Il tuo team è distribuito su diversi continenti, fusi orari e culture, ma dovete collaborare come se foste tutti nella stessa stanza. Questa è la realtà di molti luoghi di lavoro moderni.
🔎 Lo sapevi? Il 95% dei lavoratori del settore tecnologico ritiene che il ruolo da remoto sia possibile e di alta produttività. I datori di lavoro di tutto il mondo stanno ora abbracciando questo cambiamento.
Tuttavia, i team remoti devono affrontare sfide come mantenere la connessione e prendere decisioni rapide. Gli strumenti per riunioni online come Microsoft Teams offrono videochiamate, chat, condivisione di file e integrazioni per semplificare i flussi di lavoro.
Questo articolo ti mostrerà come utilizzare Microsoft Teams per le riunioni, dalla pianificazione alla gestione dei partecipanti.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- Pianificazione delle riunioni: pianifica le riunioni tramite il Calendario o la funzionalità/funzione chat di Microsoft Teams. Utilizza le opzioni di ricorrenza per le riunioni regolari.
- Consigli per la preparazione: condividi il programma in anticipo, controlla le impostazioni audio/video e tieni conto dei fusi orari.
- Avvio delle riunioni: utilizza "Meet Now" per riunioni istantanee da Calendario, Chat o Canali e modifica le impostazioni della riunione, come ruoli e autorizzazioni.
- Funzionalità efficaci per le riunioni: utilizza la condivisione dello schermo, le sale di discussione, i sondaggi e i controlli di silenziamento per migliorare il coinvolgimento e la produttività.
- Personalizzazioni: modifica i link delle riunioni, regola gli sfondi e passa da una visualizzazione all'altra dei partecipanti per un'esperienza professionale.
- Integrazione con Outlook: pianifica le riunioni direttamente da Outlook utilizzando il componente aggiuntivo Teams, con la sincronizzazione tra le due piattaforme.
- Gestione dei partecipanti: aggiungi partecipanti prima o durante le riunioni, assegna ruoli e controlla ciò che i partecipanti possono vedere.
- Migliorare la collaborazione: integra strumenti come ClickUp per la gestione delle attività, la preparazione prima delle riunioni e i follow-up senza intoppi.
Come avviare una riunione su Teams
Creare una nuova riunione online in Microsoft Teams è semplice e veloce. Puoi farlo tramite le funzionalità Chat o Calendario. L'opzione Chat ti consente di pianificare una riunione direttamente all'interno di una conversazione in corso.
In alternativa, la funzionalità Calendario offre una visione più completa, consentendoti di pianificare e gestire facilmente le riunioni video con il tuo team.
Per avviare una riunione online di esito positivo in Microsoft Teams sono necessari una preparazione adeguata e un comportamento appropriato durante la riunione virtuale.
Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a organizzare e svolgere riunioni efficaci in Teams.
- Sviluppa e condividi un programma chiaro nell'invito alla riunione almeno 24-48 ore prima della riunione ✅
- Assicurati che la videocamera e il microfono funzionino correttamente e che gli sfondi virtuali siano adeguati a un contesto professionale ✅
- Tieni conto dei partecipanti provenienti da fusi orari, orari di lavoro e festività diversi e comunica loro come ti aspetti che partecipino ✅
- Dai priorità all'inizio e alla conclusione prompta delle tue riunioni ✅
- Usa la condivisione dello schermo per mostrare il tuo desktop, finestre specifiche, diapositive PowerPoint o una lavagna online ✅
- Se il rumore di fondo diventa un problema, disattiva l'audio dei singoli partecipanti o di tutti per una riunione più tranquilla ✅
- Effettua una sessione di prova per individuare eventuali problemi tecnici, come problemi relativi ai dispositivi, all'illuminazione o alla rete ✅
- Coinvolgi i partecipanti creando sondaggi durante la riunione per raccogliere feedback in tempo reale ✅
Ti sembra un lavoro impegnativo? ClickUp, l'app completa per il lavoro, semplifica la gestione delle liste di controllo pre-riunione per una preparazione efficiente delle riunioni.
