, iniziare ad affrontare le preoccupazioni e rispondere alle domande
- ✅ Definisci in anticipo gli obiettivi condivisi per allineare il team e il cliente su obiettivi, sequenze e risultati finali
- ✅ Crea circuiti di feedback per ottenere input in tempo reale sullo stato di avanzamento del progetto, sui documenti o sulle scelte di progettazione
- ✅ Prendete decisioni insieme per garantire che il client sia coinvolto in ogni fase del progetto
- ✅ Mantieni la trasparenza utilizzando strumenti di collaborazione in tempo reale per monitorare le attività, condividere file, gestire le aspettative e garantire una documentazione adeguata
Puoi anche utilizzare strumenti come ClickUp e CCH Axcess Client Collaboration per gestire la collaborazione con i tuoi clienti e le loro esigenze di comunicazione.
⭐️ Modello in primo piano
Il modello di collaborazione per il successo dei clienti di ClickUp fornisce un percorso chiaro e allinea i team commerciali e di supporto clienti, garantendo un'esperienza cliente eccellente.
💡 Suggerimento professionale: sei stanco di destreggiarti tra appunti adesivi e fogli di calcolo sparsi per tenere traccia dei dettagli dei clienti? Come tenere traccia dei clienti ti mostra come organizzare tutto in un unico posto in modo che nulla sfugga.
Perché la collaborazione con i clienti è importante
Ecco una rapida panoramica del settore che delinea l'importanza della collaborazione con i clienti.
Quando Microsoft ha ampliato la sua piattaforma di comunicazione, Microsoft Teams, ha prima collaborato con grandi clienti come Accenture ed EY per testare come funzionavano per loro la messaggistica in tempo reale, il software di condivisione dei file e le capacità di integrazione senza soluzione di continuità.
Queste informazioni hanno aiutato Microsoft a ottimizzare Microsoft Teams per la collaborazione su larga scala e tra più reparti, portando a una più ampia adozione da parte delle aziende.
Questo è il vero valore del lavoro di squadra. In poche parole, la collaborazione con i clienti aiuta a:
- Definisci chiaramente le aspettative fin dall'inizio, riducendo la confusione
- Incoraggia il dialogo aperto per garantire che sia il team che i clienti siano in grado di affrontare rapidamente eventuali problemi
- Costruisci un rapporto di fiducia, facendo sentire i clienti coinvolti nel processo decisionale e sicuri della competenza dell'azienda
- Allinea il lavoro richiesto ai team con gli obiettivi dei client, consentendo flussi di lavoro flessibili
- Promuovi relazioni a lungo termine con i clienti attraverso una comunicazione proattiva, la risoluzione condivisa dei problemi e il rispetto reciproco
Come collaborare in modo efficace con i clienti
Come ha detto una volta Jeff Bezos, fondatore di Amazon,
Consideriamo i nostri clienti come ospiti invitati a una festa e noi siamo i padroni di casa. Il nostro compito è rendere l'esperienza del cliente un po' migliore.
Consideriamo i nostri clienti come ospiti invitati a una festa e noi siamo i padroni di casa. Il nostro compito è rendere l'esperienza del cliente un po' migliore.
Questo approccio vale anche per la collaborazione con i clienti. Ecco alcune strategie infallibili per offrire un valore reale che va oltre le email e le riunioni sparse.
1. Definisci obiettivi chiari per i client
Troppo spesso i team si affidano a contratti pieni di gergo tecnico o a chiamate iniziali una tantum per delineare gli obiettivi del progetto. Il risultato inevitabile è confusione, scostamenti dall'ambito di progetto e la temuta conversazione "non è quello che avevamo discusso" proprio prima della scadenza su qualsiasi dispositivo.
Ecco perché il primo passaggio per una collaborazione efficace con i clienti è la chiarezza. Definisci cosa si intende per esito positivo, quali attività devono essere completate e quali documenti o risorse sono necessari in ogni fase del progetto per massimizzare i profitti.
