Il panorama dei social media è in continua evoluzione. Ciò che funzionava ieri potrebbe non funzionare oggi, e ciò che funziona oggi potrebbe non funzionare domani. Ecco perché è importante disporre di un flusso di lavoro sui social media su cui poter contare per mantenere la tua strategia di contenuti organizzata ed efficace.
Non esiste una soluzione valida per tutte le aziende, ma ci sono alcune best practice che possono aiutarti a creare un flusso di lavoro sui social media adatto alle tue esigenze. Eccone otto che puoi mettere in pratica per creare un flusso di lavoro sui social media snello ed efficace.
Che cos’è un flusso di lavoro sui social media?
Un flusso di lavoro sui social media è un sistema per gestire la creazione, la pubblicazione e la promozione dei tuoi post sui social media. Gestito da diversi membri del team dedicato ai social media, comprende tutti i passaggi coinvolti nella creazione, preparazione, pubblicazione e promozione dei tuoi contenuti, dall’ideazione all’analisi.
I migliori flussi di lavoro sui social media sono flessibili e adattabili; possono essere modificati secondo necessità per adeguarsi a un contesto in continua evoluzione. Dovrebbero inoltre essere facili da usare e da comprendere, per aiutare il tuo team a gestire le attività sui social media nel modo più efficiente possibile.
I vantaggi di un flusso di lavoro ottimizzato per i social media
La gestione del flusso di lavoro sui social media offre numerosi vantaggi, tra cui:
- Semplifica il processo di creazione dei contenuti, facendoti così risparmiare tempo prezioso
- Assicura che tutti i tuoi contenuti siano di alta qualità, privi di errori e di grande impatto
- Ti aiuta a misurare meglio i risultati delle tue campagne sui social media
- L'allocazione delle risorse diventa molto più semplice
- Evita ridondanze e duplicazioni del lavoro richiesto
Ora, prima di approfondire le pratiche specifiche relative al flusso di lavoro sui social media, esaminiamo alcuni aspetti generali da tenere a mente per iniziare:
- Punta sulla semplicità. L’ultima cosa che vuoi è un sistema contorto e complicato che nessuno capisce o sa come utilizzare. Mantieni il tuo flusso di lavoro sui social media il più semplice possibile, in modo che sia facile da usare per tutti i membri del tuo team
- Rendilo flessibile e adattabile. Il tuo flusso di lavoro sui social media dovrebbe essere sufficientemente flessibile da adattarsi al panorama in continua evoluzione dei social media e al tuo team. Dovrebbe essere facile aggiungere nuovi passaggi o rimuovere quelli superflui, a seconda delle necessità
- Automatizza il più possibile. L’automazione può aiutarti a risparmiare molto tempo e lavoro richiesto quando si tratta del flusso di lavoro sui social media. Cerca modi per automatizzare le attività ripetitive, come la programmazione dei post o l’invio di promemoria
- Utilizza i modelli per i social media . I modelli di flusso di lavoro possono aiutarti a risparmiare tempo semplificando il processo di creazione dei contenuti. Creare modelli per i tipi di contenuti più diffusi, come i post del blog o le infografiche, può aiutarti a creare i tuoi contenuti più rapidamente. Un buon modo per creare modelli è prendere i tuoi contenuti, modificare lo sfondo o la foto e salvarli per un uso futuro. Avrai così a disposizione una banca di elementi con cui sperimentare o creare
- Tieni traccia dei tuoi progressi. Assicurati di effettuare il monitoraggio dei tuoi progressi in modo da poter capire cosa funziona e cosa no. Questo ti aiuterà a perfezionare il tuo flusso di lavoro e la tua strategia sui social media e ad apportare le modifiche necessarie.
Ora che hai una comprensione generale dei flussi di lavoro sui social media, approfondiamo le best practice specifiche per crearne uno adatto a te e al tuo team.
8 best practice per creare un flusso di lavoro efficace sui social media
1. Definisci i ruoli e le responsabilità
Il primo passaggio nella creazione di un flusso di lavoro per i social media consiste nel definire chi sarà coinvolto e quali saranno i ruoli e le responsabilità di ciascuno. Questo ti aiuterà a garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e conoscano il proprio ruolo e il proprio contributo nel processo.
