Vi siete mai chiesti cosa distingue un progetto ordinario da uno straordinario? La risposta sta nella progettazione. Essendo una delle prime fasi del ciclo di vita di un progetto, la progettazione è la colonna portante di tutti i progetti.
Nella fase di progettazione, crei i piani per il successo e dai forma alle tue idee grezze in un percorso strutturato verso il raggiungimento dell'obiettivo del tuo progetto.
Il processo di progettazione di un progetto non consiste semplicemente nel redigere dei piani, ma è molto più di questo. Si tratta di immaginare strategicamente ogni passaggio, comprendere i rischi, pianificare le contingenze e garantire che ogni componente sia in linea con gli obiettivi generali.
In questo articolo ti guideremo attraverso tutti gli aspetti cruciali del progetto, partendo dal perché e finendo con esempi reali.
Che cos'è la progettazione di un progetto?
La progettazione è la fase iniziale di un progetto in cui i project manager pianificano le risorse, i risultati finali e le tempistiche. Dalla pianificazione della visione e dell'obiettivo del progetto alla definizione dei budget e delle strategie di valutazione, durante questa fase vengono prese molte decisioni fondamentali.
L'obiettivo principale di questa fase è fornire un quadro chiaro e completo che guidi il team di progetto durante l'intero ciclo di vita, dall'avvio alla chiusura.
Fai brainstorming di idee, sviluppa strategie, raccogli risorse e stabilisci obiettivi finali sperimentando vari strumenti come diagrammi di flusso, prototipi, impressioni fotografiche, schizzi e immagini. E ricordati di tirare fuori la tua bacheca delle idee e coinvolgere i membri del tuo team nel processo.
Gli elementi fondamentali di questa fase sono i seguenti:
- Definizione dell'ambito: definisci chiaramente la visione, gli obiettivi e i risultati attesi del progetto.
- Definizione degli obiettivi: stabilisci obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili e pertinenti.
- Suddivisione delle attività: strutturate il progetto in attività più piccole e gestibili.
- Identifica le dipendenze: osserva la sequenza delle attività e identifica le dipendenze.
- Pianificazione delle risorse: identificare e allocare le risorse necessarie, quali personale, materiali e budget.
- Sviluppo della sequenza: crea una sequenza realistica con attività cardine e scadenze per ogni fase del progetto.
- Valutazione dei rischi: identifica i potenziali rischi e preparati alle emergenze.
Una volta completato il piano del progetto, effettua la condivisione con i tuoi stakeholder e potenziali investitori per ottenere la loro approvazione e avviare la fase iniziale. Poiché si tratta essenzialmente di una fase di brainstorming e raccolta delle idee, è fondamentale utilizzare strumenti che rendano le tue idee più tangibili e concrete.
Il software di project management ClickUp offre strumenti come i diagrammi di Gantt, ClickUp AI e altro ancora che migliorano la chiarezza del tuo piano di progetto e facilitano una comprensione più completa del progetto proposto tra le parti interessate.
L'importanza della progettazione nel project management
Il processo di progettazione è fondamentale per il successo e l'efficacia di qualsiasi progetto. Essendo il modello del tuo progetto, l'esito positivo di questa fase determinerà la fluidità con cui il tuo progetto andrà avanti. Questo perché tutti i tuoi passaggi si baseranno sulla progettazione che stabilirai in questa fase.
Ecco alcuni motivi per cui la progettazione è fondamentale nel project management:
Chiarezza di visione
La progettazione di un progetto aiuta a chiarire la visione generale e gli obiettivi del progetto stesso. Fornisce una tabella di marcia che delinea lo scopo, gli obiettivi e i risultati del progetto e garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Allocazione efficiente delle risorse
Un aspetto cruciale di questa fase è l'allocazione delle risorse necessarie. Dalla selezione del miglior software di project management alla scelta delle persone più adatte al lavoro, un project manager può raccogliere le risorse necessarie per completare il progetto con esito positivo.
Migliori processi decisionali
Un piano di progetto ben progettato garantisce un processo decisionale informato durante tutto il ciclo di vita del progetto. Prendete decisioni tempestive ed efficaci con una visione completa della struttura e degli obiettivi del vostro progetto.
Monitoraggio e valutazione
La fase di progettazione ti aiuta a creare dei parametri di riferimento per monitorare i progressi e valutare l’esito positivo del progetto. Fornisce una base per confrontare i risultati effettivi con gli obiettivi pianificati e ti consente di apportare le modifiche necessarie.
