Jika Anda pernah mengelola sebuah proyek, Anda mungkin tahu betapa stresnya pekerjaan itu. Sebagai manajer proyek, Anda selalu memiliki tugas yang penuh dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang berisiko tinggi.
Sekarang bayangkan jika Anda melakukan hal tersebut untuk keseluruhan program-yang tidak lain adalah sekumpulan besar proyek aktif. Kompleksitasnya bertambah, pemangku kepentingan bertambah banyak, dan proses pengambilan keputusan menjadi jauh lebih kritis dan menuntut kognitif.
Di situlah sebuah program kerangka kerja tata kelola datang untuk menyelamatkan. 🥰
Ini adalah mekanisme tata kelola yang memandu para pemimpin dan manajer senior menangani banyak proyek untuk mengawasi keberhasilan program secara keseluruhan. Tujuannya adalah untuk meminimalkan risiko program dan memastikan semua hasil proyek diselaraskan.
Dalam artikel ini, kita akan membahas berbagai konsep seputar struktur tata kelola program untuk meningkatkan efisiensi organisasi, meminimalkan konflik, dan mengurangi risiko terkait proses. Kita akan membahas:
- Model tata kelola program
- Peran program tertentu dalam tata kelola organisasi
- Langkah-langkah untuk membangun struktur tata kelola program yang solid
Apa yang Dimaksud dengan Tata Kelola Program?
Program mengacu pada sekelompok proyek yang secara kolektif mencoba mencapai tujuan bersama. Program itu sendiri diperlakukan sebagai entitas individu dalam sebuah organisasi, sehingga membutuhkan visi untuk beroperasi dalam tujuan menyeluruh bisnis.
Di situlah tata kelola program berperan. Tata kelola program mengacu pada perumusan, implementasi, dan mengikuti praktik-praktik dan struktur terbaik yang berlaku umum untuk semua proyek dalam suatu program.
Dari ruang lingkup setiap proyek dan hasil yang diharapkan hingga risiko dan kendala program, tata kelola program memberi Anda kerangka kerja dasar untuk mengatasi masalah sehari-hari, serta membantu para pemangku kepentingan utama mengetahui apa yang menjadi komitmen mereka. 🤝
Biasanya, model tata kelola program mencakup lima aspek:
- Cakupan: Sifat dan cakupan proyek yang tercakup dalam model tata kelola
- Kriteria keberhasilan: Kondisi yang harus dipenuhi sebelum proyek dianggap berhasil
- Rencana eksekusi atau peta jalan: Proses dan kebijakan yang harus diikuti saat melaksanakan proyek
- Peran dan rantai komando: Peran dan tugas masing-masing anggota dalam dewan tata kelola dan proses penunjukan anggota baru
- Mekanisme eskalasi: Kapan dan bagaimana masalah proyek akan dieskalasi untuk diselesaikan oleh dewan tata kelola
Model tata kelola program: Manfaat utama
Model tata kelola program membawa konsistensi, standarisasi proses dan prediktabilitas terhadap hasil, komunikasi, dan pengambilan keputusan. Hal ini meminimalkan risiko kegagalan program sekaligus meningkatkan efisiensi setiap proyek dan tim proyek secara individu.
Beberapa manfaat utama lainnya dari tata kelola program meliputi:
- Alokasi sumber daya yang dioptimalkan: Membantu memastikan bahwa setiap proyek dikelola secara efektif dan mendapatkan bagian yang adil dari sumber daya yang diperlukan untuk penyelesaiannya
- Keterlibatan pemangku kepentingan yang lebih baik: Menyediakan kerangka kerja untuk keterlibatan yang lebih dalam dan lebih efisien di antara semua pemangku kepentingan
- Pelacakan akuntabilitas proyek yang lebih baik: Dalamketentuan manajemen proyekini menciptakan mekanisme untuk meminta pertanggungjawaban setiap anggota tim atas bagian tugas mereka
Komponen dan peran program
Seperti halnya pemerintah yang membuat kebijakan untuk suatu negara, model tata kelola program juga dibuat oleh dewan tata kelola program atau komite pengarah. Dewan ini dapat terdiri dari sponsor program, sponsor proyek individu, manajer senior organisasi, dan perwakilan klien, dan lain-lain.
