La gestione di un team di freelance presenta alcune sfide uniche. Uno degli ostacoli più grandi che incontrerete è l'allineamento degli orari di tutti, soprattutto in caso di fusi orari diversi. È necessario tenere traccia dei progressi di ciascuno, altrimenti il progetto potrebbe rimanere indietro.
Con queste responsabilità, vi destreggiate costantemente tra disponibilità e scadenze del progetto. Lo capiamo: è molto da gestire e può essere opprimente far sì che tutto fili liscio.
Ma c'è una buona notizia: con le giuste strategie e i giusti strumenti, è possibile far girare rapidamente il motore della propria attività di freelance.
Questo articolo esplora strategie e strumenti di gestione dei progetti collaudati per gestire i freelance mantenendo il controllo sui vostri progetti e massimizzando la produttività.
Al termine della lettura, sarete professionisti nel definire aspettative chiare per i vostri collaboratori freelance, nel gestire il tempo e il carico di lavoro di ciascuno e nel fornire feedback utili.
Gestione dei talenti freelance: vantaggi e sfide
Vantaggi dell'assunzione di freelance
L'assunzione di freelance offre diversi vantaggi rispetto ai dipendenti a tempo pieno, che la rendono un'opzione interessante per molte aziende:
- Efficienza dei costi: I freelance possono essere convenienti se avete bisogno di una squadra di picchiatori solo per un progetto specifico o per un breve periodo. Ad esempio, per una campagna di marketing, assumere un montatore video freelance per qualche settimana sarà più economico che mantenere un dipendente a tempo pieno sul libro paga per tutto l'anno
- Accesso a competenze specializzate: Se ritenete che il vostro attuale team di dipendenti a tempo pieno manchi di competenze in aree specifiche, l'assunzione di freelance vi consente di attingere alle loro competenze, garantendo risultati di alta qualità per compiti di nicchia
- Flessibilità: Con una forza lavoro freelance, potete aumentare o diminuire il vostro team rapidamente, il che è ideale per gestire i picchi di carico di lavoro evitare il sovraccarico e il burnout dei dipendenti
- Riduzione delle spese generali: Poiché i freelance lavorano in remoto e gestiscono i loro strumenti e il loro spazio di lavoro, non è necessario investire in uffici, attrezzature e altre risorse aggiuntive
Gestione dei freelance vs. dipendenti interni
La gestione dei freelance è molto diversa da quella dei dipendenti a tempo pieno. Si assume un freelance per un compito o un progetto specifico, mentre i dipendenti a tempo pieno svolgono un ruolo continuo e in evoluzione.
È necessario conoscere la differenza tra freelance e dipendenti a tempo pieno per costruire relazioni positive.
differenze tra l'assunzione di freelance e quella di dipendenti a tempo pieno | Aspetto | Freelance | Dipendenti a tempo pieno | | ------------ | --------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------- | | Costo | Spesso è più economico, senza benefit o impegni a lungo termine | Stipendi, benefit, tasse e impegni a lungo termine | | Flessibilità | Assunzione di freelance in base alle necessità per progetti specifici | Flessibilità limitata, orari di lavoro fissi | | Competenza | Accesso a un'ampia gamma di competenze specializzate | Competenza limitata alle competenze del personale attuale | | Scalabilità | Facile scalare rapidamente verso l'alto o verso il basso | La scalabilità richiede processi di assunzione e licenziamento | | Spese generali | Non sono necessari uffici o attrezzature aggiuntive | Richiede uffici, attrezzature e altre risorse | | Impegno | Impegno a breve termine, a progetto | Impegno a lungo termine, impiego continuativo | | Gestione | Meno controllo diretto, autogestione | Supervisione diretta, più controllo sul lavoro | | Disponibilità | Può avere disponibilità variabile, progetti multipli | Dedicato alla vostra azienda, disponibilità costante |
Come gestire efficacemente i freelance in 7 passi
1. Definire l'ambito del progetto, le aspettative e il budget
Prima di assegnare i compiti ai freelance, stabilite delle aspettative chiare sul progetto per evitare problemi in futuro. Per garantire una comunicazione e una comprensione chiare, ecco come metterli d'accordo:
Aggiungete i requisiti del progetto
Siate specifici su ciò che volete che il vostro freelance faccia. Fornite istruzioni dettagliate sulle aspettative e su come portare a termine il compito, includendo tutti i passaggi necessari, le linee guida o le istruzioni per l'uso
.
