Se está preparando para su ciclo presupuestario anual. Su director financiero quiere proyecciones presupuestarias más precisas para el próximo año, pero usted solo dispone de datos reales de los últimos cuatro años.
Además, hay varias variables que deben tenerse en cuenta en el proceso de elaboración del presupuesto del proyecto. Desde las actualizaciones de precios y la volatilidad del mercado hasta los gastos de marketing y el aumento de los gastos tecnológicos. En esta situación, el enfoque manual de la planificación y la previsión financieras no es suficiente.
¿Y si le dijéramos que el software de gestión de proyectos resuelve esto por usted?
El software de gestión de proyectos puede automatizar las proyecciones presupuestarias mediante la automatización de la recopilación de datos, el cálculo, el análisis y la generación de informes, lo que elimina un número de procesos manuales.
Exploremos estas plataformas y comparemos sus capacidades en términos de planificación de proyectos y gestión de proyectos.
El mejor software de gestión de proyectos para generar automáticamente proyecciones presupuestarias
| Herramienta | Ideal para | Funciones principales | Precios* |
| ClickUp | Gestión de proyectos y colaboración impulsadas por IA. | IA contextual (ClickUp Brain y BrainGPT), paneles, agentes de IA, gestión de proyectos. | Gratis para siempre; personalizaciones disponibles para corporaciones. |
| Previsión. app | Previsión y seguimiento financiero a nivel de cartera. | Previsión IA, panel de control de cronograma, software de reconocimiento de ingresos. | Precios personalizados |
| Mavenlink (ahora Kantata) | Automatización de servicios profesionales | Estimación y previsión de proyectos, estado de proyectos y carteras, contabilidad de proyectos. | Precios personalizados |
Cómo evaluamos el software en ClickUp
Nuestro equipo editorial sigue un proceso transparente, respaldado por investigaciones y neutral con respecto a los proveedores, por lo que puede confiar en que nuestras recomendaciones se basan en el valor real del producto.
Aquí tienes un resumen detallado de cómo evaluamos el software en ClickUp.
🧠 Dato curioso: La palabra «presupuesto» proviene de la antigua palabra francesa «bougette», que significa una pequeña bolsa en la que se llevaba la riqueza.
¿Qué debe buscar en un software de gestión de proyectos para generar automáticamente proyecciones presupuestarias?
El software de presupuesto de proyectos que elija debe ser capaz de realizar previsiones y señalar de forma dinámica posibles problemas. Debe ayudarle a ahorrar tiempo en la búsqueda de datos para que pueda centrarse en crear valor.
Estas son las funciones clave que debe buscar:
- IA 100 % contextual: busque un software de presupuestación de proyectos con IA ambiental, que pueda analizar los datos de los proyectos en todo su ecosistema de aplicaciones conectadas y sugerir ajustes presupuestarios de forma automática.
- Cree presupuestos automáticamente utilizando los datos del proyecto: su software de gestión de proyectos debe generar presupuestos directamente a partir de las definiciones del alcance, los roles de los recursos, los cronogramas del proyecto y los centros de recursos.
- Seguimiento en tiempo real del presupuesto frente a los datos reales: esta herramienta debe funcionar también como software de gestión financiera y mostrar comparaciones en tiempo real entre el presupuesto planificado y el gasto real (horas, gastos, adquisiciones) para que los equipos puedan responder con rapidez.
- Integración con diversas fuentes de datos: la herramienta de presupuestación debe recopilar datos de sistemas de control de tiempo, sistemas de gastos, ERP, software de gestión de tareas, facturas y otras fuentes de forma automática para garantizar la precisión de los datos.
- Previsión de proyectos : El software de presupuestación de proyectos debe permitir la creación de modelos hipotéticos para aumentar las horas, cambiar las tarifas o modificar el alcance del proyecto, y reflejar instantáneamente el impacto en el presupuesto.
- Planificación de recursos empresariales: debe mostrar la disponibilidad de recursos, las implicaciones en cuanto a costes y cómo la asignación o reasignación de roles afectará al presupuesto y al cronograma.
