Kegagalan bisa menimpa bahkan perusahaan terbaik sekalipun—yang terpenting adalah bagaimana mereka bangkit kembali.
Buku The Phoenix Project mengisahkan perjalanan sebuah perusahaan fiktif yang berjuang menghadapi keterlambatan, pekerjaan tak terduga, dan keterbatasan sumber daya. Buku ini juga menggambarkan bagaimana perusahaan tersebut berhasil kembali meraih keuntungan berkat pembaruan operasional TI.
Perusahaan ini memanfaatkan prinsip-prinsip DevOps terbaik untuk menemukan cara-cara optimal dalam merencanakan, melaksanakan, dan meningkatkan proses di dalam departemen TI. Semua ini berujung pada kebangkitan luar biasa perusahaan tersebut, layaknya burung phoenix dalam mitologi. 🔥
Meskipun Anda sebaiknya membaca buku ini untuk memahami semua kelebihannya, ringkasan The Phoenix Project ini akan menyoroti beberapa pelajaran paling berharga di dalamnya. Kami akan membahas alur cerita, poin-poin utama, kutipan-kutipan yang menonjol, serta tips untuk menerapkan konsep-konsep buku ini dalam kehidupan nyata.
Namun sebelum itu, jika Anda tertarik membaca lebih banyak ringkasan buku, silakan lihat dan tandai koleksi pilihan kami yang berisi 25 Ringkasan Buku Produktivitas yang Wajib Dibaca (termasuk yang ini) dalam satu tempat. Anda dapat menyimpan, mengedit, menandai, dan bahkan mengekspornya untuk digunakan nanti.
Ringkasan Buku: Sekilas tentang The Phoenix Project
The Phoenix Project: Sebuah Novel tentang TI, DevOps, dan Membantu Bisnis Anda Meraih Kesuksesan ditulis oleh Gene Kim, Kevin Behr, dan George Spafford. Buku setebal 432 halaman ini pertama kali diterbitkan pada tahun 2013 dan membutuhkan waktu sekitar 7–10 jam untuk membacanya.
Hal yang kami sukai dari The Phoenix Project adalah buku ini menggunakan karakter dan skenario bisnis yang mudah dipahami untuk mengidentifikasi masalah umum dalam operasi dan pengiriman TI, sekaligus mengarahkan pembaca ke solusi yang efektif. Buku ini juga wajib dibaca jika Anda ingin memahami hubungan antara operasi pabrik manufaktur dan TI. 🍀
Alur Cerita
Buku bisnis dan teknologi informasi ini mengandalkan penulisan fiksi yang ahli untuk menyajikan konsep-konsep DevOps yang telah teruji dalam praktik dengan cara yang mudah dipahami.
Tokoh utama dalam cerita ini adalah Bill Palmer, seorang Wakil Presiden Teknologi Informasi yang baru saja ditunjuk dan bekerja di sebuah perusahaan manufaktur suku cadang otomotif bernama Parts Unlimited. Meskipun sudah berpengalaman sebagai direktur TI, Bill menghadapi tugas berat di depannya—untuk mencegah perusahaan tersebut bangkrut.
Jadi, apa yang salah?
Sebagai permulaan, seluruh organisasi dilanda berbagai masalah—mulai dari kegagalan pembayaran gaji dan keterlambatan penjadwalan hingga pembengkakan anggaran. Banyak dari kegagalan ini terkait dengan departemen TI perusahaan yang salah arah dan, khususnya, ketidakmampuan tim untuk menyelesaikan inisiatif pengembangan perangkat lunak yang sangat penting, yaitu Phoenix Project yang menjadi judul buku ini.