Definite bene i dettagli del progetto: più informazioni potete fornire, più il vostro freelance sarà in grado di fornire il lavoro di cui avete bisogno.
Esempio: Se state ingaggiando uno scrittore freelance per creare un whitepaper per la vostra azienda, fornite un contesto aggiuntivo sul pubblico di destinazione, sul numero di parole e sul tono. Inoltre, includete dettagli specifici sui prodotti e casi di studio.
Menzionate le consegne e le scadenze
Quando assegnate un compito a un freelance, includete chiaramente le consegne, le tappe e le scadenze per completare il progetto,
Esempio: Vogliamo da voi quattro post di 1000 parole al mese. Consegnate un post ogni settimana il lunedì.
Discutere la disponibilità
Discutete fin dall'inizio se avete bisogno che i freelance siano disponibili per riunioni o telefonate, in modo che possano pianificare i loro orari di conseguenza.
Esempio: Ogni martedì, tra le 12.45 e le 13.30, abbiamo una telefonata settimanale su Zoom tra i freelance e i team interessati.
La riunione del team ha lo scopo di discutere gli obiettivi del progetto, i risultati raggiunti, il feedback per qualsiasi cosa particolare e condividere gli aggiornamenti del prodotto.
Discutere i termini di pagamento
Chiarite i termini di pagamento, compresa la frequenza con cui pagherete i freelance e la vostra piattaforma di pagamento.
Esempio: Abbiamo un ciclo di pagamento NET + 30 giorni per il team di freelance. Il metodo di pagamento è PayPal e riguarda tutti i post approvati che avete scritto.
L'ultima cosa che volete fare è discutere dopo che il freelance che lavora al vostro progetto ha emesso la fattura.
Utilizzare
Modello di ambito di lavoro di ClickUp
per specificare tutti i dettagli in un archivio centralizzato. In questo modo si evita di creare lunghi fogli di calcolo o e-mail per condividere queste informazioni.
Fornisce un quadro semplice per delineare l'ambito, gli obiettivi e i deliverable, oltre a sezioni per i requisiti legali, le milestone e i
obiettivi del progetto
che possono essere personalizzati in base alle proprie esigenze.
Utilizzate il modello di Scope of Work di ClickUp per definire fin dall'inizio i dettagli critici del progetto
Scarica questo modello Pro tip💡: Utilizzare un assistente di scrittura AI, come ClickUp Brain per automatizzare la creazione di descrizioni e brief di progetto
clickUp Brain recupera i dettagli necessari dal vostro strumento di gestione del progetto e inserisce l'ambito, le date di consegna, le tempistiche, gli obiettivi e le tappe fondamentali all'interno del vostro Scope of Work e di altri documenti_
che utilizzate
utilizzo di ClickUp Brain per creare la descrizione del progetto e la bozza di un ebook
2. Discutere la comunicazione e i check-in
Una comunicazione efficace è fondamentale per la gestione di qualsiasi team, ma lo è ancora di più nella gestione dei freelance. Non siete voi a supervisionare direttamente il loro lavoro; nella maggior parte dei casi, potrebbero lavorare da remoto.
E se non comunicate in modo efficace, dovrete affrontare i seguenti problemi:
- Scadenze del progetto non rispettate
- Incomprensioni
- Scorrimento dell'ambito
- Problemi di motivazione
Per evitare questi scenari, assicuratevi di discutere i seguenti aspetti della comunicazione con il vostro freelance:
Modalità di comunicazione preferita
Discutete con il vostro freelance lo strumento di comunicazione utilizzato dalla vostra azienda: Slack, Zoom e qualsiasi altro strumento di comunicazione
strumenti di collaborazione online
dove devono essere disponibili a rispondere prontamente.
Frequenza delle riunioni
Concordate la frequenza dei vostri contatti. Volete un check-in settimanale o un aggiornamento bisettimanale?
Scegliete una frequenza che vi mantenga allineati senza sovraccaricare gli impegni di nessuno, in modo da poter affrontare eventuali problemi prima che si aggravino.
Gestione dei cambiamenti
Discutete di come discutere i cambiamenti nel loro lavoro. Sia che si tratti di commenti in un documento di Google o di messaggi tramite un
strumento di collaborazione al progetto
garantire un processo chiaro.
L'ideale è avere un unico strumento di comunicazione efficace per le riunioni del team, la gestione delle modifiche e la comunicazione asincrona, compresi i messaggi diretti.
