Se tutto ciò che hai è un foglio di calcolo, sarai costretto a pensare in righe e colonne.
Questo concetto si applica a qualsiasi strumento utilizzi. Immagina di annotare informazioni: idee, verbali di riunioni o note di una sessione di brainstorming.
Se utilizzi un documento Google, scriverai in forma di elenco puntato. Se utilizzi dei post-it, scriverai frasi o espressioni concise. Su una lavagna online, probabilmente disegnerai un diagramma. In sostanza, gli strumenti che utilizzi influenzano inconsciamente il tuo processo mentale.
Scegliere lo strumento giusto per le tue sessioni di ideazione e brainstorming è fondamentale, soprattutto quando collabori con un team remoto, in cui ogni membro lavora dal proprio ambiente. Le bacheche virtuali delle idee offrono la soluzione perfetta. Scopriamo come.
Che cos'è una bacheca delle idee?
Una bacheca delle idee è una rappresentazione visiva di idee, ispirazioni e pensieri. Si tratta di uno strumento collaborativo utilizzato per riunire i vari membri del team e mappare i loro contributi, che si tratti di brainstorming, risoluzione di problemi o pianificazione di scenari.
Una tipica bacheca delle idee consente ai team di:
- Cattura le idee: durante la sessione di brainstorming, una bacheca delle idee può essere utilizzata per raccogliere tutte le idee, buone o meno, in un unico posto in modo visivo affinché il team possa discuterne.
- Organizza le idee: una volta raccolte tutte le idee, i team possono organizzarle visivamente. Ad esempio, se un team sta facendo brainstorming sulle potenziali funzionalità/funzioni di un prodotto, le idee possono essere organizzate in base alla fattibilità, al lavoro richiesto, alla disponibilità di competenze, ecc.
- Crea connessioni: l'utilizzo di una bacheca delle idee ti consente di aggiungere collegamenti tra le idee, che si tratti di una relazione complementare o di una dipendenza. Ad esempio, se il design di un'icona per il sito web dipende dalla scelta dei colori del marchio, puoi mapparlo sulla bacheca delle idee. Questo aiuta a comprendere chiaramente le complessità del quadro generale.
- Converti le idee in attività e assegnagli una priorità: i team le convertiranno in attività per rendere le idee realizzabili. Ad esempio, concorderanno una funzionalità/funzione da sviluppare. Quindi assegneranno loro una priorità per il primo sprint.
- Archivio di riferimento: il lavoro di una bacheca delle idee non è terminato quando le idee vengono convertite in attività. Infatti, durante tutto il progetto, le bacheche digitali delle idee fungono da riferimento per la sua visione. Sono utili anche per l'inserimento di nuovi membri del team, fornendo loro una visione chiara del contesto del progetto.
Esempi di bacheche delle idee
La forma fisica di una bacheca delle idee può essere qualsiasi cosa, come pareti di vetro, lavagne a cavalletto, lavagne, software di presentazione o una lavagna online. Tuttavia, esistono alcuni approcci che si adattano meglio a scopi specifici. Esploriamo i diversi tipi di bacheche delle idee.
Bacheche di idee per il brainstorming
Una bacheca delle idee per il brainstorming è una tipica lavagna bianca, con spazio per aggiungere tutto ciò di cui hai bisogno, come ad esempio:
- Idee
- Commenti (per ogni idea)
- Utenti (che hanno presentato l'idea o che si assumeranno la responsabilità della sua esecuzione)
- Date (come scadenze)
- Relazioni tra idee o dipendenze, se presenti
Ad esempio, se il tuo team di contenuti è a corto di idee per i prossimi post del blog, puoi utilizzare una bacheca delle idee per fare un po' di brainwriting. Tutti possono scrivere le loro idee di contenuto per alcuni minuti senza filtri inutili o insicurezza. Quindi, la passano alla persona successiva per aggiungere o perfezionare.
Puoi anche adattare questa tecnica di brainstorming per risolvere i problemi. Il brainstorming inverso è utile quando il team conosce il problema ma non la soluzione. Questo aiuta a esplorare le varie ragioni per cui il problema potrebbe verificarsi e quindi creare un elenco dei modi per risolverlo.
