Imaginez un monde parallèle où vous disposeriez d'un temps et de ressources illimités. Vous pourriez mener à bien des projets ambitieux, poursuivre des priorités sans fin et tout faire sans stress.
Malheureusement, ce n'est pas ainsi que les choses fonctionnent. En tant que chef de projet, vous gérez plusieurs projets et priorités à tout moment.
Vous êtes toujours soumis à des contraintes : de temps, de ressources et tout.
Pour que tous vos projets aboutissent, vous devez les gérer avec rigueur.
Nous avons dressé une liste des trois meilleurs logiciels de gestion de projet pour gérer plusieurs priorités et projets, malgré le chaos et les obstacles qui les accompagnent.
Les meilleurs logiciels de gestion de projet pour gérer plusieurs priorités — En bref
Voici comment se comparent les trois meilleurs logiciels de gestion de projet pour gérer plusieurs priorités :
| Nom de l'outil | Idéal pour | Principales fonctionnalités | Tarifs* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Gestion de projet et collaboration basées sur l'IA | Gestion des tâches et hiérarchisation des priorités, intelligence contextuelle alimentée par l'IA, agents IA sans code | Free Forever ; personnalisation pour les entreprises disponible |
| Asana | Suivi de projet et flux de travail de l'équipe | Mes tâches, AI Studio, Portfolios, AI Teammates | Gratuit ; les forfaits payants commencent à 13,49 $ par utilisateur et par mois. |
| Trello | Gestion visuelle des tâches et collaboration | Tableaux et cartes visuels, checklist, automatisation Butler, Power-Ups | Gratuit ; les forfaits payants commencent à 6 $ par utilisateur et par mois. |
👀 Le saviez-vous ? À tout moment, un chef de projet travaille sur plusieurs projets. Il a besoin de super pouvoirs pour garantir le même niveau de concentration et de qualité de production pour tous ces projets. En effet, le coût d'une mauvaise performance d'un projet représente un gaspillage colossal d'investissement, soit 11,4 % pour être précis.
Que devez-vous rechercher dans un logiciel de gestion de projet pour gérer plusieurs priorités ?
Lorsque toutes les tâches semblent urgentes, ce dont les gestionnaires de projet ont vraiment besoin, ce n'est pas davantage de planification de projet, mais davantage de clarté.
Voici quelques fonctionnalités clés à rechercher dans un outil de gestion de projet pour gérer efficacement plusieurs priorités:
- Hiérarchisez les tâches de manière visuelle : recherchez un logiciel de gestion de projet doté d'indicateurs de priorité, de libellés ou de champs personnalisés qui indiquent les tâches à traiter en priorité. Cela vous aidera à gérer l'attribution des tâches et à suivre plusieurs projets répartis entre plusieurs équipes sans confusion.
- Utilisez plusieurs vues pour évaluer le travail sous différents angles : passer de la vue Liste à la vue Tableau, Calendrier et Gantt/Échéancier facilite la planification des projets, quelle que soit leur complexité, et permet de voir comment les changements de priorité affectent les délais.
- Suivez la charge de travail et la capacité de l'équipe : choisissez un outil de gestion de projet qui affiche la capacité et la charge de travail de l'équipe afin de ne pas surcharger les mêmes personnes sur plusieurs projets clients ou flux de travail internes.
- Définissez des dépendances et une reprogrammation automatique : si une tâche est en retard, les autres tâches doivent s'ajuster automatiquement. Cela permet de réduire les risques et fournit une assistance pour la gestion des risques pour les projets complexes ou à enjeux élevés.
- Centralisez la communication au sein des tâches : recherchez des outils de collaboration intégrés qui relient directement les discussions, les validations et les fichiers aux tâches. Vous gagnerez ainsi un temps considérable lorsque vous effectuerez le suivi de plusieurs projets.
- Automatisez les rappels, les transferts et les mises à jour : lorsque les priorités changent, les automatisations doivent mettre à jour les statuts, informer les propriétaires et déplacer les tâches vers la bonne étape, réduisant ainsi l'effort manuel nécessaire pour gérer efficacement les projets.
- Intégrations transparentes : votre logiciel de gestion de projet doit s'intégrer aux applications existantes de votre infrastructure technologique, telles que la messagerie e-mail, la messagerie instantanée et le stockage de fichiers, afin d'éviter les changements de contexte lors de la gestion des projets.
