Jika Anda ingin meningkatkan skala bisnis Anda, semua departemen harus berkontribusi pada tujuan akhir yang sama. Dalam kasus departemen Teknologi Informasi (TI) Anda, memiliki dokumen tata kelola yang tepat dapat membantu memastikan Anda memenuhi tujuan bisnis Anda . 🤩
Departemen TI adalah salah satu departemen yang paling mahal di perusahaan mana pun, yang mendanai pusat data, perangkat lunak perangkat, dan layanan lainnya. Menurut Gartner pengeluaran TI di seluruh dunia diperkirakan akan mencapai $4,6 triliun pada tahun 2023, meningkat 5,5% dari tahun 2022. Oleh karena itu, menjalankan departemen TI yang dikelola dengan baik sangat penting bagi keuntungan perusahaan.
Untuk memastikan semua aktivitas TI mendukung tujuan bisnis Anda secara keseluruhan, Anda memerlukan tim manajemen TI kerangka kerja tata kelola . Di bawah ini, kami menjelaskan apa itu kerangka kerja tata kelola TI, manfaat program tata kelola TI, dan peran yang dimainkannya dalam tata kelola perusahaan.
Apa itu Tata Kelola TI?
Tata kelola TI adalah bagian penting dari bisnis apa pun, yang memastikan strategi TI Anda selaras dengan tujuan bisnis Anda. Seperti bidang tata kelola perusahaan lainnya, tata kelola TI membantu manajemen tingkat atas mengambil keputusan dengan cepat dan menjalankan perusahaan secara efektif.
Tata kelola TI memastikan departemen TI Anda memahami bagaimana keputusannya berdampak pada visi perusahaan. Selain itu, tata kelola TI membantu memastikan perusahaan Anda tetap mematuhi peraturan bisnis, menjaga agar departemen TI tetap berada di halaman yang sama, dan memastikan setiap keputusan TI membantu meningkatkan nilai bisnis Anda.
Apa yang dimaksud dengan kerangka kerja tata kelola TI?
Kerangka kerja tata kelola TI adalah cetak biru untuk membantu para profesional TI dalam mengambil keputusan. Sederhananya, kerangka kerja ini memetakan bagaimana setiap keputusan atau investasi dalam teknologi akan meningkatkan nilai perusahaan, mengurangi risiko, dan menyelaraskan dengan inisiatif bisnis Anda. 🔍
Dalam istilah awam, kerangka kerja tata kelola TI mencegah kolega untuk "menemukan kembali roda" di dalam departemen TI Anda. Seperti banyak dokumen bisnis umum - SOP (prosedur operasi standar), manual pelatihan, dan anggaran dasar perusahaan - hal ini merampingkan pekerjaan yang berulang-ulang dan proses pengambilan keputusan.
Kerangka kerja tata kelola TI menyediakan struktur formal bagi para pemimpin departemen untuk membuat proses, mengevaluasi kinerja dan merencanakan pemulihan bencana. Seiring berjalannya waktu, membuat kerangka kerja ini akan mengurangi rapat, email, dan inefisiensi departemen.
Dapatkan wawasan cepat tentang sprint tim Anda dengan tampilan Daftar Sprint ClickUp
Tata kelola TI vs tata kelola perusahaan
Tata kelola TI adalah salah satu jenis tata kelola perusahaan.
Tata kelola perusahaan adalah sistem aturan, proses, dan pedoman untuk membantu merampingkan cara perusahaan dijalankan. Tata kelola perusahaan adalah peta jalan untuk menentukan peran para pemangku kepentingan dan karyawan, merampingkan perencanaan strategis, dan memastikan semua departemen tetap patuh terhadap hukum.
Tata kelola perusahaan digunakan oleh setiap tim dalam perusahaan Anda. Oleh karena itu, departemen TI akan menggunakan panduan yang sudah ada dalam tata kelola perusahaan untuk membuat kerangka kerja tata kelola TI.
Peran dan Tanggung Jawab Tata Kelola TI
Memiliki kerangka kerja tata kelola TI sangat penting untuk keberhasilan proyek TI dan organisasi secara keseluruhan. Bagian dari kerangka kerja tersebut adalah menguraikan peran dan tanggung jawab untuk setiap anggota departemen Anda.
