Es lunes por la mañana y su bandeja de entrada ya está llena. Hoy empiezan tres nuevos empleados, el departamento de TI aún no les ha creado las cuentas, no se han enviado los correos electrónicos de bienvenida y alguien acaba de preguntar dónde está la lista de control para la incorporación... otra vez.
Si trabajas en RR. HH., conoces muy bien este caos.
La incorporación debe ser emocionante, tanto para la empresa como para el nuevo empleado. Pero cuando su equipo está abrumado por tareas repetitivas, la experiencia se ve afectada. ¿La buena noticia? Ya no tiene que hacerlo todo manualmente. Ahí es donde pasa la inteligencia artificial para RR. HH.
En esta publicación, le mostraremos cómo utilizar la automatización de los procesos de RR. HH. con IA para crear experiencias de incorporación más rápidas e inteligentes, sin perder el toque humano.
¿Por qué automatizar los procesos de RR. HH. con IA?
Según el IBM Institute for Business Value, el 87 % de los líderes en encuesta cree que la IA es más probable que amplíe sus rolos que sustituirlas. Los recursos humanos se encuentran en la cúspide de este cambio, dando un paso hacia posibilidades más grandes y con mayor impacto.
He aquí por qué necesita utilizar la IA en RR. HH.:
- Aumente la eficiencia: Nadie se dedicó a los recursos humanos porque le encantara perseguir políticas de vacaciones pagadas. La automatización de estas tareas administrativas significa menos entrada manual de datos y menos errores.
- Tome decisiones más inteligentes: el análisis del rendimiento impulsado por la IA ayuda a su función de RR. HH. a identificar a los empleados con alto potencial mediante el seguimiento del progreso de la formación, los comentarios y el rendimiento.
- Fomente la retención (y a su propio equipo): la IA en RR. HH. le da tiempo para realizar trabajo que marca la diferencia, como estrategias de retención y la creación de un entorno de trabajo favorable que mantenga a los empleados comprometidos y leales.
- Mejore la satisfacción de los empleados: las herramientas de automatización de RR. HH. proporcionan asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que incluye responder a preguntas sobre políticas y guiar a los empleados a lo largo del proceso de incorporación. Las respuestas más rápidas y la ayuda personalizada se traducen en un proceso de contratación optimizado y en empleados más satisfechos que se sienten apoyados desde el primer día.
- Cumpla con la normativa: puede mantenerse al día con las regulaciones, la precisión de los registros y el cumplimiento sin más trabajo administrativo. Además, ofrece una previsión de las tendencias de la fuerza laboral y proporciona una indicación a sus recursos humanos para que se adapten a las adecuadas para obtener una ventaja competitiva.
📚 Más información: El mejor software de RR. HH. para equipos de personal, probado y comprobado.
👀 ¿Sabías que...? Según McKinsey & Company, las empresas que destacan en la gestión del talento obtienen un 300 % más de ingresos por empleado que la empresa media. Sin embargo, muchos equipos de RR. HH. siguen dedicando horas a buscar formularios y gestionar datos de nóminas.
Procesos clave de RR. HH. que se pueden automatizar con IA
A la hora de decidir qué proceso de RR. HH. es un buen candidato para la automatización, busque los cuellos de botella que retrasan constantemente los resultados.
Ya sea la programación de entrevistas o las comprobaciones de cumplimiento, los mayores obstáculos en su flujo de trabajo de RR. HH. suelen ser los más fáciles de resolver con la IA. Entre ellos se incluyen:
1. Contratación y selección de currículos
Analizar manualmente cientos de currículos es uno de los mayores obstáculos para las funciones de RR. HH. Con la inteligencia artificial, puede escanear solicitudes, extraer habilidades y clasificar a los candidatos en función de las descripciones de los puestos.
Con ClickUp Brain, puede acceder rápidamente a la información de los candidatos, los comentarios e incluso las notas de las entrevistas desde su entorno de trabajo y otras aplicaciones de RR. HH. conectadas.
A continuación le mostramos cómo puede utilizar Brain para preparar entrevistas.
2. Programación de entrevistas
¿Cuántos correos electrónicos se necesitan para concertar una sola entrevista? Demasiados. Los asistentes de programación con IA comprueban los calendarios, sugieren franjas horarias, envían recordatorios e incluso gestionan los cambios de última hora, lo que permite a los responsables de contratación dedicar más tiempo a centrarse en la experiencia de los empleados.
