Comment assurer le suivi des tâches au travail ?
Gestion de projet

Comment assurer le suivi des tâches au travail ?

À l'ère des distractions numériques, nous sommes tous tourmentés par un éventail toujours plus large de tâches et de responsabilités professionnelles et personnelles. N'est-il pas amusant de constater qu'elles semblent se multiplier plus vite que nous ne pouvons les rayer de nos listes de choses à faire ? ✔️

Mais nous ne sommes pas ici pour nous plaindre aujourd'hui, mais plutôt pour vaincre l'accablement ! Au fil des ans, les experts en productivité ont identifié plusieurs moyens de vous aider à corriger vos tâches personnelles et à prendre le contrôle de votre temps, et nous les avons compilés pour vous !

Que vous soyez un multitâche chevronné cherchant à affiner sa méthode de travail ou un débutant s'initiant à la gestion des tâches, nous sommes là pour vous aider. Dans cet article, nous allons décomposer :

  • Les principaux avantages de la gestion des tâches quotidiennes
  • 10 conseils pratiques pour gérer les tâches plus efficacement

Êtes-vous prêt à découvrir les meilleures méthodes pour réduire le stress, augmenter la productivité et atteindre vos objectifs ?

Avantages du suivi des tâches sur le lieu de travail

Nous savons tous ce qu'entraîne la désorganisation des tâches : Le stress, l'anxiété et une mauvaise estime de soi, surtout au travail. 🫠

Mais un suivi méticuleux des tâches ne fait pas qu'éloigner le stress ! Tout d'abord, vous remarquerez une augmentation de votre productivité - votre esprit sera plus clair, ce qui vous permettra d'identifier et de résoudre facilement les problèmes au travail et de franchir les étapes de la croissance. Voici quelques autres avantages :

  • Alignement des objectifs : Le suivi des tâches au sein des équipes permet à tous les membres d'atteindre les mêmes objectifs et de développer un sentiment de solidarité
  • Amélioration de la gestion du temps : Le suivi des tâches vous permet de répartir judicieusement votre temps. Vous pouvez hiérarchiser ce qui est important en fonction de facteurs tels que la date de livraison ou l'urgence, et rationner vos heures de travail en conséquence
  • Responsabilité : Lorsque les tâches sont suivies, il n'y a pas de place pour l'ambiguïté. Chacun sait ce que l'on attend de lui, ce qui favorise une culture de la responsabilité
  • Visualisation des progrès : Il est réellement gratifiant de voir le chemin parcouru. Le suivi des tâches vous permet de visualiser les progrès accomplis, ce qui stimule le moral et la motivation à poursuivre les effortsà mesure que vous atteignez vos indicateurs clés de performance ou de croissance personnelle
  • Amélioration de la prise de décision : En ayant une vue d'ensemble de toutes les tâches et de leur état, il est plus facile de prendre des décisions éclairées

10 conseils d'experts sur la façon de suivre les tâches au travail

Nous avons rassemblé un trésor de 10 méthodes pour vous aider à suivre vos tâches sans effort. Des méthodes éprouvées aux outils et stratégies modernes, nous avons tout ce qu'il vous faut. 💫

1. Utiliser des outils fiables

logiciel de gestion des tâches Dans la bataille pour un suivi efficace des tâches, l'une des armes les plus puissantes à votre disposition est l'outil de gestion des tâches lui-même. Ces outils d'un genre nouveau mettent l'innovation et l'efficacité à portée de main, simplifiant le suivi des tâches grâce à des fonctions telles que :

  • Des notifications personnalisables pour rester sur la bonne voie grâce à des rappels opportuns
  • Automatisation des tâches pour exécuter des tâches répétitives en pilote automatique et gagner du temps
  • Suivi de l'avancement pour visualiser les mouvements et rester informé des délais de livraison
  • L'analyse qui génère des rapports pertinents pour comprendre vos niveaux de productivité et identifier les domaines à améliorer

Vous vous demandez probablement est-ce qu'un outil de gestion des tâches peut faire TOUT cela ? Oui, ClickUp peut !

ClickUp est une solution polyvalente tout-en-un de gestion des tâches et de la productivité conçue pour rationaliser les flux de travail et accroître l'efficacité dans n'importe quel espace de travail.

