En la sede central de ClickUp lo documentamos todo. Nuestro proceso de incorporación, nuestro flujo de trabajo de revisión de contenidos e incluso el peculiar sistema de nomenclatura que alguien inventó hace tres años.
Por supuesto, si retrocedemos varios años, nos damos cuenta de que perdíamos mucho tiempo en el trabajo de documentación. El formato llevaba una eternidad, la gente guardaba diferentes versiones por todas partes y los procesos se desviaban en cuanto alguien abandonaba el equipo.
Descubrimos la brecha, pero fue meses después, cuando las cosas empezaron a fallar. Afortunadamente, nuestro intento de salvarnos fue correcto: ¡creamos ClickUp Docs! 🤩
Luego llegó ClickUp Brain, que redactó todos nuestros procedimientos operativos estándar (POE) con solo una indicación.
En esta entrada del blog, desvelamos cómo ClickUp utiliza AI Docs para simplificar la creación de POE, convirtiendo lo que solía ser un proceso tedioso y manual en algo rápido, inteligente y (¿nos atrevemos a decirlo?) bastante satisfactorio. 📝
¿Qué son los documentos AI Docs en ClickUp?
AI Docs en ClickUp son documentos inteligentes impulsados por ClickUp Brain, diseñados para ayudar a los equipos a crear, gestionar y colaborar en contenidos de forma eficiente.
Utilizan la IA para redactar, resumir y organizar la información, lo que facilita la creación de POE, wikis y documentación de proyectos directamente en su entorno de trabajo.
Dado que ClickUp es el primer entorno de trabajo con IA convergente del mundo, sus SOP conviven con las tareas, los proyectos y los flujos de trabajo que documentan, en lugar de estar en herramientas separadas que requieren cambiar de contexto.
Esto elimina la dispersión del trabajo al mantener la documentación conectada con el trabajo real, de modo que cuando los procesos cambian, sus SOP se pueden actualizar en contexto en lugar de convertirse en archivos obsoletos que nadie recuerda mantener.
🎥 La IA puede facilitar la redacción de documentos, desde guías de usuario y POE hasta contratos legales y descripciones de productos. En este vídeo, le mostraremos exactamente cómo utilizar la IA para redactar documentación con ejemplos reales y indicaciones probadas.
¿Por qué son importantes los POE para los equipos?
Consideramos que los POE son el manual de estrategias de nuestro equipo. Nos ayudan a todos a estar en sintonía y a realizar el trabajo de la manera correcta en todo momento.
He aquí por qué vale la pena el esfuerzo. 👀
✅ Garantiza la coherencia en todos los procesos
Cuando redactamos POE para nuestras tareas clave, creamos una norma fiable que mantiene nuestra calidad en un nivel alto.
Todos los clientes disfrutan de la misma experiencia excelente con nosotros, tanto si trabajan con nuestro miembro más reciente del equipo como con alguien que lleva años aquí. Una orientación clara reduce los errores, agiliza la incorporación y evita que nadie pierda tiempo preguntando: «Espera, ¿cómo se hace esto?».
🔍 ¿Sabías que...? El psicólogo cognitivo George Miller propuso que el ser humano medio puede retener alrededor de 7 (más o menos 2) «fragmentos» de información en la memoria a corto plazo. En el diseño de POE, esto sugiere que no se debe sobrecargar un solo paso con demasiados subpasos o puntos de datos.
✅ Reduzca las lagunas de conocimiento
¿Qué ocurre cuando una de nuestras personas clave se va de vacaciones o cambia de rol? Sin los POE, sus conocimientos tácitos se van con ellos.
Los POE permiten a los miembros más experimentados de nuestro equipo documentar atajos, excepciones y errores pasados, lo que garantiza que sus conocimientos nos beneficien a todos.
✅ Mejora la eficiencia y el cumplimiento normativo
Los POE nos ahorran horas cada semana, evitando que tengamos que reinventar soluciones que ya hemos descubierto. Podemos consultar ejemplos de POE anteriores y centrar nuestra energía en nuevos retos en lugar de volver a hacer lo básico.
El cumplimiento normativo también nos resulta más fácil. Cuando llegan las auditorías, podemos señalar procedimientos claros que muestran exactamente cómo manejamos los datos confidenciales y mantenemos la calidad, lo que reduce el riesgo y nos da la confianza de que estamos haciendo las cosas bien.