- Campos y fórmulas financieras personalizados: los usuarios deben poder definir sus propios campos presupuestarios (por ejemplo, tasa de gastos generales, objetivo de margen, contingencia) y crear fórmulas que reflejen los modelos de costes específicos de la empresa.
- Información a nivel de cartera: busque un software que ofrezca vistas de panel de control de múltiples proyectos para que pueda ver la exposición presupuestaria, el riesgo de costes agregados y la rentabilidad general de toda la cartera. Un panel de control intuitivo y fácil de usar reducirá las curvas de aprendizaje y ahorrará el tiempo que el equipo financiero dedica a aprender a manejar el software, en lugar de dedicarlo a la elaboración de presupuestos.
- Escalabilidad: El software de presupuestación de proyectos debe adaptarse bien tanto a equipos pequeños como a grandes corporaciones.
⚡ Archivo de plantillas: Plantillas gratuitas para presupuestos de proyectos en Excel y ClickUp.
El mejor software de gestión de proyectos para generar automáticamente proyecciones presupuestarias
Ahora, veamos algunas herramientas de gestión presupuestaria de proyectos que le ayudarán a gestionar las proyecciones presupuestarias de los proyectos con el mínimo esfuerzo.
1. ClickUp (el mejor para la gestión de proyectos y la colaboración basadas en IA)
Recopilar datos de hojas de cálculo y herramientas desconectadas es agotador. Ahora más que nunca, porque las variables cambian más rápido que nunca. Necesita un sistema robusto de gestión de proyectos que se adapte en tiempo real y conecte todas las piezas móviles.
Entra en ClickUp. ClickUp reúne todas las aplicaciones de trabajo, los datos y los flujos de trabajo en un único entorno de trabajo con IA convergente. Diseñado para equipos modernos, ClickUp conecta la gestión de proyectos, la gestión de tareas y la colaboración basadas en IA en una única fuente de información.
Ya sea que esté realizando el seguimiento de los costos, la previsión de gastos o la revisión de los resultados, todo permanece conectado y con visibilidad. De esta manera, ClickUp elimina todas las formas de dispersión del trabajo para proporcionar un contexto completo y un único lugar para que las personas y los agentes trabajen juntos.
Veamos cómo el software de gestión de proyectos ClickUp le ayuda a realizar el seguimiento del presupuesto de sus proyectos.
Proyecciones presupuestarias asistidas por IA con ClickUp Brain
ClickUp Brain actúa como un asistente de IA integrado directamente en el entorno de trabajo de ClickUp. Proporciona respuestas contextuales, ejecuta acciones y puede realizar búsquedas en todo su ecosistema de aplicaciones conectadas.
A continuación, le mostramos cómo puede utilizar ClickUp Brain para la ejecución de proyectos con tecnología IA:
- Captura y resumen de datos: este asistente de IA resume las actualizaciones de estado, los informes e incluso los comentarios sobre las tareas.
- Generación de tareas y flujos de trabajo: si proporciona el alcance del proyecto, la IA contextual genera tareas y subtareas con dependencias y plazos.
- Contexto basado en el conocimiento: dado que se basa en los datos reales de su entorno de trabajo, las sugerencias o resúmenes de la IA se basan en lo que hace su organización, lo que hace que las proyecciones sean más precisas (suponiendo que los datos de origen estén bien estructurados).
En última instancia, ClickUp Brain agiliza el proceso de captura y análisis de esos datos, lo que le ayuda a generar proyecciones presupuestarias más rápidamente.
⭐ Bonificación: Si ClickUp Brain le ayuda a analizar los datos de los proyectos dentro de su entorno de trabajo, ClickUp BrainGPT es perfecto para los usuarios que desean evitar otra pestaña de Chrome. Se trata de una superaplicación de IA para escritorio que reúne todos los datos financieros, documentos y consultas en un centro de comandos impulsado por IA.
BrainGPT le permite:
- Busque en todas sus aplicaciones conectadas, incluidas Google Drive, Sheets, GitHub, Figma, Slack y Confluence, para obtener al instante hojas de costes, SOW, estimaciones, datos de sprints anteriores y documentos de proveedores sin cambiar de pestaña.
