Las nuevas tecnologías suelen traer cambios a las agencias. Las expectativas de los clientes de plazos de entrega más rápidos, su experimentación con nuevas plataformas y su búsqueda de las últimas tendencias les someten a una presión constante.
Por eso precisamente los equipos de las agencias deben familiarizarse con la IA y el aprendizaje automático, y explorar el marketing basado en IA. Dado que el software de marketing basado en IA está creciendo rápidamente y se está abriendo paso en todos los ámbitos del marketing, es inteligente ir un paso por delante.
En este artículo, analizaremos las diferentes formas de automatización de una agencia de marketing digital con IA.
⭐ Plantilla de función
Tanto si gestiona grandes campañas como proyectos más pequeños, la plantilla para agencias de marketing de ClickUp le ayuda a avanzar más rápido y a obtener resultados consistentes.
Es un punto de partida fantástico para las agencias que buscan mantenerse organizadas centralizando los proyectos de los clientes, las tareas de las campañas y la colaboración del equipo en un solo lugar.
Ventajas de la automatización mediante IA para las agencias de marketing
La mayoría de las agencias de marketing dedican una gran parte de su tiempo a realizar tareas repetitivas y a comprender el comportamiento de los clientes antes de que una campaña se ponga finalmente en marcha. La IA cambia eso.
Como dice Christina Inge, autor de Marketing Analytics: A Comprehensive Guide (Análisis de marketing: una guía completa) y profesora del programa de desarrollo profesional y ejecutivo de Harvard:
«Realmente facilita el trabajo poder esbozar algo mediante la IA, mostrárselo al cliente o al jefe y que ellos den su opinión al respecto, en lugar de crear múltiples iteraciones del mismo producto», afirma. «Es un verdadero impulsor de la eficiencia».
«Realmente facilita el trabajo poder esbozar algo mediante la IA, mostrárselo al cliente o al jefe y que ellos den su opinión al respecto, en lugar de crear múltiples iteraciones del mismo producto», afirma. «Es un verdadero impulsor de la eficiencia».
Entonces, ¿qué aporta exactamente la IA a las agencias en la tabla? Estas son algunas de las ventajas reales:
- automatice los procesos de marketing* relacionados con las publicaciones en redes sociales, el marketing por correo electrónico y la creación de contenido para que sus equipos de marketing puedan centrarse en la estrategia y el trabajo creativo
- Ofrezca contenido personalizado mediante el análisis del comportamiento de los clientes para aumentar las tasas de interacción y conversión
- segmente el público objetivo* con mayor precisión y permita interacciones personalizadas en tiempo real con chatbots de IA y mensajería automatizada
- Analice los datos de los usuarios y obtenga información útil con análisis predictivos, lo que hará que su estrategia de marketing con IA sea más eficaz y se base más en los datos
- Optimice las campañas publicitarias y el marketing en redes sociales en tiempo real para reducir los costes de marketing y maximizar el retorno de la inversión en diversos canales de marketing
- Ofrezca un mejor servicio al cliente con chatbots basados en IA que gestionan las tareas repetitivas y facilitan la gestión del recorrido del cliente
📖 Lea también: Guía para utilizar la automatización de flujo de trabajo con IA para obtener la máxima productividad
Áreas clave en las que las agencias pueden utilizar la IA para la automatización
Seamos más específicos y veamos cómo automatizar una agencia de marketing digital con la integración de la IA. Repasaremos los diferentes departamentos y veremos exactamente dónde pueden intervenir las herramientas de marketing con IA y la automatización del marketing impulsada por la IA.
1. Creación de contenido
Desde entradas de blog y pies de foto en redes sociales hasta textos de correo electrónico, la mayoría de las agencias de marketing han incorporado la IA en su proceso de creación de contenido en algún formulario. Y no solo las agencias.
Una encuesta de Forbes Advisor reveló que el 42 % de las empresas ya utilizan la IA para contenidos de formato largo, como los textos de sitios web, mientras que el 46 % la utilizan para la publicidad personalizada de sus equipos de ventas.
Pero con todas estas herramientas disponibles, existe un riesgo real de que las cosas se compliquen. Teams cambian con frecuencia de plataforma, lo que resulta en la dispersión de los datos de los clientes y en la desintegración de los flujos de trabajo. Es difícil escalar el contenido cuando las herramientas no se comunican entre sí.
Ahí es precisamente donde ClickUp Brain marca la diferencia. En lugar de tener que hacer malabarismos con múltiples apps, dispondrá de un asistente de IA integrado directamente en sus tareas de ClickUp.
