Il panorama dei social media è in continua evoluzione. Ciò che funzionava ieri potrebbe non funzionare oggi, e ciò che funziona oggi potrebbe non funzionare domani. Ecco perché è importante disporre di un flusso di lavoro sui social media affidabile, che ti consenta di mantenere la tua strategia di contenuti organizzata ed efficace.
Non esiste una soluzione valida per tutte le aziende, ma esistono alcune best practice che possono aiutarti a creare un flusso di lavoro sui social media adatto alle tue esigenze. Eccone otto che puoi implementare per creare un flusso di lavoro sui social media semplificato e di successo.
Che cos'è un flusso di lavoro per i social media?
Un flusso di lavoro sui social media è un sistema per gestire la creazione, la pubblicazione e la promozione dei tuoi post sui social media. Gestito da diversi membri del team social media, include tutti i passaggi coinvolti nella creazione, preparazione, pubblicazione e promozione dei tuoi contenuti, dall'ideazione all'analisi.
I migliori flussi di lavoro per i social media sono flessibili e adattabili; possono essere modificati secondo necessità per adattarsi al panorama in evoluzione. Dovrebbero anche essere facili da usare e da comprendere per aiutare il tuo team a gestire le attività sui social media nel modo più efficiente possibile.
I vantaggi di un flusso di lavoro ottimizzato per i social media
La gestione del flusso di lavoro sui social media offre numerosi vantaggi, tra cui:
- Semplifica il processo di creazione dei contenuti, facendoti risparmiare tempo prezioso.
- Garantisce che tutti i tuoi contenuti siano di alta qualità, privi di errori e di grande impatto.
- Ti aiuta a misurare meglio i risultati delle tue campagne sui social media.
- L'allocazione delle risorse diventa molto più semplice
- Previene la ridondanza e la duplicazione del lavoro richiesto
Ora, prima di approfondire le pratiche specifiche relative al flusso di lavoro sui social media, esaminiamo alcuni aspetti generali da tenere a mente per iniziare:
- Semplifica. L'ultima cosa che desideri è un sistema complicato e bizantino che nessuno capisce o sa come utilizzare. Mantieni il flusso di lavoro sui social media il più semplice possibile, in modo che sia facile da utilizzare per tutti i membri del tuo team.
- Rendilo flessibile e adattabile. Il tuo flusso di lavoro sui social media dovrebbe essere sufficientemente flessibile da adattarsi al panorama in continua evoluzione dei social media e del tuo team. Dovrebbe essere facile aggiungere nuovi passaggi o rimuovere quelli non necessari, a seconda delle necessità.
- Automatizza dove possibile. L'automazione può aiutarti a risparmiare molto tempo e lavoro richiesto quando si tratta del flusso di lavoro dei social media. Cerca modi per automatizzare le attività ripetitive, come la pianificazione dei post o l'invio di promemoria.
- Utilizza modelli per i social media . I modelli di flusso di lavoro possono aiutarti a risparmiare tempo semplificando il processo di creazione dei contenuti. Creare modelli per i tipi di contenuti più diffusi, come i post dei blog o le infografiche, può aiutarti a creare i tuoi contenuti più rapidamente. Un buon modo per creare modelli è prendere i tuoi contenuti, cambiare lo sfondo della foto e salvarli per un uso futuro. Avrai così a disposizione una banca di elementi con cui potrai sperimentare o creare.
- Tieni traccia del tuo stato. Assicurati di effettuare il monitoraggio del tuo stato in modo da poter vedere cosa funziona e cosa no. Questo ti aiuterà a mettere a punto il tuo flusso di lavoro e la tua strategia sui social media e ad apportare le modifiche necessarie.
Ora che hai una comprensione generale dei flussi di lavoro sui social media, approfondiamo le best practice specifiche per crearne uno che funzioni per te e il tuo team.
8 best practice per creare un flusso di lavoro efficace sui social media
1. Stabilisci ruoli e responsabilità
Il primo passaggio nella creazione di un flusso di lavoro per i social media è stabilire chi sarà coinvolto e quali saranno i ruoli e le responsabilità di ciascuno. Questo ti aiuterà ad assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e conoscano il proprio ruolo e il proprio contributo nel processo.
