"Lebih baik aman daripada menyesal" adalah kalimat yang klise, bukan?
Namun, beberapa manajer proyek lalai untuk mendapatkan data yang dapat membantu mereka mencegah proyek gagal. Namun, inilah masalahnya: Bahkan yang paling cermat sekalipun rencana proyek tidak bebas dari masalah.
Dan masalah hampir pasti muncul di sepanjang siklus hidup proyek. Masalah-masalah tersebut dapat berupa penyimpangan dari tujuan proyek atau kegagalan proyek sepenuhnya.
Terlepas dari itu, menghindari masalah-masalah tersebut secara tepat waktu adalah tugas manajer proyek dan tujuan KPI untuk manajemen proyek.
Baca terus dan kenali pilihan KPI manajemen proyek kami (dengan contoh). Kami ingin Anda mempelajari arti setiap indikator dan mengidentifikasi indikator yang paling masuk akal untuk kinerja proyek Anda.
Apa Itu KPI Manajemen Proyek?
KPI Manajemen Proyek - atau indikator kinerja utama - adalah variabel yang relevan untuk mengukur kinerja proyek atau jalur menuju penyelesaian proyek yang sukses. Indikasi yang Anda dapatkan dari mengukur dan terkadang menggabungkan variabel-variabel tersebut memiliki dua tujuan:
- KPI dalam manajemen proyek menentukan kemajuan proyek Anda (atau jadwal proyek)
- KPI manajemen proyek mengungkap kelemahan dalam proyek Anda dan variabel potensial yang akan menyebabkan kegagalan
Misalnya, indikator kinerja utama Anda dapat mengungkapkan titik-titik lemah dalam suatu proses, penerima tugas, atau tugas. Namun, terserah Anda sebagai manajer proyek atau pemimpin tim untuk melakukan koreksi atau perbaikan untuk menghilangkan atau memperkuat poin-poin tersebut sebelum terlambat.
Bagaimana KPI digunakan untuk menentukan proyek yang sukses
KPI dalam manajemen proyek tidak bergantung pada subjektivitas. Sebaliknya, mereka bergantung pada data kuantitatif-sering kali merupakan nilai terukur yang dapat Anda gunakan untuk mencapai tujuan proyek Anda.
Namun, Anda tidak boleh menggunakan KPI dalam manajemen proyek dan metrik kinerja secara bergantian. Karena KPI adalah metrik-mereka berdua mengukur keberhasilan proyek. Namun tidak semua metrik cukup penting untuk menjadi KPI.
baca artikel kami tentang Metrik KPI untuk mempelajari lebih lanjut!
Perbedaan lain yang harus Anda ketahui adalah perbedaan antara tujuan dan hasil utama dengan indikator kinerja utama. Sebagian besar Contoh OKR anda akan menemukan pekerjaan sebagai kerangka kerja untuk penetapan tujuan, sementara KPI mengukur faktor-faktor yang berkontribusi pada mencapai tujuan-tujuan tersebut dan hasil yang diinginkan.
Tampilan Beban Kerja ClickUp memberikan wawasan tentang metrik proyek Anda agar selangkah lebih maju
Keseluruhan tim proyek harus mencapai kesepakatan tentang indikator kinerja utama untuk menilai kesehatan proyek dan untuk mengetahui seperti apa kesuksesan itu. Namun, tujuan Anda bukan hanya jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang Anda ajukan tantangan manajemen proyek yang akan menentukan arah dan alasan proyek tertentu.
Jika Anda membutuhkan informasi lebih lanjut untuk memisahkan keduanya dengan lebih baik, lihat kami Panduan untuk OKR vs KPI !
15 KPI Manajemen Proyek yang Perlu Diketahui
Banyak contoh KPI manajemen proyek ada di luar sana menunggu Anda untuk menemukannya. Namun kami ingin Anda fokus pada beberapa di antaranya sampai Anda memahami hubungan antara KPI proyek dan tujuan.
Selain itu, mempelajari sejumlah kecil KPI sebagai permulaan akan membantu Anda menjadi selektif. Karena godaan untuk menggunakan semua KPI untuk manajemen proyek di muka bumi ini hanya kontraproduktif.