Les fils de commentaires permettent d'organiser les conversations au sein d'une tâche afin que les utilisateurs n'aient pas à faire défiler tous les commentaires

ClickUp 3.0 est livré avec une interface intuitive de gestion des tâches de gestion des tâches conçue pour le multitâche, l'organisation et la gestion de projets à toutes les échelles. Elle vous permet de planifier des flux de tâches personnalisés dans le respect des délais et de tout contrôler en temps réel des tableaux de bord propres .

Qu'est-ce qui est mieux ? Avec ClickUp AI avec ClickUp AI, vous réduisez considérablement le temps et l'énergie mentale consacrés à la création et au suivi des tâches. Il combine le traitement du langage naturel et les invites construites par le cerveau, ce qui vous permet de :

  • Créer des tâches et des calendriers de projet en quelques secondes
  • Générer des actions et des sous-tâches dans le contexte des tâches
  • Résumer les fils de commentaires et lesnotes de réunion pour obtenir des mises à jour sur les tâches

Si vous dirigez une grande équipe interfonctionnelle utiliser les outils de ClickUp Vue de la charge de travail est votre génie de la gestion des tâches. La présentation vous offre un aperçu global des missions, des échéances et de l'équilibre de la charge de travail de votre équipe.

Les Vue du tableau est tout aussi puissant, car il vous offre un format de type feuille de calcul pour le suivi des tâches. Ses colonnes personnalisables permettent un enregistrement détaillé, un tri, un filtrage et des actions groupées rapides.

2. Hiérarchiser les tâches en fonction de l'effort ou de l'urgence

Pour ne pas perdre de vue vos tâches, voici une petite astuce qui peut vous faciliter la vie : classez-les par ordre de priorité en fonction de facteurs tels que l'urgence ou l'effort requis. Les experts recommandent d'utiliser la méthode la technique de la grenouille mangeuse qui consiste à s'occuper d'abord des tâches désagréables ou difficiles, ce qui renforce le sentiment d'accomplissement et de soulagement.

Vous avez besoin d'aide pour déterminer quelle est votre grenouille ? Tirez parti de l'outil Matrice d'Eisenhower !

Il s'agit d'une simple boîte à quatre quadrants qui vous aide à tracer, visualiser et déterminer les tâches prioritaires en fonction de leur urgence et de leur importance, en triant les activités moins urgentes que vous pouvez soit déléguer, soit ne pas faire du tout.

Organisez vos idées et créez un plan d'action en utilisant le modèle de matrice d'Eisenhower de ClickUp

Si vous voulez vous sentir plus maître de la situation et moins débordé, vous pouvez vous rabattre sur le modèle de la Modèle de matrice d'Eisenhower ClickUp . Il vous permet de démarrer avec un outil prêt à l'emploi pour capturer les tâches prioritaires de manière efficace.

Cette aide visuelle est en quelque sorte votre boussole de priorisation des tâches, vous aidant à prendre des décisions plus rapides et plus précises sur ce qui requiert votre attention immédiate. Explorez chaque quadrant pour définir ce qu'il faut Faire (votre grenouille), Planifier (têtard ?), Déléguer ou Supprimer ! Télécharger ce modèle

3. Fixer des dates d'échéance et des rappels pour ne pas perdre de vue les échéances

Ah, les échéances, le pouls de la productivité ! 💓

Même si nous les détestons, elles nous obligent à les respecter :

  • Ajouter de la structure et de l'ordre à nos flux de travail, en veillant à ce que rien ne passe à travers les mailles du filet
  • Gérer le temps plus efficacement afin d'éviter les délais non respectés
  • Éliminer la confusion et inciter les membres d'une équipe à travailler ensemble et à accomplir le travail

Les rappels de tâches et de dates d'échéance constituent un moyen sûr de réduire le stress lié aux échéances imminentes. Confiance Rappels ClickUp pour vous aider avec des fonctionnalités telles que

  • Définir des rappels quotidiens pour vous et vos coéquipiers
  • Obtenir des résumés de tâches pour chaque journée de travail
  • Gérer les notifications en cours de route à partir d'un navigateur, d'un ordinateur de bureau ou d'un appareil mobile

Définir des rappels dans ClickUp pour ne pas perdre de vue les nouvelles habitudes positives

Définissez des rappels dans ClickUp pour garder le cap sur de nouvelles habitudes positives

Et ce n'est pas tout ! Avec Modèles de tâches ClickUp avec les modèles de tâches ClickUp, vous pouvez facilement ajouter et modifier des dates d'échéance dans différentes vues, telles que Gantt , Conseil , Calendrier et Tableau, ce qui permet une flexibilité inégalée dans la visualisation des échéances.

