Collaboration dans les petites entreprises : au-delà des e-mails et de Slack

Nous savons tous que nous utilisons beaucoup trop d'applications pour terminer nos tâches.

Mais voici un contexte qui va vous surprendre : nous activons/désactivons désormais les applications environ 1 200 fois par jour. 🤯

Cela signifie que nous perdons près de 4 heures chaque semaine rien qu'à nous réorienter vers tous ces différents outils. C'est près d'un dixième de notre semaine de travail !

Pour les petites entreprises, en particulier celles qui travaillent à distance et qui sont dépendantes de plusieurs outils de collaboration, cela revient à payer chaque jour une taxe sur la productivité. Contrairement aux grandes entreprises, vous n'avez pas le luxe de disposer de personnel supplémentaire pour combler les lacunes.

C'est pourquoi la collaboration à distance moderne ne peut se limiter à Slack et aux e-mails. Ces outils sont parfaits pour communiquer, mais ils n'ont pas été conçus pour gérer vos projets, suivre les responsabilités ou maintenir tout le monde sur la même longueur d'onde lorsque personne n'est dans la même pièce.

Ce blog vous montrera comment regrouper les flux de travail dispersés de votre équipe dans un système de collaboration unifié, grâce à des outils de collaboration à distance adaptés aux petites entreprises.

C'est parti !

Que sont les outils de collaboration à distance pour les équipes ?

Les outils de collaboration à distance sont des plateformes numériques destinées aux équipes dispersées, qui vous aident à communiquer, à gérer des projets et à partager des fichiers dans un espace organisé. Véritable système nerveux central d'un lieu de travail à distance ou hybride, ces outils vont bien au-delà de la simple messagerie. Ils offrent un environnement structuré où le travail est réellement effectué.

Il existe différents types d'outils de collaboration à distance, notamment :

🤝 Rappel amical : bien que vous puissiez utiliser des outils distincts pour chacune de ces tâches, un environnement de travail convergent — une plateforme unique où les projets, les documents et les discussions cohabitent — comme ClickUp combine ces catégories en une seule plateforme. Avec un tel outil, vous n'avez plus besoin de passer constamment d'une application à l'autre, ce qui permet à votre équipe de rester concentrée et alignée.

Pourquoi les petites entreprises ont besoin de plus que Slack et les e-mails

Si vous utilisez déjà l'e-mail et peut-être une application de chat comme Slack, votre travail ne devrait pas vous sembler si... désorganisé, n'est-ce pas ?

Euh... faux.

Oui, Slack et les e-mails sont excellents dans ce qu’ils font. Mais ils ont été conçus dans un seul but : les discussions. Ils sont parfaits pour les mises à jour rapides et les échanges, mais ils ne transforment pas ces discussions en étapes claires à suivre.

Le résultat ?

Cela conduit à une prolifération des tâches. Votre équipe est obligée de jongler entre plusieurs applications qui ne communiquent pas entre elles... juste pour achever un seul projet.

📌 Pour une équipe de cinq personnes, cela représente plus de 20 heures par semaine consacrées à la coordination. C'est comme perdre la moitié d'un employé à cause du chaos administratif.

C'est pourquoi vous avez besoin d'un système de collaboration dédié, au-delà des e-mails et de Slack, qui comble le fossé entre la parole et ce que l'on doit faire.

Avantages de l'utilisation d'outils de collaboration autres que les e-mails et Slack

Aller au-delà de l'e-mail n'est pas seulement une amélioration « agréable à avoir », cela rend le travail plus léger. Les projets avancent plus rapidement, tout le monde est sur la même longueur d'onde et vous passez beaucoup moins de temps à démêler les malentendus.

Et le meilleur dans tout ça ? Vous n'avez pas besoin d'une équipe informatique pour y parvenir. Le bon outil de collaboration peut vous apporter une structure sans ajouter de complexité.

