Kapan sebuah proyek dimulai, dan kapan proyek itu berakhir? Menanyakan hal ini bukanlah sebuah pertanyaan eksistensial yang mendalam bagi sebuah proyek-hanya sebuah praktik yang baik.
Baik saat Anda mengatur perjalanan sekolah anak Anda atau membuat aplikasi perangkat lunak baru, memahami siklus hidupnya akan membantu memastikan tidak ada yang terlewatkan. Mari kita lihat bagaimana caranya.
Apa yang dimaksud dengan Siklus Hidup Manajemen Proyek?
Siklus hidup manajemen proyek adalah berbagai tahapan proses dari awal hingga akhir. Ini adalah serangkaian proses yang terlibat dalam menyelesaikan proyek apa pun dengan sukses, mencapai tujuan, dan memberikan hasil.
Biasanya, siklus hidup proyek melibatkan lima fase: Inisiasi, perencanaan, eksekusi, pemantauan, dan penutupan. Seorang manajer proyek bertanggung jawab atas penyelesaian tugas-tugas di setiap fase manajemen proyek dan transisi yang mulus ke fase berikutnya.
Mengapa seorang manajer proyek perlu memahami siklus hidup proyek?
Ada beberapa manfaat dari memahami siklus hidup proyek. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.
Perencanaan yang lebih baik: Sebagai manajer proyek, ketika Anda mengetahui apa saja yang termasuk dalam siklus hidup proyek dari awal hingga akhir, Anda dapat memastikan bahwa setiap bagian dari siklus hidup proyek telah direncanakan secara komprehensif.
Kontrol kualitas: Anda dapat menetapkan standar dan metrik kualitas untuk setiap bagian proyek dan memastikan semuanya bekerja dengan baik.
Kelincahan: Untuk menjadi gesit, Anda harus memahami dengan jelas gambaran yang lebih besar. Misalnya, jika Anda mengetahui tujuannya, Anda dapat melakukan pengalihan dan mengoptimalkan kecepatan tanpa memengaruhi hasil.
Mitigasi risiko: Memahami siklus hidup proyek dari awal hingga akhir memungkinkan Anda untuk membuat proyeksi, mengidentifikasi risiko, dan merencanakannya.
Komunikasi: Manajemen siklus hidup proyek membantu manajer memvisualisasikan masa depan. Ketika Anda mengetahui apa yang diharapkan, Anda dapat tetap gesit dan menginformasikan kepada pemangku kepentingan proyek tentang penyimpangan sebelumnya.
Bagaimana cara menggunakan siklus hidup proyek?
Siklus hidup proyek adalah kerangka kerja perjalanan tingkat tinggi yang menguraikan bagaimana proyek apa pun akan berjalan. Kerangka kerja ini memberikan manajer proyek semua detail tentang tujuan, pencapaian, pitstop, stasiun pengisian bahan bakar, dan banyak lagi.
Seorang manajer proyek dapat menggunakannya untuk:
- Memvisualisasikan gambaran besar proyek
- Meramalkan tantangan dan masalah umum yang mungkin muncul
- Meningkatkan/menurunkan upaya dan anggaran agar sesuai dengan kebutuhan fase
- Melakukan penyesuaian, jika terjadi penyimpangan
- Mengoptimalkan kinerja proyek
memvisualisasikan gambaran besar sebuah proyek dengan ClickUp_
Singkatnya, memetakan siklus hidup proyek sangat penting untuk kesuksesan proyek. Jadi, mari kita pelajari tahapan siklus hidup dan bagaimana mereka bekerja bersama.
Apa saja 5 Fase Siklus Hidup Proyek?
Lima fase siklus hidup manajemen proyek adalah:
- Inisiasi proyek
- Perencanaan
- Eksekusi
- Pemantauan dan pengendalian
- Penutupan proyek
Inisiasi proyek
Setelah tim penjualan menutup kesepakatan, menandatangani kontrak, dan mendapatkan persetujuan untuk memulai proyek, saatnya tim proyek memulai proyek. Aktivitas penting dalam fase ini adalah sebagai berikut.
Mengumpulkan masukan: Pada fase perencanaan proyek, kumpulkan semua informasi tentang proyek, termasuk persyaratan, tujuan, jadwal, ruang lingkup, anggaran, dan ukuran keberhasilan.
