Cosa serve per completare un progetto con esito positivo? Persone, tempo e denaro? Sì, ma c’è dell’altro. Il completamento di un progetto richiede una corretta pianificazione delle risorse, assegnandole alle attività giuste al momento giusto e in un ordine logico.
Non c’è quindi da stupirsi che le aziende rischino di perdere milioni di dollari in costi reali e opportunità perse a causa di ritardi o sforamenti di budget.
In qualità di project manager, una pianificazione efficace delle risorse è fondamentale per garantire un esito positivo.
Che cos’è la pianificazione delle risorse?
La pianificazione delle risorse è una parte fondamentale del project management, in cui ai membri del team disponibili vengono assegnate attività specifiche da completare entro un tempo prestabilito. Esistono principalmente due metodi di pianificazione delle risorse: basato sui vincoli temporali o basato sui vincoli delle risorse.
Pianificazione delle risorse con vincoli temporali
Se è prevista una scadenza fissa per il progetto, dovrai assegnare le risorse necessarie per completare il lavoro entro tale termine. In questo caso la scadenza è fissa, ma le risorse sono flessibili. Le organizzazioni di servizi professionali o le agenzie che dispongono di risorse in eccesso in attesa di progetti ricorrono solitamente alla pianificazione delle risorse con vincoli temporali.
È applicabile anche ai progetti con una data di lancio prestabilita. Ad esempio, se stai pianificando un lancio in occasione del Natale, hai un vincolo temporale che ti porta al 25 dicembre (o prima).
Pianificazione con risorse limitate
D'altra parte, se disponi di un numero limitato di risorse, pianificherai il progetto in base alla disponibilità e alla capacità delle risorse.
Questo metodo di gestione delle risorse richiede flessibilità nelle sequenze. La pianificazione con vincoli di risorse viene solitamente utilizzata dalle aziende produttrici o dai team interni, che assumono membri aggiuntivi del team o collaboratori esterni. Ad esempio, quando ClickUp aggiunge funzionalità di IA alla nostra piattaforma, pianifichiamo il progetto tenendo conto dei nostri vincoli di risorse.
In ogni caso, una pianificazione delle risorse è fondamentalmente regolata dalle risorse e dal tempo. Prendiamo l’esempio di un team di produzione di contenuti. È composto da analisti SEO, autori, redattori, designer ed editori. In questo caso, ogni persona svolge la propria attività dopo aver completato quella precedente. Pertanto, è necessario pianificare le risorse in modo sequenziale, sotto forma di sprint quindicinali.
- Ricerca SEO e brief dal giorno 1 al giorno 3
- Scrittura dal giorno 4 al giorno 9
- Modifiche dal giorno 10 al giorno 12
- Progettazione dal giorno 13 al giorno 15
Anche questa semplice pianificazione delle risorse presenta delle difficoltà. Come si può vedere dal grafico sopra, un analista SEO o un editor ha bisogno di tre giorni per completare l’attività, mentre lo scrittore ne ha bisogno di sei.
Quindi, se questo team disponesse di una sola risorsa con ciascuna competenza, tutti tranne il redattore sarebbero sottoutilizzati. È proprio questo il problema che una pianificazione efficace delle risorse cerca di risolvere.
Perché la pianificazione delle risorse è importante nel project management?
Secondo una ricerca dell’Human Capital Management Institute (HCMI), il costo del lavoro rappresenta fino al “70% delle spese operative totali di un’organizzazione”. Ciò significa che, sebbene i dipendenti siano la tua risorsa più preziosa, rappresentano anche la tua voce di spesa più consistente. È quindi necessario impiegarli in modo ottimale ed efficace.
Ottimizzazione delle risorse
Noterai che non abbiamo parlato di “ottimizzazione delle risorse umane”, perché il miglior utilizzo delle competenze di una persona non deve necessariamente equivalere al 100% del suo tempo. Infatti, “una ricerca di Gartner dimostra che i team con un tasso di utilizzo inferiore possono ridurre del 30% o più il tempo necessario per generare valore aziendale”.
