Todos hemos visto cómo la incorporación de clientes se tuerce.
Correos electrónicos de inicio dispersos. Detalles del contrato perdidos en un hilo. Clientes que rellenan el mismo formulario dos veces. Lo que debería generar confianza acaba creando fricciones en la primera semana.
Introducción: incorporación de clientes impulsada por IA.
Desde la generación automática de tareas iniciales hasta la redacción de documentos de bienvenida personalizados y el sincronizar los datos de los clientes entre las distintas herramientas, la IA puede automatizar las tareas repetitivas que ralentizan la incorporación de clientes.
Si te estás preguntando cómo automatizar el proceso de incorporación del cliente con IA, esta publicación es para ti.
Compartimos cómo configurar un flujo de incorporación de clientes impulsado por IA que ahorra horas a su equipo, deleita a los clientes desde el primer día y se adapta a medida que crece su empresa. ¿Lo mejor de todo? Le presentaremos una herramienta que le permite hacerlo todo bajo un mismo techo. Sí, ¡será ClickUp!
⭐ Plantilla con función
Utilice la plantilla de incorporación de clientes de ClickUp para crear flujos de trabajo de incorporación rápidos, en lugar de empezar desde cero cada vez que consiga un nuevo cliente. Esta plantilla ofrece secuencias de tareas preconfiguradas, reglas de asignación automatizadas, dependencias correlacionadas y seguimiento de hito que se adapta a los requisitos específicos de sus clientes.
¿Qué es la incorporación de clientes y por qué es necesaria la automatización?
La incorporación de clientes es el proceso de dar la bienvenida a nuevos clientes a su empresa y guiarlos desde el registro inicial hasta la adopción satisfactoria del producto. Implica recopilar datos de los clientes, configurar sus cuentas, proporcionar formación y establecer canales de comunicación para garantizar que los clientes logren los resultados deseados con su servicio (sin interminables idas y venidas).
Si su proceso de incorporación de clientes está fragmentado, se crearán fricciones y se verá afectada la experiencia general del producto o servicio. Necesita un proceso automatizado de incorporación de clientes porque:
- Los procesos manuales no son escalables: cada nuevo cliente requiere la misma configuración, que requiere mucho tiempo, lo que crea cuellos de botella que retrasan los lanzamientos y frustran a las empresas en crecimiento
- los cronogramas se alargan debido a la falta de claridad en la propiedad de las tareas*: sin reglas de asignación automatizadas, las tareas quedan sin asignar mientras los miembros del equipo dan por sentado que alguien más se está encargando de ellas
- la entrada repetida de datos tiene como resultado errores*: trasladar manualmente la información del cliente entre sistemas aumenta el riesgo de errores tipográficos, omisiones de detalles y registros incompletos
- los seguimientos retrasados minan la confianza de los clientes*: una comunicación inconsistente puede hacer que el cliente dude de su profesionalidad y de su interés por su éxito
- la falta de visibilidad frena el progreso*: sin un sistema centralizado para la gestión de clientes, es difícil saber qué clientes están avanzando y qué pasos están creando problemas
👀 ¿Sabías que... el 74 % de las grandes corporaciones cuentan ahora con un equipo dedicado a la incorporación? Las empresas ya no consideran la incorporación como algo secundario, sino como una parte fundamental de su estrategia de crecimiento y retención.
Ventajas de la automatización de la incorporación con IA
Las mejores experiencias de incorporación se producen cuando todo va sobre ruedas y los clientes se sienten escuchados. Lamentablemente, la mayoría de los clientes no disfrutan de esa experiencia. Las investigaciones muestran que el 90 % de los clientes cree que las empresas podrían mejorar en lo que respecta a la incorporación de nuevos clientes.
Pues bien, la automatización de los procesos de incorporación con IA cubre esa brecha de expectativas. A continuación se explica cómo la automatización puede contribuir a la satisfacción general del cliente:
Mayor rapidez y reducción del trabajo manual
La automatización del flujo de trabajo impulsada por IA (como la recopilación automatizada de documentos, la entrada de datos y la verificación) reduce las largas cadenas de correo electrónico de ida y vuelta y el tiempo dedicado a tareas administrativas repetitivas, lo que reduce la incorporación de semanas a días.