Ecco alcuni ruoli che possono collaborare nella gestione dei social media:
- Social media manager: I social media manager sono responsabili della gestione delle attività quotidiane dei canali social, della creazione di strategie efficaci per i social media e della garanzia di un flusso di lavoro fluido per il team. Ciò può includere attività quali la pubblicazione di contenuti, la risposta ai commenti e il monitoraggio delle metriche (anche se, ancora una volta, ciò dipende in gran parte dall’organizzazione).
- Autore di contenuti: questo ruolo è destinato a chi contribuisce a dare vita alle idee di contenuto e a creare contenuti per i team di marketing. Non deve necessariamente limitarsi ai contenuti per i social media in senso stretto, poiché può anche riutilizzare altri contenuti, come i post del blog, per i social media. Un esempio potrebbe essere quello di suddividere un post del blog in brevi frammenti da pubblicare nelle storie di Instagram.
- Community manager: un community manager si occupa della creazione e della gestione della community. Lo fa moderando gli account sui social media, contribuendo a creare una forte presenza sui social e interagendo con la community. È responsabile di instaurare un rapporto con il pubblico su più piattaforme, rispondere a commenti e messaggi, monitorare eventuali sentimenti negativi e rispondere alle domande, il tutto utilizzando la voce del marchio.
- Designer: I designer creano contenuti visivi per i post sui social e possono anche essere coinvolti nelle riprese e nella modifica dei video. Per una maggiore efficienza, un designer deve essere in sincronia con il copywriter e l'autore di contenuti; nella maggior parte delle organizzazioni, questi due ruoli sono altamente complementari
- Analista: L'analista è responsabile dell'analisi delle prestazioni di ogni campagna sui social media e delle iniziative di marketing. Ciò include attività quali il monitoraggio delle metriche, lo svolgimento di ricerche, la fornitura di dati chiave al tuo team e la redazione di report.
Non tutti questi ruoli saranno rilevanti per ogni azienda, quindi dovrai adattare il tuo team alle tue esigenze specifiche. Una volta stabilito chi sarà coinvolto, è il momento di iniziare a creare il tuo flusso di lavoro per i contenuti sui social media.
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E in situazioni specifiche?
Ci sono alcune situazioni specifiche che potresti dover prendere in considerazione quando crei il tuo flusso di lavoro sui social media. Ecco alcuni esempi:
- Se lavori con più membri del team, dovrai stabilire chi è responsabile di ciascuna attività. Vale la pena ribadire questo punto perché molti team che si occupano di social media tendono a sorvolare su questo aspetto e non dedicano tutta l’attenzione necessaria alla ripartizione delle responsabilità
- Quando collabori con collaboratori esterni, dovrai stabilire linee guida chiare per il loro lavoro: scadenze, risultati attesi, aspettative e così via. Queste linee guida devono includere anche aspetti quali la voce e il tono del marchio. Poche cose richiedono più tempo e ostacolano la produttività quanto dover costantemente modificare e supervisionare i contenuti per garantire la coerenza del marchio
- Probabilmente dovrai gestire più account sui social media, quindi dovrai stabilire flussi di lavoro distinti per ciascuno di essi. Questo non significa creare un flusso di lavoro onnicomprensivo per ogni account, ma piuttosto che deve tenere conto (gioco di parole voluto) delle specificità di ciascuna pagina. Una pagina dedicata al supporto clienti non avrà le stesse esigenze, ad esempio, di una pagina dedicata al marchio
E per quanto riguarda l'ufficio legale, le risorse umane e le altre parti interessate? Quando dovrebbero essere coinvolte?
Questa sezione tratterà i processi di approvazione più che il flusso di lavoro sui social media in sé, ma merita comunque alcune precisazioni.
Quindi, i reparti Risorse Umane e Legale dovrebbero essere coinvolti nel tuo flusso di lavoro? Tutto dipende dalle dimensioni dell’organizzazione, dagli obiettivi condivisi dall’intera organizzazione e dall’ambito dei contenuti. Se l’obiettivo dei contenuti è l’employer branding, allora il reparto Risorse Umane dovrebbe sicuramente essere coinvolto fin dall’inizio, grazie alla sua competenza e conoscenza dell’organizzazione. Il reparto Legale dovrebbe intervenire per garantire che i contenuti siano protetti dal punto di vista del diritto d’autore e legalmente validi.