Voici les principaux avantages auxquels vous pouvez vous attendre ✨

Les meilleurs outils de collaboration à distance pour les petites équipes

Dans un monde idéal, vous disposeriez d'une seule application qui réglerait définitivement vos problèmes de collaboration en équipe. Mais en réalité, vous avez probablement besoin de plusieurs applications pour être le plus productif possible : messagerie, suivi de projet, documents, voire même un Tableau blanc pour la planification.

On pourrait penser que trouver de bons outils est difficile. Mais ce qui est encore plus difficile, c'est d'éviter la « fatigue des outils » qui résulte d'un trop grand nombre d'applications déconnectées.

Pour vous aider à faire le meilleur choix (et éviter la surcharge d'applications), nous allons détailler ci-dessous les principales catégories d'outils de collaboration virtuelle en équipe.

👉🏼 Et si vous cherchez à simplifier vos processus à long terme, il peut être intéressant de vous tourner vers des plateformes conçues pour regrouper plusieurs outils, comme ClickUp, qui peuvent couvrir plusieurs catégories dans un seul environnement de travail connecté (avec des intégrations lorsque vous en avez encore besoin).

Plateformes de communication et de messagerie

Les outils de communication sont au cœur du télétravail au quotidien. Ils sont conçus pour permettre une coordination rapide : « Pouvez-vous vérifier ceci ? » « Quel est le statut ? » « Avons-nous une réunion aujourd'hui ? »

Slack, Teams de Microsoft et Discord sont populaires car ils facilitent les discussions, notamment grâce à des canaux dédiés à des projets spécifiques, des fils de discussion et des appels rapides intégrés.

Mais voici le hic : les messages ne sont pas structurés par défaut. Un fil de discussion peut sembler productif alors que le travail réel reste flou, sans propriété ni échéance associée.

Vous avez besoin d'un outil de communication qui permette d'organiser les discussions et de créer des connexions avec vos projets.

Choisissez un outil de communication en recherchant les fonctionnalités suivantes :

Et si vous souhaitez obtenir notre recommandation pour un outil qui fait tout cela (et plus encore !), essayez ClickUp Chat! C'est l'une des meilleures alternatives pour les équipes qui souhaitent communiquer directement depuis leur environnement de travail.

Dans ClickUp Chat, vous pouvez discuter :

Ainsi, au lieu de copier les éléments à entreprendre dans un outil distinct, votre chat devient une couche contextuelle claire et consultable, là où votre équipe planifie, construit et livre déjà.

Outils de gestion de projet et de suivi des tâches

Les outils de gestion de projet permettent de transformer « nous devrions faire cela » en « voici le plan, voici le responsable, voici la date limite ». Ils aident les équipes à suivre les tâches, les affectations, les dépendances, les échéanciers et les flux de travail sans avoir à compter sur leur mémoire.

Vous pouvez choisir parmi des options spécialement conçues à cet effet, telles que ClickUp for Project Teams, Asana, Trello et Monday. com, entre autres. Elles sont particulièrement utiles pour les petites équipes qui ont besoin de clarté sans trop compliquer les choses.

L'inconvénient ? En dehors de ClickUp, beaucoup d'entre eux dépendent encore d'une application de communication distincte, ce qui vous oblige à planifier votre travail à un endroit et à en discuter ailleurs. C'est ainsi que la fragmentation refait surface.

ClickUp Tâches résout ce problème en combinant un suivi rigoureux des projets et une collaboration intégrée. Votre équipe peut planifier le travail à partir de différentes vues, tandis que les commentaires en fil de discussion sur les tâches permettent de garder la discussion liée au travail lui-même.

Vous bénéficiez de plus de 15 vues ClickUp pour gérer vos projets en fonction de la façon dont votre équipe travaille, par exemple :

Le suivi des progrès est simple grâce aux tableaux de bord ClickUp. Ajoutez des cartes personnalisables pour suivre les indicateurs clés de performance tels que les tâches achevées par rapport aux tâches en retard, la charge de travail de l'équipe et le burndown sprint.