Ecco alcuni ruoli che possono collaborare nella gestione dei social media:
- Social media manager: i social media manager sono responsabili della gestione delle attività quotidiane dei canali social, della creazione di strategie efficaci per i social media e della garanzia di un flusso di lavoro fluido per il team. Ciò può includere attività quali la pubblicazione di contenuti, la risposta ai commenti e il monitoraggio delle analisi (anche se, ancora una volta, ciò dipende in gran parte dall'organizzazione).
- Autore di contenuti: questo ruolo è destinato a coloro che aiutano a dare vita alle idee di contenuto e a creare contenuti per i team di marketing. Non deve necessariamente limitarsi ai contenuti dei social media, poiché possono anche riutilizzare altri contenuti, come i post dei blog, per i social media. Un esempio potrebbe essere quello di suddividere un post del blog in piccoli pezzi per le storie di Instagram.
- Community manager: il community manager è responsabile della creazione di una community. Lo fa moderando gli account sui social media, contribuendo a creare una forte presenza sui social media e interagendo con la community. È responsabile di instaurare un rapporto con il pubblico su più piattaforme, rispondere a commenti e messaggi, monitorare i sentimenti negativi e rispondere alle domande, il tutto utilizzando la voce del marchio.
- Designer: i designer creano contenuti visivi per i post sui social e possono anche essere coinvolti nelle riprese e nella modifica dei video. Per una maggiore efficienza, un designer deve essere in sincronia con il copywriter e l'autore di contenuti e, nella maggior parte delle organizzazioni, questi due ruoli sono altamente simbiotici.
- Analista: l'analista è responsabile dell'analisi delle prestazioni di ciascuna campagna sui social media e delle iniziative di marketing. Ciò include attività quali il monitoraggio delle metriche, lo svolgimento di ricerche, la fornitura di dati chiave al tuo team e la redazione di rapporti.
Non tutti questi ruoli saranno rilevanti per ogni azienda, quindi dovrai adattare il tuo team alle tue esigenze specifiche. Una volta stabilito chi sarà coinvolto, è il momento di iniziare a creare il tuo flusso di lavoro per i contenuti dei social media.
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E nelle situazioni specifiche?
Ci sono alcune situazioni specifiche che potresti dover prendere in considerazione quando crei il tuo flusso di lavoro sui social media. Ecco alcuni esempi:
- Se lavori con più membri del team, dovrai stabilire chi è responsabile di ciascuna attività. Questo punto meritava di essere ribadito perché molti team che si occupano di social media trascurano questo aspetto e non prestano la dovuta attenzione alla divisione delle responsabilità.
- Quando collabori con fornitori esterni, dovrai stabilire linee guida chiare per il loro lavoro: scadenze, risultati attesi, aspettative e così via. Queste linee guida devono includere anche aspetti quali il tono e lo stile del marchio. Poche cose richiedono più tempo e riducono la produttività quanto dover costantemente modificare e supervisionare i contenuti per garantire la coerenza del marchio.
- Probabilmente lavorerai con più account social, quindi dovrai stabilire flussi di lavoro separati per ciascuno di essi. Questo non significa creare un flusso di lavoro completo per ogni account, ma piuttosto tenere conto delle specificità di ciascuna pagina. Una pagina di supporto clienti non avrà gli stessi requisiti di, ad esempio, una pagina dedicata al marchio.
E per quanto riguarda gli aspetti legali, le risorse umane e gli altri stakeholder? Quando dovrebbero essere coinvolti?
Questa sezione tratterà i processi di approvazione più che il flusso di lavoro dei social media in sé, ma merita comunque alcune precisazioni.
Quindi, le risorse umane e l'ufficio legale dovrebbero essere coinvolti nel tuo flusso di lavoro? Tutto dipende dalle dimensioni dell'organizzazione, dagli obiettivi condivisi dell'intera organizzazione e dalla portata dei contenuti. Se l'obiettivo dei contenuti è il branding del datore di lavoro, allora le risorse umane dovrebbero sicuramente essere coinvolte fin dall'inizio, grazie alla loro esperienza e conoscenza dell'organizzazione. L'ufficio legale dovrebbe intervenire per garantire che i contenuti siano sicuri dal punto di vista del copyright e legalmente validi.