Evita di affidarti esclusivamente ai contratti per comunicare questi aspetti: definire visivamente le attività cardine del progetto rende più facile per tutti rimanere allineati.
💜 Ecco come ClickUp può aiutarti:
Con ClickUp Obiettivi, gli utenti possono:
- Assegna obiettivi ad attività o progetti specifici
- Imposta traguardi chiari in termini numerici, monetari o vero/falso
- Raggruppa più obiettivi correlati in cartelle per il monitoraggio dei progetti
- Aggiungi descrizioni e scadenze per fornire contesto e monitorare le responsabilità
- Condividi gli obiettivi con i client utilizzando autorizzazioni personalizzate, in modo che vedano esattamente ciò di cui hanno bisogno e nient'altro
Invece di utilizzare troppi strumenti scollegati tra loro o scambiarsi email avanti e indietro, i team possono offrire ai clienti una panoramica trasparente di ciò che è stato completato, di ciò che è in corso e di ciò che è in programma. Se hai bisogno di assistenza per gestire i KPI su ClickUp, ecco una guida video completa:
La collaborazione ai progetti, tuttavia, non riguarda solo la comunicazione, ma anche la condivisione delle responsabilità. E quando i clienti possono letteralmente vedere i propri obiettivi monitorati in tempo reale, l'intero flusso di lavoro diventa più produttivo.
✨ Curiosità: anche le api mellifere utilizzano la collaborazione per prendere decisioni di gruppo. Infatti, le api esploratrici "votano" sui potenziali siti per l'alveare danzando: un sistema di intelligenza collettiva sorprendentemente efficace.
2. Crea un hub di collaborazione condiviso e invita i clienti con facilità
Ci siamo passati tutti: arriva un nuovo client e all'improvviso ti ritrovi a gestire un mosaico di cartelle Google Drive, messaggi Slack e thread di email solo per condividere aggiornamenti e risorse.
Ma non esiste un modo semplice per monitorare chiaramente ciò che hanno visto o garantire un feedback in tempo reale sullo stato di avanzamento del progetto.
Ecco perché creare un hub di collaborazione condiviso con i clienti è una mossa intelligente: centralizza la comunicazione, i file e le conoscenze in un unico posto.
💜 Ecco come ClickUp può aiutarti
Ad esempio, con ClickUp, invece di spostare i file dalle cartelle interne a quelle esterne, è sufficiente aggiornare lo stato dell'attività o completare le approvazioni interne, quindi invitare i clienti con autorizzazioni personalizzate.
Ecco come funziona:
- Condividi documenti, attività o viste specifici senza concedere l'accesso completo all'area di lavoro
- Controlla la visibilità con le autorizzazioni: mostra solo file, sequenze o panoramiche dello stato di avanzamento
- Utilizza link pubblici per i clienti senza account per accedere alle roadmap o richiedere moduli
- Abilita la visualizzazione solo commenti per un feedback rapido senza alterare i dettagli delle attività
- Centralizza tutte le comunicazioni e gli aggiornamenti in un'unica piattaforma
Il tuo team può continuare a lavorare in privato e, una volta che l'attività è pronta o il risultato è stato finalizzato, puoi concedere ai client l'accesso necessario con un solo clic.
📖 Leggi anche: Strategie di fidelizzazione dei clienti per un esito positivo a lungo termine dell'azienda
3. Definisci l'ambito del progetto
I malintesi sui risultati finali spesso derivano da un unico problema: aspettative non documentate.
Quando non ci sono prove chiare del lavoro svolto o una traccia di controllo, anche la migliore collaborazione con i clienti può trasformarsi in un gioco di accuse reciproche. È qui che la documentazione delle informazioni può essere d'aiuto.
💜 Ecco come ClickUp può aiutarti
Con ClickUp Docs, puoi collaborare in tempo reale con i tuoi clienti per redigere e perfezionare tutto, dalle lettere di incarico ai documenti relativi all'ambito del progetto, fino alle liste di controllo per la gestione di un complesso processo di preparazione fiscale.
