Planifier un évènement, qu'il soit réel ou virtuel, implique de jongler entre les fournisseurs, les budgets, les délais et la coordination des équipes. Sans le bon système, le processus de planification peut rapidement devenir accablant. C'est là que les modèles de planification d'évènements peuvent vous aider.
Avec un seul modèle, vous pouvez rationaliser chaque étape de la gestion de projet d'un évènement, depuis l'attribution des tâches et la définition des dates d'échéance jusqu'au suivi de la progression en temps réel.
Les meilleurs modèles de projet permettront à toute votre équipe de rester sur la même longueur d'onde et à votre échéancier de rester à jour, sans feuilles de calcul confuses ni désordre.
Dans cet article, nous avons rassemblé des modèles Asana utiles pour planifier des évènements, ainsi que des alternatives personnalisables pour simplifier la planification de vos projets et rester organisé du début à la fin.
👀 Le saviez-vous ? Les entreprises qui misent sur la croissance axée sur les évènements (ELG) constatent un impact réel sur leur activité. Plus de 60 % d'entre elles font état d'une meilleure visibilité de leur marque et de meilleures relations avec leurs clients, tandis que plus de la moitié affirment que cela les aide à établir de nouveaux partenariats.
Que sont les modèles Asana pour la planification d'évènements ?
Les modèles de planification d'évènements Asana sont des dispositions de projet prêtes à l'emploi qui aident les équipes à organiser des évènements en assurant le suivi des tâches à venir et des échéanciers.
Ces modèles fournissent une approche structurée pour décomposer chaque phase de votre évènement, depuis l'élaboration de l'agenda de la conférence jusqu'au lancement des campagnes marketing. Vous mappez les responsabilités, attribuez les propriétaires et liez les tâches aux dates d'échéance clés, garantissant ainsi que rien n'est oublié.
Supposons que vous planifiez un sommet de deux jours pour le lancement d'un produit. Vous ouvrez un modèle de planification d'évènement Asana qui comprend des sections prédéfinies pour la logistique, la conception et le marketing de l'évènement. Vous pouvez affecter des membres de l'équipe à chaque tâche et définir des échéances afin de suivre les éléments exploitables et de faire avancer tout le projet.
Avec le bon modèle en place, votre équipe peut se concentrer moins sur l'installation et plus sur la réalisation d'un évènement exceptionnel.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de planification d'évènement Asana ?
Un modèle de planification d'évènement Asana bien conçu vous aide à planifier, exécuter et suivre efficacement les tâches liées à un évènement, ce qui vous permet d'économiser du temps et des efforts. Les plus efficaces comprennent les fonctionnalités suivantes :
- Sections pour planifier la logistique : Le modèle doit détailler les informations relatives à l'évènement (lieu, intervenants, fournisseurs, autorisations) afin d'éviter toute perte d'informations importantes
- Champs personnalisés pour une proposition d'évènement : Vous devriez voir des champs tels que le type d'évènement, le budget et les objectifs du projet déjà inclus, vous n'avez donc pas besoin de créer votre forfait à partir de zéro
- Vue intégrée de l'échéancier et du calendrier : Elle doit afficher clairement les phases des évènements, la durée des tâches et les échéances afin que vous puissiez suivre chaque activité tout au long du processus de planification
- Outils de collaboration et de communication : Le modèle doit prendre en charge l'étiquetage, les commentaires et les mises à jour afin d'éviter toute erreur de communication lors des étapes critiques d'un évènement
- Assistance pour l'automatisation et les règles : Cela devrait permettre aux mises à jour de statut ou aux attributions de tâches de se déclencher automatiquement afin que votre équipe puisse se concentrer sur l'exécution proprement dite
- Compatibilité intégrée avec des outils tiers : Les modèles qui se connectent à des logiciels de gestion d'évènements ou à des outils CRM permettent de réduire la coordination manuelle entre plusieurs applications
- Planification basée sur l'IA : Votre modèle doit vous permettre d'utiliser l'IA pour planifier des évènements et automatiser des tâches répétitives telles que la planification et les suivis
10 modèles gratuits Asana pour la planification d'évènements
Choisir le bon modèle de planification d'évènement peut transformer la manière dont votre équipe s'organise et reste productive.
Voici les meilleurs modèles de projet Asana conçus pour répondre à des besoins spécifiques, chacun accompagné d'une brève description pour vous aider à trouver rapidement l'option la plus adaptée.