2. Pianifica in anticipo: sappi cosa vuoi pubblicare e quando
La best practice successiva riguarda il piano. Dovresti avere delle idee iniziali sul tipo di contenuti che desideri pubblicare e sapere quando pubblicarli in modo tempestivo. Questo ti aiuterà a rimanere organizzato, in linea con gli obiettivi e preparato.
Da fare, dovrai creare un calendario dei contenuti. Un calendario dei social media è uno strumento che ti aiuta a pianificare e programmare i tuoi contenuti. Può essere semplice come un foglio di calcolo o uno strumento online come Google Calendar o una vista Calendario in ClickUp.
Utilizza il modello di gestione dei contenuti ClickUp per creare viste del calendario dei contenuti per tutto il tuo team di marketing. Fornisci viste specifiche per il team addetto alle e-mail, ai social media e al blog, in modo che tutti possano utilizzarle separatamente, ma anche avere una visione d'insieme del calendario dei contenuti completo.
Approfondiremo questo argomento più avanti nell'articolo, ma per ora ecco alcuni suggerimenti per creare un calendario dei contenuti:
- Inizia con un brainstorming di idee per il contenuto dei social media. Questi possono includere post di blog, immagini, infografiche o video.
- Una volta che hai alcune idee, inizia a stabilire la Sequenza e pianifica quando desideri pubblicarle. Prendi in considerazione aspetti quali il ciclo delle notizie, le festività e altri eventi che potrebbero influire sui tuoi contenuti.
- Una volta definito un piano, puoi iniziare ad assegnare le attività per creare contenuti e programmare i post sui social media nel tuo calendario social e altri contenuti visivi. Ciò può includere la scrittura di post per il blog, la progettazione di immagini per diverse piattaforme social o la realizzazione di video.
- Assicurati di lasciare un po' di flessibilità nel tuo calendario. Le cose cambiano e potresti dover modificare i tuoi piani. È sempre una buona idea lasciare un po' di margine di manovra per alcuni eventi di cui non eri a conoscenza. Supponiamo che sia il 7 agosto e scopri che l'8 agosto è la Giornata internazionale del gatto, ma il Calendario è pieno di post relativi al marchio. Non vorrai davvero essere quella persona che deve fare i salti mortali per inserire alcune foto di gatti carini tra i post relativi al marchio, giusto?
3. Crea la tua strategia per i social media basandoti sul tuo flusso di lavoro
Le strategie sui social media vengono create in base al flusso di lavoro di un team e non viceversa. In sostanza, prima di abbozzare una strategia è necessario considerare aspetti logistici quali la creazione, la distribuzione e il monitoraggio dei contenuti. Il motivo è piuttosto semplice: in questo modo sarai in grado di creare una strategia su misura per le esigenze, i punti di forza e i limiti del tuo team.
L'esempio più semplice in questo senso sarebbe pianificare un'iniziativa di contenuti fortemente visivi senza disporre della larghezza di banda necessaria per supportarla. "Larghezza di banda" non significa necessariamente X numero di designer per Y quantità di risorse visive. Purtroppo, non esiste una formula per questo. Significa anche lavorare con copywriter, editori, approvatori e così via. Ricordi la simbiosi tra designer e copywriter di cui ho parlato prima? Anche in questo caso ha un ruolo importante.
Ora, per quanto riguarda alcuni consigli generali per creare una strategia sui social media basata sul tuo flusso di lavoro, ecco cosa dovresti tenere a mente:
- Definisci i tuoi obiettivi: cosa vuoi ottenere con la tua strategia sui social media?
- Ricerca il tuo pubblico: chi stai cercando di raggiungere con la tua strategia?
- Scegli le piattaforme giuste: su quali canali social dovresti concentrarti e come utilizzerai ciascuno di essi per le campagne social?
- Crea contenuti coinvolgenti: che tipo di contenuti risuoneranno con il tuo pubblico e come creerai i post?
- Pianifica la tua distribuzione: come farai arrivare i tuoi contenuti social al tuo pubblico?
- Monitoraggio e adeguamento. : Come effettuerai il monitoraggio e la misurazione dell'esito positivo delle tue campagne di social media marketing?
