Ammettiamolo: le riunioni di consulenza possono essere un'arma a doppio taglio. Se condotte nel modo giusto, fanno avanzare i progetti. Ma quando sono poco chiare o disorganizzate, fanno perdere tempo ed energia. 🪫
Sei qui perché sai che esiste un modo migliore, che riflette l'alta posta in gioco e le sfumature del lavoro di consulenza.
Le riunioni di consulenza non servono solo alla condivisione di aggiornamenti: sono il luogo in cui si costruisce la fiducia, si scoprono nuove intuizioni e si prendono decisioni che hanno un impatto diretto sui risultati aziendali.
Dalle chiamate esplorative alle interviste con le parti interessate, dai workshop sulle soluzioni alle revisioni dell'implementazione, ogni riunione ha uno scopo unico e il tuo approccio deve essere adeguato.
In questo post del blog, discuteremo come pianificare, condurre e dare seguito alle riunioni in modo da massimizzare l'efficienza e lasciare tutti chiari su ciò che verrà dopo.
Ricarichiamo le sessioni con i tuoi client. 🔌
Cosa sono le riunioni di consulenza?
Le riunioni di consulenza sono conversazioni strutturate in cui consulenti e clienti si allineano sugli obiettivi, individuano i problemi, valutano le soluzioni, forniscono consigli e promuovono i risultati aziendali. A differenza delle riunioni interne del team, queste discussioni spesso riguardano il processo decisionale strategico, la raccolta di informazioni operative e la gestione delle parti interessate, il tutto in un lasso di tempo limitato.
Sono opportunità per influenzare la direzione, costruire fiducia e dimostrare il tuo valore con ogni interazione.
Queste riunioni aiutano a:
- Stabilisci fin dall'inizio una comunicazione chiara con i client i
- Fornisci informazioni utili per portare avanti i progetti
- Crea fiducia e rafforza la relazione tra client e consulente
- Garantite l'allineamento su obiettivi e strategie per gestire meglio le aspettative dei client
- Risparmia tempo e risorse grazie a una pianificazione efficiente
🧠 Curiosità: La parola "riunione" risale al XIV secolo, deriva dal medio inglese e significa "riunirsi"
Tipi di riunioni di consulenza
Le riunioni di consulenza possono assumere varie forme, ciascuna progettata per ottenere risultati specifici. Ecco una panoramica dei tipi più comuni di riunioni di consulenza in e di come possono aiutarti ad andare avanti. ⏩
Chiamate di scoperta
La chiamata di scoperta getta le basi per l'intera relazione di consulenza. Poni domande mirate per scoprire sia le esigenze evidenti che quelle nascoste del client.
Ad esempio, quando lavori con un'azienda manifatturiera alle prese con la gestione dell'inventario, potresti scoprire che il vero problema deriva da problemi di previsione piuttosto che dalla logistica di magazzino.
Durante questa chiamata, quantifichi l'impatto finanziario delle loro sfide ("Il tuo approccio attuale costa circa 2,3 milioni di dollari all'anno in eccedenze di magazzino") e proponi passaggi specifici, come una sessione di mappatura dei processi che offre valore indipendentemente dal fatto che ti ingaggino ulteriormente.
Interviste agli stakeholder
Le interviste agli stakeholder consentono di ottenere punti di vista cruciali da persone che influenzano l'esito positivo del progetto.
In un progetto di trasformazione digitale, incontri individualmente il direttore operativo, che ti rivela i precedenti fallimenti nell'implementazione, risultati dalla resistenza del personale in prima linea e non da problemi tecnici. Costruisci un rapporto riconoscendo la loro esperienza e raccogliendo informazioni sulle dinamiche organizzative.
Queste interviste spesso portano alla luce informazioni critiche assenti dalla documentazione ufficiale, come processi di approvazione informali o regole non scritte che avranno un impatto sulla progettazione della soluzione.
Workshop sulla progettazione di soluzioni
Il workshop di progettazione della soluzione trasforma i concetti della proposta di progetto in piani attuabili attraverso la creazione collaborativa.
Quando sviluppi un nuovo modello di assistenza clienti per un istituto finanziario, faciliti esercizi in cui i membri del team del client mappano il percorso ideale del cliente. Il workshop crea titolarità poiché i partecipanti vedono le loro idee incorporate in tempo reale.