💡 Consejo profesional: en lugar de hacer malabarismos con múltiples herramientas, utilice el calendario impulsado por IA de ClickUp para tenerlo todo en un solo lugar. Organiza entrevistas, hitos de incorporación, eventos de equipo y solicitudes de permisos en una línea de tiempo unificada. Puede codificar por color los tipos de eventos, arrastrar y soltar para reprogramar e incluso dejar que la IA bloque automáticamente las prioridades clave en función de los datos de sus tareas y metas.
3. Documentación de incorporación
Buscar ID, formularios fiscales y contratos es una tarea repetitiva y que exige un gran cumplimiento normativo.
Mediante los portales de autoservicio para empleados, sus nuevos empleados pueden cargar documentos que luego se verifican automáticamente, se almacenan con seguridad y se marcan en caso de error. Cuanto más fluido sea el proceso, mejor será la primera impresión y más sólida será la base para el compromiso de los empleados.
⚡ Consejo profesional: si te encuentras atascado en el proceso de incorporación, la plantilla de lista de control de incorporación de ClickUp puede echarte una mano. Todo, desde el registro de los datos de los empleados hasta el envío de la encuesta posterior a la incorporación, se captura, asigna y se realiza el seguimiento en un solo lugar.
4. Gestión de datos de los empleados
Las bases de datos de RR. HH. suelen quedarse desactualizadas cuando los empleados actualizan sus direcciones, datos bancarios o contactos.
Los sistemas de IA sincronizan las actualizaciones de los formularios basados en IA directamente en las plataformas centrales de RR. HH., lo que reduce los errores y garantiza la precisión de los registros. Esto significa que los responsables de RR. HH. pueden confiar en datos limpios para realizar análisis predictivos que respalden la planificación a largo plazo.
🎥 Vea este vídeo sobre cómo utilizar la IA de forma inteligente en la contratación:
👀 Consejo útil: Los datos obsoletos de los empleados generan errores silenciosos que se propagan por las nóminas, el cumplimiento normativo y la elaboración de informes. Utilice plantillas de RR. HH. gratuitas para centralizar la información de los empleados y mantener la coherencia de los registros.
5. Formas de aprendizaje y formación
Con las herramientas de IA, puede analizar el rol, la experiencia y el rendimiento de un empleado para recomendarle itinerarios de aprendizaje personalizados. Al personalizar el desarrollo, sus equipos de RR. HH. pueden mejorar el compromiso de los empleados, así como la gestión del rendimiento.
👀 ¿Sabías que...? Unilever, a través de su programa Compass, se ha comprometido a dotar a todos sus empleados de habilidades preparadas para el futuro. Sus investigaciones demuestran que los empleados que participaron en estos talleres aumentaron su productividad general en un 41 %.
6. Administración de nóminas y prestaciones
Las plataformas de IA automatizan los cálculos salariales, los reembolsos y la generación de nóminas, al tiempo que simplifican la inscripción en los beneficios con comprobaciones guiadas de elegibilidad.
📮 ClickUp Insight: El 32 % de los trabajadores cree que la automatización solo ahorraría unos minutos cada vez, pero el 19 % afirma que podría suponer un ahorro de entre 3 y 5 horas a la semana. La realidad es que, a largo plazo, incluso los ahorros de tiempo más pequeños se acumulan.
Por ejemplo, ahorrar solo 5 minutos al día en tareas repetitivas podría resultar en más de 20 horas recuperadas cada trimestre, tiempo que se puede redirigir hacia trabajos más valiosos y estratégicos.
Con ClickUp, automatizar pequeñas tareas, como asignar fechas de vencimiento o etiquetar a compañeros de equipo, lleva menos de un minuto. Dispone de agentes de IA integrados para resúmenes e informes automáticos, mientras que los agentes personalizados se encargan de flujos de trabajo específicos. ¡Recupere su tiempo!
💫 Resultados reales: STANLEY Security redujo el tiempo dedicado a la elaboración de informes en un 50 % o más con las herramientas de elaboración de informes personalizables de ClickUp, lo que permitió a sus equipos centrarse gratis, gratuito/a en menos en el formato y más en la previsión.
7. Evaluaciones de rendimiento
Las revisiones a menudo se estancan porque los gerentes tienen que lidiar con demasiados datos. La IA puede dar un paso y recopilar métricas, agregar comentarios de 360° y generar resú menes, lo que hace que la gestión del rendimiento sea más coherente, transparente y basada en datos.
De esta manera, los empleados obtienen evaluaciones más justas, mientras que RR. HH. obtiene información para futuros análisis predictivos.
