La gestione di un team di freelance presenta alcune sfide particolari. Uno degli ostacoli più grandi che dovrai affrontare è quello di allineare i programmi di tutti, soprattutto se si trovano in fusi orari diversi. Devi tenere traccia dello stato di avanzamento di tutti, altrimenti il tuo progetto potrebbe subire ritardi.
Con queste responsabilità, ti trovi costantemente a destreggiarti tra disponibilità e scadenze dei progetti. Lo capiamo: è molto da gestire e può essere opprimente mantenere tutto senza intoppi.
Ma ecco una buona notizia: puoi dare una marcia in più al tuo motore freelance con le strategie e gli strumenti giusti.
Questo articolo esplora strategie collaudate e strumenti di project management per gestire i freelance mantenendo il controllo sui propri progetti e massimizzando la produttività.
Una volta terminata la lettura, sarai un esperto nell'impostazione di aspettative chiare per i tuoi collaboratori freelance, nella gestione del tempo e del carico di lavoro di tutti e nel fornire feedback utili.
Gestione dei talenti freelance: vantaggi e sfide
Vantaggi dell'assunzione di liberi professionisti
Assumere liberi professionisti offre diversi vantaggi rispetto ai dipendenti a tempo pieno, rendendola un'opzione interessante per molte aziende; tra questi vi sono:
- Efficienza dei costi: i freelance possono essere convenienti se hai bisogno di una squadra di rinforzo solo per un progetto specifico o per un breve periodo. Ad esempio, per una campagna di marketing, assumere un editor video freelance per alcune settimane sarà più economico che mantenere un dipendente a tempo pieno tutto l'anno.
- Accesso a competenze specialistiche: se ritieni che il tuo attuale team di dipendenti a tempo pieno non abbia competenze sufficienti in aree specifiche, assumere freelance ti consente di attingere alle loro competenze, garantendo risultati di alta qualità per attività di nicchia.
- Flessibilità: con una forza lavoro freelance, puoi aumentare o ridurre rapidamente le dimensioni del tuo team, il che è l'ideale per gestire i picchi di carico di lavoro ed evitare il sovraccarico e il burnout dei dipendenti.
- Riduzione delle spese generali: poiché i freelance lavorano da remoto e gestiscono autonomamente i propri strumenti e l'area di lavoro, non è necessario investire in ulteriori spazi per uffici, attrezzature e altre risorse.
Gestione dei freelance rispetto ai dipendenti interni
Gestire i freelance è molto diverso dal gestire i dipendenti a tempo pieno. Si assume un freelance per un'attività o un progetto specifico, mentre i dipendenti a tempo pieno svolgono un ruolo continuativo e in continua evoluzione.
È necessario conoscere la differenza tra liberi professionisti e dipendenti a tempo pieno per costruire relazioni positive.
| Aspetto | Freelancer | Dipendenti a tempo pieno |
|---|---|---|
| Spesso più economico, senza benefici o impegni a lungo termine | Stipendi, benefici, tasse e impegni a lungo termine | |
| Assumi freelance in base alle esigenze per progetti specifici | Flessibilità limitata, orari di lavoro fissi | |
| Accesso a un'ampia gamma di competenze specialistiche | Competenze limitate alle capacità del personale attuale | |
| Facile da scalare rapidamente verso l'alto o verso il basso | La scalabilità richiede processi di assunzione/licenziamento | |
| Non servono spazi o attrezzature aggiuntivi in ufficio. | Richiede spazio per uffici, attrezzature e altre risorse | |
| Impegno a breve termine, basato sul progetto | Impegno a lungo termine, occupazione continuativa | |
| Meno controllo diretto, autogestione | Supervisione diretta, maggiore controllo sul lavoro | |
| Potrebbero avere disponibilità variabile, progetti multipli | Dedicato alla tua azienda, disponibilità costante |
Come gestire efficacemente i freelance in 7 passaggi
1. Definire l'ambito del progetto, le aspettative e il budget
Prima di assegnare le attività ai freelance, definisci chiaramente le aspettative del progetto per evitare problemi in futuro. Per garantire una comunicazione e una comprensione chiare, ecco come puoi metterli tutti sulla stessa lunghezza d'onda:
Aggiungi i requisiti del progetto
Siate specifici riguardo a ciò che volete che il vostro freelance faccia. Fornite istruzioni dettagliate sulle aspettative e su come completare l'attività, inclusi eventuali passaggi necessari, linee guida o requisiti del progetto.