1. Modèle de calendrier pour les réseaux sociaux
La gestion de contenu sur plusieurs plateformes peut s'avérer fastidieuse. Le modèle Calendrier des réseaux sociaux d'Asana vous offre un hub centralisé pour planifier, suivre et exécuter efficacement votre stratégie de contenu.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Planifiez et affichez le contenu sur toutes les plateformes à l'aide du calendrier visuel
- Suivez le statut, la priorité et le type de contenu grâce à des champs personnalisés
- Divisez les tâches volumineuses en étapes gérables à l'aide de sous-tâches
- Assurez-vous que la séquence est correcte en configurant les dépendances entre les tâches
- Collaborez et partagez vos commentaires directement dans les tâches à l'aide des outils de communication intégrés
🎯 Idéal pour : les équipes marketing qui utilisent des modèles de projet pour rationaliser la production de contenu sur tous les canaux et maintenir leurs campagnes sur la bonne voie
2. Modèle de planification d'évènement
Le modèle de planification d'évènement d'Asana simplifie la gestion des fournisseurs, des budgets, des échéanciers et des tâches. Il vous aide à rester organisé grâce à un environnement de travail numérique qui capture chaque détail et permet à votre équipe de rester alignée du début à la fin.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Suivez les détails des évènements, les échéances et la logistique en un seul endroit
- Coordonnez-vous de manière transparente avec les fournisseurs, les parties prenantes et vos collègues
- Visualisez l'échéancier de votre évènement et gardez une longueur d'avance sur les jalons clés
- Dupliquez votre modèle pour simplifier la planification de vos prochains évènements
🎯 Idéal pour : Les équipes utilisant un logiciel de gestion de projet pour des évènements tels que des lancements, des conférences ou des séminaires
3. Modèle de lancement de produit
Le lancement d'un produit est un enjeu de taille, mais sans structure, il peut facilement échouer. Un forfait clair et centralisé permet de garder chaque détail sur la bonne voie, chaque coéquipier aligné et chaque échéance à portée de main.
Le modèle de lancement de produit d'Asana aide les chefs de produit à coordonner les échéanciers, les ressources et les mises à jour au sein d'un flux de travail unique et connecté.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Partagez les forfaits de lancement de produit dans les vues Échéancier, Tableaux, Listes ou Calendrier
- Conservez les ressources de lancement telles que les spécifications, les messages et les conceptions à portée de main
- Fournissez des mises à jour en temps réel sur le statut des tâches afin de réduire les allers-retours et les réunions inutiles
- Identifiez et résolvez les conflits de synchronisation avant qu'ils ne retardent votre lancement
🎯 Idéal pour : Les chefs de produit qui dirigent des équipes interfonctionnelles pour assurer des lancements organisés et dans les délais
4. modèle de réunion individuelle
les réunions individuelles sont essentielles, mais sans structure, elles peuvent facilement dérailler. Une mise en forme claire et cohérente permet de garder les discussions ciblées, productives et exploitables.
Le modèle de réunion individuelle d'Asana aide les managers et leurs subordonnés directs à s'aligner sur les priorités, à suivre la progression et à favoriser la croissance chaque semaine.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Suivez les éléments d'action avec les assignés et les dates d'échéance
- Consigner et revoir ses objectifs de carrière à long terme
- Partagez des commentaires asynchrones pour accélérer la progression
- Préparez à l'avance les points à aborder afin de rester concentré
🎯 Idéal pour : Les managers qui accompagnent les membres de leur équipe dans leur développement, leur feedback et la définition d'objectifs
🧠 Anecdote : Le Super Bowl est plus que le plus grand spectacle sportif américain ; c'est une véritable masterclass en matière de coordination d'évènements à grande échelle. En 2025, lorsque la Nouvelle-Orléans a accueilli le Super Bowl LIX au Caesars Superdome, cet événement a généré un impact économique stupéfiant de 1,25 milliard de dollars dans tout l'État, assurant l'assistance de près de 9 787 emplois locaux et attirant environ 115 000 spectateurs, dont environ 100 000 provenant d'autres États.
La planification s'étend sur plusieurs mois de coordination entre la NFL, les agences municipales, les services de sécurité et les fournisseurs, qui gèrent tout, de la sécurité et la circulation aux spectacles en direct et aux retransmissions mondiales.