📮 Información de ClickUp: el 44 % de los encuestados utiliza entre 1 y 5 pestañas cuando navega, pero el 8 % vive en un «modo caótico» con más de 31 pestañas.
Aunque no siempre es intencionado, nos pasa a todos: un tablero Miro para la lluvia de ideas, un documento de Google para los POE, una pestaña de gestión de proyectos y, luego, ChatGPT para obtener soporte adicional. 👀
Pero cada cambio entre aplicaciones o ventanas aumenta la carga mental, es decir, un desgaste mental oculto que merma su capacidad mental y le hace sentir disperso.
Con ClickUp, puede centralizar todas sus herramientas: pizarras, documentos, tareas, búsquedas web, modelos de IA como ChatGPT, Gemini y Claude, y mucho más, en un único entorno de trabajo de IA convergente. ¡Es hora de acabar con los cambios de contexto y cerrar esas pestañas adicionales para siempre!
Funciones principales de ClickUp AI Docs para los POE
Estas son las principales funciones de IA que obtienes. 👇
Redacción asistida por IA de plantillas y contenido de POE
Solíamos dedicar demasiado tiempo a crear POE desde cero.
ClickUp Brain cambió eso para nosotros. Ahora abrimos un documento, escribimos una barra «/», describimos lo que necesitamos y obtenemos un borrador funcional.
Así es como funciona: necesitábamos documentar nuestro nuevo proceso de revisión editorial. Hicimos una indicación a ClickUp Brain para que generara la estructura inicial, como secciones para los requisitos de envío, criterios de revisión, fases de aprobación y protocolos de comentarios.
Lo personalizamos para el flujo de trabajo de nuestro equipo en unos 20 minutos (algo que nos habría llevado más de dos horas 😮💨).
📌 Ejemplo de indicación: Cree un POE para nuestro proceso de revisión editorial, que incluya las directrices de envío, los criterios de revisión, las fases de aprobación y los procedimientos de retroalimentación. Formatee el documento con títulos, pasos numerados y espacio para capturas de pantalla.
Colaboración del equipo en tiempo real con comentarios y ediciones
Trabajamos juntos en los POE en tiempo real, lo que significa que no hay problemas de control de versiones de documentos.
Nuestro equipo de contenido, diseñadores y gestores de proyectos realizan la edición del mismo documento simultáneamente con la función Collaboration Detection de ClickUp. Así, cuando alguien identifica un problema que requiere una actualización en nuestro proceso de entrega de diseños, lo aborda mientras los demás continúan perfeccionando sus secciones.
ClickUp Brain también nos ayuda a dar sentido a las largas discusiones. Cuando debatimos mejoras en los procesos en los comentarios, a menudo se producen docenas de mensajes de ida y vuelta. La herramienta de documentación con IA lee todo el hilo y resume las decisiones clave y los elementos a tomar.
Además, cuando alguien sugiere «Deberíamos añadir una plantilla de informe de incidencias» en un comentario asignado de ClickUp, la plataforma lo convierte automáticamente en una tarea con una persona asignada.
Recientemente hemos revisado nuestro POE de incorporación de clientes con las aportaciones de varios miembros del equipo. Todos dejaron comentarios con sugerencias de mejora y ClickUp Brain extrajo los puntos de consenso en los que todos estábamos de acuerdo.
También creó tareas de ClickUp independientes para los elementos que requerían trabajo adicional, como la creación de plantillas de correo electrónico y la configuración de la automatización.
💡 Consejo profesional: Utilice ClickUp Chat para debatir los borradores de los POE directamente junto al documento sin tener que cambiar al correo electrónico o Slack. Etiquete a los expertos en la materia para que revisen secciones específicas, haga preguntas aclaratorias sobre los pasos del proceso y obtenga comentarios inmediatos.
El chat tiene conversaciones encadenadas que mantienen la conexión con el POE, por lo que nunca se pierde el contexto sobre por qué ciertos procedimientos se documentaron de una manera determinada.
Control de versiones para realizar el seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo
Experimentamos con nuestros procesos y, a veces, esos experimentos no funcionan.
ClickUp Docs guarda automáticamente todas las versiones, lo que nos permite ver quién ha realizado los cambios, comparar las versiones y restaurar versiones anteriores cuando es necesario.