Attività di ClickUp
Con ClickUp Tasks, puoi creare elenchi dedicati per centralizzare attività come la raccolta di materiali, la distribuzione di programmi e l'assegnazione di azioni da intraprendere. Assegna compiti ai membri del team, imposta scadenze e utilizza i campi personalizzati per stabilire le priorità.
Come partecipare a una riunione in Microsoft Teams
In un ufficio fisico, le riunioni spontanee spesso danno vita alle idee migliori. Microsoft Teams replica questa situazione con la funzionalità Meet Now, che consente di organizzare riunioni istantanee per una collaborazione rapida ed efficiente tra i membri del team.
Ecco i diversi modi in cui puoi avviare una riunione immediata in Microsoft Teams:
- Dal calendario: seleziona Meet Now nell'angolo in alto a destra del Calendario sul lato sinistro di Teams.
- Da una chat di gruppo: in una chat di gruppo, seleziona Meet Now nella parte superiore della finestra della chat.
- Da un canale: vai alla scheda Post del canale in cui desideri organizzare la riunione e effettua la selezione Riunione ora.
- Da un thread di conversazione: rispondi a un thread di conversazione e effettua la selezione di Meet sotto il punto in cui digiteresti la tua risposta.
- Utilizzo dei comandi: digita /meetnow nella Box di composizione della conversazione in chat, quindi premi Invio o Tab per avviare una riunione istantanea.
Una volta impostata la riunione, puoi personalizzare queste impostazioni.
- Modifica il nome della riunione: cambia il titolo della riunione nella casella di testo.
- Condividi l'invito: tocca l'icona Persone e il pulsante Condividi invito per invitare nuovi partecipanti.
- Copia link: clicca su Altre opzioni, quindi su Informazioni sulla riunione. Tocca Copia informazioni di partecipazione per salvare il link negli appunti.
- Modifica le opzioni della riunione: tocca l'icona Opzioni riunione per configurare le impostazioni relative a chi può bypassare la lobby o presentare il proprio schermo. Dopo aver apportato le modifiche, tocca Salva.
🔎 Lo sapevi? Il 70% dei lavoratori remoti ritiene che le riunioni virtuali siano meno stressanti e il 67% ritiene che possano avere la stessa produttività delle riunioni di persona.
Come pianificare una riunione su Microsoft Teams
Pianificare una riunione in Microsoft Teams è semplice e può essere fatto direttamente dall'app.
Per pianificare una riunione in Microsoft Teams:
- Apri Microsoft Teams e seleziona Calendario
- Fai clic sul pulsante + Nuova riunione
- Inserisci un titolo per la tua riunione
- Scegli una data e un orario
- Aggiungi i partecipanti digitando i loro indirizzi di email
- Rivedi i dettagli della riunione e effettua la selezione Salva. La riunione apparirà ora sul tuo Calendario.
Puoi anche pianificare una riunione da una chat:
- Aprire la chat
- Seleziona Altre opzioni nella parte superiore della finestra della chat e assegna un nome alla riunione.
- Fai clic su Ottieni un link da condividere o Avvia riunione direttamente dalla chat.
Come avviare una riunione ricorrente su Microsoft Teams
Le riunioni ricorrenti in Microsoft Teams sono utili per eventi programmati regolarmente. I partecipanti si uniscono a una riunione del team utilizzando ogni volta lo stesso link e gli stessi dettagli della riunione. È possibile personalizzare le opzioni di ricorrenza giornaliera, settimanale o mensile oppure creare un programma personalizzato. Inoltre, le riunioni possono essere impostate in un canale, consentendo a tutti i membri del canale di partecipare.
Per impostare una riunione ricorrente in Microsoft Teams:
- Accedi a Microsoft Teams
- Seleziona l'icona Calendario nella barra laterale sinistra. Fai clic su + Nuova riunione nell'angolo in alto a destra.
- Inserisci il titolo della riunione, la data, l'ora di inizio e la durata
- Nel menu a discesa, seleziona la ricorrenza desiderata (giornaliera, settimanale, mensile, annuale o personalizzata).