5. Modèle d'agenda de réunion
Les réunions doivent être productives, pas une perte de temps. Sans structure, il est facile de sortir d'une réunion en se demandant ce qui vient de se passer. Le modèle d'agenda de réunion d'Asana aide les équipes à clarifier les objectifs, à attribuer les responsabilités et à tirer le meilleur parti de chaque réunion.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Standardisez la manière dont les réunions sont planifiées et organisées
- Alignez votre équipe sur l'objectif, les objectifs et les responsabilités de la réunion
- Maintien des discussions axées sur les sujets désignés, les priorités et les limites de temps
- Capturez les éléments d'action en temps réel et attribuez des étapes claires
- Organisez les notes de réunion, les agendas et les suivis dans un seul endroit accessible
🎯 Idéal pour : Les équipes qui souhaitent organiser des réunions plus efficaces, collaboratives et axées sur les résultats
7. Modèle de plan de processus
Pensez à la dernière fois que vous avez planifié un nouveau projet ou lancé une idée. Par où avez-vous commencé et comment avez-vous mappé chaque étape jusqu'à son achèvement ? La planification de projets et de processus implique de nombreuses étapes. Pour bien la gérer, vous devez avoir une vue claire de chaque étape. Le modèle de plan de processus d'Asana transforme votre plan traditionnel en un flux de travail dynamique.
Cette approche vous permet de :
- Répétez efficacement les étapes qui ont fait leurs preuves
- Connectez votre équipe en temps réel
- Assurez le bon déroulement de toutes les tâches en un seul endroit
🎯 Idéal pour : Les chefs de projet, les responsables d'équipe et tous ceux qui cherchent à rationaliser l'exécution des tâches
📖 À lire également : Modèles gratuits de déroulement de spectacle dans Excel et ClickUp
📮 ClickUp Insight : Seuls 36 % des employés se déconnectent complètement à la fin de leur journée de travail, ce qui signifie que près des deux tiers font des heures supplémentaires ou s'inquiètent pour leur travail pendant leur temps libre. Cette culture du « toujours connecté » mène tout droit au burnout.
🔥 Automatisez vos routines de fin de journée avec ClickUp ! Configurez des résumés de fin de journée alimentés par l'IA, des rappels générés par l'IA pour les fils de commentaires et le blocage automatique du temps dans le calendrier ClickUp afin de planifier des plages horaires sans travail pour une pause bien méritée !
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📖 À lire également : Questions pour un sondage sur un évènement (exemples et modèles)
Limites de la gestion de projet Asana
Asana offre des fonctionnalités puissantes, mais présente encore quelques lacunes lorsqu'il est utilisé comme logiciel de gestion de projet pour des évènements.
- Flexibilité limitée : Les modèles suivent une structure fixe et ne prennent pas en charge l'ajout de champs avancés, ce qui rend plus difficile leur adaptation aux besoins spécifiques d'un évènement
- Assistance limitée pour l'exécution : Les fonctionnalités d'IA se concentrent principalement sur les tâches de base et ne comprennent pas la recherche connectée, la transcription ou les résumés automatisés des projets pour une planification plus rapide
- Pas d'automatisation intégrée pour les flux de travail : Les statuts des tâches, les dates d'échéance et les dépendances doivent être mis à jour manuellement, ce qui ralentit l'exécution lors d'évènements importants ou en plusieurs phases
- Pas de suivi du temps natif pour les tâches : Le temps passé sur les tâches ne peut pas être mesuré sans outils tiers, ce qui rend difficile la gestion des livrables urgents
- Un seul assigné par tâche : Chaque tâche ne peut avoir qu'un seul assigné, ce qui crée des frictions lorsque plusieurs collaborateurs doivent assumer conjointement la propriété
Modèles Asana alternatifs
Si vous recherchez une alternative à Asana, l'application tout-en-un pour le travail, ClickUp ne vous décevra pas.
La gestion des évènements ClickUp vous offre tous les outils nécessaires pour créer des échéanciers détaillés, attribuer des responsabilités et coordonner directement avec vos clients ou fournisseurs.
Vous pouvez synchroniser vos réunions avec Google Agenda ou utiliser le calendrier ClickUp AI pour planifier votre emploi du temps en fonction de vos tâches, évènements et objectifs.
Avec une suite complète d'outils de gestion du temps, des fonctionnalités d'organisation de projets et des options de collaboration en temps réel, vous n'avez besoin de rien d'autre que cette application pour coordonner des évènements inoubliables.
Voyons maintenant les meilleurs modèles de ClickUp pour la planification et la gestion d'évènements, qui exploitent directement les fonctionnalités de l'application.
Un utilisateur G2 évalue ClickUp pour la gestion d'évènements :
Je l'utilise depuis plus d'un an maintenant et j'adore la façon dont il facilite mon flux de travail dans la production cinématographique. J'ai différents espaces pour différents types de projets, puis des listes pour chacun d'entre eux. J'adore la facilité avec laquelle je peux ajouter des tâches et les attribuer à quelqu'un. Je l'utilise également pour les évènements que j'organise moi-même afin de fixer des délais et de ne rien oublier. J'aime la façon dont il se synchronise avec l'application.