📌 Alumni Ventures, una empresa de inversión de riesgo, automatizó sus verificaciones KYC/AML y partes del proceso de acreditación para la incorporación de inversores al asociarse con la plataforma fintech impulsada por IA, iCapital. La automatización no solo redujo el tiempo de incorporación de los inversores en un 66 % (de unos 30 minutos a unos 10), sino que también disminuyó las tasas de abandono gracias a la mejora de la experiencia del usuario.
Experiencia personalizada del cliente a gran escala
La IA puede analizar los perfiles, los sectores y las necesidades de los clientes para sugerir recursos personalizados, kits de bienvenida o módulos de formación que garanticen una experiencia de incorporación fluida. En lugar de un proceso «de un solo tamaño», los clientes se sienten atendidos desde el primer día.
En palabras de Ryan Bezenek, vicepresidente de TI de Ariat International
Se trata de establecer conexiones a través de los datos que quizá usted, como ser humano, no habría establecido. La IA tiene la asombrosa capacidad de descubrir cosas sobre el consumidor en las que quizá usted nunca habría pensado.
Se trata de establecer conexiones a través de los datos que quizá no habrías establecido como ser humano. La IA tiene la asombrosa capacidad de descubrir cosas sobre el consumidor en las que quizá nunca habrías pensado.
Menos errores y mejor cumplimiento normativo
La incorporación manual a menudo introduce errores en los contratos, las verificaciones KYC/AML o la entrada de datos. La validación basada en IA garantiza que los documentos sean precisos, completen y cumplan con la normativa, lo que reduce la exposición al riesgo.
⚡ Archivo de plantillas: Plantillas gratuitas de formularios de admisión de clientes en Word y ClickUp
Compromiso y orientación proactivos
Los chatbots y los asistentes de IA pueden responder a las preguntas frecuentes al instante, guiar a los clientes a través de los portales y señalar los siguientes pasos sin intervención humana. En otras palabras, las herramientas de incorporación basadas en IA probablemente mantendrán a los clientes comprometidos durante todo el proceso.
💡 Consejo profesional: Utiliza los agentes de piloto automático personalizados de ClickUp para automatizar tareas específicas de incorporación de clientes, como responder automáticamente a las preguntas frecuentes en los canales de chat de clientes o activar recordatorios automáticos basados en determinadas actualizaciones de campos personalizados.
Mejora continua
La IA realiza un seguimiento de los puntos de abandono y los patrones de interacción durante la incorporación. Su equipo de éxito del cliente sabe dónde se atascan los clientes y puede perfeccionar el flujo. Esto convierte la incorporación en un proceso basado en datos y en continua mejora.
No solo debe saber qué automatizar, sino también qué no automatizar.
📌 Por ejemplo, es posible que desee mantener las interacciones clave en el recorrido del cliente, como las llamadas iniciales, los controles personales y las revisiones de hitos, dirigidas por personas. Humanizar estas interacciones con los clientes sienta las bases para establecer relaciones duraderas.
Además, el «human-in-the-loop» es importante para los casos extremos y el manejo de excepciones*. Los chatbots de su software de incorporación solo frustrarán aún más al cliente. Su gestor de éxito del cliente (CSM) debe intervenir si los documentos del cliente no se ajustan a los formatos estándar o si tienen requisitos de incorporación inusuales.
A continuación, Jonathan Murray, director de estrategia de Mad Op, ofrece algunos consejos sobre cómo integrar la /IA en su estrategia de experiencia:
La IA puede encargarse de tareas repetitivas, analizar datos y proporcionar respuestas rápidas, pero los clientes siguen anhelando interacciones personalizadas y auténticas. Los CSM humanos generan confianza, comprenden las necesidades más sutiles y crean conexiones emocionales.
La IA puede encargarse de tareas repetitivas, analizar datos y proporcionar respuestas rápidas, pero los clientes siguen anhelando interacciones auténticas y personalizadas. Los CSM humanos generan confianza, comprenden las necesidades más sutiles y crean conexiones emocionales.
⚡ Archivo de plantillas: Plantillas gratuitas de correos electrónicos de incorporación (para clientes o empleados)
Pasos clave en un flujo de trabajo de incorporación impulsado por IA
Las ventajas de incorporar la IA en su flujo de trabajo de incorporación de clientes son evidentes. Ahora es el momento de poner la teoría en práctica. Estos son los pasos exactos que puede seguir para crear un flujo de trabajo de automatización de la incorporación de clientes impulsado por la IA.