- Utilice Talk-to-Text para registrar hipótesis financieras, notas de estimación y tareas de seguimiento mientras revisa las proyecciones.
- Aproveche los modelos de IA premium como ChatGPT, Claude y Gemini dentro de BrainGPT para realizar análisis más profundos, planificar escenarios o comprobar la validación de costes.
Con BrainGPT, su previsión presupuestaria no tiene límite y se nutre de todo su ecosistema. Eso se traduce en un contexto más rico, menos puntos ciegos y decisiones financieras más rápidas.
Centralice los datos presupuestarios y las métricas clave
Los paneles de ClickUp consolidan todos los datos presupuestarios de sus proyectos. Supervise el rendimiento financiero, realice el seguimiento de las tasas de consumo y detecte los excesos presupuestarios antes de que se conviertan en problemas.
Los paneles se actualizan automáticamente a medida que los equipos completan tareas, registran el tiempo o cambian los estados. Sus proyecciones presupuestarias están vinculadas a la última actividad del proyecto.
Además, ClickUp Cards le permite diseñar su panel de control presupuestario con precisión. Cada tarjeta extrae datos en tiempo real de tareas, listas o de todo el entorno de trabajo y los convierte en una vista procesable.
Tipos de tarjetas útiles para las proyecciones presupuestarias:
- Tarjetas de resumen de campos personalizados: agregue campos de costes, presupuestos o estimaciones en tareas o listas.
- Tarjetas de control de tiempo: compare las horas estimadas con las reales para identificar los excesos de tiempo de forma temprana.
- Tarjetas de carga de trabajo: visualice la capacidad del equipo y realice una previsión de dónde un esfuerzo adicional aumentará los costes.
- Tarjetas gráficas: trace tendencias de costes, consumo de sprints o variaciones de recursos a lo largo del tiempo para obtener información financiera.
- Tarjetas de lista de tareas: resalte los elementos de alto riesgo, vencidos o que requieren mucho esfuerzo y que pueden inflar el costo del proyecto.
🎥 Este tutorial le muestra cómo crear un panel de control para la gestión de proyectos en menos de 15 minutos.
Integre herramientas financieras en su entorno de trabajo.
Para los gestores de proyectos, los fundadores de startups y los equipos de operaciones, ClickUp no es solo un gestor de tareas, sino un centro neurálgico que conecta la gestión de proyectos con información financiera en tiempo real.
ClickUp se integra con herramientas líderes, como QuickBooks, lo que le permite sincronizar datos de gastos, facturas y flujos de ingresos directamente en su entorno de trabajo.
Con estas integraciones, puede extraer automáticamente los datos reales, compararlos con sus presupuestos planificados y detectar las variaciones antes de que se conviertan en problemas.
💡 Consejo profesional: Explora las integraciones API y Zapier de ClickUp para conectarte con prácticamente cualquier herramienta financiera que utilice tu equipo, lo que te permitirá automatizar y personalizar aún más tus flujos de trabajo presupuestarios.
Deje que los agentes de IA hagan el trabajo pesado por usted
Imagina tener a tu lado a un asistente financiero personal. Los agentes de ClickUp en la previsión presupuestaria asumen este rol.
Por ejemplo, el agente de previsión presupuestaria con IA de ClickUp permite a los equipos automatizar y optimizar la planificación financiera directamente dentro de sus flujos de trabajo de gestión de proyectos.
Al conectar los datos de su entorno de trabajo, este agente puede activar cálculos presupuestarios, supervisar los gastos en tiempo real y alertarle de forma proactiva sobre los riesgos, para que siempre sepa cuál es la situación financiera de su proyecto. Con desencadenantes personalizables y acciones automatizadas, puede optimizar las revisiones, aprobaciones y elaboración de informes presupuestarios sin esfuerzo manual. A continuación le explicamos cómo:
- Flujos de trabajo de aprobación desencadenados cuando se detecte un exceso presupuestario, lo que garantiza que los equipos financieros puedan revisar y actuar rápidamente.