Diagrammi di flusso
Un diagramma di flusso visualizza i processi, che si tratti del percorso di un cliente o di un flusso di dati tecnici. Aiuta a mappare ogni passaggio del processo, insieme alla direzione del flusso e ai rami. I diagrammi di flusso sono utili per processi complessi con più punti decisionali.
Mappe concettuali
Una mappa concettuale semplifica le idee complesse suddividendole in parti più piccole e mostrando come queste si combinano per formare un tutto.
Ad esempio, se stai esplorando il concetto di progettazione di database per il tuo prossimo prodotto, potresti includere sottoconcetti come tabelle, relazioni e qualità dei dati, suddividendoli ulteriormente in parametri che li definiscono.
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Matrici 2×2
La matrice 2×2 è uno strumento di supporto decisionale molto utilizzato dai team e dai leader. Su una matrice 2×2 è possibile tracciare le opzioni/gli stati e dare priorità alle idee creative in modo efficace. La matrice di Eisenhower, ad esempio, è molto diffusa e traccia le attività in base all'urgenza e all'importanza. È possibile dare priorità alle attività su una matrice 2×2, come mostrato di seguito.
Moodboard
Le moodboard vengono utilizzate quando l'elemento visivo gioca un ruolo molto più importante di tutto il resto. In genere non si tratta tanto di intraprendere azioni specifiche quanto di trovare la giusta ispirazione o sensazione per un progetto.
Ad esempio, gli architetti utilizzano le moodboard come punto di partenza per la progettazione degli spazi. I designer visivi/UI utilizzano le moodboard per identificare gli stili per colori, icone, illustrazioni, tipografia, ecc. I team di gestione degli eventi utilizzano le moodboard per identificare i temi.
Puoi anche risparmiare tempo e lavoro richiesto con i modelli di moodboard.
Bacheche delle visioni
Una bacheca delle idee è una visualizzazione del risultato finale. Per un team di prodotto, potrebbe trattarsi dell'aspetto che avrà il prodotto completato o degli obiettivi che saranno stati raggiunti.
Una bacheca UX può riunire immagini che rappresentano le sensazioni degli utenti durante l'utilizzo del prodotto. ClickUp offre diversi modelli di bacheca tra cui scegliere.
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo delle bacheche delle idee?
Quando i team hanno troppe idee e pensieri che circolano nella loro testa senza una direzione o un'azione, una bacheca delle idee offre loro il trampolino di lancio perfetto. Cattura e semplifica le buone idee per renderle realizzabili. Ecco come.
Ideazione selvaggia
Quando tutti contribuiscono con le proprie idee alla bacheca, è molto probabile che emergano alcune idee innovative. Questo è importante perché incoraggia i membri del team a pensare in modo radicale, esplorando soluzioni che altrimenti sarebbero considerate azzardate.
Anche se potresti non implementarli tutti, questo strumento offre ai team la libertà di pensare fuori dagli schemi.
Collaborazione efficace
I problemi complessi richiedono idee e soluzioni radicali, ma anche un modo semplice per organizzarle e metterle in pratica. Una bacheca delle idee favorisce la collaborazione, consentendo ai team di raccogliere idee, valutarle, effettuare la condivisione di feedback, discutere possibilità, esplorare requisiti e dipendenze, assegnare attività e assumersi responsabilità, il tutto in un unico posto.
Tutto questo avviene visivamente, migliorando la comprensione e la memorizzazione.
Migliore project management
Una buona bacheca delle idee offre ai project manager una base strutturata e scalabile per ottimizzare le loro operazioni, garantire consegne più rapide e migliorare l'esperienza dei clienti. Una bacheca kanban è un ottimo esempio di bacheca delle idee utilizzata nel project management.
Chiarezza di pensiero
Le bacheche delle idee consentono ai team di visualizzare relazioni e dipendenze. Ciò aiuta a chiarire l'idea, valutarne la fattibilità e pianificare eventuali imprevisti.
Ad esempio, supponiamo che uno scrittore abbia l'idea di creare un ebook sull'uso di software di project management per agenzie creative. Ciò richiede molta ricerca, delineazione, scrittura, modifica, progettazione visiva, una landing page, CRM, distribuzione sui social media e altro ancora.
