Setiap kali Anda menghadiri rapat strategis—baik secara perusahaan maupun dalam tim Anda—Anda mungkin pernah menemui slide yang mendokumentasikan Tujuan dan Hasil Kunci (OKR), serta Indikator Kinerja Utama (KPI).
Perusahaan mengandalkan keduanya dengan alasan yang baik—mereka menyediakan pendekatan berbasis data dan kuantitatif dalam proses manajemen kinerja.
79% perusahaan merancang dan menerapkan KPI secara tahunan.
Namun, inilah pertanyaan besarnya: Kapan sebaiknya menggunakan OKR, dan kapan sebaiknya menggunakan KPI?
Dalam blog ini, kami akan menjelaskan perbedaan utama keduanya (dengan contoh nyata) dan menunjukkan cara mengintegrasikan keduanya ke dalam proses Anda untuk dampak maksimal.
Apa Itu OKR?
OKR (Objectives and Key Results) merujuk pada kerangka kerja penetapan tujuan yang digunakan oleh organisasi (dan tim) untuk mendefinisikan tujuan dan mengukur kinerja.
Secara umum, OKR memiliki tiga komponen:
- Tujuan: Pernyataan kualitatif yang menggambarkan apa yang ingin Anda capai.
- Hasil kunci: Metrik kuantitatif yang mengukur kemajuan menuju tujuan Anda.
- Inisiatif: Strategi (proyek atau tugas spesifik) yang akan membantu mencapai hasil kunci.
OKR memberikan rasa tujuan, arah, dan kepemilikan. Mereka mendorong tim untuk fokus pada hal-hal yang paling penting tanpa terganggu oleh puluhan tugas berprioritas rendah dan berdampak kecil di daftar tugas mereka.
Beberapa skenario di mana OKR bekerja dengan baik adalah:
- Perencanaan triwulanan: Mereka membantu tim memprioritaskan upaya dan fokus pada inisiatif paling kritis dalam triwulan tertentu.
- Inisiatif strategis: Menggunakan OKR saat meluncurkan proyek atau inisiatif baru dapat membantu Anda menetapkan tujuan yang jelas, meningkatkan transparansi antar tim lintas fungsi, dan memastikan semua orang bekerja menuju hasil akhir yang sama.
- Penilaian kinerja: Mereka menyediakan titik data yang dapat diukur untuk penilaian kinerja, memungkinkan umpan balik yang lebih objektif dan mendalam tanpa bias pribadi.
Dan sekarang, mari kita lihat bagaimana Anda dapat mengatur dan melacak OKR:
- Mulailah dengan pemahaman yang jelas tentang visi dan tujuan strategis organisasi Anda, dan hubungkan OKR Anda dengan misi utama organisasi.
- Tentukan 2 hingga 4 tujuan yang ambisius namun dapat dicapai yang mencerminkan apa yang ingin Anda capai dalam jangka waktu tertentu (biasanya per kuartal).
- Untuk setiap tujuan, tetapkan 3 hingga 5 hasil kunci yang dapat diukur (metrik) yang akan memantau kemajuan.
- Buat rencana aksi yang dapat dilaksanakan sehingga semua anggota tim memahami bagaimana OKR selaras dengan tanggung jawab individu.
- Periksa secara rutin kemajuan menuju hasil kunci melalui pertemuan mingguan atau dua mingguan.
- Diskusikan apa yang berhasil dan apa yang tidak; gunakan wawasan ini untuk menyempurnakan OKR di masa depan.
Contoh OKR
Sekarang setelah kita membahas OKR dan kapan OKR dapat memberikan manfaat bagi organisasi Anda, mari kita tinjau beberapa contoh OKR yang spesifik.
⚒️ Contoh 1: Manajemen proyek
- Tujuan: Meningkatkan efisiensi pengiriman proyek Hasil Kunci 1: Mengurangi waktu penyelesaian proyek sebesar 20% Hasil Kunci 2: Mencapai selisih anggaran proyek kurang dari 5% Hasil Kunci 3: Meningkatkan skor kepuasan pemangku kepentingan menjadi setidaknya 90% Inisiatif: Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk melacak tugas, tenggat waktu, dan kemajuan secara real-time Inisiatif: Buat templat yang dapat digunakan ulang untuk rencana proyek, penilaian risiko, dan rencana komunikasi untuk mengurangi pekerjaan manual
- Hasil Kunci 1: Mengurangi waktu penyelesaian proyek sebesar 20%
- Hasil Kunci 2: Mencapai selisih anggaran proyek kurang dari 5%.