7 passaggi per la progettazione di un progetto
Ora che conosci l'importanza del processo di progettazione, passiamo ai passaggi coinvolti. Prima di immergerti, ricorda che una fase di successo è possibile solo quando si utilizzano gli strumenti giusti e si seguono i principi fondamentali del project management.
1. Definisci la tua visione e i tuoi obiettivi
Il primo passaggio nella progettazione di un progetto è definire la tua visione e il tuo obiettivo. Spesso queste due parole vengono usate in modo intercambiabile, ma indicano aspetti diversi.
Ad esempio, la visione di una startup tecnologica potrebbe essere quella di rivoluzionare la comunicazione digitale creando una piattaforma accessibile a livello globale. Quindi, i suoi obiettivi potrebbero essere quelli di raggiungere 10 milioni di utenti attivi entro i prossimi 18 mesi e di affermarsi in due nuovi mercati internazionali entro la fine del prossimo anno fiscale.
Notate la differenza? La visione del vostro progetto è il suo obiettivo finale. Definisce ciò che volete ottenere con questo progetto. I vostri obiettivi sono i mezzi per raggiungere questa visione.
La tua visione definisce il potenziale del progetto, che puoi presentare agli stakeholder. Crea una dichiarazione di visione accattivante che descriva il problema che il tuo progetto sta cercando di risolvere.
Una volta creata la dichiarazione di intenti, stabilisci i tuoi obiettivi. I tuoi obiettivi sono la soluzione, ovvero il modo in cui risolverai il problema definito nella tua visione. Puoi anche utilizzare i criteri SMART (specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo) per svilupparli.
Poiché avrai più di un obiettivo, assicurati che siano chiaramente definiti, con visibilità e accessibili a tutti i membri del team del progetto per evitare confusione.
2. Stabilisci risultati e deliverable
Ora che i tuoi obiettivi sono pronti, il passaggio successivo è stabilire i risultati del progetto. I risultati sono in genere più dettagliati e misurabili. Possono essere quantitativi, come le metriche di coinvolgimento degli utenti e gli obiettivi di fatturato, o qualitativi, come il miglioramento della soddisfazione dei clienti.
Una volta stabiliti i risultati necessari, documenta tutti i tuoi principali risultati finali. Esistono due tipi di risultati finali:
- Interni: saranno forniti ai membri del tuo team o ad altri reparti interni. Questi includono rapporti sul monitoraggio del tempo, progetti iniziali, rapporti sullo stato di avanzamento e rapporti sul budget.
- Esterni: vengono condivisi con i clienti e gli investitori che hanno un interesse nel progetto. Possono includere rapporti sullo stato del progetto, rapporti sullo stato di avanzamento, progetti iniziali e finali e prodotti finali.
Alcuni degli aspetti fondamentali da tenere a mente durante la definizione dei risultati finali del progetto sono:
- Non è possibile definire i risultati finali di un progetto senza avere obiettivi chiari e misurabili.
- Suddividi i tuoi risultati finali in parti più piccole e raggiungibili per renderli più realizzabili.
- Fissate scadenze realistiche e rispettatele. Specificate le scadenze in base al livello di difficoltà dell'attività per ridurre le possibilità di ritardi.
- Classificateli in ordine di priorità. In questo modo, il vostro team potrà lavorarci in tempo.
- Stabilisci canali di comunicazione per assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda
- Sfrutta uno strumento di project management per effettuare il monitoraggio dei tuoi risultati, impostarli come priorità e ottenere informazioni in tempo reale.
3. Comprendere i rischi e i vincoli
Ogni progetto comporta determinati rischi. Questi possono essere legati ai processi, alle persone o alle risorse. Ecco perché è fondamentale acquisire una comprensione completa dei vari rischi che possono influire sul completamento del tuo progetto.
Grazie a queste conoscenze, potrai sviluppare strategie di mitigazione e darne seguito con i reparti competenti. Una strategia di mitigazione rassicurerà anche i tuoi principali stakeholder e ispirerà fiducia nel tuo progetto.
Sebbene ogni progetto presenti rischi e vincoli diversi, alcuni rimangono comuni. Vediamoli insieme:
- Scope creep: quando gli obiettivi del progetto non sono chiari e non vengono comunicati alle parti interessate. Assicurati di stabilire chiaramente i parametri del progetto fin dall'inizio per evitare questo rischio.