A differenza dei file statici sparsi su unità e email, i documenti ClickUp sono interattivi e profondamente connessi ai tuoi flussi di lavoro.
Ecco cosa lo rende efficace:
- Modifica insieme in tempo reale con il tuo team e i tuoi clienti
- Tagga direttamente i client o i colleghi nel documento per assegnare attività e chiarire le responsabilità
- Converti il testo in elementi di azione in modo che nulla di quanto discusso vada perso
- Allega documenti alle attività o ai progetti complessi per mantenere il contesto e la comunicazione in un'unica piattaforma
- Tieni traccia delle versioni dei documenti, accedi alla cronologia e mantieni un registro dettagliato delle modifiche per risolvere eventuali malintesi in un secondo momento.
📮 Approfondimento ClickUp: il 22% dei nostri intervistati è ancora titubante nell'utilizzare l'IA al lavoro. La metà di loro è preoccupata per la privacy dei dati, mentre l'altra metà non è completamente sicura dell'accuratezza dell'IA.
ClickUp affronta entrambe le preoccupazioni in modo diretto, con solidi protocolli di sicurezza e risposte IA che includono fonti collegate e attività correlate. In questo modo, anche i team più cauti possono adottare l'IA con fiducia, sapendo che i loro dati sono al sicuro e che i loro risultati sono verificabili.
4. Usa i commenti e chatta per incoraggiare un dialogo aperto
Aspettare le fasi finali di un progetto per chiedere il feedback dei clienti è una mossa rischiosa. A quel punto, potrebbe essere troppo tardi per correggere il tiro e i clienti che sono rimasti in silenzio potrebbero rivelare informazioni fondamentali che avrebbero potuto essere molto più utili in precedenza.
Ma non tutti i clienti si esprimono spontaneamente. Pertanto, è necessario fornire ampie opportunità di feedback in ogni fase del progetto.
💜 Ecco come ClickUp può aiutarti
Le funzionalità/funzioni Assegna commenti e Chat di ClickUp mantengono la comunicazione contestualizzata e fruibile:
- Lascia commenti in thread direttamente sulle attività, semplificando l'assegnazione di tag ai client, il chiarimento dei dettagli o la richiesta di input
- Converti i commenti in elementi di azione assegnati in modo che nulla venga tralasciato
- Usa ClickUp Chat per aggiornamenti e discussioni rapide e in tempo reale con il team senza cambiare piattaforma
- Mantieni i messaggi collegati alle attività, ai documenti e agli aggiornamenti, assicurandoti che ogni conversazione abbia un contesto
- Utilizza funzionalità/funzioni basate sull'IA per riepilogare/riassumere thread, suggerire risposte e creare automaticamente attività
💡 Suggerimento professionale: hai difficoltà a chiedere feedback nel modo giusto? Non preoccuparti, ci siamo passati tutti: trasforma le intuizioni in azioni concrete con il nostro post su Come chiedere feedback e recensioni per migliorare le tue competenze.
5. Assegna le attività e monitora i risultati in modo trasparente
Più a lungo un feedback rimane sepolto in un thread di email, più è probabile che perda rilevanza e, peggio ancora, che il tuo cliente si senta ignorato.
Per creare fiducia e portare avanti i progetti, il feedback dei clienti deve essere convertito rapidamente in passaggi concreti.
💜 Ecco come ClickUp può aiutarti
È qui che ClickUp Tasks dà il meglio di sé. Puoi trasformare i commenti dei clienti in elementi di azione tracciabili direttamente all'interno di ClickUp Docs o ClickUp Chat, assegnarli ai membri del team appropriati e collegarli alle scadenze.
Gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento vengono forniti in tempo reale e i clienti possono visualizzare lo stato delle attività, aggiungere commenti o allegare file, il tutto in un'unica piattaforma sicura.
ClickUp offre diversi vantaggi, a partire dalla creazione delle attività, e ci aiuta a tenere traccia di ogni attività.