Et grâce à ClickUp Automations, vous pouvez simplifier les mises à jour de projet. Configurez une automatisation à l'aide du générateur « if-then » et observez les tâches s'attribuer automatiquement en fonction des changements de statut et les propriétaires être avertis lorsque des risques sont signalés.

Principales fonctionnalités à évaluer dans les outils de gestion de projet :

Les petites entreprises adorent ClickUp pour la gestion de projet :

Avec ClickUp, tout est regroupé au même endroit. Mes clients peuvent être utilisateurs et créer des tâches, des échéances et saisir des copies et des éléments pour les travaux. Les échéances sont automatiquement ajoutées et synchronisées avec mon Calendrier lorsqu'ils saisissent une date. Auparavant, le suivi des travaux se faisait par e-mail et les traces papier étaient désordonnées. Désormais, tout est regroupé avec sa tâche. ClickUp a CHANGÉ LA VIE de ma petite entreprise en tant que travailleur indépendant.

Et les nombres parlent d'eux-mêmes :

Collaboration sur des documents et partage de fichiers

Les connaissances de votre entreprise sont-elles dispersées entre Google Docs, Dropbox et des disques durs locaux ? Lorsque vos briefs de projet, vos procédures opératoires normalisées et vos notes de réunion se trouvent dans différents systèmes, votre équipe finit par passer d'un outil à l'autre, en essayant de se rappeler où se trouve la « version finale ».

Ce faisant, vous créez non seulement des silos d'informations, mais vous affectez également les processus métier clés. L'intégration des nouvelles recrues devient un cauchemar, et les employés peuvent finir par travailler à partir d'informations obsolètes.

Il ne fait aucun doute que des outils tels que Google Workspace, Notion, Dropbox Paper et Confluence sont parfaits pour la création de contenu, le partage de connaissances et la création d'un wiki interne ou d'une base de connaissances.

Mais toutes ces informations doivent se trouver là où vous travaillez. ClickUp Docs permet de relier la documentation à l'exécution. Les documents peuvent être conservés à côté de vos tâches et projets, ce qui facilite le passage de la planification à la rédaction puis à l'exécution sans avoir à changer constamment d'outil.

Et pour les équipes qui ont besoin d'un peu d'aide pour mettre leur contenu sur une page, ClickUp Brain, l'IA contextuelle intégrée à ClickUp, vous apporte toute l'assistance dont vous avez besoin. Utilisez-la pour rédiger, résumer et trouver des réponses plus rapidement, en particulier lorsque vous devez effectuer une recherche simultanée dans des documents, des tâches et des discussions.

N'oubliez pas qu'un bon outil de collaboration documentaire doit offrir :

Collaboration visuelle et Tableau blanc

Parfois, le moyen le plus rapide de collaborer n'est pas d'écrire davantage de messages, mais de présenter les idées de manière visuelle.

C'est là que les outils de tableau blanc prennent tout leur sens. Ils sont parfaits pour le brainstorming, la cartographie des flux de travail, la planification des lancements, l'esquisse de maquettes ou la transformation d'idées confuses en quelque chose que toute l'équipe peut voir.

Des outils tels que Miro, FigJam et Lucidchart sont parfaits pour :

Le problème, c'est ce qui se passe après la session de Tableau blanc.

Trop souvent, le tableau devient un « musée des bonnes idées » et le vrai travail doit encore être recréé ailleurs.

Vous avez besoin d'un outil qui comble le fossé entre l'idéation et l'action. C'est exactement à cela que servent les tableaux blancs ClickUp. Votre équipe peut réfléchir ensemble sur une toile infinie, puis convertir les formes en tâches, avec des personnes assignées et des dates d'échéance, sans avoir à refaire le travail dans un autre système.

Cette vidéo vous montre comment faire :

Un outil de collaboration visuelle puissant, tel que ClickUp Tableaux blancs, comprend :

Comment choisir le logiciel de collaboration adapté à votre équipe

Vous êtes donc prêt à aller au-delà des e-mails et de Slack. Je m'en réjouis pour vous. 😄

Mais vous vous retrouvez maintenant face à un million d'outils qui promettent tous de « rationaliser la collaboration » et de « stimuler la productivité ».