- Hasil Kunci 3: Meningkatkan skor kepuasan pemangku kepentingan menjadi setidaknya 90%.
- Inisiatif: Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk melacak tugas, tenggat waktu, dan kemajuan secara real-time.
- Inisiatif: Buat templat yang dapat digunakan ulang untuk rencana proyek, penilaian risiko, dan rencana komunikasi untuk mengurangi pekerjaan manual.
- Hasil Kunci 1: Mengurangi waktu penyelesaian proyek sebesar 20%
- Hasil Kunci 2: Mencapai selisih anggaran proyek kurang dari 5%.
- Hasil Kunci 3: Tingkatkan skor kepuasan pemangku kepentingan menjadi setidaknya 90%.
- Inisiatif: Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk melacak tugas, tenggat waktu, dan kemajuan secara real-time.
- Inisiatif: Buat templat yang dapat digunakan ulang untuk rencana proyek, penilaian risiko, dan rencana komunikasi untuk mengurangi pekerjaan manual.
🔮 Contoh 2: Perencanaan strategis
- Tujuan: Memperluas kehadiran pasar di Asia Hasil Kunci 1: Mencapai pangsa pasar 15% di Asia dalam satu tahun Hasil Kunci 2: Meluncurkan tiga produk baru yang disesuaikan untuk pasar Asia Hasil Kunci 3: Membangun kemitraan dengan lima distributor lokal Inisiatif: Meluncurkan kampanye pemasaran yang disesuaikan secara lokal di pasar Asia utama dengan pesan yang relevan secara budaya Inisiatif: Menganalisis harga pesaing dan mengembangkan strategi harga yang kompetitif untuk menarik pelanggan baru
- Hasil Kunci 1: Mencapai pangsa pasar 15% di Asia dalam waktu satu tahun
- Hasil Kunci 2: Meluncurkan tiga produk baru yang disesuaikan untuk pasar Asia.
- Hasil Kunci 3: Membangun kemitraan dengan lima distributor lokal.
- Inisiatif: Luncurkan kampanye pemasaran yang disesuaikan secara lokal di pasar Asia utama dengan pesan yang relevan secara budaya.
- Inisiatif: Analisis harga pesaing dan kembangkan strategi harga yang kompetitif untuk menarik pelanggan baru.
- Hasil Kunci 1: Mencapai pangsa pasar 15% di Asia dalam waktu satu tahun
- Hasil Kunci 2: Meluncurkan tiga produk baru yang disesuaikan untuk pasar Asia.
- Hasil Kunci 3: Membangun kemitraan dengan lima distributor lokal.
- Inisiatif: Luncurkan kampanye pemasaran yang disesuaikan secara lokal di pasar Asia utama dengan pesan yang relevan secara budaya.
- Inisiatif: Analisis harga pesaing dan kembangkan strategi penetapan harga yang kompetitif untuk menarik pelanggan baru.
🎧 Contoh 3: Kinerja dukungan pelanggan
- Tujuan: Meningkatkan pengalaman layanan pelanggan Hasil Kunci 1: Mengurangi waktu respons rata-rata untuk pertanyaan pelanggan sebesar 30% Hasil Kunci 2: Meningkatkan skor kepuasan pelanggan dari survei menjadi lebih dari 85% Hasil Kunci 3: Menyelesaikan setidaknya 90% tiket dukungan pada kontak pertama Inisiatif: Integrasikan chatbot bertenaga AI ke situs web Anda untuk memberikan jawaban instan atas pertanyaan rutin Inisiatif: Pastikan tingkat staf yang memadai selama jam sibuk dan terapkan sistem dukungan berjenjang untuk menangani berbagai tingkat pertanyaan pelanggan
- Hasil Kunci 1: Kurangi waktu respons rata-rata untuk pertanyaan pelanggan sebesar 30%
- Hasil Kunci 2: Meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan dari survei menjadi lebih dari 85%.