Come buon punto di partenza, l'immagine sottostante mostra alcune delle domande che potresti porti quando sviluppi la tua strategia sui social media:
4. Conosci le tue piattaforme social
Quando si parla di social media, ci sono molte piattaforme diverse tra cui scegliere. Ogni piattaforma ha i suoi punti di forza e di debolezza, quindi prima di iniziare a creare i tuoi contenuti per i social media, devi scegliere la piattaforma giusta per la tua strategia.
Ecco alcuni aspetti da considerare nella scelta di una piattaforma social media:
- Obiettivi: Cosa vuoi ottenere con la tua strategia sui social media? Conversioni? Brand awareness? Lead generation? Ad esempio, se il tuo obiettivo è aumentare le conversioni, Twitter potrebbe non essere la piattaforma giusta. Oppure potrebbe esserlo, a seconda di chi lo chiedi.
- Pubblico: chi stai cercando di raggiungere con la tua strategia sui social media? Il tuo pubblico di riferimento frequenta Twitter o LinkedIn? O forse Reddit?
- Contenuti: Quali tipi di contenuti riscuoteranno maggiore successo presso il tuo pubblico? Infografiche? White paper? Post sui blog? Infografiche, white paper e post sui blog vengono condivisi come Storie di Instagram.
Questo processo di riflessione ti risparmierà molti grattacapi nel lungo periodo. Per quanto possa essere allettante essere ovunque, un team può produrre solo una quantità limitata di contenuti di alta qualità. Non disperdere troppo le tue energie: concentrati sui punti di forza del tuo team e sui luoghi che conosci frequentati dal tuo pubblico di riferimento.
5. Utilizza uno strumento di gestione dei social media per pianificare i post
E ora arriviamo a una delle parti migliori del nostro blog guardiamo avanti e notiamo che manca ancora più della metà dell'articolo: la logistica della pubblicazione sui social media!
Si potrebbe dire che la pianificazione dei post è uno dei pilastri di un solido flusso di lavoro sui social media, e per una buona ragione. La più ovvia è che, in questo modo, potrai garantire che i tuoi contenuti siano coerenti e pubblicati regolarmente. Ha perfettamente senso, non è vero?
Planable per la gestione dei social media
Sebbene alcune piattaforme supportino la pianificazione dei contenuti in modo nativo, esistono ottime ragioni per utilizzare uno strumento dedicato alla gestione dei social media come Planable. Questo perché uno strumento di pianificazione consente di programmare i post per tutte le tue pagine in un unico posto, invece di dover accedere a ciascuna piattaforma e farlo manualmente.
Inoltre, programmare i tuoi post in anticipo è un ottimo modo per garantire che i tuoi contenuti siano coerenti e pubblicati regolarmente. Tuttavia, è importante ricordare che dovresti anche essere pronto a pubblicare in tempo reale inserisci aneddoto sulla Giornata internazionale del gatto.
In che modo Planable può aiutarti a creare il flusso di lavoro perfetto? In molti modi, ma per ora concentriamoci su due aspetti: il sistema di approvazione e le funzionalità/funzioni di collaborazione di Planable.
Planable offre 4 flussi di lavoro di approvazione (Nessuno, Opzionale, Obbligatorio e Multilivello) progettati per adattarsi a team di tutte le dimensioni. Questo sistema di approvazione garantisce che nessun contenuto venga pubblicato prima di essere pronto al 100% e che raggiunga i responsabili delle decisioni pertinenti prima di essere rilasciato al pubblico. Può fare la differenza tra un post bloccato in un limbo di approvazione e uno pubblicato in tempo.
Poi ci sono le funzionalità di collaborazione. Poiché Planable imita l'aspetto e il flusso dei social media, i feedback vengono visualizzati proprio accanto ai post che richiedono attenzione sotto forma di commenti e risposte. Qui puoi taggare i membri del team e i clienti per condividere le loro opinioni e inserire risorse (immagini, testi, ecc.).
ClickUp per ottimizzare le operazioni relative ai contenuti e effettuare il monitoraggio delle campagne
Un altro strumento altrettanto valido per sviluppare un flusso di lavoro ottimizzato per il team dei social media è ClickUp. ClickUp è uno strumento di project management che aiuta i team a rimanere organizzati ed efficienti. Offre ai membri del team un luogo in cui effettuare il monitoraggio del proprio lavoro, comunicare tra loro e collaborare ai progetti.