⚡ Consejo profesional: los paneles de ClickUp centralizan los análisis clave de RR. HH., desde el rendimiento y el compromiso de los empleados hasta las tendencias de rotación, todo en una vista personalizable. Con la información proporcionada por la IA, los equipos de RR. HH. pueden realizar un seguimiento de los patrones, detectar señales de alerta y tomar decisiones basadas en datos más rápido que nunca.
8. Compatibilidad del empleado y servicio de ayuda de RR. HH.
Los chatbots de IA, basados en el procesamiento del lenguaje natural, gestionan las preguntas frecuentes al instante, escalan los problemas complejos y registran los temas recurrentes.
Con ClickUp Knowledge Management, puede crear una base de conocimientos de RR. HH. centralizada en la que los empleados puedan acceder fácilmente y de forma independiente a las políticas, los detalles de las prestaciones y las guías de incorporación.
También puede realizar el ajuste de los agentes de piloto automático preconfigurados de ClickUp o crear sus propios agentes personalizados que resuelvan consultas relacionadas con RR. HH.
Instancia, el canal del equipo de RR. HH. recibe muchas preguntas. El responsable de People Partner quiere utilizar la IA para responder a algunas de estas preguntas y liberar tiempo a su equipo. Crean un agente Autopilot personalizado en el canal, con instrucciones de responder a las preguntas solo si la respuesta se encuentra en el conocimiento al que puede acceder. Especifican que el agente Autopilot solo debe responder cuando el mensaje del usuario contenga un ejemplo claro y directo. Incluso le dan al agente Autopilot ejemplos de preguntas.
9. Gestión de salidas
La salida de los empleados es tan importante como su incorporación, pero a menudo no se cuenta con un proceso establecido para ello.
La IA automatiza las listas de control de autorizaciones, la desactivación de sistemas y las encuestas de salida. Al analizar los datos de las encuestas con análisis predictivos, puede descubrir patrones de desgaste y reforzar las estrategias de retención, al tiempo que garantiza el cumplimiento normativo en cada paso.
📚 Más información: Las mejores preguntas para una entrevista de salida
👀 ¿Sabías que...? Con el auge de la IA genérica, el potencial de automatización de tareas como la aplicación de conocimientos especializados y la gestión de personas ha aumentado hasta casi el 60 %. Se trata de áreas que antes se consideraban demasiado humanas para automatizarlas.
Cómo lograr la automatización de los procesos de RR. HH. con IA
¿Cansado de saltar de una herramienta a otra solo para gestionar un proceso de RR. HH.?
ClickUp reúne todas sus aplicaciones de trabajo, datos, chats, automatizaciones y flujos de trabajo en el primer espacio de trabajo de IA convergente del mundo. Ya no tendrá que saltar entre aplicaciones, documentos POE, chats y correo electrónico para obtener aprobaciones. Ese tipo de dispersión del trabajo se acaba ahora, porque con ClickUp, un solo espacio de trabajo es todo lo que necesita para contratar, gestionar y brindar compatibilidad a una plantilla próspera.
Su equipo de RR. HH. podrá centrarse en las personas, no en el papeleo, ya que dispondrá de un contexto completo y de un único lugar en el que los humanos y los agentes podrán realizar trabajo juntos.
Imagina lo siguiente: creas un agente de gestión del rendimiento utilizando ClickUp Agents. Este envía un aviso a los gerentes cuando llega la temporada de evaluación del rendimiento, les guía a través del proceso de cumplimentación de los datos, responde a las preguntas de forma natural a partir de los POEE existentes, programa recordatorios, resúmenes y mucho más, y luego comunica el resultado al director de RR. HH.
Y eso es solo la punta del iceberg.
Para ayudarle, le ofrecemos una guía paso a paso para la automatización de los procesos de RR. HH. con información útil.
Paso n.º 1: Identifique y correlacionar los procesos adecuados para la automatización.
Céntrese en las tareas de RR. HH. repetitivas, basadas en reglas y de gran volumen. Piense en: nóminas, gestión de permisos, selección de candidatos, listas de control para la incorporación y elaboración de informes de cumplimiento.
Antes de incorporar la IA, visualice sus procesos actuales con diagramas de flujo o pizarras blancas. Esto permite detectar los cuellos de botella y las ineficiencias que la automatización puede eliminar.
En lugar de llenar las paredes de su sala de conferencias con notas adhesivas, utilice las pizarras de ClickUp para correlacionar digitalmente sus procesos de RR. HH.
Utilizando pizarras blancas como lienzo virtual, todo su equipo colabora en tiempo real. Tanto si trabaja a distancia como in situ en la planificación de recursos humanos, esboce su flujo de incorporación actual. Esto significa que puede trazar un mapa desde «el candidato acepta la oferta» hasta «recibe el ordenador portátil y el primer sueldo».
