Planifier un évènement, qu'il soit réel ou virtuel, implique de jongler entre les fournisseurs, les budgets, les délais et la coordination des équipes. Sans le bon système, le processus de planification peut rapidement devenir accablant. C'est là que les modèles de planification d'évènements peuvent vous aider.
À l'aide d'un seul modèle, vous pouvez rationaliser chaque étape de la gestion de projet pour les évènements, depuis l'attribution des tâches et la définition des dates d'échéance jusqu'au suivi de l'avancement en temps réel.
Les meilleurs modèles de projet permettront à toute votre équipe de rester alignée et à votre échéancier de rester sur la bonne voie, sans feuilles de calcul confuses ni désordre.
Dans cet article, nous avons rassemblé des modèles Asana utiles pour la planification d'évènements, ainsi que des alternatives personnalisables pour simplifier la planification de vos projets et rester organisé du début à la fin.
👀 Le saviez-vous ? Les entreprises qui misent sur la croissance axée sur les évènements (ELG) constatent un réel impact sur leurs activités. Plus de 60 % d'entre elles font état d'une meilleure visibilité de leur marque et de meilleures relations avec leurs clients, tandis que plus de la moitié affirment que cela les aide à établir de nouveaux partenariats.
Que sont les modèles Asana pour la planification d'évènements ?
Les modèles de planification d'évènements Asana sont des dispositions de projet prêtes à l'emploi qui aident les équipes à organiser des évènements en effectuant le suivi des tâches à venir et des échéanciers.
Ces modèles fournissent une approche structurée pour décomposer chaque phase de votre évènement, de l'élaboration de l'agenda de la conférence au lancement des campagnes de marketing événementiel. Vous définissez les responsabilités, attribuez les tâches et les liez à des dates d'échéance clés, afin de vous assurer que rien n'est oublié.
Supposons que vous planifiez un sommet de deux jours pour le lancement d'un produit. Vous ouvrez un modèle de planification d'évènement Asana qui comprend des sections prédéfinies pour la logistique, la conception et le marketing événementiel. Vous pouvez affecter des membres de l'équipe à chaque tâche et fixer des délais pour suivre les actions à mener et faire avancer le projet.
Avec le bon modèle en place, votre équipe peut se concentrer moins sur l'installation et davantage sur l'organisation d'un évènement exceptionnel.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de planification d'évènement Asana ?
Un modèle Asana bien conçu pour la planification d'évènements vous aide à planifier, exécuter et suivre efficacement les tâches liées à l'évènement, ce qui vous permet de gagner du temps et d'économiser vos efforts. Les modèles les plus efficaces comprennent les fonctionnalités suivantes :
- Sections pour la planification logistique : le modèle doit répartir les détails de l'évènement en plusieurs sections (lieu, intervenants, fournisseurs et autorisations) afin d'éviter toute perte d'informations essentielles.
- Champs personnalisés pour une proposition d'évènement : vous devriez voir apparaître des champs tels que le type d'évènement, le budget et les objectifs du projet, vous n'avez donc pas besoin de créer votre plan à partir de zéro.
- Affichage intégré du calendrier et de l'échéancier : il doit afficher clairement les phases de l'évènement, la durée des tâches et les échéances afin que vous puissiez suivre chaque activité tout au long du processus de planification.
- Outils de collaboration et de communication : le modèle doit prendre en charge les étiquettes, les commentaires et les mises à jour afin d'éviter toute mauvaise communication lors des étapes critiques d'un évènement.
- Assistance pour l'automatisation et les règles : Cela devrait permettre aux mises à jour de statut ou aux attributions de tâches de se déclencher automatiquement afin que votre équipe puisse se concentrer sur l'exécution proprement dite.
- Compatibilité intégrée avec des outils tiers : les modèles qui offrent une connexion avec des logiciels de gestion d'évènements ou avec des outils CRM permettent de réduire la coordination manuelle entre plusieurs applications.
- Planification assistée par l'IA : votre modèle doit vous permettre d'utiliser l'IA pour la planification d'évènements, en effectuant l'automatisation des tâches répétitives telles que la programmation et les suivis.
10 modèles gratuits pour la planification d'évènements dans Asana
Choisir le bon modèle de planification d'évènements peut transformer la façon dont votre équipe s'organise et reste productive.
Voici les meilleurs modèles de projet Asana conçus pour répondre à des besoins spécifiques, chacun accompagné d'une brève description pour vous aider à trouver rapidement l'option la plus adaptée.