🧠 Anecdote : le mot « priorité » vient du latin prioritas, qui signifie « premier dans le classement ou l'ordre ». Historiquement, il était utilisé au singulier, ce qui impliquait qu'il ne pouvait y avoir qu'une seule priorité à la fois. La forme plurielle, « priorités », n'est devenue courante qu'au XXe siècle, lorsque les travailleurs du savoir ont commencé à jongler simultanément avec plusieurs projets, échéances et parties prenantes.
Les meilleurs logiciels de gestion de projet pour gérer plusieurs priorités
Comment nous évaluons les logiciels chez ClickUp
Notre équipe éditoriale suit un processus transparent, fondé sur la recherche et indépendant des fournisseurs, vous pouvez donc être sûr que nos recommandations sont basées sur la valeur réelle des produits.
Voici un aperçu détaillé de la manière dont nous évaluons les logiciels chez ClickUp.
Votre client souhaite obtenir des informations sur les livrables de la semaine dernière et votre équipe attend les commentaires sur un projet. Vous parcourez votre tableau de projet, mais vous ne parvenez pas à identifier le goulot d'étranglement.
C'est le cauchemar de tout chef de projet.
Voici les logiciels de gestion de projet dotés de fonctionnalités spécialement conçues pour gérer plusieurs projets :
ClickUp (le meilleur pour la gestion de projet et la collaboration basées sur l'IA)
ClickUp pour la gestion de projet est l'application tout-en-un pour le travail qui combine la gestion de projet, la gestion des tâches et la communication d'équipe, le tout sur une seule plateforme, optimisée par l'automatisation IA de nouvelle génération.
Vous trouverez ci-dessous les clés des fonctionnalités de l'outil de gestion de projet ClickUp qui vous permettront de gérer facilement plusieurs projets (et de garder votre santé mentale) :
Restez concentré grâce aux priorités des tâches ClickUp.
Les tâches ClickUp deviennent les éléments constitutifs de chaque projet dans votre environnement de travail. Vous pouvez créer une tâche pour « Lancer la page d'accueil », puis la décomposer en sous-tâches telles que « Rédiger le texte » et « Test d'assurance qualité » à l'aide de cette fonctionnalité de gestion des tâches. Attribuez-les aux bons membres de l'équipe, ajoutez des balises, des dates d'échéance, des descriptions et même des liens entre elles.
Pour renforcer la responsabilité, attribuez à chaque tâche ClickUp l'un des quatre niveaux de priorité proposés par ClickUp Task Priorities. Choisissez entre Urgent, Élevé, Normal ou Faible afin que votre équipe sache toujours ce qui doit être traité en priorité.
Par exemple, votre équipe marketing qui planifie le lancement d'un produit peut marquer :
- Urgent : corriger le bug de paiement avant le lancement
- Priorité élevée : finaliser les créations publicitaires
- Normal : Planifier les publications sur les réseaux sociaux
- Faible : Forfait une réunion rétrospective
Les tâches peuvent être triées par priorité et par estimation de durée, ce qui donne à chaque membre de l'équipe une feuille de route quotidienne claire.
ClickUp Dependencies ajoute une autre couche de contexte. Marquez une tâche de conception comme « bloquant » le développement, et sa priorité signalera instantanément son urgence aux bonnes personnes. Vous pouvez également enregistrer des filtres pour créer des vues personnalisées, comme afficher uniquement les tâches importantes et urgentes à effectuer cette semaine.
Cette vidéo vous montre comment hiérarchiser les tâches comme un pro :
Travaillez plus intelligemment avec ClickUp Brain
Comparé à un outil de gestion de projet traditionnel, ClickUp Brain ajoute une intelligence contextuelle à vos flux de travail de projet.
Il comprend le contexte de votre lieu de travail et les multiples projets que vous gérez.
ClickUp Brain est conçu pour établir la connexion entre les tâches, les documents et les discussions au sein d'un système intelligent. Voici comment utiliser l'IA pour la gestion des flux de travail:
- Gestion des connaissances par l'IA : au lieu de fouiller dans des documents interminables, il suffit de demander : « Quel est le statut de notre campagne du quatrième trimestre ? » ou « Montrez-moi les commentaires du client suite à l'appel de la semaine dernière. » Il extraira instantanément les réponses à partir des tâches, des documents et en discuter.
- gestion de projet par l'IA : automatisez les mises à jour fastidieuses telles que la rédaction de rapports quotidiens ou de résumés d'avancement en lui demandant de « résumer les tâches achevées cette semaine pour le projet d'application mobile ».