ClickUp fornisce anche strumenti per gestire le scadenze, assegnare attività e effettuare il monitoraggio dello stato. Con le sue funzionalità flessibili e l'interfaccia intuitiva, ClickUp semplifica la gestione di qualsiasi progetto, grande o piccolo che sia. Puoi anche utilizzare i loro modelli pronti all'uso e personalizzabili per migliorare il tuo attuale flusso di lavoro sui social media. Nel complesso, è un ottimo strumento da utilizzare in combinazione con Planable per creare un flusso di lavoro infallibile per il tuo team.
6. Non saltare il processo di approvazione
È importante disporre di un processo di approvazione all'interno del flusso di lavoro dei social media. Ciò è particolarmente vero se lavori con un team. Grazie a un flusso di lavoro di approvazione coerente, potrai garantire che tutti i tuoi contenuti siano di alta qualità e in linea con il marchio.
Ci sono alcuni aspetti da considerare quando si crea un processo di approvazione:
- Chi dovrebbe essere coinvolto?
- In quale momento dovrebbe avvenire il processo di approvazione?
- In che modo il processo di approvazione ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi?
Chi dovrebbe essere coinvolto nel processo di approvazione?
La risposta a questa domanda varia a seconda del tuo team e dei tuoi obiettivi. Tuttavia, ci sono alcune figure chiave che dovrebbero sempre essere coinvolte:
- Autore di contenuti/copywriter: Ovvio, no? Questa persona dovrebbe essere coinvolta nel processo di approvazione per garantire che i contenuti soddisfino tutti i requisiti.
- Un esperto in materia: per fornire feedback sull'accuratezza dei contenuti. Particolarmente utile nelle campagne delicate e ad alto rischio o quando ci sono molti contenuti da pubblicare e che richiedono una revisione approfondita.
- Un editor: garantisce che i contenuti siano privi di errori e, in alcuni casi, in linea con il marchio.
- Il responsabile finale delle decisioni (approvatore): la persona che garantisce che i contenuti siano conformi alla politica aziendale e che dà il proprio benestare sui contenuti.
7. Stabilisci linee guida chiare per la pubblicazione dei post
Per quanto riguarda i social media, è importante avere linee guida chiare per la pubblicazione dei post. Ciò è particolarmente vero se lavori con un team. Grazie alle linee guida per la pubblicazione dei post, potrai garantire che tutti i tuoi contenuti siano di alta qualità, rispettino la politica aziendale e rispecchino il tono del marchio.
Alcuni aspetti da considerare quando si creano le linee guida per la pubblicazione:
- Quale tono di voce utilizzare?
- Quali argomenti dovrebbero essere trattati?
- Quali tipi di contenuti dovrebbero essere pubblicati?
- Con quale frequenza dovrebbero essere pubblicati i contenuti?
8. Considera i diagrammi del flusso di lavoro
In alternativa, potresti anche prendere in considerazione un diagramma del flusso di lavoro sui social media. Il bello dei diagrammi di processo è che non solo delineano le attività che compongono un processo (come un elenco di attività da fare con un inizio e una fine), ma possono anche aiutarti a visualizzare i dati e i post sui social media, i percorsi decisionali e persino le attività cardine di un determinato processo.
Fantastico, vero?
E la visualizzazione è solo uno dei tanti vantaggi. Questa documentazione può aiutare tutte le persone coinvolte a comprendere il processo e a consultarla ogni volta che è necessario per velocizzare le operazioni.
Sei pronto a far funzionare il tuo flusso di lavoro?
Un flusso di lavoro sui social media è (e dovrebbe sempre essere) una parte fondamentale di qualsiasi strategia sui social media.
Ricordati di definire ruoli chiari, stabilire linee guida precise e creare sempre la tua strategia per i social media in base al tuo flusso di lavoro, al meglio delle tue capacità. Seguendo queste pratiche e utilizzando strumenti per il flusso di lavoro sui social media, potrai garantire che il tuo team fornisca contenuti rapidamente senza sacrificare la qualità.
Più specificamente, l'attenzione di Planable alla gestione dei social media e alla semplificazione dei processi di collaborazione, nonché le funzionalità e i modelli di project management sui social media di ClickUp.
Buon lavoro!
Marco Guiliani è un Content Marketer presso Planable, con esperienza nella scrittura di contenuti, SEO e copywriting.