- Hasil Kunci 3: Selesaikan setidaknya 90% tiket dukungan pada kontak pertama.
- Inisiatif: Integrasikan chatbot bertenaga AI ke dalam situs web Anda untuk memberikan jawaban instan atas pertanyaan rutin.
- Inisiatif: Pastikan tingkat staf yang memadai selama jam sibuk dan terapkan sistem dukungan berjenjang untuk menangani berbagai tingkat pertanyaan pelanggan.
- Hasil Kunci 1: Kurangi waktu respons rata-rata untuk pertanyaan pelanggan sebesar 30%
- Hasil Kunci 2: Meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan dari survei menjadi lebih dari 85%.
- Hasil Kunci 3: Selesaikan setidaknya 90% tiket dukungan pada kontak pertama.
- Inisiatif: Integrasikan chatbot bertenaga AI ke dalam situs web Anda untuk memberikan jawaban instan atas pertanyaan rutin.
- Inisiatif: Pastikan tingkat staf yang memadai selama jam sibuk dan terapkan sistem dukungan berjenjang untuk menangani berbagai tingkat pertanyaan pelanggan.
📚 Baca Juga: Perangkat Lunak OKR Terbaik (Ulasan dan Harga)
Apa Itu KPI?
Indikator Kinerja Utama (KPI) adalah metrik yang berdiri sendiri dan dapat diukur yang menunjukkan seberapa efektif suatu organisasi mencapai tujuan bisnis tertentu. Contoh KPI meliputi pendapatan, tingkat churn pelanggan, lalu lintas situs web, dan tingkat turnover karyawan.
Ada dua jenis Indikator Kinerja Utama (KPI)—indikator leading (metrik prediktif) dan indikator lagging (metrik reflektif).
Indikator leading dapat membantu organisasi memprediksi kinerja di masa depan, sementara indikator lagging memberikan wawasan berdasarkan hasil masa lalu (data historis).
Anda akan menemukan organisasi yang menggunakan KPI dalam berbagai konteks:
- KPI Keuangan: Ukur kinerja keuangan, seperti pertumbuhan pendapatan atau margin laba.
- KPI Operasional: Evaluasi efisiensi operasional, seperti biaya produksi atau waktu siklus.
- KPI Pelanggan: Evaluasi kepuasan dan keterlibatan pelanggan, seperti Net Promoter Score (NPS) atau tingkat retensi pelanggan.
- KPI Karyawan: Pantau keterlibatan karyawan dan tinjau kinerja, termasuk tingkat turnover atau skor kepuasan karyawan.
Berikut ini panduan singkat untuk menerapkan KPI:
- Tentukan tujuan: Tentukan apa yang ingin Anda capai di tingkat organisasi, departemen, atau individu.
- Pilih KPI yang relevan: Pilih KPI yang selaras dengan tujuan Anda dan memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti.
- Tetapkan target: Tetapkan target yang jelas untuk setiap KPI guna mendefinisikan dan mengukur kesuksesan.
- Kumpulkan data: Implementasikan sistem untuk mengumpulkan dan menganalisis data yang terkait dengan KPI yang Anda pilih.
- Pantau kemajuan: Tinjau secara rutin kinerja KPI untuk mengevaluasi kemajuan dan melakukan penyesuaian yang diperlukan.
- Komunikasikan hasil: Bagikan hasil KPI kepada pemangku kepentingan untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas.
👀 Tahukah Anda? 80% hasil Anda berasal dari 20% upaya Anda. Oleh karena itu, fokuslah pada sejumlah kecil KPI kritis yang memberikan dampak terbesar.
Contoh KPI
📌 Metrik penilaian kinerja
- Pendapatan penjualan: Mengukur total transaksi yang ditutup dan pendapatan yang dihasilkan oleh seorang karyawan.
- Kepuasan pelanggan: Mengukur tingkat kepuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan oleh seorang karyawan—skor CSAT mereka.
- Kehadiran dalam rapat: Mengukur kehadiran karyawan dalam rapat dan sesi pelatihan.
📌 Metrik kinerja bisnis
- Pertumbuhan pendapatan: Mengukur persentase peningkatan pendapatan selama periode tertentu.