- Imposta la data di fine per la ricorrenza
- Aggiungi partecipanti e invia inviti
- Selezione Salva
Come effettuare la modifica di una riunione pianificata su Microsoft Teams
Che tu stia modificando le opzioni della riunione o semplicemente cambiando l'orario, Teams offre una serie di funzionalità/funzioni per personalizzare le tue riunioni video in base alle tue esigenze.
Le politiche delle riunioni in Teams ti consentono di controllare le funzionalità disponibili per i partecipanti, ad esempio:
- Autorizzazioni di registrazione
- Gestione della lobby
- Controlli per la condivisione dei contenuti
- Impostazioni delle riunioni audio e video
- Gestione dei partecipanti, degli ospiti e degli accessi
- Impostazioni voce e chiamate
Nell'app Teams, tocca Calendario e seleziona una riunione per visualizzarne i dettagli. Se sei l'organizzatore, tocca Modifica per apportare modifiche.
- Nell'app desktop o web, seleziona l'icona Calendario, quindi fai clic sulla riunione.
- Scegli Modifica e fai clic su Opzioni riunione nella barra degli strumenti o nel piè di pagina. Dopo aver apportato le modifiche, seleziona Salva.
Calendario ClickUp e visualizzazione calendario
ClickUp Calendar è uno strumento basato sull'intelligenza artificiale che si adatta alle tue priorità e si integra perfettamente con la tua area di lavoro. Visualizza tutte le attività, gli eventi e i promemoria in un unico posto, bloccando automaticamente le attività ad alta priorità e integrandosi con calendari esterni come Google Calendar.
Puoi anche utilizzare la vista Calendario di ClickUp per organizzare e gestire il tuo programma di riunioni. Ti consente di pianificare e effettuare il monitoraggio delle riunioni e personalizzare il tuo calendario in base alle esigenze del tuo team.
Con la visualizzazione Calendario, puoi:
- Pianifica riunioni: pianifica le riunioni direttamente sul Calendario
- Aggiungi note: allega note alle tue riunioni come allegati per un rapido riferimento
- Filtra le riunioni: utilizza i filtri per visualizzare le riunioni per categoria.
- Integrazione con strumenti esterni: sincronizzazione con strumenti come Google Calendar
- Crea calendari di riferimento: crea e passa da un calendario di riferimento all'altro.
- Imposta visualizzazioni personalizzate: personalizza i calendari giornalieri, settimanali o mensili in base alle tue esigenze specifiche.
👀 Lo sapevi? Grazie al suo formato virtuale, la riunione annuale AAPOS 2021 ha consentito di risparmiare circa 1.282 tonnellate metriche di emissioni di CO₂, pari alle emissioni annuali di circa 264 autovetture.
Come creare un link per una riunione su Microsoft Teams
Che tu stia organizzando una riunione improvvisata o abbia bisogno di inviare un link di invito in anticipo, Microsoft Teams offre una procedura semplice per generare e condividere il link con i partecipanti.
Per creare e condividere un link per una riunione Microsoft Teams:
- Apri Microsoft Teams e seleziona Calendario
- Clicca su "Partecipa alla riunione ora"
- Seleziona Ottieni un link per la condivisione
- Copia il link della riunione e condividilo con i partecipanti.
💡Suggerimento da professionista: un trucco di Microsoft Teams consiste nell'ottenere facilmente le trascrizioni delle riunioni in Microsoft Teams caricando la registrazione su Stream, scegliendo la lingua nei dettagli del video e quindi scaricando la trascrizione.
Come pianificare una riunione Microsoft Teams da Outlook
Microsoft Teams si integra con Microsoft Outlook tramite un componente aggiuntivo, consentendoti di creare nuove riunioni Teams direttamente da Outlook. Puoi visualizzare, accettare e partecipare alle riunioni Microsoft Teams da entrambe le app.
Una volta pianificata, la riunione apparirà automaticamente nei tuoi calendari sia in Microsoft Teams che in Outlook e avrai accesso al link per partecipare alla riunione, al numero di chiamata e all'ID della conferenza audio.
Per pianificare una riunione Microsoft Teams da Outlook:
- Apri Outlook sul web o sul desktop
- Seleziona l'icona della vista Calendario in alto a sinistra.