Je l'utilise depuis plus d'un an maintenant et j'adore la façon dont il facilite mon flux de travail dans la production cinématographique. J'ai différents espaces pour différents types de projets, puis des listes pour chacun d'entre eux. J'adore la facilité avec laquelle je peux ajouter des tâches et les attribuer à quelqu'un. Je l'utilise également pour les évènements que j'organise moi-même afin de fixer des délais et de ne rien oublier. J'aime la façon dont il se synchronise avec l'application.
1. Modèle ClickUp pour la planification d'évènements
La coordination d'un évènement implique la gestion simultanée de nombreux détails, notamment les lieux, les fournisseurs, les budgets et l'expérience des invités. Pour garder le contrôle, il faut un système centralisé qui organise tout du début à la fin.
Le modèle de planification d'évènements ClickUp simplifie l'ensemble du processus en vous offrant une structure claire pour gérer chaque phase de l'exécution d'un évènement.
Voici comment ce modèle vous aide à garder le contrôle :
- Utilisez plusieurs vues personnalisées, telles que Liste pour organiser votre processus de planification et votre budget, Tableau pour visualiser les priorités dans une disposition Kanban et Calendrier pour gérer les échéanciers des évènements avec souplesse
- Planifiez chaque détail, de la recherche d'emplacements à la négociation avec les fournisseurs, dans un espace centralisé
- Organisez les tâches ClickUp à l'aide de listes intégrées pour les activités, la facturation, la préparation avant un évènement, etc
- Collaborez en toute transparence à l'aide des documents ClickUp prédéfinis, avec modification en temps réel et mise en forme avancée, afin d'harmoniser les informations de votre équipe sur les sponsors, les fournisseurs et les responsabilités liées à l'évènement
- Suivez les jalons clés et les cibles budgétaires afin que votre évènement reste dans les temps et sur la bonne voie
🎯 Idéal pour : Les coordinateurs d'évènements, les équipes marketing et toute personne chargée de la logistique complète d'un évènement
2. Modèle ClickUp pour la planification et la collaboration d'évènements
La planification d'un évènement réussi ne se limite pas à la gestion logistique. Elle implique également la coordination des équipes, des fournisseurs et des échéanciers afin que tout se déroule sans accroc. Pour y parvenir, vous avez besoin d'un système qui intègre la collaboration et la gestion des tâches dans un flux de travail unique et rationalisé.
Le modèle ClickUp pour la planification et la collaboration d'évènements rend cela possible en aidant les équipes à rester organisées et synchronisées, du lancement jusqu'au jour J.
Utilisez ce modèle pour :
- Coordonnez sans effort les efforts des organisateurs d'évènements, des fournisseurs et des parties prenantes dans un environnement de travail partagé
- Répartissez et attribuez clairement les tâches afin que chaque détail soit traité dans les délais prévus
- Suivez la progression en temps réel pour anticiper les retards et les problèmes potentiels à l'aide des tableaux de bord ClickUp
- Réduisez les frais généraux liés à l'administration et concentrez-vous davantage sur la planification stratégique à fort impact
🎯 Idéal pour : Les responsables d'évènements, les équipes interfonctionnelles et toute personne dirigeant des efforts collaboratifs liés à des évènements
3. Modèle de document de planification d'évènements ClickUp
Lors de la planification d'un évènement, il est essentiel de garder toutes les pièces mobiles au même endroit. De la logistique du lieu à la restauration et au divertissement, une vue d'ensemble permet de s'assurer que rien n'est oublié.
Le modèle de document de planification d'événements ClickUp fournit un aperçu centralisé de tout ce dont vous avez besoin pour gérer un événement réussi.
Utilisez ce modèle pour :
- Affichez les éléments clés de l'évènement en un coup d'œil sur les tableaux de bord, notamment l'emplacement, les fournisseurs, la restauration et les divertissements
- Organisez chaque phase de votre évènement grâce à des checklists structurées pour une exécution sans faille
- Assurez la cohérence entre les parties prenantes grâce au partage d'une source unique d'informations fiables pour la logistique des évènements
- Réduisez les imprévus de dernière minute grâce au suivi de la progression et à la confirmation des détails à l'avance
🎯 Idéal pour : Responsables d'évènements, coordinateurs logistiques et équipes gérant des opérations événementielles à grande échelle
4. Modèle ClickUp pour la planification d'un événement unique
Vous organisez un anniversaire, un mariage ou une fête de Noël au bureau ? Le modèle ClickUp pour l'organisation d'évènements ponctuels est conçu pour les organisateurs qui souhaitent simplifier leur travail.