È qui che
ClickUp per i liberi professionisti
è uno strumento di gestione dei progetti con linee di comunicazione efficaci per centralizzare il vostro programma e la comunicazione con i numerosi freelance con cui lavorate.
vi permette di gestire in modo efficiente le comunicazioni con i vostri freelance, in modo che nulla vada perso. Inviate messaggi diretti, assegnate compiti, condividete aggiornamenti quando aggiungete o modificate compiti e condividete materiale collaterale come link, allegati e video per supportare i freelance.
rimanete in contatto con il vostro team di lavoratori freelance grazie a ClickUp Chat View_
Per ogni compito assegnato su ClickUp, potete anche aggiungere commenti per segnalare aggiornamenti o note speciali.
Pro tip💡: _In ClickUp, i freelance possono evidenziare il testo per aggiungere una risposta a parti specifiche dei vostri commenti usando l'opzione 'Quote', riducendo il rischio di confusione anche se avete aggiunto più punti.
Utilizzare l'opzione di citazione nei commenti su ClickUp
Ma cosa succede se dovete dare istruzioni complesse e dettagliate?
Saltate il testo e utilizzate
per creare e condividere registrazioni di schermate, fornendo una guida chiara e visiva per evitare incomprensioni e garantire che i vostri freelance comprendano ogni compito.
È inoltre possibile incorporare queste clip in qualsiasi attività o condividere un link pubblico in modo che i freelance possano accedervi facilmente.
utilizzare ClickUp Clips per condividere le registrazioni dello schermo nella finestra di chat
3. Impostare un sistema di onboarding efficace
Quali sono i classici segnali di un sistema di onboarding scadente?
I vostri freelance si sentono smarriti e non sanno cosa fare. Hanno difficoltà a capire le cose in modo autonomo e vi pongono ripetutamente le stesse domande.
Nel peggiore dei casi, faranno fatica a consegnare un lavoro di qualità.
Questo non è lo scenario migliore quando si assumono i freelance giusti come investimento a lungo termine per il successo della propria azienda.
Ecco che cosa dovreste includere nei vostri documenti di onboarding:
- Politiche aziendali: Introducete il vostro lavoro e le vostre politiche aziendalicultura del team e i valori, e includere NDA e accordi se necessario
- **Fornite guide di stile, best practice e conoscenze specifiche del settore per garantire coerenza e qualità
- Accesso a strumenti speciali: Fornire ai freelance l'accesso a software o strumenti specializzati di cui hanno bisogno per il loro lavoro, come software di progettazione grafica, strumenti di gestione dei progetti o piattaforme di comunicazione
Per semplificare il processo di onboarding, è possibile utilizzare framework già pronti.
Ad esempio,
Modello di inserimento dei nuovi assunti di ClickUp
consente di creare liste di controllo dettagliate, programmare sessioni di formazione con i colleghi, assegnare date di scadenza e monitorare l'avanzamento del progetto con stati personalizzati come Da fare, In corso e Completato.
Aggiungete una lista di controllo dettagliata all'interno del Template di Onboarding per i nuovi assunti di ClickUp per assicurarvi che i vostri freelance siano completamente equipaggiati con i dettagli essenziali per dare il via alla collaborazione
Scarica questo modello Leggi di più: Ecco i
i 10 migliori trucchi per freelance provati e testati
per risparmiare tempo su un lavoro di amministrazione che schiaccia l'anima_
4. Utilizzate gli strumenti di gestione dei progetti dei freelance
La gestione di più freelance in team può rendere difficile tenere il passo con i vari aggiornamenti e le scadenze, generando confusione e disorganizzazione.
Software di gestione dei progetti per freelance
può aiutarvi a pianificare le attività, a tenere traccia dei progressi, a visualizzare le dipendenze e i colli di bottiglia e a garantire un funzionamento regolare.