Documenta visivamente le decisioni su lavagne online, assegnando responsabilità chiare prima che i partecipanti lascino la stanza.
🔍 Lo sapevi? Anche gli astronauti hanno bisogno di riunioni. Organizzano riunioni virtuali per rimanere in contatto con il controllo missione mentre sono nello spazio.
Revisioni dell'implementazione
Le revisioni dell'implementazione risolvono gli ostacoli mantenendo lo stato di avanzamento.
Esamina lo stato di avanzamento rispetto alle attività cardine, identifica gli ostacoli emergenti e apporta modifiche in tempo reale per mantenere lo slancio. Punti di controllo strutturati come questi aiutano a evitare che piccoli problemi diventino ostacoli insormontabili.
Una revisione dell'implementazione dell'analisi dei dati di vendita al dettaglio potrebbe rivelare che l'adozione della dashboard è inferiore del 40% rispetto ai traguardi prefissati a causa di problemi di prestazioni. La riunione passa immediatamente a dare priorità alle correzioni tecniche, alla creazione di soluzioni di reportistica provvisorie e all'adeguamento dell'approccio formativo, il tutto documentato con chiara titolarità e scadenze.
Workshop sul trasferimento delle conoscenze
I workshop di trasferimento delle conoscenze rafforzano l'autosufficienza dei client e garantiscono la sostenibilità delle soluzioni. Queste sessioni strutturate trasformano le competenze dei consulenti in capacità organizzative attraverso esercitazioni pratiche e una documentazione completa.
Il workshop è strutturato in modo da passare dalla dimostrazione alla pratica guidata fino all'esecuzione indipendente con un coinvolgimento sempre minore del consulente.
In un progetto di ottimizzazione della catena di fornitura, i membri del team mettono in pratica nuove tecniche di previsione dell'inventario con i loro dati reali, mentre i consulenti forniscono feedback in tempo reale. La documentazione cattura sia i processi che i principi sottostanti, consentendo l'adattamento a scenari futuri.
💡 Suggerimento: Per migliorare la gestione dei clienti, offri un valore costante durante tutto il rapporto. Contatta regolarmente i clienti per assicurarti che siano soddisfatti e verificare lo stato di avanzamento del lavoro. Affronta rapidamente eventuali problemi e offri soluzioni prima che si aggravino.
📮ClickUp Insight: quasi l'88% dei partecipanti al nostro sondaggio ora si affida a strumenti di IA per semplificare e accelerare le attività personali. Vuoi ottenere gli stessi vantaggi sul lavoro? ClickUp è qui per aiutarti! ClickUp Brain, l'assistente IA integrato di ClickUp, può aiutarti a migliorare la produttività del 30% con meno riunioni, riepiloghi rapidi generati dall'IA e attività automatizzate.
Elementi chiave per una riunione di consulenza di esito positivo
Una riunione di consulenza di esito positivo non è frutto del caso. Richiede una pianificazione chiara, obiettivi definiti e un lavoro mirato per garantire che ogni minuto sia sfruttato al meglio.
Ecco gli elementi essenziali che rendono le riunioni produttive ed efficaci con :
- Programma della riunione chiaro distribuito in anticipo con argomenti specifici, tempistiche e risultati attesi per ogni segmento
- Pacchetto di preparazione pre-riunione contenente dati rilevanti, informazioni di base e domande mirate che i partecipanti dovrebbero prendere in considerazione
- Seleziona strategicamente i partecipanti: invita i responsabili delle decisioni e gli esperti in materia e mantieni ristretto l'elenco degli invitati
- Ruoli stabiliti per la riunione: designazione di un facilitatore, un cronometrista, un segretario e un responsabile delle decisioni prima dell'inizio della discussione
- Inquadramento strutturato del problema che definisce la sfida specifica prima di passare alle potenziali soluzioni
- Strumenti visivi collaborativi come lavagne online o documenti condivisi per catturare e organizzare le idee in tempo reale
- Tecniche di facilitazione attiva che bilanciano la partecipazione, impediscono il predominio delle voci più autorevoli e stimolano prospettive diverse
- I meccanismi decisionali sono chiaramente definiti in anticipo (consenso, maggioranza, scelta del leader) per evitare risultati ambigui
- Conclusione orientata all'azione che documenta i passaggi specifici successivi, i responsabili, le scadenze e i criteri di esito positivo
- Documentazione di follow-up immediata distribuita entro 24 ore, che riporta decisioni, motivazioni e impegni
- Meccanismo di feedback per il miglioramento continuo dell'efficacia delle riunioni e un approccio consultivo
⚙️ Bonus: Molti consulenti si affidano a modelli di consulenza per un onboarding dei client senza stress e per mantenere un approccio professionale e organizzato.