- Vous avez besoin d'envoyer un e-mail d'information à un client ? Brain peut le rédiger en quelques secondes, en l'adaptant à votre ton et à votre rôle. Invitez-le simplement à « Rédiger un e-mail à l'attention des parties prenantes pour leur expliquer pourquoi la sortie a été retardée et ce qui est à faire pour y remédier » et le tour est joué ✨
En intégrant ClickUp Brain directement dans votre flux de travail, vous passez moins de temps à rechercher des données sur les projets (échéanciers de livraison, risques liés aux projets, etc.) et plus de temps à prendre des décisions stratégiques.
Cette vidéo vous montre comment rationaliser la gestion de projet avec ClickUp Brain:
Automatisez vos priorités avec ClickUp Automatisations.
ClickUp Automatisation vous permet de créer des règles sans code qui déclenchent des actions sur plusieurs projets. À l'aide d'une logique simple « si ceci, alors cela », vous pouvez automatiser les changements de priorité, les attributions, les mises à jour de statut et les transferts. Aucun suivi manuel n'est nécessaire.
Vous pouvez configurer des automatisations pour mettre à jour la priorité ou la propriété lorsque :
- Une tâche passe à un certain statut
- Une date d'échéance approche ou est dépassée
- Une tâche est créée dans une liste ou un projet spécifique.
- Un champ personnalisé, tel que Priorité ou Nom du client, est mis à jour.
Exemples :
- Attribuez automatiquement une tâche au chef de projet lorsque priorité = Élevée.
- Déplacez les tâches vers « Bloqué » lorsqu'une dépendance est retardée.
Les agents IA font le gros du travail à faire à votre place.
Les agents ClickUp Autopilot vont encore plus loin dans l'automatisation en réagissant aux changements de priorité au fur et à mesure qu'ils se produisent. Contrairement aux automatisations basées sur des règles, ces agents IA surveillent en permanence les tâches, les commentaires et les documents, puis mettent à jour les priorités ou informent les propriétaires en fonction du contexte.
Vous pouvez utiliser un agent Autopilot prédéfini ou en créer un personnalisé pour votre flux de travail.
Utilisez les agents Autopilot préconfigurés lorsque vous souhaitez une automatisation rapide et prête à l'emploi pour les flux de travail courants, tels que les rapports de statut quotidiens/hebdomadaires ou les mises à jour automatiques.
D'autre part, les agents autopilotes personnalisés sont le meilleur choix lorsque vous avez besoin d'agents qui suivent votre propre logique (déclencheurs en plusieurs étapes, conditions ou règles spécifiques à l'espace de travail) pour gérer les priorités de manière personnalisée.
Principales fonctionnalités de ClickUp
- Documenter les processus : conservez les procédures opératoires normalisées, les briefs de projet et les notes stratégiques au même endroit, toujours directement liés aux tâches qu'ils assurent à l'aide de ClickUp Docs.
- Rationalisez les discussions internes : utilisez ClickUp Chat pour discuter des commentaires, partager des mises à jour, mentionner des collègues et terminer votre travail dans le même outil de gestion de projet.
- Gérez vos projets et votre travail en temps réel : suivez les tâches urgentes, bloquées et nécessitant une approbation dans plusieurs projets grâce aux tableaux de bord ClickUp.
- Visualisez votre flux de travail : passez d'une vue à l'autre parmi plus de 15 vues pour planifier, réévaluer et réorganiser vos priorités en fonction de l'évolution des besoins du projet.
- Suivez le temps passé pour mieux hiérarchiser les priorités : voyez où votre équipe passe son temps, comparez avec les estimations et ajustez les priorités grâce au suivi du temps ClickUp.
- Visualisez les flux de travail de manière collaborative : mappez les dépendances, réfléchissez à des idées, réorganisez les tâches et redéfinissez les priorités en temps réel à l'aide des tableaux blancs ClickUp.
- Intégrez-les à votre infrastructure technologique : utilisez les intégrations ClickUp pour transférer facilement les données entre les outils utilisés par votre équipe et vos clients.
Les avantages de ClickUp
- Fonctionnalités de personnalisation et flexibilité pouvant s'adapter à tout type d'équipe ou de projet.
- Suivi du temps et gestion de la charge de travail pour une allocation optimale des ressources dans les projets complexes
- Rapports détaillés et tableaux de bord en temps réel pour une clarté optimale dans tous les projets.
Inconvénients de ClickUp
- Une suite complète de fonctionnalités peut sembler intimidante pour un nouvel utilisateur.