Paso 1: Admisión y recopilación de formularios
Quizás el punto más ignorado en la incorporación es el proceso de admisión. Los formularios que solo recopilan información pero dificultan su uso, las repetidas series de preguntas y la introducción manual de datos frustran a los clientes y consumen el tiempo del CSM. Es un trabajo fundamental, pero rara vez añade valor directo a la experiencia del cliente.
🤖 Consejo de IA: Utilice herramientas de admisión habilitadas para IA para rellenar previamente la información de los clientes desde su CRM o contratos, validar las respuestas en tiempo real y sincronizar automáticamente los datos en su entorno de trabajo. Esto evita que los clientes tengan que repetir la misma información y proporciona a su equipo datos estructurados y fiables desde el principio.
Así es como se ve en la práctica:
- Formularios adaptables: los formularios dinámicos ajustan las preguntas en función del tipo de cliente o del sector, de modo que los diferentes segmentos de clientes solo ven lo que les resulta relevante
- Autocompletado y validación: la IA rellena previamente los campos conocidos y comprueba entradas como correos electrónicos o datos de facturación para reducir los errores
- Enrutamiento fluido: los datos de admisión se clasifican al instante y se envían al equipo adecuado: finanzas, ingenieros de incorporación o paneles de control de CSM
- Experiencia agradable para el cliente: el proceso resulta sencillo para los clientes, lo que transmite profesionalidad y preparación desde el primer día
La pregunta es: ¿cómo se activa esto dentro de sus flujos de trabajo?
Sugerencia: Utiliza ClickUp, la app que lo tiene todo para el trabajo.
ClickUp automatiza la incorporación de clientes centralizando los formularios, la recopilación de documentos y la asignación de tareas en un único entorno de trabajo de IA convergente. En lugar de perder tiempo en interminables cadenas de correo electrónico o haciendo malabarismos con hojas de cálculo dispersas, los equipos obtienen un flujo de trabajo optimizado y basado en IA con un contexto de trabajo completo. ¿El resultado? Los ciclos de incorporación se reducen de semanas a días, mientras que los clientes tienen una primera impresión más fluida y profesional.
¿Cómo ayuda ClickUp?
Con ClickUp Forms, puede utilizar la lógica condicional integrada para adaptar las preguntas al sector, el caso de uso, las limitaciones y las aspiraciones de su cliente. Los datos capturados no se almacenan en una hoja de cálculo. Más bien, cada envío de formulario puede generar automáticamente una tarea de ClickUp con Campos personalizados que registran y muestran toda esta información de un vistazo. Estos formularios son personalizables y se pueden crear fácilmente con un intuitivo generador de arrastrar y soltar.
Sin embargo, si desea crear un formulario de admisión desde cero, este vídeo le mostrará cómo hacerlo:
También puede utilizar ClickUp Automatizaciones para asegurarse de que los datos recopilados a través de los formularios se introduzcan directamente en su base de datos de clientes mantenida en ClickUp. No tendrá que transferir ni gestionar manualmente la información de los clientes entre sistemas, ni preocuparse por la pérdida de datos en los hilos de correo electrónico.
Una vez enviado el formulario (y creada la tarea), puede ajustar automatizaciones de desencadenante, como por ejemplo:
- Asignar la tarea a alguien
- Cambiar el estado de una tarea personalizada. Ejemplo: cuando una tarea se marca como completada (por ejemplo, «Acceso del cliente enviado»), las automatizaciones crean o desbloquean al instante la siguiente tarea, como «Programar llamada inicial»
- Envío de correos electrónicos de notificación a las partes interesadas, incluidos recordatorios para animar a su equipo interno o a los clientes a tomar medidas en caso de retrasos
- Añadir observadores que reciben notificaciones de la actividad de las tareas
🧠 Dato curioso: ClickUp cuenta con un generador de automatización con IA, en el que puedes describir en lenguaje sencillo lo que deseas automatizar y ClickUp crea los desencadenantes/acciones (que pueden incluir desencadenantes de envío de formularios).
Una vez que los envíos de formularios se convierten en tareas, puede utilizar ClickUp Brain, la IA de trabajo más completa y sensible al contexto del mundo, para analizarlos. También es útil para visualizar tendencias o métricas procedentes de las respuestas de los formularios.