Masalah-masalah tersebut telah merembes ke fungsi-fungsi bisnis lainnya, dan Bill harus berupaya memperbaiki keadaan setelah serangkaian kemunduran seperti pelanggaran keamanan dan pelanggaran peraturan negara bagian. Dan jika ia gagal dan perusahaan terus kehilangan pangsa pasarnya, CEO Parts Unlimited berencana untuk mengalihdayakan operasi TI. Jadi ya, taruhannya sangat tinggi. 🌋
Tokoh-tokoh
Selama upayanya untuk merombak departemen TI dan, secara lebih luas, seluruh perusahaan, Bill bekerja sama dengan beberapa pemimpin departemen dan pemimpin teknis. Beberapa peran utama di antaranya meliputi:
- Brent Geller: Insinyur Utama
- Steve Masters: Chief Executive Officer (CEO)
- John Pesche: Kepala Keamanan Informasi (CISO)
- Wes Davis: Direktur Operasi Teknologi Terdistribusi
- Sarah Moulton: Wakil Presiden Senior Bidang Operasi Ritel
- Chris Allers: Wakil Presiden Pengembangan Aplikasi
- Kirsten Fingle: Pemimpin Project Management Office (PMO) yang tenang dan bijaksana
- Dr. Erik Reid: Calon anggota dewan direksi dan pakar rekayasa proses TI
Di antara karakter-karakter yang disebutkan di atas, Erik menonjol sebagai salah satu tokoh paling berpengaruh dalam cerita ini. Saat Bill Palmer dan rekan-rekannya berusaha memperbaiki apa yang rusak, Erik memandu mereka melalui proses tersebut, memperkenalkan konsep-konsep penting DevOps dan tata kelola TI. Jika Anda pernah bekerja di bidang pengembangan perangkat lunak atau operasi TI, Anda mungkin akan merasa interaksi antar karakter dalam buku ini cukup familiar.
Poin-Poin Penting dari The Phoenix Project
Tantangan yang diangkat dalam buku ini cukup umum jika kita melihat apa yang dihadapi oleh sebagian besar pengembang perangkat lunak dan profesional TI saat ini. Karena ketiga penulis The Phoenix Project merupakan tokoh pemikir terkemuka di industri TI, mereka mampu mengidentifikasi strategi efektif untuk mengatasi tantangan-tantangan tersebut, sehingga membantu bisnis Anda meraih kesuksesan dalam jangka panjang. 🧑💻
Mari kita bahas lima pelajaran dan poin penting yang paling berdampak dari buku ini.
1. Identifikasi empat jenis pekerjaan (TI)
Erik menjelaskan bahwa merencanakan dan memantau pekerjaan di bidang TI akan lebih mudah jika Anda mengelompokkannya ke dalam empat divisi:
- Proyek bisnis: Jenis pekerjaan ini mencakup inisiatif dan proses proyek baru yang mencakup sebagian besar fungsi bisnis Anda. Proyek-proyek ini dipantau secara individual oleh Kantor Manajemen Proyek (PMO) di bawah kerangka kerja tata kelola program.
- Proyek internal: Proyek-proyek ini mencakup tugas-tugas rutin, seperti pemeliharaan sistem, pembaruan, dan patch keamanan, yang memastikan perusahaan seperti Parts Unlimited tetap beroperasi
- Perubahan: Ini adalah tugas rutin, mirip dengan proyek internal, tetapi mencakup modifikasi skala kecil seperti perbaikan bug dan pembaruan versi. Biasanya, Anda perlu membuat sistem tiket untuk melacak masalah, perubahan, dan penyelesaiannya.
- Pekerjaan tak terduga: Meskipun kategori pekerjaan lainnya telah disepakati sebelumnya, kategori ini tidak. Pekerjaan ini bisa berupa apa saja, mulai dari tugas pemulihan setelah kegagalan sistem hingga pekerjaan tambahan karena seorang anggota tim gagal mengkomunikasikan masalah tepat waktu. Hal ini menyebabkan konflik penjadwalan dan inefisiensi proses, yang kemudian berkembang menjadi masalah yang lebih besar. Untuk mencegah pekerjaan tak terduga, Bill dan timnya sepakat untuk meninjau kapasitas tim sebelum menyetujui pekerjaan pada permintaan perubahan
Sistem pemantauan berbasis pekerjaan berjenjang ini memastikan adanya alur pertanggungjawaban yang tepat yang dapat diandalkan oleh tim.
2. Batasi pekerjaan yang sedang dikerjakan (WIP)
Menurut buku tersebut, Anda sebaiknya memiliki sesedikit mungkin tugas yang sedang berjalan pada satu waktu.