Tarifs ClickUp
Évaluations et avis sur ClickUp
- G2 : 4,7/5 (plus de 10 000 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 4 000 avis)
Pourquoi ils sont parfaits pour gérer plusieurs priorités
Grâce à l'exécution de projets alimentée par l'IA, ClickUp élimine les coûts liés au changement d'outils et centralise la gestion des tâches. Le travail avance sans que vous ayez à rechercher les mises à jour. Il convertit le contexte en action en étiquetant, attribuant et escalant automatiquement les tâches.
ClickUp rassemble les tâches, les documents, les calendriers, les chats et l'IA dans un environnement de travail convergent basé sur l'IA, afin que toutes les priorités restent alignées sur la même source de vérité.
Que disent les utilisateurs réels à propos de ClickUp ?
Cette critique sur G2 résume bien la situation :
ClickUp a changé la donne en matière d'organisation de projets et de coordination de mon équipe. J'adore sa personnalisation : que j'aie besoin d'un tableau Kanban, d'un diagramme de Gantt ou simplement d'une liste de tâches, tout y est. La possibilité de créer des documents, de suivre des objectifs et même de discuter au sein de la plateforme nous évite de passer d'un outil à l'autre. Cela dit, cette flexibilité peut être un peu déroutante au début. Il a fallu un certain temps à notre équipe pour trouver la meilleure installation, et l'intégration de nouveaux membres nécessite une petite formation.
ClickUp a changé la donne en matière d'organisation de projets et de coordination de mon équipe. J'adore sa personnalisation : que j'aie besoin d'un tableau Kanban, d'un diagramme de Gantt ou simplement d'une liste de tâches, tout y est. La possibilité de créer des documents, de suivre des objectifs et même de discuter au sein de la plateforme nous évite d'avoir à passer d'un outil à l'autre. Cela dit, cette flexibilité peut être un peu déroutante au début. Il a fallu un certain temps à notre équipe pour trouver la meilleure installation, et l'intégration de nouveaux membres nécessite une petite formation.
📚 En savoir plus : Asana ou Monday, quel logiciel de gestion de projet est le meilleur?
2. Asana (idéal pour le suivi structuré des projets et les flux de travail interfonctionnels des équipes)
Asana est un logiciel de gestion des tâches qui centralise toutes vos listes de tâches. En reliant votre travail à vos tâches, il vous aide à hiérarchiser efficacement vos priorités.
Contrairement aux post-it éparpillés, Asana vous affiche une vue d'ensemble unifiée de toutes vos tâches, tous projets et équipes confondus.
La vue MyTasks rassemble toutes les tâches assignées dans une liste facile à gérer. Elle gère également les relations entre les tâches. Lorsqu'un livrable concerne plusieurs projets, vous pouvez attribuer une tâche à plusieurs projets au lieu de créer des doublons.
La fonctionnalité Portfolios sert de centre de contrôle pour les gestionnaires de projet qui supervisent plusieurs initiatives. Grâce au tableau de bord, vous pouvez voir quels projets prennent du retard et où votre équipe pourrait être surchargée avant que les problèmes ne deviennent incontrôlables.
Asana AI intègre des fonctionnalités intelligentes directement dans votre flux de travail. L'IA fournit des informations sur les plans de projet, peut répondre à des questions sur les prochaines étapes et générer des résumés des derniers progrès. L'AI Studio vous permet de créer des flux de travail IA sans code pour automatiser les tâches répétitives sans dépendance sur les équipes techniques.
Principales fonctionnalités d'Asana
- Utilisez l'IA pour rédiger des forfaits de projet et générer des résumés de tâches, de projets ou de portfolio afin de rester à jour sans avoir à lire chaque détail.
- Déployez des coéquipiers IA qui surveillent les données du projet, identifient les risques ou les goulots d'étranglement et vous suggèrent des actions à entreprendre.
- Planifiez la capacité et équilibrez la charge de travail à l'aide de la gestion des ressources afin d'identifier les personnes surchargées et de modifier les priorités avant que des goulots d'étranglement ne se produisent.
- Reliez les tâches quotidiennes aux objectifs de l'entreprise à l'aide des fonctionnalités « Objectifs » et « Rapports » afin de gérer les priorités en tenant compte de leur impact.
- Créez des règles, des formulaires et des automatisations pour faire passer le travail d'une étape à l'autre sans intervention manuelle, réduisant ainsi les frictions entre les projets.