🎺 Ventaja de ClickUp: dado que todos los datos de admisión del formulario de incorporación de clientes fluyen al CRM de ClickUp, el traspaso de equipo de ventas a intento correcto es fluido. La información del cliente, los contratos y las metas no se quedan en un formulario. Se almacenan en un hub al que pueden acceder todas las partes interesadas. Esto significa que ya no hay que buscar hojas de cálculo dispersas ni se pierde el contexto, y los clientes sienten que su equipo ya los conoce desde el primer día.
Paso 2: Automatización de tareas y plazos
Tradicionalmente, se revisaban los formularios de admisión y se determinaban los siguientes pasos de forma manual, como enviar enlaces de acceso, preparar documentos de incorporación o configurar herramientas. A continuación, estas acciones deben convertirse en tareas y asignarse a los miembros adecuados del equipo con plazos de entrega.
Trabajo repetitivo, inconsistente y vulnerable a errores humanos.
🤖 Consejo de IA: La IA le quita esta tarea a su equipo. ¿Cómo? Le permite crear listas de tareas, asignar propietarios y añadir cronogramas automáticamente a partir de los datos de los clientes.
Así es como vemos que se desarrolla:
- Listas de tareas generadas automáticamente: los agentes de IA pueden crear listas de control para la incorporación basadas en el tipo de cliente, el sector o el tamaño del contrato, lo que garantiza que no se omita ningún paso
- Asignaciones inteligentes: las tareas se envían automáticamente a los propietarios adecuados (ingenieros de implementación, especialistas en facturación o CSM), de modo que la responsabilidad queda clara de principio a fin
- automatización del cronograma: *los plazos y las dependencias se correlacionan al instante, lo que reduce el retraso que suele producirse cuando los equipos crean los calendarios manualmente
- actualizaciones dinámicas:* a medida que los clientes completan hitos, la IA puede ajustar los cronogramas y reasignar prioridades en tiempo real
Para ponerlo en práctica, necesita herramientas de automatización y herramientas de IA agencial que proporcionen la conexión (a internet) directa entre la admisión y la ejecución durante el proceso de incorporación.
¿Cómo ayuda ClickUp?
A estas alturas, ya sabes que ClickUp utiliza las respuestas del formulario como desencadenante de los flujos de trabajo de incorporación. Cuando un cliente envía tu formulario de admisión, ClickUp Automatización convierte las respuestas recibidas en tareas procesables.
ejemplo, un formulario de admisión completado puede generar automáticamente una carpeta de proyecto con todas las tareas de incorporación necesarias. Cuando cambia el estado de una tarea (por ejemplo, «Acceso del cliente enviado»), se pueden crear automáticamente tareas de seguimiento como «Programar inicio» o «Enviar documentos de formación».
Para obtener más información sobre cómo utilizar las automatizaciones, vea este vídeo.
Para garantizar la coherencia en la incorporación de todos los clientes, dispone de plantillas de gestión de tareas. Puede cargar listas de control de incorporación preconstruidas con subtareas predefinidas, personas asignadas, fechas límite e incluso dependencias.
Así, un cliente SaaS obtiene una plantilla de «Implementación técnica» con la configuración de la API, la configuración del SSO y tareas de pruebas en entornos de pruebas. Por su parte, un cliente de consultoría recibe una plantilla de «Inicio y descubrimiento» con la programación de talleres, entrevistas con las partes interesadas y tareas de alineación del alcance.
Además, ClickUp Brain añade una capa de inteligencia a las automatizaciones y plantillas. Puede:
- Analice las respuestas del formulario de admisión para recomendar qué plantilla o lista de tareas aplicar
- Asigna automáticamente a los propietarios en función de la carga de trabajo, la experiencia o el tipo de cliente
- Detecta riesgos, como tareas atrasadas, bloqueos repetidos o dependencias lentas, para que los CSM puedan intervenir de forma proactiva
Los campos de IA y los agentes de piloto automático de ClickUp clasifican, resumen y extraen elementos de acción para que los humanos no tengan que leer todas las respuestas en su totalidad.
ejemplo, después de clasificar un formulario, basándose en un campo como «tipo de cliente» o «complejidad de la solicitud», el campo AI Assign de ClickUp puede seleccionar una persona asignada adecuada. O, basándose en la vista Carga de trabajo (quién está menos ocupado), puede asignarlo a alguien con capacidad. Del mismo modo, el campo AI Prioritize también ayuda a priorizar qué tareas de admisión requieren una acción inmediata.
🤔 ¿Sabías que? El proceso medio de incorporación de nuevos clientes corporativos puede durar hasta 100 días. Con los flujos de trabajo automatizados, las empresas líderes están reduciendo el tiempo de incorporación en al menos un 30 %.