Komponen dan peran program penting lainnya termasuk: 1
- Tim manajemen program: Termasuk para pemimpin kunci dan manajer portofolio yang memberikan informasi tepat waktu kepada dewan dan berkoordinasi sesuai kebutuhan
- Kantor manajemen program: Ini dapat berupa departemen khusus dalam organisasi yang menangani pekerjaan admin terkait program dan melakukan pemeriksaan kesehatan secara berkala dalam hal hasil proyek
- Dokumentasi utama: Mengacu pada piagam proyek, aturan program, dan informasi terdokumentasi lainnya yang memfasilitasi kegiatan program
Hubungan Antara Tata Kelola Program dan Manajemen Program
Jalan menuju yang lebih baik manajemen program melalui tata kelola program yang kuat. Hubungan antara kedua konsep tersebut lebih seperti peta dan perjalanan.
Seperti halnya peta yang menunjukkan rute untuk mencapai tujuan tertentu bersama dengan waktu yang diharapkan dan rute darurat alternatif, tata kelola program menguraikan jalur untuk mengelola program dan menangani risiko sambil mencapai tujuannya. ✅
Tip bonus: Mencari cara mudah untuk mengawasi semua program Anda? Anda bisa menggunakan fitur Templat Manajemen Program ClickUp untuk melacak dan mengelola kemajuan program Anda melalui berbagai tahapan dalam tampilan Gantt bawaannya. Dan ini benar-benar gratis!
Gunakan Templat Manajemen Program ClickUp untuk mendapatkan gambaran umum dari semua proyek Anda dan kemajuannya
Berbagai Jenis Model Tata Kelola Program
Ada tiga jenis utama model atau kerangka kerja tata kelola program, masing-masing mencoba mengatur sumber daya dan tim Anda secara berbeda.
1. Kerangka kerja tata kelola fungsional
Dalam model tata kelola jenis ini, sumber daya dan orang-orang diatur berdasarkan fungsi-fungsi departemen mereka. Ada kepala fungsi yang ditunjuk untuk mengelola operasi dalam setiap departemen yang memiliki peran definitif dalam program.
Seorang manajer proyek memiliki wewenang terbatas atas sumber daya dan orang-orang dalam model tata kelola seperti ini karena sebagian besar tugas pengambilan keputusan berada di tangan kepala fungsional. Jika manajer membutuhkan sumber daya tambahan untuk fungsi tertentu, mereka harus memintanya dari kepala yang relevan. 🏬
Keuntungan utama tata kelola fungsional adalah memungkinkan adanya spesialisasi. Kepala fungsi memiliki kendali penuh atas proses dan informasi intra-departemen, sehingga membantu mereka membangun pertanggungjawaban langsung atas tugas-tugas dalam kerangka kerja tata kelola.
Dan lebih jauh lagi, kepala departemen dapat menanggapi pertanyaan dan menyarankan rencana sumber daya dengan lebih percaya diri.
2. Kerangka kerja tata kelola proyek
Model tata kelola ini mengatur sumber daya dan orang-orang di sekitar proyek, bukan fungsi. Otoritas untuk mengambil keputusan berada di tangan manajer proyek, dan mereka menugaskan tugas-tugas ke berbagai anggota tim, termasuk kepala fungsi (jika ada).
Jika sebuah proyek hampir tertunda, manajer proyek manajer proyek dapat menggunakan kebijaksanaan mereka untuk menugaskan sumber daya tambahan dari departemen mana pun, berkat pengaturan lintas-kolaboratif.
Model tata kelola proyek memungkinkan otonomi yang lebih besar di tingkat proyek dan mempercepat pelaksanaan alur kerja proyek.
Namun, hal ini dapat menyulitkan spesialisasi karena kepala fungsi mungkin tidak selalu mengetahui kapan sebuah proyek akan membutuhkan sumber daya tambahan. Kerangka kerja yang tidak terorganisir dengan baik dapat menyebabkan kepala departemen tidak memiliki gambaran yang jelas tentang kebutuhan sumber daya di masa depan, yang meningkatkan risiko kemacetan.
3. Kerangka kerja tata kelola matriks
Model tata kelola matriks memanfaatkan kemampuan tata kelola fungsional maupun tata kelola berbasis proyek dan sering kali lebih disukai oleh para manajer yang berpandangan jauh ke depan dalam tim lintas fungsi yang besar.
Dalam kerangka kerja tata kelola program ini, sumber daya dan orang-orang berada di bawah departemen masing-masing, dan ada kepala fungsi yang mengelolanya. Perbedaannya di sini adalah adanya manajer proyek atau program yang mengkoordinasikan berbagai kepala fungsi dan pemangku kepentingan.