Y cuando detecte un cuello de botella en su verificación de antecedentes, conviértalo en una tarea de ClickUp directamente desde la pizarra. Si no sabe por dónde empezar, puede utilizar la plantilla POEE de RR. HH. de ClickUp que está integrada en las pizarras.
Este marco abarca todo el ciclo de vida de los empleados a través de su formato visual. Puede organizar los procesos de RR. HH. en fases distintas, incluyendo perfiles de puestos de trabajo, publicaciones de puestos de trabajo y contratación. Cada una de ellas se define con pasos, participantes, entradas y salidas.
👀 ¿Sabías que: Según Forrester Research, en un periodo de tres años, las organizaciones que utilizan ClickUp lograron un rendimiento de la inversión (ROI) estimado del 384 %. Estas organizaciones generaron alrededor de 3,9 millones de dólares estadounidenses en ingresos incrementales a través de proyectos habilitados o mejorados por ClickUp.
Paso n.º 2: Defina las metas
Establezca metas SMART (específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos). Estos son algunos ejemplos de resultados que puede aspirar a alcanzar:
- Aumente la participación de los candidatos en un 30 % durante el próximo trimestre mediante la comunicación automatizada y los puntos de contacto personalizados.
- Reduzca las consultas manuales de RR. HH. en un 40 % en los próximos 6 meses mediante la implementación de portales de autoservicio y compatibilidad por chat con IA.
- Reduzca el tiempo medio de contratación en un 25 % durante los próximos 90 días con flujos de trabajo automatizados de selección, programación y retroalimentación.
Aquí es donde la mayoría de los proyectos de automatización de RR. HH. se descarrilan: los equipos se entusiasman con la tecnología, pero se olvidan de medir lo que realmente importa. ¡No seas uno de esos equipos!
📮 ClickUp Insight: Casi el 88 % de los participantes en nuestra encuesta confían ahora en herramientas de IA para simplificar y acelerar sus tareas personales. ¿Quiere obtener los mismos beneficios en el trabajo?
¡ClickUp está aquí para ayudarte! ClickUp Brain puede ayudarte a mejorar la productividad en un 30 % con menos reuniones, resúmenes rápidos generados por IA y tareas automatizadas.
📚 Más información: Mejora de los procesos de RR. HH. con estrategias y ejemplos
Paso n.º 3: Elija las herramientas de IA adecuadas
Entre todas las herramientas disponibles en el mercado, ¿cómo determinar cuál es la adecuada para dejar el trabajo terminado?
A continuación, le indicamos algunos aspectos importantes que debe tener en cuenta:
- La integración es lo primero: su IA debe conectarse a las herramientas existentes de HRIS, nóminas, ATS y colaboración. Si no puede comunicarse con sus sistemas actuales, dedicará más tiempo a solucionar los silos de datos que a ahorrar tiempo.
- Procesamiento del lenguaje natural (NLP): útil para el análisis de currículos, chatbots y análisis de opiniones. Con el NLP, la IA puede leer currículos como lo haría un reclutador, responder a las preguntas frecuentes de los empleados en conversación e incluso analizar encuestas de opinión para detectar tendencias de compromiso.
- Escalabilidad: Empieza poco a poco, pero asegúrate de que la herramienta crezca al ritmo de tus necesidades, desde la automatización de tareas rutinarias, como el flujo de trabajo de incorporación, hasta la gestión del rendimiento en toda la empresa.
- Facilidad de uso: si los responsables de RR. HH. no pueden utilizarlo sin compatibilidad del departamento de TI, la adopción será lenta. Busque interfaces intuitivas, con una curva de aprendizaje mínima.
Ejemplo práctico: supongamos que su meta es «reducir el tiempo medio de contratación en un 25 % durante los próximos 90 días mediante la automatización de los flujos de trabajo de selección, programación y retroalimentación». En ese caso, debería buscar:
- Una herramienta de IA para la selección de personal con PLN que revisa los currículos en cuestión de minutos.
- Un asistente de programación con IA que resuelve el caos del calendario.
- Un panel de análisis predictivo muestra dónde se detectan los cuellos de botella con antelación (retrasos en las entrevistas, tiempo de respuesta de las ofertas).
Su copiloto de IA para los flujos de trabajo de RR. HH.
En lugar de añadir otra herramienta independiente a su pila de RR. HH., ClickUp Brain incorpora la IA directamente en los flujos de trabajo que ya gestiona dentro de ClickUp. Piense en ello como un asistente de IA conectado que funciona en tareas, documentos, metas y pizarra.
