Los eventos virtuales se han convertido en el formato predeterminado para llegar a audiencias globales.
Las empresas confían en ellas para lanzamientos de productos, seminarios web, reuniones internas y conferencias a gran escala. A medida que los eventos virtuales cobran cada vez más importancia, la elección de la plataforma es mucho más relevante que hace unos años.
A primera vista, la mayoría de las herramientas prometen lo mismo: configuración rápida, bajo coste y una forma sencilla de empezar a retransmitir en directo.
Pero, en realidad, un software de eventos virtuales «hágalo usted mismo» puede encargarse de la retransmisión, pero tendrá dificultades con todo lo demás. Los problemas técnicos, la baja participación y la limitación en la elaboración de informes pueden reducir el impacto de un evento mucho después de que haya terminado.
A continuación, le mostramos cómo elegir una plataforma de eventos virtuales que vaya más allá de la simple prestación de soporte técnico. Transforma un evento virtual en una experiencia atractiva, segura y cuantificable.
¿Qué es una plataforma de eventos virtuales?
Una plataforma de eventos virtuales es un software que permite a las organizaciones organizar, gestionar y evaluar eventos en línea.
En un nivel básico, una plataforma de eventos virtuales actúa como un lugar virtual. Permite a los asistentes registrarse, unirse a sesiones en directo o pregrabadas, chatear, realizar encuestas o preguntas y respuestas, y pasar de una sesión a otra sin problemas, como lo harían en un evento presencial.
Las plataformas más avanzadas van más allá del streaming. Ofrecen funciones para la participación del público, la moderación de eventos, el análisis, la integración con herramientas de marketing o CRM y la elaboración de informes posteriores al evento, lo que ayuda a los equipos a comprender qué ha funcionado y qué se puede mejorar.
📌 Ejemplo de una plataforma de eventos virtuales en acción
Imagina un equipo de marketing que organiza un evento virtual global para lanzar un nuevo producto. Una plataforma de eventos virtuales moderna les permite:
- Organice múltiples sesiones en directo y bajo demanda en diferentes zonas horarias sin problemas de rendimiento.
- Atraiga a los asistentes mediante chats en directo, encuestas, sesiones de preguntas y respuestas y salas de descanso.
- Controle la experiencia con herramientas de moderación, gestión de ponentes y recintos virtuales con su marca.
- Realice un seguimiento del rendimiento del evento a través de los datos de asistencia, la participación en las sesiones y los puntos de abandono.
- Integre herramientas de marketing y CRM para captar clientes potenciales y actuar como desencadenante de seguimientos posteriores al evento.
El resultado: los asistentes se mantienen interesados, las sesiones se desarrollan sin problemas y usted obtiene información sobre cómo mejorar futuros eventos virtuales y presenciales.
¿Por qué es importante elegir la plataforma de eventos virtuales adecuada?
La pregunta clave a la hora de evaluar una plataforma de eventos virtuales es muy sencilla: ¿mejora la experiencia tanto para los asistentes como para los organizadores?
He aquí por qué es importante elegir la plataforma adecuada para los eventos virtuales.
Influye en la participación y la retención de la audiencia.
Una plataforma de eventos virtuales sólida hace mucho más que transmitir vídeo. Mantiene a los asistentes involucrados de forma activa.
📌 Ejemplo: Durante un seminario web de lanzamiento de un producto, la plataforma permite realizar encuestas en directo, moderar sesiones de preguntas y respuestas y mostrar indicaciones de chat que fomentan la participación en lugar de la visualización pasiva.
Los asistentes pueden moverse entre sesiones, interactuar con los ponentes y mantenerse involucrados durante todo el evento.
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Determina la escalabilidad del evento y la calidad de la experiencia.
A medida que aumenta la asistencia, las pequeñas limitaciones técnicas se convierten en grandes problemas.
La plataforma de eventos virtuales adecuada gestiona tanto a un puñado de asistentes como a cientos de ellos sin retrasos, problemas de audio ni fallos en las sesiones. Tiene compatibilidad con múltiples sesiones simultáneas, transiciones entre ponentes y moderación en tiempo real sin interrumpir la experiencia.
🌍 Panorama general: Más allá del coste y el alcance, los eventos virtuales también reducen el impacto medioambiental. Un estudio de la Universidad de Míchigan reveló que los eventos virtuales emiten un 66 % menos de CO2 que los eventos presenciales.
✅ Dato verificado: casi un tercio de los asistentes a los seminarios web vuelven a ver el contenido bajo demanda incluso después de haber asistido en directo. Tu público puede utilizar las repeticiones bajo demanda para volver a ver los puntos clave, recuperar los segmentos que se han perdido y realizar un uso compartido de momentos valiosos con otras personas, lo que amplía el impacto de los eventos virtuales mucho más allá de la sesión en directo.
Afecta al retorno de la inversión y a la información obtenida tras el evento.
Los eventos virtuales no terminan cuando se cierra la sesión. Su valor reside en lo que se aprende después.
Las plataformas avanzadas realizan el seguimiento de la asistencia, la participación en las sesiones, los puntos de abandono y los niveles de interacción a lo largo de todo el evento. Es posible que descubras que las sesiones paralelas retienen a los asistentes durante más tiempo que las conferencias magistrales, o que las sesiones con muchas preguntas y respuestas generan más solicitudes de seguimiento.
