Pernahkah Anda melihat daftar tugas Anda dan berpikir "bisakah kita mempercepat perencanaan program dan langsung menuju ke bagian di mana kita merayakannya?
Kami mendengar Anda dan memahami mengapa manajemen program terdengar seperti menghabiskan lebih banyak waktu dari hari kerja Anda daripada manfaatnya. Jika Anda menghabiskan waktu, uang, dan sumber daya dengan cara yang salah, hal ini bisa saja terjadi. Tapi kami tidak akan membiarkan hal ini terjadi.
Sebaliknya, kami akan menunjukkan kepada Anda cara membingkai ulang pendekatan Anda untuk mengukur dan mengelola program Anda.
Sering disalahartikan sebagai manajemen proyek manajemen program memiliki kekhasan strategis dan layak mendapatkan momennya! Jadi, bagaimana kita membedakan sebuah program dengan sebuah proyek? Program mana yang masuk akal untuk dikejar? Apa nilai program bagi sebuah organisasi, karyawan, dan pelanggannya?
Anda punya pertanyaan, dan kami punya jawabannya! Mari kita bahas bagaimana program berbeda dengan proyek, peran manajer program, dan tech stack yang penting untuk kesuksesan manajemen program!
Apa itu manajemen program?
Manajemen program adalah menyusun strategi dan mengoordinasikan program untuk mencapai inisiatif dan memberikan perubahan pada sebuah organisasi. Sebuah program adalah kumpulan proyek, proses, dan aktivitas terkait yang dikelola sebagai sebuah kelompok untuk mencapai tujuan bersama.
Anda bertanya-tanya, "jika saya mengganti kata program dengan proyek dalam definisi Anda, itu juga berarti hal yang sama... langkah Anda."
Jika kita memperlakukan program sama dengan proyek, kita telah menciptakan hambatan pertama. Inilah alasannya:
Anda (manajer proyek) adalah seorang kapten kapal (proyek) yang mengawasi operasi dan mencapai tujuan sesuai jadwal. Di sekeliling Anda ada kapal (proyek) lain dengan kaptennya (manajer proyek). Apakah mungkin bagi Anda untuk mengelola semua kapal dan operasinya dan jadwal? Tidak mungkin.
Try out our template manajemen program !
Manajemen Program Vs Manajemen Proyek
Jadi apa perbedaan antara manajemen program dan manajemen proyek? Sebuah proyek berkaitan dengan rute dan sumber daya menuju tujuan. Sebuah program melampaui tanggung jawab proyek tradisional dan berfokus pada apa yang terjadi setelah proyek mencapai tujuannya. Manfaat, transformasi, dan perubahan pada organisasi. ✨
Siklus hidup sebuah program
Dengan mengingat hal ini, seperti apa siklus hidup sebuah program? Sebagai permulaan, ada tiga fase utama yang perlu dipertimbangkan di sini, termasuk:
- Fase konseptualisasi program.Pemangku kepentingan dan eksekutif berkumpul untuk membuat ringkasan program yang mencakup visi, ruang lingkup, dan tujuan minimum,estimasi anggaran,manajemen sumber dayadan manfaat. Brief tersebut diberikan kepada manajer program untuk mengidentifikasi kontributor program, ketergantungan proyek, faktor risiko, penjadwalan, dan persyaratan teknologi
- Fase penyampaian program. penyampaian memiliki makna ganda. Arti pertama adalah hasil pengiriman yang dilakukan oleh tim proyek. Makna kedua adalah masa transisi, di mana integrasi dan perubahan terjadi dalam organisasi
- Fase penutupan program. Program akan bertahan selama organisasi mendapatkan manfaat dari nilainya. Namun sebelum program tersebut berhenti, ia harus melalui berbagai pemeriksaan dan instruksi untuk mempertahankannya. Tim proyek dibubarkan, penghematan biaya dievaluasi, dan informasi program disimpan sebagai aset organisasi untuk perbaikan di masa depan (atau program lainnya)
Mari kita lihat beberapa contoh program yang relevan dengan industri apa pun:
- Program gerbang proses untuk mendukung proses yang kompleksrekayasa perangkat lunak masalah
- Program bakat dan budaya untuk meningkatkan karier karyawan ke tingkat berikutnya
- Program orientasi klien untuk mengedukasi para manajer penjualan
- Program aksesibilitas untuk memandusistem desain produk* Program pengembangan untuk membangun dan melatih tim internasional
Ini tidak dapat diukur untuk ini inisiatif bisnis untuk ada dalam satu proyek. Masih ingat dengan analogi perahu kita?