Ecco come
Il software di gestione dei progetti di ClickUp
vi prepara al successo:
create elenchi di cose da fare chiari e multifunzionali per gestire le vostre idee e lavorare da qualsiasi luogo, in modo da non dimenticare mai più nulla_
- Lavagne per il brainstorming: Lavagne bianche di ClickUp sono la vostra tela digitale, che aiuta i vostri dipendenti regolari a collaborare e a fare brainstorming con il team di freelance e a convertire le idee in attività realizzabili, anche quando tutti lavorano in remoto
- **Documenti per l'editing collaborativo Documenti ClickUp è un'unica fonte di verità per elencare tutti i dettagli del progetto: obiettivi, linee guida, proposte di progetto, milestone, ecc. La modifica collaborativa consente a più membri del team di progetto di apportare modifiche, aggiungere commenti e assegnare compiti a questi documenti. È anche possibile aggiungere un accesso basato sui ruoli come documenti di sola visualizzazione
creare, modificare, archiviare e condividere tutte le informazioni relative all'azienda e al progetto con i vostri freelance utilizzando ClickUp Docs_
- **Come project manager o team leader, I cruscotti di ClickUp consentono di aggiungere KPI, di tracciare e visualizzare i progressi e di ottenere visibilità in tempo reale su opportunità e blocchi
- Organizzazione dei compiti: Utilizzare Attività ClickUp per suddividere progetti complessi in attività più piccole, stabilire scadenze e aiutare i freelance a stabilire le priorità del lavoro in modo efficace
- Ottieni una visione a volo d'uccello di ciò su cui sta lavorando il freelance: con Vista della lavagna Kanban di ClickUp è possibile vedere a colpo d'occhio su cosa sta lavorando ogni freelance, a che punto sono le sue attività e cosa deve ancora essere fatto
visualizzate i flussi di lavoro multipli con la vista Kanban Board di ClickUp
Se le priorità cambiano, è possibile spostare le attività all'interno dei flussi di lavoro utilizzando la funzione drag-and-drop, che consente di aggiornare e riorganizzare rapidamente le attività.
trascinate un'attività nella colonna successiva per aggiornarne automaticamente lo stato con la visualizzazione a tabellone di ClickUp, simile a quella di Kanban
**Per saperne di più
10 migliori software di gestione e sistemi di tracciamento degli appaltatori nel 2024
5. Gestire il tempo in modo efficace con i tracker
Software di tracciamento del tempo per i freelance
consente di gestire le ore fatturabili e i fogli di presenza e di tenere traccia delle ore in entrata e in uscita in una posizione centralizzata.
Tracciamento delle ore di progetto di ClickUp
aiuta i vostri freelance a tenere traccia delle loro ore. Utilizzate il tracker globale integrato per avviare e fermare il tempo da qualsiasi luogo, aggiungete note ed etichette alle voci di tempo e ottenete un roll-up del tempo totale trascorso sulle vostre attività.
controllate i tempi stimati del progetto con i report dettagliati di ClickUp sul time-tracking
Anche se più freelance, come scrittori e redattori, lavorano allo stesso compito, possono tracciare il loro tempo individualmente. Alla fine, è possibile controllare i singoli tempi e confrontarli con quelli stimati all'inizio del progetto.
In caso di contrattempi o ritardi, i freelance possono aggiornare le date di scadenza dell'attività principale. Tutti i membri del team assegnati a tali attività riceveranno automaticamente una notifica, in modo da poter adattare i loro programmi di conseguenza.
I rapporti dettagliati di ClickUp sul time-tracking assicurano che tutti gli aspetti del progetto siano rispettati e che le scadenze siano rispettate in modo efficiente.
**Per saperne di più
I 9 migliori strumenti software per la gestione delle persone nel 2024
6. Offrite e ottenete regolarmente un feedback
Per quanto talentuosi siano i vostri freelance, hanno bisogno della vostra guida e del vostro feedback per soddisfare le vostre aspettative.
Dovete fornire un feedback regolare per evitare revisioni infinite e frustrazione. Alcune best practice per la condivisione
sono:
Essere specifici
Individuate ciò che è stato fatto bene o che deve essere migliorato.
Esempio: La sezione sulle caratteristiche del prodotto potrebbe essere più dettagliata. Potete spiegare meglio in che modo ogni caratteristica avvantaggia l'utente?
Tempestivo
Non aspettate che i vostri freelance abbiano smesso di lavorare al progetto per dire loro cosa ne pensate. Date loro un feedback tempestivo, in modo che possano apportare modifiche in modo rapido e semplice.
Esempio: Ho appena finito di esaminare la bozza del tuo articolo. Facciamo una telefonata veloce per discutere il mio feedback mentre è ancora fresco nella mia mente.
Utilizzabile
Suggerite come migliorare o sviluppare il vostro lavoro.
Esempio: Per migliorare la leggibilità, usate paragrafi più corti. Utilizzate sottotitoli e punti elenco per rendere il contenuto facilmente leggibile.
Equilibrato
Apprezzate ciò che hanno fatto bene e sottolineate le aree in cui possono migliorare.
Esempio: La ricerca e i dati sono impressionanti e aggiungono credibilità all'articolo. Tuttavia, la conclusione è stata un po' piatta. È un po' generica; dobbiamo riscriverla in modo che riassuma i punti chiave del post.