Esta información ayuda a los equipos a perfeccionar futuros eventos, mejorar los formatos de contenido y justificar el gasto en eventos con datos que lo respalden.
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Influye en la percepción de la marca y en la profesionalidad.
El entorno del evento virtual refleja su marca. Un flujo fluido de registro, un recinto virtual con su marca, una transmisión fiable y unas sesiones bien gestionadas transmiten profesionalidad y atención al detalle.
Por otro lado, los problemas de inicio de sesión, una moderación deficiente o fallos técnicos pueden minar rápidamente la confianza.
En el caso de los eventos externos, esta percepción influye directamente en la vista que tienen los clientes potenciales sobre su producto o empresa. En el caso de los eventos internos, afecta a la confianza y la participación de los empleados.
⭐ Bonus: Aquí tienes algunas herramientas de IA para la gestión de eventos que vale la pena explorar si quieres automatizar la planificación, mejorar la coordinación y reducir el esfuerzo manual.
Criterios clave para evaluar las plataformas de eventos virtuales
Un vistazo rápido a G2 nos muestra que hay 210 plataformas de eventos virtuales. Abrumador, ¿verdad?
¿Cómo reducirás tu búsqueda para encontrar la plataforma adecuada? 👇
- Capacidades de interacción con el público: comprueba si la plataforma ofrece compatibilidad con chat en directo, encuestas, preguntas y respuestas moderadas, salas de descanso e interacción a nivel de sesión.
- Escalabilidad y fiabilidad del rendimiento: prueba el rendimiento de la plataforma a medida que aumenta la asistencia. Además, evalúa cómo gestiona la plataforma los fallos: las reconexiones automáticas, la recuperación de sesiones y las copias de seguridad son importantes cuando algo sale mal en directo.
- Flexibilidad en las sesiones múltiples y la agenda: Busque compatibilidad para sesiones simultáneas, traspasos de ponentes y cambios en la agenda sin alterar la experiencia de los asistentes. Esto es fundamental para las conferencias virtuales y los eventos híbridos.
- Profundidad de los análisis y la elaboración de informes: Evalúa si la plataforma realiza el seguimiento de la participación en las sesiones, los puntos de abandono, las respuestas a las encuestas, la participación en las preguntas y respuestas y las vistas bajo demanda para ayudar a medir la eficacia del evento.
- Información y acceso a datos tras el evento: asegúrate de que puedes exportar o integrar los datos de interacción en tu CRM o herramientas de marketing. Esta información impulsa el seguimiento, la reutilización de contenidos y la elaboración de informes de ROI.
- Experiencia del usuario para anfitriones y asistentes: evalúa la facilidad con la que los asistentes pueden unirse a las sesiones y los organizadores pueden gestionar a los ponentes, la moderación y los cambios en directo sin fricciones técnicas.
- Soporte y fiabilidad durante los eventos en directo: pregunte por el soporte en tiempo real durante los eventos. Cuando algo sale mal en mitad de una sesión, la rapidez de respuesta es más importante que la lista de funciones.
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⭐ Bonus: ¿Cuánto debe pagar por la plataforma de eventos virtuales?
Su inversión se basará en el tamaño del evento, la frecuencia, las necesidades de participación y la profundidad de la elaboración de informes.
Planes básicos: Gratis - 100 $ al mes
Útil para equipos pequeños que organizan seminarios web o eventos internos de forma ocasional.
Este nivel suele incluir:
- Transmisión de vídeo en directo
- Chatear básico y preguntas y respuestas
- Límite de asistentes
- Branding mínimo
- Elaboración básica de informes de asistencia
✅ Ideal para: reuniones internas, seminarios web pequeños o programas de eventos en fase inicial. Carecen de funciones avanzadas de interacción y de información posterior al evento.
Plans profesionales: entre 100 y 500 dólares al mes.
Diseñada para organizaciones en crecimiento que organizan eventos virtuales con regularidad.
Este nivel suele añadir:
- Límites más altos de asistentes
- Funciones interactivas como encuestas y sesiones de preguntas y respuestas moderadas.
- Grabación de sesiones y acceso bajo demanda
- Páginas de registro y personalización de marca personalizadas
- Análisis más profundos e integraciones con herramientas de marketing.
✅ Ideal para: Los lanzamientos de productos, los seminarios web para clientes o los programas de formación entran dentro del intervalo de precios.
Plataformas empresariales: más de 1000 $ al mes o precios personalizados.
Diseñada para conferencias a gran escala, eventos con múltiples pistas y programas de marketing para corporaciones.
Los precios para corporaciones incluyen:
- Límites de asistentes ilimitados o muy altos
- Eventos de varias sesiones y varios días
- Herramientas avanzadas de participación y moderación
- Análisis detallado de los asistentes y su participación
- Integraciones CRM y elaboración de informes de atribución
- Soporte dedicado y acuerdos de nivel de servicio (SLA)
✅ Ideal para: Conferencias virtuales globales, programas de crecimiento basados en eventos y organizaciones en las que los eventos corporativos virtuales son un canal fundamental para la captación de clientes, la marca o el compromiso de los empleados.
💡 Consejo profesional: Cuando compares plataformas de eventos virtuales, crea una tarjeta de puntuación de evaluación en ClickUp utilizando campos de IA para obtener información de forma automática.
IA Fields puede generar resúmenes, categorizar requisitos o señalar los puntos fuertes y débiles de la plataforma en función de sus criterios (por ejemplo, funciones de interacción, profundidad de los análisis, integraciones).