⚡ Archivo de plantillas: Plantillas para la incorporación de empleados en Excel y ClickUp
Paso 3: Generación de correo electrónico de bienvenida y documentos
El reto al que se enfrentan la mayoría de los equipos en la automatización de la incorporación es la dependencia de una plantilla de un solo tamaño que sirva para todos o adaptar manualmente cada mensaje para cada cliente. Si se hace bien, esto tranquilizaría al cliente y le confirmaría que ha tomado la decisión correcta.
Sin embargo, es muy probable que los gestores de cuentas pasen horas intentando personalizar los correos electrónicos y actualizando manualmente las guías de incorporación. Si algo sale mal, lo único que conseguirás es que el cliente se pregunte si tu equipo entiende sus necesidades.
Peor aún, los clientes pueden darse cuenta de cuándo el mensaje se ha redactado con prisas o se ha copiado y pegado.
🤖 Consejo de IA: La IA cambia esta dinámica al hacer que la personalización y la coherencia sean escalables en todos los documentos. Libera a sus gestores de éxito de clientes para que se centren en las relaciones con los clientes en lugar de redactar correos electrónicos y documentos.
Cómo vemos que se desarrolla esto:
- Correos electrónicos de bienvenida personalizados: Redactados automáticamente, con un lenguaje adaptado al sector, el tamaño del cliente o la región mediante redactores de correo electrónico con IA
- *documentos de incorporación a gran escala: /IA crea y actualiza guías o manuales directamente desde su base de conocimientos, sin necesidad de utilizar archivos PDF obsoletos
- planes de intento correcto personalizados: *A partir de los datos del formulario de admisión, la IA genera una hoja de ruta específica para cada cliente en la que se describen los hitos, los propietarios y los resultados esperados
- voz de marca coherente: *Incluso con contenido generado por IA, los equipos pueden entrenar modelos en tono y estilo para que cada mensaje se sienta acorde con la marca y profesional
Para que esto funcione a la perfección, es necesario establecer la conexión (a internet) entre el contexto de admisión y la generación de contenido y la documentación impulsadas por IA.
¿Cómo ayuda ClickUp?
ClickUp Brain se integra perfectamente con ClickUp Doc para mejorar su contenido con IA. Puede crear y almacenar su contenido de incorporación en un solo lugar. Piense en correos electrónicos de bienvenida, contratos de servicio, guías de incorporación, documentación técnica y mucho más.
También puede integrar tareas directamente en documentos, de modo que la guía de bienvenida del cliente sea práctica (por ejemplo, «Completar la configuración del entorno de pruebas» enlaza directamente con una tarea de ClickUp). Todos, incluido el equipo de soporte, los ingenieros y los clientes, pueden comentar, edición y realizar un seguimiento del progreso juntos.
Gracias al control de versiones integrado, los documentos se actualizan al instante en todas las vistas enlazadas. En otras palabras, cuando su equipo interno actualiza un proceso, todos los clientes ven las últimas instrucciones sin necesidad de reenviar archivos.
ClickUp Brain trabaja en conjunto con Docs para llevar los materiales de incorporación más allá de las plantillas estáticas. Basándose en los datos del formulario de admisión, Brain puede crear documentos de incorporación específicos para cada cliente.
Brain también puede crear un plan de intento correcto específico para cada cliente o una guía de formación utilizando su base de conocimientos como fuente. Incluso puede resumir información compleja en un lenguaje fácil de entender para el cliente. Por ejemplo, puede condensar las instrucciones de configuración técnica en una lista de control clara y sin tecnicismos para los usuarios de empresa.
Paso 4: Programación de la reunión inicial
La llamada inicial es el momento en el que la incorporación pasa de la planificación a la acción. Es el momento en el que el cliente tiene la reunión con todo su equipo y se sientan las bases para una colaboración que resulte en un intento correcto. Pero, irónicamente, también es uno de los pasos más difíciles de llevar a cabo correctamente.
La programación en sí misma puede ser una pesadilla, con correos electrónicos perdidos entre diferentes zonas horarias, conflictos de última hora y retrasos que retrasan la incorporación varias semanas.
🤖 Consejo de IA: La IA suaviza estos cuellos de botella al automatizar todo el proceso, desde la reserva hasta la preparación y el seguimiento.