Utilizzando una bacheca delle idee, è possibile mappare l'intero processo, suddividerlo in singole attività o passaggi, identificare dove sarà necessario l'aiuto di altri, definire una sequenza e discutere eventuali dipendenze con il proprio editor o client.
Base di conoscenze aggiornata
Ogni sessione di brainstorming contiene un patrimonio di conoscenze: le conversazioni sul perché alcune idee vengono scelte o rifiutate influenzano il modo in cui vengono prese le decisioni all'interno dell'organizzazione.
Le bacheche delle idee passate offrono strutture e modelli per progetti futuri. Sono registrazioni del pensiero organizzativo e delle tecniche di ideazione preferite.
L'archiviazione delle bacheche delle idee precedenti fornisce supporto all'apprendimento e allo sviluppo dei nuovi dipendenti, creando risorse self-service senza alcun lavoro richiesto.
Vantaggi delle bacheche digitali
Oltre ai vantaggi appena menzionati, una bacheca digitale offre alcuni ulteriori benefici, quali:
- Flessibilità: le bacheche digitali sono ideali per i team remoti o dispersi, poiché consentono a tutti i membri di aggiungere le proprie idee nel momento e nella posizione che preferiscono.
- Inclusività: le bacheche virtuali consentono anche ai membri più introversi del team di aggiungere i propri contributi e le proprie idee in formato digitale, aiutandoti a coinvolgere tutti i membri del team nel processo.
- Modifiche illimitate: a differenza di una lavagna online o di un grafico fisico, una bacheca digitale presenta il vantaggio significativo di poter aggiungere e rimuovere elementi a piacimento e tutte le volte che lo desideri. Puoi spostare gli elementi e riorganizzare la tua bacheca senza doverti preoccupare di perdere informazioni o post-it.
- Condivisibilità: una bacheca virtuale è facile da condividere all'interno della tua organizzazione con un semplice link, a differenza delle note fisiche.
- Maggiori dettagli: i moderni software per lavagne online consentono di aggiungere dettagli granulari alle bacheche di brainstorming tramite immagini, file, link, forme e altro ancora.
Ecco come iniziare a utilizzare una bacheca delle idee.
Come creare una bacheca delle idee?
Per creare una bacheca delle idee bastano uno spazio vuoto e una penna. Una lavagna bianca, una lavagna a cavalletto o un foglio di carta sono tutto ciò che serve per iniziare.
Tuttavia, una lavagna digitale con funzionalità/funzioni appositamente progettate può trasformare facilmente le tue idee in azioni concrete. Ma prima...
1. Identifica lo scopo
Come faresti per qualsiasi sessione di brainstorming, identifica lo scopo e definisci il programma della riunione. Puoi renderlo dettagliato quanto desideri, ma includi quanto segue:
- Cosa desideri realizzare? Ad esempio, scrivere una breve descrizione del progetto per il rebranding.
- Chi è incluso? Ad esempio, brand manager, product manager e designer.
- Di quali risorse disponi già? Ad esempio, logo esistente, manuale del marchio, feedback dei clienti.
- Perché è importante? Questo aiuterà a motivare il team verso un lavoro significativo con un maggiore coinvolgimento.
2. Scegli un software per bacheche digitali
Scegli uno strumento come la lavagna online ClickUp basata sull'IA, progettata appositamente per consentire ai team di collaborare, ideare e agire. Offre:
- Accesso sicuro per i membri del team remoto
- Flessibilità nell'aggiungere elementi con una tela di grandi dimensioni
- Interfaccia touch: usa gesti intuitivi per disegnare e abbozzare
- Generazione di immagini IA all'interno della lavagna online
- Facilità di connessione/riorganizzazione degli elementi in base allo stato delle conversazioni
- Modifiche rapide per rimanere aggiornati in tempo reale, con funzionalità che consentono di trascinare e rilasciare gli elementi in base alle proprie esigenze.
- Adattabilità con la possibilità di aggiungere note/commenti e effettuare connessioni con documenti/attività esistenti
- Condivisibilità con controllo esplicito degli accessi
- Personalizzabile con la possibilità di disegnare, digitare, aggiungere forme e persino emoji, se lo desideri.