Tanto si necesita un resumen de contenido, una publicación en redes sociales, una metadescripción o un borrador de correo electrónico, puede generarlo sin salir de ClickUp. El AI Writer se encuentra dentro de las tareas, los comentarios y los documentos, listo para ayudarle siempre que lo necesite.
Utilice las indicaciones predefinidas para todo, desde publicaciones en LinkedIn hasta esquemas de blogs, o cree las suyas propias para adaptarlas al estilo y al flujo de trabajo de su agencia.
¿Lo mejor de todo? ClickUp Brain realmente entiende el contexto de su tarea. Si su tarea dice «Campaña de rebajas de verano», la IA sabe que usted quiere contenido específico para la campaña y genera ideas, leyendas y resúmenes que encajan perfectamente.
Y nunca te quedarás estancado en el primer borrador. Puedes refinar, modificar, reformular o ampliar el contenido generado por la IA tanto como quieras.
💡 Consejo profesional: para las campañas en curso, utilice ClickUp Brain MAX para realizar un seguimiento automático del progreso, actualizar los plazos, asignar seguimientos y notificar a su equipo cuando las tareas avancen.
Los equipos de marketing que utilizan ClickUp Brain han ahorrado hasta 1,1 días a la semana, han reducido el trabajo rutinario con un ahorro de costes de hasta el 86 % y han completado (completada) las tareas hasta tres veces más rápido. Mantiene el flujo de creación de contenido, gestión de proyectos de la agencia y colaboración.
📮 ClickUp Insight: Una encuesta reciente muestra que el 24 % de los trabajadores se sienten estancados realizando tareas repetitivas, mientras que otro 24 % cree que sus habilidades no se están aprovechando al máximo. Esto implica que casi la mitad de la población activa se enfrenta a un obstáculo para realizar un trabajo significativo.
ClickUp ayuda a volver a centrar la atención en los proyectos de alto impacto con agentes de IA que gestionan automáticamente las tareas periódicas. Por ejemplo, cuando una tarea se marca como completada, ClickUp puede asignar el siguiente paso, enviar recordatorios o actualizar el estado de los proyectos, sin necesidad de realizar seguimientos manuales.
💫 Resultados reales: STANLEY Seguridad lo comprobó en la práctica cuando redujo su tiempo de (elaboración de) informes en más de un 50 % utilizando los informes personalizables de ClickUp, lo que permitió a sus Teams dedicar más tiempo a la previsión en lugar de al formato.
2. Gestión de campañas y seguimiento de tareas
Cuando una de las marcas de consumo más grandes del mundo apuesta por la IA, eso dice mucho sobre el impacto que puede tener la automatización. Con más de 400 marcas, entre las que se incluyen Dove, Ben & Jerry's y Lipton, Unilever necesitaba una forma más innovadora de llevar a cabo campañas en diferentes mercados y para diferentes públicos.
Para ello, crearon U-Studio, un hub de inteligencia de contenido impulsado por IA y desarrollado con IBM Watson. Esta plataforma ayudó a Unilever a analizar campañas anteriores, detectar tendencias, perfeccionar creatividades e incluso predecir el rendimiento antes del lanzamiento.
Los beneficios fueron enormes. Redujeron los costes de producción en un 30 % y, en muchos casos, redujeron a la mitad el tiempo de plan de las campañas.
Ahora bien, la mayoría de las agencias no operan a escala global como Unilever, pero la lección sigue siendo válida. Las herramientas basadas en IA pueden simplificar la gestión de las campañas de marketing, independientemente del número de clientes que gestione.
Las herramientas de marketing con IA, como ClickUp, ofrecen a las agencias de marketing una forma de aplicar ese mismo nivel de eficiencia a las operaciones de marketing diarias.
Con ClickUp Automatización, puede configurar asignaciones de tareas, recordatorios, aprobaciones y cambios de estado que se producen automáticamente en función de sencillos desencadenantes.
Por ejemplo, puede asignar una tarea en el momento en que se crea o enviar un recordatorio cuando falte un día para la fecha límite. Incluso puede pasar una tarea a la siguiente fase cuando se hayan completado todos los elementos de (la) lista de control.
*aquí tiene un diario visual detallado de cómo ClickUp automatiza su trabajo diario: ClickUp
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3. Generación de clientes potenciales y divulgación
Puede resultar difícil encontrar clientes potenciales de forma constante y cultivarlos a lo largo del proceso sin que ello consuma toda la semana de trabajo de su equipo. Ahí es precisamente donde entran en juego las herramientas de prospección basadas en IA.