- Tingkat churn pelanggan: Mengukur seberapa cepat pelanggan berhenti berbisnis dengan suatu perusahaan.
- Pangsa pasar: Mengukur persentase pasar yang dilayani oleh suatu perusahaan.
- Return on Investment (ROI): Mengukur keuntungan dari suatu investasi.
📮 ClickUp Insight: 78% responden survei kami kesulitan menjaga motivasi untuk tujuan jangka panjang. Ini bukan karena kurangnya motivasi—ini karena cara otak kita bekerja! Kita perlu melihat hasil positif untuk tetap termotivasi. 💪Itulah tepatnya di mana ClickUp memberikan solusi.
Lacak pencapaian dengan ClickUp Milestones, dapatkan ringkasan kemajuan instan dengan rollups, dan tetap fokus dengan pengingat cerdas di ClickUp; memvisualisasikan kemenangan kecil ini membangun momentum untuk jangka panjang.
💫 Hasil Nyata: Pengguna ClickUp melaporkan bahwa mereka dapat menangani ~10% lebih banyak pekerjaan tanpa merasa kewalahan.
Perbedaan antara OKR dan KPI
Sekarang setelah kita melihat bagaimana OKR dan KPI dapat memberikan manfaat secara individual bagi organisasi Anda dan bagaimana Anda dapat mengimplementasikannya, mari kita telusuri detailnya untuk mengeksplorasi tujuan masing-masing yang berbeda.
| Aspek | OKR | KPI |
| Penetapan tujuan | Tujuan yang ambisius dan kualitatif dengan hasil kunci kuantitatif yang mendukung. | Metrik yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu (SMART) |
| Tujuan | Tentukan arah strategis dan dorong tindakan. | Pantau kemajuan menuju tujuan spesifik. |
| Ruang Lingkup | Tujuan yang luas | Metrik yang spesifik dan terfokus |
| Rentang waktu | Biasanya setiap kuartal | Dapat diterapkan untuk berbagai rentang waktu—harian, mingguan, bulanan, dan lainnya. |
| Kekuatan | Lebih fleksibel dan adaptif terhadap perubahan kondisi, sering kali ditetapkan untuk periode yang lebih lama. | Kurang fleksibel |
Penetapan tujuan
OKR menekankan pada tujuan kualitatif, ambisius, dan jangka panjang yang menginspirasi dan menantang organisasi. Mereka berfokus pada ‘apa’ yang ingin dicapai oleh organisasi, seperti ‘Meningkatkan pangsa pasar’ atau ‘Menjadi pemimpin industri dalam kepuasan pelanggan’.
KPI, di sisi lain, berfokus pada metrik SMART dan bagaimana Anda dapat mencapai tujuan yang sangat spesifik seperti ‘meningkatkan kunjungan situs web sebesar 15% pada bulan depan.’
🧠 Fakta Menarik: Beberapa ahli menyebut OKR sebagai ‘KPI dengan Jiwa’ karena OKR menambahkan konteks dan tujuan pada metrik, menghubungkan hasil langsung dengan misi organisasi.
Tujuan
OKR berfungsi sebagai alat yang ampuh untuk menentukan arah strategis, menginspirasi tindakan, dan menyelaraskan tim di dalam organisasi. Mereka memberikan pemahaman bersama tentang tujuan organisasi, memotivasi karyawan, dan menumbuhkan budaya pertanggungjawaban.
KPI lebih berorientasi pada pengambilan keputusan. Tujuan utamanya adalah untuk melacak kemajuan, mengukur kinerja, dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dalam suatu proses atau aspek bisnis tertentu, serta mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
Ruang lingkup
OKR umumnya menyediakan kerangka kerja tingkat tinggi yang mengarahkan visi strategis keseluruhan untuk organisasi, tim, atau proyek.
👉🏼 Misalnya, sebuah OKR bisa berupa ‘Meningkatkan pangsa pasar di wilayah Eropa’ atau ‘Meluncurkan produk baru yang mencapai 10.000 unduhan dalam kuartal pertama.’
KPI memberikan wawasan detail tentang area bisnis tertentu, seperti penjualan, pemasaran, pendapatan, atau kinerja karyawan. Mereka berfokus pada metrik yang lebih spesifik dan sempit yang memberikan pandangan yang lebih rinci tentang kinerja.