Pour faire le bon choix (et éviter de regretter une nouvelle fois d'avoir opté pour un outil trop sophistiqué), utilisez ce cadre rapide :

Capacités d'intégration

Votre équipe utilise déjà quelques outils essentiels, tels que Google Agenda, QuickBooks, GitHub, Zoom, Google Drive, Figma, etc. Votre outil de collaboration ne doit pas vous obliger à les abandonner. Il doit les connecter entre eux.

Si l'intégration n'est pas possible, vous vous retrouverez avec le même problème sous une nouvelle forme : les fichiers à un endroit, les tâches à un autre, les discussions ailleurs... et personne ne sait où se trouve « la source de vérité ».

Facilité d'utilisation et d'adoption

Nous savons que les petites entreprises comme la vôtre n'ont pas le temps de se lancer dans une mise en place compliquée, ni de regarder une vidéo d'intégration de 47 minutes. 🤷🏻‍♀️

Vous voulez un outil que votre équipe puisse maîtriser rapidement et qui évoluera avec elle au fil du temps. Une interface utilisateur claire et intuitive, associée à une installation simple pour les flux de travail essentiels (projets, tâches, documents), est un atout considérable. Mieux encore, des modèles prêts à l'emploi vous permettent de vous lancer sans avoir à réinventer la roue à chaque processus.

Le logiciel le plus puissant au monde est inutile si votre équipe le trouve trop compliqué à utiliser. Les petites entreprises ne peuvent pas se permettre de consacrer des semaines à la formation et à la mise en œuvre. Vous avez besoin d'un outil intuitif dès le premier jour et qui permette à votre équipe d'augmenter immédiatement la productivité de l'entreprise.

✅ ClickUp est idéal dans ce cas, car vous pouvez l'adopter progressivement : commencez par Tâches + Documents, puis ajoutez des champs personnalisés et des automatisations une fois que votre équipe est à l'aise. Et la bibliothèque intégrée de plus de 1 000 modèles permet de créer facilement des flux de travail reproductibles en quelques minutes.

Les clients de ClickUp sont unanimes :

ClickUp propose de nombreuses fonctionnalités et modules complémentaires uniques que vous ne trouverez peut-être pas dans d'autres options de gestion de projet, telles que le suivi du temps, le chat intégré et des capacités étendues de gestion des ressources. Si vous êtes une petite entreprise ou une start-up, ClickUp propose de nombreux modèles et des moyens simples de démarrer sans passer des heures à investir dans une installation personnalisée. Vous bénéficiez ainsi d'une solution personnalisée dans un produit plus accessible.

Son interface intuitive facilite la prise en main dès le départ, tout en restant incroyablement puissante à mesure que vous apprenez et utilisez davantage de fonctionnalités. De plus, ses capacités d'intégration avec mon logiciel de e-mail, mes Calendriers et mon logiciel CRM sont parfaites, ce qui améliore mon flux de travail. Je trouve également les modèles disponibles extrêmement utiles, car ils simplifient le processus d'installation et me font gagner du temps.

Évolutivité et tarification

Votre petite entreprise ne restera pas petite éternellement. L'outil de collaboration que vous choisissez aujourd'hui doit pouvoir vous accompagner dans votre croissance. La dernière chose que vous souhaitez, c'est enfin vous organiser... puis vous heurter à un mur parce que votre outil ne peut pas gérer de nouvelles équipes, de nouveaux flux de travail ou des projets plus complexes.

Prêtez une attention particulière aux niveaux de prix et à ce qu'ils comprennent. De nombreux forfaits « gratuits » comportent des limites cachées en termes d'utilisateurs, de stockage ou de fonctionnalités qui vous obligeront à passer à un forfait supérieur plus tôt que prévu. Choisissez une plateforme qui propose une évolution claire et équitable.