- Clicca sul menu a tendina vicino a Nuova email e clicca su Evento.
- Inserisci un titolo per la riunione e aggiungi i partecipanti digitando i loro nomi o indirizzi email.
- Seleziona una data, un'ora di inizio e un'ora di fine
- Aggiungi una descrizione o allega documenti, se necessario.
- Seleziona Salva per pianificare la riunione e inviare gli inviti via email ai partecipanti.
L'integrazione di ClickUp con Outlook centralizza il tuo flusso di lavoro mantenendo conversazioni e attività in un unico posto. Puoi inviare e ricevere e-mail direttamente dalle attività, assicurandoti che tutte le comunicazioni rimangano collegate al lavoro pertinente. Le risposte alle e-mail vengono visualizzate come commenti separati o in thread, rendendo facile seguire le conversazioni.
Come personalizzare lo sfondo di Microsoft Teams
Personalizzare lo sfondo delle riunioni online in Teams aiuta a ridurre le distrazioni coprendo il disordine o qualsiasi interruzione visiva nell'ambiente circostante, consentendo ai partecipanti di rimanere concentrati.
È un ottimo modo per esprimere la tua personalità e mostrare il tuo stile unico durante le riunioni.
Per modificare gli sfondi virtuali in Microsoft Teams:
- Partecipa a una riunione di Teams
- Seleziona Altro nei controlli della riunione
- Fai clic su Effetti video e impostazioni
- Fai clic su Effetti video
- Scegli uno sfondo predefinito di Teams e fai clic su Applica oppure seleziona Aggiungi nuovo per caricare il tuo sfondo personalizzato.
- Seleziona l'immagine dal tuo computer e clicca su Applica
ClickUp Documenti
Utilizzare ClickUp Docs per la condivisione delle migliori pratiche per le impostazioni dello sfondo è un ottimo modo per mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Puoi creare un documento che copra tutti gli aspetti essenziali, come come inquadrare la telecamera, i migliori consigli per l'illuminazione, i modi per ridurre il rumore e la scelta di sfondi professionali per tenere a bada le distrazioni.
Inoltre, la funzionalità collaborativa ti consente di ottenere input dagli altri in modo da poter perfezionare le tue idee prima di finalizzarle.
🧠 Curiosità: le riunioni pubbliche esistono fin dai tempi coloniali degli Stati Uniti, quando i politici si riunivano per chattare su nuove leggi, dibattere problemi e magari anche protestare: un po' come un vivace club del libro, ma con più parrucche e meno snack!
Come aggiungere membri alle riunioni di Teams
Sei pronto per un'importante riunione di marketing su Microsoft Teams, pronto a discutere la prossima grande campagna. Ma guardandoti intorno, ti rendi conto che il tuo capo progettista e il responsabile della strategia sui social media non sono presenti!
Non hanno ricevuto l'invito e ora ti ritrovi con metà del team. Niente panico! Aggiungere membri alle tue riunioni MS Teams è semplicissimo.
Per invitare persone a una riunione di Microsoft Teams:
Prima della riunione
- Vai al Calendario di Teams e effettua la selezione di Nuova riunione.
- Aggiungi i partecipanti nei campi Aggiungi partecipanti obbligatori o Aggiungi partecipanti facoltativi.
- Usa l'Assistente di pianificazione per trovare un orario adatto a tutti
📮ClickUp Insight: quasi il 35% dei knowledge worker considera il lunedì il giorno meno produttivo della settimana. Le email accumulate, i messaggi e le nuove priorità che emergono durante le riunioni del lunedì potrebbero contribuire a questa situazione.
Ma cosa succederebbe se potessi riunire tutti gli aggiornamenti, le attività, le riunioni e le email del lunedì in un'unica piattaforma e gestirli tutti in una volta sola su ClickUp?
Durante una riunione in corso
Se hai avviato una riunione senza aggiungere alcun partecipante o hai bisogno di includere qualcuno all'ultimo minuto, puoi farlo.
- Seleziona "Riuniamoci ora"
- Fai clic su Mostra partecipanti e cerca la persona nella Box Invita partecipanti.