Biasanya ada empat tingkat peran tata kelola TI, termasuk:
- **Tingkat tertinggi dari tata kelola TI adalah menyelaraskan strategi departemen dengan strategi bisnis secara keseluruhan. Tingkat ini biasanya mencakup anggota dewan dan CIO
- Eksekutif: Tingkat tertinggi kedua menetapkan anggaran dan mengalokasikan sumber daya TI untuk setiap proyek. Tingkat ini biasanya mencakup manajemen tingkat atas (termasuk wakil presiden dan kepala departemen) yang melapor langsung ke CIO
- Tata kelola program: Tingkat ini mengelola manajemen risiko, investasi TI, manajemen proyek, dan keamanan siber untuk proyek-proyek TI tertentu. Tingkat ini biasanya dilakukan oleh manajer dan pimpinan proyek
- Tata kelola operasional: Tingkat terendah dari tata kelola TI yang mengoptimalkan operasi sehari-hari dari seluruh departemen. Tingkat ini terdiri dari rekan-rekan yang lebih junior di dalam departemen
Pentingnya Proses Tata Kelola TI dalam Bisnis Modern*
Tujuan utama dari tata kelola TI adalah untuk memastikan semua investasi TI menghasilkan nilai bagi perusahaan.
Oleh karena itu, tata kelola TI yang tidak efektif dapat memberikan dampak negatif yang berkepanjangan pada bisnis modern. Kegagalan dalam menerapkan aturan, proses, dan tujuan strategis yang tepat dapat melemahkan komunikasi antar departemen atau membebani anggaran perusahaan.
Selain itu, praktik tata kelola TI yang buruk dapat menyebabkan hal-hal berikut:
- Salah penanganan data sensitif: Jika data sensitif jatuh ke tangan yang salah, hal ini dapat menyebabkan pencurian identitas atau penipuan bagi karyawan atau klien Anda. Hal ini tidak hanya akan menjadi mimpi buruk teknologi bagi staf Anda, tetapi juga dapat menyebabkan konsekuensi hukum
- Pembobolan data dan serangan keamanan siber: Di Amerika Serikat, pembobolan data mencapai titik tertinggi sepanjang masa. Menurut laporan dari Applesembilan bulan pertama tahun 2023 terjadi peningkatan pelanggaran data sebesar 20% dibandingkan dengan semua tahun 2022. Karena perusahaan terus mengumpulkan data pribadi dari klien dan karyawan, ada kemungkinan data tersebut dieksploitasi oleh penjahat siber
- Alokasi anggaran dan sumber daya TI yang buruk: Dalam hal teknologi, kita hidup di masa eksponensial-di mana teknologi terbaru menjadi usang dengan kecepatan yang semakin cepat. Tata kelola TI memastikan perusahaan mendedikasikan waktu, uang, dan sumber daya yang tepat untuk meneliti yang terbaikalat bisnis Kesalahpahaman tentang risiko TI: Pembobolan data, serangan siber, dan kegagalan sistem TI terjadi karena karyawan tidak tahu apa yang mereka hadapi. Manajemen risiko adalah bagian penting dari tata kelola TI, karena manajemen risiko dapat memperkirakan potensi ancaman terhadap perusahaan
- Tidak memperhitungkan manajemen perubahan: Tata kelola perusahaan ada agar perusahaan dapat berjalan dengan lancar - tidak peduli siapa yang bertanggung jawab pada waktu tertentu. Sayangnya, banyak perusahaan yang sangat bergantung pada pemimpin yang sudah lama menjabat, sehingga gagal mendokumentasikan aturan, proses, dan alur kerja. Menerapkan tata kelola TI yang efektif memerlukan perencanaan untuk perubahan besar dalam personil, seperti mempekerjakan CIO baru
Visualisasikan dan kelola peta jalan produk Anda dalam tampilan Garis Waktu ClickUp
Keuntungan Menerapkan Tata Kelola TI
Kerangka kerja tata kelola TI yang tepat membantu meningkatkan keselarasan strategis perusahaan Anda, menjaga inisiatif TI Anda tetap sesuai anggaran, dan memitigasi atau mencegah pelanggaran keamanan. Meskipun kemajuan tata kelola TI tidak terbatas, berikut adalah beberapa manfaat yang harus Anda ketahui:
- Menyelaraskan inisiatif TI Anda dengan tujuan bisnis: Memastikan semua proyek TI berkontribusi pada tujuan organisasi dan memastikan penggunaan dana yang tepat untuk departemen
