Vi siete mai chiesti cosa separa un progetto ordinario da uno straordinario? La risposta sta nella progettazione. Un processo iniziale nel del ciclo di vita del progetto la progettazione è la spina dorsale di tutti i progetti.
Nella fase di progettazione, si creano i piani per l'esito positivo e si formano le idee grezze in un percorso strutturato per raggiungere l'obiettivo del progetto.
Il processo di progettazione non è una semplice stesura di piani, ma molto di più. Si tratta di prevedere strategicamente ogni passaggio, comprendere i rischi, pianificare gli imprevisti e garantire che ogni componente sia in linea con gli obiettivi generali.
In questo articolo vi illustreremo tutti gli aspetti cruciali della progettazione, partendo dal perché e finendo con esempi reali.
**Che cos'è la progettazione?
La progettazione è la fase iniziale di un progetto in cui i project manager pianificano risorse, risultati e sequenze. Dalla pianificazione della visione e dell'obiettivo del progetto alla definizione del budget e delle strategie di valutazione, in questa fase si prendono molte decisioni vitali.
L'oggetto principale di questa fase è fornire un quadro chiaro e completo che guidi il team del progetto durante l'intero ciclo di vita, dall'avvio alla chiusura.
Fate un brainstorming di idee, sviluppate strategie, raccogliete risorse e stabilite obiettivi finali sperimentando vari strumenti come diagrammi di flusso, prototipi, impressioni fotografiche, schizzi e immagini. E ricordate di tirare fuori il vostro bacheca delle idee e coinvolgere i membri del team nel processo.
la lavagna di ClickUp
facilita la collaborazione dei membri del team, il brainstorming, l'organizzazione delle idee e la creazione di collegamenti
Gli elementi critici di questa fase sono i seguenti:
- Definizione dell'ambito: Definire chiaramente la visione, gli oggetti e i risultati del progetto
- Impostazione degli obiettivi: Stabilire obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili e pertinenti
- Disaggregazione delle attività: strutturare il progetto in attività più piccole e gestibili
- **Identificare le dipendenze: esaminare la sequenza delle attività e identificare le dipendenze
- Pianificazione delle risorse: Identificare e allocare le risorse necessarie, come persone, materiali e budget
- **Sviluppo della sequenza temporale: creare una sequenza temporale realistica con attività cardine e scadenze per ogni fase del progetto
- Valutazione dei rischi: Identificare i rischi potenziali e preparare gli imprevisti
Una volta completato il piano del progetto, condividetelo con le parti interessate e i potenziali investitori per ottenere la loro approvazione e iniziare la fase di avvio. Poiché si tratta essenzialmente di una fase di brainstorming e di messa insieme delle idee, è fondamentale utilizzare strumenti che rendano le idee più tangibili e concrete.
il software di project management di ClickUp visualizza in modo semplificato lo stato del progetto, i lavori richiesti dal team e le attività_ Il software di project management di ClickUp offre strumenti come i grafici di Gantt, ClickUp AI e altri che migliorano la chiarezza del piano di progetto e facilitano una comprensione più completa del progetto proposto da parte degli stakeholder.
Importanza del project design nel project management
Il progetto processo di progettazione è fondamentale per l'esito positivo e l'efficacia di qualsiasi progetto. Essendo la bozza del progetto, l'esito positivo di questa fase determinerà il buon andamento del progetto stesso. Infatti, tutti i passaggi si baseranno sulla progettazione stabilita in questa fase.
Ecco alcuni motivi per cui la progettazione è fondamentale nel project management:
Carità di visione
La progettazione aiuta a chiarire la visione generale e gli oggetti del progetto. Fornisce una tabella di marcia che delinea lo scopo, gli obiettivi e i risultati del progetto e assicura che tutti siano sulla stessa pagina.
Allocazione efficiente delle risorse
Un aspetto cruciale di questa fase è l'allocazione delle risorse necessarie. Dalla selezione delle migliori risorse software per il project management il project manager, oltre a scegliere le persone migliori per il lavoro, può raccogliere le risorse necessarie per completare il progetto con successo.
Migliore processo decisionale
Un piano di progetto ben concepito assicura un processo decisionale informato durante tutto il ciclo di vita del progetto. Prendete decisioni tempestive ed efficaci grazie a una visualizzazione completa della struttura e degli obiettivi del progetto.