Les avantages d'Asana
- Flexible pour les projets complexes multi-utilisateurs et la planification des ressources
- Automatisation étendue, modèles et intégrations pour réduire le travail manuel
Asana cons
- À moins que chaque mise à jour ne soit marquée avec une étiquette pour chaque personne, les membres de l'équipe ne la voient pas, ce qui va à l'encontre de l'objectif de visibilité partagée du projet dans les logiciels de gestion de projet.
- Asana permet de gérer les dépendances, mais ne propose pas de fonctionnalité de reprogrammation automatique. C'est dans ce cas que vous devrez explorer d'autres alternatives à Asana.
Tarifs Asana
- Free
- Starter : 13,49 $/mois par utilisateur
- Avancé : 30,49 $/mois par utilisateur
- Entreprise : tarification personnalisée
- Enterprise+ : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Asana
- G2 : 4,4/5 (plus de 12 300 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 13 500 avis)
Pourquoi ils sont parfaits pour gérer plusieurs priorités
Asana relie les projets, les dépendances et les charges de travail pour une visibilité facile et des ajustements rapides. Les vues superposées permettent de suivre les tâches à différentes échelles, même lorsque les priorités changent. Les automatisations et les mises à jour en temps réel garantissent une collaboration interfonctionnelle sans perdre de vue les objectifs.
Que disent les utilisateurs réels à propos d'Asana ?
Extrait d'une critique publiée sur G2:
La disposition d'Asana est très attrayante et interactive, avec de nombreuses fonctionnalités telles que des automatisations, des champs qui se remplissent directement dans votre projet à partir des formulaires de demande créés, et une capacité de rapports incroyable à plusieurs niveaux d'un flux de travail. Il s'intègre également à une multitude de plateformes externes que les entreprises utilisent régulièrement, permettant ainsi à tout de converger en un seul endroit pour vos différentes équipes et vos clients.
La disposition d'Asana est très attrayante et interactive, avec de nombreuses fonctionnalités telles que des automatisations, des champs qui se remplissent directement dans votre projet à partir des formulaires de demande créés, et une capacité de rapports incroyable à plusieurs niveaux d'un flux de travail. Il s'intègre également à une multitude de plateformes externes que les entreprises utilisent régulièrement, permettant ainsi à tout de converger en un seul endroit pour vos différentes équipes et vos clients.
🧠 Anecdote amusante : la psychologue Bluma Zeigarnik a découvert que les gens ont tendance à mieux se souvenir des tâches inachevées ou interrompues que de celles qui ont été achevées. Ce phénomène, connu sous le nom d'effet Zeigarnik, suggère que les tâches inachevées créent une tension cognitive qui les maintient à l'esprit, améliorant ainsi la rétention de la mémoire.
📚 À lire également : Asana Vs. ClickUp : quel outil de gestion d'équipe est le meilleur?
3. Trello (idéal pour la gestion visuelle des tâches à l'aide de tableaux)
La planification et la programmation d'un seul projet sont simples du point de vue de la capacité. Mais lorsque plusieurs projets sont menés simultanément avec une vue cloisonnée, les tâches s'accumulent rapidement. Avant même de vous en rendre compte, vous aurez trois tâches à accomplir en même temps.
L'outil de gestion de projet et de collaboration visuelle Trello vous aide à gérer de manière proactive toutes ces priorités et votre capacité.
Pour comprendre l'ampleur du travail accompli par votre équipe à un moment donné, Trello propose différentes façons d'afficher.
La vue Calendrier affiche les tâches à venir afin que vous ne surchargiez pas certains jours ou certaines semaines. Le tableau de bord met en évidence les indicateurs de charge de travail tels que les dates d'échéance et les cartes attribuées afin d'éviter les goulots d'étranglement.
Table rassemble les tâches de tous les tableaux dans une liste triable. Et Échéancier mappe les tâches dans un style diagramme de Gantt.
Vous pouvez ajouter des ressources pertinentes, telles que des pièces jointes et des discussions, aux cartes. Centralisez les commentaires, les mises à jour de statut et les discussions relatives au projet sur les cartes.
Créez des checklist avancées pour saisir les détails des tâches du projet. Utilisez les tableaux de bord pour suivre chaque mois l'ensemble des tâches de vos tableaux Trello, telles que les tâches ou les projets en retard.
Trello Inbox IA analyse les messages Slack et Teams enregistrés dans Trello Inbox afin d'en extraire les dates d'échéance, les priorités et les actions à entreprendre.