Come prepararsi per una riunione di consulenza
Una riunione di consulenza produttiva inizia molto prima di sedersi con il cliente. È necessario un programma efficace per la riunione, un sistema di pianificazione efficiente e una ricerca ben organizzata per garantire che la discussione rimanga in carreggiata.
Invece di destreggiarti tra più strumenti, ClickUp, l'app per tutto il lavoro, riunisce tutto in un unico posto.
Dalla strutturazione dei programmi alla sincronizzazione dei calendari e all'organizzazione della ricerca, ClickUp Meetings semplifica l'intero processo di preparazione.
Scopriamo come le sue funzionalità/funzioni ti aiutano a preparare e aggiungere più valore alle tue riunioni. 👀
Pianifica la tua discussione con un programma
Una riunione di consulenza senza un programma è un'occasione persa.
Il modello di programma ClickUp " " mantiene le riunioni di consulenza in linea con gli obiettivi fornendo una struttura chiara per organizzare le discussioni. Delinea i punti chiave come gli obiettivi, gli argomenti di discussione e gli elementi di azione, assicurando che tutti sappiano cosa ci si aspetta.
Puoi trascinare e rilasciare le riunioni nelle fasce orarie disponibili, bloccare il tempo di preparazione intorno alle sessioni chiave ed evitare conflitti di pianificazione tra più client.
Supponiamo che tu stia lavorando su tre progetti sovrapposti. Puoi visualizzare tutte le riunioni per client, impegno o team, in modo da essere sempre preparato e non avere mai impegni in eccesso.
Il modello include anche uno spazio per prendere note e annotare decisioni, aiutandoti a monitorare lo stato di avanzamento e a dare seguito facilmente nelle riunioni future.
🧠 Curiosità: Il termine "agenda" deriva dalla parola latina agendum, che significa "cose da fare". Nel Medioevo, si riferiva a un elenco di elementi che dovevano essere completati durante una funzione religiosa o una riunione.
Visualizza i programmi senza sforzo
Il Calendario di ClickUp semplifica la pianificazione e il monitoraggio delle riunioni di consulenza senza i soliti avanti e indietro. Visualizza attività, scadenze e riunioni in un unico calendario interattivo, facilitando una migliore gestione del tempo.
Gli eventi possono essere spostati con una semplice azione di trascinamento, rendendo la riprogrammazione rapida e senza problemi.
Puoi visualizzare tutti gli appuntamenti in un layout visivo, in modo da tenere facilmente traccia delle riunioni in programma ed evitare sovrapposizioni. Ad esempio, un consulente finanziario che pianifica una sessione di revisione con più responsabili di reparto può controllare la vista Calendario per trovare una fascia oraria adatta.
Possono vedere l'intero programma a colpo d'occhio e apportare modifiche all'istante.
Se un client riprogramma una chiamata di scoperta, la modifica viene sincronizzata automaticamente su tutti i tuoi strumenti, senza bisogno di aggiornare manualmente i collegamenti o le sequenze. Hai anche visibilità sulla disponibilità del tuo team, così puoi coinvolgere gli esperti quando necessario.
Se sorge un conflitto, è possibile spostare la riunione a un orario migliore senza aggiornare separatamente più strumenti di riunione online.
Mantieni le riunioni sincronizzate
Le integrazioni del Calendario ClickUp con Google, Apple e Outlook assicurano che qualsiasi modifica in ClickUp si rifletta automaticamente nei calendari esterni. Ciò elimina la necessità di aggiornare manualmente i programmi e impedisce doppie prenotazioni.
Ad esempio, un consulente aziendale pianifica una sessione strategica con un client in ClickUp mentre gestisce gli appuntamenti personali in Google Calendar. Se il client riprogramma l'appuntamento, il software di gestione delle attività sincronizza immediatamente l'aggiornamento, evitando conflitti nell'organizzazione degli impegni professionali e personali.