Utilisez ce modèle pour :
- Créez un échéancier pour l'évènement qui couvre l'installation, l'arrivée des fournisseurs, l'attribution des places aux invités, etc
- Créez des dépendances entre les tâches ClickUp pour éviter les confusions de dernière minute
- Attribuez et séquencez les tâches dans le bon ordre afin que tout se passe exactement comme prévu
- Concentrez-vous sur la fête en éliminant les contraintes logistiques supplémentaires
🎯 Idéal pour : Toute personne prévoyant un évènement personnel ou professionnel de complexité moyenne
5. Modèle ClickUp pour la planification d'évènements à but non lucratif
Simplifiez la coordination à l'aide du modèle ClickUp pour la planification d'évènements à but non lucratif
Planifier un évènement à but non lucratif implique de gérer des objectifs de collecte de fonds, de coordonner les bénévoles, de gérer les invités, et bien plus encore, tout en restant fidèle à votre mission.
Le modèle ClickUp pour la planification d'évènements à but non lucratif rassemble tout ce dont vous avez besoin, vous permettant ainsi de vous concentrer sur ce qui compte le plus : avoir un impact significatif.
Utilisez ce modèle pour :
- Créez des échéanciers structurés et des checklists de tâches ClickUp pour couvrir chaque phase de l'évènement
- Suivez et gérez attentivement vos budgets afin de rester en phase avec vos objectifs de collecte de fonds
- Coordonnez sans effort le travail de votre personnel, de vos bénévoles et de vos fournisseurs dans un environnement de travail partagé
- Conservez tous les documents de planification, notes et mises à jour centralisés pour faciliter l'accès et la collaboration
🎯 Idéal pour : Les équipes à but non lucratif qui organisent des collectes de fonds, des évènements de sensibilisation ou des engagements de donateurs
6. Modèle de forfait marketing pour évènements ClickUp
Obtenez des résultats grâce au modèle de forfait marketing pour évènements ClickUp
Les évènements marketing ne se résument pas à de bonnes idées. Ils exigent une planification minutieuse, une exécution dans les délais et des résultats mesurables. Que vous lanciez un produit ou organisiez une activation de marque, il est essentiel de rester organisé pour atteindre vos objectifs.
Le modèle de forfait marketing événementiel ClickUp vous aide à gérer tous les aspects de votre stratégie événementielle, de la planification initiale au suivi et à l'analyse des performances après l'événement.
Modèle TV | Dossier marketing événementiel
Utilisez ce modèle pour :
- Hiérarchisez les évènements marketing à l'aide d'une feuille de route claire, alignée sur vos objectifs et votre échéancier
- Décomposez votre forfait marketing pour l'évènement en tâches réalisables (par exemple, réservation du lieu, campagnes par e-mail, publications sur les réseaux sociaux) et attribuez-les aux membres de l'équipe
- Définissez des objectifs mesurables (par exemple, nombre d'inscriptions, engagement sur les réseaux sociaux) et suivez leur progression en temps réel avec ClickUp Objectifs
- Suivez la progression en faisant glisser les tâches à travers les étapes telles que À faire, En cours et Terminé dans la vue Tableau/Kanban
🎯 Idéal pour : Les équipes marketing qui gèrent plusieurs évènements ou campagnes avec des objectifs de performance définis
7. Modèle de forfait pour projet d'évènement virtuel ClickUp
Vous planifiez un évènement virtuel et vous ne savez pas par où commencer ? Le modèle de forfait pour projet d'évènement virtuel ClickUp vous offre une approche structurée pour rester au fait de toutes les tâches, échéances et détails.
Vous pouvez utiliser la vue Étape de l'évènement pour planifier chaque étape de l'évènement et attribuer les tâches en conséquence.