Las diferentes formas en que su equipo de RR. HH. puede utilizar Brain son:
⭐ Responda preguntas al instante: Pregunte a Brain «¿Cuál es el estado de la incorporación de Sarah?» o «¿Qué candidatos están pendientes de verificación de antecedentes?» y obtendrá la respuesta directamente desde su entorno de trabajo.
⭐ Resuma los documentos de RR. HH. en segundos: los largos manuales para empleados, las actualizaciones de políticas o los manuales de formación pueden abrumar a los nuevos empleados. Brain los condensa en resúmenes fáciles de digerir para que los empleados se familiaricen con el material.
⭐ Convierta las conversaciones en acciones: después de una entrevista o una llamada de incorporación, Brain puede generar automáticamente tareas, como «Programar sesión de formación» o «Enviar solicitud de equipo informático», lo que le ahorrará la molestia de tener que hacer una cosa más.
⭐ Mantenga el conocimiento centralizado: ya se trate de POEEs, flujos de trabajo de cumplimiento normativo o manuales de gestión del rendimiento, Brain le garantiza una única fuente de información siempre actualizada, en lugar de archivos dispersos.
🌟 Bonificación: ClickUp Brain MAX lleva todo lo que obtienes con ClickUp Brain al siguiente nivel. Es posible que hayas utilizado ChatGPT para escribir, Claude para analizar y otras herramientas de IA para diferentes tareas. Brain MAX las reúne todas.
Comprende todo su ecosistema de RR. HH., como su proceso de contratación, los datos de los empleados y las relaciones entre los equipos. Solo tiene que pedirle que «cree un plan de incorporación para un nuevo empleado de marketing» y obtendrá un plan personalizado para sus procesos reales.
Pero eso no es todo. También puede utilizar ClickUp Brain MAX para:
- Busque al instante en ClickUp, Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint y TODAS sus aplicaciones de conexión (a internet) + la web para la ubicación de archivos, documentos y adjuntos.
- Utilice Talk to Text para preguntar, dictar y dar comando en su trabajo mediante la voz, sin necesidad de usar las manos y desde cualquier lugar.
Olvídese de la proliferación de herramientas de IA con ClickUp Brain MAX, utilice su voz para realizar trabajo, crear documentos, asignar tareas a los miembros del equipo y mucho más.
Paso n.º 4: Estandarice y limpie sus datos
Ni siquiera la IA más inteligente dará resultado si sus datos de RR. HH. están desordenados. Los registros duplicados de empleados, la información obsoleta sobre nóminas y los formatos inconsistentes generan errores y rompen por completo el flujo de trabajo de automatización.
Antes de implementar la /IA, dedique tiempo a estandarizar y limpiar sus datos para que sus sistemas hablen el mismo idioma.
¿Por qué es importante?
- Dado que la IA no puede determinar qué registro de empleado es correcto cuando existen dos con diferentes títulos.
- Además, los registros inexactos pueden provocar errores en la elaboración de informes, lo que puede resultar muy complicado de rectificar durante las auditorías.
- Además, la automatización depende de desencadenantes coherentes: si el campo «Departamento» a veces es «Ventas» y otras veces «Equipo de ventas», los flujos de trabajo fallarán.
Pero con ClickUp para equipos de RR. HH., la limpieza de datos se centraliza y estandariza.
A continuación le explicamos cómo:
Campos personalizados para mayor precisión
Capture los datos de los empleados, como el departamento, el rol, el responsable o la ubicación, utilizando menús desplegables y opciones preestablecidas en los Campos personalizados. Esto elimina las conjeturas y evita múltiples variaciones para cada uno de estos desencadenantes.
Dependencias para hacer cumplir el pedido
En procesos como la incorporación, algunos pasos dependen de que se completen otros. Por ejemplo, verificar la identidad antes de entregar el equipo. Las dependencias de ClickUp garantizan que los datos fluyan en el orden correcto, para que nada se pase por alto y tus automatizaciones se activen en el momento adecuado.
Automatización para la coherencia de los datos
Las automatizaciones de ClickUp permiten a los equipos de RR. HH. crear flujos de trabajo que se ejecutan de forma autónoma. Están diseñadas con tres elementos:
- Desencadenantes: el evento que inicia la automatización, como «Tarea trasladada a Incorporación» o «Campo personalizado actualizado».
- Condiciones: las reglas que filtran cuándo debe ejecutarse la automatización, como «solo si la aprobación del gerente está vacía».
- Acciones: lo que ocurre a continuación, como asignar una tarea, publicar un comentario o actualizar un estado.