Por ejemplo, el equipo de marketing editó su POE de publicación de contenidos para incluir un punto de control de revisión adicional. Tras unas semanas, se dieron cuenta de que el cronograma de publicación se había alargado considerablemente. Abrieron el historial de versiones, compararon el proceso actual con el anterior e identificaron dónde se producía el cuello de botella.
A partir de ahí, fue fácil restaurar la versión optimizada que se adaptaba mejor al ritmo de nuestro equipo.
El historial de versiones también facilita los esfuerzos de formación.
Los nuevos miembros del equipo revisan la evolución del POE de inicio del proyecto para comprender cómo se ha perfeccionado el proceso con el tiempo. Ven qué pasos se han añadido para resolver problemas específicos y cuáles se han eliminado porque no aportaban valor.
🔍 ¿Sabías que...? Nuestro cerebro recuerda mejor las cosas cuando las producimos activamente (escribiendo, hablando) en lugar de solo leerlas. Al redactar o realizar la edición de POE, pedir a tu equipo que «diga en voz alta los pasos» o «te guíe a través del proceso» ayuda a fijarlos en la memoria.
Integración con tareas, listas de control y flujos de trabajo
Creamos nuestros POE para impulsar el trabajo real, no para que se queden guardados en una carpeta en algún lugar.
Por ejemplo, el equipo de éxito del cliente consulta el POE de escalado de clientes y sigue las listas de control integradas mientras resuelve los problemas. Cada elemento de la lista de control puede generar subtareas con asignaciones y plazos.
ClickUp Brain agiliza esta conexión. Cuando el equipo redacta un POE detallado para las revisiones trimestrales del negocio, resalta secciones específicas y solicita a la IA que cree tareas basadas en ese contenido. El AI Project Manager genera una lista de tareas con las personas asignadas sugeridas en función de los patrones del entorno de trabajo.
Los SOP, las listas de control y los flujos de trabajo permanecen conectados, por lo que las actualizaciones de uno se reflejan en los demás.
👀 ¿Sabías que: Según Forrester Research , en un periodo de tres años, las organizaciones que utilizan ClickUp lograron un rendimiento de la inversión (ROI) estimado del 384 %. Estas organizaciones generaron alrededor de 3,9 millones de dólares estadounidenses en ingresos incrementales a través de proyectos habilitados o mejorados por ClickUp.
Capacidad para generar POE automáticamente a partir de procesos existentes
Hemos completado cientos de proyectos y muchos de nuestros procesos eficaces se han desarrollado de forma orgánica a través de comentarios y debates sobre las tareas.
ClickUp Brain analiza el trabajo existente y crea POE’s basados en los patrones que ya seguimos. Podemos darle una indicación para que revise los lanzamientos de sitios web que hemos completado y genere una plantilla de POE basada en lo que ofrece resultados de forma constante.
El año pasado utilizamos ClickUp Brain para comprender nuestras directrices de marca. Nuestro equipo de diseño respondía con frecuencia a preguntas recurrentes sobre el uso de los activos de la marca. Le pedimos a ClickUp Brain que analizara seis meses de comentarios y tareas relacionados y que luego generara un POE. El resultado fue un documento completo que reflejaba nuestras prácticas reales. Lo perfeccionamos brevemente y lo publicamos para el equipo.
También utilizamos la integración de IA para alinear la documentación de los procesos con la realidad.
Cuando nos dimos cuenta de que nuestras prácticas de incorporación de clientes habían evolucionado más allá de lo que describían nuestros POE, le pedimos a ClickUp Brain que analizara nuestros proyectos de incorporación recientes y sugiriera actualizaciones.
La herramienta de IA identificó tres pasos que habíamos incorporado a nuestro flujo de trabajo y dos pasos que habíamos eliminado, los cuales editamos para mantener la información actualizada.
💡 Consejo útil: Organice ClickUp SyncUps cuando forme a nuevos miembros del equipo en los POE o revise las actualizaciones de los procesos con su equipo.
A continuación, utilice ClickUp Brain para transcribir automáticamente la reunión, extraer los puntos clave del procedimiento discutidos y convertir las preguntas o los casos extremos en adiciones para su documentación de POE. De este modo, los conocimientos tribales compartidos verbalmente también quedan reflejados en sus procedimientos oficiales.