Essayez nos favoris modèles de listes de choses à faire pour planifier et modifier vos échéances plus rapidement que jamais :

  1. Modèle de liste de tâches quotidiennes ClickUp2. ClickUp Modèle de liste de travail à faire3. ClickUp Modèle de tâches simples4. ClickUp Modèle simple de gestion des tâches ### 4. Décomposer les tâches importantes en sous-tâches plus petites pour une meilleure gestion

Beaucoup d'entre nous commettent l'erreur d'ajouter des tâches vagues à leur liste de tâches. Prenons l'exemple d'un entrepreneur nommé Bob qui ajoute "Construire une nouvelle maison" à sa liste de tâches. Cela a-t-il un sens ? Non ! Il doit ajouter à sa liste des éléments tels que "Finalizing building design" et "Waterproof raw materials" la frontière entre la gestion des tâches et la gestion de projet .

Ce qu'il faut retenir : décomposer les tâches gigantesques en sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer. Il ne s'agit pas seulement d'une astuce, c'est une stratégie éprouvée qui améliore la productivité pour rendre votre projet moins intimidant.

Commencez par identifier les éléments clés d'une tâche et attribuez une sous-tâche à chacun d'entre eux. Au fur et à mesure que vous cochez chaque sous-tâche, vous vous rapprochez de l'achèvement du projet.

Supposons que vous deviez mener une vaste campagne de marketing pour le lancement d'un nouveau produit. Dans ce cas, un raccourci consisterait à utiliser la fonction Modèle de plan des tâches de gestion de projet ClickUp pour décomposer vos tâches et suivre leur progression en un seul endroit.

Assurez-vous que votre projet démarre en douceur grâce au modèle de plan des tâches de gestion de projet de ClickUp

Avec ce modèle, vous pouvez établir des sous-tâches comme concevoir du matériel promotionnel et exécuter des publicités sur les médias sociaux pour votre campagne de marketing. Attribuez les tâches aux membres de votre équipe avec des contrôles d'accès spécifiques, en veillant à ce que les responsabilités de chacun soient clairement définies. Vous pouvez ensuite visualiser les l'avancement du projet à l'aide de calendriers et de diagrammes de Gantt, voir quand chaque tâche commence et se termine, et s'assurer que tout est sur la bonne voie pour le grand jour du lancement ! 🥳

Astuce : Avec Task view 3.0, vous pouvez facilement créer des sous-tâches en cliquant sur l'icône "+" à côté de l'en-tête des sous-tâches. Cela vous permet d'ajouter plusieurs sous-tâches à une tâche en un clin d'œil ! Télécharger ce modèle

5. Établir une chaîne d'autorité responsable en déléguant les tâches

Le succès d'une équipe repose sur l'effort collectif et la délégation est la règle d'or pour déterminer qui est responsable de quoi. 🎖️

La planification d'un réseau de délégation intelligent permet de relier chaque tâche à une chaîne d'autorité, de responsabilité et d'obligation de rendre compte. C'est particulièrement important si vous avez une équipe à distance qui manque souvent de coordination.

La bonne nouvelle, c'est que ClickUp dispose de plusieurs outils innovants pour combler le fossé de la communication en établissant une hiérarchie transparente au sein de l'équipe. Appliquez une délégation efficace et des normes de communication claires afin que quelqu'un soit responsable de chaque tâche.

Utilisez l'outil Modèle de liste de tâches du calendrier ClickUp et sa vue Par rôle pour simplifier la délégation des tâches au sein de votre organisation. Cet outil dispose d'un champ par défaut pour le Niveau de productivité, qui est idéal pour le suivi des performances des employés. Vous pouvez également définir des objectifs à suivre pour chaque employé et mesurer leurs progrès à l'aide de tableaux de bord hebdomadaires.

Planifiez votre journée, votre semaine et au-delà grâce au modèle de liste de tâches du calendrier ClickUp

Télécharger ce modèle

6. Utiliser des étiquettes pour catégoriser les tâches

Avez-vous déjà eu l'impression que votre liste de tâches était un puzzle chaotique auquel il manquait quelques pièces essentielles ? C'est là que les étiquettes et les balises viennent à la rescousse. C'est un peu le Sherlock Holmes de la traçabilité des tâches, qui veille à ce que chaque tâche ait son identité "élémentaire", ce qui facilite le repérage et l'établissement des priorités. 🕵️

Tout cela est bien beau en théorie, mais absolument satisfaisant en pratique, surtout si vous utilisez les étiquettes et les balises à code couleur de ClickUp pour établir des priorités.