1. Modèle de calendrier pour les réseaux sociaux
La gestion du contenu sur plusieurs plateformes peut s'avérer fastidieuse. Le modèle de calendrier pour les réseaux sociaux d'Asana offre un hub centralisé pour planifier, suivre et mettre en œuvre efficacement votre stratégie de contenu.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Planifiez et affichez le contenu sur toutes les plateformes à l'aide de la vue du calendrier visuel.
- Suivez le statut, la priorité et le type de contenu grâce à des champs personnalisés.
- Décomposez les tâches volumineuses en étapes gérables à l'aide de sous-tâches.
- Assurez-vous que la séquence est correcte en configurant les dépendances entre les tâches.
- Collaborez et partagez vos commentaires directement dans les tâches à l'aide des outils de communication intégrés.
🎯 Idéal pour : les équipes marketing qui utilisent des modèles de projet pour rationaliser la production de contenu sur tous les canaux et maintenir les campagnes sur la bonne voie.
2. Modèle de planification d'évènement
Le modèle de planification d'évènements d'Asana simplifie la gestion des fournisseurs, des budgets, des échéanciers et des tâches. Il vous aide à rester organisé grâce à un environnement de travail numérique qui capture chaque détail et permet à votre équipe de rester coordonnée du début à la fin.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Suivez les détails des évènements, les dates limites et la logistique en un seul endroit centralisé.
- Coordonner de manière transparente avec les fournisseurs, les parties prenantes et les collègues
- Visualisez l’échéancier de votre évènement et gardez une longueur d’avance sur les jalons clés.
- Dupliquez votre modèle pour rationaliser la planification future des évènements.
🎯 Idéal pour : les équipes qui utilisent un logiciel de gestion de projet pour des évènements tels que des lancements, des conférences ou des réunions hors site.
3. Modèle de lancement de produit
Le lancement d'un produit est un enjeu important, mais sans structure, il peut facilement échouer. Un plan clair et centralisé permet de garder chaque détail sur la bonne voie, chaque membre de l'équipe aligné et chaque échéance à portée de main.
Le modèle de lancement de produit d'Asana aide les chefs de produit à coordonner les échéanciers, les ressources et les mises à jour au sein d'un flux de travail unique et connecté.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Partagez vos plans de lancement de produit dans l'échéancier, les Tableaux, les Listes ou le Calendrier.
- Gardez les ressources de lancement telles que les spécifications, les messages et les conceptions facilement accessibles.
- Fournir des mises à jour en temps réel pour réduire les allers-retours et les réunions inutiles.
- Identifiez et résolvez les conflits de synchronisation avant qu'ils ne retardent votre lancement.
🎯 Idéal pour : les chefs de produit qui dirigent des équipes interfonctionnelles pour assurer des lancements organisés et dans les délais.
4. Modèle de réunion individuelle
Les réunions individuelles sont essentielles, mais sans structure, elles peuvent facilement dérailler. Un format clair et cohérent permet de maintenir les discussions ciblées, productives et exploitables.
Le modèle de réunion individuelle d'Asana aide les managers et leurs subordonnés directs à s'aligner sur les priorités, à suivre la progression et à fournir l'assistance pour la croissance sur une base hebdomadaire.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Suivre les éléments à entreprendre qui ont été assignés et les dates d'échéance
- Consigner et revoir ses objectifs de carrière à long terme
- Partager des commentaires asynchrones pour accélérer la progression
- Préparez vos arguments à l'avance pour rester concentré.
🎯 Idéal pour : les managers qui accompagnent les membres de leur équipe dans leur développement, leur fournissent des retours d'information et les aident à définir leurs objectifs.
🧠 Anecdote amusante : Le Super Bowl est plus que le plus grand spectacle sportif américain ; c'est un véritable modèle en matière de coordination d'évènements à grande échelle. En 2025, lorsque la Nouvelle-Orléans a accueilli le Super Bowl LIX au Caesars Superdome, cela a généré un impact économique stupéfiant de 1,25 milliard de dollars dans tout l'État, soutenant près de 9 787 emplois locaux et attirant environ 115 000 spectateurs, dont environ 100 000 provenant d'autres États.
La planification s'étend sur plusieurs mois de coordination entre la NFL, les agences municipales, les services de sécurité et les fournisseurs, et englobe la gestion de tout, de la sécurité et de la circulation aux spectacles en direct et aux retransmissions mondiales.