Por ejemplo, cuando se añada un nuevo currículum a su sistema, utilice la IA para automatizar la creación de tareas para los candidatos. También lo asignará a su responsable de contratación y hará el ajuste del estado en «Revisión inicial».
La plataforma nos ha proporcionado un único lugar para crear eficiencias en los procesos. El equipo de ClickUp está formado por miembros excelentes que siempre están abiertos a recibir comentarios y trabajan duro para implementar cambios basados en esos comentarios. Es un sistema de apoyo como nunca había visto. Todos los equipos pueden beneficiarse de la automatización y ClickUp la ha tenido para, literalmente, todos los escenarios con los que me he encontrado; sin embargo, la GRAN ventaja de ClickUp es la simplificación de los procesos y las herramientas en una única ubicación de trabajo.
La plataforma nos ha proporcionado un lugar único para crear eficiencias en los procesos. El equipo de ClickUp está formado por miembros excelentes que siempre están abiertos a recibir comentarios y trabajan duro para implementar cambios basados en esos comentarios. Es un sistema de compatibilidad como nunca había visto. Todos los equipos pueden beneficiarse de la automatización y ClickUp lo ha tenido para literalmente todos los escenarios con los que me he encontrado, sin embargo, la GRAN ventaja de ClickUp es la simplificación de los procesos y las herramientas en una sola ubicación de trabajo.
Paso n.º 5: Pruebe, forme y gestione el cambio
Comience con una pequeña prueba piloto. Elija un proceso, por ejemplo, la programación de entrevistas o las preguntas frecuentes sobre políticas, para llevar a cabo esta prueba piloto. Recopile comentarios de los reclutadores, gerentes y empleados, y luego refine sus flujos de trabajo antes de implementarlos en toda la organización.
Esto también refuerza la confianza de su organización de RR. HH. en la implementación de la automatización.
En esta fase, utilice ClickUp Documento para crear guías de paso, preguntas frecuentes y materiales de incorporación para su equipo de RR. HH. A medida que perfeccione el programa piloto, puede actualizar la documentación en tiempo real para que todos estén alineados. Los documentos también sirven como registro permanente de «lo que funcionó» y «lo que no funcionó», lo que facilita la ampliación posterior.
Incluso con un programa piloto bien diseñado, es posible que su equipo de RR. HH. siga ahogado en consultas repetitivas. En lugar de añadir más esfuerzo manual, esta es la fase perfecta para probar los agentes de piloto automático de ClickUp , que responden, actúan y aprenden junto con su equipo.
Ejemplo práctico: Está probando la automatización para las preguntas frecuentes sobre políticas.
Un reclutador escribe: «¿Cuál es el período de prueba para los nuevos empleados?». El agente Autopilot reconoce la consulta, comprueba su documento de políticas y responde con la cláusula exacta. Si el documento está desactualizado o no es claro, lo sabrá de inmediato, lo que le permitirá refinar tanto su automatización como su documentación.
Este vídeo le guiará a través de los ajustes de su primer agente Autopilot en ClickUp:
📚Lea también: Los mejores cursos de IA para que los profesionales de RR. HH. se mantengan a la vanguardia
Paso n.º 6. Forme y mejore las habilidades de su equipo de RR. HH.
La automatización solo funciona tan bien como las personas que hay detrás de ella. Usted quiere mostrar la IA como un amplificador de la productividad, no como una caja negra. Teniendo en cuenta que el 65 % de los equipos y líderes de RR. HH. ya utilizan la IA generativa en alguna capacidad.
Fundamentos críticos que hay que destacar al introducir la automatización mediante IA en la función de RR. HH.:
- Céntrese en las habilidades humanas, no solo en la tecnología. La IA se encarga del reconocimiento de patrones y las tareas repetitivas, pero RR. HH. sigue siendo responsable de la empatía, el juicio y la resolución de conflictos. Mejorar las habilidades en inteligencia emocional y gestión del cambio es tan importante como aprender a utilizar nuevas herramientas.
- Enseñe a interpretar, no a confiar ciegamente. La IA puede señalar a un candidato como «de alto potencial» o predecir el riesgo de abandono, pero RR. HH. debe validar el contexto. La formación debe hacer hincapié en cómo cuestionar, interpretar y actuar de forma responsable sobre los resultados de la IA.
- Cree campeones de IA dentro de RR. HH. Identifique a algunos pioneros que puedan experimentar con herramientas, documentar las buenas prácticas y formar a otros. El aprendizaje dirigido por compañeros suele ser más eficaz que las órdenes impuestas desde arriba.