- Risorse insufficienti: ciò si verifica a causa della mancanza di risorse quali denaro, tempo, competenze o tecnologia. Per evitare che ciò si verifichi nel lungo periodo, sviluppa un piano di allocazione delle risorse.
- Rischi di performance: il rischio di performance si verifica quando le prestazioni del progetto non corrispondono alle aspettative iniziali. Sebbene sia difficile anticipare il motivo esatto alla base delle prestazioni insufficienti, è possibile mitigare questo rischio utilizzando un software di project management per effettuare il monitoraggio dei progressi in tempo reale e identificare tempestivamente eventuali problemi.
4. Affina la tua strategia con la visualizzazione
L'uso di supporti visivi nella strategia di progetto lo rende più accattivante e facilmente comprensibile. Secondo il Project Management Institute, "Il project management visivo offre informazioni fornite in modo tale che chiunque possa fruirne nel momento, nel luogo e nel modo più convenienti".
Dai diagrammi di Gantt e dai grafici di lavoro alle mappe mentali e ai progetti di schermate, gli ausili visivi comunicano facilmente concetti che altrimenti sembrerebbero complessi.
Ecco alcuni degli strumenti visivi più popolari da utilizzare per il tuo progetto:
- Mappa mentale: una mappa mentale ti aiuta a visualizzare e collegare i risultati finali. Utilizza le mappe mentali per creare nuove idee e comprendere concetti diversi.
- Diagramma di flusso: un diagramma di flusso fornisce una rappresentazione visiva dettagliata di un processo o di un'attività.
- Diagramma di Gantt: i diagrammi di Gantt consentono di visualizzare la durata, le attività, le sequenze e i programmi di un progetto per aiutarti a comprendere il tempo necessario per svolgere un'attività.
- Grafico PERT: utilizza questo strumento per organizzare e visualizzare le attività del tuo progetto. È particolarmente utile per progetti complessi.
- Sequenze del progetto: una sequenza mostra le attività o gli eventi in un determinato periodo. Una rappresentazione visiva assicura che tutti siano a conoscenza delle fasi del progetto.
Un'altra opzione è quella di utilizzare un software di progettazione dei processi per visualizzare i processi complessi del tuo progetto. Poiché sono disponibili molti strumenti visivi, è fondamentale scegliere quelli che funzionano meglio per il tuo team. Ad esempio, se il tuo team di progetto è piccolo e il progetto è semplice, puoi utilizzare un diagramma di flusso per i dettagli.
5. Preparati alle emergenze
Non importa quanto sia dettagliata e accurata la pianificazione del tuo progetto, le cose potrebbero non andare sempre come previsto. Pertanto, il passaggio successivo nella progettazione è quello di sviluppare un piano di emergenza. Si tratta di un piano B da utilizzare in caso di eventi di rischio identificati. Il rischio può essere qualsiasi cosa, dalla mancanza di budget e competenze alla cattiva gestione o alla comunicazione errata.
Ecco i passaggi per creare un piano di emergenza:
- Poiché hai già identificato i rischi in un passaggio precedente, è ora il momento di sviluppare strategie di mitigazione. Assegna le risorse, compreso il budget e il personale, per implementare le strategie di mitigazione.
- Successivamente, stabilisci i punti di attivazione che indicano il verificarsi di un rischio. Sviluppa un piano di risposta dettagliato per ogni rischio identificato, includendo chi è responsabile della risposta e le azioni specifiche da eseguire.
- Integra il piano di emergenza nella documentazione generale del progetto. In questo modo l'intero team di progetto sarà a conoscenza delle misure di emergenza.
- Monitorate regolarmente l'ambiente del progetto per individuare eventuali cambiamenti che potrebbero influire sui rischi identificati.
6. Definisci il tuo budget
Ora che hai completato le basi della progettazione del tuo progetto, è il momento di decidere il budget. Un budget completo garantisce la disponibilità delle risorse durante l'esecuzione del progetto e riduce le possibilità di superamento dei costi.
Pertanto, assegna un determinato importo a ciascuna attività, attività e processo del progetto. Un budget ti aiuta anche a determinare la fattibilità del tuo progetto. Se i costi superano i profitti previsti, il progetto potrebbe non essere fattibile.
È fondamentale tenere a mente i seguenti aspetti durante la creazione di un budget:
- Considera i membri del team, le risorse esterne, la formazione, le attrezzature, lo spazio e i servizi professionali di cui avrai bisogno per completare il progetto.