Definisci bene i dettagli del progetto: più informazioni fornisci, più il tuo freelance sarà in grado di svolgere il lavoro di cui hai bisogno.
Esempio: se stai assumendo uno scrittore freelance per creare un white paper per la tua azienda, fornisci ulteriori informazioni sul pubblico di destinazione, sul numero di parole e sul tono. Includi anche dettagli specifici sul prodotto e casi di studio.
Indicare i risultati attesi con le relative scadenze
Quando si assegna un'attività a un freelance, è importante specificare chiaramente i risultati attesi, le attività cardine e le scadenze per completare il progetto.
Esempio: desideriamo ricevere da te quattro post di blog di 1000 parole al mese. Ti preghiamo di consegnare un post ogni settimana, il Monday.
Discutere della disponibilità
Discuti fin dall'inizio se hai bisogno che i freelance siano disponibili per riunioni o chiamate, in modo che possano pianificare i loro programmi di conseguenza.
Esempio: ogni martedì, dalle 12:45 alle 13:30, organizziamo una riunione settimanale su Zoom tra i freelance e i team interessati.
Lo scopo delle riunioni di gruppo è discutere gli obiettivi del progetto, i risultati raggiunti, fornire feedback su aspetti specifici e effettuare la condivisione degli aggiornamenti relativi al prodotto.
Discutere i termini di pagamento per il pagamento
Chiarisci i termini di pagamento, compresa la frequenza con cui pagherai i freelance e la piattaforma di pagamento che utilizzerai.
Esempio: abbiamo un ciclo di pagamento NET + 30 giorni per il team di freelance. La modalità/metodo di pagamento è PayPal e riguarda tutti i post approvati che hai scritto per il blog.
L'ultima cosa da fare è discutere di questi aspetti dopo che il freelance che lavora al tuo progetto ha emesso la fattura.
Utilizza il modello Scope of Work di ClickUp per specificare tutti i dettagli in un repository centralizzato. In questo modo risparmierai tempo nella creazione di lunghi fogli di calcolo o email per la condivisione di queste informazioni.
Fornisce un quadro di riferimento semplice per delineare l'ambito, gli obiettivi e i risultati attesi, insieme a sezioni dedicate ai requisiti legali, alle attività cardine e agli obiettivi del progetto, che possono essere personalizzati in base alle proprie esigenze.
Suggerimento professionale💡: Utilizza un assistente di scrittura basato sull'IA, come ClickUp Brain , per automatizzare la creazione di descrizioni e brief dei progetti.
ClickUp Brain recupera i dettagli necessari dal tuo strumento di project management e inserisce l'ambito, le date di consegna, le sequenze, gli obiettivi e le attività cardine all'interno del tuo ambito di lavoro e di altri modelli di procedura operativa standard per freelance che utilizzi.
2. Discutere della comunicazione e dei check-in
Una comunicazione efficace è fondamentale per gestire qualsiasi team, ma è ancora più cruciale quando si gestiscono dei freelance. Non si supervisiona direttamente il loro lavoro; nella maggior parte dei casi, potrebbero lavorare da remoto.
E se non comunichi in modo efficace, dovrai affrontare:
- Scadenze dei progetti non rispettate
- Malintesi
- Scope creep
- Problemi di motivazione
Per evitare questi scenari, assicurati di discutere i seguenti aspetti comunicativi con il tuo freelance:
Modalità di comunicazione preferita
Discuti con il tuo freelance lo strumento di comunicazione utilizzato dalla tua azienda: Slack, Zoom e qualsiasi altro strumento di collaborazione online che dovrebbe essere a sua disposizione per rispondere prontamente.
Frequenza delle riunioni
Concordate la frequenza con cui vi sentirete. Preferite aggiornamenti settimanali o bisettimanali?
Scegli una frequenza che ti consenta di rimanere allineato senza sovraccaricare il programma di nessuno, in modo da poter affrontare eventuali problemi prima che si aggravino.