La gestione dei ruoli dei partecipanti nelle riunioni di Microsoft Teams è fondamentale per mantenere il controllo sulle dinamiche delle riunioni online e garantire un ambiente di alta produttività. Per gestire ciò che i partecipanti possono vedere:
- Pianifica una riunione
- Selezione Opzioni > Altre opzioni
- Nella sezione Ruoli, imposta Chi può presentare? su Persone specifiche.
- Nella sezione Coinvolgimento, attiva Gestisci ciò che vedono i partecipanti.
Automazioni ClickUp
ClickUp Automazioni semplifica la gestione degli inviti e dei follow-up, assicurando che il tuo team rimanga informato sui prossimi eventi.
Con Automazioni puoi:
- Crea modelli di email di follow-up: i team possono utilizzare modelli per creare email di promemoria e effettuare un efficace monitoraggio delle risposte.
- Configura le automazioni: puoi creare regole personalizzate o selezionare da una libreria di automazioni predefinite per automatizzare attività come la gestione degli inviti e dei follow-up.
Come vedere tutti in Microsoft Teams
Microsoft Teams offre diverse opzioni di visualizzazione per le riunioni, tra cui:
- Galleria: la visualizzazione per impostazione predefinita mostra i partecipanti in un layout a griglia. Puoi regolare il numero di partecipanti con visibilità selezionando Visualizza, quindi scegliendo Seleziona dimensione massima galleria ✅
- Galleria grande: mostra fino a 49 partecipanti in una griglia 7×7, disponibile quando almeno 10 partecipanti hanno la videocamera accesa ✅
- Modalità Insieme: crea l'illusione che tutti stiano lavorando insieme in uno spazio virtuale condiviso, richiedendo un minimo di cinque partecipanti ✅
- Visualizzazione relatore: evidenzia il relatore attivo nella riunione video ✅
- Concentrati sul contenuto: riduci le distrazioni nascondendo i controlli delle riunioni e delle chat ✅
- Visualizzazione relatore: mette in risalto l'oratore corrente per un maggiore coinvolgimento ✅
ClickUp dashboard
I dashboard di ClickUp offrono un modo efficace per monitorare la partecipazione del team alle riunioni, fornendo strumenti completi di monitoraggio e organizzazione.
Utilizzando il modello Meeting Tracker, puoi registrare i dettagli chiave della riunione, come la data, l'ora, il luogo, i partecipanti e gli argomenti discussi.
Scegliere cosa visualizzare in una riunione di Teams
Nelle riunioni di Microsoft Teams, puoi bloccare un feed video per mantenerlo visibile a te stesso o metterlo in evidenza per tutti i partecipanti:
- Blocca un feed video: questa opzione mantiene visibile un feed video specifico, indipendentemente dal fatto che la persona stia parlando. Per bloccare un feed video: seleziona il feed video desiderato, fai clic sull'icona del menu con i tre puntini sul feed e scegli Blocca per me .
- Seleziona il feed video desiderato
- Clicca sull'icona del menu con i tre puntini nel feed.
- Scegli l'elemento fissato per me
- Seleziona il feed video desiderato
- Clicca sull'icona del menu con i tre puntini sul feed
- Scegli "Elemento fissato" per me
- Metti in evidenza un feed video: questa funzionalità mette in evidenza un feed video per tutti i partecipanti alla riunione. Per mettere in evidenza un feed video: seleziona il feed video che desideri mettere in evidenza, fai clic sull'icona del menu con i tre puntini, scegli Metti in evidenza per tutti e conferma selezionando Evidenzierai questo video per tutti i partecipanti alla riunione.
- Seleziona il feed video che desideri mettere in evidenza
- Clicca sull'icona del menu con i tre puntini
- Scegli Spotlight per tutti e conferma tramite selezione Evidenzierai questo video per tutti i partecipanti alla riunione
- Seleziona il feed video che desideri mettere in evidenza
- Clicca sull'icona del menu con i tre puntini
- Scegli Spotlight per tutti e conferma tramite selezione Evidenzierai questo video per tutti i partecipanti alla riunione
Microsoft Teams offre diverse opzioni di personalizzazione per migliorare la tua esperienza di videoconferenza. Dalla regolazione dei fotogrammi video alla gestione della larghezza di banda, le impostazioni della riunione possono aiutarti a migliorare la nitidezza visiva e l'efficienza della riunione.