Fornite al vostro team di freelance un feedback costruttivo, ma ricordate di chiedere regolarmente il loro contributo.
Chiedete loro quali sono i problemi che incontrano durante il lavoro.
Un modo semplice per raccogliere informazioni dai vostri freelance è quello di usare
Il modello di feedback dei dipendenti di ClickUp
. Questo modello consente di raccogliere feedback dettagliati sul lavoro con voi, come la chiarezza del ruolo e le opportunità di sviluppo.
Questo
può aiutarvi a individuare come migliorare i processi e supportare meglio i vostri freelance.
Scoprite cosa pensano i vostri freelance della cultura aziendale, della gestione e della cultura del lavoro con il modello di feedback dei dipendenti di ClickUp
Scarica questo modello Pro Tip💡: Impostare
per inviare automaticamente email di sondaggio di feedback ai vostri freelance ogni trimestre
potete usare
per raccogliere il feedback del vostro team di freelance. Questo garantisce una raccolta coerente dei feedback e vi aiuta a identificare e affrontare i problemi in modo tempestivo._
7. Invitare i freelance ad attività di team building
Sebbene i freelance siano un'estensione del vostro team, è probabile che si sentano scollegati dal suo cameratismo perché le loro interazioni con esso sono limitate.
Il risultato?
Può influire sul loro senso di appartenenza e sulla loro motivazione. Invitarli a eventi di team building li aiuta a integrarsi e a sentirsi apprezzati.
Per i vostri dipendenti, questo rafforza l'idea che i freelance sono compagni di squadra essenziali. Quando partecipano insieme ad attività di team building, creano un rapporto e rafforzano il loro legame.
Ecco alcuni esempi di
attività di team building virtuale
potete provare:
Sale di fuga virtuali
Per un'attività di escape room virtuale, tutti si uniscono allo stesso gioco di escape room online. Devono comunicare e collaborare per trovare indizi e risolvere enigmi prima che scada il tempo per "scappare"
Questo divertente gioco è ideale per i team remoti con freelance, in quanto incoraggia il lavoro di squadra verso un obiettivo condiviso.
Serata Trivia
Scegliete domande trivia su film, programmi televisivi, musica e altri argomenti divertenti. Ogni squadra deve essere composta da un mix di freelance e membri interni.
Tutti possono socializzare in un ambiente rilassato e senza pressioni, dato che si tratta solo di un gioco di trivia informale e divertente.
Pianificate queste attività utilizzando
Modello di Team Docs di ClickUp
. Questo modello personalizzabile consente di elencare le domande per rompere il ghiaccio, stabilire le regole per le varie attività virtuali e organizzare tutti i dettagli in un unico spazio.
Utilizzate il modello Team Docs di ClickUp per semplificare i documenti del team e migliorare l'accessibilità dei progetti
Scarica questo modello Tenete a portata di mano il modello Team Docs di ClickUp durante le vostre attività virtuali. Consente di visualizzare i titoli delle mansioni, le esperienze e le informazioni di contatto di ciascuno.
Poiché si tratta di un documento collaborativo, tutto il team, compresi i freelance, può contribuire con idee e feedback. Questa centralizzazione favorisce un processo di pianificazione più inclusivo e organizzato, garantendo che tutti si sentano coinvolti nell'esperienza di collaborazione a distanza.
Usate ClickUp per potenziare il vostro team di freelance
Ricordate che ogni freelance di successo vuole consegnare un lavoro di qualità e voi avete la responsabilità di prepararlo al successo.
Iniziate definendo chiaramente le aspettative e fornendo indicazioni dettagliate. Man mano che il progetto procede, fornite un feedback regolare. Una comunicazione aperta li aiuterà a capire dove è necessario apportare modifiche.
ClickUp
piattaforma di gestione dei progetti
combina tutte le funzioni necessarie per gestire i membri del vostro team di freelance, compreso il monitoraggio delle ore di lavoro,
e di gestione dei progetti in un'unica piattaforma.
Tracciare le ore di lavoro rispetto al
assegnare i compiti del progetto, impostare e monitorare le scadenze del progetto, creare descrizioni del progetto basate sull'intelligenza artificiale, condividere file critici e comunicare all'interno dello strumento di gestione del progetto di ClickUp.
Non dovrete più destreggiarvi tra più applicazioni per gestire il vostro team di freelance e i vostri lavoratori indipendenti. La risposta a come gestire i freelance inizia con
e provare le sue funzioni gratuite.