Gestire i cambiamenti
Discuti come affronteresti i cambiamenti nel loro lavoro. Che sia attraverso commenti in un documento Google o messaggi tramite uno strumento di collaborazione per progetti, assicurati che il processo sia chiaro.
L'ideale sarebbe disporre di un unico strumento di comunicazione efficace per le riunioni del team, la gestione dei cambiamenti e la comunicazione asincrona, compresi i messaggi diretti.
È qui che ClickUp per freelance funge da strumento di project management con linee di comunicazione efficaci per centralizzare il tuo programma e la comunicazione con i numerosi freelance con cui lavori.
La funzione Chat View di ClickUp ti consente di gestire in modo efficiente le comunicazioni con i tuoi talenti freelance, in modo che nulla sfugga al tuo controllo. Invia messaggi diretti, assegna compiti, condividi aggiornamenti quando aggiungi o modifichi attività e condividi materiali collaterali come link, allegati e video per fornire supporto ai freelance.
Per ogni attività assegnata su ClickUp, puoi anche aggiungere commenti per effettuare menzioni di aggiornamenti o note speciali.
Suggerimento professionale💡: All'interno di ClickUp, i freelance possono evidenziare il testo per aggiungere una risposta a parti specifiche dei tuoi commenti utilizzando l'opzione "Cita", riducendo il rischio di confusione anche se hai aggiunto più punti.
Ma cosa succede se devi fornire istruzioni complesse e dettagliate?
Salta il testo e usa ClickUp Clips per creare e condividere registrazioni dello schermo, fornendo una guida chiara e visiva per evitare malintesi e garantire che i tuoi freelance comprendano ogni attività.
Puoi anche incorporare questi clip in qualsiasi attività o effettuare la condivisione di un link pubblico in modo che i freelance possano accedervi facilmente.
3. Impostare un sistema di inserimento efficace
Quali sono i classici segnali di un sistema di inserimento inadeguato?
I tuoi freelance si sentono persi, non sapendo cosa fare dopo. Hanno difficoltà a capire le cose in modo indipendente e ti fanno ripetutamente le stesse domande.
Nel peggiore dei casi, faranno fatica a fornire un lavoro di qualità.
Questo non è lo scenario migliore quando si assumono i freelance giusti come investimento a lungo termine per un esito positivo della propria azienda.
Ecco cosa dovresti includere nei tuoi documenti di onboarding:
- Politiche aziendali: presenta la tua cultura e i tuoi valori di lavoro e di squadra e, se necessario, includi accordi di riservatezza e contratti.
- Materiali di formazione: fornite guide di stile, best practice e conoscenze specifiche del settore per garantire coerenza e qualità.
- Accesso a strumenti speciali: fornite ai freelance l'accesso a software o strumenti specializzati necessari per il loro lavoro, come software di progettazione grafica, strumenti di project management o piattaforme di comunicazione.
Per semplificare il processo di inserimento, puoi utilizzare modelli già pronti.
Ad esempio, il modello di inserimento dei nuovi assunti di ClickUp consente di creare liste di controllo dettagliate, pianificare sessioni di formazione con i colleghi, assegnare date di scadenza e monitorare lo stato di avanzamento dei progetti con stati personalizzati come Da fare, in corso e Completato.
Per saperne di più: Ecco i 10 migliori trucchi collaudati per i freelance per risparmiare tempo nel lavoro amministrativo più noioso
4. Utilizza strumenti di project management per i progetti freelance
Gestire più freelance in diversi team può rendere difficile stare al passo con i vari aggiornamenti e le scadenze, causando confusione e disorganizzazione.
I software di project management per freelance possono aiutarti a pianificare le attività, effettuare il monitoraggio dello stato, visualizzare le dipendenze e i colli di bottiglia e garantire un funzionamento regolare.
Ecco come il software di project management ClickUp ti aiuta a raggiungere un esito positivo:
- Lavagne online per il brainstorming: le lavagne online di ClickUp sono la tua tela digitale, aiutano i tuoi dipendenti regolari a collaborare e fare brainstorming con il team di freelance e trasformano le idee in attività concrete, anche quando tutti lavorano da remoto.
- Documenti per la modifica collaborativa: ClickUp Docs è un'unica fonte di riferimento per elencare tutti i dettagli del progetto: obiettivi, linee guida, proposte di progetto, attività cardine, ecc. La modifica collaborativa consente a più membri del team di progetto di apportare modifiche, aggiungere commenti e assegnare attività a questi documenti. È anche possibile aggiungere un accesso basato sui ruoli come documenti di sola visualizzazione.