2. Pianifica in anticipo: stabilisci cosa vuoi pubblicare e quando
La prossima best practice riguarda il piano. Dovresti avere delle idee iniziali sul tipo di contenuti che desideri pubblicare e sapere quando pubblicarli al momento giusto. Questo ti aiuterà a rimanere organizzato, in linea con gli obiettivi e preparato.
Da fare, dovrai creare un calendario dei contenuti. Un calendario per i social media è uno strumento che ti aiuta a pianificare e programmare i tuoi contenuti. Può essere semplice come un foglio di calcolo o uno strumento online come Google Calendar o la vista Calendario in ClickUp.
Utilizza il modello di gestione dei contenuti di ClickUp per creare viste del calendario dei contenuti condivise con tutto il tuo team di marketing. Fornisci viste specifiche per i team che si occupano di email, social media e blog, in modo che possano utilizzarle separatamente, ma abbiano anche una visione d'insieme del calendario dei contenuti completo.
Ne parleremo più approfonditamente più avanti nell'articolo, ma per ora ecco alcuni consigli per creare un calendario dei contenuti:
- Inizia con un brainstorming di idee per il contenuto dei social media. Queste possono includere post sul blog, immagini, infografiche o video
- Una volta che avrai alcune idee, inizia a definire la sequenza e prepara un piano per quando desideri pubblicarle. Tieni conto di fattori quali il ciclo delle notizie, le festività e altri eventi che potrebbero influire sui tuoi contenuti
- Una volta definito un piano, potrai iniziare ad assegnare le attività per la creazione dei contenuti e programmare i post sui social media nel tuo calendario dei social, oltre ad altri contenuti visivi. Ciò può includere la scrittura di post per il blog, la progettazione di immagini per diverse piattaforme social o la realizzazione di video
- Assicurati di lasciare un po' di flessibilità nel tuo calendario. Le cose cambiano e potresti dover modificare i tuoi piani. È sempre una buona idea lasciare un po' di margine per eventi di cui non eri a conoscenza. Immagina che sia il 7 agosto e scopri che l’8 agosto è la Giornata internazionale del gatto, ma il Calendario è pieno di post relativi al marchio. Non vuoi certo essere quella persona che deve fare i salti mortali per infilare qualche foto carina di gatti tra i post relativi al marchio, vero?
3. Crea la tua strategia sui social media in base al tuo flusso di lavoro
Le strategie per i social media vengono elaborate in base al flusso di lavoro di un team e non viceversa. In sostanza, prima di delineare una strategia è necessario considerare aspetti logistici quali la creazione, la distribuzione e il monitoraggio dei contenuti. Il motivo è piuttosto semplice: in questo modo sarai in grado di creare una strategia su misura per le esigenze, i punti di forza e i limiti del tuo team.
L’esempio più semplice in questo senso sarebbe pianificare un’iniziativa di contenuti fortemente incentrata sulla grafica senza disporre delle risorse necessarie per fornirle l’assistenza necessaria. Per “risorse” non si intende necessariamente un numero X di designer per una quantità Y di risorse grafiche. Purtroppo, non esiste una formula per questo. Significa anche lavorare con copywriter, editor, responsabili delle approvazioni e così via. Ricordate la simbiosi tra designer e copywriter di cui ho parlato prima? Anche qui gioca un ruolo importante.
Ora, per quanto riguarda alcuni consigli generali su come creare una strategia per i social media basata sul tuo flusso di lavoro, ecco cosa dovresti tenere a mente:
- Definisci i tuoi obiettivi: Cosa vuoi ottenere con la tua strategia sui social media?
- Analizza il tuo pubblico: chi intendi raggiungere con la tua strategia?
- Scegli le piattaforme giuste: su quali canali social dovresti concentrarti e come intendi utilizzarli per le tue campagne social?
- Crea contenuti coinvolgenti: quale tipo di contenuto riscuoterà successo tra il tuo pubblico e come creerai i post?
- Pianifica la distribuzione: Come farai arrivare i tuoi contenuti sui social media al tuo pubblico?
- Monitoraggio e adeguamento: Come intendi effettuare il monitoraggio e misurare l'esito positivo delle tue campagne di social media marketing?