- Stima gli importi per ciascuna risorsa che hai identificato
- Puoi confrontare il tuo budget attuale con quelli utilizzati per progetti simili.
- Non dimenticare di stanziare un budget per il tuo piano di emergenza.
- Fare una menzione di tutte le risorse assegnate nel documento del progetto.
Poiché il budget di un progetto è un documento completo, è preferibile utilizzare uno strumento di project management come ClickUp. ClickUp ti consente di effettuare la condivisione e l'aggiornamento del tuo budget, oltre a offrirti modi innovativi per visualizzarlo.
7. Stabilire processi di monitoraggio e approvazione
I processi di monitoraggio e approvazione stabiliscono i criteri per l'esito positivo del tuo progetto, rendendoli una parte indispensabile del project management. È qui che si determina se sono stati raggiunti i risultati e gli obiettivi desiderati.
Processi di approvazione efficienti garantiscono trasparenza, responsabilità e un processo decisionale efficace durante l'intero ciclo di vita del progetto. I processi di monitoraggio e approvazione dei progetti includono quanto segue:
- Identificare e definire KPI misurabili in linea con gli obiettivi del progetto
- Suddividere la sequenza del progetto in attività cardine
- Selezione di strumenti e sistemi adeguati per il monitoraggio delle attività
- Assegnare le responsabilità ai membri del tuo team
- Definizione dei criteri per ottenere le approvazioni nelle diverse fasi del progetto
- Sviluppare un piano di comunicazione per la condivisione degli aggiornamenti sullo stato e delle richieste di approvazione
Come migliorare la progettazione di un progetto?
Il processo di progettazione di un progetto non termina dopo aver seguito i sette passaggi sopra menzionati. Come per qualsiasi processo, c'è sempre margine di miglioramento. Pertanto, è fondamentale perfezionare le strategie, incorporare le lezioni apprese dai progetti precedenti e utilizzare nuovi strumenti e tecnologie.
L'utilizzo di uno strumento di project management come ClickUp contribuirà a rendere la fase di progettazione più fluida, veloce e innovativa. Vediamo come.
- ClickUp offre funzionalità interattive di pianificazione temporale e consente di assegnare scadenze chiare alle diverse parti dei tuoi progetti. Imposta date di inizio e di scadenza, dipendenze e priorità.
- Suddividi i progetti complessi in attività gestibili e assegnale ai diversi membri del team.
- Con ClickUp Docs, ottieni una panoramica completa dei tuoi progetti. Usalo per effettuare la condivisione di feedback e mockup e collaborare con i membri del tuo team in tempo reale.
- Lo strumento consente inoltre di visualizzare la capacità del team, facilitando il monitoraggio e il miglioramento della sua efficienza.
- Inoltre, sfrutta strumenti come i diagrammi di Gantt e PERT per vedere lo stato di avanzamento del progetto e visualizzare i processi.
Esempi di progettazione di un progetto
Gli strumenti di project management come i diagrammi di Gantt sono incredibilmente utili durante la progettazione. Ad esempio, un diagramma di Gantt mostra la roadmap e le sequenze del progetto se stai lavorando a un progetto di sviluppo software.
Il diagramma di Gantt riportato di seguito mostra la roadmap del prodotto e la Sequenza del progetto.
I grafici Gantt rappresentano tutte le informazioni rilevanti in modo strutturato e di facile comprensione. Ti aiutano anche nella condivisione con tutti gli stakeholder coinvolti nel progetto.
I diagrammi di Gantt sono uno dei tanti strumenti a disposizione per la progettazione. Altre funzionalità/funzioni, come la vista Team, consentono di monitorare e effettuare il monitoraggio dei progressi di ciascun membro del team del progetto.
Progettare e gestire i progetti in modo efficace
La progettazione di un progetto è un piano che trasforma la tua visione del progetto in obiettivi realizzabili. Offre un percorso strutturato che i team possono seguire. Definendo i tuoi obiettivi, stabilendo i risultati, comprendendo i rischi e le visualizzazioni, preparando piani di emergenza, redigendo un budget e sviluppando procedure di monitoraggio, ti assicuri che il tuo progetto abbia inizio e finisca con esito positivo.
E ricordate di sfruttare le solide funzionalità/funzioni di uno strumento di project management! Uno strumento come ClickUp renderà più agevole la fase di progettazione e contribuirà a mitigare eventuali rischi in tempo.