Eccone alcuni:
- Riquadra un video: fai clic con il pulsante destro del mouse su un video e seleziona Adatta al riquadro per visualizzare l'intero video. Scegli Riempi riquadro per una visualizzazione più ravvicinata e ritagliata.
- Passa dalle persone ai contenuti: clicca sul video che ti interessa per attivare/disattivare la visualizzazione dei contenuti condivisi e la visualizzazione dei partecipanti.
- Usa colori ad alto contrasto: attiva la modalità ad alto contrasto per migliorare la visibilità del testo e degli elementi sullo schermo.
- Gestisci la larghezza di banda: imposta la larghezza di banda a 10 Mbps per le riunioni che richiedono un'esperienza video di altissima qualità.
Controlli durante la riunione e cosa puoi fare con Microsoft Teams
A volte, mentre sei nel bel mezzo di una vivace riunione su Microsoft Teams, la situazione diventa caotica. Le persone effettuano la condivisione dello schermo, chattano nella barra laterale e cercano di gestire l'audio, il tutto mentre mantengono il flusso della conversazione.
Microsoft Teams offre una serie di controlli durante la riunione che semplificano la gestione di tutto, dalle impostazioni video ai ruoli dei partecipanti. Puoi:
- Condivisione dello schermo: condividi l'intero schermo, una finestra specifica, un file PowerPoint o una lavagna online per collaborare ✅
- Disattiva o riattiva l'audio del microfono: utilizza la freccia dell'elenco a discesa accanto all'icona del microfono per regolare le impostazioni audio o disattivare/riattivare l'audio ✅
- Mostra o nascondi la conversazione della riunione: fai clic su Chat per accedere alla chat della riunione e interagire con i partecipanti ✅
- Mostra o nascondi i partecipanti: seleziona Persone per visualizzare l'elenco dei partecipanti alla riunione.
- Cedere il controllo a un altro utente: passa con il mouse sulla parte superiore della finestra della riunione, fai clic su Cedi controllo e seleziona il partecipante a cui desideri cedere il controllo ✅
- Riprendi il controllo: passa nuovamente il mouse sulla parte superiore della finestra della riunione e fai clic su Riprendi controllo per riprendere il controllo ✅
- Richiesta di controllo: passa con il mouse sullo schermo di condivisione, fai clic su Richiedi controllo e attendi che il relatore approvi la tua richiesta ✅
- Controllo di arresto: fai clic sul pulsante di controllo di arresto per revocare il controllo della condivisione dello schermo dalla tua postazione ✅
Come si creano le sale di discussione in Microsoft riunioni?
Le sale di discussione in Microsoft Teams consentono ai partecipanti di collaborare in gruppi più piccoli durante una riunione, rendendole ideali per tutorial, sessioni di gruppo o attività collaborative.
Per utilizzare le sale di discussione in Microsoft Teams:
- Crea sale di discussione: nel calendario di Teams, seleziona una riunione, quindi vai su Sale di discussione > Crea sale. Puoi impostare il numero di sale, assegnare i partecipanti automaticamente o manualmente e impostare un limite di tempo.
- Avvia le sale di discussione: seleziona Sale di discussione e fai clic su Apri per avviare tutte le sale contemporaneamente. Per aprire le sale singolarmente, passa con il mouse sulla sala, seleziona Altre opzioni, quindi Apri sala.
- Entra in una sala riunioni: riceverai una notifica quando l'organizzatore aprirà le sale. Seleziona Entra nella sala per accedere.
- Chatta in una sala riunioni: ogni sala ha una propria chat. Basta effettuare la selezione di Chat all'interno della sala riunioni.
- Gestisci le sale di discussione: nei controlli della riunione, seleziona Sale > Gestisci sale per assumere il controllo come responsabile delle sale di discussione.
- Assegna i partecipanti durante la riunione: fai clic sull'icona delle sale riunioni, seleziona Assegna partecipanti e scegli gli utenti da assegnare a una sala specifica.