ClickUp offre diversi vantaggi, a partire dalla creazione delle attività, e ci aiuta a tenere traccia di ogni attività.
6. Automatizza le approvazioni dei clienti e gli aggiornamenti di stato
Il vantaggio di utilizzare un sistema è quello di non dover più fare affidamento sul lavoro manuale, e la collaborazione con i clienti non fa eccezione.
Quando le approvazioni dei client, comprese la fatturazione e gli aggiornamenti, vengono gestite manualmente, si rischiano ritardi, messaggi persi e aspettative non allineate. L'automazione delle approvazioni elimina questi rischi.
💜 Ecco come ClickUp può aiutarti
Con le automazioni di ClickUp, puoi impostare dei trigger per avvisare i clienti quando i risultati finali sono pronti, richiedere l'approvazione o aggiornare automaticamente lo stato dei progetti, assicurandoti che nulla venga tralasciato e che le scadenze vengano rispettate.
Gli aggiornamenti di stato avvengono anche in tempo reale. Non appena un'attività viene approvata o completata, ClickUp può spostarla alla fase successiva, avvisare il team e persino attivare attività di follow-up, assicurando il rispetto delle scadenze senza esitazioni o colli di bottiglia.
💡 Suggerimento professionale: ti affidi ancora alla memoria o a cartelle disordinate per ricordare i dettagli dei clienti? Leggi Come archiviare e organizzare le informazioni dei clienti per un facile accesso e maggiore sicurezza per semplificare i tuoi archivi e proteggere i dati sensibili senza sforzo.
6. Registra aggiornamenti rapidi sui client
È raro trovare qualcuno che ami davvero le riunioni infinite. E a quanto pare, il 70% delle riunioni impedisce ai dipendenti di svolgere un lavoro significativo! Ma c'è un modo semplice per ridurre questo fenomeno. La verità è che la maggior parte dei controlli di stato può essere sostituita con un aggiornamento breve e chiaro.
💜 Ecco come ClickUp può aiutarti
Invece di prenotare l'ennesima riunione, usa ClickUp Clips per registrare rapide guide sullo schermo e aggiornamenti sui progetti.
I clienti possono guardarli quando preferiscono, il che riduce i passaggi di informazioni, elimina i colli di bottiglia dovuti al fuso orario e li aiuta a rimanere informati senza essere coinvolti nel tuo calendario.
Inoltre, ClickUp trascrive anche i video utilizzando l'IA, in modo che gli aggiornamenti siano ricercabili, condivisibili e immediatamente utilizzabili. Puoi condividere questi aggiornamenti tramite altri strumenti ClickUp come ClickUp Docs e ClickUp Chat.
✨ Curiosità: Slack è stato originariamente creato come strumento interno per un videogioco fallito. I suoi autori si sono resi conto che lo strumento di collaborazione era più utile del gioco e hanno cambiato rotta.
7. Utilizza le note basate sull'IA per i riepiloghi/riassunti delle riunioni
Per le riunioni che non possono essere saltate, i verbali delle riunioni (MoM) spesso diventano un ripensamento o, peggio ancora, un punto di confusione.
Ma documentare le discussioni è fondamentale se si desidera monitorare gli impegni. Quando i team non riescono a cogliere i punti chiave, è facile che gli elementi su cui intervenire sfuggano e che le decisioni non vengano documentate.
💜 Ecco come ClickUp può aiutarti
Il Notetaker AI di ClickUp ti solleva da questo onere rendendo ogni riunione immediatamente attuabile:
- Trascrivi automaticamente le riunioni su Zoom, Google Meet e Teams
- Genera riepiloghi/riassunti in tempo reale ed evidenzia le decisioni chiave
- Converti gli elementi di azione in attività di ClickUp senza follow-up manuale
- Salva le note in documenti sicuri e ricercabili collegati ai tuoi progetti
- Pubblica aggiornamenti nella chat per mantenere tutto il team allineato
Così, invece di chiedersi cosa è stato detto o chi è responsabile di cosa, i clienti e i membri del team se ne vanno con conoscenze chiare e condivisibili e con i passaggi successivi documentati, ogni volta.