Principales fonctionnalités de Trello
- Configurez des règles pour déplacer automatiquement des cartes, affecter des membres de l'équipe ou créer des checklist en fonction de déclencheurs spécifiques avec Butler, l'outil d'automatisation de Trello.
- Étendez les capacités de votre environnement de travail en le connectant à votre infrastructure technologique existante grâce aux Power-Ups.
- Avec Trello Boîte de réception, vous pouvez enregistrer les tâches à accomplir à partir de notes de réunion, de messages, d'e-mails et de notes vocales.
- Glissez-déposez les tâches depuis votre boîte de réception ou vos tableaux Trello directement dans votre Planner.
- Des modèles de gestion de projet prédéfinis vous permettent de saisir tous les détails liés à plusieurs projets de manière structurée.
Avantages de Trello
- Interface intuitive offrant l'assistance à l'accès mobile et sur bureau pour le travail à tout moment.
- S'intègre à plus de 200 outils via Power-Ups.
Inconvénients de Trello
- Les fonctionnalités avancées de rapports et de suivi inter-projets nécessitent des Power-Ups payants.
- Les projets plus importants ou complexes nécessitent souvent plusieurs tableaux pour rester organisés.
Tarifs Trello
- Free
- Standard : 6 $/mois par utilisateur
- Premium : 12,50 $/mois par utilisateur
- entreprise : 17,50 $/mois (facturé annuellement)
Évaluations et avis sur Trello
- G2 : 4,5/5 (plus de 13 700 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 23 600 avis)
Pourquoi ils sont parfaits pour gérer plusieurs priorités
Trello met en avant la hiérarchisation des projets grâce à des repères visuels, ce qui facilite les changements rapides entre les tableaux. L'automatisation et les intégrations rationalisent le déplacement des tâches à mesure que les plans évoluent. Il est particulièrement efficace dans les environnements dynamiques.
Que disent les utilisateurs réels à propos de Trello ?
Voici ce qu'un utilisateur de Capterra avait à dire :
J'utilise Trello depuis plus de dix ans. La version gratuite a connu plusieurs itérations, mais reste très intéressante en termes de valeur, en particulier dans le cadre d'une agence ou d'un cabinet de conseil où le prix par place pour une utilisation occasionnelle par les clients est prohibitif. Je constate que mes clients apprécient sa facilité d'utilisation par rapport aux autres solutions.
J'utilise Trello depuis plus de dix ans. La version gratuite a connu plusieurs itérations, mais reste une version offrant une bonne valeur pour le prix, en particulier dans le cadre d'une agence ou d'un cabinet de conseil où le prix par place pour une utilisation occasionnelle par les clients est prohibitif. Je constate que mes clients apprécient sa facilité d'utilisation par rapport aux autres solutions.
📮 ClickUp Insight : Seuls 7 % des professionnels déclarent s'appuyer principalement sur l'IA pour la gestion et l'organisation des tâches. L'une des raisons pourrait être que la plupart des outils ne couvrent que des domaines restreints tels que les calendriers, les listes de tâches ou les e-mails.
Avec ClickUp, l'IA va encore plus loin. Elle connecte vos e-mails, vos communications, votre calendrier, vos tâches et vos documents en un seul endroit. Vous pouvez même demander « Quelles sont mes priorités aujourd'hui ? » et ClickUp Brain analysera votre environnement de travail pour vous fournir une liste claire, classée par ordre d'urgence. Ce faisant, ClickUp rassemble la puissance de cinq applications ou plus en une seule super application simple.
📚 En savoir plus : Trello Vs. ClickUp : quel est le meilleur outil de gestion de projet?
Autres mentions notables
Voici quelques autres outils de gestion de projet qui permettent d'éviter les conflits de priorité :
- Monday. com : vous permet d'attribuer des priorités, de visualiser les charges de travail et d'automatiser les suivis sur plusieurs projets. Les vues Échéancier, Calendrier et Charge de travail permettent de détecter rapidement les problèmes de capacité afin que vous puissiez rééquilibrer les charges de travail.
- Notion : regroupe les tâches, les documents, les notes de réunion et les bases de données en un seul endroit afin que rien ne se perde dans des outils dispersés. Les bases de données liées vous permettent de voir comment les tâches des différents projets sont liées entre elles, ce qui facilite l'identification des changements de priorité et leur mise à jour en un seul endroit.