Anda harus membuang KPI yang tidak benar-benar menunjukkan keberhasilan dalam proyek Anda. Dan Anda hanya akan mengembangkan kemampuan untuk menentukan indikator-indikator tersebut dengan pengalaman.
Anda juga tidak bisa membebani manajer proyek dan tim Anda dengan terlalu banyak data. Setiap indikator kinerja utama harus bermakna dan dalam jumlah yang mudah dicerna sehingga tim Anda dapat menindaklanjutinya. Anda harus mengandalkan KPI dalam manajemen proyek untuk menyelaraskan kembali tim dengan tujuan Anda secara keseluruhan.
Kami menyusun daftar KPI berdasarkan empat area umum kesuksesan proyek:
KPI anggaran proyek
Mengelola uang dan sumber daya berbayar proyek tanpa anggaran akan menjadi bencana yang menunggu untuk terjadi. Dan sejujurnya, hal itu akan menjadi tidak bertanggung jawab secara finansial. Itulah mengapa manajer proyek menetapkan anggaran yang sebenarnya saat proyek dimulai. Dan mereka terus memantau varians biaya vs varians anggaran hingga proyek selesai.
Sangat mudah untuk menambahkan nilai moneter ke tugas untuk menjaga anggaran proyek tetap sesuai rencana
Anda mungkin perlu menaikkan atau mengurangi anggaran proyek Anda karena pengeluaran atau proyek yang dibatalkan. Selain itu, Anda mungkin ingin merealokasi seluruh anggaran proyek atau hanya sebagian saja ke aktivitas lain, paket pekerjaan, atau bahkan ke beberapa proyek.
Mari kita lihat beberapa KPI proyek untuk mengelola anggaran Anda dengan lebih efektif:
1. Indeks kinerja biaya (CPI)
Rumus: CPI = EV / AC, di mana
- EV (atau nilai yang diperoleh, yang berarti biaya yang direncanakan dari pekerjaan aktual yang diselesaikan) = % pekerjaan yang dilakukan * anggaran untuk melakukan 100% pekerjaan
- AC (atau biaya aktual) = uang yang dihabiskan untuk pekerjaan yang dilakukan
Hasil: Jika CPI < 1, maka biaya proyek saat ini berada di atas perkiraan.
Buat anggaran dengan menggunakan Template proposal anggaran !
2. Varians biaya (CV)
Rumus: CV = EV - AC
Hasil: Jika CV < 0, maka biaya aktual proyek saat ini berada di atas biaya yang diharapkan.
3. Nilai yang direncanakan (PV)
Rumus: PV = BAC * pekerjaan yang dijadwalkan, di mana
- BAC (anggaran pada saat penyelesaian) = anggaran yang disetujui
- Pekerjaan terjadwal = pekerjaan yang diharapkan selesai pada titik waktu tertentu
Contoh: PV adalah $23.000 jika 100% pekerjaan diperkirakan akan menelan biaya $100.000, dan 77% pekerjaan telah dijadwalkan.
MASUKKAN ANGGARAN YANG ANDA RENCANAKAN Tip Pro: Bandingkan PV dengan AC dan sesuaikan anggaran proyek Anda untuk mendapatkan laba atas investasi terbaik PENGEMBALIAN ATAS INVESTASI (ROI) . Gunakan informasi ini untuk proyek-proyek selanjutnya dan terus evaluasi untuk mendapatkan informasi yang lebih tepat.
4. Waktu siklus pembuatan anggaran
Ini adalah waktu yang dihabiskan untuk menyusun anggaran proyek. Ini mencakup semua aktivitas-terutama perencanaan-yang terlibat dalam membuat dan menyetujui anggaran yang paling realistis.
BERAPA NILAI YANG DIRENCANAKAN Tip Pro: Korelasikan KPI ini dengan KPI lain untuk memahami apakah waktu yang dihabiskan untuk anggaran yang direncanakan sudah cukup untuk memenuhi keberhasilan atau tujuan proyek .
5. Jumlah mata anggaran dalam anggaran
Dalam anggaran mata anggaran, pengeluaran dikelompokkan berdasarkan kategori, seperti fase atau paket pekerjaan. Jumlah mata anggaran yang sedikit dalam jenis anggaran ini akan mengindikasikan bahwa pelacakan pengeluaran anggaran akan lebih sulit.