📚 Más información: Guía para la planificación de eventos y conferencias virtuales
Cómo elegir la plataforma de eventos virtuales adecuada
¿No sabes por dónde empezar? Empieza aquí. 👇
Paso 1: Define las metas de tu evento y tu público
Antes de comparar herramientas, defina por qué organiza el evento y para quién es. Hágase preguntas como:
- ¿El evento se centra en la generación de clientes potenciales, la formación de los clientes, la capacitación o la comunicación interna?
- ¿Cómo se mide el éxito: por el número de inscripciones, la asistencia en directo, la participación, el impacto en el flujo de trabajo o el uso compartido de conocimientos?
- ¿Qué grado de interactividad debe tener el evento?
- ¿Se trata de un evento único o de un programa repetible?
- ¿Está organizando un seminario web, una conferencia virtual, un taller o un evento híbrido?
💡 Consejo profesional: Anote entre 3 y 5 criterios de éxito medibles en esta fase. Ejemplos de objetivos del evento:
- El 25 % de los asistentes participa en encuestas o sesiones de preguntas y respuestas.
- Las vistas bajo demanda superan la asistencia en directo en un plazo de 14 días.
- El equipo de ventas realiza un seguimiento de todos los asistentes interesados en un plazo de 48 horas.
Paso 2: Evalúa las funciones clave de la plataforma
Evalúa las plataformas de eventos virtuales en función del tipo de evento que vas a organizar. Divídelas en funciones imprescindibles y funciones deseables.
📌 Ejemplo: Su meta principal es generar más clientes potenciales cualificados para su marca. Su plataforma debe facilitar la captura, el enriquecimiento y el aprovechamiento de los datos de los asistentes.
Funciones imprescindibles:
- Formularios de registro integrados o integraciones CRM nativas
- Seguimiento de la asistencia y la participación a nivel de los asistentes
- Exportación o sincronización automatizada de datos para flujos de trabajo de seguimiento
Funciones deseables:
- Páginas de destino o temas personalizables
- CTA con marca durante o después de las sesiones
- Gamificación ligera para aumentar la participación
📌 Ejemplo: Tu evento se centra en el networking y la creación de comunidades. En este caso, la calidad de la interacción es más importante que la calidad de la retransmisión.
Funciones imprescindibles:
- Vídeo conferencias individuales o en grupos reducidos
- Fácil emparejamiento de participantes o networking basado en mesas
- Moderación clara y controles de tiempo
Funciones deseables:
- Perfiles e intereses de los asistentes
- Herramientas de mensajería o seguimiento posterior al evento
📮 Información de ClickUp: Más de la mitad de los encuestados utilizan tres o más herramientas al día, luchando contra la « proliferación de aplicaciones » y los flujos de trabajo dispersos.
Aunque pueda parecer productivo y ajetreado, lo que ocurre es que se pierde el contexto entre tantas aplicaciones, por no hablar del desgaste que supone escribir.
BrainGPT lo reúne todo: habla una vez y tus actualizaciones, tareas y notas llegarán exactamente donde deben estar en ClickUp. Se acabó el tener que cambiar de una cosa a otra, se acabó el caos: solo productividad fluida y centralizada.
Paso 3: Evalúa las capacidades de integración y automatización
Los eventos virtuales no existen de forma aislada. Se conectan con los flujos de trabajo de marketing, equipo de ventas, recursos humanos y operaciones antes y después del evento.
Evalúa:
- ¿Los datos de inscripción y asistencia se sincronizan con tu CRM o tus herramientas de marketing?
- ¿Las señales de participación (encuestas, preguntas y respuestas, tiempo de visualización) pueden ser desencadenantes de seguimientos?
- ¿Puedes segmentar a los asistentes según su comportamiento?
- ¿Las integraciones son nativas o dependen de exportaciones manuales?
- ¿Hay acceso a API o webhooks disponible si necesitas personalización?
¿Por qué las integraciones son una parte fundamental de las funciones del software de gestión de eventos? Garantizan que los datos del evento fluyan hacia el seguimiento, la elaboración de informes y la planificación futura.
🚀 La ventaja de ClickUp: Mientras que tu plataforma de eventos virtuales se encarga de la experiencia en directo, ClickUp para equipos de marketing actúa como columna vertebral operativa en torno a ella.
Los equipos utilizan ClickUp para:
- Coordina la planificación, las aprobaciones y los cronogramas del evento.
- Gestiona la preparación de los ponentes, la creación de contenidos y los ensayos.
- Realice un seguimiento de las acciones posteriores al evento, como los seguimientos, la reutilización de contenidos y la elaboración de informes.
- Automatiza los traspasos entre marketing, equipo de ventas y operaciones para que nada se pierda.
En lugar de unir hojas de cálculo, cadenas de correos electrónicos y herramientas de tareas, ClickUp mantiene todo el trabajo del evento, y las acciones impulsadas por los datos del evento, en un entorno de trabajo conectado.
Paso 4: Revisa la experiencia del usuario y la compatibilidad
Más allá de las funciones y la funcionalidad, lo ideal es que sea fácil de usar para los usuarios.
Realice una prueba piloto y compruebe si los asistentes pueden unirse fácilmente y sin problemas. La plataforma debe tener una interfaz intuitiva tanto para los anfitriones como para los moderadores.