L'integrazione semplifica la sincronizzazione di tutte le riunioni dei client senza dover attivare/disattivare più piattaforme. Puoi anche visualizzare la disponibilità del tuo team, assicurandoti di selezionare un orario che vada bene per tutti i partecipanti.
🔍 Lo sapevi? Molti dipendenti prendono il controllo dei propri programmi, con il 58% che blocca il tempo nei propri calendari per evitare un sovraccarico di riunioni. Le riunioni ibride e online sono più comuni di quelle di persona (86% contro 83%), ma presentano alcuni punti critici. Il 72% dei lavoratori afferma di aver perso tempo o di aver iniziato in ritardo a causa di problemi tecnici, mentre il 70% ha difficoltà con l'audio e la visibilità.
Pianifica le riunioni direttamente da ClickUp
Per la consulenza a distanza, l'integrazione tra ClickUp e Zoom, disponibile nell', elimina il fastidio di dover passare da una piattaforma all'altra per impostare le chiamate.
Una volta pianificata la riunione nella vista Calendario, viene generato automaticamente un link Zoom che viene incluso nell'evento.
Stai organizzando una sessione di progettazione di soluzioni remote? Crea il link Zoom direttamente in ClickUp, allegalo al documento dell'agenda e condividilo in un solo passaggio. Tutto è contenuto nell'attività (note, link, agenda), rendendo più facile per tutti presentarsi preparati.
🧠 Curiosità: Alcune aziende, come Amazon, hanno introdotto le riunioni silenziose, in cui i partecipanti trascorrono i primi minuti leggendo in silenzio un documento dettagliato prima di discuterne.
Organizza e recupera le note di ricerca
In qualità di consulente, spesso hai bisogno di accedere rapidamente ai dettagli dei client, alle note delle riunioni precedenti e ai documenti pertinenti. ClickUp Brain, una rete neurale IA integrata in ClickUp, funge da hub centralizzato delle conoscenze, rendendo il recupero delle informazioni semplicissimo.
Puoi porre una domanda e ottenere risposte immediate basate sui dati memorizzati senza dover cercare in file sparsi.
Ad esempio, potresti aver bisogno di approfondimenti sulle discussioni precedenti mentre ti prepari per un check-in con un client. Puoi semplicemente chiedere: "Quali sono stati i punti chiave dell'ultima riunione con XYZ Corp?" e ottenere accesso immediato alle note pertinenti, che ti aiuteranno a prepararti senza perdere tempo.
Lo strumento di IA per le note di riunione è utile anche per i riepiloghi/riassunti e le traduzioni.
In combinazione con ClickUp AI Notetaker, ClickUp Brain crea la sinergia definitiva per i consulenti: uno cattura ogni dettaglio, mentre l'altro rende facile recuperare le informazioni.
L'IA Notetaker trascrive le conversazioni in tempo reale, genera riepiloghi strutturati ed estrae gli elementi di azione, collegando tutto alle attività e ai documenti pertinenti. Le note delle riunioni non sono più sparse su piattaforme diverse: tutto è archiviato in ClickUp, rendendo il follow-up semplice e immediato.
Stai organizzando una sessione strategica? Il Notetaker IA raccoglie le preoccupazioni dei clienti, le idee principali e le azioni da intraprendere, trasformandole in riepiloghi strutturati. ClickUp Brain può trasformare questi riepiloghi in attività complete, attività secondarie e un intero flusso di lavoro di progetto.
Non dovrai mai più dire: "Aspetta, cosa hanno deciso riguardo all'allocazione del budget?" Basta chiedere a ClickUp Brain.
Inoltre, ClickUp Docs offre uno spazio strutturato in cui i consulenti possono archiviare ricerche, note delle riunioni ed elementi su cui intervenire. Supporta la collaborazione in tempo reale, consentendo a più membri del team di contribuire con approfondimenti, formattare i contenuti e collegare i documenti direttamente alle attività.
Ad esempio, un consulente delle risorse umane che lavora su una strategia di coinvolgimento dei dipendenti può utilizzare i documenti per organizzare i risultati dei sondaggi, i feedback dei dipendenti e i rapporti di benchmark.
