Il progetto del team funziona senza problemi con Airtable. La sua costruzione senza codice ha semplificato la gestione e l'organizzazione dei dati e automatizzato le attività ripetute.
Ma Da fare quando è necessario spostare i dati su un'altra piattaforma? Per istanza, potreste voler esportare i dati in un'altra piattaforma ClickUp per il project management end-to-end.
Trasferire i dati accuratamente organizzati da Airtable può sembrare rischioso, ma siamo qui per aiutarvi. Questa guida renderà possibile l'esportazione dei dati di Airtable verso altre app senza problemi e in pochi clic.
Come esportare i dati da Airtable
Ecco alcuni modi per esportare i dati da Airtable. In caso contrario, accedere a questi modelli di database per crearne uno e testare questi metodi. L'esportazione dei dati di Airtable può essere un processo libero seguendo questi passaggi.
1. Come esportare i dati di Airtable come file CSV
Passo 1
Navigare nella barra rossa in alto per iniziare a esportare i dati di Airtable come file CSV
Scegliere la postazione di lavoro da cui si desidera esportare i dati di Airtable. Una volta entrati, fare clic su Vista griglia e scorrere fino a Scarica CSV nel menu a discesa.
Il file di esportazione CSV si trova nella posizione di download predefinita del dispositivo.
Passo 2
Ecco come appare un file Fogli Google privo di errori
Supponiamo di voler caricare questo file CSV su Fogli Google.
Aprite il file scaricato e verificate se presenta errori. In caso contrario, siete a posto.
Passo 3
Facendo clic su Importazione si apre una finestra di dialogo per scegliere il proprio file
È possibile aprire il Foglio Google in cui si desidera inserire il database. Una volta aperto, fare clic su File e poi su Import. A questo punto è possibile scegliere il file CSV dalla sua posizione e caricarlo qui.
Passo 4
Modificare le sezioni posizione dell'importazione e tipo di separatore secondo le necessità
Una finestra chiamata 'Importa file' vi prompt di scegliere alcuni input. Saltatela e fate clic direttamente su Importa dati.
Passo 5
I file CSV verranno esportati in un formato non modificato, come questo
Sentitevi liberi di modificare le celle dei dati esportati. È possibile cambiare i font e i colori o utilizzare le opzioni di filtro se si desidera rappresentare l'esportazione dei dati in modo diverso.
Se si dispone di un database con più tabelle e visualizzazioni preferite, è necessario scaricare un file CSV separato.
2. Come utilizzare l'automazione integrata di Airtable
Airtable consente di creare diverse configurazioni di automazione per esportare tabelle di dati in modo automatico, senza alcun clic manuale o codice.
Passaggio 1
Vedere la barra rossa in alto e fare clic sulla seconda opzione
Avviare questo processo facendo clic su Automazioni accanto al pulsante Dati sulla barra superiore.
Passo 2
Si apre una nuova schermata che chiede di scegliere un trigger. Questo trigger avvia il processo di automazione e gestisce l'esportazione dei dati di Airtable in tempo reale.
È possibile scegliere tra una varietà di trigger e integrazioni
Supponiamo di voler caricare nuovamente i dati in Fogli Google. A tale scopo, fare clic su 'Aggiungi un trigger' e scegliere 'Quando viene creato un record' dal menu a discesa.
Ciò significa che ogni volta che un nuovo punto o record di dati viene aggiunto al database di Airtable, apparirà automaticamente anche nel foglio di calcolo di Fogli Google scelto.
Se cercate un modo più moderno di gestire il vostro nuovo database, potreste scegliere di esplorare le alternative a Fogli Google .
Passo 3
Successivamente, è necessario configurare il trigger in modo che lavori correttamente. Fare clic su Configurazioni nella colonna Proprietà a destra, quindi selezionare la tabella con i dati. In questo caso, si tratta di Tasks.
Scegliere il foglio della cartella di lavoro che si desidera utilizzare con questa automazione basata sull'esportazione
Ora è possibile fare clic su 'Aggiungi una logica o un'azione avanzata' e scegliere 'Google Sheets' dalle opzioni a discesa.
L'azione da selezionare è 'Append row'.
Ogni nuovo punto di dati aggiunto sarà aggiornato come una nuova riga in Fogli Google
Questo passaggio garantisce la popolazione di una nuova riga nel foglio di calcolo di Fogli Google dopo ogni nuova aggiunta al database di Airtable.