Par exemple, équipes agiles adorent utiliser l'outil Modèle de gestion des tâches ClickUp pour les sprints. Il vous permet de définir les priorités des tâches à l'aide de drapeaux colorés, en les étiquetant comme Urgent, High, Normal, ou Low, ce qui sert de repère visuel pour les équipes.

Ce modèle est doté d'une fonction Champs personnalisés pour indiquer qui est responsable, quand les tâches doivent être effectuées et combien de temps elles peuvent prendre. Suivez l'évolution des tâches grâce à des statuts tels que En cours, Review, Revision et Complete.

Visualisez vos tâches quotidiennes et leur progression sur le modèle de gestion des tâches ClickUp

Télécharger ce modèle

7. Utilisez les filtres et la fonction de recherche pour trouver rapidement des tâches spécifiques

Vous savez à quel point il peut être difficile de trouver une aiguille dans une botte de foin, n'est-ce pas ? Les grandes équipes souffrent souvent de l'incapacité à trouver des informations relatives à une tâche lorsqu'elles en ont besoin, ce qui peut avoir un impact brutal sur le résultat final.

Avec Recherche universelle de ClickUp vous pouvez instantanément repérer l'élément spécifique que vous recherchez au lieu de fouiller dans une liste interminable de tâches. De même, vous pouvez tirer parti des tableaux de bord et les Vue de la liste dans ClickUp pour analyser l'état d'avancement de vos tâches et les échéances en quelques secondes.

ClickUp 3.0 Vue en liste avec filtres

Filtrez votre liste par statut, priorité, destinataire ou tout autre champ personnalisé pour mieux adapter les listes de tâches à vos besoins

Avec chaque plan de ClickUp 3.0, vous aurez la possibilité de choisir des filtres, tels que :

  • Par statut : Filtrez les tâches en fonction de leur statut, comme Accompli, En cours ou En attente, afin d'identifier rapidement ce qui requiert votre attention
  • Par date : Examinez les tâches en fonction des échéances et voyez ce qui est dû quand
  • Par assigné : Particulièrement utile dans les scénarios d'équipe, car vous pouvez suivre les tâches de chaque membre de l'équipe

8. Créer des dépendances de tâches pour établir des relations entre les tâches

Il est essentiel de définir des dépendances entre les tâches pour suivre les tâches interconnectées. Cela revient à dire : "Tâche A, tu dois attendre que la tâche B soit terminée avant de pouvoir commencer."

Et devinez quoi ? ClickUp vous permet de définir ces dépendances directement dans vos tâches ou vos vues. Vous disposez d'une interface visuelle pour déterminer et suivre quelles tâches dépendent des autres, en veillant à ce que tout se passe dans le bon ordre.

La plupart des modèles de tâches ClickUp vous permettent de dessiner une sorte de feuille de route. Vous pouvez essayer le modèle Modèle de liste d'activités ClickUp pour établir un calendrier précis des tâches pour votre équipe. Créez des liens entre les tâches et les documents pour construire une base de données avancée pour vos flux de travail.

Modèle de liste d'activités ClickUp

Organisez et planifiez toutes vos activités en un seul endroit grâce au modèle de liste d'activités ClickUp Télécharger ce modèle

9. Tirer parti des commentaires et des notes sur les tâches

Lorsque l'on est submergé par les tâches, il est souvent facile d'oublier le contexte d'un produit livrable particulier. Par exemple, vous consultez votre liste de tâches et trouvez un élément intitulé "Review old inventory and send a report." Vous ne vous souvenez soudain plus quel inventaire vérifier et à qui envoyer le rapport ! 😅

Vous constaterez que l'ajout de commentaires et de notes à vos tâches peut fournir des instructions précises, améliorant ainsi votre processus de suivi global. ClickUp dispose de fonctionnalités qui changent la donne pour éviter les scénarios de perte de contexte. Vous pouvez utiliser :