Monitoraggio e valutazione
La fase di progettazione aiuta a creare parametri di riferimento per il monitoraggio dello stato e la valutazione dell'esito positivo del progetto. Fornisce una base per confrontare i risultati effettivi con gli oggetti pianificati e consente di apportare le modifiche necessarie.
7 passaggi della progettazione
Ora che conoscete l'importanza del processo di progettazione, passiamo ai passaggi necessari. Prima di tuffarci, ricordiamo che una fase positiva è possibile solo se si utilizzano gli strumenti giusti e si seguono le fasi cruciali principi del project management .
1. Definite la vostra visione e i vostri obiettivi
Il primo passaggio della progettazione è la definizione della visione e dell'obiettivo. Spesso si usano queste due parole in modo intercambiabile, ma denotano aspetti diversi.
Ad esempio, la visione di una startup tecnologica potrebbe essere quella di rivoluzionare la comunicazione digitale creando una piattaforma accessibile a livello globale. Quindi, gli obiettivi potrebbero essere quelli di raggiungere 10 milioni di utenti attivi entro i prossimi 18 mesi e di stabilire una presenza in due nuovi mercati internazionali entro la fine del prossimo anno fiscale.
Notate la differenza? La visione del progetto è il suo obiettivo finale. Definisce ciò che si vuole ottenere con questo progetto. Gli obiettivi sono i mezzi per raggiungere questa visione.
La visione definisce il potenziale del progetto, che può essere presentato agli stakeholder. Create una dichiarazione di visione accattivante che dipinga un quadro del problema che il vostro progetto sta cercando di risolvere.
con ClickUp, è possibile suddividere gli obiettivi in più cartelle, per completare la chiarezza
Una volta creata la dichiarazione di visione, impostate gli obiettivi. Gli obiettivi sono la soluzione: come risolvere il problema definito nella visione. Per svilupparli potete utilizzare i criteri SMART (specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo).
Poiché avrete più di un obiettivo, assicuratevi che siano chiaramente definiti, visibili e accessibili a tutti i membri del team del progetto per evitare confusione.
2. Stabilire i risultati e gli obiettivi
Ora che gli obiettivi sono pronti, il passaggio successivo consiste nello stabilire i risultati del progetto. I risultati sono in genere più dettagliati e misurabili. Possono essere quantitativi, come le metriche di coinvolgimento degli utenti e i traguardi di fatturato, o qualitativi, come il miglioramento della soddisfazione dei clienti.
Una volta stabiliti i risultati necessari, documentate tutti i principali deliverable. Esistono due tipi di risultati:
- Interni: Saranno consegnati ai membri del team o ad altri dipartimenti interni. Questi includono i report di monitoraggio del tempo, i progetti iniziali, gli stati di avanzamento e i report di budget
- Esterni: Sono condivisi con i client e gli investitori interessati al progetto. Possono includere reportistica sullo stato del progetto, reportistica sullo stato di avanzamento, progetti iniziali e finali e produttività finale
Alcune delle cose chiave da ricordare durante l'impostazione dei deliverable del progetto sono:
- Non è possibile definire i deliverable di un progetto senza disporre di informazioni chiare e misurabili oggetti chiari e misurabili* Scomponete i risultati in parti più piccole e raggiungibili per renderli più realizzabili
- Impostare scadenze realistiche e rispettarle. Specificate le scadenze in base al livello dell'attività per ridurre le possibilità di ritardi
- Classificare i compiti in ordine di priorità. In questo modo, il team può lavorare in tempo
- Stabilire canali di comunicazione per garantire che tutti siano sulla stessa pagina
- Sfruttare unstrumento di project management per monitorare le consegne, impostarle come priorità e ottenere informazioni in tempo reale
clickUp 3.0 consente di classificare le attività in ordine di priorità
3. Comprendere i rischi e i vincoli
Ogni progetto comporta alcuni rischi. Possono essere legati ai processi, alle persone o alle risorse. Per questo motivo è essenziale comprendere a fondo i vari rischi che possono avere un impatto sul completamento del progetto.
Grazie a questa conoscenza, è possibile sviluppare strategie di mitigazione e seguire i dipartimenti competenti. Una strategia di mitigazione rassicurerà anche i principali stakeholder e ispirerà fiducia nel progetto.