¿Cómo utilizan los equipos IA Docs para crear POE?
En esta sección, lo contamos todo. Así es como utilizamos realmente la IA para la documentación interna. 📝
Redacción rápida de nuevos POE
Hemos guardado un montón de plantillas de documentos para diferentes tipos de POE. Cuando necesitamos documentar un nuevo proceso, tomamos la plantilla adecuada y le pedimos a ClickUp Brain que la personalice.
La última vez que lanzamos una función importante, utilizamos nuestra plantilla de lanzamiento de funciones y pedimos a la IA que ajustara las secciones a nuestras necesidades. De este modo, mantuvimos nuestra estructura coherente, pero completamos los detalles específicos de ese lanzamiento en particular.
Incluimos capturas de pantalla, tablas, vídeos y cualquier otra ayuda visual que aclare el proceso.
Nuestro POE de revisión de diseño incluye capturas de pantalla reales de nuestra herramienta de comentarios y una tabla que muestra cuánto tiempo debe durar cada fase de revisión. ClickUp Brain nos ayuda a determinar dónde deben colocarse estos elementos visuales para que los usuarios puedan seguir el proceso.
🔍 ¿Sabías que...? En la teoría de la memoria, la «interferencia» significa que los nuevos recuerdos pueden afectar a la recuperación de los antiguos (retroactiva) o que la información previa puede bloquear los nuevos recuerdos (proactiva). En los documentos: evita ocultar las actualizaciones o los cambios en textos densos. Haz que destaquen para que no se «mezclen» en el desorden de la memoria.
Actualización de los POE existentes
Los procesos cambian y necesitamos que nuestros POE se adapten a ellos. Cuando algo necesita actualizarse, resaltamos esa sección y le indicamos a ClickUp Brain que la reescriba.
A veces nos damos cuenta de que hemos sido demasiado técnicos, por lo que simplificamos el lenguaje. Otras veces, un proceso ha cambiado y necesitamos reescribir toda una sección para que se ajuste a lo que realmente estamos haciendo ahora.
📌 Ejemplo de indicación: Reescribe este paso en un lenguaje sencillo y práctico que cualquier miembro del equipo pueda entender.
💡 Consejo profesional: Graba clips de ClickUp cuando los miembros del equipo realicen procedimientos complejos que sean difíciles de describir solo con texto. Las grabaciones de pantalla con voz en off muestran exactamente cómo navegar por el software, solucionar problemas comunes o completar procesos de varios pasos.
A continuación, incruste estos vídeos directamente en sus documentos POE para que los procedimientos incluyan tanto pasos escritos como demostraciones visuales.
Uso compartido y permisos
Recabar las opiniones de todos los que realmente realizan el trabajo mejora considerablemente nuestros POE.
ClickUp Docs nos permite establecer permisos detallados para determinar quién puede ver, comentar o editar cada documento o página. Podemos compartir documentos con todo nuestro entorno de trabajo (excepto los invitados), incluyendo personas o equipos específicos, o incluso invitar a usuarios externos por correo electrónico.
Al mismo tiempo, los permisos en ClickUp siguen una jerarquía: los permisos a nivel de documento prevalecen sobre los ajustes generales del entorno de trabajo, y los permisos específicos de un elemento (por ejemplo, en una página concreta) prevalecen sobre los generales.
Documentación centralizada
Vivimos en el hub de documentos de ClickUp porque es donde se recogen todos los POE, notas de proyectos e ideas. Nos permite ver todo lo que hemos creado o en lo que hemos colaborado en un solo lugar, sin tener que buscar en espacios o tareas.
Podemos filtrar por lo que se ha compartido con nosotros, lo que hemos escrito o incluso los documentos etiquetados para un proyecto específico.
Lo que más nos gusta es lo fácil que resulta conectar los puntos. Los borradores de las políticas y procedimientos de la empresa se convierten en referencias pulidas dentro del Hub, todas etiquetadas, enlazadas y listas para usar. Podemos agrupar documentos relacionados, fijar nuestros favoritos y buscar entre todo el contenido en cuestión de segundos.
Se ha convertido en nuestra memoria colectiva, manteniendo todo nuestro conocimiento accesible y actualizado, sin importar lo rápido que cambien las cosas.
Paso a paso: creación de un POE con ClickUp AI Docs
Y ahora, así es como redactamos procedimientos con ClickUp Brain en documentos. 🧑💻
Paso n.º 1: Abra un nuevo documento.