Utilisez ce modèle pour :
- Utilisez ClickUp Brain pour analyser les objectifs de votre évènement et suggérer automatiquement les tâches que vous pourriez avoir besoin d'ajouter (par exemple, « Envoyer les invitations aux intervenants », « Planifier la vérification technique », « Rédiger les e-mails relatifs à l'évènement »)
- Fournissez une brève description de l'évènement et demandez à Brain de générer une checklist des tâches pour chaque étape de votre évènement virtuel
- Suivez et résumez automatiquement les dépenses budgétaires en fonction des mises à jour des tâches et des champs personnalisés
- Créez des agents ClickUp AI pour les coordinateurs d'évènements, les spécialistes du marketing ou les responsables techniques afin de répondre à des questions spécifiques à leur rôle, d'automatiser les tâches répétitives ou de générer des rapports adaptés à chaque fonction
- Maintenir une communication cohérente avec les parties prenantes grâce à un plan de communication centralisé
🎯 Idéal pour : Les équipes qui organisent des webinaires, des conférences en ligne ou des évènements virtuels
8. Modèle de forfait pour projet d'évènement ClickUp
Des ateliers aux conférences à grande échelle, disposer d'un forfait clair et personnalisable vous permet de garder une longueur d'avance sur les détails. Le modèle de plan de projet d'évènement ClickUp apporte structure et visibilité à l'ensemble du flux de travail de votre évènement, quelle que soit sa taille ou son ampleur.
Utilisez ce modèle pour :
- Organisez et suivez les tâches pour chaque évènement, y compris l'emplacement, les délais et les statuts personnalisés
- Suivez la progression en temps réel grâce à des outils visuels tels que des barres de progression et des mises à jour des tâches
- Collaborez facilement en attribuant des tâches, en ajoutant des commentaires et en partageant des mises à jour avec votre équipe en un seul endroit
🎯 Idéal pour : Les équipes qui planifient des évènements récurrents, des lancements de produits ou des campagnes sur plusieurs emplacements
9. Modèle ClickUp pour la planification d'événements de grande envergure
Gérez des évènements à grande échelle à l'aide du modèle ClickUp Large Event Planning Template pour coordonner chaque détail
Les rassemblements à grande échelle impliquent de nombreux éléments mobiles, notamment plusieurs fournisseurs, de longues listes d'invités et des évènements qui s'étendent sur plusieurs jours. Pour garder le contrôle, vous avez besoin d'un système de planification aussi détaillé que votre vision.
Le modèle ClickUp pour la planification d'événements de grande envergure vous aide à gérer chaque niveau de complexité avec clarté et confiance.
Utilisez ce modèle pour :
- Suivez le statut des réponses, les besoins alimentaires et les plans de place afin que les invités se sentent pris en charge dès le début
- Gardez un œil sur les échéanciers, les contrats, les paiements et les communications des fournisseurs, le tout au même endroit
- Coordonner la logistique, comme les blocs d'hôtels, le transport et les horaires d'installation sur plusieurs jours et plusieurs sites
- Élaborez des échéanciers détaillés pour chaque évènement, puis affichez tout d'un seul coup d'œil grâce au diagramme de Gantt pour une exécution sans faille
🎯 Idéal pour : Les organisateurs d'évènements sur plusieurs jours, avec un grand nombre d'invités et une logistique complexe
10. Modèle de brief de projet ClickUp pour un événement
La mauvaise communication est l'une des principales causes d'événements désorganisés. Sans un brief clair, les équipes risquent la confusion, des objectifs mal alignés et des budgets dépassés.
Le modèle de brief de projet d'évènement ClickUp vous aide à éviter le chaos en alignant tout le monde dès le départ. Grâce à une disposition structurée sur trois pages, comprenant un brief de l'évènement, un résumé du projet et le calendrier de l'évènement, vous disposez d'une base de planification complète.
Utilisez ce modèle pour :
- Définissez des objectifs et des attentes clairs afin que votre équipe comprenne le but et les priorités de l'évènement
- Recueillir les commentaires des parties prenantes afin d'élaborer une stratégie collaborative et éclairée pour l'évènement
- Identifiez les tâches clés et détectez rapidement les obstacles potentiels afin de réduire les risques pendant l'exécution
- Gagnez du temps en centralisant toutes les informations relatives à vos évènements dans un espace organisé et facile à naviguer
🎯 Idéal pour : Les coordinateurs d'évènements, les équipes marketing et les chefs de projet organisant des événements d'entreprise
11. Le modèle de budget pour les évènements ClickUp
Le modèle de budget pour évènement ClickUp vous aide à gérer les finances de votre évènement du début à la fin, vous permettant ainsi de vous concentrer sur la planification sans incertitude financière.