Bill menyadari bahwa ketika perhatian Anda terbagi ke berbagai tugas, Anda akan merasa kewalahan dan rentan melakukan kesalahan akibat fokus yang terpecah-pecah. Semakin banyak kesalahan yang Anda buat, semakin banyak upaya dan sumber daya perusahaan yang harus Anda alokasikan untuk mengatasinya. Karena pekerjaan awal tersebut tidak membuahkan hasil, hal itu akan dianggap sebagai pemborosan sumber daya yang sebenarnya bisa dialokasikan untuk tugas-tugas baru.
Buku ini merekomendasikan agar Anda menyelaraskan strategi Anda dengan metodologi agile atau Lean untuk memastikan bahwa tugas-tugas yang direncanakan telah dioptimalkan dari segi sumber daya.
Bacaan tambahan: Perluas pengetahuan Anda dengan panduan kami mengenai:
3. Manfaatkan papan Kanban
Salah satu cara yang digunakan Bill Palmer dan timnya untuk mengatasi penumpukan WIP di Parts Unlimited adalah dengan menggunakan papan Kanban. Kanban, yang berarti “papan tanda” dalam bahasa Jepang, memungkinkan tim untuk memvisualisasikan pekerjaan. Papan tersebut dibagi menjadi kolom-kolom yang menggambarkan fase-fase alur kerja, biasanya bergerak dari kiri ke kanan. Setiap tugas diwakili oleh sebuah kartu.
Dalam buku tersebut, tim Bill membuat papan Kanban dengan label Ready, Doing (untuk tugas WIP), dan Done. Setiap kartu memiliki penanggung jawab dan ditempatkan di sisi kiri papan. Kartu tersebut dipindahkan ke sisi kanan seiring berjalannya pekerjaan. Dengan sistem seperti ini, semua pekerjaan dipantau, diorganisir, dan diprioritaskan untuk memaksimalkan produktivitas, sehingga memungkinkan visibilitas penuh atas tugas-tugas tim dan meminimalkan pekerjaan yang tidak direncanakan.
Kiat pro: Gunakan tampilan Board di ClickUp untuk membuat papan Kanban yang dapat diskalakan dan informatif. Buat alur kerja multi-langkah hanya dengan beberapa klik dan akses status, penanggung jawab, serta prioritas dalam satu tampilan. Anda dapat dengan mudah menyeret dan melepas tugas antar kolom dan bahkan menggunakan bilah alat bawaan untuk memperbarui status secara massal. 💪
4. Kelola perubahan dengan Teori Kendala
Erik memberi tahu Bill tentang bagaimana Teori Kendala berperan dalam organisasi besar. Sebagian besar bisnis memiliki titik kemacetan atau kendala dalam operasi TI dan pabrik mereka yang dapat mengganggu dan menyebabkan pekerjaan yang tidak direncanakan. Erik menjelaskan bahwa untuk menyediakan layanan TI yang stabil, dapat diprediksi, dan aman, Anda harus merencanakan sumber daya manusia maupun non-manusia untuk mengatasi kendala-kendala ini dan memfasilitasi alur kerja yang tidak terputus.
Dalam kasus Parts Unlimited, dampak dari berbagai kendala yang dihadapi perusahaan tersebut dirasakan oleh Brent, insinyur operasi utama sekaligus jenius di bidang TI. Brent kewalahan dengan pekerjaan tak terduga, yang umumnya berupa hal-hal sepele dan perbaikan, sehingga tugas-tugas penting yang telah direncanakan pun terganggu.
Untuk mengatasi masalah ini, Bill membentuk sebuah tim yang bertugas menangani eskalasi sebagai pengganti Brent. Selain itu, Brent, yang sebelumnya menyimpan metodenya untuk dirinya sendiri, kini akan melatih tim tersebut untuk mentransfer pengetahuannya. Hal ini memungkinkan tim untuk memetakan proses tersebut sebagai referensi di masa depan dan membebaskan waktu Brent (atau, seperti yang dikatakan Bill—membebaskan Brent dari tugas-tugas pemadaman kebakaran) sehingga ia dapat menginvestasikan keahliannya ke dalam tugas-tugas yang lebih bernilai.