Plataformas como Instantly. ai, Smartlead y Apollo ayudan a las agencias a automatizar la investigación de clientes potenciales, la búsqueda de contactos y la divulgación. Estas herramientas escanean bases de datos verificadas, enriquecen la información de contacto e incluso ejecutan secuencias de correo electrónico automatizadas.
Sin embargo, identificar clientes potenciales es solo la mitad de la tarea. Muchas agencias tienen dificultades para gestionarlos de forma eficaz, especialmente cuando las interacciones con los clientes y los seguimientos se producen en diferentes plataformas. Por eso, utilizar un sistema centralizado como ClickUp CRM marca una verdadera diferencia.
Con ClickUp, puede realizar un seguimiento de cada fase de su proceso utilizando estados, campos y vistas personalizados, como listas, tableros o tablas. Cada cliente potencial se convierte en una tarea que avanza a lo largo de su proceso de equipo de ventas.
Por ejemplo, cuando un cliente potencial pasa a «Propuesta enviada», ClickUp puede asignarlo a su director de ventas y crear una tarea de seguimiento para tres días después. O cuando un cliente potencial se marca como «Ganado», ClickUp puede moverlo a una lista de clientes y alertar a su equipo de incorporación al instante.
Además, con integraciones para correo electrónico, Calendario y otras herramientas de CRM, ClickUp mantiene tu comunicación organizada sin necesidad de cambiar de plataforma.
Por supuesto, plantillas como la plantilla para agencias de marketing de ClickUp también ayudan a las agencias a mantenerse organizadas y al día.
Así es como se hace:
- Centralice los proyectos de los clientes, las tareas de las campañas y la colaboración del equipo para obtener una mayor visibilidad y control
- Simplifique los flujos de trabajo complejos y mejore la coordinación entre Teams
- Obtenga resultados consistentes optimizando la plan, el seguimiento y la ejecución
4. (Elaboración de) informes para clientes
Google ha lanzado herramientas de medición basadas en IA para conectar cada dólar invertido en publicidad con los resultados empresariales. Sus conocimientos multicanal y su herramienta Data Manager permiten a los profesionales del marketing realizar un seguimiento del recorrido de los clientes en todas las plataformas.
Del mismo modo, las herramientas de (elaboración de) informes de IA de Meta proporcionan información en tiempo real sobre el rendimiento de los anuncios y diagnósticos creativos para que los especialistas en marketing puedan realizar ajustes en tiempo real en sus campañas.
Sin embargo, las agencias suelen encontrarse con un reto en este ámbito. Con los datos procedentes de Google Ads, Meta, las herramientas de optimización de motores de búsqueda y los CRM, la elaboración de informes puede ser dispersa y llevar mucho tiempo.
Los paneles de ClickUp ayudan a las agencias a reunir todo en una vista centralizada.
ClickUp le permite crear paneles personalizables que extraen automáticamente datos de sus proyectos, tareas y control de tiempo. Puede visualizar los KPI mediante gráficos, widgets y widgets, e incluso automatizar la elaboración de informes con exportaciones programadas en formato PDF que se envían directamente a su equipo o a sus clientes.
💡 Consejo profesional: Las agencias pueden crear paneles de ClickUp específicos para cada cliente. Puede hacer uso compartido de forma segura un panel en tiempo real con los clientes para que puedan realizar un seguimiento del progreso, ver la vista de los resultados y obtener actualizaciones sin tener que esperar a los informes. Esto mantiene la transparencia, genera confianza y reduce el sinfín de correos electrónicos de seguimiento.
Por ejemplo, puede crear un panel ejecutivo que muestre el rendimiento de las campañas, el estado de los proyectos de los clientes y los KPI clave, como los clientes potenciales generados o la eficiencia del gasto publicitario. También puede configurar informes periódicos que se actualicen automáticamente, lo que ahorrará a su equipo las tareas de elaboración de informes manuales.
Puede personalizar los informes con funciones de desglose, filtros y vistas personalizables para mostrar exactamente lo que necesita su cliente.
👀 Dato curioso: El primer ejemplo conocido de una máquina programable es el telar Jacquard, inventado en 1804, que utilizaba tarjetas perforadas para la automatización de los patrones textiles.