Possono evidenziare le informazioni chiave, taggare gli stakeholder rilevanti e garantire che tutte le ricerche siano disponibili in un unico documento prima di presentare i risultati.
🧠 Curiosità: nell'antica Grecia, le riunioni si tenevano spesso nell'Agorà ed era considerato scortese interrompere chi stava parlando. Per segnalarlo, era personalizzato alzare la mano.
Best practice da seguire durante la riunione
Una riunione di consulenza è una performance, una negoziazione e una sessione di lavoro, tutto in uno. Non si tratta solo di condividere informazioni, ma di guidare una conversazione, gestire le dinamiche e fornire valore in tempo reale.
Ecco come organizzare riunioni di consulenza che sembrano meno dei semplici check-in e più dei punti di svolta strategici. 📅
🪄 Utilizza supporti visivi per migliorare le discussioni
Durante una riunione, l'uso di supporti visivi può migliorare significativamente la comprensione e la memorizzazione delle informazioni. Gli esseri umani elaborano le immagini più velocemente del testo, quindi includere elementi come diagrammi di flusso, grafici e diagrammi può rendere più facili da comprendere idee complesse.
Lavagne online ClickUp
Le lavagne online di ClickUp ti consentono di mappare le idee, creare diagrammi di flusso e organizzare visivamente le priorità, mantenendo tutti allineati durante le discussioni.
Puoi facilmente trascinare e rilasciare elementi, modificare i design e invitare altri a contribuire all'istante.
Ad esempio, mappare la sequenza su una lavagna online durante una riunione di lancio di un prodotto aiuta a definire le attività cardine e le responsabilità. Man mano che i partecipanti condividono le loro idee, gli aggiornamenti appaiono istantaneamente, rendendo più facile il monitoraggio dello stato di avanzamento e l'adeguamento delle strategie in tempo reale.
🪄 Documenta le decisioni chiave e le intuizioni
È essenziale documentare le decisioni, gli elementi da intraprendere e le informazioni importanti durante una riunione. Ciò evita malintesi e consente ai team di monitorare lo stato di avanzamento nel tempo.
Dopo la riunione, disporre di un documento scritto funge anche da punto di riferimento per garantire che il team rimanga sulla strada giusta.
Ad esempio, quando un team di consulenza concorda una strategia per il trimestre successivo, documentare i punti chiave come obiettivi, attività cardine e scadenze aiuta a consolidare il piano.
Il modello di verbale di riunione ClickUp dell' e offre un formato strutturato per registrare le discussioni chiave, le decisioni e i passaggi successivi.
Con questo modello, puoi registrare facilmente tutto ciò che viene discusso e assegnare attività di follow-up per assicurarti che nulla venga dimenticato.
Elimina il rischio di comunicazioni errate e garantisce la responsabilità di tutti. I partecipanti possono rivedere i verbali delle riunioni dell' e in qualsiasi momento, assicurando l'allineamento sugli obiettivi e sulle responsabilità.
I clienti apprezzano quando i consulenti chiudono il cerchio prima della fine della riunione: questo modello ti aiuta a farlo. ✅
🪄 Rispetta i limiti di tempo
Quando le riunioni si protraggono, l'attenzione diminuisce e subentra la stanchezza. Per evitare che ciò accada, è essenziale avere un programma chiaro, assegnare fasce orarie specifiche per ogni argomento e mantenere la conversazione in carreggiata.
Ad esempio, se la riunione è prevista per un'ora, impostare limiti di tempo specifici per ogni sezione ti assicura di coprire tutti gli argomenti senza fretta o ritardi.
È utile anche lasciare qualche minuto per domande finali, chiarimenti o un rapido controllo dello stato della riunione, soprattutto se stai aiutando il client a sviluppare capacità decisionali, di gestione del tempo o altre competenze.
🔍 Lo sapevi? Il momento in cui inviti qualcuno a una riunione può influire sulla sua durata. Le riunioni tendono a durare più di un'ora quando le persone vengono invitate con più di un mese di anticipo. Tuttavia, se l'invito viene inviato entro una settimana, la riunione durerà probabilmente dai 30 ai 60 minuti.