👉🏼 Misalnya, untuk tim penjualan, KPI yang terkait dengan OKR ‘Meningkatkan pangsa pasar di wilayah Eropa’ mungkin mencakup ‘Meningkatkan pendapatan penjualan di Eropa sebesar 15%’ atau ‘Memperluas saluran distribusi di tiga negara Eropa baru.’
Rentang waktu
OKR bekerja paling efektif ketika direncanakan untuk jangka panjang, biasanya setidaknya satu kuartal. Rentang waktu ini menyeimbangkan fokus jangka pendek dengan arah strategis jangka panjang, memungkinkan tinjauan dan penyesuaian rutin untuk menjaga organisasi tetap pada jalurnya dan adaptif terhadap perubahan.
KPI, di sisi lain, lebih fleksibel. Mereka hanya memerlukan rentang waktu dan dapat dilacak selama beberapa hari, minggu, atau bahkan tahun, seperti metrik Annual Recurring Revenue (ARR) yang umum digunakan di sebagian besar organisasi.
👉🏼 Misalnya, lalu lintas harian situs web membantu memantau tren jangka pendek, sementara tingkat churn pelanggan biasanya diukur secara bulanan atau tahunan. Fleksibilitas ini memungkinkan bisnis untuk melacak kinerja pada tingkat detail yang berbeda, mendapatkan wawasan tentang kemajuan segera dan tren jangka panjang.
Keluwesan
OKR secara inheren fleksibel dan adaptif terhadap kebutuhan dan kondisi unik setiap organisasi. Mereka didasarkan pada tujuan, misi, dan visi perusahaan. Fleksibilitas ini memungkinkan penyesuaian untuk mencerminkan kondisi pasar yang berubah, peluang baru yang muncul, dan tantangan tak terduga.
👉🏼 Misalnya, jika pesaing meluncurkan produk baru yang inovatif, suatu organisasi dapat dengan cepat menyesuaikan OKR-nya untuk mengatasi ancaman terbaru dan mempertahankan keunggulan kompetitifnya.
Di sisi lain, KPI sebaiknya tetap konsisten dari waktu ke waktu untuk memastikan perbandingan tren kinerja yang bermakna dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Perubahan yang sering pada KPI dapat menyulitkan pelacakan kemajuan secara akurat, mengidentifikasi akar masalah kinerja, dan menunjukkan dampak dari inisiatif perbaikan.
OKR vs. KPI vs. KRA
Kerangka kerja lain yang sering disamakan dengan OKR dan KPI adalah KRA (Key Result Areas). KRAs adalah tujuan SMART yang ditetapkan oleh organisasi untuk melacak kemajuan dan kesuksesan dalam berbagai peran. Mereka mencantumkan tanggung jawab utama yang terkait dengan pekerjaan atau peran tertentu.
Ringkasnya:
- KRAs mendefinisikan area kunci di mana suatu organisasi perlu unggul.
- OKR menetapkan tujuan ambisius dalam area-area kunci tersebut.
- KPI memantau kemajuan dalam mencapai tujuan-tujuan tersebut.
OKR vs. KPI vs. MBO
Demikian pula, MBO (Management by Objectives) adalah kerangka kerja yang sering digunakan bersama KPI dan OKR untuk memantau kinerja. MBO adalah proses di mana manajer dan anggota tim secara kolaboratif menetapkan tujuan, menyelaraskan tujuan individu dengan tujuan organisasi yang lebih luas.
👉🏼 Misalnya, tim pemasaran bertujuan untuk meningkatkan kesadaran merek untuk lini produk pakaian olahraga ramah lingkungan baru:
- Tujuan OKR adalah menjadi merek pakaian olahraga ramah lingkungan terkemuka di pasar sasaran.
- KPI akan mengukur total lalu lintas situs web dari semua sumber.
- MBO akan menjadi tujuan individu untuk setiap anggota tim pemasaran, seperti meningkatkan lalu lintas sebesar 25% dalam kuartal berikutnya menggunakan iklan berbayar.