5. Documentación interna y POEEs
Todas las agencias conocen el caos que se produce cuando se omiten pasos o los procesos no están claros. El problema es que la mayoría de los Teams no tienen tiempo para redactar POE desde cero... ni para mantenerlos actualizados.
Ahí es precisamente donde ClickUp Docs, junto con la IA, da el paso. Puede crear POEEs estructurados dentro de ClickUp, organizarlos por Teams o por flujo de trabajo, y enlazarlos directamente a las tareas. De esta manera, todo el mundo sabe exactamente qué pendiente y cómo hacerlo.
ClickUp Brain facilita aún más este proceso mediante el uso del procesamiento del lenguaje natural. Puede generar instrucciones de paso a partir de una simple indicación.
A continuación, se indican algunas formas prácticas en las que las agencias creativas utilizan ClickUp:
- Cree flujos de trabajo para la publicación de blogs con ClickUp AI para incluir investigación SEO, creación de resúmenes, procesos de redacción y edición, listas de control previas a la publicación y mucho más
- Cree flujos de trabajo para la configuración de campañas publicitarias que abarquen briefings, investigación de audiencias, redacción de anuncios, aprobaciones y seguimiento, con POEE generados por /IA para diferentes plataformas
- Configure flujos de trabajo de incorporación de clientes con correos electrónicos de bienvenida, listas de control, tareas asignadas y POE de incorporación generados por IA para una ejecución coherente
Lo mejor es lo fácil que resulta escalar. Puede reutilizar plantillas de POE para nuevos clientes o proyectos, manteniendo la coherencia en sus procesos sin tener que empezar desde cero. Además, puede indicar a ClickUp Brain que le envíe un recordatorio cada vez que sea necesario actualizar un POE.
📖 Lea también: Cómo utiliza ClickUp el equipo de marketing de ClickUp
6. Programación de redes sociales
Mantenerse al día con las publicaciones en redes sociales en diferentes plataformas y clientes puede resultar abrumador rápidamente. Desde determinar el momento adecuado para publicar hasta asegurarse de que cada pie de foto se ajuste al tono de la marca, es mucho trabajo para cualquier equipo manejar a diario.
Ahí es donde ayudan las herramientas de IA para redes sociales como Buffer, Later y Hootsuite, que utilizan la IA para elegir los mejores momentos para publicar e incluso sugerir pies de foto basados en las tendencias de la plataforma. Estas herramientas simplifican el proceso de programación, facilitando la coherencia y la eficiencia.
Pero para mantener toda tu canalización de contenido organizada, aún necesitas un sistema claro: algo como la vista de calendario de ClickUp.
Con la vista de calendario de ClickUp, puede visualizar cada pieza de contenido por su fecha límite. Ya sea una entrada de blog, un boletín informativo o una actualización en redes sociales, correlacionarlo en el calendario y vea exactamente lo que está programado, lo que está pendiente y dónde puede haber solapamientos.
Le permite asignar tareas a los miembros del equipo directamente desde el calendario y mover fácilmente las tareas a nuevas fechas si cambian los plazos.
💡 Consejo profesional: ClickUp también le permite automatizar los flujos de trabajo de publicación. Por ejemplo, puede establecer una regla que asigne automáticamente una tarea a su gestor de redes sociales cuando pase a «Listo para publicar». Puede activar esta automatización como desencadenante del estado de la tarea, el tipo de contenido o incluso fechas específicas.
Cómo empezar a automatizar su agencia con IA (paso a paso)
Si desea incorporar la inteligencia artificial al trabajo diario de su agencia, lo mejor es empezar poco a poco y seguir avanzando desde ahí. Aquí le ofrecemos una forma sencilla de empezar.
Paso 1: Trace un mapa de sus flujos de trabajo actuales
Empiece por visualizar cómo fluye el trabajo en su agencia, utilizando las pizarras de ClickUp para diagramar la incorporación de clientes, la plan de campañas o las aprobaciones creativas. Estos mapas visuales le ayudarán a identificar dónde se producen los retrasos, los traspasos y las tareas repetitivas.
Por ejemplo, es posible que observe que su equipo dedica demasiado tiempo a coordinar cronogramas, realizar seguimientos para obtener aprobaciones o dar formato a informes. Una vez identificados, estos cuellos de botella se convierten en candidatos idóneos para la automatización.
👀 Dato curioso: Isaac Asimov acuñó el término «robótica» en un relato corto de 1941, mucho antes de que los robots se convirtieran en parte de la automatización industrial.