- Active automáticamente una nueva previsión presupuestaria cuando el estado de un proyecto cambie a «En curso» o cuando se registren nuevos gastos.
- Envíe alertas instantáneas a los propietarios de los proyectos si el gasto supera un porcentaje determinado del presupuesto asignado.
- Programe la generación de informes de resumen del presupuesto semanales o mensuales para su uso compartido con las partes interesadas.
Y lo mejor es que, con ClickUp, puedes configurar una matriz de agentes de previsión presupuestaria, como:
- Agente de análisis predictivo: estos agentes pueden analizar datos financieros históricos para predecir tendencias futuras.
- Agente de elaboración de informes automatizado: pueden agilizar la elaboración de informes tomando datos sin procesar y transformándolos en información visualmente comprensible.
- Agente de planificación de escenarios: estos agentes pueden simular diversos escenarios financieros, lo que le permite prepararse para cualquier giro o cambio económico.
Fomente un flujo organizado con plantillas prediseñadas
Utilice la plantilla de presupuesto de proyecto con WBS de ClickUp para correlacionar todas sus estimaciones de costes y realizar el seguimiento de sus gastos en un solo lugar. Le permite organizar los datos de su proyecto.
He aquí por qué le encantará esta plantilla:
- La vista Tabla de la estructura de desglose del trabajo le ayuda a tener una panorámica de sus proyectos agrupados por Fase.
- Añada prioridades a cada tarea para que los miembros del equipo centren sus esfuerzos en las actividades que más afectan a los cronogramas, los costes laborales y el rendimiento presupuestario general.
- Utilice la vista de calendario del proyecto para comprender el cronograma de su proyecto y evitar solapamientos en la planificación a largo plazo.
También está la plantilla de presupuesto empresarial de ClickUp, que le permite realizar el seguimiento centralizado de los gastos e ingresos de la empresa.
He aquí por qué le encantará utilizar esta plantilla:
- Realice un seguimiento del gasto previsto frente al real en un solo lugar para detectar desviaciones.
- Utilice campos personalizables para el valor proyectado, el valor real y la variación para generar informes financieros precisos.
- Controle los gastos recurrentes para elaborar presupuestos mensuales repetibles.
Y cuando gestionas varias iniciativas a la vez, lo último que quieres hacer es cambiar entre herramientas u hojas de cálculo. Estas plantillas de seguimiento de múltiples proyectos te ayudan a comparar el progreso, revisar los presupuestos y detectar retrasos, todo en un solo lugar.
Las mejores funciones de ClickUp
- Organice todas las tareas del proyecto sin esfuerzo: utilice las tareas de ClickUp para correlacionar todo el alcance del proyecto, adjuntar campos de costes, asignar propietarios y realizar el seguimiento del progreso.
- Ayude a los equipos a establecer prioridades: añada prioridades a las tareas para destacar las actividades críticas que afectan a los cronogramas, el uso de los recursos y los resultados presupuestarios.
- Elimine los problemas de coordinación: utilice ClickUp Dependencies para determinar automáticamente el orden de las tareas y detectar los obstáculos antes de que provoquen retrasos.
- Documenta todo de forma centralizada: crea y almacena planes presupuestarios, hipótesis financieras y notas de proyectos con ClickUp Docs.
- Reduzca las conversaciones dispersas: utilice ClickUp Chat para mantener las discusiones vinculadas a las tareas, los documentos y las fases del proyecto, lo que ayudará a los equipos a aclarar los cambios presupuestarios y los siguientes pasos sin tener que cambiar de aplicación o de contexto.
- Automatice el trabajo repetitivo: configure las automatizaciones de ClickUp para actualizar estados, notificar a las partes interesadas, ajustar campos o desencadenar tareas de seguimiento.
Limitaciones de ClickUp
- El amplio conjunto de funciones implica que algunos usuarios se enfrentan a una curva de aprendizaje.