- Menghilangkan redundansi dalam organisasi: Salah satu keuntungan terbesar dari tata kelola perusahaan-bukan hanya tata kelola TI-adalah menghilangkan tugas-tugas yang berulang. Hal ini dapat menghilangkan pertemuan kalender, mempersingkat jadwal proyek, dan mencegah pembelian solusi yang berulang-ulang
- Meningkatkan transparansi dan komunikasi: Menerapkan proses tata kelola TI memastikan bahwa peran dan tanggung jawab diartikulasikan dengan jelas. Hal ini membantu merampingkan komunikasi di seluruh departemen, karena kolega junior tahu persis manajer mana yang harus dituju dengan pertanyaan atau masalah pada proyek tertentu
- Serangan siber meningkat dengan cepat: Dengan meningkatnya ancaman keamanan siber, tim TI harus siap menghadapi kapan (bukan jika) serangan terjadi. Memberikan pengarahan kepada seluruh tim tentang protokol terperinci tentang apa yang harus dilakukan jika terjadi pelanggaran keamanan dapat membantu mengurangi dampaknya terhadap organisasi
- Memastikan kepatuhan terhadap peraturan: Ada banyak hukum dan peraturan yang terkait dengan penanganan data yang aman. Kerangka kerja tata kelola TI yang tepat memastikan semua operasi bisnis TI tetap sesuai dengan Federal Information Security Management Act of 2002 (FISM), Fair and Accurate Credit Transaction Act of 2003 (FACTA), Gramm Leach Bliley Act (GLBA), dan peraturan lainnya
- Meningkatkan layanan pelanggan: Setiap orang tahu betapa frustrasinya menunggu menunggu dengan departemen TI. Membuat kerangka kerja tata kelola TI memastikan setiap jalur dukungan teknologi memiliki staf yang tepat, tim Anda memiliki pelatihan yang tepat tentang cara memecahkan masalah, dan anggota tim tahu cara mengeskalasi permintaan yang sangat sulit. Selain itu, menerapkan otomatisasi alur kerja untuk pertanyaan atau permintaan yang sering diajukan dapat membantu mempersingkat waktu tunggu atau membantu pelanggan memperbaiki masalah mereka sendiri
- Meningkatkan produktivitas karyawan: Protokol tata kelola TI yang tepat memberdayakan karyawan untuk berkinerja lebih baik di tempat kerja. Kerangka kerja Anda harus mencakup proses pelatihan dan orientasi karyawan yang tepat untuk membuat para profesional TI memahami peran, alur kerja, dan pedoman departemen
- Mengurangi biaya teknologi: Biaya overhead yang terkait dengan departemen TI Anda kemungkinan besar sangat besar-baik dalam hal karyawan maupun infrastruktur. Meskipun para profesional TI sering kali dibayar dengan gaji yang sehat, memastikan pelatihan, orientasi, dan proses internal yang tepat dapat mencegah Anda melakukan perekrutan yang berlebihan. Selain itu, memastikan Anda berinvestasi di tempat yang tepatsistem dan perangkat lunak yang tepat yang tepat dapat mengurangi biaya infrastruktur TI Anda
- Mengendalikan media sosial dan saluran komunikasi lainnya: Sejumlah besar komunikasi perusahaan terjadi di luar firewall perusahaan-khususnya di media sosial dan platform pesan instan. Memiliki fungsi TI yang tepat memastikan informasi dan data tetap aman, di mana pun lokasinya
- Mengedukasi seluruh perusahaan tentang penggunaan TI: Berlawanan dengan kepercayaan umum, kerangka kerja tata kelola TI tidak dibuat hanya untuk departemen TI Anda. Sebaliknya, protokol tata kelola TI yang tepat mengedukasi seluruh departemen tentang cara menjaga keamanan data dan mencegah ancaman keamanan siber
Bagaimana Menerapkan Rencana Tata Kelola TI
Ingin membuat kerangka kerja tata kelola TI tetapi tidak tahu harus mulai dari mana? Di bawah ini, kami akan membahas panduan langkah demi langkah tentang cara menyelaraskan inisiatif TI dengan tujuan perusahaan Anda.
1. Menetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang
Kumpulkan dewan direksi dan tim eksekutif Anda untuk melakukan perencanaan strategis untuk tahun yang akan datang. Setelah tujuan perusahaan Anda ditetapkan, temui CIO dan manajemen atas untuk menetapkan tujuan tahunan, triwulanan, dan bulanan untuk tim TI Anda.