📌 Prueba recomendada: antes de la confirmación, realice una prueba piloto en directo con ponentes reales y un público reducido. Pruebe el flujo de participación, los controles del moderador y cómo la plataforma gestiona los problemas inesperados durante la sesión.
Paso 5: Ten en cuenta el presupuesto, la escalabilidad y el retorno de la inversión.
Por último, sopese el coste frente al valor a largo plazo.
No se fije solo en el precio mensual y pregúntese lo siguiente:
- ¿La plataforma puede adaptarse al aumento del número de asistentes?
- ¿Proporciona información útil para mejorar futuros eventos?
- ¿Reducirá el esfuerzo manual o creará nuevos gastos operativos?
💰 El retorno de la inversión que le importa a tu dirección cuando organizas eventos virtuales:
- Coste por asistente participativo, no solo coste por inscripción.
- Impacto en el flujo de clientes potenciales o en la conversión para eventos externos
- Valor de reutilización del contenido de grabaciones, repeticiones y Clips
- Ahorro de tiempo en la configuración, moderación, elaboración de informes y seguimientos.
Las mejores plataformas de eventos virtuales para explorar
Aquí tienes una lista de las plataformas de eventos virtuales más populares. 👇
1. ClickUp
En comparación con otras herramientas de esta lista que te ayudan a llevar a cabo el evento virtual, ClickUp es la columna vertebral de las operaciones. El primer entorno de trabajo con IA convergente del mundo es el lugar donde se planifica, coordina, realiza el seguimiento, realiza la automatización y mide el trabajo que hace que esas experiencias en directo sean un éxito.
A continuación, te explicamos cómo puedes utilizar el software de gestión de eventos de ClickUp 👇.
Planifica y estructura los eventos dentro de un entorno de trabajo dedicado.
Empieza por crear un espacio ClickUp dedicado a eventos virtuales o campañas de eventos. Este espacio se convertirá en el centro de comandos para todo lo relacionado con la planificación y la ejecución.
Cada evento se gestiona como una lista dentro del espacio. Añade tareas individuales que abarquen actividades como la captación de ponentes, la finalización de la Agenda, el contenido de promoción, los ensayos y los seguimientos.
Los campos personalizados registran detalles críticos como el tipo de evento, la audiencia, el propietario, la región y la fecha del evento. Los estados personalizados representan fases como admisión, planificación, promoción, día del evento y post-evento.
Esta jerarquía facilita la gestión de eventos puntuales o programas repetibles a gran escala.
Captura solicitudes y aportaciones mediante formularios.
Estandariza la forma en que los eventos entran en el sistema utilizando los formularios de ClickUp. Los equipos de marketing, recursos humanos o internos envían solicitudes con metas claras, detalles sobre el público, cronogramas y métricas de éxito.
Cada envío de formulario crea automáticamente una tarea de evento estructurada con campos, propietarios y estados predefinidos. Esto garantiza que cada evento comience con claridad y elimina las idas y venidas antes de comenzar el trabajo.
Los formularios también se utilizan después del evento para recopilar comentarios de los asistentes, retrospectivas internas o reseñas de los ponentes, lo que permite incorporar directamente la información obtenida al entorno de trabajo.
Utilice agentes de IA y BrainGPT para la planificación y el análisis.
Los Super Agents y BrainGPT de ClickUp añaden inteligencia contextual a lo largo de todo el ciclo de vida del evento.
Durante la planificación, los equipos utilizan Brain para resumir los requisitos, redactar documentos sobre el desarrollo del evento o detectar riesgos basándose en las dependencias de las tareas.
Los superagentes pueden gestionar los flujos de trabajo de principio a fin, desde la generación de textos de promoción y el resumen de comentarios hasta el análisis de los datos de rendimiento posteriores al evento, directamente dentro de las tareas y los documentos.
Dado que Brain es sensible al contexto, responde a preguntas como «¿Qué eventos están en riesgo este mes?» o «¿Cuáles fueron los principales factores de participación en nuestro último seminario web?» utilizando datos reales de los entornos de trabajo.
Automatización de la ejecución de eventos con ClickUp AI y Automatizaciones
El núcleo del sistema de gestión de eventos de ClickUp son sus automatizaciones sin código. Juntas, se encargan del trabajo de coordinación repetitivo, lo que permite a tu equipo centrarse en la planificación y la ejecución de alto impacto.
Una vez definido el embudo de tu evento, ClickUp Automatizaciones avanza automáticamente en el trabajo basándose en desencadenantes reales, en lugar de actualizaciones manuales.
📌 Ejemplo: cuando se envía un formulario con una idea para un evento, ClickUp crea automáticamente una nueva tarea para el evento y establece su estado en «Recepción».
Cuando todas las subtareas previas al evento se marcan como completadas, la tarea principal pasa a Promoción en curso sin que nadie tenga que intervenir.
Una vez finalizado el evento, ClickUp actualiza el estado a «Seguimiento posterior al evento» y asigna tareas de recopilación de comentarios y de informe interno.
La IA de ClickUp también ayuda con la asignación y programación inteligente de tareas.
Si su equipo gestiona eventos en diferentes regiones, las tareas relacionadas con los eventos en EE. UU. pueden asignarse a un propietario, mientras que las relacionadas con los eventos en el Reino Unido pueden asignarse a otro. La IA puede incluso establecer automáticamente las fechas límite de las tareas y subtareas para que todos los plazos se ajusten al cronograma del evento.