Precios de ClickUp
Por qué ClickUp funciona para las proyecciones presupuestarias:
ClickUp centraliza todas sus tareas, costes y datos de recursos en un solo lugar y utiliza la IA para convertir la actividad del proyecto en tiempo real en proyecciones presupuestarias precisas. Con paneles, BrainGPT y AI Agents trabajando juntos, obtendrá previsiones instantáneas y alertas tempranas de riesgos de costes.
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 10 500 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4500 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre ClickUp?
Un crítico de G2 compartió cómo ClickUp le ayudó en la gestión del presupuesto de proyectos:
Las sólidas herramientas de previsión y presupuestación de ClickUp resultaron muy valiosas, ya que garantizaron una asignación precisa de los recursos. Supuso un cambio revolucionario para la productividad, ya que nos permitió optimizar las operaciones y lograr resultados notables.
Las sólidas herramientas de previsión y presupuestación de ClickUp resultaron muy valiosas, ya que garantizaron una asignación precisa de los recursos. Supuso un cambio revolucionario para la productividad, ya que nos permitió optimizar las operaciones y lograr resultados notables.
📮 ClickUp Insight: El 78 % de los encuestados elabora planes detallados como parte de sus procesos de establecimiento de metas. Sin embargo, un sorprendente 50 % no realiza el seguimiento de esos planes con herramientas específicas de seguimiento presupuestario. 👀
Con ClickUp, puedes convertir fácilmente las metas del proyecto en tareas viables, lo que te permite alcanzarlas paso a paso. Además, nuestros paneles de control sin código proporcionan representaciones visuales claras de tu progreso, mostrando tus avances y ofreciéndote más control y visibilidad sobre tu trabajo. Porque «esperar lo mejor» no es una estrategia fiable.
💫 Resultados reales: Los usuarios de ClickUp afirman que pueden asumir un 10 % más de trabajo sin agotarse.
2. Aplicación Forecast. (La mejor para la previsión y el seguimiento presupuestario a nivel de cartera)
Forecast. app es una aplicación de gestión de recursos y proyectos basada en IA, ideal para servicios y agencias de gestión financiera profesional. Ofrece visibilidad en tiempo real, control sobre los márgenes y operaciones escalables.
Mediante el panel de control del cronograma de gestión de recursos, puede identificar los riesgos relacionados con los recursos y realizar ajustes ágiles en los planes del proyecto. Explore un proyecto potencial con marcadores de posición y reservas provisionales. También obtendrá una panorámica en tiempo real de la capacidad de carga de trabajo de todos sus recursos con el software de presupuestación y previsión.
Los cálculos automatizados y los registros de auditoría minimizan los errores manuales y las inconsistencias en la gestión de los costes de los proyectos. Forecast IA aprende de sus proyectos y le ofrece recomendaciones contextuales. La información basada en IA también ayuda a mitigar los riesgos con advertencias avanzadas.
Las mejores funciones de la aplicación de previsión.
- Utilice las bases de referencia de los proyectos para definir previamente su alcance, establecer cronogramas realistas y recibir notificaciones de desviaciones.
- Cree informes de utilización con una visibilidad clara de la carga de trabajo para supervisar la utilización en toda la empresa.
- Prediga la capacidad futura y las necesidades de recursos con los cronogramas del proyecto utilizando el software de gestión de proyectos Gantt Chart.
- Cree y gestione sus tarifas, asigne tarifas personalizadas a diferentes proyectos y manténgase al tanto de los costes totales del presupuesto de sus proyectos.
- Realice un seguimiento de las finanzas de múltiples proyectos y realice ajustes proactivos.
Limitaciones de la aplicación de previsión.
- Si su organización necesita fórmulas personalizadas (datos financieros como modelos de margen, capas de costes multidivisa), la previsión puede requerir soluciones alternativas o herramientas complementarias.
Precios de la aplicación de previsión.
- Precios personalizados
Por qué la aplicación Forecast. funciona para las proyecciones presupuestarias:
Dado que Forecast reúne el alcance de los proyectos, la asignación de recursos, las horas reales registradas y las cifras presupuestarias en una sola vista, permite realizar previsiones presupuestarias más rápidas y precisas, y le ayuda a detectar de forma temprana los riesgos relacionados con los costes o la utilización.