Bonus: Cobalah Template Papan Tulis Peta Proses ClickUp untuk memvisualisasikan hambatan dan membangun alur kerja antardepartemen yang sangat andal dan selaras dengan Teori Kendala.
5. Optimalkan alur kerja penerapan
Proyek Phoenix didorong oleh tenggat waktu, sehingga waktu yang tersedia untuk menguji dan menerapkan aplikasi sangat terbatas.
Namun, sepanjang buku ini, tim Bill menjadi lebih efisien dan menghasilkan lebih banyak rilis daripada pada kuartal sebelumnya. Hal ini sebagian disebabkan oleh pendekatan baru mereka dalam mengerjakan bagian-bagian pekerjaan yang lebih kecil secara lebih sering, sehingga mengurangi WIP dan waktu penyangga tanpa mengambil jalan pintas yang berlebihan.
6. Gunakan model The Three Ways untuk mendukung DevOps
Pembinaan yang diberikan Erik berpusat pada model The Three Ways, yang menjadi dasar dari banyak konsep DevOps. Model ini menawarkan pedoman bagi perusahaan untuk memberikan nilai produk dan dukungan layanan pelanggan yang konsisten melalui kerja yang stabil, efisien, dan berkualitas tinggi.
Cara Pertama: Optimalisasi
Saat menilai kesuksesan sebuah perusahaan, kita mengevaluasi hasilnya, bukan prosesnya. The First Way mengeksplorasi bagaimana proses memengaruhi hasil dan waktu penyelesaian. Untuk memaksimalkan profitabilitas Anda, Anda harus mengoptimalkan aliran nilai, yaitu alur kerja yang dimulai dari pengembangan perangkat lunak dan berakhir dengan pengiriman kepada pelanggan.
Menurut buku tersebut, sangat penting untuk mempertimbangkan gambaran besar saat menyusun rencana optimasi. Apa saja tujuan bisnis utamanya? Jenis kepatuhan regulasi dan standar keamanan apa saja yang tidak boleh Anda kompromikan?
Mengikuti perkembangan teknologi juga sangat penting. Misalnya, menjelajahi perangkat lunak baru seperti AI DevOps, pembuat diagram Gantt yang mudah dijadwalkan, dan alat manajemen operasi TI dapat secara signifikan mempercepat proses perencanaan dan produksi.
Cara Kedua: Menggunakan siklus umpan balik untuk menghindari pengerjaan ulang
"The Second Way" membahas aliran informasi internal. Dengan siklus umpan balik yang cepat dan berkelanjutan, perusahaan dapat belajar mendeteksi masalah kualitas sejak awal dan memperbaikinya dengan segera untuk memastikan masalah tersebut tidak berdampak lebih lanjut pada lini produksi. Masalah yang terdeteksi pada tahap-tahap selanjutnya akan lebih sulit diselesaikan dan akan menyebabkan penundaan yang signifikan. ⚠️
Jalan Ketiga: Peningkatan berkelanjutan dan dukungan layanan
Buku The Third Way membahas tentang perbaikan berkelanjutan, yang terjadi sebagai hasil dari hal-hal berikut:
- Belajar dengan mengkaji pengalaman masa lalu
- Melatih suatu keterampilan secara berulang—menurut Erik, lebih baik berlatih lima menit setiap hari daripada tiga jam sekali seminggu. Bahkan pengulangan kesalahan pun membantu membangun ketangguhan dan kepercayaan diri untuk mencoba hal baru
- Dengan mengambil risiko dan bereksperimen menggunakan berbagai metode, alat DevOps, dan strategi dukungan pelanggan lainnya, Anda dapat mencapai tingkat efisiensi dan kualitas yang belum pernah tercapai sebelumnya
Kutipan-kutipan dari The Phoenix Project yang Kami Suka
The Phoenix Project adalah buku yang penuh dengan kutipan, namun lima kutipan berikut ini yang paling membekas bagi kami:
Tidak ada batasan atas apa yang dapat dicapai ketika tidak ada yang peduli siapa yang akan mendapat pujian
Kutipan ini menunjukkan bahwa kita dapat mencapai hasil yang luar biasa dengan mengesampingkan kepentingan pribadi dan berfokus pada kolaborasi. Tanpa tekanan untuk menjadi yang terbaik, kreativitas dan pengetahuan tim dapat bersinar. ⛅
Kecepatan suatu proses ditentukan oleh titik kemacetan yang paling lambat
Dari sudut pandang kendala, kinerja yang kurang optimal pada satu tahap dapat menghambat keseluruhan proses, meskipun tahap-tahap lainnya berjalan dengan baik.