Onboarding: Dapatkan akses, persetujuan, dan pemahaman kontekstual yang diperlukan untuk memulai proyek.
Penilaian: Lakukan audit menyeluruh terhadap input, lingkungan, aset, dll., untuk mengidentifikasi kesenjangan dan risiko.
Pembangunan hubungan: Tim proyek mengenal sponsor dan pemangku kepentingan lainnya, membangun hubungan yang saling percaya yang diperlukan untuk keberhasilan.
Piagam proyek: Membuat dokumen formal yang menguraikan pemahaman bersama tentang tujuan dan persyaratan secara terperinci sebelum melakukan pelingkupan dan penganggaran.
Setelah itu ditetapkan, saatnya untuk membuat rencana terperinci.
Fase perencanaan
Selama perencanaan proyek pada tahap ini, tim mengembangkan rencana, yang menjelaskan secara rinci ruang lingkup proyek, tujuan yang dapat diukur, hasil yang dapat dicapai, jadwal yang masuk akal, pencapaian, sumber daya yang dibutuhkan, dll.
Sebagai manajer proyek, Anda akan melakukan hal-hal berikut dalam fase ini.
Manajemen tugas: Memecah proyek menjadi tugas, sub-tugas, dan daftar periksa untuk manajemen proyek yang lebih sederhana.
Penyiapan proyek: Menjadwalkan tugas ke dalam garis waktu dengan bantuan kalender manajemen proyek untuk setiap tahap proyek.
Prioritasisasi: Memprioritaskan tugas berdasarkan berbagai faktor, mengidentifikasi ketergantungan dan risiko, dan mengembangkan strategi mitigasi.
Penetapan tujuan: Menetapkan tujuan, sasaran, dan target yang harus dicapai oleh tim proyek. Baik aplikasi pelacakan tujuan dapat membantu membuat hal ini terlihat dan juga interaktif.
**Penganggaran: Membuat anggaran yang sesuai dengan kebutuhan proyek, namun tetap efisien.
Fase eksekusi
Sekarang setelah Anda memiliki rencana, apa yang menghentikan Anda untuk memulai? Dapatkan eksekusi proyek .
Fase ini mengubah ide dan rencana Anda menjadi tindakan, menyatukan orang, proses, dan teknologi untuk memecahkan masalah. Fase ini biasanya merupakan fase terpanjang dalam siklus hidup proyek dan menghabiskan paling banyak sumber daya.
Sebagai manajer proyek, dalam fase ini, Anda akan
- Mengalokasikan sumber daya untuk proyek
- Menugaskan tugas kepada anggota tim
- Memastikan aktivitas proyek sesuai dengan rencana manajemen proyek
- Mendukung tim proyek dalam proses orientasi dan memulai
- Mengaktifkan proses kontrol kualitas
- Berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan
- Membuat presentasi status proyek
- Mencegah pergeseran ruang lingkup, sekaligus beradaptasi dengan perubahan secara gesit
- Menyesuaikan jadwal dan rencana berdasarkan kemajuan proyek
Pemantauan dan kontrol
Meskipun dianggap sebagai fase keempat dalam siklus hidup, fase ini dimulai bersamaan dengan eksekusi. Tim yang tangkas memantau pekerjaan, mengumpulkan umpan balik, dan meningkatkan hasil secara terus menerus.
Dalam fase ini, manajer proyek akan:
Memantau kinerja: Mengukur kinerja proyek menggunakan indikator kinerja utama (KPI) , kriteria penerimaan, dan metrik lainnya.
Lacak variabel: Setiap proyek mungkin memiliki beberapa variabel, seperti anggota tim yang cuti, estimasi yang meleset, dll. Lacak hal ini terhadap tujuan/ekspektasi secara teratur dan identifikasi perbedaan yang ada.
Kelola kendala: Selama proyek berlangsung, kendala waktu, anggaran, dan sumber daya pasti akan terjadi. Anda harus mengelola kendala ini dengan merealokasi anggaran/sumber daya, meminta dukungan tambahan, dll.