💡 Suggerimento professionale: non sai se chiamarli client o clienti? Leggi Client vs Customer: differenze chiave ed esempi per capire chiaramente chi sono i tuoi destinatari e come questo influisce sulla tua strategia aziendale.
9. Utilizza un software di collaborazione con i clienti per condividere lo stato di avanzamento dei progetti con dashboard
Niente più thread di email con domande del tipo "Ci sono aggiornamenti sulla campagna?" Con una dashboard condivisa, i clienti non devono più cercare le informazioni: possono vedere ciò che conta, quando conta.
Che tu stia gestendo campagne pubblicitarie a pagamento, monitorando le prestazioni di un sito web o gestendo un progetto in più fasi, la visibilità in tempo reale crea fiducia.
💜 Ecco come ClickUp può aiutarti
Le dashboard di ClickUp ti consentono di creare una panoramica personalizzata di tutte le metriche chiave del progetto:
- Tieni traccia del budget, delle scadenze, delle attività completate e dell'allocazione delle risorse in un unico posto
- Visualizza le prestazioni degli annunci a pagamento, le analisi del sito web o il coinvolgimento sui social utilizzando widget personalizzabili
- Crea visualizzazioni specifiche per i client per fornire loro ciò di cui hanno bisogno, senza esporre le operazioni interne
- condividi dashboard in tempo reale* come parte del tuo hub di collaborazione con i client, così tutti rimangono informati senza inviare una sola email
- Utilizza gli aggiornamenti in tempo reale per evidenziare gli ostacoli, lo slancio del progetto o i KPI che richiedono attenzione
Grazie all'accesso immediato a informazioni approfondite, i clienti si sentono più coinvolti e connessi, senza dover cercare nei file o attendere i report settimanali.
✨ Curiosità: nel processo creativo della Pixar, ogni film viene sottoposto a diverse sessioni di feedback. Il merito del loro tasso di successo quasi impeccabile è attribuito alla collaborazione aperta (anche tra i vari reparti).
10. Standardizza il passaggio di consegne con i modelli
Niente mina la fiducia più rapidamente di un passaggio di consegne mal gestito. Un minuto prima il tuo cliente firma il contratto e quello dopo il tuo team si affanna per soddisfare aspettative che non sono mai state documentate. Il problema non è di comunicazione, ma di processo. E la soluzione è semplice: utilizza un modello standardizzato per il passaggio di consegne.
Con una struttura coerente, puoi garantire che tutte le informazioni chiave (obiettivi, sequenze, file e richieste speciali) siano acquisite e pronte per un'implementazione senza soluzione di continuità, dalla fase commerciale alla consegna.
💜 Ecco come ClickUp può aiutarti
Hai bisogno del modello di collaborazione per il successo dei clienti di ClickUp. Con una struttura coerente, puoi garantire che tutte le informazioni chiave (obiettivi, sequenze, file e richieste speciali) siano acquisite e pronte per un'implementazione senza intoppi, dal reparto commerciale alla consegna.
Il modello consente ai team di gestire la transizione dalla fase commerciale a quella di onboarding fino alla consegna del progetto. Il risultato è un allineamento dei team commerciali e di produzione attorno a un flusso di lavoro condiviso, che promuove la trasparenza, la responsabilità e un'esperienza cliente più fluida.
Questo modello di gestione dei clienti ti consente di:
- Definisci le aspettative dei client, l'ambito e le attività cardine
- Includi file critici come la lettera di incarico o l'elenco dei documenti richiesti
- Assegna automaticamente le attività ai team di onboarding dei client o ai responsabili di progetto
- Tieni traccia delle responsabilità utilizzando gli aggiornamenti di stato e i commenti
📖 Leggi anche: Suggerimenti per i client per l'allineamento dei clienti
11. Imposta promemoria e follow-up automaticamente
L'ultima fase della gestione dei clienti è quella in cui spesso si commettono errori: il follow-up.