Navegamos hasta el hub de documentos o el espacio, carpeta o lista específicos donde queremos que se almacenen los POE.
Hacemos clic en el botón + Documento y le damos a nuestro POE un título claro y descriptivo. Algo como POE del proceso de incorporación de clientes o Flujo de trabajo de aprobación de contenido funciona bien. Los títulos claros permiten a las personas encontrar lo que necesitan sin tener que adivinar.
A continuación, configuramos los permisos. Elegimos si el documento debe ser público para que todo nuestro equipo pueda verlo, o privado mientras seguimos redactándolo.
Para procesos sensibles, como procedimientos financieros o políticas de RR. HH., mantenemos permisos estrictos. Siempre podemos ajustarlos más adelante a medida que evoluciona el POE.
👀 Truco de ClickUp: A menudo marcamos el documento como wiki cuando va a servir como fuente de información veraz para los procesos de nuestro equipo. Esto hace que sea mucho más fácil encontrarlo y consultarlo más adelante.
Nuestra wiki de estrategia operativa tiene todos los POE de toda la empresa organizados de esta manera, y los nuevos miembros del equipo nos dicen que es un salvavidas durante la incorporación.
Paso n.º 2: elija una plantilla o solicite a la IA que redacte un POE
Hay dos caminos posibles, y ambos funcionan muy bien dependiendo de lo que necesites:
- Utilice una plantilla de proceso o POE de ClickUp para obtener un esquema estructurado de inmediato.
- Indica a ClickUp Brain que cree algo personalizado.
Haga clic en el botón Preguntar a la IA o escriba /write en el documento, luego introduzca una indicación como Redactar un POE para la incorporación de nuevos empleados o Crear un procedimiento para las evaluaciones trimestrales de rendimiento.
ClickUp Brain genera un borrador basado en lo que usted solicita.
Una vez que tenga ese borrador inicial, revíselo y perfecciónelo. Pida a la IA que amplíe las secciones que le parezcan escasas, simplifique el lenguaje que sea demasiado complejo o añada viñetas donde sea necesario aclarar algo.
Por ejemplo, cuando redactamos nuestro POE de incorporación de proveedores, la IA nos proporcionó una buena estructura. Sin embargo, le pedimos que ampliara la sección de verificación del cumplimiento y simplificara el lenguaje de aprobación de contratos para que nuestro equipo de compras pudiera seguirlo.
👀 Consejo útil: Repetimos el proceso hasta que nos parece correcto. Nuestro equipo prueba las indicaciones de seguimiento para ajustar el tono, añadir ejemplos específicos o incluir notas que requiere nuestro sector. ClickUp Brain se adapta en función de lo que necesitamos, por lo que no tenemos que aceptar el primer borrador como definitivo.
Paso n.º 3: personalizar el contenido con detalles específicos del equipo
Ahora lo hacemos nuestro. Revisamos cada sección y sustituimos los marcadores de posición por nuestros procedimientos, herramientas y contactos reales.
Los pasos genéricos se convierten en instrucciones detalladas que nuestro equipo puede seguir sin confusión. Añadimos capturas de pantalla que muestran exactamente lo que las personas deben ver y enlaces a los recursos que necesitarán: guías de estilo, formularios de aprobación y bibliotecas de plantillas.
A continuación, añadimos:
- Formato de texto enriquecido para que los POE sean fáciles de seguir.
- Títulos para dividir secciones largas
- Tablas para organizar la información de forma más clara.
- Imágenes para mostrar lo que la gente debería ver.
- Añada ClickUp Pizarras para visualizar los flujos de procesos directamente en el POE.
Por ejemplo, nuestro POE de entrega de diseños incluye capturas de pantalla de nuestra herramienta de revisión, una tabla que muestra los tiempos de respuesta para cada fase de revisión y enlaces a nuestras directrices de marca.
💡 Consejo profesional: puede utilizar ClickUp Whiteboards para esbozar diagramas de flujos de trabajo y árboles de decisión antes de redactar la documentación de los POE. Los equipos pueden correlacionar cada paso de forma colaborativa, identificar los puntos de traspaso y detectar cuellos de botella o procedimientos que faltan en un formato visual.
