Bagaimana Menerapkan Manajemen Proyek Ramping

Sebagai manajer proyek, Anda mungkin sudah terbiasa dengan betapa menantangnya beberapa masalah, seperti mengelola tugas yang sudah lewat jatuh tempo tanpa merasa kewalahan dan memberikan tekanan yang tidak semestinya pada tim Anda.

Ketika Anda melakukan ratusan hal sekaligus untuk memastikan pengiriman tepat waktu, Anda memerlukan strategi praktis untuk mengelola beban kerja Anda.

Manajemen proyek yang ramping adalah tentang bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras. Fokusnya adalah menjadi lebih efisien dan mengurangi pemborosan. Tidak seperti manajemen proyek tradisional, yang memiliki fase tetap, pendekatan ini menekankan fleksibilitas dan adaptasi, sehingga memberi Anda lebih banyak kendali atas hasil proyek.

Selain Agile, Lean adalah salah satu metodologi manajemen proyek yang paling populer dalam praktiknya saat ini. Apa perbedaannya? Apakah yang satu bisa dibilang lebih baik dari yang lain?

Mari kita telusuri perbedaan antara manajemen proyek Lean dan Agile sebelum kita membahas lebih dalam tentang Lean dan implementasinya.

Manajemen proyek Lean vs Agile

Keduanya Manajemen proyek yang ramping dan tangkas metodologi ini sebagian besar diterapkan pada pengembangan perangkat lunak, manufaktur, produksi, dan TI.

Manajemen proyek ramping mengamanatkan untuk memaksimalkan apa yang Anda miliki secara efisien. Manajemen proyek ini secara konstan memeriksa cara melakukan sesuatu untuk menemukan dan menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu, memastikan produk akhir bernilai bagi pelanggan.

Akan tetapi, Agile memahami bahwa rencana proyek tidak ditetapkan di atas batu. Manajer proyek yang tangkas tahu bahwa rencana bisa saja gagal, dan mereka mahir dalam menangani tuntutan proyek yang berubah-ubah. Mereka menyelesaikan proyek dalam bagian-bagian kecil yang berulang, secara konstan menguji dan menyesuaikan pendekatan mereka berdasarkan umpan balik dari pelanggan untuk membuat proyek sukses.

Memahami Manajemen Proyek Ramping

Manajemen proyek yang ramping bukan hanya tentang menghemat uang dan sumber daya. Manajemen ini menggunakan jumlah alat dan tenaga kerja yang tepat untuk memberikan apa yang dibutuhkan klien Anda tepat pada saat mereka membutuhkannya. Ini semua tentang menggunakan jumlah orang dan alat yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan.

Dengan menyingkirkan proses yang boros [seperti waktu tunggu atau fitur yang tidak perlu], Lean membantu Anda:

• **Memangkas biaya dan jadwal proyek
• Meningkatkan kepuasan pelanggan melalui layanan yang lebih baik
• Memanfaatkan potensi tim Anda dengan peningkatan produktivitas dan efisiensi
• Mendapatkan visibilitas proyek yang sangat jelas di tingkat tim
• Menghasilkan pekerjaan berkualitas lebih tinggi dengan nilai lebih bagi pelanggan
• Menguasai seni memprioritaskan tugas secara efektif

Sekarang, mari kita bongkar prinsip-prinsip inti yang membuat manajemen proyek Lean begitu efektif.

Pilar-pilar Lean

Di mana pun Anda menggunakan Lean, prinsip intinya tetap sama: memberikan nilai maksimum dengan menghilangkan proses yang boros.

Namun, apa yang dimaksud dengan pemborosan?

Lean menggunakan tiga istilah kunci dalam bahasa Jepang, Muda, Mura, dan Muri, yang dikembangkan oleh Toyota Production System [TPS], untuk mengidentifikasi pemborosan. Mari kita uraikan.

• Muda [無駄] adalah aktivitas apa pun yang menyedot sumber daya tetapi tidak menambah apa pun bagi pelanggan. Menunda pekerjaan yang belum selesai, memproduksi terlalu banyak, atau menciptakan cacat adalah contoh utama. Bayangkan Anda sedang membuat sandwich untuk seorang teman. Memotong semua sayuran dan hanya menggunakan setengahnya akan menjadi Muda
• Mura [むら] mengacu pada ketidakseimbangan dalam alur kerja Anda, seperti beban kerja yang tidak seimbang. Pikirkan tentang mengantre di toko-satu menit cepat, menit berikutnya lambat. Mura menciptakan penundaan dan frustrasi bagi semua orang yang terlibat
• **Muri adalah membebani tim atau peralatan Anda secara berlebihan untuk memenuhi target yang tidak realistis. Hal ini seperti mendorong mesin melewati kapasitasnya. Muri dapat mengakibatkan kelelahan dan kesalahan

Misalkan tim Anda memiliki tujuh programmer yang mengerjakan fitur, tetapi hanya tiga penguji yang meninjau pekerjaan mereka. Hal ini menciptakan kemacetan di mana fitur-fitur menumpuk menunggu untuk diuji [Muri], sehingga membebani penguji Anda [Muri]. Pengujian yang terburu-buru karena kelebihan beban ini dapat menyebabkan bug menyelinap melalui [Muda], yang pada akhirnya memberikan perangkat lunak yang salah kepada pelanggan [lebih Muda]. Dengan menangani ketiga Muri, Anda dapat menyederhanakan alur kerja Anda dan mencapai efisiensi puncak.

Bagaimana Project Management Institute [PMI] mendorong adopsi Lean untuk alur kerja yang efisien

Project Management Institute [PMI] adalah asosiasi profesional terkemuka di dunia untuk manajemen proyek. Didirikan pada tahun 1969 perusahaan ini melayani lebih dari 3 juta profesional di hampir setiap negara.