Utilisez ce modèle pour :
- Surveillez chaque tâche ou élément de dépense lié au budget à l'aide de statuts personnalisés tels que « À faire », « En cours » et « Achevé »
- Catégorisez clairement les dépenses pour le lieu, la restauration, la décoration, la photographie, les divertissements, etc
- Surveillez les dépenses estimées par rapport aux dépenses réelles afin d'identifier les domaines dans lesquels vous dépassez ou n'atteignez pas votre budget
- Suivez les paiements et les dépôts en attente pour éviter les surprises de dernière minute
- Créez des documents collaboratifs pour réfléchir à des idées budgétaires, consigner les notes de réunion ou définir les grandes lignes des politiques budgétaires
🎯 Idéal pour : Les équipes qui gèrent les finances d'évènements avec clarté et partage des responsabilités
💡 Conseil de pro : Vous souhaitez obtenir rapidement des informations sur la préparation d'un évènement ? Utilisez ClickUp Brain pour obtenir des informations en temps réel sur votre projet.
12. Modèle ClickUp « Opportunités post-évènement »
La réussite d'un évènement dépend de la manière dont vous engagez les participants après celui-ci afin de construire des relations durables et de développer votre entreprise. Le modèle ClickUp « Opportunités post-évènement » vous aide à gérer chaque étape de votre processus de suivi de manière fluide et efficace.
Utilisez ce modèle pour :
- Filtrez, triez et analysez les données post-évènement pour obtenir des informations exploitables grâce à plus de 15 champs personnalisés
- Organisez et examinez tous les commentaires en un seul endroit pour faciliter l'analyse grâce à plusieurs affichages personnalisés
- Enregistrez le temps passé sur chaque activité de suivi pour une meilleure gestion des ressources avec le suivi du temps ClickUp
- Suivez toutes les tâches de suivi après l'évènement afin de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet
- Conservez les commentaires, les notes et les documents importants dans un seul endroit accessible
🎯 Idéal pour : Les équipes commerciales, les spécialistes du marketing événementiel et les professionnels du développement commercial qui cherchent à maximiser le retour sur investissement des évènements et à nourrir leurs prospects
13. Modèle d'évènement ClickUp pour les entreprises
L'organisation d'évènements joue un rôle important dans la construction d'une culture d'entreprise forte. Qu'il s'agisse d'une fête de fin d'année ou d'un événement de réseautage, la planification peut rapidement devenir stressante et accablante.
Le modèle d'évènement d'entreprise ClickUp simplifie l'ensemble du processus, aidant votre équipe à créer une proposition d'évènement claire et à gérer chaque détail en toute simplicité, du début à la fin.
Utilisez ce modèle pour :
- Définissez des objectifs clairs et suivez la progression pour chaque évènement
- Organisez les tâches, affectez les personnes et gérez les lieux et les dates, le tout en un seul endroit
- Hiérarchisez et surveillez les tâches afin de vous assurer que rien n'est oublié
🎯 Idéal pour : les équipes RH, les responsables administratifs et les professionnels de la communication interne qui planifient des évènements d'entreprise de toutes tailles
14. Modèle ClickUp pour la gestion d'évènements
Planifier plusieurs évènements à la fois peut sembler fastidieux, mais cela n'est pas forcément le cas. Grâce au modèle de gestion d'évènements ClickUp, vous pouvez rester organisé, efficace et maîtriser chaque détail du début à la fin.
Ce modèle fournit la structure nécessaire pour gérer les lieux, les invités, les budgets et les échéanciers à partir d'un environnement de travail centralisé.
Utilisez ce modèle pour :
- Suivez les détails des évènements grâce à des champs personnalisés tels que Progression, Budget, Budget restant, Statut du paiement et Dépenses
- Enregistrez le temps passé sur chaque tâche pour une planification précise des ressources et une analyse post-évènement
- Collaborez en toute transparence avec vos équipes en partageant des mises à jour, des fichiers et des ressources en temps réel sur Docs et ClickUp Chat
- Surveillez vos dépenses et respectez votre budget grâce aux outils intégrés de suivi et de rapports budgétaires
- Rationalisez les flux de travail liés aux évènements afin de gérer le temps, réduire les risques et obtenir des résultats cohérents pour tous les évènements
🎯 Idéal pour : Les professionnels de la gestion d'évènements, les planificateurs d'entreprise et les équipes marketing qui jonglent entre plusieurs évènements
15. Modèle de promotion d'évènement ClickUp
Planifiez la promotion de votre prochain évènement à l'aide du modèle ClickUp Event Promotion Template
Planifier, promouvoir et exécuter correctement : telle est la formule pour réussir un évènement. Ce modèle vous aide à réaliser ces trois tâches avec facilité.
Le modèle de promotion d'évènement ClickUp centralise vos efforts marketing et vous aide à gérer chaque étape du processus promotionnel en un seul endroit, des campagnes sur les réseaux sociaux à la diffusion d'e-mails et aux partenariats avec des influenceurs.