Tidak masalah seberapa banyak kita merencanakan. Yang penting adalah seberapa baik kita menyempurnakan rencana tersebut seiring munculnya informasi baru
Upaya perencanaan kami akan sia-sia jika kami tidak beradaptasi dengan tantangan yang terus berlanjut, yang tak terhindarkan. Hal yang sama berlaku untuk perkembangan yang menguntungkan. Perkembangan tersebut merupakan peluang untuk mencapai hasil yang lebih besar lagi.
Tidak ada rahasia yang akan memungkinkan Anda melewati kerja keras
Terkadang, efisiensi terlihat seperti mencari jalan pintas dan menghilangkan langkah-langkah dalam proses yang tidak diperlukan. Namun, kerja keras dan tekad yang sesungguhnya tidak boleh diabaikan jika Anda ingin berhasil.
Laut yang tenang tak pernah melahirkan pelaut yang terampil
Meskipun bisa membuat frustrasi dan menghambat kemajuan Anda, kesalahan dan tantangan membantu membangun ketangguhan serta berkontribusi pada pertumbuhan pribadi dan profesional. 🌱
💡📚 Menikmati bacaan ini? Anda pasti juga akan menyukai koleksi pilihan kami yang berisi 25 Ringkasan Buku Produktivitas yang Wajib Dibaca. Anda dapat menyimpan, mengedit, menandai, dan bahkan mengekspornya.
Terapkan Pelajaran dari The Phoenix Project dengan ClickUp
Pelajaran DevOps dalam buku ini menjadi landasan operasional bagi tim TI mana pun. Namun, pertanyaan yang paling penting adalah: Bagaimana cara kita menerapkan pelajaran ini dari sudut pandang praktis?
Jawabannya adalah dengan menggunakan ClickUp —sebuah pusat manajemen proyek dengan solusi yang disesuaikan untuk tim perangkat lunak. Baik Anda ingin menerapkan Tiga Prinsip DevOps atau membangun sistem pemantauan WIP, ClickUp sangat fleksibel dan dapat dikonfigurasi untuk mendukung alur kerja apa pun.
ClickUp menawarkan berbagai fitur yang dirancang khusus untuk tim pengembangan dan operasi perangkat lunak. Aplikasi ini juga terintegrasi dengan banyak alat andalan Anda, seperti GitHub, GitLab, dan Bitbucket, sehingga Anda dapat merencanakan, berkolaborasi, dan melaksanakan tugas secara produktif dari satu platform terpusat.
Dengan ClickUp, prinsip-prinsip dari The Phoenix Project dapat dengan mudah menjadi bagian dari rutinitas harian Anda—mari kita lihat caranya.
1. Siapkan alur kerja yang dioptimalkan dengan alat manajemen tugas dan penjadwalan
Dalam upayanya untuk mengembalikan Parts Unlimited ke jalur yang benar, Bill Palmer berupaya keras menerapkan praktik terbaik perencanaan dan pengelolaan tugas DevOps. Namun, dengan ClickUp, setiap tugas penjadwalan dan perencanaan alur kerja menjadi sangat mudah.
Gunakan ClickUp Tasks untuk menyesuaikan alur kerja untuk semua proyek Anda—lacak penanggung jawab, subtugas, komentar tugas, ketergantungan, dan label prioritas, semuanya dari satu tempat. Platform ini menawarkan berbagai opsi visualisasi melalui tampilan. Contohnya:
- Tampilan Bagan Gantt : Buat peta jalan yang terperinci menuju tujuan dan batasi WIP dengan mendapatkan gambaran umum secara real-time mengenai ketergantungan, tonggak pencapaian, dan kendala. Anda juga dapat menggunakan templat Bagan Gantt yang telah dirancang sebelumnya untuk merencanakan jadwal proyek dengan lebih cepat
- Tampilan kalender : Penjadwal seret dan lepas untuk proyek berbasis tanggal
- Tampilan beban kerja : Gunakan fitur ini untuk menilai kapasitas tim dan mendistribusikan kembali beban kerja kreatif atau backlog di antara anggota tim yang kurang sibuk dan yang terlalu sibuk
- Tampilan formulir : Kumpulkan laporan bug dan permintaan fitur menggunakan formulir bawaan ClickUp, lalu ubah dengan cepat menjadi tugas nyata dengan tag dan label prioritas
Untuk meningkatkan efisiensi, otomatiskan tindakan yang berulang dan administratif dengan ClickUp Automations dan kurangi beban kerja rutin tim Anda.