🪄 Sfrutta i sondaggi o i sondaggi rapidi per prendere decisioni
In una riunione, prendere decisioni in modo efficiente è fondamentale per mantenere lo slancio. Quando una decisione coinvolge più parti interessate o opinioni diverse, ottenere un rapido contributo da tutti può evitare lunghi dibattiti.
Un modo efficace per farlo è attraverso sondaggi o questionari, che consentono di raccogliere rapidamente opinioni e andare avanti con una chiara comprensione delle preferenze del gruppo.
Ad esempio, quando si deve decidere quale campagna di marketing intraprendere, raccogliere rapidamente i feedback delle parti interessate tramite un sondaggio consente a tutti di esprimere le proprie opinioni in modo strutturato.
Moduli ClickUp
I moduli ClickUp sono un ottimo strumento per semplificare questo processo. Puoi creare sondaggi personalizzati per raccogliere il contributo del team sulle decisioni chiave e le risposte verranno automaticamente raccolte e organizzate.
Ciò rende più facile analizzare i risultati e procedere con la linea d'azione migliore, senza bisogno di lunghe discussioni su ogni opzione.
💡 Suggerimento professionale: migliora le tue capacità di consulenza e altre competenze praticando una comunicazione chiara e concisa. Evita il gergo e le spiegazioni eccessivamente complesse. Fornisci informazioni in modo che siano facili da comprendere e attuabili per i client.
Follow-up post-riunione
Le riunioni generano idee, ma è l'esecuzione che porta risultati.
Attività di ClickUp
Le attività di ClickUp aiutano i team a passare dalla conversazione all'azione assegnando le responsabilità immediatamente dopo le discussioni. La chiara titolarità garantisce la responsabilità, mentre le scadenze mantengono i progetti in linea con il programma.
Ogni attività include descrizioni, priorità e allegati, eliminando ogni confusione. Strutturare le attività in modo efficace mantiene forte lo slancio post-riunione.
Ad esempio, dopo una riunione sulla strategia di marketing, crea un'attività per la stesura dei messaggi della campagna, assegnala al team responsabile dei contenuti e imposta una scadenza per allineare le aspettative.
I destinatari multipli in ClickUp consentono ai team di condividere le responsabilità senza sovrapposizioni. Ogni assegnatario rimane aggiornato, rendendo il coordinamento perfetto.
Ad esempio, in una riunione per il lancio di un prodotto, assegna contemporaneamente l'attività "Preparare i materiali per il lancio" ai team di progettazione e contenuti. Entrambi i team collaborano in un unico posto, riducendo le incomprensioni.
⚙️ Bonus: applica i modelli di note di riunione per garantire che tutte le parti siano allineate sui passaggi successivi.
Priorità delle attività di ClickUp
Le priorità delle attività di ClickUp classificano il lavoro in base all'urgenza.
Etichettare le attività come urgenti, alte, normali o basse garantisce che i team si concentrino prima sulle attività critiche. Questo sistema aiuta a bilanciare i carichi di lavoro e impedisce di perdere scadenze importanti.
Ad esempio, se un client richiede revisioni dell'ultimo minuto su un report, contrassegna l'attività come "Urgente" per spostarla in cima all'elenco delle priorità. I membri del team ne riconosceranno immediatamente l'importanza e la affronteranno per prima.
🔍 Lo sapevi? Ecco un ottimo motivo per non accendere la videocamera durante la tua prossima riunione virtuale: è ecologico! Una ricerca rivela che spegnere il video durante una videoconferenza può ridurre l'impatto ambientale del 96%!
ClickUp e Consult On
Le riunioni di consulenza dovrebbero favorire lo stato di avanzamento dei lavori, non solo riempire i calendari.
Un approccio strutturato con programmi chiari, risultati concreti e una collaborazione semplificata garantisce che ogni discussione faccia progredire il lavoro in modo efficiente. Essere organizzati fa la differenza.
ClickUp riunisce tutto in un unico posto con modelli per discussioni strutturate, la vista Calendario per pianificare senza intoppi e note delle riunioni basate sull'IA per acquisire immediatamente le informazioni chiave. Con la gestione delle attività, le integrazioni e i documenti collaborativi, i follow-up avvengono senza sforzo, garantendo che nessun dettaglio vada perso.
Organizza riunioni che portano all'azione. Iscriviti a ClickUp oggi stesso! ✅