La pianificazione delle risorse consente ai project manager di utilizzare in modo efficace il tempo dei membri del proprio team. Permette loro di sfruttare al meglio le persone e le competenze disponibili per massimizzare i risultati.
Consegna puntuale e nel rispetto del budget
Sfrutta la pianificazione delle risorse per assicurarti di completare il progetto nei tempi e nei limiti di budget previsti.
Ti permette di visualizzare l’andamento futuro del progetto e di predisporre con largo anticipo i necessari piani di emergenza. Quando si verifica un evento imprevisto, puoi adeguare o modificare la strategia in base alle necessità.
Fornire servizi di qualità
La pianificazione di un progetto è molto più di un semplice calendario delle risorse. È una rappresentazione trasparente di come si svolgerà la realizzazione del progetto. Dovrebbe includere le attività del progetto, le responsabilità, le dipendenze, i passaggi di consegne, la collaborazione, i cicli di feedback e così via.
Grazie a una visione così completa, ogni membro del team comprende il proprio ruolo nel ciclo di vita del progetto. In questo modo, collaborerà in modo più efficace con i colleghi, ricevendo passaggi di consegne completi e trasmettendo istruzioni chiare. Insieme, forniranno servizi all’altezza degli standard previsti.
Risparmio sui costi
Individuare le lacune nel tuo piano è facile quando pianifichi le risorse in anticipo. Ciò offre ai project manager il tempo e l’opportunità di assumere personale in anticipo o di riorganizzare i propri team per colmare le lacune.
Senza una pianificazione delle risorse, durante il progetto si verificheranno spesso delle lacune, costringendo tutti a cercare soluzioni in fretta e causando spese inutili. Le lacune nella pianificazione del progetto causano inoltre problemi di gestione delle risorse in termini di coinvolgimento, rendimento e fidelizzazione dei dipendenti.
Recensioni e retrospettive efficaci
Una buona revisione è quella in cui si misurano i risultati rispetto a un piano, e la pianificazione delle risorse funge da piano. Le revisioni ti aiutano a capire se ci sono stati ritardi, sforamenti di budget, problemi di collaborazione o altre difficoltà interpersonali. Sulla base di ciò, struttura i tuoi piani di miglioramento continuo per i progetti futuri.
I vantaggi della pianificazione delle risorse
L'obiettivo di qualsiasi progetto è generare o aumentare i ricavi. La pianificazione delle risorse ti garantisce di ottenere i risultati desiderati.
Per i membri del team
Grazie a una pianificazione delle risorse chiara, visibile e trasparente, ogni membro del team sa esattamente cosa deve fare, secondo quali standard e entro quale termine. Di conseguenza, i membri del team:
- Chiarezza sul proprio ruolo per dare il meglio di sé, assumendosi la responsabilità dei propri risultati
- Percorso verso il completamento per pianificare vacanze, pause, periodi sabbatici e altri eventi importanti della vita
- Un senso di scopo che colleghi le attività agli obiettivi aziendali, favorendo l’impegno
- Coinvolgimento sul posto di lavoro per una migliore collaborazione
- Visibilità sulle prestazioni per raggiungere gli obiettivi durante tutto il progetto e comprendere come verrà valutato l'esito positivo del proprio progetto
Per i project manager di progetto
I responsabili gestiranno in modo efficace progetti, attività, team e risultati grazie a una solida allocazione delle risorse, in modo da garantire quanto segue:
- Una visione chiara di chi sta facendo cosa, per ottimizzare l’utilizzo delle risorse e il coinvolgimento dei dipendenti
- Panoramica delle lacune o dei sovraccarichi da affrontare per mantenere il progetto in linea con gli obiettivi di monitoraggio
- Capacità di prevedere ritardi o superamenti del budget per prevenire i problemi e prepararsi a quelli inevitabili
- Capacità di adattamento ai cambiamenti man mano che le richieste del mercato, le esigenze dei clienti o le strutture organizzative si evolvono
- Libertà di comunicare in modo accurato e regolare lo stato dei progetti alla dirigenza
Per l’organizzazione
Una pianificazione efficace delle risorse aiuta l’organizzazione a sfruttare al meglio il team.