PMI mengakui bahwa Lean adalah alat yang efektif untuk meningkatkan efisiensi proyek dan memberikan nilai. Berikut adalah cara PMI mempromosikan budaya ramping:

• Prinsip-prinsip Lean terintegrasi: PMI telah memasukkan prinsip-prinsip Lean utama, seperti menghilangkan pemborosan dan memaksimalkan pembelajaran, ke dalam kerangka kerja manajemen proyek dan praktik terbaik mereka. Anggap saja ini sebagai efisiensi yang sudah terpasang untuk proyek Anda
• Ramping untuk semua proyek: PMI menganjurkan penerapan pemikiran ramping di seluruh spektrum proyek. Membangun gedung pencakar langit? Mengembangkan aplikasi mutakhir? Lean dapat membantu Anda memberikan nilai maksimum, apa pun proyeknya
• Sumber daya ramping PMI: PMI menawarkan sumber daya pembelajaran, webinar, dan program pelatihan yang secara khusus mengimplementasikan prinsip-prinsip Lean dalam manajemen proyek. Ini akan membekali Anda dan tim Anda dengan pengetahuan dan keterampilan untuk mengadopsi pola pikir ramping dan benar-benar mengoptimalkan proses Anda
• Sertifikasi Lean: PMI menawarkan sertifikasi khusus seperti PMI Agile Certified Practitioner [PMI-ACP] yang mengakui keahlian dalam metodologi Agile dan Lean untuk pelaksanaan proyek

PMI menganggap alat manajemen proyek Lean sebagai elemen kunci dalam meningkatkan kinerja proyek dan memberikan nilai pelanggan yang maksimal. Program pelatihan dan sertifikasi mereka memberikan para profesional proyek alat yang mereka butuhkan untuk menggunakan Lean prinsip-prinsip manajemen proyek dan mencapai hasil proyek yang sukses.

Metodologi ramping dan cara Toyota

Anda sudah tahu bahwa metodologi Lean tidak dirumuskan sebagai teori di laboratorium. Ini adalah solusi praktis untuk kebutuhan dan masalah dunia nyata yang dihadapi oleh Sistem Produksi Toyota [TPS] .

Setelah Perang Dunia II, sumber daya Jepang terbatas. Toyota harus efisien dengan bahan dan tenaga kerja yang terbatas. Mereka mulai memikirkan kembali proses manufaktur tradisional. Taiichi Ohno, seorang insinyur industri di Toyota **mengembangkan prinsip-prinsip inti Lean. Fokusnya terutama adalah memberikan nilai kepada pelanggan dan menyingkirkan apa pun yang tidak memberikan kontribusi, yaitu pemborosan.

Tetapi tidak semua pemborosan diciptakan sama. Ada beberapa cara untuk mengkategorikan Muda dalam manajemen proyek yang ramping.

• **Muda tipe 1 adalah aktivitas yang masih diperlukan untuk penyelesaian proyek. Contohnya termasuk inspeksi keselamatan atau prosedur kepatuhan terhadap peraturan. Meskipun tidak secara langsung menambah nilai pada produk, mereka tidak dapat dibatalkan sepenuhnya
• Tipe 2 Muda adalah aktivitas yang harus dibatalkan karena tidak menambah nilai apa pun. **Contohnya termasuk rapat yang tidak perlu, komunikasi yang tidak jelas yang menyebabkan pengerjaan ulang, atau menunggu karena perencanaan yang buruk

Prinsip inti lain yang melengkapi pendekatan ini adalah Kaizen, filosofi Jepang tentang perbaikan berkelanjutan. Filosofi ini menganjurkan untuk terus menganalisis proses, mengidentifikasi area untuk mengurangi pemborosan, dan selalu berusaha menjadi lebih efisien.

Pada tahun 1990, James Womack's ' Mesin yang Mengubah Dunia ' mempopulerkan istilah ini dan membantu menyebarkan prinsip-prinsip Lean dan Kaizen Toyota di luar industri manufaktur otomotif.

Lima Prinsip dan Tahapan Utama Manajemen Proyek Ramping

melalui PMI Manajemen proyek ramping bukanlah solusi yang cepat; ini adalah perjalanan yang berlangsung dalam lima tahap, yang juga dikenal sebagai lima inti prinsip-prinsip metodologi Lean .

1. Tentukan nilai

Sebelum Anda membuat sesuatu, pahami apa arti 'nilai' bagi pelanggan Anda.

Misalkan Anda adalah tim pengembangan perangkat lunak yang sedang membangun aplikasi kebugaran baru. Apakah 'nilai' adalah pelacak kalori yang mewah atau aplikasi sederhana dan mudah digunakan yang membantu orang tetap termotivasi? Bicaralah dengan calon pengguna, kumpulkan umpan balik, dan tentukan fitur apa yang benar-benar penting bagi tujuan kebugaran mereka.

2. Memetakan aliran nilai

melalui PMIPemetaan Aliran Nilai Analisis setiap langkah yang terlibat dalam memberikan nilai tersebut. Identifikasi dan singkirkan pemborosan [Muda].

Katakanlah proses proyek pengembangan aplikasi Anda melibatkan beberapa putaran revisi desain dan tinjauan kode yang panjang. Hal ini dapat menyebabkan kemacetan dan penundaan. Petakan seluruh proses, identifikasi langkah-langkah yang tidak secara langsung berkontribusi pada aplikasi yang lebih baik [seperti terlalu banyak pengerjaan ulang desain], dan sederhanakan alur kerja.

3. Buat alur

Pikirkan proyek Anda sebagai jalur perakitan. Aturlah aktivitas penambahan nilai dalam aliran yang lancar dan berkelanjutan.

Misalnya, memecah pengembangan aplikasi Anda menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan mudah dikelola. Gunakan papan Kanban untuk memvisualisasikan alur kerja, memprioritaskan tugas, dan mengidentifikasi hambatan apa pun yang mungkin memperlambat kemajuan.

4. Tetapkan tarikan

Tanggapilah permintaan pelanggan yang sebenarnya, bukan tren atau prediksi. Hanya memproduksi apa yang dibutuhkan saat dibutuhkan.

*Misalnya, lakukan sesuatu selangkah demi selangkah. Daripada mencoba melakukan semuanya sekaligus, rilislah produk yang layak secara minimum (MVP) terlebih dahulu dan kumpulkan umpan balik. Gunakan umpan balik untuk mengetahui fitur aplikasi mana yang perlu Anda kerjakan selanjutnya. Dengan cara ini, Anda akan memastikan bahwa Anda membuat fitur yang benar-benar diinginkan orang dan menghindari membuang-buang waktu untuk hal-hal yang tidak perlu.