6. Jumlah iterasi anggaran
Ini adalah jumlah versi anggaran proyek Anda sebelum persetujuan akhir. Terlalu banyak iterasi menunjukkan bahwa manajer proyek Anda mungkin menghabiskan cukup waktu untuk merencanakan anggaran, seperti yang diharapkan.
ADALAH BIAYA YANG DIANGGARKAN YANG MENGARAH PADA KESUKSESAN Tip Pro: Bandingkan KPI ini dengan indikator lain untuk mengetahui hubungan antara waktu perencanaan anggaran dan keberhasilan proyek. Hal ini akan membantu Anda mengukur kemajuan terhadap
Ketepatan waktu
Sederhananya, mengelola proyek adalah tentang dua hal: uang dan waktu. Dan tujuannya adalah untuk mencapai semua tonggak sejarah sesuai anggaran dan tepat waktu.
Namun jika proyek Anda memiliki banyak fase, paket kerja, dan aktivitas, itu adalah tantangan tersendiri. Memperkirakan berapa banyak tugas yang akan Anda miliki, durasi untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut, sumber daya yang tersedia, dan varians jadwal Anda menjadi kompleks.
Visualisasikan dan kelola peta jalan produk Anda di Tampilan Garis Waktu ClickUp
Dan sebagai hasilnya, pelaksanaan proyek mungkin akan terlambat dari jadwal, dan perusahaan akan merugi. Berikut adalah beberapa di antaranya kPI garis waktu proyek untuk membantu Anda menghindari melewatkan tonggak pencapaian sehingga seluruh tim Anda tetap sesuai jadwal.
7. Indeks kinerja jadwal (SPI)
Rumus: SPI = EV / PV
Contoh: Jika 53% dari pekerjaan yang direncanakan telah diselesaikan dan anggaran untuk melakukan 100% pekerjaan adalah $100.000, maka SPI adalah 0,53 (atau 53%). Perhitungannya adalah (53% * $100.000) / $100.000.
Hasil: Jika SPI < 1, maka proyek saat ini terlambat dari jadwal.
APAKAH NILAI YANG DIRENCANAKAN MASUK AKAL UNTUK SPI ANDA Tip Pro: Pertimbangkan untuk meningkatkan efisiensi sumber daya Anda jika SPI proyek Anda < 1.
8. Varians jadwal (SV)
Rumus: SV = EV - PV
Hasil: Jika SV < 0, maka proyek saat ini terlambat dari jadwal.
Peringatan: SV dinyatakan dalam unit moneter, seperti dolar, bukan unit waktu, seperti hari atau bulan.
APAKAH NILAI YANG DIRENCANAKAN MASUK AKAL UNTUK SPI ANDA? Tip Pro: Pertimbangkan untuk meningkatkan efisiensi sumber daya Anda jika indeks kinerja jadwal proyek Anda < 1.
9. Kapasitas sumber daya (RC)
Rumus: kapasitas sumber daya = jam kerja yang tersedia per hari * jumlah hari kerja yang dialokasikan untuk proyek
PRAKTIK-PRAKTIK TERBAIK RC Tip Pro: Sesuaikan jadwal proyek agar sesuai dengan kapasitas sumber daya Anda atau tambahkan lebih banyak anggota tim untuk meningkatkan RC Anda. Jumlah waktu harian yang tersedia harus mengecualikan waktu istirahat. Karena Anda menghitung RC untuk proyek tertentu, Anda harus mengecualikan waktu yang dihabiskan untuk proyek lain.
10. Persentase penyelesaian tepat waktu
Rumus: (jumlah proyek yang diselesaikan tepat waktu / jumlah total proyek) * 100%
Tentukan tingkat kinerja, terutama tingkat kinerja di bawah standar, katakanlah, 90%. Kemudian pertimbangkan setiap manajer proyek dengan tingkat penyelesaian tepat waktu di bawah tingkat tersebut sebagai berkinerja buruk dan beri mereka sinyal untuk rencana peningkatan kinerja .