Pada intinya, sebuah program melibatkan lebih banyak fungsi di luar cakupan proyek yang hanya sekali jadi, sehingga membutuhkan orang-orang yang memiliki keahlian khusus untuk memiliki pengembangan dan tata kelola program yang berkelanjutan.
manajer program telah memasuki obrolan
Apa yang dilakukan oleh seorang manajer program?
Jantung dari setiap ekosistem program adalah manajer program. Prioritas harian mereka meliputi:
- Mengajukan pertanyaan klarifikasi untuk membatasi masalah bisnis dan mendefinisikan seperti apa kesuksesan itu
- Menyediakan navigasi tingkat atas untuk membantu tim proyek membuat keputusan yang tepat
- Mengelola kecepatan program, sehingga hasil yang terukur dapat disampaikan secara teratur
- Fokus pada kesehatan program secara keseluruhan
Seringkali, manajer program tidak memiliki wewenang langsung atas manajer proyek dan kontributor program. Jika Anda memikirkannya, sebuah program mencakup semua jenis tim yang berbeda: Pemasaran, Penjualan, Perekrutan, Pemberdayaan Pelanggan, TI, Sumber Daya Manusia, dll. Tim-tim ini memiliki spesialisasi di bidangnya, dan manajer program menyediakan strategi jangka panjang untuk menjaga agar semua tim tetap selaras dengan tujuan dan hasil program.
Masalahnya, manajer program mungkin tidak memiliki semua jawaban dengan segera. Jika Anda menangani sesuatu yang belum pernah dilakukan sebelumnya di industri atau organisasi Anda, ada tingkat ambiguitas yang luar biasa. Dan program biasanya tidak jelas di awal. Berikut adalah contoh nyata dari sebuah program:
Program SparkShorts dirancang untuk menemukan pendongeng baru, mengeksplorasi teknik penceritaan baru, dan bereksperimen dengan alur kerja produksi yang baru. Film-film ini tidak seperti yang pernah kami lakukan di Pixar, memberikan kesempatan untuk membuka potensi seniman individu dan pendekatan pembuatan film yang inventif dalam skala yang lebih kecil daripada tarif normal kami.
Jim Morris, Presiden Pixar Animation Studios
Kalimat pertama saja sudah penuh dengan pertanyaan. Tidak, semua pertanyaan: Bagaimana kita menemukan pendongeng? Apa kriteria kami untuk seorang pendongeng? Apa saja ruang lingkupnya dari eksperimen ini? Apakah alur kerja baru ini akan membutuhkan bantuan dari tim inti kami?