📚 Baca Juga: OKR vs. MBO
Mengintegrasikan OKR dan KPI dalam Manajemen Proyek
Dengan menjadikan OKR dan KPI sebagai bagian dari sistem manajemen proyek Anda, Anda dapat menghubungkan setiap proyek individu dengan tujuan utama yang lebih luas. Pada saat yang sama, data yang dikumpulkan melalui KPI memfasilitasi pengambilan keputusan berbasis data sepanjang siklus hidup proyek.
ClickUp, aplikasi serba guna untuk kerja, menggabungkan semua kebutuhan penetapan tujuan, pelacakan, dan manajemen proyek Anda dalam satu tempat, sehingga memudahkan pemantauan kinerja.
📮 ClickUp Insight: Apakah daftar tugas Anda berfungsi dengan baik? Pikirkan lagi. Survei kami menunjukkan bahwa 76% profesional menggunakan sistem prioritas mereka sendiri untuk manajemen tugas. Namun, penelitian terbaru menunjukkan bahwa 65% pekerja lebih fokus pada tugas-tugas yang mudah daripada tugas-tugas bernilai tinggi tanpa prioritas yang efektif.
Fitur Prioritas Tugas ClickUp mengubah cara Anda memvisualisasikan dan menangani proyek kompleks, dengan mudah menyoroti tugas-tugas kritis. Dengan alur kerja yang didukung AI dan bendera prioritas kustom ClickUp, Anda selalu tahu tugas mana yang harus diprioritaskan terlebih dahulu.
Mari kita lihat bagaimana Anda dapat mengimplementasikan OKR dan KPI dalam sistem manajemen proyek Anda.
1. Tentukan OKR tingkat proyek
Mulailah dengan meninjau tujuan strategis keseluruhan organisasi Anda dan OKR tingkat perusahaan yang relevan. Kemudian, tanyakan pada diri Anda bagaimana proyek tertentu dapat berkontribusi pada tujuan tingkat atas ini.
Anda juga dapat mengadakan sesi brainstorming dengan tim kepemimpinan Anda untuk mengumpulkan masukan mengenai OKR tingkat proyek yang potensial. Ingat, tujuan utamanya adalah menetapkan tujuan yang 'ambisius' dan berfokus pada hasil.
Dengan menggunakan ClickUp Docs, Anda dapat mengelola dokumen penting seputar proses penetapan tujuan, sementara ClickUp Brain —AI eksklusif ClickUp—membantu Anda mengumpulkan ide dan menetapkan tujuan yang relevan untuk dikejar. Ia juga dapat merangkum keputusan seputar tujuan dan sasaran, memastikan semua pihak tetap sejalan.
Cukup minta ClickUp Brain untuk meninjau dokumen-dokumen Anda dan mengusulkan OKR yang menghubungkan tujuan besar Anda dengan proyek spesifik. Dan voila! Anda akan mendapatkan saran kontekstual yang dapat Anda sempurnakan lebih lanjut menggunakan prompt.
Setelah Anda menentukan tujuan Anda, mintalah AI untuk membuat dokumen yang siap dibagikan yang menjelaskan tujuan dan hasil kunci Anda untuk dibagikan dengan tim Anda.
2. Identifikasi KPI yang relevan
Langkah selanjutnya adalah memilih KPI yang mengukur kemajuan menuju Hasil Kunci yang Anda tetapkan untuk tujuan Anda. Hal ini akan memberikan wawasan berharga tentang kinerja proyek, membantu Anda mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan pada akhirnya, membuat keputusan berbasis data untuk memastikan kesuksesan proyek.
💡 Tips Pro: Tanyakan pada diri Anda: “Apakah KPI ini benar-benar menunjukkan apakah kita semakin dekat dengan pencapaian tujuan kita?” Tips lain adalah hindari KPI yang terlalu kompleks atau sulit diukur. Sebaliknya, pilih metrik yang mudah dipahami, dilacak, dan diinterpretasikan.
3. Integrasikan OKR dan KPI Anda dengan alat manajemen proyek Anda.
Setelah Anda menentukan KPI Anda dan memeriksa keakuratan sumber datanya, Anda dapat memasukkannya ke dalam tugas dan proyek Anda. Misalnya, Anda dapat menggunakan Status Tugas Kustom ClickUp seperti ‘On Track,’ ‘Delayed,’ ‘Off Track,’ dan lainnya untuk memantau KPI Anda.