5. Carilah kesempurnaan

Peningkatan berkelanjutan adalah jantung dari lean, dan efisiensi adalah otaknya. Selalu cari cara untuk menyederhanakan proses proyek.

Sebagai contoh, adakan diskusi tim secara rutin untuk menentukan apa yang bekerja dengan baik dalam aplikasi dan apa yang perlu ditingkatkan. Dorong anggota tim untuk menyarankan ide-ide baru untuk meningkatkan aplikasi, sekecil apa pun. Terus sesuaikan alur kerja Anda untuk meningkatkan kecepatan, efisiensi, dan akurasi di masa mendatang.

Lean vs Agile vs Scaled Agile vs Lean Six Sigma

Meskipun Lean, Agile, dan Scaled Agile berfokus pada peningkatan, namun ketiganya memiliki target yang berbeda. Lean menangani pemborosan di semua proses; Agile berkembang dengan beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan proyek; dan Scaled Agile mengoordinasikan praktik-praktik Agile untuk proyek-proyek besar. Lean Six Sigma memadukan fokus minimalisasi pemborosan Lean dengan analisis statistik Six Sigma untuk mengoptimalkan proses yang ada.

Mari kita lihat lebih dekat perbedaan-perbedaan ini.

Mari kita uraikan masing-masing model ini dan pelajari cara menerapkannya.

1. Manajemen proyek yang ramping

Lean berfokus pada menghindari pemborosan dan memaksimalkan penyampaian nilai kepada pelanggan.

• Contoh: Sebuah rumah sakit menerapkan lean untuk menyederhanakan proses penerimaan pasien, mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan kepuasan pasien
• Mengapa memilih Lean: Sangat cocok untuk proyek dengan proposisi nilai yang jelas dan perubahan persyaratan yang minimal. Lean bagus untuk membuat alur kerja menjadi lebih baik dan mendapatkan hasil maksimal dari proyek yang terdefinisi dengan baik

2. Manajemen proyek yang lincah

agile adalah tentang kemampuan beradaptasi dan merespons perubahan kebutuhan pelanggan* melalui siklus pengembangan yang pendek dan fleksibel*

• Contoh: Sebuah tim pengembangan perangkat lunak menggunakan Agile untuk mengembangkan aplikasi seluler baru. Mereka mengumpulkan umpan balik dari pengguna setelah setiap sprint dan mengadaptasi fitur berdasarkan umpan balik tersebut
• Mengapa memilih agile: Sangat baik untuk proyek dengan persyaratan yang terus berkembang atau hasil yang tidak pasti. Agile memungkinkan Anda untuk menyesuaikan jalur Anda berdasarkan informasi baru, membuatnya sempurna untuk proyek di lingkungan yang berubah-ubah

3. Manajemen proyek tangkas berskala

Memastikan tim dan proyek besar dalam perusahaan bekerja bersama sambil memegang teguh prinsip-prinsip Agile

• Contoh: Sebuah bank besar menerapkan kerangka kerja agile berskala besar [seperti SAFe] untuk mengelola pengembangan platform perbankan online baru di beberapa tim
• Mengapa memilih scaled agile: Ketika Anda memiliki proyek besar dengan banyak tim dan bagian yang bergerak, Anda memerlukan cara untuk mengelola semuanya. Metode Agile tradisional mungkin tidak cocok, jadi Anda harus beradaptasi dan meningkatkan skalanya agar semuanya berjalan dengan lancar

4. Lean Six Sigma

Pendekatan berbasis data yang menggabungkan prinsip-prinsip Lean untuk mengurangi limbah dengan fokus Six Sigma pada pengurangan cacat dan peningkatan proses. Pendekatan ini menggunakan siklus DMAIC [Define-Measure-Analyze-Improve-Control] untuk peningkatan berkelanjutan.

• Contoh: Sebuah perusahaan manufaktur menggunakan Lean Six Sigma untuk mengidentifikasi dan menghilangkan cacat pada lini produksi mereka, mengurangi pemborosan dan meningkatkan kualitas produk
• Mengapa memilih Lean Six Sigma: Sangat ideal untuk proses yang sudah ada yang perlu dioptimalkan untuk kualitas yang lebih baik. Pendekatan berbasis data memudahkan untuk menemukan masalah dan melacak kemajuan

Mana yang harus Anda pilih?

Anda memerlukan model manajemen proyek yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Berikut ini cara Anda menentukan kebutuhan Anda:

• Ruang lingkup dan persyaratan proyek: Untuk proyek yang terdefinisi dengan baik dengan perubahan minimal, Lean mungkin merupakan cara terbaik. Untuk proyek dengan persyaratan yang berubah-ubah, Agile lebih cocok
• Ukuran dan kompleksitas proyek: Untuk proyek besar dan kompleks dengan banyak tim, Scaled Agile menyediakan kerangka kerja untuk koordinasi
• Fokus peningkatan proses: Jika mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi adalah tujuan utama Anda, Lean Six Sigma adalah pilihan yang tepat

Terkadang, pendekatan hibrida yang menggabungkan elemen-elemen dari proses manajemen proyek yang berbeda dapat menjadi strategi yang paling efektif untuk rencana manajemen proyek Anda.

Menerapkan Lean di Dunia Nyata

Hanya memilih metode manajemen proyek apa pun tidak akan menjamin kesuksesan - baik itu Agile atau Lean. Untuk mengelola proyek secara efektif menggunakan pendekatan ini, Anda memerlukan manajemen proyek perangkat lunak yang menawarkan fungsi-fungsi tertentu:

• Manajemen tugas dan proyek: Anda harus dapat memecah proyek yang kompleks menjadi langkah-langkah yang dapat dikelola, terdefinisi dengan baik, terukur, dan dapat dilacak. Perangkat lunak harus menangani pembuatan, penugasan, dan pelacakan tugas untuk proyek Anda
• Otomatisasi alur kerja: Mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang untuk menyederhanakan alur kerja dan membebaskan waktu tim Anda
• Kolaborasi jarak jauh: Mempromosikan komunikasi dan kolaborasi yang mudah di dalam tim Anda, meskipun semua orang tidak berada di lokasi yang sama
• Fleksibilitas integrasi: Integrasi dengan alat lain yang digunakan tim Anda untuk menghindari silo informasi dan menjaga semuanya tetap terpusat Metodologi manajemen proyek tidak ada yang cocok untuk semua. Tim dapat menggunakan Agile, Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma, atau bahkan pendekatan hibrida, tergantung pada proyeknya.