Manajer program memulai dengan apa yang mereka ketahui dan membentuk gambaran tentang hal lainnya sambil berjalan. Karena mereka tidak berada di lapangan untuk setiap proyek (sekali lagi, pikirkan tentang analogi perahu kita), mereka mengandalkan manajer proyek untuk memberikan dukungan taktis. Pada tingkat yang lebih tinggi, manajer program:
- Berlatihmetodologi yang lincah dalam ekosistem program untuk mencapai tujuan bisnis
- Menerapkan prinsip, proses, dan keahlian bidang studi untuk mencapai hasil
- Menjadi pemimpin pemikiran untuk menyelesaikan pertanyaan yang kompleks danmemitigasi risiko* Membuat anggaran program, ruang lingkup, dan standar kualitas
- Menyelaraskan atau menyelaraskan kembalihasil proyek untuk hasil program
- Gunakan metrik untuk menginformasikan dan melibatkan pemangku kepentingan secara teratur
- Mengelola saling ketergantungan antar proyek
- Menghilangkan upaya duplikat atau yang tidak diperlukan
- Memeriksa proposal program yang masuk
- Memelihara dokumentasi program
Bagaimana dengan beberapa contoh program lainnya? ⬇️
Kiat-kiat untuk manajemen program yang sukses
Dari perusahaan rintisan hingga bisnis yang sudah berpengalaman, langkah-langkah yang diperlukan untuk mengubah ide menjadi hasil organisasi yang nyata terasa sangat banyak. Seberapa banyak, seberapa cepat, dan bagaimana Anda membuat sebuah program berhasil? Berikut adalah tiga tips yang bisa diterapkan untuk program yang sukses dan berdampak.
Tips 1: Dorong tim untuk mengutarakan pendapat mereka sejak dini dan sesering mungkin
Kualitas keterampilan manusia membuat kita menjadi lebih baik dalam bekerja dan menjadi pemimpin.
Bacalah kalimat itu sekali lagi.
Kami telah menjelaskan sebelumnya bahwa beberapa manajer program tidak memiliki wewenang langsung atas tim. Namun mereka memiliki tanggung jawab atas kemajuan dan hasil program. Begitu banyak hal baik yang dihasilkan dari mendorong tim untuk mengutarakan pendapat mereka sejak dini dan sesering mungkin:
- Kemacetan yang akan terjadi menjadi perhatian dan dapat diselesaikan secara efektif
- Perspektif yang beragam memicu solusi kreatif untuk masalah yang kompleks
- Para anggota diberikan umpan balik yang dapat ditindaklanjuti untuk perbaikan
- Kepercayaan dibangun secara organik
Keberhasilan sebuah program bergantung pada kerja sama tim. Sangat penting untuk mengkomunikasikan hal ini sejak hari pertama siklus hidup program, tetapi tidak ada kata terlambat untuk memulainya. Jadi, jika Anda mencari program yang praktis saran untuk membangun kerja tim yang efektif kami siap membantu Anda!
Tips 2: Menilai ide program secara menyeluruh
Jangan menganggap beberapa kata yang dipertukarkan untuk sebuah ide program sebagai lampu hijau! Mendefinisikan program adalah tahap yang paling penting dalam siklus hidup program karena energi, uang, dan sumber daya organisasi kamu akan dihabiskan untuk upaya besar ini. Jadi sebelum Anda membuat draft email dengan tim impian Anda yang di-CC, luangkan waktu untuk memikirkan apa yang akan dihasilkan dari program ini.
- Area bisnis apa saja yang akan terpengaruh oleh program ini? (Sumber Daya Manusia,Keunggulan Kualitas,Pemasarandll.)
- Apa saja potensi ancaman dan konsekuensinya? (Gangguan terhadap layanan organisasi,ruang lingkup merayap, informasi yang salah, dll.)
- Apa yang akan berdampak pada sistem, layanan, alat, dan teknologi kita?
- Siapa target audiensnya?
Tip 3: Gunakan yang terbaik di kelasnya perangkat lunak manajemen program Seperti apa perangkat lunak terbaik di kelasnya? Paket harga yang kompetitif dan keandalan platform? Tentu saja, namun untuk manajemen program yang sukses, Anda juga akan menginginkannya:
- Kuatintegrasi dengan alat lain untuk membawa data di bawah satu atap
- Fungsionalitas ketergantungan tugas dan proyek yang solid
- tampilan 360 untuk semua pekerjaan di seluruh perusahaan
Mari kita bahas No. 3: Tampilan 360 untuk semua pekerjaan di seluruh perusahaan. Tahukah Anda berapa jam yang hilang dalam seminggu pengalihan konteks dan berpindah-pindah di antara beberapa alat ? Qatalog dan para peneliti di Ellis Idea Lab Universitas Cornell melakukan perhitungan, dan inilah yang mereka temukan di tempat kerja modern:
5
Jumlah jam yang kita habiskan dalam seminggu untuk mencari informasi yang terperangkap dalam aplikasi.