Mira este vídeo para descubrir cómo ClickUp te ayuda con la asignación inteligente de tareas 👇.
Utiliza la plantilla de plan de proyecto para eventos virtuales de ClickUp para centralizar la planificación.
Una vez que hayas elegido la mejor plataforma para eventos virtuales, el siguiente reto es poner en práctica tus planes sin caos. Entra en: Plantilla de plan de proyecto para eventos virtuales de ClickUp.
Esta plantilla sirve como un manual estructurado para todo el ciclo de vida de tu evento, consolidando todas las tareas, cronogramas, propietarios y entregables en un único entorno de trabajo.
Con esta plantilla, podrás:
- Defina hitos como las confirmaciones de los ponentes, los ensayos y las fechas de lanzamiento.
- Organiza las tareas de logística, creación de contenidos, marketing y configuración técnica.
- Establece dependencias para que nada comience antes de que se completen los requisitos previos.
- Realice un seguimiento de la propiedad y los plazos en una vista centralizada.
- Coordina el trabajo interfuncional entre producción, marketing y operaciones.
Las mejores funciones de ClickUp
- Utiliza ClickUp SyncUps para la preparación de los ponentes, los ensayos, las pruebas internas y las reuniones posteriores al evento. Captura notas automáticamente y convierte las decisiones en tareas sin cambiar de herramienta.
- Realice un seguimiento de la finalización de tareas, los próximos plazos, los seguimientos y la carga de trabajo en múltiples eventos en una sola vista con los paneles de control de ClickUp.
- Durante la fase inicial de planificación, ClickUp Whiteboards te ayuda a correlacionar los programas de los eventos, el flujo de las sesiones, los recorridos del público y los planes de contingencia de forma visual.
- ClickUp Chat mantiene las conversaciones sobre el evento en su contexto. Los mensajes aparecen junto a las tareas, los documentos y los cronogramas, por lo que las decisiones no se pierden en los hilos de Slack o en las cadenas de correo electrónico.
Limitaciones de ClickUp
- Un conjunto completo de funciones puede resultar abrumador para un nuevo usuario.
Precios de ClickUp
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 10 600 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4500 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre ClickUp?
Escuche la opinión de un cliente de ClickUp:
ClickUp nos permite a todos trabajar en un solo programa y colaborar en el evento durante la preproducción, pero también el día del evento, podemos ejecutarlo sabiendo que todos los detalles están en un solo lugar.
ClickUp nos permite a todos trabajar en un solo programa y colaborar en el evento durante la preproducción, pero también el día del evento, podemos ejecutarlo sabiendo que todos los detalles están en un solo lugar.
📚 Más información: El mejor software de gestión de proyectos para gestionar todo, desde el seguimiento de tareas hasta la comunicación con las partes interesadas.
2. Zoom Events
Zoom Events es una plataforma de eventos virtuales todo en uno. Te ayuda a ofrecer eventos online inmersivos, desde pequeñas sesiones hasta eventos virtuales a gran escala, como conferencias de varios días y cumbres corporativas.
Combina el registro, la venta de entradas, la creación de redes y la gestión de sesiones en un único entorno de eventos virtuales.
Las herramientas de Zoom facilitan la participación y la interacción de los asistentes, y sus funciones avanzadas ofrecen compatibilidad con análisis y fomentan la participación, lo que ayuda a los organizadores a comprender el comportamiento y los resultados de la audiencia.
Las mejores funciones de Zoom Events
- Hubs de eventos con registro, venta de entradas y networking en el vestíbulo para un flujo fluido de asistentes.
- Gestión de eventos multisesión y de marca para grandes conferencias virtuales.
- Resúmenes basados en IA y herramientas de automatización para optimizar el seguimiento de la participación y la obtención de información.
Limitaciones de Zoom Events
- Aunque los asistentes pueden unirse a Zoom Events sin tener una cuenta de Zoom, el organizador o anfitrión normalmente necesita un plan de pago de Zoom (a través de Workplace) con una licencia de reuniones antes de poder comprar o activar las funciones de Zoom Events.
Precios de Zoom Events
- Básico: Gratis, gratuito/a
- Pro: 16,99 $ al mes
- Empresa: 21,99 $ al mes.
- Corporación: Precios personalizados
Nota: Estos son los precios de Zoom Workplace.
Valoraciones y reseñas de eventos de Zoom
- G2: 4,5/5 (más de 350 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 6000 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Zoom Events?
Escuche la opinión de un usuario de G2:
Lo mejor de Zoom es cómo se integra con otras plataformas para transcribir reuniones. Usamos Fellow para grabar las llamadas de nuestra empresa y no hemos tenido ningún problema para configurarlo. También me gustan todas las opciones de filtro y ajustes, otras plataformas simplemente no se pueden comparar.
Lo mejor de Zoom es cómo se integra con otras plataformas para transcribir reuniones. Usamos Fellow para grabar las llamadas de nuestra empresa y no hemos tenido ningún problema para configurarlo. También me gustan todas las opciones de filtro y ajustes, otras plataformas simplemente no se pueden comparar.
🧩 Ventaja de ClickUp: El ecosistema de integraciones de ClickUp conecta tus principales herramientas de trabajo, de modo que la planificación, la ejecución y el seguimiento fluyen sin fricciones.