Le riunioni improduttive ti fanno perdere tempo?
Una riunione di livello 10 mantiene le discussioni concentrate, allinea il tuo team e favorisce la responsabilità. Prova a impostare un limite rigoroso di 90 minuti e a utilizzare i modelli ClickUp per mantenere le discussioni in carreggiata. Dal monitoraggio dei KPI alla risoluzione efficiente dei problemi del team, ClickUp ti aiuta a condurre riunioni che fanno davvero la differenza.
Migliora la comunicazione del team con ClickUp
ClickUp è l'app di lavoro all-in-one che semplifica la gestione delle liste di controllo pre-riunione per una preparazione efficiente delle riunioni. Scopriamo insieme le sue funzionalità/funzioni.
Collabora e organizza con ClickUp Documenti
ClickUp Docs offre funzionalità di archiviazione e condivisione più potenti, consentendo ai team di creare, organizzare e collaborare sui documenti in un unico luogo centrale.
Con Docs puoi:
- Archivia i documenti delle riunioni: carica gli appunti delle riunioni e i documenti pertinenti direttamente su ClickUp Docs, creando un repository centralizzato per tutti i partecipanti.
- Organizza i documenti: utilizza le cartelle per classificare i materiali delle riunioni in base al progetto, al tipo di riunione o alla data, in modo da poterli consultare e trovare facilmente.
- Condivisione sicura: controlla l'accesso con autorizzazioni granulari per garantire che solo gli utenti autorizzati possano visualizzare le registrazioni.
Cattura le informazioni sulle riunioni con ClickUp Brain
ClickUp Brain offre funzionalità di trascrizione semplici, che facilitano la registrazione e la documentazione delle discussioni importanti durante le riunioni.
Brain ti aiuta con:
- Trascrizione automatica: utilizza l'IA di ClickUp Brain per trascrivere automaticamente le registrazioni caricate.
- Trascrizione con indicazione dell'ora: naviga facilmente nelle discussioni con le trascrizioni con indicazione dell'ora.
- Maggiore precisione: offre supporto per più lingue, garantendo trascrizioni accurate per riunioni multilingue.
- Annotare le trascrizioni: evidenzia i punti chiave, assegna attività o poni domande direttamente nella trascrizione utilizzando i commenti.
Scopri ClickUp AI Notetaker, il tuo nuovo migliore amico per le riunioni! A differenza dei tradizionali strumenti per prendere appunti, che spesso ti costringono a scriverti frettolosamente i punti importanti, ClickUp ti permette di concentrarti sulla conversazione in corso. Cattura tutto ciò che conta, dagli elementi da intraprendere alle decisioni chiave, così puoi rimanere coinvolto senza preoccuparti di perdere nulla.
Dopo ogni chiamata, riceverai un riepilogo/riassunto chiaro e strutturato di ciò che è stato discusso. Ciò che distingue davvero ClickUp AI Notetaker è il modo in cui si integra perfettamente con il resto del tuo lavoro in ClickUp. Invece di limitarti a registrare una riunione e lasciare che le informazioni raccolte finiscano nel dimenticatoio, otterrai appunti utilizzabili che consentiranno al tuo team di immergersi immediatamente nei propri compiti.
Rendi la collaborazione più semplice con i commenti di ClickUp
ClickUp Comments ti consente di assegnare commenti a specifiche attività di ClickUp, rendendo più facile tenere traccia delle conversazioni e garantire la responsabilità. Puoi anche risolvere i commenti per indicare che li hai affrontati e riassegnarli a diversi membri del team, se necessario.
Inoltre, i thread di discussione ti aiutano a organizzare le conversazioni post-riunione avviando discussioni in thread all'interno dei commenti, facilitando la chiarezza e la collaborazione.
Usa Microsoft Teams con ClickUp
Immagina di gestire le attività mentre chatti con il tuo team in tempo reale, tutto in un unico posto!
Vediamo come puoi migliorare la comunicazione del tuo team utilizzando l'integrazione di ClickUp con Microsoft Teams per mantenere tutti connessi e con una alta produttività.