Sebbene ogni progetto presenti rischi e vincoli diversi, alcuni restano comuni. Discutiamone:
- Scope creep: Quando gli oggetti del progetto non sono chiari e non vengono comunicati alle parti interessate. Assicuratevi di fare chiarezza sui parametri del progetto fin dall'inizio per evitare questo rischio
- Risorse insufficienti: Si verifica a causa della mancanza di risorse come denaro, tempo, competenze o tecnologia. Per evitare che ciò accada nel lungo periodo, sviluppate un piano di allocazione delle risorse
- Rischi di performance: Il rischio di performance è quando le prestazioni del progetto non corrispondono alle aspettative iniziali. Sebbene sia difficile anticipare l'esatta ragione alla base delle prestazioni insufficienti, è possibile mitigare il rischio utilizzando un software di project management per monitorare lo stato di avanzamento in tempo reale e identificare i problemi in tempo
4. Affinate la vostra strategia con la visualizzazione
L'uso di ausili visivi nella strategia del progetto la rende più attraente e facilmente comprensibile. Secondo il Project Management Institute (Istituto di gestione del progetto) "Il visual project management offre informazioni fornite in modo tale che chiunque possa consumarle nel momento, nel luogo e nel modo che gli sono più congeniali"
Dai grafici di Gantt e dai diagrammi di lavoro alle mappe mentali e ai disegni delle schermate, gli ausili visivi comunicano facilmente cose che altrimenti sembrano complesse.
mappe mentali di ClickUp
consentono di strutturare e organizzare le informazioni
Ecco alcuni degli strumenti visivi più popolari da utilizzare per il vostro progetto:
- Mappa mentale: Amappa mentale aiuta a visualizzare e collegare i deliverable. Utilizzate le mappe mentali per creare nuove idee e comprendere diversi concetti
- **Un diagramma di flusso fornisce una rappresentazione per passaggi di un processo o di un'attività
- Grafico di Gantt: I grafici di Gantt consentono di visualizzare la lunghezza, le attività, le sequenze e le pianificazioni di un progetto per aiutare a capire il tempo che un'attività richiederà
- Grafico di riferimento **Usate questo strumento per organizzare e visualizzare le attività del progetto. Sono particolarmente utili per progetti complessi
- Sequenza temporale del progetto: Una sequenza temporale mostra le attività o gli eventi in un periodo specifico. Una visualizzazione assicura che tutti siano consapevoli delle fasi del progetto
Un'altra opzione è l'utilizzo di software di progettazione dei processi per visualizzare i processi complessi del progetto. Poiché sono disponibili molti strumenti visivi, è fondamentale scegliere quelli che funzionano meglio per il vostro team. Ad esempio, se il team è piccolo e il progetto è semplice, si può usare un diagramma di flusso per i dettagli.
5. Preparare gli imprevisti
Per quanto dettagliata e accurata sia la pianificazione del progetto, le cose potrebbero non andare sempre come previsto. Pertanto, il passaggio successivo nella progettazione è lo sviluppo di un piano di emergenza. Si tratta di un piano B da utilizzare in caso di eventi di rischio identificati. Il rischio può essere di qualsiasi tipo, dalla mancanza di budget e competenze alla cattiva gestione o comunicazione.
Ecco i passaggi per creare un piano di emergenza:
- Poiché i rischi sono già stati identificati in un passaggio precedente, è il momento di sviluppare strategie di mitigazione. Assegnare le risorse, compresi budget e personale, per implementare le strategie di mitigazione
- Stabilite quindi i trigger point che indicano il verificarsi di un rischio. Sviluppare un piano di risposta dettagliato per ogni rischio identificato, includendo chi è responsabile della risposta e le azioni specifiche da eseguire
- Integrare il piano di emergenza nella documentazione generale del progetto. Questo garantirà che l'intero team del progetto sia a conoscenza delle misure di emergenza
- Monitorare regolarmente l'ambiente del progetto per individuare eventuali cambiamenti che potrebbero avere un impatto sui rischi identificati
6. Finalizzare il budget
Ora che avete completato le basi del progetto, è il momento di decidere il budget. Un budget completo garantisce la disponibilità di risorse durante la fase di l'esecuzione del progetto e riduce le possibilità di superamento dei costi.
Pertanto, è necessario stanziare un certo importo per ogni attività, compito e processo del progetto. Un budget aiuta anche a determinare la fattibilità del progetto. Se i costi superano i profitti previsti, il progetto potrebbe non essere fattibile.