Tingkat otoritas yang dimiliki koordinator dalam model matriks bersifat subyektif. Pada model matriks yang lebih lemah, kita melihat otoritas pengambilan keputusan condong ke arah kepala departemen, sementara pada model yang lebih kuat, manajer proyeklah yang memiliki suara yang lebih besar dalam pengambilan keputusan.
Sebaiknya gunakan model tata kelola matriks yang seimbang, di mana manajer proyek dan kepala fungsi memiliki wewenang dan kepemilikan yang sama atas keputusan. Dan dalam hal tantangan manajemen proyek atau konflik, mekanisme eskalasi dimulai di mana manajer proyek atau kepala fungsi meneruskan masalah tersebut ke dewan tata kelola proyek dan program. Dewan akan mendengarkan kedua belah pihak sebelum mengambil keputusan akhir.
Bagaimana Membangun Struktur Tata Kelola Program: 7 Langkah
Menetapkan struktur tata kelola program merupakan proses tujuh langkah bagi sebagian besar organisasi. Namun untuk menerapkannya dengan baik, Anda memerlukan dukungan dari seorang ahli yang berkualitas perangkat lunak manajemen proyek alat seperti ClickUp .
Alat manajemen proyek berfungsi sebagai pusat terpusat dari semua info dan proses proyek, sehingga memudahkan manajer program untuk memantau semuanya. Selain itu, perangkat lunak ini juga memainkan peran penting dalam menguji efektivitas kerangka kerja tata kelola proyek atau program apa pun sebelumnya.
Mari jelajahi semua langkah untuk mengimplementasikan kerangka kerja-kami juga telah mendemonstrasikan beberapa fungsi praktis dalam ClickUp untuk menyederhanakan prosesnya. 🌝
Langkah 1: Mengidentifikasi pemangku kepentingan utama
Langkah pertama adalah mengidentifikasi semua pemangku kepentingan dalam sebuah program. Siapa pun yang terkena dampak program adalah pemangku kepentingan, dan penting untuk mengidentifikasi mereka serta tingkat pengaruh atau kepentingan yang mereka miliki. Beberapa pemangku kepentingan utama dapat mencakup sponsor dan manajer program, serta pengguna akhir, pemilik bisnis, manajer proyek, regulator, dan mitra eksternal. Mengelompokkan pemangku kepentingan proyek bersama-sama akan membantu Anda merencanakan prioritas dan komunikasi Anda proses dengan lebih jelas. The Templat Analisis Pemangku Kepentingan ClickUp adalah titik awal yang baik untuk mengidentifikasi, mengelompokkan, dan menganalisis pemangku kepentingan program dan pengaruhnya terhadap proyek-proyek dalam program, serta mendokumentasikan manfaat yang diharapkan. 📒
Gunakan templat analisis pemangku kepentingan dari ClickUp ini untuk menganalisis pengaruh berbagai kelompok dan individu terhadap program atau proyek kamu
Langkah 2: Siapkan dewan tata kelola anda dan tentukan peran dan tanggung jawab individu
Setelah Anda menentukan semua pemangku kepentingan, Anda perlu menyusun dewan program utama Anda. Jumlah anggota dan peran serta tanggung jawab individu tergantung pada kompleksitas portofolio Anda.
Anda mungkin ingin membangun beberapa lapisan badan tata kelola, seperti komite pengarah untuk mengerjakan strategi program, dewan tata kelola untuk mengawasi pelaksanaan praktik terbaik, dan tim program khusus untuk tugas-tugas eksekutif.
Kuncinya adalah memastikan bahwa para anggota tidak dibebani dengan tanggung jawab mereka yang akan mempengaruhi gaya kerja mereka dan kemampuan untuk melaksanakan tugas mereka dengan baik.
Tip: Anda dapat menggunakan fitur Templat Perencanaan RACI (Bertanggung Jawab, Akuntabel, Dikonsultasikan, dan Diinformasikan) ClickUp untuk mendefinisikan peran dalam dewan program anda.
Langkah 3: Tentukan standar program
Program harus mengikuti standar tertentu di sepanjang siklus hidupnya. Standar-standar ini sering kali ditentukan oleh sponsor program atau klien. Namun, dalam banyak kasus, standar-standar ini juga dapat dimandatkan oleh peraturan pemerintah atau industri. Ketika membangun model tata kelola program, badan tata kelola perlu mendefinisikan dan mendokumentasikannya.