Ecco un riassunto dell'integrazione tra ClickUp e MS Teams:
- Mantieni le conversazioni nel contesto collegando il tuo account Microsoft Teams con le tue aree di lavoro di ClickUp.
- Tieni traccia delle attività senza sforzo creando attività da qualsiasi canale di Teams utilizzando il comando "crea attività".
- Mantieni il tuo team coinvolto ricevendo notifiche su nuovi commenti, allegati, modifiche di stato e aggiornamenti sugli assegnatari nel canale Microsoft Teams.
Sebbene Microsoft Teams vanti varie funzionalità/funzioni, presenta alcune limitazioni, come un numero limitato di canali, impostazioni di autorizzazione rigide e notifiche e consegna dei messaggi inaffidabili.
Organizza riunioni migliori con ClickUp
ClickUp Meetings è un'alternativa a Microsoft Teams che può trasformare la collaborazione e la comunicazione del tuo team. Con tutto centralizzato in un unico posto, puoi pianificare riunioni, effettuare la condivisione dei programmi e prendere note senza sforzo. Assegna attività concrete con titolarità e scadenze chiare per garantire il rispetto delle decisioni.
Il nostro cliente Marcos Vinícius Costa de Carvalho, analista di Business Analytics presso ACE, ha detto questo sull'utilizzo delle riunioni ClickUp.
Lo utilizziamo per facilitare e velocizzare le nostre riunioni quotidiane dal nostro rituale Scrum. Mi aiuta a conoscere lo stato di avanzamento del mio sprint, lo stato di avanzamento delle mie attività e a mantenere un backlog organizzato per tutte le mie commissioni.
Lo utilizziamo per facilitare e velocizzare le nostre riunioni quotidiane dal nostro rituale Scrum. Mi aiuta a conoscere lo stato di avanzamento del mio sprint, lo stato di avanzamento delle mie attività e a mantenere un backlog organizzato per tutte le mie commissioni.
Rendi le conversazioni efficaci con ClickUp Chat
ClickUp Chat semplifica la comunicazione integrando le conversazioni e le attività del team in un unico spazio di lavoro senza soluzione di continuità. Puoi convertire i messaggi in attività, manualmente o con l'IA, e utilizzare i follow-up per assicurarti che nessuna azione venga tralasciata.
Il chattao effettua la sincronizzazione delle attività e degli aggiornamenti in tempo reale, consentendoti di visualizzare gli stati, apportare aggiornamenti e collaborare senza uscire dalla chat.
Condividi facilmente le tue idee con ClickUp Clips e modelli
ClickUp offre la registrazione gratis dello schermo con ClickUp Clips, che ti consente di registrare direttamente lo schermo senza app di terze parti. In questo modo è facile effettuare la condivisione delle istruzioni video con il tuo team.
ClickUp si integra con Slack e Zoom. Puoi personalizzare le notifiche, creare attività da Slack e gestire le riunioni Zoom direttamente all'interno di ClickUp.
Modello di verbale di riunione ClickUp
Inoltre, il modello di verbale di riunione ClickUp riduce il lavoro richiesto e il tempo necessario per creare e gestire i verbali delle riunioni.
Questo modello include sezioni per:
- Dettagli della riunione: acquisisci informazioni essenziali quali data, ora, posizione e partecipanti.
- Programma della riunione : elenca gli argomenti che saranno discussi durante la riunione.
- Elementi da intraprendere: assegnare attività a persone specifiche con scadenze chiare.
- Decisioni: documenta tutte le decisioni importanti prese durante la riunione.
- Punti di discussione: registra i punti chiave discussi, inclusi eventuali disaccordi o aree di consenso.
Migliora la comunicazione nei tuoi progetti con ClickUp
Microsoft Teams è una piattaforma affidabile per riunioni virtuali efficaci.
L'integrazione di ClickUp con Microsoft Teams ti consente di passare facilmente dalle discussioni delle riunioni alla gestione delle attività, garantendo che queste ultime vengano registrate e seguite in modo efficiente.
Puoi creare attività direttamente dalle chat di Teams, effettuare il monitoraggio dello stato e rimanere organizzato senza uscire dalla piattaforma.