11. Jam kerja yang direncanakan vs jam kerja aktual
Rumus: durasi yang direncanakan - durasi aktual, di mana durasi yang direncanakan adalah waktu yang dijadwalkan untuk melaksanakan pekerjaan, dan ini merupakan perkiraan
Hasil: Jika < 0, maka Anda meremehkan waktu jadwal proyek.
Kualitas
KPI berikutnya mengevaluasi seberapa baik pelaksanaan proyek Anda. Namun, KPI ini juga menentukan apakah hasil yang diberikan memenuhi ekspektasi pemangku kepentingan di luar tugas yang telah diselesaikan.
KPI kualitas tertentu memberi tahu Anda apakah kualitas pekerjaan yang dilakukan dalam proyek Anda positif. Dan KPI kualitas lainnya memberi tahu Anda apakah lingkungan tempat tim Anda menjalankan proyek Anda positif. Dengan kata lain, KPI kualitas adalah ukuran kebahagiaan pelanggan atau karyawan.
12. Tingkat keluar masuk karyawan
Rumus: (jumlah karyawan yang meninggalkan perusahaan Anda / jumlah rata-rata karyawan) * 100%
Hasil: Tingkat keluar masuk karyawan yang tinggi kemungkinan besar akan menyebabkan inefisiensi proyek, seperti pencapaian yang terlewat, biaya yang tidak diantisipasi, dan, pada akhirnya, kepuasan pelanggan yang rendah.
13. Skor promotor bersih (NPS)
KPI ini menilai kepuasan pelanggan dan loyalitas merek melalui survei satu pertanyaan. NPS adalah angka antara -100 dan 100, yang mana Anda menargetkan nilai yang lebih tinggi.
Jika Anda memiliki atau mengelola proyek untuk satu produk perusahaan atau merek, pertanyaan survei adalah, "Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan produk kami kepada teman dan kolega Anda?" Dan jika Anda memiliki atau mengelola proyek untuk merek beberapa produk, Anda akan mengubah pertanyaannya dan menyebutkan "merek", bukan "produk"
Responden survei NPS menilai kemungkinan merekomendasikan produk atau merek Anda pada skala 0-10, dengan angka nol berarti sangat tidak mungkin dan sepuluh sangat mungkin. Kemudian, tergantung pada jawaban mereka, responden dibagi menjadi tiga kategori.
- **Dengan skor sembilan atau sepuluh, promotor adalah pelanggan setia yang sangat menyukai produk atau merek Anda dan kemungkinan besar akan merekomendasikan penawaran Anda kepada orang lain.
- **Dengan nilai tujuh atau delapan, konsumen pasif senang dengan produk atau merek Anda. Namun, mereka tidak cukup puas untuk menyebarkannya, yang membuat mereka rentan terhadap penawaran kompetitif.
- **Dengan skor 0-6, para pencela tidak puas dengan produk atau merek Anda dan kemungkinan besar tidak akan membeli dari Anda lagi. Bahkan, mereka mungkin akan membujuk orang lain untuk tidak membeli dari Anda.
Rumus: % pendukung - % pencela
Buat formulir khusus di ClickUp untuk menangkap umpan balik, dan ubah respons survei menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti-semuanya di satu tempat
Ubah pengkritik menjadi pendukung untuk meningkatkan tingkat loyalitas pelanggan Anda. Anda bisa membuat formulir khusus khusus untuk mendapatkan umpan balik kritis dari pelanggan Anda untuk membantu Anda meningkatkan NPS.
Efektivitas
KPI di bawah ini mengukur efektivitas biaya proyek Anda. Dan hal ini berkaitan erat dengan cara Anda memanfaatkan sumber daya.
Apakah mereka menghabiskan waktu untuk pekerjaan proyek secara efektif? Dan apakah Anda menggunakan uang untuk sumber daya Anda secara efektif?
Dengan kata lain, apakah Anda menghabiskan lebih banyak waktu dan uang untuk proyek Anda daripada uang yang akan Anda tagih kepada klien Anda? KPI Efektivitas adalah indikator untuk membantu Anda menarik kesimpulan tentang varians biaya di seluruh proyek.
14. Pemanfaatan yang dapat ditagih
Ini adalah KPI utama Anda untuk mengevaluasi kinerja anggota tim Anda saat melaksanakan pekerjaan proyek. Ini memberi Anda wawasan tentang waktu yang dihabiskan tim Anda untuk menghasilkan pendapatan dan pendapatan yang benar-benar Anda dapatkan dari klien Anda.