Standar tersebut harus menyentuh semua aspek program - mulai dari komunikasi dan pelaporan hingga kontrol output. Beberapa standar program yang dapat Anda dokumentasikan meliputi:
- Ruang lingkup program
- Anggaran untuk proyek-proyek yang berbeda dalam program
- Strategi mitigasi risiko
- Alat manajemen program
- Kriteria penandatanganan
- Metrik untuk kinerja program
Setelah badan tata kelola program anda menyelesaikan standar-standar ini, dokumentasikan standar-standar tersebut di satu tempat menggunakan Klik Dokumen . Ini adalah fitur dokumentasi yang kuat yang dibangun ke dalam ClickUp rangkaian produktivitas untuk membantu Anda dan anggota tim proyek Anda membuat dokumen secara kolaboratif. Semua Dokumen disimpan dalam ruang proyek khusus untuk memudahkan pencarian.
Menyimpan kebijakan, prosedur, dan penilaian risiko dalam tampilan Dokumen ClickUp
Mencari format standar untuk mendokumentasikan inisiasi program? Format Template Proposal Program ClickUp adalah pilihan tepat untuk kamu. Template ini mencakup semua bidang dan visualisasi yang diperlukan untuk membantu Anda mencatat tujuan utama program Anda, prioritas tugas, dan alokasi sumber daya kebijakan yang menggunakan bahasa standar industri.
Langkah 4: Menetapkan proses tata kelola dan prosedur operasi standar (SOP)
Setelah badan tata kelola Anda menetapkan standar, mulailah menyusun proses tata kelola untuk memastikan bahwa standar tersebut diterapkan di tingkat operasional. Proses yang dirancang harus mencakup perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan pelaporan. beberapa area proses yang mungkin ingin Anda bahas pada tahap ini meliputi: 1
- Audit
- Tinjauan
- Alur kerja persetujuan
- Pengambilan keputusan
Ini bisa menjadi langkah tersulit karena Anda harus mempertimbangkan alur proses di seluruh organisasi Anda untuk mengembangkan SOP yang seimbang. Itulah mengapa tim besar sering menggunakan Papan Tulis ClickUp untuk memvisualisasikan peta proses menggunakan diagram alur, peta aktivitas, dan visualisasi lainnya. Setiap papan tulis dapat dibagikan dan ramah kolaborasi-rekan satu tim Anda dapat berbagi masukan dan mengerjakan pemetaan proses bersama-sama secara real time.
Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk Mengelola Proyek alur kerja desain Anda
Selain itu, ada banyak fitur yang mengesankan manajemen program Templat papan tulis dalam pustaka ClickUp yang membantu pemodelan tata kelola program. Sebagai contoh, templat Templat Log Keputusan ClickUp dapat digunakan untuk menyimpan catatan semua keputusan yang diambil oleh anggota tim dan dewan tata kelola. Ini dapat menyimpan semua informasi seperti kategori keputusan, masalah, dan detail lainnya yang dapat dilacak.
Gunakan templat ClickUp Decision Log untuk menyimpan catatan semua keputusan yang diambil oleh anggota tim Anda dalam sebuah program dan menganalisisnya nanti
Setelah Anda merumuskan proses Anda, Otomatisasi ClickUp dapat membantu Anda mengotomatiskan bagian yang berulang dari alur kerja Anda. Anda bisa mengotomatiskan tugas-tugas admin seperti menyiapkan atau memperbarui status proyek, penyerahan tugas, pemberitahuan, dan pengingat. Tim eksekutif Anda akan berterima kasih untuk itu
Langkah 5: Menyelaraskan kerangka kerja dengan tata kelola dan strategi organisasi
Proses tata kelola program kamu harus selaras dengan kebijakan dan strategi tata kelola organisasi kamu. Tanpa penyelarasan ini, program anda mungkin akan terus menerus menghadapi masalah karena konflik internal.
Misalnya, jika struktur tata kelola organisasi Anda menempatkan sebagian besar wewenang di tangan kepala fungsi, maka menerapkan model tata kelola matriks mungkin tidak akan berhasil bagi perusahaan. Tim, terutama manajer proyek dan kepala fungsi, akan terus-menerus berselisih, sehingga merugikan produktivitas, kemajuan program, dan bahkan budaya kerja Anda.