Sincroniza eventos del Calendario, datos de CRM, desencadenantes de automatización de marketing, bibliotecas de archivos, aplicaciones de comunicación y sistemas de análisis directamente en ClickUp.
Con la integración de Zoom en ClickUp, puedes iniciar o unirte a reuniones de Zoom directamente desde las tareas de ClickUp, los documentos o el chat de ClickUp.
Los enlaces a las reuniones, las grabaciones y los detalles permanecen adjuntos al trabajo correspondiente. Esto le ayuda a gestionar los ensayos de los ponentes, los ensayos internos y las reuniones informativas posteriores al evento en su contexto.
En lugar de buscar enlaces o notas en diferentes herramientas, los equipos mantienen las actividades relacionadas con Zoom enlazadas directamente a las tareas y los cronogramas del evento, lo que reduce las deficiencias de coordinación antes y después del evento.
3. Goldcast
Puede utilizar Goldcast.io para organizar seminarios web, cumbres virtuales de varias sesiones, eventos híbridos y series continuadas. La plataforma va más allá de las sesiones en directo, ya que ayuda a los equipos a reutilizar el contenido de los eventos y ampliar el alcance de la audiencia.
Con herramientas que le permiten capturar la intención de comportamiento e integrarse con su tecnología, Goldcast ayuda a convertir la participación en eventos en un impacto medible en el proceso de ventas.
Goldcast te permite fomentar la participación con encuestas, preguntas y respuestas en vídeo, GIF y mucho más.
Como organizador de eventos, puede utilizar el panel de Goldcast para obtener información sobre el rendimiento del evento. Tendrá acceso a análisis avanzados, como la distribución de la asistencia y la distribución de las empresas, entre otros.
Las mejores funciones de Goldcast
- Reutiliza el contenido de los eventos a gran escala con Content Lab, utilizando la IA para convertir las sesiones en clips cortos, blogs y recursos listos para las redes sociales que amplían el retorno de la inversión del evento.
- Graba y produce sesiones de alta calidad con el estudio de grabación integrado para podcasts, demostraciones y charlas pregrabadas.
- Automatice el análisis y la optimización de contenidos con agentes de IA que destacan los momentos más importantes y generan información valiosa.
Limitaciones de Goldcast
- Si su uso principal son pequeños seminarios web o reuniones internas frecuentes, Goldcast puede parecer excesivo.
Precios de Goldcast
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Goldcast
- G2: 4,7/5 (más de 200 opiniones)
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Goldcast?
Escuche la opinión de un usuario de G2:
Puede albergar un gran número de eventos simultáneos. La temporización de los eventos simplifica el flujo de trabajo de sincronización en los costes de producción.
Puede albergar un gran número de eventos simultáneos. La temporización de los eventos simplifica el flujo de trabajo de sincronización en los costes de producción.
📚 Más información: El mejor software de gestión de proyectos para eventos
4. Livestorm
Livestorm es una plataforma de eventos virtuales basada en navegador diseñada para organizar sin problemas seminarios web, reuniones en línea y eventos virtuales a gran escala. Los asistentes y los organizadores de eventos no necesitan descargar nada ni realizar configuraciones complejas.
Ofrece herramientas de interacción flexibles, análisis claros e integraciones sólidas que ayudan a los equipos a organizar eventos impecables y recopilar información útil.
Livestorm combina funciones interactivas con sólidas conexiones de marketing y CRM, lo que la hace ideal para seminarios web recurrentes, demostraciones de productos y programas de formación para clientes.
Sus capacidades de IA y transmisión en directo permiten la creación y distribución de contenidos de forma eficiente, lo que ayuda a los equipos a aumentar el valor de cada evento.
Las mejores funciones de Livestorm
- Obtenga resúmenes, transcripciones y recomendaciones de contenido automatizados con Livestorm IA.
- Amplíe el alcance con la retransmisión integrada, que permite a los organizadores emitir sesiones en directo simultáneamente a múltiples destinos y captar un público más amplio.
- Añade tu marca personalizada (colores, logotipo e imagen de fondo) a cada sala de eventos.
Limitaciones de Livestorm
- Los planes de nivel superior ofrecen opciones avanzadas de personalización y branding.
Precios de Livestorm
- Pro: 105 € al mes (facturado anualmente)
- Empresa: Precios personalizados
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Livestorm
- G2: 4,4/5 (más de 1500 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 400 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Livestorm?
Escuche la opinión de un usuario de G2:
Yo utilizo Livestorm para organizar reuniones en línea, seminarios web y eventos virtuales, ya que es nuestra plataforma preferida para presentaciones en directo y sesiones de formación interactivas. Me gusta cómo la mejor plataforma de eventos virtuales equilibra la simplicidad con el nivel adecuado de funcionalidad. La configuración inicial de Livestorm fue bastante sencilla y directa. Además, al utilizar Livestorm junto con otras herramientas, las integraciones ayudan a optimizar nuestro flujo de trabajo.
Yo utilizo Livestorm para organizar reuniones en línea, seminarios web y eventos virtuales, ya que es nuestra plataforma preferida para presentaciones en directo y sesiones de formación interactivas. Me gusta cómo la mejor plataforma de eventos virtuales equilibra la simplicidad con el nivel adecuado de funcionalidad. La configuración inicial de Livestorm fue bastante sencilla y directa. Además, al utilizar Livestorm junto con otras herramientas, las integraciones ayudan a optimizar nuestro flujo de trabajo.