Melacak kemajuan yang terkait dengan sasaran dengan Dasbor Sasaran ClickUp
2. Lihat data historis2
Cara terbaik untuk merencanakan masa depan adalah dengan melihat masa lalu.
Tinjau pelanggaran keamanan dan ancaman siber tahun-tahun sebelumnya, tinjau proyek-proyek yang melebihi anggaran atau tidak selesai tepat waktu, tinjau keluhan umum dari pelanggan, dan temui manajer untuk mengetahui karyawan mana yang berkinerja buruk. Memperbaiki area yang terbukti bermasalah di masa lalu dapat membantu meningkatkan manajemen sumber daya, mitigasi risiko, dan proses pengambilan keputusan di masa depan.
3. Temukan titik awal
Ada banyak metodologi yang bisa digunakan untuk membangun kerangka kerja tata kelola TI.
Catatan: Beberapa sertifikasi mungkin diperlukan untuk memahami model-model ini. Anda mungkin perlu bermitra dengan konsultan untuk mengetahui model mana yang paling cocok untuk organisasi Anda.
Beberapa metodologi yang populer meliputi:
- COBIT: Kerangka kerja Control Objectives for Information and Related Technologies (COBIT) dikembangkan oleh Information Systems Audit and Control Association (ISACA). Sebagai salah satu kerangka kerja TI perusahaan yang paling populer, COBIT menyediakan sejumlah model untuk meningkatkan nilai sistem informasi
- ITIL : Information Technology Infrastructure Library (ITIL) dibangun dari daftar praktik manajemen layanan TI untuk membantu menyelaraskan proyek TI dengan kebutuhan bisnis Anda secara keseluruhan
- CMMI : Integrasi Model Kematangan Kemampuan bertujuan untuk meningkatkan kinerja bisnis dengan mengurangi risiko perangkat lunak, meningkatkan layanan pelanggan, dan meningkatkan produk Anda secara keseluruhan
- COSO: Committee of Sponsoring Organizations adalah kerangka kerja pengukuran kinerja yang dibangun untuk memastikan perusahaan Anda beroperasi secara etis, transparan, dan sesuai dengan standar industri dan internasional
**4. Memanfaatkan alat bantu untuk mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang
Untuk meningkatkan siklus hidup setiap inisiatif TI, Anda perlu mengotomatiskan pekerjaan yang berulang.
Otomatisasi secara otomatis memicu hasil ketika suatu tindakan terjadi di ClickUp
Dengan ClickUp, tugas-tugas yang berulang menjadi sesuatu yang sudah berlalu. ClickUp membantu tim perangkat lunak berkolaborasi dalam peta jalan, mengotomatiskan alur kerja, mengelola permintaan TI, dan melacak kemajuan proyek secara real-time.
Mencari alat bantu lainnya? Otomatisasi ClickUp menawarkan 100+ alur kerja untuk merampingkan tugas-tugas rutin dan mempersingkat jadwal proyek. Selain itu, fitur Tampilan ClickUp Gantt membuat tim Anda tetap berada di halaman yang sama dengan menawarkan gambaran umum tingkat tinggi dari semua prioritas TI.
5. Jalankan uji coba untuk struktur tata kelola Anda*
Kerangka kerja tata kelola TI dimaksudkan sebagai dokumen yang hidup. Dengan kata lain, jangan gunakan metode "atur dan lupakan" untuk kerangka kerja Anda.
Sebaliknya, lakukan tinjauan triwulanan dengan tim eksekutif untuk melihat bagaimana kerangka kerja tata kelola TI Anda yang baru memenuhi tujuan akhir Anda. Dari sana, Anda bisa mengedit dokumen sesuai kebutuhan.
Dapatkan Kerangka Kerja Tata Kelola TI Anda Terpasang dan Berjalan Dengan ClickUp
Kerangka kerja tata kelola TI yang tepat memastikan tujuan departemen selaras dengan tujuan perusahaan, menetapkan peran dan tanggung jawab dengan jelas, dan mengurangi pekerjaan yang berulang.
Untuk membantu menjalankan kerangka kerja tata kelola TI Anda, pilihlah ClickUp. ClickUp dilengkapi dengan Templat TI perpustakaan otomatisasi, berbagai tampilan, dan ribuan integrasi. Untuk melihat bagaimana Anda dapat meningkatkan nilai perusahaan dan meningkatkan produktivitas departemen TI Anda, coba ClickUp hari ini .