Mari kita jelajahi beberapa alat dan metodologi Lean:

• Kanban: Sistem manajemen alur kerja visual yang menggunakan papan dan kartu untuk menggambarkan status tugas saat ini-ini memungkinkan tim untuk melihat alur kerja mereka dengan jelas, mengidentifikasi area di mana tugas-tugas macet, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan
• PDCA [Plan-Do-Check-Act]: Pendekatan berulang yang digunakan untuk pemecahan masalah dan peningkatan berkelanjutan, PDCA melibatkan empat langkah - rencana [mendefinisikan masalah dan mengembangkan strategi untuk perbaikan], lakukan [mengimplementasikan strategi], cek [menilai hasil strategi], dan tindak [mengambil tindakan berdasarkan penilaian]
• **Pemetaan aliran nilai (value stream mapping): Teknik yang digunakan untuk mendokumentasikan, menganalisis, dan meningkatkan aliran material dan informasi dalam suatu proses-VSM membantu mengidentifikasi area pemborosan dan peluang untuk perbaikan
• Pengoptimalan alur kerja: Proses mengidentifikasi dan menangani kemacetan dalam alur kerja untuk meningkatkan produktivitas - alat seperti papan Kanban, siklus PDCA, dan pemetaan aliran nilai dapat digunakan untuk pengoptimalan alur kerja

Bagaimana metodologi ini secara khusus berguna untuk pengembangan perangkat lunak? Anda dapat menerapkan pendekatan Lean untuk pengembangan perangkat lunak dengan berbagai cara:

• Pengembangan perangkat lunak agile: Pendekatan fleksibel untuk pengembangan perangkat lunak yang berfokus pada kerja sama tim, kemampuan beradaptasi, dan peningkatan berkelanjutan
• DevOps: Seperangkat praktik yang menggabungkan pengembangan perangkat lunak [Dev] dan operasi TI [Ops] untuk meningkatkan kecepatan dan kualitas pengiriman perangkat lunak
• Scrum: Kerangka kerja lincah yang menggunakan sprint pendek [siklus pengembangan] dan tinjauan rutin untuk mengirimkan perangkat lunak dengan cara yang fleksibel

Lean mendukung upaya peningkatan berkelanjutan dengan meningkatkan efisiensi dan produktivitas, mengurangi pemborosan dan biaya, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan melibatkan karyawan secara produktif.

Pada tahun 2009, Pada tahun 2009 para peneliti mempelajari sebuah tim pengembangan perangkat lunak kecil di BBC Worldwide di London untuk melihat seberapa baik metode Lean bekerja. Mereka memeriksa pekerjaan tim, papan tugas, dan rapat, mewawancarai anggota tim, dan menghitung angka-angka.

Setelah satu tahun menerapkan Lean, segalanya menjadi jauh lebih baik: Rilis perangkat lunak 37% lebih cepat dan lebih konsisten [47% peningkatan], dan pelanggan menemukan 24% lebih sedikit bug.

Rilis yang lebih cepat, dengan fokus pada hal yang paling dihargai pelanggan, juga berarti lebih sedikit risiko dari perubahan teknologi atau pergeseran pasar.

Meskipun penelitian ini dilakukan beberapa tahun yang lalu, penelitian ini menunjukkan bahwa Lean adalah model manajemen proyek yang layak untuk dicoba, terutama karena penghematan waktu dan biaya yang luar biasa.

Bagaimana Anda memulai dengan Lean? Ada beberapa platform atau kombinasi alat yang dapat Anda gunakan.

Tapi mana yang terbaik?

Meskipun tidak ada jawaban tunggal karena setiap tim memiliki alur kerja dan persyaratan yang unik, kemampuan beradaptasi adalah kuncinya. Untungnya, Anda memiliki ClickUp **adalah platform manajemen proyek yang dapat membantu Anda mengganti metodologi berdasarkan kebutuhan proyek dan tim. Hal ini memungkinkan tim Anda untuk fokus pada hal yang penting: menyelesaikan proyek yang sukses.

Berikut adalah bagaimana ClickUp dapat menyederhanakan manajemen proyek Lean untuk Anda:

1. Menggunakan alat visualisasi

ClickUp melengkapi Anda dengan alat yang ampuh untuk mengintegrasikan prinsip-prinsip Lean dan Agile ke dalam alur kerja manajemen proyek Anda dengan mulus.

Kanban

Dapatkan gambaran umum tahapan proyek di Tampilan Papan Kanban ClickUp

Buat visual Papan Kanban ClickUp dengan papan yang mewakili tahapan proyek [seperti 'Harus Dilakukan', 'Sedang Berlangsung', 'Dalam Proses', 'Sedang Ditinjau', 'Selesai']. Pecah tugas besar menjadi subtugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola dalam setiap bagian. Hal ini membuat alur kerja Anda tetap teratur dan memastikan semua orang dalam tim memahami peran dan tanggung jawab mereka.

Seret dan letakkan tugas di antara Papan untuk memvisualisasikan kemajuan alur kerja dan memprioritaskan tugas. **Gunakan kode warna untuk menyoroti tugas-tugas yang mendesak atau tugas yang membutuhkan keahlian khusus.

Tetapkan batas WIP untuk setiap tahap untuk mencegah kemacetan dan memastikan aliran yang lancar. WIP membatasi jumlah tugas yang dapat dilakukan pada tahap tertentu pada waktu tertentu. Hal ini membantu mencegah tim mengerjakan terlalu banyak pekerjaan sekaligus, memastikan tugas-tugas dapat diselesaikan melalui alur kerja tanpa macet.