- Chat integrata per ideazione e condivisione istantanee
- Connessione diretta con attività e documenti per aggiornamenti e esecuzione in tempo reale
- Assistente IA per generare attività e creare progetti dalle lavagne online
- Conoscenza centralizzata con un Hub lavagne online
Una volta scelto il miglior software per lavagne online e invitati i membri del team, sei pronto per iniziare.
3. Scegli un modello
Non lasciarti spaventare da una tela bianca. Per strutturare la tua sessione di brainstorming e condurla in modo efficace, un modello di bacheca delle idee ti sarà di grande aiuto.
Ad esempio, ClickUp Lavagna online offre modelli per diagrammi di flusso, mappatura concettuale, riunioni StandUp, retrospettive, brainstorming inverso e brainwriting.
Per qualcosa di più specifico, prendi in considerazione il nuovo modello di lavagna online di ClickUp, che offre una flessibilità completa con stati personalizzati, campi personalizzati, visualizzazioni personalizzate e altre funzionalità di project management.
4. Invita il team a proporre le proprie idee
Se utilizzi una bacheca delle idee online in modo sincronizzato, invita i membri del team a una chiamata e informali sulle aspettative della riunione.
È utile anche assegnare un titolare che possa raccogliere e effettuare la condivisione delle idee e gestire la Bacheca, evitando il caos che si creerebbe se tutti scrivessero contemporaneamente sulla Bacheca.
Ora invita tutti a dare le loro idee. Ad esempio, se stai cercando idee su come chiamare il tuo prossimo prodotto, chiedi a tutti di incollare dei post-it sulla bacheca digitale delle idee. Se stai pianificando un evento, il tuo team può fissare le fotografie che lo hanno ispirato.
5. Valuta le idee
Per ottenere un esito positivo per la tua bacheca delle idee, è essenziale considerare attentamente ogni singola idea con rispetto. Questo incoraggia i team a effettuare la condivisione dei propri pensieri senza timore di essere ridicolizzati. Quindi, esamina ogni idea e dai il tuo feedback.
Inoltre, invita i membri del team a rafforzare le idee reciproche combinando idee simili e strutturandole in modo significativo.
6. Organizza le idee sulla bacheca delle idee online
Ora, organizzali in base al tuo scopo utilizzando una delle seguenti tecniche di visualizzazione.
- Matrice 2×2: se utilizzi la bacheca delle idee per il brainstorming sullo sviluppo delle funzionalità/funzioni, puoi tracciare il costo basso/alto sull'asse X e il lavoro richiesto sull'asse Y. Puoi quindi utilizzarla per dare priorità alle attività.
- Bacheca Kanban: se utilizzi la bacheca delle idee per la pianificazione degli sprint, puoi inserirle in una bacheca Kanban con colonne "Da fare", "In corso" e "Terminato" per tenerne traccia.
- Diagramma di flusso: se utilizzi la bacheca delle idee per mappare un processo, puoi trasformarla in un diagramma di flusso disegnando le connessioni e le dipendenze tra di esse.
Una volta che l'idea è stata convertita in un'attività, i project manager spesso se ne dimenticano. Questo è un errore. Una bacheca delle idee può essere un dono che continua a dare i suoi frutti con pratiche mirate di gestione delle idee.
Organizzando e archiviando in modo ponderato le idee passate, le organizzazioni possono evitare ai team il faticoso compito di generare ripetutamente nuove idee.
7. Rendili attuabili
Una volta che hai raccolto le idee e hai trovato un accordo, è il momento di metterle in pratica. Puoi passare dall'idea all'esecuzione creando attività direttamente dalle tue lavagne online.
💡Suggerimento professionale: l'assistente IA integrato in ClickUp Whiteboards può generare automaticamente attività e scriverne le descrizioni per te. Puoi aggiungere contesto a queste attività collegandole a file, documenti, thread di chat e altro ancora.
Usi delle bacheche delle idee per il lavoro
Diversi team possono utilizzare le bacheche delle idee in vari modi sul lavoro. Ecco gli usi più comuni delle bacheche digitali delle idee:
- Ideazione collettiva: le bacheche delle idee sono strumenti eccellenti per raccogliere le idee dei membri del team in modo strutturato. Consentono a tutti di condividere i propri pensieri, fare brainstorming in modo collaborativo e sviluppare le proposte degli altri. I team di prodotto, i project manager, i team delle risorse umane e molti altri possono utilizzarle per promuovere l'innovazione e generare idee creative.