5. Modèle d'agenda de réunion
Les réunions doivent être productives, pas une perte de temps. Sans structure, il est facile de sortir d'une réunion en se demandant ce qui vient de se passer. Le modèle d'agenda de réunion d'Asana aide les équipes à clarifier les objectifs, à attribuer les responsabilités et à tirer le meilleur parti de chaque réunion.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Standardiser la manière dont les réunions sont planifiées et menées
- Alignez votre équipe sur l'objectif, les objectifs et les responsabilités de la réunion.
- Gardez les discussions centrées sur les sujets, les priorités et les limites fixées.
- Capturez les éléments à entreprendre en temps réel et attribuez des étapes suivantes claires.
- Organisez vos notes de réunion, vos agendas et vos suivis dans un seul endroit accessible.
🎯 Idéal pour : les équipes qui souhaitent organiser des réunions plus efficaces, collaboratives et axées sur les résultats.
7. Modèle de carte des processus
Pensez à la dernière fois où vous avez planifié un nouveau projet ou lancé une idée. Par où avez-vous commencé et comment avez-vous planifié chaque étape jusqu'à l'achèvement final ? La planification d'un projet et d'un processus implique de nombreuses étapes. Pour bien la gérer, vous devez avoir une vision claire de chaque étape. Le modèle de carte de processus d'Asana transforme votre plan traditionnel en un flux de travail dynamique.
Cette approche vous permet :
- Répétez efficacement les étapes qui ont fait leurs preuves
- Connectez votre équipe en temps réel
- Assurez-vous que le flux de tâches se déroule sans heurts en un seul endroit.
🎯 Idéal pour : les chefs de projet, les chefs d'équipe et toute personne cherchant à rationaliser l'exécution des tâches.
📖 À lire également : Modèles gratuits de déroulement de spectacle dans Excel et ClickUp
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📖 À lire également : Questions pour un sondage sur les commentaires relatifs à un évènement (exemples et modèles)
Limites de la gestion de projet Asana
Asana offre des fonctions puissantes, mais présente encore quelques lacunes lorsqu'il est utilisé comme logiciel de gestion de projet pour les évènements.
- Flexibilité limitée : les modèles suivent une structure fixe et ne prennent pas en charge l'ajout de champs avancés, ce qui rend plus difficile leur adaptation aux besoins spécifiques de l'évènement.
- Assistance limitée pour l'exécution : les fonctionnalités d'IA se concentrent principalement sur les tâches de base et ne disposent pas de fonctionnalités de recherche connectée, de transcription ou de résumés automatisés des projets pour une planification plus rapide.
- Pas d'automatisation intégrée pour les flux de travail : les statuts des tâches, les dates d'échéance et les dépendances doivent être mis à jour manuellement, ce qui ralentit l'exécution lors d'évènements importants ou en plusieurs phases.
- Pas de suivi natif du temps consacré aux tâches : le temps passé sur les tâches ne peut être mesuré sans outils tiers, ce qui rend difficile la gestion des livrables urgents.
- Un seul responsable par tâche : chaque tâche ne peut être attribuée qu'à un seul responsable, ce qui crée des tensions lorsque plusieurs collaborateurs doivent assumer conjointement la propriété d'une tâche.
Modèles Asana alternatifs
Si vous recherchez des alternatives à Asana, l'application tout-en-un pour le travail, ClickUp ne vous décevra pas.
ClickUp Event Management vous offre tous les outils nécessaires pour créer des échéanciers détaillés, attribuer des responsabilités et coordonner directement avec les clients ou les fournisseurs.
Vous pouvez synchroniser vos réunions avec Google Agenda ou utiliser le calendrier IA ClickUp pour planifier votre emploi du temps en fonction de vos tâches, évènements et objectifs.
Avec une gamme complète d'outils de gestion du temps, de fonctionnalités d'organisation de projets et d'options de collaboration en temps réel, vous n'avez besoin de rien d'autre que cette application pour coordonner des évènements inoubliables.
Voyons maintenant les meilleurs modèles de planification et de gestion d'évènements de ClickUp, qui exploitent directement les fonctionnalités de l'application.
Un utilisateur G2 donne son avis sur ClickUp pour la gestion d'évènements :
Je l'utilise depuis plus d'un an maintenant et j'adore la façon dont il facilite mon flux de travail dans la production cinématographique. J'ai différents espaces pour différents types de projets, puis des listes pour chacun d'entre eux. J'adore la facilité avec laquelle je peux ajouter des tâches et les attribuer à quelqu'un. Je l'utilise également pour les évènements que j'organise moi-même afin de m'organiser et de fixer des délais pour ne rien oublier. J'aime la façon dont il se synchronise avec l'application.