PDCA [Plan-Do-Check-Act]

Siapkan titik-titik sprint di dalam ClickUp Tasks dan tetapkan ke masing-masing anggota tim

Gunakan Tugas ClickUp dan Bidang Khusus ClickUp untuk menggabungkan PDCA ke dalam alur kerja manajemen proyek Lean Anda. Berikut caranya:

• Rencanakan: Tentukan tujuan proyek Anda dan bagi menjadi tugas-tugas yang dapat ditindaklanjuti di dalam ClickUp Tasks. Tetapkan tugas untuk anggota tim tertentu, tetapkan tanggal jatuh tempo, dan tetapkan ekspektasi yang jelas dengan menambahkan ketergantungan yang jelas
• Lakukan: Tugaskan tugas ke anggota tim, tetapkan tenggat waktu yang realistis, dan lacak kemajuan secara real time menggunakan antarmuka ClickUp yang intuitif. Gunakan fitur-fitur sepertiketergantungan tugas untuk memastikan tugas-tugas diselesaikan dalam urutan yang benar dan menghindari hambatan
• Selama fase ini, kemampuan pengumpulan data ClickUp menjadi sangat penting. Buat bidang khusus yang spesifik untuk proyek Anda untuk mengumpulkan data berharga tentang kinerja. Data ini dapat mencakup waktu siklus, tingkat cacat, atau metrik kepuasan pelanggan
• Tindak: Data hanya berguna jika dianalisis dan ditindaklanjuti. ClickUp memfasilitasi kolaborasi dan berbagi pengetahuan. GunakanClickUp Menetapkan Komentar atauClickUp Dokumen untuk mencatat temuan-temuan utama, mengidentifikasi area untuk perbaikan, dan bertukar pikiran tentang solusi sebagai sebuah tim. Mendokumentasikan pembelajaran memastikan peningkatan berkelanjutan tertanam dalamsiklus hidup manajemen proyek #### Pemetaan aliran nilai

Pemetaan Aliran Nilai (Value Stream Mapping atau VSM) adalah alat yang berguna untuk mengidentifikasi pemborosan dan mengoptimalkan proses. Namun, membuat VSM yang jelas dan dapat ditindaklanjuti bisa menjadi tantangan.

Buat peta pikiran di ClickUp untuk memvisualisasikan aliran nilai proyek Anda dan mengambil langkah untuk mengurangi pemborosan

Brainstorming dan memetakan secara visual seluruh aliran nilai proyek, mengidentifikasi semua langkah yang terlibat dalam memberikan nilai kepada pelanggan. Peta Pikiran ClickUp sangat cocok untuk menangkap semua ide dan langkah yang terlibat dalam aliran nilai Anda. Mulailah dengan membuat simpul pusat yang mewakili nilai akhir yang dikirimkan ke pelanggan.

Kemudian, cabang untuk memetakan semua proses hulu, sub-proses, dan aktivitas yang berkontribusi dalam memberikan nilai tersebut.

Gunakan sub-simpul untuk merepresentasikan keputusan, persetujuan, serah terima, atau langkah lain yang berkontribusi pada keseluruhan alur kerja. Kode warna dapat membantu membedakan antara berbagai jenis kegiatan atau departemen yang terlibat.

Buat sebuah Papan Tulis ClickUp untuk secara kolaboratif memetakan kondisi saat ini dan kondisi masa depan yang diinginkan dari value stream Anda. Kami memiliki template yang bagus untuk ini, jadi Anda tidak perlu memulai dari awal.

Unduh Template Ini

Buat aliran nilai yang paling optimal untuk produk atau layanan Anda dengan Templat Papan Tulis Peta Aliran Nilai Otomatis ClickUp

Templat Papan Tulis Peta Aliran Nilai Otomatis ClickUp adalah toko serba ada untuk menyederhanakan analisis aliran nilai Anda:

• Status yang dapat disesuaikan: Lacak kemajuan setiap langkah dalam value stream Anda dengan status khusus. Hal ini memberi Anda gambaran yang jelas tentang posisi dan hambatan yang mungkin mengintai
• Kaya data dengan bidang khusus: Lebih dari sekadar VSM dasar. Gunakan sembilan bidang khusus yang dirancang khusus untuk pemetaan aliran nilai. Menangkap informasi penting seperti waktu siklus, waktu pemrosesan, dan waktu nilai tambah untuk setiap langkah. Poin-poin data ini menjadi blok bangunan untuk pendekatan berbasis data untuk peningkatan proses
• Tampilan ganda untuk wawasan yang lebih dalam: Tampilan Papan Tulis menyediakan kanvas visual untuk memetakan seluruh aliran nilai Anda, sehingga Anda dapat melihat gambaran besar dan mengidentifikasi area potensial untuk perbaikan. Beralihlah ke tampilan Proses untuk perincian terperinci dari setiap langkah, lengkap dengan bidang khusus untuk menangkap data granular
• Kekuatan manajemen proyek: Menggunakan reaksi komentar untuk memberikan umpan balik, mendorong pengeditan kolaboratif untuk pembaruan waktu nyata, dan mengimplementasikan otomatisasi untuk memfasilitasi tugas-tugas yang terkait dengan analisis VSM Anda
• Peningkatan yang didukung AI: ManfaatkanClickUp Brainfitur AI yang membantu analisis data dalam VSM Anda, yang semakin menyederhanakan alur kerja Anda dan memberikan wawasan yang lebih dalam

Pengoptimalan alur kerja

Menggabungkan Otomatisasi ClickUp dengan Dasbor ClickUp untuk mengotomatiskan tugas dan menghasilkan laporan mendalam tentang tugas, tonggak, atau tujuan yang ingin dicapai, yang pada akhirnya mengoptimalkan alur kerja Anda.