Cómo vemos que se desarrolla esto:
- Asistentes de programación con /IA: Las herramientas de programación automatizadas pueden escanear calendarios en diferentes zonas horarias y sugerir el mejor horario para todos, eliminando los intercambios de correos electrónicos
- Agendas generadas automáticamente: las respuestas del formulario de admisión se introducen directamente en agendas estructuradas
- creación de la lista de tareas: *Las acciones acordadas en la reunión inicial se convierten automáticamente en tareas con propietarios y fechas límite
- Toma de notas mediante /IA : gracias a la transcripción y al resumen en tiempo real, todas las conversaciones quedan documentadas para su futura consulta
¿Cómo ayuda ClickUp?
ClickUp ofrece un calendario basado en IA que se adapta a sus prioridades y planifica su agenda perfecta en función de sus tareas y eventos. A diferencia de las herramientas de planificación independientes, ClickUp Calendar se integra directamente con su flujo de trabajo de gestión de proyectos.
A continuación, le mostramos cómo las funciones de ClickUp Calendars pueden ayudarle durante la automatización de la incorporación de clientes:
- Enlaces de programación automática: pídele a ClickUp Brain que programe una llamada y encontrará un horario que les venga bien a ambos y enviará la invitación
- Búsqueda en el calendario: Encuentre al instante cualquier reunión, tarea o evento programado dentro del calendario de ClickUp
- *sincronizar entre plataformas: extrae automáticamente los enlaces de las reuniones y la información de las llamadas de Zoom, Google Meet y Microsoft Teams, y únete a las reuniones directamente desde ClickUp
La ejecución de las reuniones se vuelve aún más fluida con AI Notetaker de ClickUp. Se une a su llamada inicial, la graba y la transcribe para crear una transcripción con función de búsqueda que le permitirá consultarla de forma rápida y sencilla.
Este vídeo muestra cómo utilizar la IA para tomar notas y transformar las conversaciones en tareas prácticas con ClickUp AI Notetaker y Calendario.
Así es como ClickUp establece la conexión entre las notas de tus reuniones y el resto de tu trabajo:
| Destino | ¿Qué ocurre con Notetaker? |
| Notas de reunión + documentos | Guarda la transcripción completa, el resumen de la reunión y el vídeo en un documento de ClickUp |
| Notas de reunión + Tareas | Convierte los elementos de tu reunión en tareas asignadas con una fecha límite |
| Notas de la reunión + Chatear | Publique automáticamente resúmenes de llamadas directamente en ClickUp Chat utilizando IA |
🌟 Bonificación: con Talk to Text en ClickUp, puede ir más allá de la simple transcripción. Este asistente de voz le ayuda a ser cuatro veces más productivo que escribiendo.
Está disponible en Brain MAX, su superaplicación de IA para escritorio. Convierte instantáneamente las conversaciones habladas en texto estructurado: resumen, acciones pendientes o incluso documentos completos de incorporación.
Paso 5: Seguimiento del progreso y notificaciones
La incorporación de clientes suele involucrar a varios equipos. El equipo de ventas transfiere los datos de los clientes, los especialistas en incorporación configuran las herramientas, los gestores de éxito guían la adopción y los equipos de soporte u operaciones se encargan de las excepciones.
Sin una vista compartida, estos traspasos se interrumpen fácilmente, lo que da lugar a expectativas desalineadas, dependencias perdidas y retrasos que frustran tanto a los clientes como a los equipos internos.
🤖 Consejo de IA: Las herramientas de incorporación de clientes basadas en IA le ayudan a realizar el seguimiento de las tasas de completación e identificar los cuellos de botella que ralentizan las implementaciones. Este tipo de visibilidad le permite dar el paso a tiempo, antes de que se acumule la fricción.
¿Cómo ayuda ClickUp?
Los paneles de ClickUp proporcionan una visibilidad centralizada del proceso de incorporación de cada cliente a través de tarjetas personalizables (es decir, tiempo medio de finalización y puntuaciones de satisfacción del cliente) e indicadores de progreso que se actualizan en tiempo real a medida que los clientes completan las tareas y avanzan por las fases del flujo de trabajo.
ejemplo, los gerentes pueden realizar un seguimiento de los hitos, ver las tareas atrasadas y detectar los cuellos de botella, mientras que los CSM y los equipos de soporte saben exactamente cuándo dar el paso. El resultado es un proceso de incorporación transparente en el que los clientes se mantienen informados, los equipos se mantienen alineados y los proyectos avanzan sin los habituales silos ni los gastos generales de (elaboración de) informes.