- Jira : destiné aux équipes produit et ingénierie, Jira utilise des sprints, des backlogs et le suivi des dépendances pour classer les priorités. Les feuilles de route montrent comment les changements dans un projet affectent les autres, ce qui permet d'éviter les goulots d'étranglement lors de la gestion d'initiatives parallèles.
- Smartsheet : un outil de gestion de projet de type tableur avec des vues diagramme de Gantt, Grid et carte. Le suivi du chemin critique et la gestion des dépendances facilitent la redéfinition des priorités et la replanification. Utile lorsque plusieurs échéanciers évoluent simultanément.
- Wrike : les tableaux de bord en temps réel et l'automatisation basée sur le statut rendent les changements de priorité visibles instantanément. Les diagrammes de charge de travail mettent en évidence les collègues surchargés, tandis que les formulaires de demande acheminent les tâches entrantes sans perturber les priorités existantes.
- Airtable : un gestionnaire de tâches de type base de données qui établit la connexion entre les projets connexes via des enregistrements liés. Des vues telles que Galerie, Kanban et Échéancier vous aident à visualiser l'évolution des priorités et de la capacité entre les équipes.
- Travail d'équipe : Conçu pour les agences qui gèrent plusieurs clients à la fois. Le suivi du temps, les diagrammes de charge de travail et la rentabilité au niveau des projets aident les équipes à hiérarchiser les tâches génératrices de revenus.
💡 Conseil de pro : Selon la règle du « pic-fin », les gens jugent les expériences en grande partie en fonction de ce qu'ils ont ressenti au moment du pic et à la fin, et non en fonction de la durée totale. Dans la gestion des tâches, achever les priorités clés tôt ou terminer la journée avec de petites victoires peut stimuler la motivation.
Comment gérer efficacement plusieurs priorités (conseils + bonnes pratiques)
Les outils ont leurs limites. Lorsque vous avez du mal à organiser et à gérer votre travail sur plusieurs projets, ces stratégies vous aideront à rester sur la bonne voie :
1. Enregistrez vos flux de travail et créez des modèles
Imaginez : vous venez de terminer la campagne marketing du dernier trimestre de l'année et vous vous préparez pour l'année suivante. Vous ne vous souvenez plus comment vous avez configuré le tableau de bord de rapports.
En plus de cela, vous gérez plusieurs projets. Vous ne savez pas exactement quels sont les éléments initiaux, alors comment reproduire la campagne sans oublier des tâches et des détails essentiels ?
✅ Solution : Créez des modèles pour les flux de travail importants. Ainsi, lorsque vous démarrez un nouveau projet, il vous suffit d'intégrer les données. Soyez plus rapide et plus efficace.
💡 Conseil de pro : utilisez le modèle de rapport d'état de plusieurs projets de ClickUp pour garder tous vos projets accessibles et organisés.
Vous affichez une vue d'ensemble de tous les détails nécessaires, notamment la phase du projet, son état, son coût, sa qualité et son échéancier. Grâce aux étiquettes, aux sous-tâches, aux étiquettes de priorité et aux multiples assignés, vous êtes averti en cas de retard ou d'obstacle.
2. Hiérarchisez impitoyablement le travail
Lorsque vous gérez plusieurs priorités, tout semble urgent.
Vous passez d'une tâche à l'autre, répondez à des messages et assistez à des réunions. À la fin de la journée, votre travail réel de priorité n'a pas avancé.
✅ Solution : Appliquez la méthode Ivy Lee.
À la fin de chaque journée de travail, notez les six tâches les plus importantes pour le lendemain, en les classant par ordre de priorité. Concentrez-vous sur leur achèvement une par une, en passant à la suivante uniquement après avoir terminé la précédente.
⚒️ Astuce rapide : À la fin de la journée, lorsque votre cerveau est en bouillie, laissez ClickUp Brain vous faciliter la vie. Utilisez-le pour :
- Énoncez votre liste de priorité au lieu de la taper. La fonction Talk to Text de Brain MAX capture votre voix et transforme vos pensées en tâches.
- ClickUp Brain effectue des recherches dans les tâches, les chats, les documents, les pièces jointes, et même dans les PDF, et vous apporte la réponse grâce à sa fonction Enterprise Search. Vous ne perdez pas de temps à passer au crible les données du projet et obtenez instantanément ce dont vous avez besoin.
- L'assistant de prise de notes IA se connecte automatiquement aux appels, transcrit, extrait les éléments à mener, les attribue à la bonne personne et les lie au projet.