Je l'utilise depuis plus d'un an maintenant et j'adore la façon dont il facilite mon flux de travail dans la production cinématographique. J'ai différents espaces pour différents types de projets, puis des listes pour chacun d'entre eux. J'adore la facilité avec laquelle je peux ajouter des tâches et les attribuer à quelqu'un. Je l'utilise également pour les évènements que j'organise moi-même afin de m'organiser et de fixer des délais pour ne rien oublier. J'aime la façon dont il se synchronise avec l'application.
1. Modèle ClickUp pour la planification d'évènements
La coordination d'un évènement implique la gestion simultanée de nombreux détails, notamment les lieux, les fournisseurs, les budgets et l'expérience des invités. Pour garder le contrôle sur l'ensemble, il faut disposer d'un système centralisé qui permette d'organiser tout le processus du début à la fin.
Le modèle de planification d'évènements ClickUp simplifie l'ensemble du processus en vous offrant une structure claire pour gérer chaque étape de l'exécution d'un évènement.
Voici comment ce modèle vous aide à garder le contrôle :
- Utilisez plusieurs vues personnalisées, telles que la liste pour organiser votre processus de planification et votre budget, le Tableau pour visualiser les priorités dans une disposition Kanban et le Calendrier pour gérer les échéanciers des évènements avec souplesse.
- Planifiez chaque détail, de la recherche d’emplacements à la négociation avec les fournisseurs, dans un espace centralisé.
- Organisez les tâches ClickUp à l'aide de listes intégrées pour les activités, la facturation, la préparation avant l'évènement, etc.
- Collaborez en toute transparence à l'aide des documents ClickUp pré-intégrés, avec modification en cours et mise en forme avancée, afin d'harmoniser les informations relatives aux sponsors, aux fournisseurs et aux responsabilités liées à l'évènement au sein de votre équipe.
- Suivez les jalons et les cibles budgétaires afin que votre évènement se déroule dans les délais et selon le plan.
🎯 Idéal pour : les coordinateurs d'évènements, les équipes marketing et toute personne chargée de la gestion logistique complète d'un évènement.
2. Modèle ClickUp pour la planification d'évènements et la collaboration
Pour organiser un évènement réussi, il ne suffit pas de gérer la logistique. Il faut également coordonner les équipes, les fournisseurs et les échéanciers afin que tout se déroule sans accroc. Pour y parvenir, vous avez besoin d'un système qui intègre la collaboration et la gestion des tâches dans un flux de travail unique et rationalisé.
Le modèle ClickUp pour la planification d'évènements et la collaboration rend cela possible en aidant les équipes à rester organisées et synchronisées, du lancement jusqu'au jour de l'évènement.
Utilisez ce modèle pour :
- Coordonnez sans effort les organisateurs d'évènements, les fournisseurs et les parties prenantes dans un environnement de travail partagé.
- Répartissez et attribuez clairement les tâches afin que chaque détail soit traité dans les délais impartis.
- Suivez la progression en temps réel pour anticiper les retards et les problèmes potentiels à l'aide des tableaux de bord ClickUp.
- Réduisez les tâches d’administrateur et concentrez-vous davantage sur la planification stratégique à fort impact.
🎯 Idéal pour : les responsables d’évènements, les équipes interfonctionnelles et toute personne chargée de mener des efforts collaboratifs pour des évènements.
3. Modèle de document pour la planification d'évènements ClickUp
Lorsqu'on planifie un évènement, il est essentiel de garder toutes les pièces mobiles au même endroit. De la logistique du lieu à la restauration et aux divertissements, une vue d'ensemble permet de s'assurer que rien n'est oublié.
Le modèle de document de planification d'évènements ClickUp offre un aperçu centralisé de tout ce dont vous avez besoin pour gérer un évènement réussi.
Utilisez ce modèle pour :
- Affichez en un coup d'œil les éléments clés de l'évènement sur les tableaux de bord, notamment l'emplacement, les fournisseurs, la restauration et les divertissements.
- Organisez chaque étape de votre évènement à l'aide de checklists structurées pour une exécution sans heurts.
- Assurez la cohésion des parties prenantes en partageant une source unique d'informations fiables pour la logistique des évènements.
- Réduisez les précipitations de dernière minute en effectuant le suivi de la progression des préparatifs et en confirmant les détails à l'avance.
🎯 Idéal pour : responsables d'évènements, coordinateurs logistiques et équipes chargées de la gestion d'évènements à grande échelle
4. Modèle ClickUp pour la planification d'évènements ponctuels
Vous organisez un anniversaire, un mariage ou une fête de Noël au bureau ? Le modèle ClickUp Singular Event Planning Template est conçu pour les organisateurs qui souhaitent rationaliser leurs tâches.