Previsiones. Valoraciones y reseñas de la aplicación.
- G2: 4,2/5 (más de 100 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 80 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre la aplicación de previsión?
Un crítico de G2 compartió una opinión sincera sobre la aplicación de previsión:
Previsión es la herramienta principal que utilizamos para gestionar nuestra agencia, y todos los miembros del equipo de entrega la utilizan a diario. La experiencia de usuario y la interfaz de usuario son sencillas e intuitivas. Cuenta con potentes funciones sin resultar abrumadora. A veces, las dependencias entre las funciones y la elaboración de informes pueden resultar un poco difíciles de entender.
La previsión es la herramienta principal que utilizamos para gestionar nuestra agencia, y todos los miembros del equipo de entrega la utilizan a diario. La experiencia de usuario y la interfaz de usuario son sencillas e intuitivas. Cuenta con potentes funciones sin resultar abrumadora. A veces, las dependencias entre las funciones y la elaboración de informes pueden resultar un poco difíciles de entender.
📚 Más información: Cómo gestionar con éxito múltiples proyectos
🎥 Vea: Cómo gestionar los presupuestos de proyectos sin esfuerzo en ClickUp:
3. Mavenlink (ahora Kantata) (el mejor para la automatización de servicios profesionales)
Kantata (antes Mavenlink) es un software de automatización de servicios profesionales (PSA). Integra la gestión de proyectos, la planificación de recursos, el control de tiempo, la facturación y la elaboración de informes en una única plataforma para mejorar la eficiencia operativa.
Puede automatizar las tareas de fin de mes, gestionar los cobros y generar facturas directamente a partir de las entradas de tiempo y gastos aprobadas. Permite realizar previsiones precisas y realizar un seguimiento de los márgenes para las partes interesadas en el proyecto.
De este modo, sus gestores de proyectos y responsables financieros podrán identificar rápidamente las diferencias en los ingresos o las tendencias de gasto excesivo. Cada hora registrada, cada gasto y cada hito se vincula directamente al rendimiento presupuestario. Esto le permite comparar los costes planificados con los reales y comprender los beneficios a un nivel granular.
Kantata también ha lanzado su suite de aceleradores basados en IA. El acelerador de previsiones proporciona a los equipos de proyecto predicciones más inteligentes sobre ingresos y márgenes basadas en patrones de entrega y resultados.
Las mejores funciones de Kantata
- Realiza la previsión de los roles, habilidades y personal necesarios antes de que surja la demanda para optimizar la asignación de recursos.
- Compare las estimaciones con los datos reales en tiempo real para perfeccionar la planificación financiera.
- Gestión de proyectos y carteras con visibilidad a nivel de cartera, información sobre el estado y entrega estandarizada.
- Realice un seguimiento de los presupuestos frente a los resultados reales, vincule los costes a las tarifas del proyecto y realice ajustes a mitad del proyecto para mantener el margen.
- Manténgase al tanto del progreso del presupuesto y las estimaciones de finalización del proyecto en tiempo real con las previsiones ETC (estimación hasta la finalización) y EAC (estimación en el momento de la finalización).
Limitaciones de Kantata
- La elaboración de informes especializados requiere pasos adicionales fuera de la plataforma o soluciones creativas, lo que puede reducir la eficiencia.
Por qué Kantata funciona para las proyecciones presupuestarias:
Con Kantata, puede realizar el seguimiento de las finanzas del proyecto (honorarios, costes, gastos), la utilización de los recursos y el margen en una plataforma unificada. Esto facilita la elaboración de modelos presupuestarios, no solo mediante estimaciones de tareas, sino también mediante datos reales de tiempo/gastos, objetivos de margen y rendimiento de los contratos.
Precios de Kantata
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Kantata
- G2: 4,2/5 (más de 1400 opiniones)
- Capterra: 4,2/5 (más de 500 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Kantata?