- Assumi le persone giuste al momento giusto
- Addebita al cliente il prezzo corretto sulla base di una stima quasi precisa del lavoro richiesto e del tempo necessario
- Individua le lacune nelle competenze o nelle capacità per pianificare il piano di formazione e sviluppo
- Effettua una previsione accurata della domanda di risorse
- Prevenire lo "scope creep"
Come creare una pianificazione delle risorse?
1. Definisci l’ambito del progetto e le risorse necessarie
Prima di iniziare il processo di pianificazione delle risorse, definisci innanzitutto l’ambito del progetto e le risorse necessarie per completarlo. Nel farlo, tieni conto dei seguenti aspetti.
Tempo a disposizione: non limitarti a considerare il numero di giorni lavorativi. Valuta anche se ci sono altri giorni di ferie che i collaboratori potrebbero unire per un weekend lungo o un grande evento interno a cui il tuo team potrebbe partecipare.
Competenze necessarie: identifica tutte le competenze necessarie per completare il progetto, comprese quelle tecniche, operative e manageriali.
Risorse necessarie: una persona può possedere più di una competenza. Più persone possono avere la stessa competenza. Crea la combinazione ottimale di membri del team per disporre delle competenze di cui hai bisogno.
Struttura di suddivisione del lavoro (WBS): Suddividi il progetto in componenti più piccole, gerarchiche e gestibili, ovvero le attività.
Dipendenze: definisci l’ordine in cui i tuoi team devono completare le attività e in che modo ciascuna di esse influisce sulle attività a monte o a valle.
Vincoli: Il calendario del progetto è serrato? Il personale a disposizione è inferiore a quello che ritieni necessario? Il budget è limitato? Il tuo team lavora in fusi orari diversi che non si sovrappongono?
Identifica tutti gli ostacoli che potresti incontrare. Inoltre, valuta la domanda di risorse all’interno della tua organizzazione per una migliore condivisione delle competenze.
Risultati attesi dal progetto e indicatori di successo: metti per iscritto ciò che ti aspetti che ogni membro del team realizzi e come intendi misurare le loro prestazioni. In questo modo ti assicurerai che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e lavorino in sincronia.
2. Scegli uno strumento per la gestione delle risorse
Da tempo le organizzazioni utilizzano tabelle e fogli di calcolo per pianificare le risorse. Questo metodo funziona per attività semplici e sequenziali come quella illustrata sopra. Tuttavia, quando i team diventano più grandi, le attività si complicano e le dipendenze aumentano, è necessario un software di pianificazione delle risorse progettato per soddisfare le vostre esigenze.
Tutte le funzionalità/funzioni necessarie per pianificare le risorse sono incluse nell’app di project management di ClickUp.
- Attività di progetto
- Gli utenti possono assegnare attività specifiche a
- Possibilità di visualizzare i carichi di lavoro e adattarli alle esigenze attuali
- Dipendenze tra attività e progetti
- Strumento di monitoraggio del tempo e tabelle orarie per una gestione più semplice
- Viste Elenco, Kanban, Calendario e vista Gantt
- Dashboard per una rapida analisi delle prestazioni
- Documentazione, commenti e lavagne online per la collaborazione
ClickUp offre inoltre funzionalità intuitive di trascinamento della selezione, un'interfaccia intuitiva, notifiche e flussi di lavoro personalizzabili per rendere la pianificazione dei tuoi progetti semplice ed efficace.
3. Crea attività
Una volta scelto il tuo strumento di gestione delle risorse, imposta il progetto come un insieme di sottoprogetti, attività, sottoattività e liste di controllo. Con ClickUp, hai completa flessibilità nella gestione delle attività.
Personalizzazione: crea la struttura desiderata grazie alle automazioni, ai punti dello sprint, ai campi personalizzati e altro ancora.
Gerarchia: crea attività secondarie annidate e riorganizzale o effettua le modifiche in blocco con facilità. Inoltre, approfitta dell’occasione per impostare le dipendenze.