Sécurité et conformité

La sécurité n'est pas seulement un problème pour les grandes entreprises. Si vous travaillez avec des clients, des sous-traitants, des informations sur les employés, des factures ou des propriétés intellectuelles internes, vous disposez déjà de données sensibles qui méritent d'être protégées.

Le télétravail comporte également des risques supplémentaires : les fichiers sont partagés entre plusieurs appareils, les connexions se font de partout et « envoyer rapidement sur WhatsApp » devient une habitude.

Recherchez :

Construisez votre pile de collaboration à distance pour petites entreprises avec ClickUp

Les petites équipes finissent par passer plus de temps à « reconstruire le contexte » qu'à faire avancer les projets.

ClickUp résout ce problème en agissant comme un espace de travail convergent, une plateforme sécurisée où votre équipe peut planifier des projets, collaborer en temps réel, documenter ses décisions et suivre les progrès. Et grâce à l'IA intégrée au flux de travail, vous pouvez avancer plus rapidement sans les coûts et les risques de sécurité liés à la prolifération de l'IA.

Voici à quoi cela ressemble dans la pratique :

Quand discuter, laisser des commentaires ou utiliser des documents ?

Même avec un outil tout-en-un comme ClickUp, votre équipe peut ne pas savoir où placer les informations. Une mise à jour rapide doit-elle être un message de chat ou un commentaire de tâche ? Où documenter une décision finale ?

Voici un guide simple pour aider votre équipe à utiliser le bon canal à chaque fois 🛠️

Le principe directeur est simple : plus les informations sont permanentes ou importantes, plus elles doivent être proches du travail auquel elles se rapportent. Comme tous ces canaux existent au sein de ClickUp, votre équipe peut passer de l'un à l'autre sans effort.

Bonnes pratiques en matière de collaboration asynchrone pour les petites équipes

Le télétravail (et les horaires flexibles) modifient la manière dont la communication doit fonctionner, en particulier lorsque près d'un tiers des réunions s'étendent désormais sur plusieurs fuseaux horaires. Il n'est plus possible de simplement taper sur l'épaule de quelqu'un pour obtenir une réponse rapide. La collaboration asynchrone, ou « async », permet à votre équipe de rester alignée et en situation de haute productivité, quel que soit le lieu ou le moment où elle travaille.

Adopter une approche axée sur l'asynchrone signifie prendre l'habitude de communiquer de manière claire et documentée.

Une bonne collaboration à distance ne se fait pas simplement parce que vous avez choisi les bons outils. Elle se fait parce que votre équipe a pris les bonnes habitudes autour de ces outils. Grâce à quelques pratiques asynchrones bien pensées, votre petite entreprise peut rester alignée à mesure qu'elle se développe, sans que chaque mise à jour ne donne lieu à une nouvelle réunion.

Prêt à regrouper les communications, les tâches et les documents de votre équipe dans un seul environnement de travail ? Inscrivez-vous pour obtenir un compte ClickUp gratuit !

Foire aux questions (FAQ)

Les logiciels de gestion de projet sont axés sur l'organisation des tâches et des flux de travail, tandis que les outils de collaboration en équipe couvrent un champ de communication plus large. Les plateformes modernes telles que ClickUp combinent les deux afin que vous n'ayez pas à choisir.

Oui, un environnement de travail convergent comme ClickUp est conçu pour regrouper votre chat interne, votre documentation et la gestion des tâches. Vous pouvez toujours utiliser l'e-mail pour vos communications externes, mais tout votre travail interne peut être centralisé en un seul endroit.

Commencez par un seul point sensible, comme le suivi des tâches, au lieu d'essayer de tout migrer en même temps. Utilisez le nouvel outil en parallèle avec vos anciens systèmes pendant une courte période, le temps que votre équipe se familiarise avec et en perçoive les avantages.

Les forfaits de base sont parfaits pour débuter, mais les entreprises en pleine croissance ont souvent besoin de fonctionnalités avancées telles que des intégrations illimitées ou une sécurité renforcée. Recherchez une plateforme offrant une voie de mise à niveau claire qui vous permettra d'évoluer sans rencontrer d'obstacles.