Un crítico de G2 comparte el uso compartido de Kantata:
Kantata es una forma estupenda de realizar un seguimiento de los proyectos, los recursos y los presupuestos en un solo lugar. Lo utilizo para todos los proyectos que dirijo. La interfaz es fácil de navegar y resulta muy útil poder pasar de la fase de estimación del presupuesto a la fase de entrega del proyecto en el mismo entorno de trabajo. Sería estupendo que hubiera más opciones para personalizar los entornos de trabajo y ser más flexible a la hora de presupuestar las estimaciones.
Kantata es una forma estupenda de realizar un seguimiento de los proyectos, los recursos y los presupuestos en un solo lugar. Lo utilizo para todos los proyectos que dirijo. La interfaz es fácil de navegar y resulta muy útil poder pasar de la fase de estimación del presupuesto a la fase de entrega del proyecto en el mismo espacio de trabajo. Sería estupendo que hubiera más opciones para personalizar los entornos de trabajo y ser más flexible a la hora de presupuestar las estimaciones.
📚 Más información: Cómo utilizar la IA para la automatización de flujos de trabajo
Otras menciones destacadas
No todos los equipos necesitan previsiones de proyectos de nivel empresarial.
A continuación, le presentamos algunas herramientas de gestión de proyectos que también ofrecen funciones de presupuestación:
- Monday.com: Conocido por sus tableros limpios y visuales, Monday.com ofrece seguimiento financiero a través de campos y paneles personalizables. Puede enlazar los costes del proyecto con las tareas, configurar automatizaciones para alertas presupuestarias e integrarse con herramientas existentes como Excel o QuickBooks. Con Monday Sidekick, el asistente de IA integrado en la plataforma, puede automatizar tareas rutinarias, detectar riesgos con antelación y mantener los flujos de trabajo alineados con los cronogramas y objetivos clave.
- Wrike : Wrike incluye funciones de gestión financiera como el seguimiento del tiempo, la previsión de recursos y la comparación entre el presupuesto y los resultados reales. Personalice los paneles de control para supervisar los costes e integrarlos con herramientas de contabilidad. Ofrece planificación de recursos, etiquetado cruzado, diagramas de Gantt y tableros Kanban para simplificar la gestión de proyectos. La IA de Wrike puede responder a consultas, evaluar riesgos y priorizar proyectos en función del estado del presupuesto y la capacidad de carga de trabajo.
- Hive : Hive simplifica la gestión presupuestaria con el seguimiento de los costes de los proyectos, el registro del tiempo y los paneles de elaboración de informes. Lo utilizan equipos que desean una visibilidad presupuestaria básica junto con funciones de colaboración en equipo. Con Buzz IA, ahora puede automatizar tareas repetitivas como reuniones, respuestas y seguimientos.
🧠 Dato curioso: Aunque hemos avanzado mucho más allá de Excel para la elaboración de presupuestos de proyectos, todo comenzó en 1985, cuando Microsoft lanzó Excel 1.0 para Mac. Dos años más tarde, la versión 2.0 llegó a los ordenadores personales y, cuando se lanzó Microsoft Office para Windows 95, Excel se había convertido en la herramienta de presupuestación predeterminada para equipos de todo el mundo.
Cómo generar proyecciones presupuestarias (consejos y buenas prácticas)
La gestión del presupuesto de un proyecto es compleja, más aún si es la primera vez que lo hace. Estos pasos prácticos le ayudarán a generar proyecciones presupuestarias precisas sin esfuerzo.
1. Elabore un esquema del proyecto paso a paso.
Comience con un plan de proyecto completo desarrollado en colaboración con su equipo y todas las partes interesadas.
Debe incluir todos los entregables y el alcance completo del proyecto. Desglose los entregables en una progresión paso a paso para ver los recursos necesarios para cada subtarea de cada entregable.
2. Haga una lista de los recursos necesarios.
Debajo de cada entrega, enumera los recursos que necesitarás para completarla. Pueden ser miembros del equipo, software y licencias, servicios profesionales o autónomos.