5. Airmeet
Airmeet es una plataforma de eventos virtuales diseñada para equipos que organizan seminarios web interactivos, conferencias y eventos híbridos que requieren participación y control operativo.
Ayuda a los organizadores a comprender qué es lo que funciona a través de AirIntel, que muestra las tendencias de participación, el comportamiento de los asistentes y las métricas de rendimiento. Estos datos sirven de base para el plan futuro y el seguimiento.
Las sesiones en directo se producen a través de AirStudio, una interfaz de nivel profesional que ofrece a los anfitriones un control preciso sobre los diseños, los medios y los elementos de streaming.
Entre bastidores, AirControl centraliza la configuración del evento, la gestión de accesos, la programación y la moderación en tiempo real.
Las mejores funciones de Airmeet
- Mejora la inclusividad con la compatibilidad con soporte para accesibilidad integrado, asegurándote de que todos puedan usar subtítulos, navegación con el teclado y funciones de asistencia.
- Optimice las operaciones de los eventos con AX360, la plataforma de experiencia unificada de Airmeet que reúne la planificación, la ejecución y el análisis en un solo lugar.
- Ofrezca entornos virtuales totalmente personalizados con la marca de su empresa gracias a las funciones de Marca blanca.
Limitaciones de Airmeet
- El proceso de incorporación a Airmeet puede resultar complicado para los nuevos usuarios, especialmente para los ponentes o asistentes con menos conocimientos técnicos.
Precios de Airmeet
- Seminarios web premium: desde 199 $ al mes.
- Eventos: Precios personalizados
- Eventos gestionados: precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Airmeet
- G2: 4,6/5 (más de 700 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 150 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Airmeet?
Escuche la opinión de un usuario de G2:
Lo que más me gusta es la función de networking: poder moverme entre mesas virtuales y mantener videoconferencias en tiempo real le da un toque único, similar al de una conferencia. Reproduce la experiencia presencial mejor que la mayoría de las demás plataformas.
Lo que más me gusta es la función de networking: poder moverse entre mesas virtuales y mantener videoconferencias en tiempo real le da un toque único, similar al de una conferencia. Reproduce la experiencia presencial mejor que la mayoría de las demás plataformas.
Errores comunes que se deben evitar al elegir una plataforma de eventos virtuales
Estos son algunos de los errores más comunes que hay que evitar:
❌ 1. Sobrevalorar funciones que en realidad no vas a utilizar
Muchas plataformas parecen impresionantes en las demostraciones porque muestran todas las funciones posibles. En la práctica, usted depende de un pequeño subconjunto que ofrece compatibilidad directa con las metas de su evento.
Comprar una plataforma porque lo hace todo suele generar complejidad, baja adopción y confusión durante los eventos en directo. Las funciones que no se correlacionan con tus métricas de éxito del paso 1 no deben influir en la decisión.
❌ 2. Ignorar los flujos de trabajo posteriores al evento
Los equipos suelen centrarse en gran medida en la experiencia en directo y olvidan que el valor real de los eventos virtuales a menudo va más allá de la sesión en sí.
Si una plataforma dificulta el acceso a los datos de participación, la segmentación de los asistentes, los desencadenantes de seguimiento o la reutilización de las grabaciones, estás limitando el retorno de la inversión.
❌ 3. Subestimar las deficiencias de integración
Algunas plataformas afirman ofrecer integraciones, pero dependen en gran medida de exportaciones manuales o sincronizaciones parciales de datos.
Estas deficiencias ralentizan los seguimientos, distorsionan la elaboración de informes y generan trabajo adicional para los equipos de marketing, ventas o recursos humanos. Con el tiempo, esta fragmentación reduce la confianza en los datos de los eventos y debilita la toma de decisiones.
❌ Pasar por alto la experiencia móvil
Una parte importante de los asistentes se une a los eventos virtuales desde dispositivos móviles. Si la experiencia móvil de la plataforma es torpe o difícil de navegar, el compromiso disminuye rápidamente.
📚 Más información: El proceso de pensamiento de diseño, con ejemplos y pasos
🧠 Dato curioso: La reunión anual del Foro Económico Mundial es uno de los eventos más caros del mundo, con un precio estándar de entrada de alrededor de 40 000 dólares por persona. Este evento atrae a líderes mundiales, multimillonarios y altos ejecutivos, lo que lo convierte en una de las reuniones empresariales más exclusivas.
Consejos adicionales para elegir tu herramienta
Basándonos en nuestra experiencia, aquí tienes algunos consejos adicionales que te pueden resultar útiles:
1. Prueba el recorrido del asistente de principio a fin.
Una experiencia fluida para los asistentes puede determinar el éxito o el fracaso de tu evento. Esto es lo que debes comprobar:
- Registro > Confirmación > Acceso al evento (prueba este flujo tanto en el escritorio como en el móvil).
- Comprueba si hay puntos conflictivos, como requisitos de inicio de sesión, descargar aplicaciones y navegación confusa.
- Evalúa la velocidad de entrada tras hacer clic en «Unirse al evento».
- Únete a la experiencia para diferentes tipos de navegadores.
Recuerda que, si el proceso requiere más de dos o tres clics, el número de abandonos aumentará considerablemente.
📊 Perspectiva estratégica: Los stands virtuales cambian la forma en que los compradores evalúan a los proveedores.