Una vez finalizado el proceso en la Pizarra, conviértalo directamente en tareas POE estructuradas o enlazarlo a su documento ClickUp. De esta manera, los lectores pueden ver tanto el diagrama del flujo de trabajo de alto nivel como las instrucciones detalladas paso a paso.
Paso n.º 4: Añada listas de control, flujos de trabajo y enlaces a tareas para su ejecución
A continuación, nos centramos en hacer que los POE sean aplicables.
Inserto listas de control que desglosan el procedimiento en pasos, lo que permite a las personas marcar los elementos a medida que trabajan.
Para los pasos clave, creamos o enlazamos tareas directamente desde el documento. Resalte un paso, utilice la opción + Tarea y conéctelo al trabajo real en el entorno de trabajo.
Además, utilizamos Doc Relationships para conectar nuestros POE con tareas, proyectos o flujos de trabajo recurrentes relacionados. Por ejemplo, el documento de incorporación de clientes está enlazado con la plantilla de tareas de incorporación, de modo que cuando alguien inicia una nueva relación con un cliente, tiene el contexto justo ahí.
👀 Truco de ClickUp: Nuestra documentación sobre escalamiento de clientes incluye un diagrama de flujo que muestra cuándo escalar los problemas y a quién. Sabemos lo útil que puede ser consultar rápidamente los diagramas de procesos o diagramas de flujo integrados para obtener una guía visual. Las personas siguen la ruta visual y consultan los pasos detallados según sea necesario.
Paso n.º 5: uso compartido con las partes interesadas pertinentes para su revisión
Hacemos clic en el botón Compartir e invitamos a las partes interesadas, los gerentes o los responsables de cumplimiento normativo a que lo revisen.
En cuanto a las políticas de RR. HH., nos aseguramos de que se sometan a revisión legal. Y los procedimientos operativos requieren la participación de los jefes de equipo que gestionan esos procesos a diario.
Esto permite detectar los problemas antes de que se conviertan en un problema para todos. Además, exportamos algunos documentos como archivos PDF, HTML o Markdown para su uso compartido sin conexión o para registros de cumplimiento.
Paso n.º 6: Mantenga el control de versiones y actualice los POE con regularidad
Nuestros POE son documentos vivos que crecen con los procesos.
Configuramos las tareas periódicas de ClickUp para revisarlas y actualizarlas a intervalos regulares.
Los procedimientos más críticos se revisan trimestralmente, mientras que los procesos estables que no cambian mucho se revisan anualmente. Esto mantiene nuestra documentación actualizada sin abrumarnos con un trabajo de mantenimiento constante.
Un usuario comparte en G2:
Me encanta poder hacer casi todo en un solo lugar: tareas, documentos, paneles de control e incluso lluvias de ideas. Me permite organizar mi trabajo sin necesidad de utilizar cinco aplicaciones diferentes. Las integraciones y automatizaciones me ahorran muchísimo tiempo, y la visibilidad de todos los proyectos es una gran ventaja. Es como un auténtico centro de colaboración y planificación.
Me encanta poder hacer casi todo en un solo lugar: tareas, documentos, paneles de control e incluso lluvias de ideas. Me permite organizar mi trabajo sin necesidad de utilizar cinco aplicaciones diferentes. Las integraciones y automatizaciones me ahorran muchísimo tiempo, y la visibilidad de todos los proyectos es una gran ventaja. Es como un auténtico centro de colaboración y planificación.
🎙️ Caso práctico de cliente: G-Loot utiliza ClickUp para conectar el trabajo diario con los OKR a nivel de empresa. La plataforma de deportes electrónicos adoptó ClickUp en todos los equipos para sustituir herramientas dispersas, gestionar sprints, centralizar documentos y realizar el seguimiento del progreso con respecto a las metas estratégicas en un solo lugar.
Con ClickUp, ahora todas las tareas se alinean con un objetivo, la colaboración es más rápida entre los equipos de producto, CRM y creativos, y los directivos finalmente tienen una visibilidad completa de la ejecución.
Buenas prácticas para utilizar documentos de IA en la creación de POE
Cuando creamos POE en ClickUp, nos basamos en algunas prácticas probadas que ayudan a nuestros equipos a trabajar más rápido y a mantener la documentación precisa y accesible:
- Utilice las herramientas basadas en roles de ClickUp Brain para generar borradores de POE, listas de control y contenido en formato en cuestión de minutos.