- Dashboard per il monitoraggio dei progressi: in qualità di project manager o team leader, le dashboard di ClickUp ti consentono di aggiungere KPI, effettuare il monitoraggio e visualizzare i progressi e ottenere visibilità in tempo reale su opportunità e ostacoli.
- Organizzazione delle attività: utilizza le attività di ClickUp per suddividere i progetti complessi in attività più piccole, fissare scadenze e aiutare i freelance a stabilire le priorità di lavoro in modo efficace.
- Ottieni una visione d'insieme del lavoro svolto dai freelance: con la vista Bacheca di ClickUp, puoi vedere a colpo d'occhio su cosa sta lavorando ogni freelance, in quale fase si trovano le loro attività e cosa resta ancora da fare.
Se le priorità cambiano, puoi spostare le attività attraverso i flussi di lavoro utilizzando la funzionalità drag-and-drop, che consente aggiornamenti e riorganizzazioni rapidi.
Per saperne di più: I 10 migliori software di gestione dei collaboratori e sistemi di monitoraggio nel 2024
5. Gestisci il tempo in modo efficace con gli strumenti di monitoraggio del tempo
Il software di monitoraggio del tempo per freelance consente di gestire le ore fatturabili e le tabelle orarie e di monitorare gli orari di entrata e uscita in un unico luogo centralizzato.
La funzionalità di monitoraggio del tempo per i progetti di ClickUp aiuta i tuoi freelance a monitorare le ore lavorate. Utilizza lo strumento di monitoraggio del tempo globale integrato per avviare e interrompere il conteggio del tempo da qualsiasi luogo, aggiungere note ed etichette alle voci temporali e ottenere un riepilogo del tempo totale dedicato alle tue attività.
Anche se più freelance, come scrittori ed editori, lavorano all' stessa attività, possono monitorare il proprio tempo individualmente. Alla fine, puoi controllare i registri individuali e confrontarli con la durata stimata all'inizio del progetto.
In caso di contrattempi o ritardi, i freelance possono aggiornare le date di scadenza dell'attività principale. Tutti i membri del team assegnati a tali attività riceveranno automaticamente una notifica in modo da poter adeguare i propri programmi di conseguenza.
I dettagliati report di monitoraggio del tempo di ClickUp assicurano che tutti gli aspetti del progetto procedano secondo i piani e che le scadenze vengano rispettate in modo efficiente.
Per saperne di più: I 9 migliori software per la gestione del personale nel 2024
6. Offri e ricevi feedback regolarmente
Non importa quanto siano talentuosi i tuoi freelance, hanno bisogno della tua guida e del tuo feedback per soddisfare le tue aspettative.
È necessario fornire feedback regolari per evitare revisioni infinite e frustrazioni. Alcune best practice per la condivisione di feedback costruttivi sono:
Sii specifico
Individua ciò che hanno fatto bene o ciò che deve essere migliorato.
Esempio: la sezione sulle funzionalità del prodotto potrebbe essere più dettagliata. Puoi spiegare meglio in che modo ciascuna funzionalità avvantaggia l'utente?
Tempestivo
Non aspettare che i tuoi freelance abbiano smesso di lavorare al progetto per dire loro cosa ne pensi. Dai loro un feedback tempestivo, in modo che possano apportare modifiche in modo rapido e semplice.
Esempio: ho appena finito di leggere la bozza del tuo articolo. Facciamo una breve telefonata per discutere il mio feedback mentre è ancora fresco nella mia mente.
Attuabile
Suggerisci loro come possono migliorare o sviluppare il proprio lavoro.
Esempio: per migliorare la leggibilità, usa paragrafi più brevi. Usa sottotitoli ed elenchi puntati per rendere i tuoi contenuti facilmente scansionabili.
Equilibrato
Apprezza i membri del team per ciò che hanno fatto bene e indica loro gli aspetti che possono migliorare.
Esempio: la tua ricerca e i tuoi dati erano impressionanti e hanno aggiunto credibilità al tuo articolo. Tuttavia, la conclusione era un po' piatta. Era un po' generica; dobbiamo riscriverla in modo che riassuma i punti chiave del post.