Rumus: (jumlah jam yang dapat ditagih / jumlah jam yang dihabiskan untuk mengerjakan pekerjaan proyek) * 100
HINDARI MEMBUAT TIM ANDA KELELAHAN Tip Pro: Jangan mengincar pemanfaatan maksimum. Hal ini akan memaksimalkan pendapatan Anda, tetapi tenaga kerja Anda akan berisiko mengalami kelelahan, dan ini akan merugikan Anda.
15. Biaya rata-rata per jam
Jumlahkan semua biaya untuk memberikan karyawan Anda kondisi yang diperlukan untuk menjalankan proyek Anda dengan sukses. Biaya-biaya tersebut dapat berkisar dari gaji dan tunjangan karyawan hingga peralatan kantor, dan masih banyak lagi.
Temukan biaya seluruh kampanye, jam yang dapat ditagih, dan lainnya dengan rumus lanjutan di Bidang Khusus ClickUp
Bandingkan biaya rata-rata per jam dengan hasil proyek Anda. Jika yang terakhir lebih besar daripada yang pertama, maka staf Anda menggunakan waktu proyek atau jam yang direncanakan secara efektif. Sebagai hasilnya, anda juga menggunakan uang anda secara efektif!
Siapa yang diuntungkan dengan pengaturan KPI?
Bisnis: Bisnis apa pun yang ingin terus meningkatkan operasi, memantau kinerja, dan memastikan keberhasilan proyek secara keseluruhan akan mendapat manfaat dari penetapan KPI. KPI menambahkan ukuran yang dapat diukur pada tujuan, sehingga memudahkan bisnis untuk melacak kemajuan dan membuat keputusan berdasarkan data. KPI menawarkan kemampuan kepada bisnis untuk memiliki wawasan waktu nyata tentang operasi mereka dan melakukan koreksi jika perlu.
Manajer Proyek: Bagi manajer proyek, menetapkan KPI sangat penting untuk kelancaran tugas dan mencapai tujuan proyek. KPI menawarkan peta jalan yang jelas tentang hasil yang diharapkan, mencairkan proyek yang kompleks menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola. KPI memberikan manajer proyek cara untuk mengukur apakah tim berada di jalur yang benar atau jika diperlukan penyesuaian sehingga meminimalkan risiko yang ada.
Cara Melacak KPI Manajemen Proyek
Setelah memilih KPI untuk manajemen proyek, Anda atau manajer proyek Anda harus memantaunya.
Anda dapat memulai dengan membuat sebuah Dasbor KPI Excel . Namun jika proyek Anda kompleks dengan anggaran yang besar, membutuhkan banyak pemangku kepentingan dan sumber daya, serta melibatkan banyak batasan jadwal dan ketergantungan tugas, maka Anda memerlukan pendekatan manajemen proyek yang lebih kuat!
Saat itulah kami berperan dengan ClickUp. Perangkat lunak KPI kami memberi Anda Pelaporan KPI yang Anda butuhkan, apa pun itu. Dan koleksi ClickUp yang terdiri dari templat manajemen proyek memberi Anda awal yang baik. Ini menyederhanakan pengaturan proyek dengan konfigurasi yang digunakan oleh laporan KPI Anda.
Lacak sasaran Anda hingga ke KPI yang paling penting dan secara otomatis mendapatkan tampilan terperinci tentang perkembangan Anda
Selain itu, ClickUp memungkinkan Anda untuk mengaitkan tugas-tugas dari tim yang berbeda dengan satu target yang terukur. Bersama dengan jadwal yang ditetapkan dengan jelas, perangkat lunak kami memungkinkan Anda untuk melacak target secara otomatis. Namun tidak berhenti sampai di situ! Gunakan ClickUp untuk melacak penyelesaian fase dan bahkan OKR.
Tautkan tugas ke sasaran. Kemudian, atur goal terkait ke dalam folder untuk pelacakan kemajuan secara keseluruhan dan otomatis di satu lokasi. Cobalah untuk Sasaran ClickUp dan temukan seperti apa pemantauan KPI yang tepat untuk manajemen proyek!