Utilisez ce modèle pour :
- Créez un échéancier des évènements qui couvre l'installation, l'arrivée des fournisseurs, l'attribution des places aux invités, etc.
- Créez des dépendances entre les tâches ClickUp pour éviter les confusions de dernière minute.
- Attribuez et séquencez les tâches dans le bon ordre afin que tout se déroule exactement comme prévu.
- Concentrez-vous sur la célébration en éliminant le besoin de gérer des aspects logistiques supplémentaires.
🎯 Idéal pour : Toute personne qui planifie un évènement personnel ou professionnel de complexité moyenne.
5. Modèle ClickUp pour la planification d'évènements à but non lucratif
Simplifiez la coordination grâce au modèle ClickUp pour la planification d'évènements à but non lucratif
La planification d'un évènement à but non lucratif implique la gestion des objectifs de collecte de fonds, la coordination des bénévoles, la gestion des invités, etc., tout en restant fidèle à votre mission.
Le modèle ClickUp pour la planification d'évènements à but non lucratif rassemble tout ce qui est nécessaire, vous permettant ainsi de vous concentrer sur ce qui compte le plus : avoir un impact significatif.
Utilisez ce modèle pour :
- Créez des échéanciers structurés et des checklists de tâches ClickUp pour couvrir chaque phase de l'évènement.
- Suivez et gérez attentivement vos budgets afin de rester en phase avec vos objectifs de collecte de fonds.
- Coordonnez sans effort le travail du personnel, des bénévoles et des fournisseurs dans un environnement de travail partagé.
- Conservez tous les documents de planification, notes et mises à jour centralisés pour faciliter l'accès et la collaboration.
🎯 Idéal pour : les équipes à but non lucratif qui organisent des collectes de fonds, des évènements de sensibilisation ou des actions visant à fidéliser les donateurs.
6. Modèle de plan marketing pour évènements ClickUp
Obtenez des résultats grâce au modèle de plan marketing pour évènements ClickUp
Les évènements marketing ne se résument pas à de bonnes idées. Ils exigent une planification minutieuse, une exécution dans les délais et des résultats mesurables. Que vous lanciez un produit ou organisiez une activation de marque, il est essentiel de rester organisé pour atteindre vos objectifs.
Le modèle de plan marketing pour évènements ClickUp vous aide à gérer tous les aspects de votre stratégie d'évènement, de la planification initiale au suivi et à l'analyse des performances post-évènementielles.
Modèle TV | Dossier marketing pour évènements
Utilisez ce modèle pour :
- Donnez la priorité aux évènements marketing grâce à une feuille de route claire, alignée sur vos objectifs et votre échéancier.
- Décomposez votre plan marketing pour l'évènement en tâches réalisables (par exemple, réservation du lieu, campagnes par e-mail, publications sur les réseaux sociaux) et attribuez-les aux membres de l'équipe.
- Définissez des objectifs mesurables (par exemple, nombre d'inscriptions, engagement sur les réseaux sociaux) et suivez la progression en temps réel avec ClickUp Objectifs.
- Suivez la progression en faisant glisser les tâches à travers différentes étapes telles que À faire, En cours et Terminé dans la vue Tableau/Kanban.
🎯 Idéal pour : les équipes marketing qui gèrent plusieurs évènements ou campagnes avec des objectifs de performance définis.
7. Modèle de plan de projet pour évènement virtuel ClickUp
Vous planifiez un évènement virtuel et vous ne savez pas par où commencer ? Le modèle de plan de projet pour évènement virtuel ClickUp vous offre une approche structurée pour garder le contrôle sur chaque tâche, chaque échéance et chaque détail.
Vous pouvez utiliser la vue Étapes de l'évènement pour planifier chaque étape de l'évènement et attribuer les tâches en conséquence.
Utilisez ce modèle pour :
- Utilisez ClickUp Brain pour analyser les objectifs de votre évènement et suggérer automatiquement les tâches que vous pourriez avoir besoin d'ajouter (par exemple, « Envoyer les invitations aux intervenants », « Planifier le contrôle technique », « Rédiger les e-mails relatifs à l'évènement »).
- Fournissez une brève description de l'évènement et demandez à Brain de générer une checklist de tâches pour chaque étape de votre évènement virtuel.
- Suivez et résumez automatiquement les dépenses budgétaires en fonction des mises à jour des tâches et des champs personnalisés.