Raggruppamento: organizza le attività per categorie, crea stati personalizzati, assegna priorità e aggiungi tag. Collega attività, documenti e integrazioni per consentire a ogni membro del team di accedere alle informazioni.
Attività ricorrenti: imposta riunioni settimanali o promemoria giornalieri come attività ricorrenti da aggiungere automaticamente all'elenco.
Modelli: utilizza i modelli di attività per creare un flusso di lavoro per le attività ricorrenti. Ad esempio, puoi impostare un modello di gestione delle relazioni con i candidati da riutilizzare ogni volta che qualcuno presenta una nuova richiesta di assunzione.
Attività cardine: definisci degli obiettivi che segnino il completamento delle fasi essenziali del tuo progetto. Prenditi anche il tempo per festeggiarle.
4. Assegna le risorse al progetto
Assegna persone a ciascuna attività o attività secondaria. Con lo strumento di gestione delle risorse di ClickUp, puoi assegnare più persone a un'attività. Puoi anche aggiungere osservatori, che riceveranno notifiche in caso di aggiornamenti o cambiamenti di stato.
Utilizza la vista Riquadro di ClickUp per verificare il livello di occupazione o disponibilità dei membri del team. Utilizza la vista Carico di lavoro per valutare se ogni membro del team sta lavorando al di sopra o al di sotto della propria capacità. Attiva il monitoraggio del tempo e le stime per tenere sotto controllo lo stato di avanzamento.
5. Valutare la fattibilità
Una volta completata l’impostazione, è il momento di verificare che tutto funzioni correttamente. A tal fine, utilizza le oltre 15 visualizzazioni offerte da ClickUp.
Vista calendario: utilizza la vista calendario (giorni, settimane o mesi) per gestire il tempo e verificare se le attività cardine sono in linea con le scadenze del progetto.
Vista Gantt: utilizza la vista Gantt per assicurarti che le attività che si svolgono in parallelo non siano soggette a dipendenza reciproca. Spostale per garantire un passaggio fluido da una fase all’altra, rafforzando così la gestione delle risorse. In ClickUp puoi anche identificare il percorso critico e il margine di flessibilità per riprogrammare alcune attività senza influire sulle scadenze più importanti.
Vista cronologica: visualizza la roadmap, le attività completate e gli eventi futuri su una linea temporale lineare del progetto per individuare eventuali anomalie.
6. Prepara il tuo team per un esito positivo
Raccogli tutte le risorse necessarie per il progetto in un unico posto. Puoi utilizzare ClickUp Docs per documentare i progetti. Se disponi di risorse in altri strumenti come Figma o Fogli Google, incorporale anche nell'area di lavoro di ClickUp. Usa ClickUp Whiteboard per il brainstorming. Abilita i commenti per consentire al team di comunicare tra loro o converti rapidamente i commenti in attività!
7. Monitorare e migliorare
La pianificazione delle risorse non termina con l’avvio del progetto. Man mano che i team completano le loro attività ogni giorno, i project manager devono monitorare lo stato di avanzamento e apportare modifiche, se necessario. A tal fine, utilizza i dashboard di ClickUp.
Crea la tua dashboard personalizzata con gli indicatori di progetto più importanti per te. Aggiungi widget relativi ai membri del team, ai percorsi critici, ai Sprints, agli stati e ad altri aspetti, il tutto in un unico posto.
Se cerchi uno spazio di lavoro vuoto, utilizza il modello di pianificazione delle risorse di ClickUp. Personalizzalo facilmente in base alle tue esigenze. Ecco alcuni altri modelli di pianificazione delle risorse in Excel e Fogli Google per aiutarti a prendere una decisione.
6 strategie per una pianificazione efficace delle risorse
Dopo aver esaminato gli aspetti fondamentali per una pianificazione efficace delle risorse, ecco alcune strategie efficaci per il project management.