7 dari 10
Proporsi orang yang melaporkan bahwa mencari informasi untuk melakukan pekerjaan mereka membutuhkan waktu lama.
⅔
Jumlah orang yang melaporkan bahwa mereka tidak yakin semua departemen menggunakan aplikasi online yang sama.
Dapatkah Anda mengaitkannya?
Jika pundak Anda terasa agak berat, mari kita ubah keadaan!
Saya mengerti jika Anda mengalami kelelahan perangkat lunak setelah mencoba Senin, Asana, Jira, dan lainnya . Beberapa minggu pertama sangat menyenangkan; lalu tiba-tiba, tim dihadapkan pada prioritas yang bersaing dan proyek-proyek terhenti.
3 Fitur ClickUp yang Anda perlukan untuk manajemen program
ClickUp adalah perangkat lunak manajemen program yang ingin digunakan oleh tim anda setiap hari. Dengan ClickUp, mereka memegang kendali untuk mengoptimalkan produktivitas mereka sambil bekerja secara kolaboratif untuk mencapai inisiatif program. Berikut adalah tiga fitur ClickUp yang harus dimiliki untuk menjalankan program Anda:
1. ClickUp Goals untuk menghubungkan setiap tugas ke hasil program
" Sasaran ClickUp membantu menjaga fokus setiap anggota departemen pada apa yang benar-benar penting, yang sangat penting ketika produk baru diluncurkan ." Darya
HYPERVSN
Tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan Anda dengan jadwal yang jelas, target yang terukur, dan pelacakan kemajuan otomatis
2. Dasbor ClickUp untuk menampilkan cerita data
Kelola semua yang ada di program Anda dengan pusat kontrol yang dapat disesuaikan
"Penggunaan Clickup sangat membantu kami, terutama dalam hal penghematan waktu. Kami dulu menggunakan sistem di mana pada akhir minggu, setiap anggota tim mengirimkan laporan mingguan melalui email, yang akan dianalisis selama akhir pekan. Namun dengan Clickup, kami secara bertahap menghapus laporan yang berlebihan, sehingga menghemat waktu, yang sekarang disalurkan ke kegiatan yang lebih produktif." studi Kasus eHealth4Everyone
3. 15+ tampilan yang dapat disesuaikan untuk memvisualisasikan tugas dan alur kerja
"Meskipun fitur-fitur ini terlihat sangat kecil di permukaan, fitur-fitur ini memainkan peran besar dalam menutup celah bagi kami, mengingat fakta bahwa tim kami bekerja dari jarak jauh. Dengan tiga tampilan yang berbeda Tampilan di ClickUp klien dan manajer kami memiliki pandangan 360 derajat tentang apa yang terjadi di lapangan, memungkinkan mereka untuk lebih fokus pada strategi dan pemikiran kreatif dibandingkan dengan lumpur mengelola tugas dan tim ." Joshua Rozario
Mindshare Digital
Contoh Manajemen Program di ClickUp
Kami sering ditanya apakah kami di ClickUp menggunakan ClickUp untuk mengelola program kami. Sejujurnya, ini adalah pertanyaan favorit karena mengingatkan kami betapa kuatnya platform ini menangani tugas-tugas biasa dan kompleksitas sehingga kami bisa berada dalam posisi untuk meningkatkan skala.
Semua pekerjaan kami saling berhubungan. Kami bekerja dari daftar proyek yang sama dan membuat keputusan yang tepat sebagai sebuah tim. Setiap orang memiliki akses ke informasi terpusat untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
Berikut ini adalah beberapa program ClickUp yang diluncurkan yang membutuhkan banyak manajer program dan semua orang yang tersedia untuk membuatnya sukses. tim, bisakah Anda membantu saya di sini?