Come punto di partenza, l’immagine qui sotto mostra alcune delle domande che potresti porti quando sviluppi la tua strategia per i social media:
4. Conosci le tue piattaforme social
Quando si parla di social media, ci sono tantissime piattaforme tra cui scegliere. Ogni piattaforma presenta i propri punti di forza e di debolezza, quindi prima di iniziare a creare i tuoi contenuti per i social media, devi scegliere quella più adatta alla tua strategia.
Ecco alcuni aspetti da considerare nella scelta di una piattaforma social:
- Obiettivi: Cosa vuoi ottenere con la tua strategia sui social media? Conversioni? Notorietà del marchio? Generazione di lead? Ad esempio, se il tuo obiettivo è aumentare le conversioni, Twitter potrebbe non essere la piattaforma giusta. Oppure potrebbe esserlo, a seconda di chi lo chiedi.
- Pubblico: Chi vuoi raggiungere con la tua strategia sui social media? Il tuo pubblico di riferimento è su Twitter o LinkedIn? O forse su Reddit?
- Contenuti: Quale tipo di contenuto riscuoterà successo tra il tuo pubblico? Infografiche? White paper? Post sul blog? Infografiche, white paper e post sul blog vengono condivisi come Storie su Instagram
Questo approccio ti risparmierà molti grattacapi nel lungo periodo. Per quanto possa essere allettante essere ovunque, la quantità di contenuti di alta qualità che un team può produrre è limitata. Non disperdere troppo le energie: concentrati sui punti di forza del tuo team e sui canali in cui sai che si trova il tuo pubblico di riferimento.
5. Utilizza uno strumento di gestione dei social media per programmare i post
E ora arriviamo a una delle parti migliori del nostro blog guarda avanti e si accorge che manca ancora più della metà dell’articolo: la logistica della pubblicazione sui social media!
Si potrebbe dire che la pianificazione dei post sia uno dei pilastri di un solido flusso di lavoro sui social media, e a ragione. Il motivo più ovvio è che, così facendo, potrai garantire che i tuoi contenuti siano coerenti e pubblicati con regolarità. Ha perfettamente senso, non è vero?
Planable per la gestione dei social media
Ora, sebbene alcune piattaforme supportino nativamente la pianificazione dei contenuti, ci sono ottimi motivi per utilizzare uno strumento dedicato alla gestione dei social media come Planable. Questo perché uno strumento di pianificazione ti permette di programmare i post per tutte le tue pagine da un unico posto, invece di dover accedere a ciascuna piattaforma e farlo manualmente.
Inoltre, programmare i post in anticipo è un ottimo modo per garantire che i tuoi contenuti siano coerenti e pubblicati con regolarità. Tuttavia, è importante ricordare che dovresti anche essere pronto a pubblicare in tempo reale inserisci un aneddoto sulla Giornata internazionale del gatto.
In che modo Planable può aiutarti a creare il flusso di lavoro perfetto? In molti modi, ma per ora concentriamoci su due aspetti: il sistema di approvazione e le funzionalità/funzioni di collaborazione di Planable.
Planable offre 4 flussi di lavoro di approvazione (Nessuno, Facoltativo, Obbligatorio e Multilivello) progettati per adattarsi a team di qualsiasi dimensione. Questo sistema di approvazione garantisce che nessun contenuto venga pubblicato prima di essere pronto al 100% e che raggiunga i responsabili delle decisioni competenti prima di essere diffuso al pubblico. Può fare la differenza tra un post bloccato in un limbo di approvazione e uno pubblicato in tempo.
Poi ci sono le funzionalità di collaborazione. Poiché Planable riproduce l’esperienza e il flusso dei social media, il feedback viene visualizzato proprio accanto ai post che richiedono attenzione, sotto forma di commenti e risposte. Lì puoi taggare i membri del team e i clienti per condividere le loro opinioni e allegare risorse (immagini, testi, qualsiasi cosa).
ClickUp per ottimizzare la gestione dei contenuti e effettuare il monitoraggio delle campagne
Un altro strumento altrettanto valido per sviluppare un flusso di lavoro ottimizzato per il team dei social media è ClickUp. ClickUp è uno strumento di project management che aiuta i team a rimanere organizzati ed efficienti. Offre ai membri del team uno spazio in cui effettuare il monitoraggio del proprio lavoro, comunicare tra loro e collaborare ai progetti.