Buat otomatisasi khusus dengan Otomatisasi ClickUp

Otomatisasi ClickUp memungkinkan Anda menyiapkan aturan khusus untuk mengotomatiskan tugas yang berulang di seluruh proyek Anda. Berikut ini beberapa contohnya:

• Memindahkan tugas secara otomatis: Ketika sebuah tugas ditandai selesai di satu Daftar, secara otomatis memindahkannya ke Daftar berikutnya di papan Kanban Anda. Hal ini membuat alur kerja Anda tetap lancar dan memastikan semua orang dalam tim mengetahui apa yang perlu dikerjakan selanjutnya
• Menugaskan peninjau: Secara otomatis menugaskan tugas untuk ditinjau kepada anggota tim tertentu atau grup setelah tugas mencapai tahap yang ditentukan dalam alur kerja Anda. Hal ini menyederhanakan proses peninjauan dan menghindari kemacetan
• Tetapkan tanggal jatuh tempo berdasarkan ketergantungan: Secara otomatis menetapkan tanggal jatuh tempo untuk tugas-tugas yang bergantung berdasarkan tanggal penyelesaian tugas induk. Hal ini memastikan jadwal proyek yang realistis dan menghindari penundaan
• Tetapkan secara otomatis berdasarkan keahlian: Ketika tugas baru dibuat dengan persyaratan keahlian tertentu, secara otomatis tetapkan tugas tersebut ke anggota tim dengan keahlian yang paling relevan
• Membuat tugas berulang: Mengotomatiskan pembuatan tugas berulang, seperti rapat tim mingguan atau laporan bulanan.
• Memulai dengan urutan otomatisasi yang sudah dibuat sebelumnya: ClickUp menawarkan perpustakaan 100+ otomatisasi yang sudah dibuat sebelumnya yang menangani skenario alur kerja yang umum. Templat-templat ini dapat dengan mudah dikustomisasi atau digunakan sebagai inspirasi untuk membuat otomatisasi Anda sendiri

Buat dasbor khusus untuk mengukur KPI tertentu dari anggota tim Anda dalam Dasbor ClickUp

Dasbor ClickUp berfungsi sebagai pusat komando yang dapat disesuaikan untuk memberikan tampilan waktu nyata dari manajemen proyek . Dengan fungsionalitas drag-and-drop, Anda bisa membangun dasbor yang spesifik untuk kebutuhan Anda, menampilkan metrik dan wawasan utama untuk membantu Anda mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Anda dapat membuat dasbor untuk tujuan berikut:

• Analisis papan Kanban: Melacak jumlah tugas di setiap tahap papan Kanban Anda dari waktu ke waktu. Mengidentifikasi kemacetan dengan memvisualisasikan di mana tugas-tugas yang macet dan memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan
• Manajemen beban kerja: Memantau beban kerja anggota tim dengan memvisualisasikan jumlah tugas yang ditugaskan kepada setiap individu. Hal ini membantu memastikan distribusi pekerjaan yang adil dan mencegah kelelahan
• Tingkat penyelesaian tugas: Menganalisis persentase tugas yang diselesaikan tepat waktu atau terlambat. Hal ini membantu mengidentifikasi area di mana tenggat waktu secara konsisten terlewatkan dan memungkinkan penyesuaian jadwal proyek atau alokasi sumber daya
• Pelacakan waktu siklus: Mengukur waktu rata-rata yang diperlukan tugas untuk berpindah dari satu tahap ke tahap lainnya dalam alur kerja Anda. Hal ini membantu mengidentifikasi inefisiensi dan peluang untuk merampingkan proses
• Grafik: Memvisualisasikan beban kerja yang tersisa untuk sebuah proyek dari waktu ke waktu. Melacak kemajuan menuju tujuan proyek dan mengidentifikasi potensi hambatan yang dapat mencegah penyelesaian tepat waktu

2. Menggunakan solusi manajemen proyek Lean untuk pengembangan perangkat lunak

Banyak solusi manajemen proyek ClickUp memungkinkan Anda membuat metode yang fleksibel untuk mengelola pengembangan perangkat lunak di organisasi Anda.

Pengembangan perangkat lunak yang gesit

Pertama-tama mari kita lihat ke dalam Perangkat Lunak Manajemen Proyek ClickUp Agile yang dibuat khusus untuk tim Agile yang ingin menggunakan alat bantu Agile bersama yang lain.

Buat alur kerja yang dapat disesuaikan di Perangkat Lunak Manajemen Proyek ClickUp Agile

Berikut ini cara Anda bisa menggunakan ClickUp untuk metodologi agile:

• Menggunakan alat bantu AI ClickUp Brain: Membuat dokumentasi teknis dalam dokumen dan memungkinkan AI untuk menulis, mengulang, mengedit, meringkas, dan mengoreksi dokumen tersebut. **Buat template untuk melakukan tugas apa pun dan atur otomatisasi di dalamnya sehingga pekerjaan dapat ditugaskan dengan lancar
• Mengelola dan menilai tumpukan pekerjaan: Gunakan kolom dan formula khusus untuk mengukur dampak dan tradeoff untuk masalah, ide produk, dan fitur baru sehingga Anda dapat membuat prioritas yang lebih cerdas
• Visualisasikan alur kerja Anda: Gunakan tampilan yang fleksibel sepertiTampilan Bagan Gantt ClickUp,Tampilan papan, atauTampilan garis waktu dan menetapkan tanggal jatuh tempo, menetapkan tingkat prioritas, melacak dengan status khusus
• Pelaporan otomatis: SiapkanSasaran ClickUp dan KPI untuk melacak kemajuan di seluruh proyek

Selesaikan tugas Anda dengan pelacakan kemajuan otomatis dengan ClickUp Goals

Pelaporan otomatis memungkinkan tim perangkat lunak memberikan informasi terbaru kepada para pemangku kepentingan tanpa campur tangan manual. Pantau kemajuan Anda menggunakan target numerik, finansial, biner [benar/salah], dan berbasis tugas. Gabungkan tugas dari berbagai tim untuk membuat sasaran, seperti target sprint atau sasaran penjualan mingguan

• Gunakan templat: Gunakan 1000+ templat siap pakai untuk Agile, Lean, DevOps, Scrum, sprint, pengembangan produk, atau kasus penggunaan apa pun yang dapat Anda pikirkan

Sebagai contoh, bagian Templat Manajemen Proyek ClickUp Agile dirancang untuk membantu Anda menerapkan praktik-praktik Agile secara efektif.

Unduh Template Ini

Menerapkan metodologi Agile secara efektif dengan ClickUp Agile Project Management Template

Gunakan templat ini untuk:

• Menyederhanakan permintaan yang masuk menggunakan aFormulir ClickUp. Tangkap semua detail yang relevan dan salurkan ke dalam backlog Anda
• Pilih antara Kanban Board atau Sprints untuk mengelola dan melaksanakan pekerjaan. Memvisualisasikan kemajuan dan menjaga agar tugas terus berjalan
• Melakukan rapat Agile secara rutin untuk meninjau kinerja sprint dan terus meningkatkan proses Anda

DevOps Integrasi ClickUp menghubungkan semua alat bantu eksternal Anda di satu tempat untuk menciptakan pusat manajemen proyek yang tangkas dan sempurna.