En los eventos físicos, las visitas a los stands dependen de la ubicación, el tráfico peatonal y la dinámica social. En los eventos virtuales, las visitas a los stands dependen de la intención.
Los asistentes hacen clic en los stands cuando algo coincide con una sesión que acaban de ver, un problema que están investigando o un seguimiento que desean explorar. Esto da como resultado menos interacciones en los stands virtuales, pero significativamente más cualificadas.
2. Realice una prueba de estrés para comprobar la calidad de la transmisión en todos los dispositivos.
Realice una prueba de estrés con su propio equipo. Compruebe el rendimiento del streaming durante las horas punta, en situaciones de bajo ancho de banda, con puntos de acceso móvil, cambios de navegador, etc. Evalúe cuidadosamente:
- ¿Hay retrasos en el audio?
- ¿Cuánto tarda el vídeo en estabilizarse?
- ¿Existen mecanismos de respaldo para conexiones a internet deficientes?
💡 Consejo profesional: solicite el mapa de distribución CDN de la plataforma. Si no utilizan nodos CDN a nivel mundial, los asistentes internacionales pueden tener problemas de buffering.
3. Evalúa la profundidad real de la integración
Es posible que la plataforma que elijas tenga una lista de 50 integraciones, pero que el 80 % de ellas sean unidireccionales. Por ejemplo, debes comprobar lo siguiente:
- ¿Los datos del CRM se sincronizan en ambos sentidos?
- ¿Qué campos de análisis posteriores puede introducir en su base de datos?
- ¿La plataforma tiene compatibilidad con la sincronización en tiempo real?
- ¿Las métricas de interacción están correlacionadas con los registros de contacto?
📚 Más información: Las mejores herramientas de IA de marketing para optimizar sus esfuerzos
Lista de control: Qué hacer y qué no hacer en la evaluación de plataformas
| ✅ Haz esto | ❌ No hagas esto |
| Defina metas claras para el evento antes de preseleccionar las herramientas. | Comience las demostraciones sin saber cómo será el intento correcto. |
| Adapta las plataformas virtuales al tipo de evento (seminario web, conferencia, híbrido). | Supongamos que una plataforma funciona igual de bien para todos los formatos de eventos. |
| Prioriza las funciones de interacción relacionadas con tus metas. | Elige herramientas basadas en funciones llamativas que no vas a utilizar. |
| Realice una prueba piloto realista con ponentes y flujos de trabajo reales. | Confíe únicamente en demostraciones del equipo de ventas pulidas. |
| Prueba el flujo de participación de los asistentes y los controles del moderador. | Ignora la experiencia del organizador del evento bajo la presión en directo. |
| Evalúa los análisis más allá de los números de asistencia. | Considere el registro y la asistencia como métricas suficientes. |
| Valida las integraciones de CRM y marketing durante las versiones de prueba. | Supongamos que «integra» significa un flujo de datos sin interrupciones. |
| Evalúa la escalabilidad para eventos futuros, no solo para los actuales. | Optimice solo para el tamaño actual de la audiencia. |
| Ten en cuenta el esfuerzo operativo y los costes ocultos. | Compare las plataformas solo por el precio |
| Planifica los flujos de trabajo y los seguimientos posteriores al evento. | Trate los eventos como ejecuciones únicas. |
📚 Más información: El mejor software de planificación de proyectos
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A la hora de elegir una plataforma de eventos virtuales, lo más importante es encontrar una herramienta que facilite el trabajo de tu equipo.
Necesitas una plataforma que te brinde soporte para todo el trabajo que ocurre antes, durante y después del evento.
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Preguntas frecuentes
Las funciones imprescindibles de una plataforma de eventos virtuales son: transmisión en directo fiable, funciones integradas para involucrar a la audiencia, como chat, encuestas y preguntas y respuestas, controles flexibles de registro y acceso, grabación de sesiones con visualización bajo demanda y análisis avanzados.
Las plataformas de eventos virtuales se integran con herramientas de marketing y CRM. Esto se hace a través de integraciones nativas, API o webhooks. Estas integraciones permiten sincronizar automáticamente los datos de registro, asistencia y participación. Esto es importante porque facilita la segmentación de los asistentes, el seguimiento y el seguimiento de los resultados sin necesidad de realizar exportaciones manuales.
Algunas métricas críticas de seguimiento incluyen los niveles de participación, la retención de sesiones, las acciones de seguimiento, como solicitudes de demostraciones o descargas de contenido, y el visionado bajo demanda. También puede calcular el coste por asistente participante y evaluar cómo la información sobre el evento mejora los formatos futuros, los mensajes y el rendimiento general.
Las plataformas de seminarios web están diseñadas para eventos de networking más sencillos, de una sola sesión. Transmiten contenido con una interacción básica. Las plataformas de conferencias virtuales tienen compatibilidad con múltiples sesiones, agendas complejas, gestión de ponentes y una mayor participación en todas las sesiones. Si su evento incluye sesiones paralelas o se prolonga durante varios días, lo más adecuado suele ser una plataforma de conferencias.
ClickUp ayuda a los equipos a gestionar todo lo relacionado con el evento virtual. Mientras que la plataforma de eventos se encarga del alojamiento y la participación, ClickUp apoya la planificación de cronogramas, la coordinación de ponentes, las aprobaciones, la colaboración y el seguimiento posterior al evento en un único entorno de trabajo, lo que hace que la ejecución del evento sea más coherente y fácil de escalar.