Anda dapat menunjuk peninjau pada tahap ini untuk memeriksa kelayakan kebijakan tata kelola Anda. Jika anda menggunakan ClickUp, peninjau dapat menggunakan Komentar atau Pemeriksaan untuk menunjukkan ketidakkonsistenan dalam model Anda.
Langkah 6: Sediakan mekanisme eskalasi
Mekanisme eskalasi adalah tentang memiliki saluran hirarki yang diperlukan yang diisi oleh manajer dengan otoritas yang sesuai untuk membuat keputusan inti. Idenya adalah memiliki rantai komando untuk mengatasi masalah dan risiko yang menimbulkan masalah di tingkat hierarki.
Mekanisme eskalasi tersebut harus sistematis, memungkinkan penyerahan informasi dan berkas yang diperlukan serta menyediakan cara untuk mengkomunikasikan solusi dengan cepat.
ClickUp dapat membantu Anda membangun mekanisme eskalasi yang kuat ke dalam model tata kelola program Anda. Anda dapat membuat formulir eskalasi menggunakan Formulir ClickUp yang dapat diajukan oleh anggota tim untuk mengeskalasi suatu masalah dengan rincian yang relevan seperti pemangku kepentingan yang terlibat, perbedaan pendapat, potensi dampak dari setiap pendekatan, dll. Setiap pengajuan akan menjadi tugas yang diberikan kepada anggota dewan program yang dapat menyelesaikan masalah tersebut.
Anggota dewan juga dapat menggunakan 15+ tampilan ClickUp termasuk tampilan Daftar, Papan, dan Garis Waktu, untuk menganalisis masalah yang dieskalasi. Misalnya, mereka dapat menggunakan fitur Tampilan daftar untuk mengurutkan eskalasi tugas berdasarkan prioritas dan dengan cepat memutuskan masalah mana yang perlu diselesaikan terlebih dahulu.
ClickUp juga menawarkan fitur live Obrolan ClickUp adalah fitur untuk komunikasi instan mengenai masalah program Anda atau diskusi mendesak lainnya-Anda dapat berbicara dengan seseorang atau seluruh tim tanpa harus menulis email formal. Anda bahkan bisa mengatur rapat Zoom dari dalam ruang kerja ClickUp, berkat fitur khusus Integrasi Zoom .
Hadirkan komunikasi tim dalam satu platform dengan ClickUp Chat
Demikian pula, tampilan Timeline dapat membantu manajer program melihat proyek yang berjalan di belakang jadwal dan mengambil tindakan perbaikan untuk mengembalikannya ke jalur yang benar. Manajer proyek dapat menggunakan tampilan ini untuk memantau seluruh siklus hidup manajemen proyek untuk pengambilan keputusan strategis.
Menganalisis tugas dan proyek yang berisiko tertunda pada tampilan garis waktu di ClickUp
Langkah 7: Bagikan struktur dengan semua pemangku kepentingan
Setelah Anda menerapkan struktur tata kelola program Anda, bagikan struktur tersebut kepada semua pemangku kepentingan agar mereka dapat memahami kebijakan dan praktik terbaik yang baru.
Langkah ini merupakan salah satu langkah yang paling penting karena cara kamu mengkomunikasikan dan membagikan informasi tentang struktur tata kelola program kamu memainkan peran utama dalam bebas dari kesalahan pelaksanaan proyek ke depan. Hal ini juga membuka saluran umpan balik dari para pemangku kepentingan yang terkena dampak perubahan.
Memberikan Tata Kelola Program dengan ClickUp: Solusi Utama untuk Manajer Proyek
Proses tata kelola program yang efektif diperlukan untuk keberhasilan penyelesaian proyek aktif Anda dan ROI yang stabil. Tanpa kerangka kerja yang sesuai, Anda akan menemukan tim proyek Anda berkonflik mengenai sumber daya dan perintah penyelesaian masalah, dan segala sesuatunya dapat dengan cepat turun ke arah yang tidak diinginkan.
Untungnya, dengan langkah-langkah yang kami rekomendasikan, Anda dapat dengan mudah menyusun dewan tata kelola program serta prinsip-prinsip tata kelola yang mendorong proyek Anda menuju kesuksesan. Dan ClickUp dapat membuat seluruh proses menjadi jauh lebih lancar dengan templat dan fungsi yang disesuaikan untuk tim program. Daftar di sini untuk memulai . 💖