- Éliminez la prolifération des IA grâce à une seule application pour tout votre travail. Brain établit la connexion des priorités entre les tâches, les documents, les messages, les feuilles de calcul, les notes de réunion, et même les applications tierces, afin que le travail le plus important reste impossible à ignorer.
⚡ Archive de modèles : modèles gratuits pour le suivi de plusieurs projets afin de gérer vos projets avec une précision horlogère
3. Définissez les objectifs, les plans et les attentes dès le début
Sans processus standard de planification de projet ni méthodologie claire de gestion de projet, chaque nouveau projet est géré différemment.
Résultat ? Les livrables deviennent incohérents, les chefs de projet réinventent la roue et les équipes travaillent à partir d'hypothèses différentes. Personne n'a une vision unifiée des priorités, de la propriété ou de l'échéancier.
✅ Solution : forfait le processus et les responsabilités avant même le début du projet.
Au niveau du projet, définissez les objectifs, les jalons, les dépendances et les étapes de retour d'information/d'approbation. Au niveau du programme, établissez des objectifs au niveau de l'équipe et montrez comment ils établissent la connexion avec les objectifs de l'entreprise.
Lorsque les attentes sont définies à l'avance, la collaboration entre les équipes devient plus facile et l'exécution devient reproductible, en particulier lorsque votre logiciel de gestion des tâches prend en charge les modèles et les lancements de projets.
⚒️ Astuce rapide : une fois que vous avez défini les objectifs, les jalons, les livrables et la propriété dans votre document de projet, ajoutez des cartes IA à votre tableau de bord ClickUp pour que ces attentes conservent leur visibilité et soient automatiquement mises à jour.
Utilisez les cartes IA pour :
- Affichez l'objectif et le statut du projet en temps réel.
- Ajoutez une carte de résumé exécutif IA à votre tableau de bord de projet pour obtenir un aperçu général de l'état, du coût, de l'échéancier et des risques.
- Utilisez une carte AI StandUp dans Accueil afin que chaque propriétaire voie exactement ce dont il est chargé aujourd'hui.
⚡ Archive de modèles : Modèles gratuits pour hiérarchiser vos projets et organiser vos tâches
4. Équilibrez les charges de travail en examinant le travail sur l'ensemble des projets
Lorsque vous forfaitez chaque projet à un endroit différent, vous n'avez aucun moyen de voir tout le travail à faire par une personne dans le cadre de différents projets.
Vous comptez sur la personne pour vous signaler si la charge de travail est trop faible ou trop importante. Vous ne le découvrez qu'en cas de dépassement des délais ou lorsqu'elle finit par vous en parler. Cela va à l'encontre de l'objectif même d'une allocation efficace des ressources.
✅ Solution : La première étape pour résoudre ce problème consiste à gérer tous vos projets en un seul endroit (indice : outil de gestion de projet). Ensuite, vous voudrez voir toutes les tâches de chaque projet et à qui elles sont attribuées.
Sur cette base, vous pouvez supprimer ou déléguer des tâches afin de maintenir les projets sous suivi et d'éviter l'épuisement professionnel. Mais n'oubliez pas que tous les outils de gestion de projet ne comprennent pas des outils de gestion des ressources ou un filtre de vue Charge de travail. Choisissez donc judicieusement.
💡 Conseil de pro : la vue « Charge de travail » (charge de travail) de ClickUp vous permet de visualiser la capacité disponible de chaque personne en fonction des estimations de durée, des points d'histoire ou des champs d'effort personnalisés. La capacité de chaque personne est affichée en rouge, vert ou jaune, ce qui permet de voir d'un coup d'œil sa charge de travail.
👀 Le saviez-vous ? Le terme « multitâche » est impropre. Le cerveau humain ne peut pas effectuer deux tâches ou plus simultanément. Des recherches indiquent que lorsque nous essayons de gérer plusieurs tâches à la fois, notre cerveau procède à un « changement de tâche ». La demande accrue sur les systèmes neurocognitifs qui assurent le contrôle et l'attention soutenue entraîne un ralentissement des performances et davantage d'erreurs par rapport à la concentration sur une seule tâche.
Hiérarchisez efficacement vos priorités avec le logiciel de gestion de projet ClickUp.
Dites adieu au chaos lié à la concurrence entre plusieurs priorités en mettant en œuvre ces stratégies simples mais efficaces.
Associés à un outil de gestion de projet tel que ClickUp, ils vous permettront de suivre la progression des projets, de rester organisé et d'atteindre systématiquement vos objectifs de performance.
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