Definisci chiaramente gli standard
Un progetto si considera completato quando tutte le attività sono state svolte e tutte le specifiche del cliente sono state soddisfatte. Utilizza quindi il tuo sistema di pianificazione delle risorse per:
- Definisci requisiti, aspettative, indicatori di esito positivo e standard di qualità
- Riunisci l’intero team del progetto e discuti con loro gli standard
- Pubblica questo contenuto utilizzando un linguaggio semplice e rendilo accessibile a tutti per un utilizzo futuro
Piano per tempo e risorse aggiuntive
Pianifica le tue risorse lasciando un margine per eventuali cambiamenti o sviluppi improvvisi. Non sfruttare le tue risorse umane al 100%. Un utilizzo del 75-80% garantisce a tutti un po’ di respiro.
Il tempo in più consente di preservare le energie cognitive, soprattutto in attività creative come la scrittura, il design e lo sviluppo di software, portando a risultati complessivamente migliori.
Inoltre, non pianificare tutto all’ultimo minuto. Lascia 1-2 giorni di margine alla fine per far fronte a eventuali ritardi imprevisti. Se il tuo sito web appena sviluppato va in crash o il tuo banner pubblicitario contiene un errore di battitura, questo tempo extra ti salverà la giornata.
Pianifica tenendo conto delle dipendenze
Ogni progetto, per quanto semplice possa sembrare, presenta delle dipendenze intrinseche. Pianifica tenendo conto di queste dipendenze per assicurarti che nessuno sia sovraccarico di lavoro. Assicurati di non sovraccaricare i membri del team con ritardi verso la fine del flusso di lavoro.
Ad esempio, se il tuo piccolo team DevOps deve implementare centinaia di funzionalità/funzioni in produzione l’ultimo giorno, probabilmente dovrai affrontare problemi tecnici e stress emotivo. È meglio scaglionare attentamente tali attività.
Tieni sempre sotto controllo
Tieni sotto stretto controllo lo stato di avanzamento, la capacità del team e il livello di utilizzo ogni settimana, se non addirittura ogni giorno. Evita di sovraccaricare o sottoutilizzare le tue risorse. Riassegna le risorse alle attività critiche o in caso di imprevisti, come emergenze personali o malattie.
Comunica in modo proattivo
Mantieni aperti i canali di comunicazione per favorire la collaborazione tra i team. Tieni informati tutti gli stakeholder sullo stato del progetto in base alle loro esigenze. Ad esempio, il direttore tecnico (CTO) avrà bisogno di aggiornamenti settimanali di alto livello sull’andamento dell’intero progetto.
I membri del team che non ricoprono ruoli dirigenziali di livello C hanno bisogno di aggiornamenti dettagliati sulle attività a monte. È possibile farlo manualmente oppure automatizzare la generazione dei report a intervalli regolari.
Porta a termine un progetto in modo soddisfacente
- Verifica con il cliente se è soddisfatto di tutti gli aspetti del progetto
- Chiedi un feedback su ciò che hai terminato bene e su ciò che deve essere migliorato
- Festeggia la vittoria con il team
- Organizza retrospettive o valutazioni delle prestazioni per discutere, in team, dell’esito positivo dell’attività o del progetto
- Chiudi tutte le attività sullo strumento di project management e archiviale come opportuno
Ottimizza il potenziale del tuo team con una pianificazione efficace delle risorse
Per portare a termine con successo un progetto, tutti i membri del team devono conoscere le proprie responsabilità e sostituirsi a vicenda quando necessario. È fondamentale individuare le dipendenze e la necessità di completare un'attività entro una determinata scadenza. Una pianificazione efficace delle risorse svolge un ruolo centrale nel rendere possibile tutto ciò.
Sfrutta le funzionalità di pianificazione delle risorse di ClickUp per fornire a ogni gestore del team gli strumenti necessari a guidare il team nella giusta direzione, dall’inizio alla fine del progetto. Che si tratti di assegnare la persona giusta all’attività giusta o di prendere in mano un’attività per portarla a termine, ClickUp ti permette di fare tutto questo. Scopri come massimizzare il potenziale del tuo team registrandoti gratis oggi stesso.