- Attività di team building: l'utilizzo delle bacheche delle idee durante le attività di gruppo incoraggia la comunicazione aperta e il lavoro di squadra. Coinvolgendo tutti nel processo, si crea un senso di titolarità e rispetto reciproco, rafforzando la coesione del team e migliorando la collaborazione. I team remoti possono facilmente utilizzare queste bacheche per rafforzare il lavoro di squadra e l'impegno.
- Risoluzione dei problemi: le bacheche delle idee aiutano i team ad affrontare le sfide in modo sistematico, suddividendo i problemi in componenti più piccoli. I team di progetto, i team creativi e i team di sviluppo software, tra gli altri, possono utilizzarle per trovare potenziali soluzioni, valutarne la fattibilità e effettuare la selezione della linea d'azione migliore.
- Retrospettive e analisi post mortem: dopo aver completato un progetto o un'attività, le bacheche delle idee sono ideali per riflettere su ciò che ha funzionato bene e su ciò che potrebbe essere migliorato. I team sprint e i gestori del team possono documentare le lezioni apprese, condividere feedback costruttivi e identificare passaggi concreti per migliorare i processi futuri.
Suggerimenti per utilizzare con successo le bacheche delle idee
Ecco i nostri suggerimenti e le best practice per sfruttare al meglio le bacheche delle idee per il lavoro:
- Inizia con un obiettivo in mente: prima di creare una bacheca delle idee, definisci un obiettivo chiaro. Che si tratti di brainstorming per un progetto, risoluzione di un problema o pianificazione di un evento, avere un obiettivo garantisce che la bacheca rimanga focalizzata e mirata.
- Insegna alle persone a usarli bene: fornisci una breve introduzione o delle linee guida su come usare efficacemente la bacheca delle idee. Insegna ai partecipanti come contribuire con idee, dare feedback costruttivi e usare al meglio gli strumenti o le funzionalità/funzioni digitali.
- Organizza e dai priorità alle idee: raggruppa le idee simili e classificale in base alla rilevanza, alla fattibilità o all'impatto. Questa struttura rende più facile identificare le intuizioni attuabili e impedisce che la bacheca diventi disordinata o eccessivamente affollata.
- Mantieni la collaborazione: incoraggia la partecipazione attiva invitando i membri del team a condividere le loro opinioni, commentare le idee degli altri e votare i suggerimenti. Più il processo è inclusivo, migliori saranno i risultati.
- Rendili visivi: migliora il coinvolgimento incorporando immagini, diagrammi, tag con codici colore o mappe mentali. Gli elementi visivi non solo rendono la bacheca più accattivante, ma aiutano anche a comprendere rapidamente idee complesse.
- Porta avanti le idee migliori: identifica le idee più promettenti e sviluppa un piano d'azione per implementarle. Verifica regolarmente lo stato dei progressi per assicurarti che le idee passino dalla Bacheca a risultati tangibili, mantenendo vivo lo slancio.
- Risparmia tempo con i modelli: tieni a portata di mano alcuni modelli di bacheca delle idee se ti capita spesso di utilizzare le bacheche digitali per scopi specifici. I modelli di lavagna online di ClickUp ti faranno risparmiare tempo e lavoro richiesto.
Ideate meglio ed eseguite più rapidamente con le lavagne online ClickUp
Tutti i tipi di lavoro intellettuale si basano in larga misura sulle idee delle persone. Tuttavia, le idee sono molte. Ciò che differenzia i team di successo è la loro capacità di semplificarle e metterle in pratica in modo coerente.
La bacheca delle idee è uno strumento essenziale per raggiungere questo obiettivo. Come abbiamo già detto, lo strumento che usi per ideare in team spesso influenza il tuo processo di pensiero. Scegli uno strumento che si adatti bene ai tuoi processi attuali e che non si limiti alla sola ideazione.
ClickUp Lavagne online è progettato per aiutare i team a generare e organizzare idee e metterle in pratica senza sforzo.
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