- Conecte la formación con el impacto empresarial. Haga que el valor sea tangible. No lo posicione como «aprender a utilizar una herramienta». Preséntelo como una forma de agilizar la incorporación, facilitar la experiencia de los empleados y reforzar la retención.
💡 Consejo profesional: utilice ClickUp Clips para crear grabaciones de pantalla rápidas que muestren exactamente cómo funciona la nueva automatización. Puede grabar clips de 2 minutos que muestren «Cómo procesar solicitudes de vacaciones con IA». Comparta estos tutoriales breves directamente en sus documentos de formación.
Paso 7: Supervisar y mejorar constantemente
La automatización de RR. HH. no es una tarea que se pueda «configurar y olvidar». Incluso los flujos de trabajo más inteligentes pueden desviarse de su curso si no se supervisan, prueban y perfeccionan con el tiempo. Las políticas evolucionan, las normas de cumplimiento cambian y las expectativas de los empleados varían. Su automatización debe mantenerse al día con todos estos cambios.
¿Cómo se hace esto?
- Auditoría trimestral: revise las automatizaciones para asegurarse de que los desencadenantes, las condiciones y las acciones siguen siendo válidos.
- Realice un seguimiento de los KPI: alinee la supervisión con sus metas SMART: tiempo de contratación, precisión de los datos, satisfacción de los empleados, etc.
- Recopile opiniones: utilice ClickUp Forms para recopilar opiniones de reclutadores, gerentes y empleados sobre lo que es trabajo (y lo que no).
- Perfeccione continuamente: pequeños ajustes como actualizar una plantilla, reforzar un desencadenante o revisar las preguntas frecuentes contribuyen a crear un sistema más eficiente.
Con los paneles de ClickUp, puede realizar el seguimiento del rendimiento en tiempo real de sus automatizaciones. Compruebe si el tiempo de contratación está disminuyendo, si se están alcanzando los objetivos de precisión de los datos o si están disminuyendo las solicitudes de compatibilidad de los empleados.
Ejemplo práctico: su meta es reducir las consultas manuales de RR. HH. en un 40 %. Un panel de ClickUp puede mostrar si el volumen de tickets del servicio de asistencia está disminuyendo, mientras que los formularios recopilan comentarios sobre preguntas sin responder. En conjunto, esto le proporciona tanto los números como el contexto para perfeccionar aún más su automatización.
📚 Más información: El mejor software de flujo de trabajo de RR. HH. para optimizar sus procesos de RR. HH.
Las mejores herramientas de IA para la automatización de RR. HH.
Ya ha correlacionado sus procesos y establecido sus metas; ahora, veamos algunas herramientas de IA para RR. HH. que pueden encargarse de las tareas repetitivas mientras usted se centra en el lado humano de RR. HH.
| Nombre de la herramienta | Función principal | Puntos fuertes | Caso práctico |
| ClickUp | Gestión del trabajo y automatización de RR. HH. todo en uno | Centraliza las tareas de RR. HH. en una sola plataforma, combina IA (ClickUp Brain) con automatizaciones, panel en tiempo real y documentos integrados para obtener una única fuente de información veraz. | Equipos de RR. HH. que desean optimizar la contratación, la incorporación, las evaluaciones de rendimiento y el cumplimiento normativo en un único entorno de trabajo colaborativo. |
| Multiplicador | Nómina global y empleador oficial (EOR) | Cumplimiento normativo estricto en más de 150 países, nóminas en moneda múltiple y compatibilidad con contratistas. | Empresas que contratan o gestionan empleados y contratistas internacionales, cumpliendo con la legislación local. |
| Leena /IA | Chatbot de RR. HH. y autoservicio para empleados | IA conversacional para preguntas frecuentes sobre políticas y consultas de RR. HH., análisis de opiniones e integración con plataformas HRIS. | Corporaciones que desean ofrecer asistencia de RR. HH. las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y liberar a los responsables de RR. HH. de consultas de bajo valor. |
| ClearCompany | Gestión del rendimiento y ciclo de vida del talento | Potentes herramientas de alineación de metas, análisis robustos, planificación de la sucesión y gestión integrada del talento a lo largo del ciclo de vida de los empleados. | Organizaciones que necesitan una gestión del rendimiento estructurada y un desarrollo del talento a largo plazo. |
| Moveworks | Automatización conversacional de RR. HH. | Chatbot de nivel de corporación con enrutamiento de flujo de trabajo, que integra las solicitudes de RR. HH. y TI, y automatiza la resolución de tickets a gran escala. | Equipos de RR. HH./TI de corporación que buscan una plataforma conversacional única para la asistencia a los empleados y la gestión del flujo de trabajo. |
| Deel | Contratación y nóminas a nivel mundial | Simplifica la contratación transfronteriza, ofrece automatización en el cumplimiento normativo y en la presentación de declaraciones fiscales, y agiliza la incorporación de contratistas y empleados a tiempo completo. | Equipos que trabajan principalmente a distancia y necesitan un proceso de contratación global fiable y una nómina que cumpla con la normativa. |
Cómo evaluamos el software en ClickUp
Nuestro equipo editorial sigue un proceso transparente, respaldado por investigaciones y neutral con respecto a los proveedores, por lo que puede confiar en que nuestras recomendaciones se basan en el valor real del producto.