Misalnya, jika seseorang dalam tim mengambil cuti sakit yang lama, Anda perlu meminta bantuan dari proyek lain atau perpanjangan waktu dari sponsor proyek.
Mengontrol kualitas: Seorang manajer proyek harus memastikan bahwa semua kriteria penerimaan terpenuhi. Sekrup yang salah akan menghasilkan mobil yang salah-jadi Anda harus melakukan hal ini pada setiap langkah pelaksanaan sehingga masalah kualitas tidak menumpuk.
**Dokumentasi: Tidak ada yang menyukai dokumentasi, namun hal ini harus dilakukan. Manajer proyek bekerja sama dengan tim proyek untuk membuat dokumentasi untuk memfasilitasi serah terima yang mulus.
Penutupan proyek
Pekerjaan belum selesai sampai sponsor proyek mengatakan demikian. Untuk mendapatkan persetujuan, Anda perlu memastikan bahwa proyek benar-benar selesai di pihak Anda. Jadi, pada fase ini, Anda menerapkan proyek, melakukan pemeriksaan akhir, dan menutupnya.
- **Kontrak: Menyelesaikan semua hal yang belum terselesaikan atau perselisihan dengan klien, pemasok, atau kontraktor
- Keuangan: Menutup akun, mengkonsolidasikan pengeluaran, menaikkan faktur, dan menagih pembayaran
- Dokumentasi: Mengeluarkan sumber daya proyek, menyerahkan dokumentasi, dan mengarsipkan dokumen proyek untuk referensi di masa mendatang
- Retrospektif: Melakukan evaluasi pasca proyek dengan semua pemangku kepentingan dan mengumpulkan umpan balik
- Penerimaan proyek: Mendapatkan tanda tangan akhir dari sponsor proyek/klien untuk menganggap proyek telah selesai
Dan kemudian, lakukan tarian bahagia. Karena, mengapa tidak?
Bagaimana Cara Menerapkan Siklus Hidup Manajemen Proyek?
Sekarang setelah Anda mengetahui apa itu siklus hidup manajemen proyek, sekarang saatnya untuk menggunakannya dalam proyek Anda. Meskipun siklus hidup adalah konsep tingkat tinggi dengan praktik terbaik di setiap tahapnya, Anda dapat memastikan siklus ini diterapkan secara efektif dengan alat manajemen proyek seperti ClickUp . Begini caranya.
Memulai proyek secara menyeluruh
Alat bantu manajemen proyek bukan hanya alat bantu eksekusi, tetapi juga cara yang bagus untuk mengelola seluruh siklus hidup. Gunakan alat ini dalam fase inisiasi proyek dengan cara-cara berikut ini.
- Dokumentasikan piagam proyek diKlik Dokumen dan bagikan dengan semua pemangku kepentingan, dan dapatkan dukungan mereka
- Ringkas dokumen yang panjang dan berikan semua orang tampilan yang sederhana denganClickUp AI* GunakanFormulir ClickUp untuk mengumpulkan semua informasi yang diperlukan
- Siapkan sebuahfolder/daftar untuk penilaian dan melacak secara terperinci
- Bangun hubungan yang transparan dengan tim sponsor/klien proyek dengan memberi mereka akses ke proyek ClickUp Anda
clickUp Documents untuk dokumentasi kolaboratif_
Rencanakan proyek Anda sepenuhnya
Alat bantu manajemen proyek sangat baik untuk fase perencanaan proyek. Dengan ClickUp, Anda dapat melakukannya:
Menetapkan tujuan: Menggunakan Sasaran ClickUp untuk menetapkan target untuk proyek Anda. Lacak kemajuan secara konsisten dan pastikan tim dapat melihatnya.
Rencanakan sprint: Gunakan Tugas ClickUp dan tonggak pencapaian untuk memecah proyek menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola. Tambahkan semua informasi terkait cerita pengguna ke deskripsi. Siapkan kriteria penerimaan sebagai daftar periksa.
Tetapkan jadwal dan jadwal: Gunakan fitur Tampilan kalender ClickUp untuk menjadwalkan tugas dari waktu ke waktu. Seret dan letakkan tugas di beberapa hari/minggu untuk mengoptimalkan jadwal.
Prioritaskan: Mengatur ketergantungan dan prioritas.