💡 Consejo profesional: Utiliza los agentes autopiloto predefinidos de ClickUp para llevar el seguimiento del progreso aún más lejos. Agentes como Daily Report o Weekly Report pueden publicar automáticamente actualizaciones en el chat o por correo electrónico, resumiendo las tareas completadas, los hitos alcanzados y los riesgos señalados.
Casos de uso reales relacionados con la incorporación impulsada por IA
Veamos ahora algunos ejemplos reales de empresas que han automatizado sus flujos de trabajo de incorporación con IA:
Caso de uso de Pigment para la incorporación automatizada de empleados
Pigment, una plataforma de planificación empresarial, transformó la incorporación de sus empleados utilizando los flujos de trabajo automatizados de ClickUp después de triplicar su plantilla en seis meses. La empresa sustituyó las cadenas de correo electrónico fragmentadas y las listas de control estáticas de incorporación por secuencias de incorporación centralizadas y basadas en IA que actuaban como desencadenantes automáticamente en función de los perfiles de los nuevos empleados.
La automatización de ClickUp estableció la conexión de sus herramientas existentes, como Salesforce, Outreach y Gong, en flujos de trabajo unificados, lo que garantizó una colaboración fluida entre departamentos.
Resultado:
El tiempo de incorporación de Pigment se redujo a 2 días (desde 30 días) y su eficiencia en la incorporación aumentó en un 88 %. Se redujeron los silos de comunicación entre el equipo y se facilitó el escalado.
Utilice la plantilla CRM de ClickUp para obtener un sistema de gestión de clientes preestructurado con activadores de flujo de trabajo automatizados y paneles de elaboración de informes. Esta plantilla elimina meses de tiempo de configuración y viene lista con seguimiento del proceso de ventas y flujos de trabajo de comunicación con los clientes.
La plantilla CRM le permite centralizar toda la información de contacto en rastreadores interconectados, de modo que cuando un cliente potencial se convierte en cliente, toda su información fluye automáticamente a su flujo de trabajo de incorporación sin necesidad de cambiar de sistema.
RBC Wealth Management
Los asesores financieros de RBC antes tenían que acceder a 26 sistemas para incorporar clientes. Abrir una nueva cuenta podía llevar entre tres y siete días. Este enfoque tan fragmentado generaba malas experiencias y frustraba a los asesores. Tanto es así que la empresa perdió el 25 % de sus nuevos empleados, que se fueron a empresas con mejor tecnología.
Para solucionar los silos, RBC implementó un sistema de automatización de bajo código impulsado por IA que consolidó su flujo de trabajo de incorporación en una plataforma unificada.
Resultado:
El tiempo de apertura de cuentas se redujo drásticamente de 7 días a solo 24 minutos. La satisfacción de los asesores mejoró, la retención aumentó y la incorporación de clientes se convirtió en una ventaja competitiva para esta empresa.
📮 ClickUp Insight: «¡Siempre recae en las mismas personas!» es una opinión de uso compartido por el 65 % de los trabajadores cuando se trata de tareas invisibles.
(Como brindar compatibilidad a ese nuevo empleado durante su primera semana de incorporación o hacer un turno extra para cerrar tareas críticas. 👀)
Pero esta distribución desigual puede convertirse rápidamente en un caldo de cultivo para el resentimiento, el agotamiento y una dinámica de equipo deficiente.
¿La solución? Reúna a su equipo para una rápida sesión de lluvia de ideas y correlacione todas esas tareas de soporte a través de las tareas de ClickUp. Gráficas en una lista con propietarios claros (que tengan la capacidad para prestar soporte) y ¡listo!
Errores comunes que hay que evitar
Incluso con las mejores intenciones, la mayoría de los equipos cometen errores previsibles al automatizar la incorporación. Estos errores (si no se corrigen) pueden convertir sus automatizaciones, que ahorran tiempo, en una fuente de frustración para los clientes y de confusión interna.
1. Automatización excesiva
Los equipos suelen intentar crear flujos de trabajo complejos con múltiples desencadenantes y condiciones sin probar primero versiones más sencillas ni realizar pruebas beta. Cuando se automatiza todo el proceso de incorporación de una sola vez (especialmente si hay múltiples puntos de contacto en el recorrido del cliente), es imposible identificar el problema cuando algo falla.