- Créez des agents ClickUp AI pour les coordinateurs d'évènements, les spécialistes du marketing ou les responsables techniques afin de répondre à des questions spécifiques à leur rôle, d'automatiser les tâches répétitives ou de générer des rapports adaptés à chaque fonction.
- Maintenir une communication cohérente avec les parties prenantes grâce à un plan de communication centralisé.
🎯 Idéal pour : les Teams qui organisent des webinaires, des conférences en ligne ou des évènements virtuels.
8. Modèle de plan de projet d’évènement ClickUp
Des ateliers aux conférences à grande échelle, disposer d'un plan clair et personnalisable permet de mieux maîtriser les détails. Le modèle de plan de projet événementiel ClickUp apporte structure et visibilité à l'ensemble du flux de travail de votre évènement, quels que soient sa taille et son ampleur.
Utilisez ce modèle pour :
- Organisez et suivez les tâches pour chaque évènement, y compris le lieu, les délais et les statuts personnalisés.
- Suivez la progression en temps réel grâce à des outils visuels tels que des barres de progression et des mises à jour des tâches.
- Collaborez facilement en attribuant des tâches, en ajoutant des commentaires et en partageant les mises à jour avec votre équipe en un seul endroit.
🎯 Idéal pour : les équipes qui planifient des évènements récurrents, des lancements de produits ou des campagnes sur plusieurs emplacements.
9. Modèle ClickUp pour la planification d'évènements de grande envergure
Gérez des évènements à grande échelle à l'aide du modèle ClickUp de planification d'évènements à grande échelle afin de coordonner chaque détail.
Les rassemblements à grande échelle impliquent de nombreux éléments mobiles, notamment plusieurs fournisseurs, de longues listes d'invités et des évènements qui s'étendent sur plusieurs jours. Pour garder le contrôle, vous avez besoin d'un système de planification aussi détaillé que votre vision.
Le modèle ClickUp pour la planification d'évènements de grande envergure vous aide à gérer chaque niveau de complexité avec clarté et confiance.
Utilisez ce modèle pour :
- Suivez le statut des réponses, les besoins alimentaires et les plans de table afin que les invités se sentent pris en charge dès le début.
- Gardez un œil sur les échéanciers, les contrats, les paiements et les communications des fournisseurs, le tout au même endroit.
- Coordonner la logistique, comme les blocs d'hôtels, le transport et les calendriers d'installation, sur plusieurs jours et dans plusieurs lieux.
- Élaborez des échéanciers détaillés pour chaque évènement, puis affichez tout d'un seul coup d'œil grâce au diagramme de Gantt pour une exécution sans faille.
🎯 Idéal pour : les organisateurs d'évènements de plusieurs jours, avec un grand nombre d'invités et une logistique complexe.
10. Modèle de brief de projet d’évènement ClickUp
La mauvaise communication est l'une des principales causes des évènements désorganisés. Sans un brief clair, les équipes risquent la confusion, des objectifs mal alignés et des budgets dépassés.
Le modèle de brief de projet événementiel ClickUp vous aide à éviter le chaos en mettant tout le monde d'accord dès le départ. Avec une disposition structurée sur trois pages, comprenant un brief de l'évènement, un résumé du projet et le calendrier de l'évènement, vous disposez d'une base de planification complète.
Utilisez ce modèle pour :
- Définissez des objectifs et des attentes clairs afin que votre équipe comprenne le but et les priorités de l'évènement.
- Recueillir les commentaires des parties prenantes afin d'élaborer une stratégie d'évènement collaboratif et bien informée.
- Identifier les tâches clés et détecter rapidement les obstacles potentiels afin de réduire les risques pendant l'exécution.
- Gagnez du temps en centralisant toutes les informations relatives aux évènements dans un espace organisé et facile à naviguer.
🎯 Idéal pour : les coordinateurs d'évènements, les équipes marketing et les chefs de projet qui organisent des évènements d'entreprise.
11. Le modèle de budget pour évènements ClickUp
Le modèle de budget pour évènements ClickUp vous aide à gérer les finances de votre évènement du début à la fin, vous permettant ainsi de vous concentrer sur la planification sans incertitude financière.
Utilisez ce modèle pour :
- Surveillez chaque tâche ou élément de dépense lié au budget à l'aide de statuts personnalisés tels que « À faire », « En cours » et « Achevé ».
- Catégorisez clairement les dépenses pour le lieu, la restauration, la décoration, la photographie, les divertissements, etc.
- Surveillez les dépenses estimées par rapport aux dépenses réelles afin d'identifier les domaines dans lesquels vous dépassez ou n'atteignez pas votre budget.