- Configure ClickUp Automatizaciones para que se encargue de las tareas repetitivas, como asignar tareas de revisión y desencadenar acciones de seguimiento, especialmente cuando se incumple un procedimiento crítico.
- Conecte sus integraciones de ClickUp para facilitar el uso compartido de los POE en Google Drive y otras herramientas. De este modo, las conversaciones y los archivos se sincronizarán sin necesidad de cambiar de herramienta.
- Recopile comentarios con ClickUp Forms y convierta automáticamente las respuestas en tareas procesables.
🚀 Ventaja de ClickUp: Las reuniones son estupendas hasta que te das cuenta de que nadie sabe qué se ha decidido o quién hace qué. El ClickUp AI Notetaker graba, transcribe y resume automáticamente las discusiones de tu equipo, convirtiendo las decisiones verbales en notas de reunión estructuradas.
Los elementos pendientes se convierten instantáneamente en tareas y se enlazan con los documentos pertinentes, para que tus nuevos procedimientos y actualizaciones nunca se pierdan.
Ejemplos reales del uso de documentos de IA
Así es como los diferentes equipos de ClickUp mejoran los procesos internos:
- Equipo de ventas: Crea y perfecciona documentos para la calificación de clientes potenciales, la programación de demostraciones y la transferencia de acuerdos. La IA consulta guías anteriores para sugerir la estructura y la redacción de los POE.
- Ingeniería: redacta documentos para la gestión de lanzamientos y la respuesta a incidencias. ClickUp Brain revisa retrospectivas de sprints anteriores para proponer flujos de trabajo mejorados.
- Éxito de los clientes: colabora en AI Docs para actualizar los POE de incorporación y los manuales de renovación. Extrae información contextual de los comentarios de los clientes y las métricas de rendimiento, lo que facilita la personalización de plantillas para diferentes segmentos de clientes.
- Finanzas: Estandarice los procesos de aprobación de gastos, tramitación de facturas y seguimiento presupuestario. Una vez que el borrador está listo, las automatizaciones asignan revisores y realizan el seguimiento de las aprobaciones, lo que permite que estas se realicen según lo previsto.
Trabaje con los héroes de los POE de ClickUp
Hemos aprendido que cuando la documentación de los procesos fluye, todo lo demás también lo hace. ClickUp AI Docs ha convertido los aburridos POE en guías vivas y dinámicas que a nuestros equipos les encanta utilizar.
Ahora creamos nuevos procedimientos en cuestión de minutos, modificamos los antiguos sin temor a la ruleta de versiones y vemos cómo ClickUp Brain rellena los huecos más rápido de lo que tardamos en terminarnos el café.
Cada POE que creamos se basa en el anterior, lo que nos permite mantener nuestros conocimientos al día, nuestros procesos claros y nuestros equipos alineados.
¿A qué esperas? ¡Regístrate hoy mismo en ClickUp! ✅
Preguntas frecuentes (FAQ)
Los documentos AI Docs de ClickUp son documentos inteligentes impulsados por ClickUp Brain. Mediante el uso de la inteligencia artificial, ayudan a los equipos a crear, editar y organizar contenidos más rápidamente para redactar, resumir y dar formato a la información directamente en la documentación.
La creación de POE impulsada por IA de ClickUp Brain incluye la redacción automática de esquemas, instrucciones paso a paso y listas de control. Los equipos pueden utilizar indicaciones basadas en funciones para garantizar que cada POE siga un formato coherente e incluya todos los detalles clave.
Sí. Los POE creados en AI Docs se pueden vincular a las tareas de ClickUp, de modo que los equipos pueden garantizar la asignación precisa de tareas, establecer fechas límite o realizar el seguimiento de la finalización directamente desde el documento.
ClickUp guarda automáticamente el historial de versiones de cada documento. Los equipos pueden realizar el seguimiento de las ediciones, ver versiones anteriores y restaurar borradores anteriores, lo que garantiza que todas las actualizaciones sean visibles y se revisen adecuadamente.
Sí. Los equipos pueden personalizar AI Docs con plantillas, indicaciones y formatos específicos para cada departamento. Esta flexibilidad permite a los equipos de marketing, equipo de ventas, ingeniería y otros crear POE que se adapten a sus flujos de trabajo únicos.