Fornisci al tuo team di freelance un feedback costruttivo, ma ricordati di chiedere regolarmente il loro parere.
Chiedi loro quali sono i problemi che incontrano durante il lavoro.
Un modo semplice per raccogliere informazioni dai tuoi freelance è utilizzare il modello di feedback dei dipendenti di ClickUp. Questo modello ti consente di raccogliere feedback dettagliati sul lavoro con te, come la chiarezza dei ruoli e le opportunità di sviluppo.
Questo ciclo di feedback può aiutarti a identificare come migliorare i processi e fornire un supporto migliore ai tuoi freelance.
Suggerimento professionale💡: Configura ClickUp Automazioni per inviare automaticamente ogni trimestre ai tuoi freelance email con sondaggi di feedback.
È possibile utilizzare Form View di ClickUp per raccogliere feedback dal proprio team di freelance. Ciò garantisce una raccolta coerente dei feedback e aiuta a identificare e risolvere tempestivamente eventuali problemi.
7. Invita i freelance a partecipare ad attività di team building
Sebbene i freelance siano un'estensione del tuo team, probabilmente si sentiranno distaccati dal suo spirito di cameratismo perché le loro interazioni con esso sono limitate.
Il risultato?
Può influire sul loro senso di appartenenza e sulla loro motivazione. Invitarli a eventi di team building li aiuta a integrarsi e a sentirsi apprezzati.
Per i tuoi dipendenti, questo rafforza l'idea che i freelance sono membri essenziali del team. Quando partecipano insieme ad attività di team building, instaurano un rapporto e rafforzano il loro legame.
Ecco alcuni esempi di attività di team building virtuale che puoi provare:
Escape room virtuali
Per un'attività di escape room virtuale, tutti partecipano allo stesso gioco di escape room online. Devono comunicare e collaborare per trovare indizi e risolvere enigmi prima che scada il tempo per "fuggire".
Questo divertente gioco è perfetto per i team remoti composti da freelance, poiché incoraggia il lavoro di squadra verso un obiettivo comune.
Serata quiz
Scegli domande a quiz su film famosi, programmi TV, musica e altri argomenti divertenti. Crea un mix di freelance e membri interni in ogni team.
Tutti possono socializzare in un'impostazione rilassata e senza pressioni, poiché si tratta solo di un gioco a quiz informale e divertente.
Pianifica queste attività utilizzando il modello Team Docs di ClickUp. Questo modello personalizzabile ti consente di elencare domande rompighiaccio, impostare regole per varie attività virtuali e organizzare tutti i dettagli in un unico spazio.
Tieni a portata di mano il modello Team Docs in ClickUp durante le tue attività virtuali. Ti consente di vedere i titoli professionali, l'esperienza e le informazioni di contatto di tutti i membri del team.
Trattandosi di un documento collaborativo, tutto il team, compresi i freelance, può contribuire con idee e feedback. Questa centralizzazione favorisce un processo di pianificazione più inclusivo e organizzato, garantendo che tutti si sentano coinvolti nell'esperienza di legame a distanza.
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Ricorda che ogni libero professionista di successo desidera fornire un lavoro di qualità e che sei tu il responsabile di metterli nelle condizioni di ottenere un esito positivo.
Inizia definendo chiaramente le aspettative e fornendo indicazioni dettagliate. Man mano che il progetto avanza, fornisci feedback regolari. Una comunicazione aperta li aiuterà a capire dove è necessario apportare modifiche.
La piattaforma di project management ClickUp combina tutte le funzionalità necessarie per gestire i membri del tuo team di freelance, tra cui monitoraggio del tempo, comunicazione all'interno del team e funzionalità di project management in un'unica piattaforma.
Tieni traccia delle ore di lavoro rispetto al budget del progetto, assegna le attività, imposta e monitora le scadenze, crea descrizioni dei progetti basate sull'IA, effettua la condivisione di file importanti e comunica all'interno dello strumento di project management di ClickUp.
Non è più necessario destreggiarsi tra più app per gestire il proprio team di freelance e i lavoratori indipendenti. La risposta a come gestire i freelance inizia con la registrazione su ClickUp e la prova delle sue funzionalità/funzioni gratuite.