- Suivez les paiements et les dépôts en souffrance pour éviter les surprises de dernière minute.
- Créez des documents collaboratifs pour réfléchir à des idées budgétaires, consigner les notes de réunion ou définir les grandes lignes des politiques budgétaires.
🎯 Idéal pour : les équipes qui gèrent les finances d'un évènement avec clarté et partage des responsabilités.
💡 Conseil de pro : Vous souhaitez obtenir rapidement des informations sur la préparation d'un évènement ? Utilisez ClickUp Brain pour obtenir des informations en temps réel sur votre projet.
12. Modèle ClickUp pour les opportunités post-évènementielles
La réussite d'un évènement dépend de la manière dont vous interagissez avec les participants après celui-ci afin d'établir des relations durables et de développer votre entreprise. Le modèle ClickUp « Opportunités post-évènement » vous aide à gérer chaque étape de votre processus de suivi de manière fluide et efficace.
Utilisez ce modèle pour :
- Filtrez, triez et analysez les données post-évènementielles pour obtenir des informations exploitables grâce à plus de 15 champs personnalisés.
- Organisez et examinez tous les commentaires en un seul endroit pour faciliter leur analyse grâce à plusieurs vues personnalisées.
- Enregistrez le temps passé sur chaque activité de suivi pour une meilleure gestion des ressources avec ClickUp Suivi du temps.
- Suivez toutes les tâches de suivi après l'évènement pour vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.
- Conservez les commentaires, les notes et les documents importants dans un seul endroit accessible.
🎯 Idéal pour : les équipes commerciales, les spécialistes du marketing des évènements et les professionnels du développement commercial qui cherchent à maximiser le retour sur investissement des évènements et à cultiver les prospects.
13. Modèle d'évènement d'entreprise ClickUp
L'organisation d'évènements joue un rôle important dans la création d'une culture d'entreprise forte. Qu'il s'agisse d'une fête de fin d'année ou d'un évènement de réseautage, la planification peut rapidement devenir stressante et accablante.
Le modèle d'évènement ClickUp Company simplifie l'ensemble du processus, aidant votre équipe à créer une proposition d'évènement claire et à gérer chaque détail en toute simplicité, du début à la fin.
Utilisez ce modèle pour :
- Fixez des objectifs clairs et suivez la progression réalisée pour chaque évènement.
- Organisez les tâches, affectez les personnes, gérez les lieux et les dates, le tout en un seul endroit.
- Hiérarchisez et surveillez les tâches afin de vous assurer que rien n'est oublié.
🎯 Idéal pour : les équipes RH, les responsables administratifs et les professionnels de la communication interne qui planifient des évènements d'entreprise de toutes tailles.
14. Modèle de gestion d'évènements ClickUp
Planifier plusieurs évènements à la fois peut sembler fastidieux, mais cela n'a pas à l'être. Grâce au modèle de gestion d'évènements ClickUp, vous pouvez rester organisé, efficace et maîtriser chaque détail du début à la fin.
Ce modèle fournit la structure nécessaire pour gérer les lieux, les invités, les budgets et les échéanciers à partir d'un espace de travail centralisé.
Utilisez ce modèle pour :
- Suivez les détails des évènements grâce à des champs personnalisés tels que la progression, le budget, le budget restant, le statut de paiement et les dépenses.
- Enregistrez le temps passé sur chaque tâche pour une planification précise des ressources et une analyse post-évènementielle.
- Collaborez en toute transparence avec vos équipes en partageant des mises à jour, des documents et des ressources en temps réel sur Docs et ClickUp Chat.
- Surveillez vos dépenses et respectez votre budget grâce aux outils intégrés de suivi budgétaire et de rapports.
- Rationalisez les flux de travail liés aux évènements afin de gérer le temps, réduire les risques et obtenir des résultats cohérents pour tous les évènements.
🎯 Idéal pour : les professionnels de la gestion d'évènements, les planificateurs d'entreprise et les équipes marketing qui jonglent avec plusieurs évènements.
15. Modèle de promotion d'évènement ClickUp
Planifiez la promotion de votre prochain évènement à l'aide du modèle de promotion d'évènement ClickUp
Une planification, une promotion et une exécution adéquates sont la formule de la réussite d'un évènement, et ce modèle vous aide à faire ces trois choses avec facilité.
Le modèle de promotion d'évènement ClickUp centralise vos efforts marketing et vous aide à gérer chaque étape du processus de promotion en un seul endroit, des campagnes sur les réseaux sociaux aux campagnes par e-mail, en passant par les partenariats avec des influenceurs.