Utilisez ce modèle pour :
- Organiser toutes les tâches promotionnelles, y compris le contenu des réseaux sociaux, la sensibilisation et les campagnes par e-mail
- Définissez des échéanciers pour chaque activité afin de garantir que les promotions soient lancées à temps et avec un impact maximal
- Tirez parti de l'IA pour trouver des angles créatifs ou des idées de campagne
- Suivez la portée et l'efficacité de vos campagnes afin d'affiner et d'améliorer votre stratégie promotionnelle
- Utilisez la fonctionnalité e-mail de ClickUp pour envoyer des invitations personnalisées à des évènements ou des mises à jour directement depuis votre environnement de travail
🎯 Idéal pour : Les spécialistes du marketing événementiel, les responsables des réseaux sociaux et les professionnels des relations publiques à la recherche d'un flux de travail promotionnel structuré et reproductible
💡 Conseil de pro : utilisez les automatisations ClickUp pour envoyer des e-mails promotionnels à vos clients existants et prospects sans aucun effort manuel. Vous pouvez également les utiliser pour faire passer automatiquement les tâches au statut suivant lorsque leur contenu est approuvé ou publié, ou envoyer des notifications lorsque les délais approchent.
16. Modèle de tâche Échéancier d'évènement ClickUp
Coordonner des évènements sans échéancier structuré peut entraîner des oublis, des retards dans les tâches et un stress inutile. C'est là que le modèle de tâche Échéancier d'évènements ClickUp entre en jeu, conçu pour vous offrir une visibilité totale, du lancement à l'exécution.
Ce modèle vous aide à décomposer votre évènement en éléments gérables, à attribuer la propriété et à suivre la progression afin que rien ne soit oublié.
Utilisez ce modèle pour :
- Visualisez l'ensemble du calendrier de votre évènement, gérez les dépendances et assurez-vous que toutes les échéances sont respectées à l'aide de la vue Échéancier
- Mappez chaque tâche et ressource nécessaire à l'évènement, en vous assurant que tous les éléments sont pris en compte
- Attribuez des responsabilités et des champs budgétaires aux membres de l'équipe pour une responsabilité claire
- Automatisez les rappels de tâches et les dépendances pour que tout se déroule comme prévu
- Identifiez rapidement les risques en suivant les jalons et en signalant les retards en temps réel
🎯 Idéal pour : Les responsables chargés de superviser la logistique d'évènements complexes, l'attribution des tâches et la coordination des parties prenantes
17. Modèle de formulaire d'inscription à un événement ClickUp
L'exécution d'un évènement exige une grande précision, car une seule erreur peut compromettre l'ensemble de votre forfait. La gestion des listes de participants, des paiements et des horaires sur plusieurs plateformes ne fait qu'ajouter au chaos.
Le modèle de formulaire d'inscription à un événement ClickUp centralise toutes les informations relatives à l'inscription en un seul endroit, ce qui facilite le suivi des participants et vous évite tout stress. Utilisez ce modèle pour :
- Créez des formulaires personnalisés adaptés à vos besoins à l'aide des formulaires ClickUp
- Saisissez et organisez efficacement les informations relatives aux participants, des détails de base aux accès VIP et aux préférences alimentaires
- Gérez les réponses et les ventes de billets sans suivi manuel ni précipitation de dernière minute
- Synchronisez les données d'inscription directement dans le flux de travail de votre évènement pour des mises à jour en temps réel
- Automatisez les rappels et les mises à jour pour tenir les participants informés et impliqués
🎯 Idéal pour : Les organisateurs d'événements d'entreprise, les responsables de conférences et les organisateurs de réseaux qui ont besoin d'un système d'inscription et de suivi simplifié
🧠 Anecdote : RSVP vient de l'expression française Répondez s'il vous plaît, qui signifie « Veuillez répondre »
Organisez vos évènements en toute simplicité grâce aux modèles ClickUp
De la rédaction de votre proposition d'évènement à l'attribution des tâches, en passant par le suivi de la progression et la conclusion des activités post-évènement, les modèles simplifient le processus et vous font gagner du temps.
Si les modèles de planification d'évènements d'Asana offrent une structure, ils manquent toutefois de personnalisation et d'automatisation, deux domaines dans lesquels ClickUp excelle.
Les modèles ClickUp vous offrent un espace centralisé doté de fonctionnalités intelligentes qui vous assistent à chaque étape de votre processus de planification.
Essayez ClickUp dès aujourd'hui pour clarifier et contrôler le processus de planification de vos évènements.