I follow-up tempestivi dimostrano che il tuo impegno va oltre la consegna iniziale. Rafforzano il tuo commitment e ti aiutano a:
- Rafforza gli obiettivi e le sequenze dei progetti
- Affronta le preoccupazioni prima che influenzino la soddisfazione dei clienti
- Rafforza la fiducia e riduci il rischio di mancato rispetto delle scadenze o ritardi negli input
Ma farlo manualmente? È qui che le cose vanno male.
💜 Ecco come ClickUp può aiutarti
Con i promemoria di ClickUp, puoi automatizzare i follow-up in ogni fase, che si tratti di un promemoria per caricare documenti fiscali, finalizzare una dichiarazione dei redditi, rivedere una lettera di incarico o approvare un'attività cardine.
Imposta promemoria ricorrenti, trigger notifiche in base allo stato delle attività e mantieni allineati sia i clienti che il tuo team interno senza il fastidio di doverli costantemente sollecitare.
I clienti ricevono solleciti tempestivi. Il tuo team mantiene lo slancio. E il progetto va avanti.
Suggerimenti per gestire relazioni difficili con i clienti
Alla fine della giornata, i clienti sono esseri umani. E a volte il comportamento umano può essere difficile da interpretare.
Tuttavia, con la preparazione e la pratica, possiamo superare qualsiasi conversazione difficile.
Sfida 1: il cliente è arrabbiato, ma non sei sicuro di cosa abbia fatto scattare il trigger
✅ Soluzione: Affronta la situazione con sincera curiosità. Lascia che esprimano le loro preoccupazioni senza interromperli: spesso, il semplice fatto di essere ascoltati allevia la tensione.
Sfida 2: c'è una tensione inespressa che influisce sul flusso di lavoro
✅ Soluzione: Esprimiti con rispetto. Dire qualcosa come "Sembra che non siamo sulla strada giusta" apre lo spazio per una conversazione onesta senza attribuire colpe.
Sfida 3: il cliente continua a cambiare le aspettative a metà progetto
✅ Soluzione: Fermati e ricomincia da capo. Ristabilisci i confini del progetto, documenta chiaramente l'ambito di applicazione e assicurati che entrambe le parti accettino i termini aggiornati.
Sfida 4: il cliente si aspetta risultati che vanno oltre l'ambito o il budget
✅ Soluzione: stabilisci aspettative realistiche. Spiega chiaramente cosa è possibile ottenere e offri alternative intelligenti che siano comunque in linea con i loro obiettivi.
Sfida 5: La relazione è più stressante che produttiva
✅ Soluzione: Sapere quando abbandonare. Lasciar andare un client non allineato può proteggere il tempo, l'energia e l'esito positivo a lungo termine del tuo team.
💡 Suggerimento professionale: hai difficoltà a mettere tutti sulla stessa pagina durante i progetti di team? Come migliorare gli stili di collaborazione per i team ti mostra come riconoscere, rispettare e sincronizzare diversi stili di lavoro per una collaborazione più fluida ed efficace.
Ottimizza la collaborazione con i tuoi clienti con ClickUp
*il 50% delle aziende con prestazioni elevate ha più del 60% dei propri clienti con contratti a lungo termine
Se ci pensi bene, gran parte delle tue entrate dipende da ottime relazioni a lungo termine con i clienti. Quindi, la collaborazione con i clienti non è qualcosa che puoi prendere alla leggera.
Con ClickUp, hai tutto ciò che ti serve per mantenere la promessa: dagli aggiornamenti in tempo reale e le dashboard condivise alle note delle riunioni basate sull'IA, ai follow-up automatizzati e agli hub di collaborazione personalizzabili.
È l'unica piattaforma che riunisce assistenza clienti, esecuzione dei progetti e allineamento dei team.
Iscriviti subito a ClickUp e trasforma la comunicazione con i client in un esito positivo a lungo termine.