ClickUp memperluas tim senior EMEA dengan permintaan Eropa yang meningkat 233%
Kami tidak membuang waktu untuk membentuk tim kepemimpinan EMEA inti kami, dengan membawa talenta luar biasa yang mendorong hasil dengan tetap fokus pada nilai inti kami yaitu "bersenang-senang, temukan kegembiraan, dan jadilah diri sendiri."
Kami sudah memiliki basis karyawan yang solid di wilayah ini, dengan anggota tim yang tersebar di seluruh Eropa. Kami mempekerjakan orang-orang terbaik untuk pekerjaan ini dan memanfaatkan ClickUp untuk memastikan tim kami sangat produktif ketika tidak berada di lokasi yang sama. Kami sangat berkomitmen untuk membangun bisnis dengan kolaborasi, budaya, dan komunitas sebagai intinya."
Amber Coster, Wakil Presiden Operasi EMEA ClickUp
ClickUp University, platform pembelajaran online gratis
Universitas ClickUp
> Tujuan kami dengan ClickUp University (CUU) sederhana: Untuk membantu komunitas kami mencapai tujuan mereka dengan lebih cepat, menghemat waktu, terus tumbuh 1% di bidang mereka setiap hari, dan menghilangkan rasa frustrasi yang tidak perlu yang disebabkan oleh ketidakefisienan kerja.
>
> Apakah Anda baru mengenal ClickUp atau telah bergabung dengan kami selama bertahun-tahun, CUU akan membantu Anda mendapatkan pengetahuan dan pengalaman langsung yang Anda perlukan untuk menciptakan alur kerja yang ideal dan meningkatkan produktivitas Anda.
>
> Anda akan mempelajari cara menggunakan ClickUp, cara menyesuaikannya agar sesuai dengan kebutuhan proyek dan preferensi alur kerja Anda, dan menjadi ahli ClickUp yang hemat waktu dan sangat produktif.
Leila Cruz, Koordinator Editorial ClickUp
LevelUp oleh ClickUp (Edisi 2021)
Untuk LevelUp, meskipun semuanya dilakukan secara internal, kami perlu mengintegrasikan proses penggunaan pihak ketiga eksternal seperti perusahaan produksi dan layanan streaming langsung. Jadi kami membuat Daftar khusus-kunci untuk seluruh penyelenggaraan acara ini.
Kami membuat Daftar Induk dan membuat tugas-tugas tertentu menjadi publik untuk mitra kami. Kami mengundang para tamu dan mengizinkan mitra tempat acara kami untuk berkoordinasi dalam tugas-tugas. Hal ini memungkinkan kami untuk bergerak lebih cepat daripada menggunakan beberapa alat, termasuk email. Dapatkah Anda bayangkan memeriksa ribuan email? ClickUp menyelesaikan semua itu untuk kami.
Melissa Rosenthal, Kepala Staf Kreatif ClickUp
Keberhasilan program kami tidak akan mungkin terjadi tanpa adanya kelompok manajer program dan tim yang beragam untuk mengomunikasikan permintaan dan berbagi umpan balik dengan cepat dan efisien. Dan kami menginginkan hal yang sama untuk Anda. 🤝
Wujudkan tujuan organisasi terbesar Anda dengan ClickUp
ClickUp adalah perangkat lunak yang sangat kuat untuk mengoordinasikan ide-ide besar Anda, melihat kemajuan secara real time, dan mengelola proyek Anda dengan visibilitas penuh. Dengan ClickUp dan manajemen program, Anda akan membina tim yang sehat dan berfungsi dengan baik sejak hari pertama!
Tim kami siap membantu jika Anda memiliki kasus penggunaan tertentu dan membutuhkan dukungan untuk mengatasinya. Sejujurnya, kami dapat berbicara tentang program sepanjang hari dan senang bertemu dengan orang lain yang juga melakukannya! 👋 Memulai