  1. Notes contextuelles: Utiliser des notes autocollantes numériques pour noter des idées ou des réflexions liées à une tâche pour référence ultérieure
  2. Commentaires pédagogiques: Ajouter des instructions détaillées à l'intérieur de la tâche pour guider l'assigné et réduire les erreurs et la confusion
  3. Journaux d'avancement: La mise à jour régulière des commentaires sur les tâches avec vos progrès peut créer un journal complet, évitant ainsi la duplication des tâches
  4. **Vérification : le partage de commentaires et de suggestions en collaboration par le biais de la vérification peut améliorer les résultats de la tâche

Section Commentaires de ClickUp

Conservez toutes vos conversations au sein de la tâche directement et attribuez des commentaires pour transformer facilement vos pensées en actions

10. Réviser et ajuster régulièrement les listes de tâches pour rester organisé

Chaque jour, réservez un peu de temps pour vérifier votre liste de tâches. Nous savons que cela peut sembler fastidieux, mais croyez-nous, vous ne ferez que faciliter votre lendemain. Prenez le temps de voir ce que vous avez accompli triomphalement et si quelque chose a besoin d'être ajusté. Faites-en votre rituel quotidien pour faire avancer les choses, et regardez-vous vous transformer en un ninja de la tâche imbattable !

En parlant de faire avancer les choses (GTD), La méthode de productivité GTD de David Allen est un excellent moyen de réduire l'encombrement mental, d'adopter des mesures d'autocorrection et d'effectuer un travail efficace. Elle consiste à planifier et à suivre les tâches en cinq étapes :

  1. Capturer
  2. Clarifier
  3. Organiser
  4. Réfléchir
  5. S'engager

Les Modèle ClickUp pour faire avancer les choses s'inspire de cette méthodologie et l'associe à des outils modernes tels que des vues prédéfinies, des champs personnalisés et des documents. C'est votre outil de référence pour prioriser, suivre, exécuter et, plus important encore, organiser les tâches exactement comme David Allen l'approuverait !

Modèle Get Things Done par ClickUp

Le modèle Getting Things Done (GTD), basé sur le système GTD de David Allen, vous aide à organiser les tâches et les projets en les enregistrant et en les divisant en éléments de travail réalisables Télécharger ce modèle

Comment assurer le suivi des tâches : Une étape à la fois

Même avec les meilleurs outils de gestion des tâches, jongler avec une pléthore de tâches dans une journée peut ressembler à rassembler des chats sauvages si vous n'avez pas de plan.

Voici donc un plan qui vous permettra de réussir dès le départ :

  1. Télécharger aapplication de suivi des tâches de votre choix: Vous pouvezvous inscrire à ClickUp ou toute autre application de productivité qui vous plaît
  2. Planifiez vos flux de travail, vos tâches récurrentes et vos listes de choses à faire : Une fois que vous avez choisi l'application, commencez par les éléments de base. Créez l'objectif principal, décomposez-le en tâches, définissez les paramètres d'achèvement attendus, puis désignez qui doit faire quoi
  3. Définissez vos priorités : Utilisez un système pour hiérarchiser les tâches quotidiennes, comme la matrice d'Eisenhower ou les étiquettes de priorité, et mettez en place des rappels pour rester sur la bonne voie
  4. Démarrezblocage du temps: Si votre journée a tendance à être interrompue par des distractions imprévues, nous vous recommandons de pratiquer le blocage du temps. Il s'agit d'allouer des plages horaires spécifiques dans votre journée pour des tâches non négociables. Cette méthode vous permet d'établir des priorités sans vous laisser distraire
  5. Terminez l'intégration de votre calendrier : Intégrez votre liste de tâches ou votre application de gestion des tâches à votre calendrier afin d'afficher les tâches en attente en même temps que les rendez-vous et les réunions. Par exemple, vous pouvezsynchroniser votre calendrier ClickUp avec n'importe quel calendrier externe pour rationaliser votre journée
  6. Etablissez une hygiène régulière de suivi des tâches: Avec vos flux de travail établis, tout ce que vous avez à faire est de revisiter votre application de suivi des tâches aussi souvent que vous le souhaitez pour vérifier l'avancement

Appropriez-vous votre charge de travail grâce aux outils de gestion des tâches

N'oubliez pas que la véritable magie opère lorsque vous appliquez des stratégies de suivi des tâches de manière cohérente. La première étape peut être la plus difficile à franchir, mais les logiciels de gestion des tâches comme ClickUp facilitent grandement le processus. Grâce à ses analyses de productivité intégrées, ses outils de suivi du temps et son automatisation des tâches routinières grâce aux automatismes, vous pouvez façonner votre journée de travail comme vous le souhaitez !