Passo 4
Ancora una volta, accedere alla colonna Proprietà. Questo passaggio prevede il collegamento dell'account di Fogli Google e la selezione del foglio di calcolo in cui si desidera esportare i dati.
Assicurarsi di connettersi all'account Google che ha i Fogli richiesti
Scegliere "Connetti nuovo account Fogli Google" nel menu a tendina Account Fogli Google.
Una volta effettuato l'accesso, fare clic su Selezione da Google Drive sotto l'opzione Foglio di calcolo
Airtable visualizzerà una finestra che mostra il vostro Google Drive
Scegliere il foglio di calcolo in cui si desidera esportare i record e fare clic su Select.
bonus:*_ creare grafici Gantt in Google Sheets* e verificare se è possibile visualizzare dati specifici dipendenti dalla data nel database in un formato Sequenza.
Passo 5
Infine, è il momento di scegliere quale foglio di lavoro aggiornare, comprese le colonne specifiche in cui si desidera esportare i dati di Airtable.
Fare clic su Foglio di lavoro sotto la colonna delle proprietà e scegliere il foglio preferito
Quindi, fare clic su +Scegli campo sotto Dati riga e iniziare a scegliere i valori dei campi nelle colonne.
Non dimenticate di scegliere il nome esatto della colonna preferita nel box sotto queste colonne scelte
Il gioco è fatto! Per testare l'automazione, fare clic sul pulsante Test action sotto il menu a discesa Test step.
Ora, anche se questa operazione può sembrare veloce, potrebbe essere difficile utilizzare database più grandi.
Seguendo così tanti passaggi e compilando ripetutamente gli input, è probabile che si introducano errori. Inoltre, qualsiasi piccola modifica apportata a Fogli Google, al database Airtable o alla configurazione può interrompere l'automazione
Pro Tip: Scopri le differenze tra Fogli Google ed Excel per scegliere la piattaforma di gestione dei dati più adatta alle vostre esigenze di lavoro.
3. Come esportare da Airtable utilizzando app di terze parti
L'esportazione dei dati da Airtable è possibile tramite la generazione di un token di accesso personale. In genere è possibile trasferire i dati utilizzando semplici API, lavorando con strumenti come Zapier e Tableau o ClickUp e Notion.
Tuttavia, poiché le istruzioni variano da strumento a strumento, è meglio fare riferimento alle loro guide personalizzate per questa transizione.
Perché dovreste esportare i dati da Airtable
Sebbene Airtable possa diventare il vostro strumento di foglio di calcolo dettagliato per il project management i suoi limiti possono creare un vortice di problemi di gestione dei dati a lungo termine. Per istanza:
Limiti stringenti dei record
Airtable, soprattutto nei suoi piani Free e low-tier, impone severe restrizioni sul numero di record che è possibile memorizzare nel database. **Per esempio, i piani Free consentono solo 1.000 record per base, mentre i piani Pro consentono fino a 50.000 record
**Inoltre, man mano che i vostri set di dati crescono, sarete costretti a esportare verso piattaforme scalabili per mantenere l'efficienza e l'integrità dei dati.
Il prompt "record superato" limita la crescita del database per molti utenti. Le informazioni sugli annunci pubblicitari della vostra organizzazione, ad esempio, supereranno facilmente i limiti di record di Airtable.
Se siete alla ricerca di alternative ad Airtable considerare piattaforme che offrano maggiore flessibilità e scalabilità.
Automazione complessa
Come si è visto in precedenza, l'automazione richiede tempo per essere impostata e presenta margini di errore. Inoltre, le strutture di automazione integrate sono inadeguate a gestire flussi di lavoro complessi con passaggi e condizioni multiple.
Ad esempio, le attività che richiedono funzionalità/funzione avanzate di automazione, come le integrazioni con diverse app di terze parti o i trigger condizionali per più visualizzazioni, potrebbero essere difficili da gestire.
Reportistica avanzata limitata
Le funzionalità di reportistica e di visualizzazione dei dati di Airtable sono relativamente basilari rispetto agli strumenti di analisi dedicati. I semplici grafici e riepiloghi sono utili fino a un certo punto. Ma una volta superata questa soglia, la mancanza di analisi e reportistica approfondite può diventare un ostacolo.