Jalankan proyek secara kolaboratif
Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek yang kuat untuk menyatukan seluruh tim proyek dalam satu pemahaman. Ini membantu fase eksekusi proyek dengan berbagai cara.
Siapkan konteks: Perangkat lunak manajemen proyek ClickUp memungkinkan Anda untuk menawarkan pandangan proyek kepada setiap pemangku kepentingan. Anda juga dapat memberikan pandangan terbatas kepada sponsor atau klien proyek.
Kemajuan dokumen: Gunakan ClickUp Docs untuk rapat standup - bahkan ada fitur Templat Rapat Standup Harian ClickUp untuk itu.
tampilan Beban Kerja ClickUp untuk manajemen sumber daya yang lebih baik_
Mengalokasikan sumber daya: Gunakan tombol Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat siapa yang sibuk dan siapa yang tersedia. Alokasikan mereka ke proyek-proyek yang sesuai.
Berkomunikasilah dengan jelas: Gunakan fitur tugas dan komentar ClickUp untuk berkolaborasi secara kontekstual. Diskusikan pertanyaan dan masalah. Tetapkan item tindakan dari komentar secara langsung. Lihat semua pesan Anda di satu tempat, yaitu Tampilan Obrolan ClickUp .
Otomatis dengan cerdas: Banyak dari Alat manajemen proyek AI saat ini dapat membantu dalam membuat konten, meringkas teks, mengotomatiskan alur kerja, dll. secara dramatis meningkatkan efisiensi.
Memantau proses dan hasil
Menyeimbangkan proyek atau batasan waktu, biaya, dan ruang lingkup tiga kali lipat adalah tantangan abadi. Mengatasi tantangan ini membutuhkan pemantauan proyek dengan proses dan alat yang stabil.
Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk melacak setiap aspek proyek Anda. Dasbor ClickUp memungkinkan Anda untuk melihat semua yang Anda butuhkan. Beberapa laporan yang paling populer adalah:
grafik burnup/burndown di ClickUp_
- Membakar/membakar grafik
- Status proyek berdasarkan tahap
- Pelacakan progres waktu nyata pada semua tugas
- Tujuan dan pencapaian proyek sejauh ini
- Waktu yang dilacak oleh setiap anggota tim dalam berbagai tugas
Akhiri dengan baik
Gunakan ClickUp untuk membawa proyek Anda ke penutupan yang sukses.
- Penyerahan: Tulis dokumentasi Anda di ClickUp Docs dan bagikan dengan URL sederhana
- Retrospeksi: Tuliskan catatan dari retrospeksi Anda dan gunakan sebagai item tindakan untuk proyek berikutnya
- Arsip: Tandai semua tugas sebagai selesai dan arsipkan proyek. Anda juga dapat mengatur proyek ini sebagai templat untuk pekerjaan di masa mendatang
Adapun tarian kemenangan, ya, Anda sendiri!
Kelola Seluruh Siklus Hidup Proyek di Satu Tempat di ClickUp
Manajemen proyek bukanlah hal yang main-main. Terutama jika Anda mengelola banyak proyek, proyek dapat mengalir satu sama lain sehingga tidak jelas di mana proyek itu dimulai dan di mana proyek itu berakhir. Hal ini dapat menyebabkan sejumlah inefisiensi di seluruh fase manajemen proyek.
Anda mungkin tidak mengumpulkan semua informasi. Penagihan dapat tertunda. Sumber daya mungkin kurang atau berlebihan. Masalah kualitas dapat terjadi. Kolaborasi para pemangku kepentingan dapat terganggu. Semua hal ini dapat membahayakan keseluruhan proyek.
Sebagai manajer proyek, Anda harus memahami dan menerapkan siklus hidup manajemen proyek. Dari inisiasi hingga penutupan, Anda memerlukan alat yang tepat untuk merencanakan, melaksanakan, melacak, dan mendokumentasikan proyek.
Inilah yang dirancang untuk dilakukan oleh ClickUp. Dengan fitur-fitur yang bijaksana, AI yang dapat digunakan, dan lusinan templat manajemen proyek , ClickUp adalah alat untuk seluruh siklus hidup proyek.
Coba ClickUp gratis hari ini !