Integrasikan ClickUp dan GitHub untuk melacak pull request, bug, cabang, dan komit dengan Integrasi ClickUp

Misalnya, fitur Integrasi ClickUp-GitHub membantu Anda:

• Melihat semua aktivitas GitHub yang terkait dengan tugas apa pun secara langsung di dalam ClickUp
• L menautkan permintaan tarik, komit, dan cabang ke tugas GitHub Anda
• Memperbarui status tugas di GitHub; sementara itu, ClickUp memperbarui hal yang sama pada alur kerja Anda

Scrum

Anda juga dapat mengatur ClickUp Sprints di Board View dan terapkan metodologi scrum untuk proyek mana pun yang membutuhkannya.

Mengotomatiskan ClickUp Sprints dan menambahkannya ke Tampilan Papan Scrum Anda

Berikut ini adalah perincian tentang cara mengimplementasikan ClickUp Sprints secara efektif dalam alur kerja Scrum Anda di ClickUp:

• Buat daftar baru untuk backlog sprint Anda: Daftar ini akan menampung semua cerita dan tugas pengguna potensial untuk Sprint yang akan datang
• Menggunakan beberapa daftar untuk tahapan sprint: Buat Daftar terpisah di dalam Board View Anda untuk mewakili berbagai tahapan alur kerja Anda, seperti 'Harus Dilakukan', 'Sedang Berlangsung', 'Sedang Ditinjau', dan 'Selesai'
• Pindahkan tugas dalam daftar: Saat tim Anda mengerjakan cerita pengguna, seret dan letakkan tugas di antara Daftar untuk mencerminkan kemajuan mereka melalui tahapan alur kerja. Pisahkan cerita pengguna menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti di dalam setiap Daftar. Tetapkan tugas kepada anggota tim, tetapkan tanggal jatuh tempo, dan gunakan komentar dan lampiran untuk kolaborasi
• Tinjau kemajuan: Gunakan tampilan Board untuk memvisualisasikan kemajuan. Identifikasi setiap hambatan dalam penyelesaian tugas
• Beradaptasi dan menyesuaikan: ClickUp memungkinkan penyesuaian secara real-time selama Sprint berlangsung. Jika diperlukan, tugas dapat diprioritaskan ulang atau dipindahkan di antara Daftar untuk mencerminkan perubahan dalam lanskap proyek

Daftar yang ada Templat Rencana Bisnis Lean ClickUp menyederhanakan penggabungan metodologi ini dalam organisasi Anda.

Unduh Template Ini

Kelola semua aktivitas bisnis dengan sumber daya terbatas dengan Templat Rencana Bisnis Lean ClickUp

Templat komprehensif ini membekali Anda dengan alat untuk mengubah ide bisnis Anda menjadi kenyataan secara efisien dan terjangkau:

• Status Kustom ClickUp Lacak kemajuan setiap langkah dalam rencana bisnis Anda dengan status khusus seperti Perlu Penelitian, Dalam Pengembangan, dan Siap Implementasi. Hal ini membuat Anda tetap terorganisir dan memastikan Anda membuat kemajuan yang stabil
• Kolom Khusus ClickUp Untuk wawasan yang lebih dalam: Melampaui perencanaan dasar dengan bidang khusus ClickUp. Buat bidang untuk menangkap detail spesifik yang relevan dengan model bisnis Anda, seperti demografi target pasar, analisis pesaing, atau proyeksi keuangan utama. Rincian ini memperkaya rencana Anda dan memberikan gambaran yang lebih jelas tentang potensi bisnis Anda
• Tampilan ClickUp Untuk Perencanaan yang Disederhanakan: ClickUp menawarkan beberapa tampilan untuk menyesuaikan pengalaman perencanaan Anda. Navigasi antara nama proyek, ringkasan perincian, dan tampilan Model Kanvas Lean khusus. Fleksibilitas ini memungkinkan Anda untuk melakukan pendekatan terhadap rencana bisnis Anda dengan cara yang paling sesuai untuk Anda

Studi kasus

Mari kita periksa bagaimana ClickUp membantu Lids sebuah perusahaan pakaian olahraga yang melayani Amerika Utara, Eropa, dan Australia.

Lids, peritel dengan lebih dari 1200 toko, menghadapi tantangan dalam mengelola ekspansi yang cepat karena alur kerja yang tidak terorganisir. Mereka mengandalkan berbagai alat bantu yang tersebar seperti spreadsheet dan email, yang menyebabkan kesenjangan komunikasi dan ketidakefisienan.

Mereka menggunakan ClickUp untuk memusatkan komunikasi dan tugas. Sekarang, departemen yang berbeda berkolaborasi dengan lancar di dalam ClickUp. Hal ini mengurangi lalu lintas email dan mempersingkat rapat hingga 66%, membebaskan waktu yang berharga.

ClickUp juga meningkatkan manajemen inventaris Lids. Sebelumnya, mereka melacak biaya inventaris secara manual, sehingga menyulitkan penyusunan anggaran. ClickUp memungkinkan mereka melacak biaya unit dan membuat anggaran yang lebih akurat untuk toko-toko baru. Secara keseluruhan, ClickUp telah meningkatkan produktivitas dan menghemat lebih dari 100 jam di seluruh tim.

Dengan ClickUp, tim kami lebih kolaboratif, efisien, dan kami semua lebih fokus pada pekerjaan kami. Ini telah membuat cara kami bekerja jauh lebih baik.

Molly Quella, Manajer Proyek di Lids

Peran dan Tanggung Jawab Manajer Proyek Lean

Sebagai manajer proyek yang ramping, Anda harus memprioritaskan memberikan nilai maksimum kepada pelanggan sambil menghilangkan pemborosan di seluruh proyek.