✅ Solución: Comience por automatizar tareas más pequeñas, es decir, convertir los envíos de formularios en tareas y automatizar los correos electrónicos de incorporación. Aumente gradualmente la complejidad de su flujo de trabajo a medida que cada pieza demuestre su fiabilidad.
2. No hacer ajustes en bucles de retroalimentación
Las automatizaciones no son algo puntual. No basta con hacerles el ajuste y pasar a otros proyectos sin supervisar el rendimiento ni recabar la opinión de los clientes.
Porque nunca se sabe dónde puede tener problemas el cliente, qué pasos están provocando retrasos o si se está perdiendo oportunidades potenciales de venta adicional durante las fases de incorporación.
✅ Solución: cree paneles de control para realizar un seguimiento del flujo de trabajo de incorporación. Algunos aspectos críticos que hay que supervisar son las tasas de completar, las puntuaciones de satisfacción de los clientes y el tiempo dedicado a cada paso.
🧠 Dato curioso: ¿No se te dan bien los números? ¿Y si tu panel pudiera hablarte en un lenguaje sencillo? Echa un vistazo a las tarjetas de IA en los paneles de ClickUp, que destacan las principales tendencias, resumen las conclusiones y te ofrecen información sintetizada sin que tengas que romperte la cabeza
3. No formar al equipo
Las automatizaciones solo funcionan tan bien como las personas que las gestionan. Si su equipo no está capacitado para utilizar herramientas de IA, revisar flujos de trabajo automatizados o intervenir cuando se producen excepciones, el proceso de incorporación se interrumpe rápidamente.
¿El resultado? Los CSM pierden confianza en el sistema, los clientes obtienen experiencias inconsistentes y se pierde un tiempo valioso corrigiendo errores.
✅ Solución: forme a su equipo para que comprenda no solo cómo funcionan las automatizaciones, sino también cuándo anularlas. Cree manuales de incorporación para uso interno que abarquen la gestión de las expectativas y la comunicación con los clientes. Además, deben saber cómo supervisar las automatizaciones.
4. Eliminar a los seres humanos del proceso
Si bien la automatización ahorra tiempo, eliminar por completo a las personas hace que la incorporación resulte robótica e impersonal. Los clientes quieren tener la seguridad de que hay un experto guiando su proceso, no solo una serie de mensajes automatizados.
✅ Solución: Diseña un flujo de trabajo híbrido en el que la IA se encargue del trabajo repetitivo y los humanos hagan un paso en los momentos importantes. Por ejemplo:
- La IA programa llamadas, redacta agendas y recopila informes de progreso
- Los seres humanos dirigen las reuniones iniciales, aclaran las decisiones complejas y establecen relaciones
- Aunque la IA se encargue de las actualizaciones, programe revisiones periódicas para conectar personalmente con los clientes
5. Personalización genérica
Irónicamente, muchos equipos caen en la trampa de llamar a su incorporación «personalizada» cuando solo se trata de una plantilla con el nombre del cliente pegado encima. En ese caso, más vale no hacerlo.
✅ Solución: Utilice IA contextual que se conecte con su CRM, formularios y sistemas de gestión de proyectos. De esta manera, puede hacer referencia a cronogramas de proyectos específicos, retos empresariales y requisitos personalizados en cada comunicación.
📍 Recuerde: el 90 % de los consumidores están dispuestos a pagar más cuando la incorporación se siente personalizada. Como empresa, ya no puede permitirse seguir aplicando un proceso de incorporación de tamaño único. Hiperpersonalice sus interacciones con el cliente.
📚 Lea también: Cómo crear su CRM en ClickUp
Automatice los procesos de incorporación de clientes con ClickUp
Concluyamos reiterando lo más importante: cuando automatice los procesos de incorporación de clientes, comience poco a poco. Podría ser tan simple como automatizar los correos electrónicos de incorporación. A medida que le vaya cogiendo el tranquillo, pase al siguiente paso.
ClickUp es una herramienta fácil de usar para principiantes que le ayuda a iniciarse en la incorporación de clientes basada en IA paso a paso, un flujo de trabajo cada vez. Reúne sus tareas, formularios, datos de clientes, comunicaciones y gestión de proyectos en un solo lugar, asegurándose de que su IA (ClickUp Brain) tenga todo el contexto que necesita y no trabaje de forma aislada.
Regístrese en ClickUp gratis y comience a automatizar los procesos de incorporación de clientes.