Utilisez ce modèle pour :
- Organiser toutes les tâches de promotion, y compris le contenu des réseaux sociaux, la communication et les campagnes par e-mail.
- Définissez des échéanciers pour chaque activité afin de garantir que les promotions soient lancées à temps et avec un impact maximal.
- Tirez parti de l'IA pour trouver des angles créatifs ou des idées de campagne.
- Suivez la portée et l'efficacité de vos campagnes afin d'affiner et d'améliorer votre stratégie de promotion.
- Utilisez la fonctionnalité e-mail de ClickUp pour envoyer des invitations à des évènements personnalisées ou des mises à jour directement depuis votre environnement de travail.
🎯 Idéal pour : les spécialistes du marketing des évènements, les responsables des réseaux sociaux et les professionnels des relations publiques à la recherche d'un flux de travail promotionnel structuré et reproductible.
💡 Conseil de pro : utilisez les automatisations ClickUp pour envoyer des e-mails promotionnels à vos clients existants et potentiels sans aucun effort manuel. Vous pouvez également les utiliser pour faire passer automatiquement les tâches au statut suivant lorsque le contenu est approuvé ou publié, ou pour envoyer des notifications à l'approche des échéances.
16. Modèle de tâche « Échéancier des évènements » ClickUp
Coordonner des évènements sans échéancier structuré peut entraîner des oublis, des retards dans les tâches et un stress inutile. C'est là qu'intervient le modèle de tâche « Échéancier des évènements » de ClickUp, conçu pour vous offrir une visibilité totale, du lancement à l'exécution.
Ce modèle vous aide à décomposer votre évènement en éléments gérables, à attribuer la propriété et à suivre la progression afin que rien ne soit oublié.
Utilisez ce modèle pour :
- Visualisez l'ensemble du calendrier de votre évènement, gérez les dépendances et assurez-vous que toutes les échéances sont respectées à l'aide de la vue Échéancier.
- Planifiez chaque tâche et ressource liée à l'évènement, en vous assurant que tous les éléments sont pris en compte.
- Attribuer des responsabilités et des champs budgétaires aux membres de l'équipe afin d'établir clairement les responsabilités.
- Automatisez les rappels de tâches et les dépendances pour que tout se déroule comme prévu.
- Identifiez rapidement les risques en suivant les jalons et en signalant les retards en temps réel.
🎯 Idéal pour : les responsables chargés de superviser la logistique des évènements complexes, l'attribution des tâches et la coordination des parties prenantes.
17. Modèle de formulaire d'inscription à un évènement ClickUp
L'organisation d'un évènement exige une grande précision, car une seule erreur peut compromettre l'ensemble de votre projet. La gestion des listes de participants, des paiements et des plannings sur plusieurs plateformes ne fait qu'ajouter au chaos.
Le modèle de formulaire d'inscription à un évènement ClickUp centralise toutes les informations relatives à l'inscription en un seul endroit, ce qui facilite le suivi des participants et vous évite tout stress. Utilisez ce modèle pour :
- Créez des formulaires personnalisés adaptés à vos besoins à l'aide de ClickUp Forms.
- Saisissez et organisez efficacement les informations relatives aux participants, des détails de base à l'accès VIP et aux préférences alimentaires.
- Gérez les réponses et les ventes de billets sans suivi manuel ni précipitation de dernière minute.
- Synchronisez les données d'inscription directement dans votre flux de travail pour des mises à jour en temps réel.
- Automatisez les rappels et les mises à jour pour tenir les participants informés et impliqués.
🎯 Idéal pour : les organisateurs d'évènements d'entreprise, les responsables de conférences et les organisateurs de réseaux qui ont besoin d'un système d'inscription et de suivi simplifié.
🧠 Anecdote amusante : RSVP vient de l'expression française Répondez s'il vous plaît, qui signifie « Veuillez répondre ».
Planifiez vos évènements en toute simplicité grâce aux modèles ClickUp
De la rédaction de votre proposition d'évènement à l'attribution des tâches, en passant par le suivi de la progression et la conclusion des activités post-évènementielles, les modèles simplifient le processus et vous font gagner du temps.
Si les modèles de planification d'évènements d'Asana offrent une structure, ils manquent toutefois de personnalisation et d'automatisation, deux domaines dans lesquels ClickUp excelle.
Les modèles ClickUp vous offrent un espace centralisé doté de fonctionnalités intelligentes qui vous fournissent de l’assistance à chaque étape de votre processus de planification.
Essayez ClickUp dès aujourd'hui pour clarifier et contrôler votre processus de planification d'évènements.