Tanggung jawab dan harapan utama

• Pendekatan yang berpusat pada pelanggan: Mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan pelanggan secara efisien, menghindari pemborosan waktu, sumber daya, dan upaya
• Penghapusan pemborosan: Secara terus menerus mengidentifikasi dan menghapus aktivitas yang tidak menambah nilai seperti transportasi yang tidak perlu, penumpukan inventaris, pergerakan yang berlebihan, waktu tunggu, pemrosesan yang berlebihan, dan produksi yang berlebihan
• Pengoptimalan alur kerja: Memastikan tugas mengalir dengan lancar dari satu tahap ke tahap berikutnya dengan menghilangkan hambatan dan kemacetan. Menerapkan sistem tarik yang didorong oleh permintaan pelanggan alih-alih mendorong pekerjaan melalui pipa
• Penetapan tujuan yang realistis: Tetapkan tujuan yang menantang namun dapat dicapai dan kelola ekspektasi pemangku kepentingan melalui alat Lean seperti kontrol proses statistik. Hal ini memungkinkan identifikasi masalah lebih awal dan penyelesaian cepat, sehingga meminimalkan pengerjaan ulang
• Perspektif gambaran besar: Memandu tim untuk membangun solusi yang selaras dengan strategi bisnis yang lebih luas, memastikan proyek berkontribusi pada tujuan keseluruhan

Tim dalam Kerangka Kerja Manajemen Proyek Ramping dan pentingnya

Tim proyek ramping disusun secara khusus untuk mencapai efisiensi dan penyampaian nilai yang maksimal. Berikut ini adalah rincian peran kunci dan bagaimana mereka berkontribusi terhadap kesuksesan secara keseluruhan:

• Pemimpin tim: Mereka adalah gelandang operasi, yang memimpin tim menuju tujuan proyek. Mereka memiliki keahlian ramping yang kuat untuk mengelola jadwal dan sumber daya proyek dan memastikan hasil yang sukses
• Sponsor proyek: Sponsor adalah seorang juara dalam kepemimpinan yang mengadvokasi keberhasilan proyek. Mereka menghilangkan hambatan, mengamankan sumber daya, dan memiliki pemahaman yang kuat tentang prinsip-prinsip lean untuk mendukung upaya tim
• Anggota tim: Mereka membentuk tulang punggung tim, secara aktif berpartisipasi dalam inisiatif perbaikan. Mereka dibekali dengan kesadaran ramping dan secara aktif menerapkan alat dan proses ramping dalam bidang keahlian mereka
• Pemilik proses: Ini adalah pemimpin yang mengawasi proses spesifik yang ditangani dalam proyek. Mereka bertanggung jawab untuk mengimplementasikan dan memelihara proses yang telah ditingkatkan setelah berhasil diselesaikan
• Pakar bidang studi [SME]: SME adalah seorang profesional terampil yang memiliki keahlian dan pengetahuan khusus. SME dapat berasal dari berbagai fungsi seperti TI, SDM, Keuangan, dll., Tergantung pada fokus proyek, untuk memastikan perspektif yang menyeluruh
• Mitra keuangan [UKM]: Mereka memberikan keahlian keuangan, menganalisis laba atas investasi proyek [ROI] dan memverifikasi potensi penghematan biaya dari solusi yang diusulkan tim

Dengan memasangkan alat yang tepat dengan filosofi Lean, tim dapat meningkatkan hasil proyek dan kinerja bisnis secara keseluruhan.

Bentuk Tim Lean Anda dengan ClickUp

Perusahaan seperti Amazon, Nike, dan Caterpillar Inc. telah berhasil mengintegrasikan prinsip-prinsip Lean ke dalam praktik manajemen proyek mereka, dan Anda juga bisa!

Namun, penerapan Lean membutuhkan perubahan pola pikir dan budaya perusahaan, yang dapat menjadi tantangan tersendiri. Ketika berhadapan dengan proyek-proyek besar dan kompleks, fokus Lean pada kesederhanaan mungkin kurang dapat diterapkan. Namun dengan alat yang tepat, membuat transisi ini menjadi lebih mudah.

Apa yang tidak boleh Anda kompromikan? Sebuah survei di Amerika Serikat menemukan bahwa 36% perangkat lunak manajemen proyek pengguna menganggap fungsionalitas sebagai faktor terpenting dalam memilih perangkat lunak mereka.

Fleksibilitas ClickUp menyediakan otot yang Anda butuhkan untuk semua pekerjaan berat yang terlibat dalam proyek-proyek kompleks. **Memprioritaskan tugas berdasarkan hal yang paling penting, memvisualisasikan alur kerja untuk efisiensi maksimum, berkolaborasi dengan lancar melalui alat komunikasi bawaan, dan melacak kemajuan dengan fokus laser. Jalan menuju kesuksesan proyek sudah jelas dengan ClickUp-apakah Anda siap untuk mengambil alih kendali? Daftar ke ClickUp hari ini!

Pertanyaan yang Sering Diajukan [FAQ]

1. Apa saja lima aturan manajemen Lean?

Lima aturan manajemen Lean adalah:

• Tentukan nilai: Mengidentifikasi apa yang benar-benar penting bagi pelanggan
• Petakan aliran nilai: Memvisualisasikan semua langkah dalam proses
• Create flow: Menghilangkan kemacetan dan menjaga pekerjaan tetap berjalan lancar
• Tetapkan tarikan: Memproduksi berdasarkan permintaan pelanggan yang sebenarnya, bukan perkiraan
• Mengejar kesempurnaan: Terus berupaya untuk meningkatkan dan menghilangkan pemborosan

2. Apakah Lean merupakan bagian dari SAFe?

Ya, Lean adalah salah satu pilar inti dari SAFe [kerangka kerja agile berskala] bersama dengan agile dan pemikiran sistem. SAFe mengintegrasikan prinsip-prinsip ini untuk membantu organisasi besar dalam meningkatkan praktik Agile.

3. Apa yang dimaksud dengan metodologi Lean 5?

'Lean 5' kemungkinan besar mengacu pada metodologi 5S, fondasi inti dari praktik ramping. Metodologi ini berfokus pada penciptaan lingkungan kerja yang bersih, teratur, dan efisien melalui lima langkah: Sortir, Rapi, Resik, Rawat, Standarisasi, dan Rawat.