Se avete bisogno di una reportistica sofisticata, dovrete probabilmente esportare i vostri dati in piattaforme avanzate di business intelligence come ClickUp o Tableau.
Inoltre, Airtable non offre l'elaborazione dei dati in tempo reale. Ciò significa che qualsiasi richiesta urgente di generazione di reportistica può subire ritardi.
Un altro problema è che i report creati dall'interfaccia mobile di Airtable non sono sempre all'altezza delle ispezioni in campo e dei requisiti di generazione dei report. Quindi, la generazione di rapporti in movimento di solito non è un'opzione.
Per ovviare ai limiti di cui sopra, potrebbe essere necessario utilizzare strumenti di visualizzazione dei dati .
Problemi di scalabilità
Le operazioni su larga scala non si adattano bene alla scalabilità di Airtable. Più il database relazionale è grande e complesso, più le sue prestazioni si riducono. Questo lo rende inadatto a progetti con query complesse.
Per ovviare a questo problema, dovrete passare a sistemi di gestione dei dati più robusti, come MySQL o PostgreSQL.
Alternative ad Airtable ClickUp è la personalizzazione di ogni funzionalità/funzione, dall'automazione delle condizioni alle mappe mentali e alle liste di controllo delle attività. Con ClickUp è possibile creare e gestire fogli di calcolo con un'interfaccia semplice da navigare.
Sfruttate questo software gratuito per il project management per scoprire un nuovo stile di gestione dei dati.
Esploriamo le funzionalità/funzione chiave di ClickUp che lo rendono superiore ad Airtable nella gestione dei dati e dei progetti.
Vista Tabella
Visualizzate tutti i vostri dati in un formato completamente personalizzabile con la Vista Tabella di ClickUp
Con ClickUp Vista Tabella è possibile creare facilmente fogli di calcolo di qualsiasi dimensione, dalle più piccole alle più grandi, senza doversi preoccupare di gestire diversi tipi di dati.
È possibile modificare colori e colonne e collegare le attività collegate a ciascun punto di dati: tutto ciò aiuta a distribuire attività, budget e inventari in modo tracciabile.
Organizzate i vostri dati senza problemi con la Vista Tabella:
- Colonne personalizzabili: Modificate, aggiungete, eliminate o riorganizzate le colonne per personalizzare il foglio di calcolo in base ai requisiti del progetto
- Campi dati ricchi: Utilizzate diversi tipi di dati come numeri, date, testi e altro ancora, per creare fogli di calcolo ben documentati e completi
- Filtri e ordinamento: Provate i filtri per ordinare e organizzare i dati, consentendo una più rapida risoluzione e navigazione delle query
Sentitevi liberi di collegare gli allegati al vostro database o di fornire valutazioni a stelle per prodotti e produttività.
Oltre 15 tipi di campi dati consentono di visualizzare i dati per attività piccole e progetti più grandi nella vista Tabella di ClickUp
Un elemento di differenziazione notevole è la capacità di ClickUp di creare relazioni tra attività dipendenti e di distribuire un database completamente interconnesso tra membri del team, gestori del team, client e altre parti interessate.
Leggi anche:_ Spreadsheet Project Management (Modelli, Pro, Limiti)
Automazione
Automazione del flusso di lavoro ad ogni nuova aggiunta di dati grazie a ClickUp Automazioni
Avanti, Automazioni di ClickUp è stata progettata per ridurre in modo significativo il lavoro manuale richiesto per la gestione del marketing, dell'ingegneria e di altre attività legate ai progetti, sia di piccole che di grandi dimensioni.
Questo costruttore di automazioni gestito dall'IA è dotato di trigger e azioni di alto livello in funzione di oltre 100 modelli. Questi modelli si occupano delle dipendenze delle attività, dei collegamenti incorporati nei commenti, della modifica dello stato delle attività e di decine di attività di routine nella manutenzione del database.
Con ClickUp Automazioni, è possibile:
- Accedere ai registri di controllo per monitorare e capire come le automazioni influiscono sulla produttività del team
- Distribuire l'assistenza dell'IA per inserire input pertinenti in campi personalizzati, come i riepiloghi/riassunti delle attività, gli stati dei progetti e i sentimenti dei clienti
- Utilizzare webhook personalizzati per migliorare le capacità di automazione del database, automatizzando attività in altre app come GitHub e HubSpot
Incorporare sequenze di automazione email per migliorare le risposte agli invii di moduli, alle modifiche dello stato delle attività e altro ancora con ClickUp Automazioni
ClickUp semplifica la gestione del team di progetti assegnando automaticamente le attività ai gruppi anziché ai singoli. Ciò significa che non è più necessario apportare modifiche manuali quando i piani dei progetti cambiano inaspettatamente e che le responsabilità del team sono sempre aggiornate.