È fondamentale tenere a mente i seguenti aspetti durante la creazione di un budget:
- Considerare i membri del team, le risorse esterne, la formazione, le attrezzature, lo spazio e i servizi professionali necessari per completare il progetto
- Stimare gli importi per ogni risorsa identificata
- Potete confrontare il vostro budget attuale con quello utilizzato per progetti simili
- Da fare: stanziare un budget per il piano di emergenza
- Menzioni tutte le risorserisorse assegnate nel documento del progetto
Poiché il budget di un progetto è un documento completo, è meglio utilizzare uno strumento di project management come ClickUp. ClickUp consente la condivisione e l'aggiornamento del budget, oltre a modi innovativi per visualizzarlo
7. Stabilire processi di monitoraggio e approvazione
I processi di monitoraggio e approvazione stabiliscono i criteri per l'esito positivo del progetto, rendendoli una parte indispensabile del project management. È qui che si determina se si sono raggiunti i risultati e i deliverable desiderati.
Processi di approvazione efficienti garantiscono trasparenza, account e un processo decisionale efficace durante tutto il ciclo di vita del progetto. Monitoraggio del progetto e i processi di approvazione del progetto includono i seguenti aspetti:
- Identificare e definire KPI misurabili che siano in linea con gli oggetti del progetto
- Scomposizione delsequenza del progetto in attività cardine significative
- Selezione di strumenti e sistemi appropriati per il monitoraggio delle attività
- Assegnare le responsabilità ai membri del team
- Definire i criteri per ottenere le approvazioni nelle diverse fasi del progetto
- Sviluppare un piano di comunicazione per la condivisione degli aggiornamenti sullo stato di avanzamento e delle richieste di approvazione
**Come migliorare il progetto?
Il processo di progettazione non si conclude dopo aver seguito i sette passaggi menzionati. Come in ogni processo, c'è sempre spazio per il miglioramento. Pertanto, è fondamentale affinare le strategie, incorporare le lezioni apprese dai progetti precedenti e utilizzare nuovi strumenti e tecnologie.
L'utilizzo di uno strumento di project management come ClickUp vi aiuterà a rendere la fase di progettazione più fluida, veloce e innovativa. Cerchiamo di capire come.
vedi come obiettivi della squadra _allinearsi con una panoramica del progetto direttamente sulla dashboard di ClickUp 3.0
- ClickUp offre funzionalità/funzione interattive e consente di assegnare scadenze chiare alle diverse parti dei progetti. Impostazione di date di inizio e di scadenza, dipendenze e priorità
- Suddividete progetti complessi in attività gestibili e assegnatele a diversi membri del team
- Con ClickUp Documenti avrete una panoramica completa dei vostri progetti. Utilizzatelo per condividere feedback e mockup e collaborare con i membri del team in tempo reale
- Lo strumento consente anche di visualizzare le capacità del team, rendendo più semplice il monitoraggio e il miglioramento della loro efficienza
- Inoltre, è possibile sfruttare strumenti come Gantt eGrafici PERT per vedere lo stato di avanzamento del progetto e visualizzare i processi
Esempi di progetto
Gli strumenti di project management come i grafici Gantt sono incredibilmente utili durante la progettazione. Ad esempio, un grafico di Gantt mostra la roadmap del progetto e le Sequenze se si lavora a un progetto di sviluppo software.
Il grafico di Gantt qui sotto mostra la roadmap del prodotto e la sequenza temporale del progetto.
la vista Gantt di ClickUp per i team di prodotto mostra le roadmap e le sequenze dei progetti.
I grafici Gantt rappresentano tutte le informazioni rilevanti in modo strutturato e facile da digerire. Inoltre, aiutano a condividere le informazioni con tutti gli stakeholder del progetto.
I grafici Gantt sono uno dei tanti strumenti per la progettazione del progetto. Altre funzionalità, come la modalità di visualizzazione del team, consentono di monitorare e seguire lo stato di ciascun membro del team del progetto.
una vista Team semplificata offerta da ClickUp
Progettare e gestire efficacemente i progetti
La progettazione è un piano che trasforma la visione del progetto in obiettivi raggiungibili. Offre ai team un percorso strutturato da seguire. Definendo gli obiettivi, stabilendo i risultati, comprendendo i rischi e le visualizzazioni, preparando piani di emergenza, stabilendo un budget e sviluppando procedure di monitoraggio, si garantisce che il progetto inizi e finisca con esito positivo.
E ricordatevi di sfruttare le solide funzionalità/funzione di un strumento di project management ! Uno strumento come ClickUp renderà più fluida la fase di progettazione e aiuterà a ridurre i rischi in tempo.