💡 Consejo profesional: Utiliza las pizarras blancas de ClickUp para hacer una lluvia de ideas y crear una lista con todos los recursos necesarios en cada paso. Colabora en persona o virtualmente con todas las partes interesadas utilizando este lienzo digital.
3. Asigne un coste a cada recurso.
Cree un modelo de costes completo que recopile todos los gastos del proyecto. Identifique los costes fijos que se mantendrán constantes (como las licencias de software) y los costes variables que podrían fluctuar con la producción.
También debe proyectar cómo cambiarán los costes a gran escala, por ejemplo, las nuevas inversiones en infraestructura necesarias para apoyar el crecimiento. Cuanto más detallado sea el presupuesto de su proyecto, más precisas serán sus proyecciones.
⚒️ Truco rápido: Utiliza los campos de IA de ClickUp para calcular y actualizar automáticamente los costes del proyecto en función del control de tiempo, las tarifas de los recursos o el progreso de las tareas. Esto elimina la entrada manual de costes y te ofrece visibilidad financiera en tiempo real a medida que avanza tu proyecto.
4. Documente su presupuesto
En lugar de utilizar hojas de cálculo estáticas, te recomendamos utilizar una herramienta de gestión de proyectos para documentar tu presupuesto. Puedes introducir todo esto en ClickUp Documentos o utilizar plantillas existentes.
El documento del presupuesto del proyecto incluirá:
- Cada entrega y sus subtareas, con puntos de control internos y fechas límite finales.
- Elementos individuales bajo cada subtarea que detallan todos los recursos necesarios y sus costes estimados.
- Un cronograma de la elaboración de informes financieros que muestra cuándo se incurrirá en cada gasto, alineado con el calendario de su proyecto.
- Una sección para los costes reales y las fechas de gasto, para que pueda actualizar las proyecciones a medida que avanza el proyecto.
- Asignación clara de responsabilidades para cada elemento presupuestario: quién se encarga del seguimiento de los recibos de viaje, la aprobación de las facturas o el pago a los autónomos.
El siguiente paso es sumar los costes totales de cada entrega y calcular el presupuesto previsto para el proyecto.
⚠️ Cuidado con la dispersión del trabajo: cuando los presupuestos, los entregables y los detalles de propiedad se encuentran en diferentes herramientas, la dispersión del trabajo se apodera de todo. Estas herramientas y sistemas desconectados no se comunican entre sí, lo que da lugar a silos de información y a una pérdida de productividad en toda la organización.
5. Supervise y ajuste su presupuesto
La precisión de su presupuesto depende de la precisión de los datos que lo alimentan. Una vez que el proyecto esté en marcha, realice el seguimiento de los gastos, las horas de recursos y el progreso de los hitos en tiempo real. Revise periódicamente su presupuesto frente a los datos reales para ver dónde se están desviando las estimaciones. Si determinadas tareas o recursos están consumiendo más tiempo o costes de lo planificado, ajuste las asignaciones con antelación.
Configure paneles de control automatizados en su herramienta de gestión de proyectos para visualizar el estado financiero de un vistazo. Las métricas como el presupuesto restante, la tasa de consumo y las tendencias de variación deben actualizarse automáticamente a medida que su equipo registra el tiempo y los gastos.
💡 Consejo profesional: utilice campos personalizados para identificar las variaciones en el gasto del proyecto frente al presupuesto.
Mantenga los presupuestos bajo seguimiento y al día con ClickUp.
Para servicios profesionales y consultorías, la aplicación Forecast y Kantata funcionan muy bien.
Pero si buscas un software de gestión de proyectos con un conjunto completo de funciones y sin curva de aprendizaje, ClickUp es la mejor opción.
Como aplicación integral para el trabajo, centraliza la planificación, la elaboración de presupuestos y la elaboración de informes en un solo lugar.
Cree proyecciones presupuestarias dinámicas, realice el seguimiento de los datos reales en tiempo real y visualice las tendencias de costes en todos los proyectos, todo ello sin tener que cambiar entre hojas de cálculo o herramientas financieras.
¿Listo para empezar? Regístrese en ClickUp gratis.