ClickUp bahkan menyediakan templat gratis yang memudahkan proses ini, seperti Templat OKR ClickUp. Alat perencanaan yang sangat intuitif ini dirancang untuk membantu tim menetapkan, melacak, dan mencapai OKR mereka dengan efektif.
Inilah yang termasuk dalam templat OKR ini:
- Ritme perencanaan: Ini menggambarkan struktur dasar dan jadwal untuk perencanaan OKR, seperti siklus triwulanan atau semesteran, memastikan penetapan tujuan yang konsisten dan tepat waktu.
- Daftar OKR: Daftar ini memungkinkan tim untuk membagi tujuan besar menjadi tujuan spesifik dan terukur, serta melacak kemajuan menuju setiap Hasil Kunci.
Template ini juga dilengkapi dengan beberapa Bidang Kustom untuk membantu Anda mengkategorikan dan mengorganisir OKR Anda. Untuk setiap tugas, Anda dapat menambahkan tag seperti Tujuan, Hasil Kunci, Perencanaan, dan Pelaksanaan.
Demikian pula, Anda juga dapat mengelompokkan tugas ke dalam inisiatif tertentu. Lebih baik lagi, bilah kemajuan melacak tingkat penyelesaian berdasarkan jumlah item tindakan yang Anda centang.
Setelah Anda membuat sistem OKR Anda, langkah berikutnya adalah menambahkan KPI Anda. Anda dapat melakukannya dengan menambahkan beberapa bidang kustom tambahan untuk tugas-tugas Anda:
- Nilai Target: Bidang angka untuk mencatat nilai target KPI.
- Nilai Aktual: Bidang angka untuk mencatat nilai aktual KPI saat ini.
- Perbedaan: Bidang rumus untuk menunjukkan perbedaan antara nilai target dan nilai aktual.
- Progress (%): Bidang rumus lain untuk menghitung persentase nilai target yang telah dicapai.
Di ClickUp, Anda dapat menggunakan kode-kode di bawah ini untuk mengatur bidang rumus ini:
- Perbedaan: (field("Nilai Target") – (field("Nilai Aktual"))
- Progres: CONCATENATE((field("Nilai Aktual") / field("Nilai Target")) * 100, "%")
Tentu saja, Anda dapat menggunakan Template KPI dari ClickUp untuk dengan mudah menetapkan, memantau, dan menganalisis indikator kinerja utama, memastikan tim Anda tetap berada di jalur menuju tujuan bisnis. Sesuaikan template ini sesuai dengan industri Anda dan dapatkan wawasan real-time tentang tren kinerja.
Inilah yang dapat dilakukan template ini untuk Anda:
- Dashboard KPI kustom: Visualisasikan kemajuan dengan grafik dan laporan dinamis.
- Pelacakan otomatis: Tetapkan target dan pantau kinerja dengan mudah.
- Kolaborasi & pemberitahuan: Tetapkan pemilik KPI dan terima pembaruan real-time.
💡Tips Pro: Padukan Template Pelacakan KPI Anda dengan Template Tujuan SMART dari ClickUp untuk menetapkan tujuan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti yang selaras dengan indikator kinerja utama Anda, memastikan setiap tujuan spesifik, terukur, dan berdampak!
4. Buat dashboard untuk memantau kemajuan.
Sekarang setelah Anda menetapkan OKR dan KPI Anda, langkah selanjutnya adalah memantau kemajuan mereka. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menggunakan dashboard OKR dan grafik kemajuan KPI.
Kerangka kerja ini mengintegrasikan metrik kunci dan pembaruan kemajuan dalam satu lokasi yang mudah diakses, sehingga Anda tidak perlu menyortir berbagai spreadsheet, laporan, dan sumber data.
Di ClickUp, Anda memiliki fitur pengaturan dan pelacakan tujuan bawaan — ClickUp Goals — yang memungkinkan Anda memantau kemajuan menuju tujuan Anda secara real-time menggunakan dasbor dan bilah kemajuan yang dapat disesuaikan. Fitur ini juga memberikan banyak opsi untuk mengorganisir data Anda, termasuk:
- Ringkasan kemajuan: Untuk memantau kemajuan menuju Hasil Kunci dan penyelesaian proyek secara keseluruhan.