ClickUp offre inoltre strumenti per gestire le scadenze, assegnare attività e effettuare il monitoraggio dei progressi. Grazie alle sue funzionalità flessibili e all’interfaccia intuitiva, ClickUp semplifica la gestione di qualsiasi progetto, grande o piccolo che sia. Puoi anche utilizzare i suoi modelli pronti all’uso e personalizzabili per migliorare il tuo attuale flusso di lavoro sui social media. Nel complesso, è un ottimo strumento da utilizzare in combinazione con Planable per creare un flusso di lavoro infallibile per il tuo team.
6. Non tralasciare il processo di approvazione
È importante prevedere un processo di approvazione all’interno del tuo flusso di lavoro sui social media. Ciò è particolarmente vero se lavori con un team. Grazie a un flusso di lavoro di approvazione coerente, potrai garantire che tutti i tuoi contenuti siano di alta qualità e in linea con l’immagine del marchio.
Ci sono alcuni aspetti da considerare quando si crea un processo di approvazione:
- Chi dovrebbe essere coinvolto?
- In quale fase dovrebbe avvenire il processo di approvazione?
- In che modo il processo di approvazione ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi?
Chi dovrebbe essere coinvolto nel processo di approvazione?
La risposta a questa domanda varia a seconda del tuo team e dei tuoi obiettivi. Tuttavia, ci sono alcune figure chiave che dovrebbero sempre essere coinvolte:
- Autore di contenuti/copywriter: Ovvio, vero? Questa figura dovrebbe essere coinvolta nel processo di approvazione per garantire che i contenuti soddisfino tutti i requisiti.
- Un esperto in materia: per fornire un feedback sull’accuratezza dei contenuti. Particolarmente utile nelle campagne delicate e di grande importanza o quando ci sono molti contenuti da pubblicare che richiedono una revisione approfondita
- Un editor di bozze: si assicura che i contenuti siano privi di errori e, in alcuni casi, in linea con l’immagine del marchio
- Il responsabile della decisione finale (approvatore): la persona che garantisce che i contenuti siano conformi alla politica aziendale e che ne dia l'approvazione definitiva
7. Stabilisci linee guida chiare per la pubblicazione dei post
Per quanto riguarda i social media, è importante disporre di linee guida chiare per la pubblicazione dei post. Ciò è particolarmente vero se lavori con un team. Grazie a queste linee guida, potrai garantire che tutti i tuoi contenuti siano di alta qualità, rispettino la politica aziendale e rispecchino il tono del marchio.
Alcuni aspetti da considerare quando si creano le linee guida per la pubblicazione:
- Quale tono di voce è opportuno utilizzare?
- Quali argomenti dovrebbero essere trattati?
- Quali tipi di contenuti dovrebbero essere pubblicati?
- Con quale frequenza è consigliabile pubblicare i contenuti?
8. Prendi in considerazione i diagrammi di flusso di lavoro
In alternativa, potresti anche prendere in considerazione un diagramma del flusso di lavoro sui social media. Il vantaggio dei diagrammi di processo è che non solo delineano le attività che compongono un processo (come un elenco di cose da fare con un inizio e una fine), ma possono anche aiutarti a visualizzare dati e post sui social media, percorsi decisionali e persino le attività cardine di un determinato processo.
Fantastico, vero?
E la visualizzazione è solo uno dei tanti vantaggi. Questa documentazione può aiutare tutte le persone coinvolte a comprendere il processo e a consultarla ogni volta che è necessario per accelerare i tempi.
Sei pronto a far sì che il tuo flusso di lavoro "lavori" per te?
Un flusso di lavoro sui social media è (e dovrebbe sempre essere) una parte fondamentale di qualsiasi strategia sui social media.
Ricordati di definire ruoli chiari, stabilire linee guida precise e, per quanto possibile, basare sempre la tua strategia sui social media sul tuo flusso di lavoro. Seguendo queste best practice e avvalendoti di strumenti dedicati al flusso di lavoro sui social media, potrai garantire che il tuo team produca contenuti rapidamente senza comprometterne la qualità.
Più in particolare, l’attenzione specifica di Planable alla gestione dei social media e all’ottimizzazione dei processi di collaborazione, nonché le funzionalità e i modelli di project management sui social media offerti da ClickUp.
Buon lavoro!
Marco Guiliani è un Content Marketer presso Planable, con competenze nella redazione di contenuti, nella SEO e nel copywriting.