IA e documenti ClickUp Brain e
Documenti di ClickUp sono strumenti potenti per la creazione e la gestione delle tabelle, che rendono la piattaforma un'alternativa preferibile ad Airtable.
In ClickUp Docs è possibile creare facilmente tabelle per organizzare le informazioni. Da fare con il comando slash, dove digitando /table in qualsiasi posizione supportata si inserisce direttamente una tabella. È anche possibile incollare semplicemente i dati da file Excel o CSV, consentendo un rapido trasferimento e organizzazione dei dati.
Una volta creata una tabella, è possibile regolare le dimensioni delle colonne, riordinare righe e colonne e utilizzare opzioni come unire le celle e cambiare i colori di sfondo. È inoltre possibile applicare la formattazione del testo per migliorare l'aspetto visivo del contenuto della tabella.
ClickUp Documenti vi permette di essere creativi grazie alle ricche opzioni di formattazione, rendendo più facile organizzare e formattare i vostri contenuti nel modo che preferite
ClickUp Brain è una funzionalità/funzione basata sull'IA che aiuta a semplificare la creazione di tabelle e l'organizzazione dei dati. Ecco altri vantaggi:
- Facilità d'uso: Grazie a comandi semplici e all'assistenza dell'IA, è estremamente facile da usare, soprattutto se l'interfaccia di Airtable è difficile da usare
Utilizzate ClickUp Brain per riepilogare/riassumere i contenuti di Documenti, rendendo più facile distillare informazioni complesse in riepiloghi chiari e concisi
- Opzioni personalizzate: Possibilità di formattare facilmente le tabelle e di integrarle in vari documenti e attività, per una maggiore flessibilità
- Collaborazione migliorata: Lavorate con il vostro team in tempo reale sulle tabelle all'interno di Documenti senza dover passare da un'app all'altra
- Ricca integrazione: Integrazione di tabelle all'interno di attività e documenti per mantenere tutte le informazioni importanti in un unico posto e aumentare la produttività
- Commenti: aggiungere commenti direttamente alle tabelle all'interno di Documenti, consentendo discussioni e feedback in tempo reale
Dashboard ClickUp Dashboard aiutano a creare una rappresentazione visiva del proprio lavoro. Forniscono informazioni sulle prestazioni del progetto, sulla produttività del team e sullo stato personale.
Le dashboard sono costruite con schede personalizzabili, che fungono da componenti principali. Su queste schede si possono visualizzare vari tipi di informazioni, come lo stato delle attività, il monitoraggio del tempo e lo stato del progetto.
Sia che si parta da zero o si utilizzino modelli precostituiti, è possibile personalizzare i dashboard di ClickUp per adattarli a esigenze specifiche, come il project management o il monitoraggio commerciale
La vista dashboard si integra perfettamente con altri elementi dell'area di lavoro, facilitando ai membri del team l'accesso ai dati necessari e la loro visualizzazione nel contesto del loro lavoro.
È possibile passare dalla modalità di modifica a quella di visualizzazione, per una maggiore flessibilità nella presentazione e nell'interazione con le informazioni. Gli aggiornamenti in tempo reale sono a portata di mano e si può persino impostare l'aggiornamento automatico delle dashboard per un monitoraggio continuo dei dati.
Le opzioni di filtraggio avanzate consentono di personalizzare i dati visualizzati sulle schede in base a criteri specifici, il che è ottimo per i team che si concentrano su aspetti particolari dei loro progetti. È inoltre possibile condividere le dashboard pubblicamente o con membri specifici del team, promuovendo la collaborazione e la trasparenza all'interno dell'organizzazione.
Per chi è interessato al monitoraggio del tempo e alla reportistica, le dashboard di ClickUp offrono schede basate sul tempo per visualizzare i cambiamenti delle attività nel tempo. Ciò è particolarmente utile per il monitoraggio delle sequenze temporali e delle scadenze dei progetti
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