- Diagram Gantt: Untuk memvisualisasikan jadwal proyek dan mengidentifikasi potensi hambatan.
- Diagram lingkaran: Untuk menggambarkan pembagian tugas proyek atau alokasi sumber daya.
- Widget angka: Untuk menampilkan KPI seperti anggaran yang telah digunakan, skor kepuasan pelanggan, dan tingkat penyelesaian tugas.
Laporan visual ini dapat membantu Anda mengidentifikasi area kekuatan dan kelemahan, mengidentifikasi risiko potensial, dan membuat keputusan yang terinformasi tentang berbagai aspek proyek Anda, memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.
📚 Baca Juga: Cara Memantau Kemajuan Proyek dengan Kartu Skor KPI
5. Tinjau kemajuan secara berkala
Langkah terakhir adalah menjadwalkan pertemuan rutin (misalnya, mingguan, dua mingguan) untuk meninjau kemajuan. Selama pertemuan ini, Anda dapat menganalisis data yang dikumpulkan melalui KPI untuk menyesuaikan hasil kunci, merevisi jadwal, atau mengalokasikan kembali sumber daya.
Praktik Terbaik OKR dan KPI
Akhirnya, berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk menetapkan dan mengelola OKR:
- Tetapkan tujuan yang ambisius namun dapat dicapai. Tujuan tersebut harus menginspirasi dan memotivasi karyawan untuk mencapai hasil yang diinginkan, bukan membebani mereka hingga akhirnya membuat mereka kelelahan.
- Fokus pada sejumlah kecil OKR (biasanya 2-4 tujuan dengan 3-5 hasil kunci masing-masing) untuk menjaga kejelasan dan fokus.
- Dorong umpan balik berkelanjutan di antara anggota tim mengenai kemajuan mereka dalam mencapai OKR. Hal ini dapat membantu mengidentifikasi hambatan sejak dini dan memfasilitasi pemecahan masalah secara kolaboratif.
Demikian pula, saat menetapkan KPI, pastikan untuk:
- Pilih metrik yang memiliki sumber data yang bersih dan andal dan dapat diukur serta dilacak seiring waktu.
- Otomatiskan pelacakan KPI agar Anda menghemat waktu dan mendapatkan hasil yang akurat.
- Gunakan dashboard dan grafik untuk memvisualisasikan data KPI dan mengidentifikasi tren dan pola.
Akhirnya, pastikan bahwa KPI mendukung pencapaian OKR dengan memilih metrik yang secara langsung mengukur kemajuan menuju hasil kunci. Keselarasan ini menciptakan harmoni yang sempurna antara keselarasan organisasi dan pertumbuhan yang dipercepat.
Bangun sistem OKR dan KPI yang didukung AI dengan ClickUp
Untuk menyimpulkan, OKR berfokus pada ‘apa’ yang ingin Anda capai dan ‘mengapa’ hal itu penting. Mereka menyediakan kerangka kerja untuk penetapan tujuan yang ambisius dan arah strategis.
KPI berfokus pada 'bagaimana' Anda mencapai tujuan Anda. Mereka menyediakan data untuk melacak ukuran kinerja dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Biasanya, Anda memerlukan beberapa KPI yang terkait dengan setiap Hasil Kunci untuk mengukur kemajuan dan memaksimalkan upaya OKR Anda.
Meskipun hal ini dapat dilakukan secara manual, mengotomatisasi banyak proses ini menggunakan alat manajemen proyek seperti ClickUp dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dan menyederhanakan seluruh proses OKR.
Misalnya, Anda dapat memicu pembaruan tugas berdasarkan kemajuan KPI, memvisualisasikan kinerja secara real-time dengan grafik yang menarik, dan memanfaatkan ClickUp Brain untuk brainstorming dan pekerjaan rutin—dua tugas yang sering memakan waktu paling banyak. Hasilnya: lebih sedikit usaha dan lebih banyak dampak!
Ingin mengelola OKR dan KPI Anda dengan lebih baik? Daftar gratis di ClickUp.