2. Bangun kesadaran situasional dengan memantau sprint dan operasi TI lainnya
Setelah menyiapkan alur kerja, Anda dapat memantau secara cermat semua operasi Anda di ClickUp—mulai dari sprint dan tugas penerapan hingga bahan baku dan permintaan. Dengan fitur Sprint di ClickUp, Anda dapat:
- Salin tampilan Sprint untuk memulai dengan cepat
- Tentukan tanggal dan sesuaikan struktur poin Anda
- Sinkronkan pekerjaan tim Anda dengan repositori Git
- Secara otomatis memindahkan tugas yang belum selesai ke Sprint berikutnya
Platform ini dilengkapi dengan diagram burnup, burndown, dan aliran kumulatif untuk membantu Anda memantau kemajuan menuju tujuan serta mengidentifikasi kendala dan peluang perbaikan dengan lebih cepat.
ClickUp menyederhanakan manajemen rilis dengan pipa Git terintegrasi, daftar periksa go-live, dan rangkaian rilis. Anda juga dapat mengatur kartu Dashboard di Workspace Anda untuk mengakses metrik tim secara real-time, seperti durasi rata-rata deployment dan waktu yang tercatat.
3. Raih kesuksesan melalui kolaborasi dan umpan balik yang berkelanjutan
Dalam buku tersebut, Erik menjelaskan pentingnya bersikap transparan kepada tim mengenai perkembangan yang memengaruhi waktu tunggu atau tanggal pengiriman. Untungnya, ClickUp menawarkan serangkaian alat komunikasi dan kolaborasi untuk mendukung Anda dalam hal ini. Beberapa fitur unggulannya meliputi:
- ClickUp Docs untuk menyimpan semua persyaratan produk, umpan balik, riwayat perbaikan, dan dokumentasi proses di satu tempat
- ClickUp AI berfungsi sebagai asisten penulisan berbasis AI, sekaligus jaringan saraf yang menghubungkan Tugas, Dokumen, dan Orang Anda
- Komentar yang Ditugaskan , Pemeriksaan, dan Tampilan Obrolan untuk pembaruan, komunikasi internal, serah terima tugas, dan siklus umpan balik yang cepat
- Bidang Kustom untuk menambahkan informasi mengenai bug baru dan pembaruan fitur
- Papan Tulis ClickUp dan Peta Pikiran untuk brainstorming dan pemetaan proses
Bingung harus mulai dari mana? Manfaatkan berbagai templat siap pakai yang tersedia di platform ini untuk berbagai tujuan bisnis. Pilihan seperti Templat Pengembangan Perangkat Lunak ClickUp Ultimate, Templat Pelacakan Bug dan Masalah ClickUp, serta Templat Catatan Rilis ClickUp merupakan hal yang tak terpisahkan bagi departemen TI mana pun.
Raih Manfaat DevOps dan Raih Kesuksesan Bisnis Anda Berikutnya dengan ClickUp
The Phoenix Project mengajarkan kepada kita bahwa kita dapat mengejar efisiensi, kualitas produk, dan kepuasan klien secara bersamaan. Dengan menerapkan prinsip-prinsip dari buku ini menggunakan solusi manajemen kerja terbaik seperti ClickUp, bisnis Anda tidak hanya dapat menjalankan rencana peluncuran yang sukses, tetapi juga memuaskan para pemangku kepentingan.
Coba ClickUp secara gratis dan temukan berbagai cara yang dapat digunakan untuk memperlancar operasi TI Anda serta meningkatkan produktivitas tim. ⬆️