Aquí tiene un resumen detallado de cómo evaluamos el software en ClickUp.
Errores comunes que se deben evitar al introducir la automatización de RR. HH.
La automatización en RR. HH. no consiste tanto en sustituir a las personas como en eliminar las tareas repetitivas que impiden a sus equipos de recursos humanos dar lo mejor de su trabajo.
Estos son los retos comunes de RR. HH. a los que debe prestar atención:
1. Pasar por alto el cambio cultural
Por qué ocurre: los proyectos de automatización son impulsados por TI sin la participación activa de RR. HH., lo que pone en riesgo el rol estratégico de este último.
✅ Solución: Comunique claramente el «porqué»: cómo la automatización libera a RR. HH. para que se centre en la cultura, el compromiso y la retención. Combine esto con pequeños logros de visibilidad (como una programación más rápida de las entrevistas) para generar confianza e impulso en toda la organización.
2. Ignorar los riesgos de ciberseguridad
Por qué ocurre: los responsables de RR. HH. dan por sentado que la ciberseguridad es responsabilidad del departamento de TI, pasando por alto el hecho de que los datos de RR. HH. (nóminas, contratos, evaluaciones de rendimiento) se encuentran entre los más sensibles de la organización.
✅ Solución: Exija el cifrado de todos los registros de los empleados, utilice controles de acceso estrictos basados en rol y realice auditorías de seguridad periódicas.
ClickUp ofrece sólidos controles de permiso y registros de auditoría para que solo los usuarios autorizados puedan tener vista la información confidencial de RR. HH.
3. Descuidar la privacidad de los empleados
Por qué ocurre: En su prisa por automatizar, los equipos de RR. HH. a veces implementan IA que supervisa las comunicaciones, realiza un seguimiento de la productividad o procesa datos confidenciales. Esto, sin explicárselo claramente a los empleados, genera desconfianza.
✅ Solución: Comunique claramente qué datos se recopilan, cómo se utilizarán y qué medidas de seguridad protegen la información de los empleados.
ClickUp ayuda a proteger la privacidad con ajustes de permiso granulares, vistas privadas y registros de auditoría, lo que garantiza que los empleados sepan que sus datos personales están protegidos y que solo las personas adecuadas pueden acceder a ellos.
4. Subestimar el tiempo de implementación
Por qué ocurre: Recuerde que las herramientas de automatización no son plug-and-play. Si subestima el tiempo necesario para la limpieza de datos, las pruebas del flujo de trabajo, la formación de los usuarios y la gestión del cambio, se producirán implementaciones apresuradas y equipos frustrados.
✅ Solución: Establezca cronogramas realistas comenzando con una prueba piloto e introduciendo la automatización de forma gradual. Incluya en su plan tiempo para pruebas, comentarios e iteraciones.
📚 Más información: Cómo utilizan los equipos de RR. HH. la IA generativa, con casos de uso y ejemplos.
Contrate a ClickUp para la automatización de sus flujos de trabajo de RR. HH.
Los sistemas de IA están listos para hacerse cargo de las tareas manuales, eso sí, si usted está dispuesto a delegárselas.
Las herramientas adecuadas facilitan el proceso de contratación y lo hacen menos estresante para el departamento de RR. HH.
ClickUp, la app, aplicación para todo lo relacionado con el trabajo, ofrece un amplio conjunto de funciones para ayudarle en cada paso.
Con ClickUp Brain, Brain MAX y Autopilot Agents, obtienes un entorno de trabajo todo en uno donde todos los procesos de RR. HH. se ejecutan sin problemas. Además, Docs, Pizarra y Metas cubren todos los demás aspectos de tu flujo de trabajo de RR. HH.
¿Está listo para la automatización de sus procesos de RR. HH.? Regístrese hoy mismo en ClickUp gratis, gratuito/a.