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Paso 2: Defina sus metas de automatización y sus propietarios
Antes de lanzarse a utilizar herramientas, tenga claro qué es lo que quiere mejorar. Puede ser una respuesta más rápida a los clientes, menos incumplimientos de plazos o, simplemente, más tiempo para la estrategia. Asigne la propiedad a alguien para que se encargue de realizar el ajuste y el mantenimiento de estos flujos de trabajo.
Involucre a su jefe de operaciones, gestores de clientes o jefes de proyecto para que se impliquen en el proceso. Incluso los sencillos gráficos RACI de ClickUp pueden ayudar a definir quién establece las normas, quién aprueba los cambios y quién supervisa el rendimiento.
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Paso 3: Haga el ajuste de sus métricas de referencia y sus límites de seguridad
Necesita un punto de referencia para medir el impacto de la automatización. Empiece por hacer un seguimiento del tiempo que llevan las tareas actualmente, cuántas solicitudes de clientes se retrasan o cuánto tiempo se dedica a la elaboración manual de informes.
Añada medidas de seguridad para garantizar que la calidad no disminuya. Por ejemplo, si automatiza las publicaciones en redes sociales, incorpore un paso de aprobación manual para las campañas con gastos pagados o mensajes confidenciales. Una buena automatización debe percibirse como un Soporte, no como una pérdida de control.
💡 Consejo profesional: utilice los hitos de ClickUp para marcar los puntos de control importantes del flujo de trabajo, de modo que pueda detectar los problemas a tiempo y medir el progreso real.
Paso 4: Elija un conjunto inicial de herramientas de IA
No intente la automatización de todo a la vez. Elija una o dos herramientas que resuelvan los verdaderos cuellos de botella.
Empiece con las herramientas que su equipo ya utiliza o que se integran fácilmente en su entorno de trabajo. Añadir menos herramientas con una función más amplia funciona mejor que unir demasiadas herramientas inconexas.
Por ejemplo, ClickUp Brain MAX es ideal para generar resúmenes de contenido, procesar datos para obtener información, redactar actualizaciones para los clientes o resumir reuniones. Le da acceso a todos los principales LLM, a todas sus herramientas conectadas y a todo su entorno de trabajo en una sola pantalla, por lo que no tendrá que lidiar con la complicación que supone la proliferación de herramientas de IA.
Paso 5: Cree sus flujos de trabajo piloto
Elija un flujo de trabajo para automatizarlo de principio a fin. Por ejemplo, configure un sistema en el que los comentarios de los clientes recopilados a través de ClickUp Formulario sean el desencadenante de una tarea, la asignen al editor adecuado y notifiquen al responsable de la cuenta.
Empiece con algo repetible pero de bajo riesgo, como el resumen de la reunión interna o (elaboración de) informes posteriores a las campañas. Pruébelo durante unas semanas, recopile comentarios y realice cambios antes de implementarlo de forma más amplia.
👀 Dato curioso: la primera máquina expendedora automática se remonta al antiguo Egipto y dispensaba agua bendita en los templos cuando se introducía una moneda.
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Paso 6: Documenta todo
Toda automatización necesita documentación. Esto incluye qué es su desencadenante, quién es el responsable, qué acciones realiza y qué pendiente cuando falla.
Piénselo como el manual de automatización de su agencia. Si su jefe de operaciones está fuera o se une un nuevo miembro al equipo, ambos deberían poder entender el sistema sin tener que adivinar nada.
💡 Consejo profesional: utilice ClickUp documentos para almacenar todo esto en un espacio compartido. Con el control de versiones y los enlaces de uso compartido con seguridad, su trabajo estará a salvo.
Paso 7: Forme a su equipo
La eficacia de la automatización depende de la capacidad de su equipo para utilizarla. Explíqueles cómo funciona, qué automatiza y qué sigue requiriendo la intervención humana.
Por ejemplo, puede mostrarles cómo utilizar ClickUp Brain para tareas cotidianas como la creación de POE o las actualizaciones de tareas. Incorpore la formación al proceso de incorporación, de modo que todos los nuevos empleados aprendan a trabajar con la automatización desde el primer día.
💡 Consejo profesional: Además de crear documentos de formación que se pueden compartir en ClickUp Docs, también puede grabar tutoriales con ClickUp Clip. A continuación, pida a ClickUp Brain que transcriba los vídeos y traduzca las transcripciones a varios idiomas para equipos multilingües.
Paso 8: Mida el impacto y amplíe lo que es trabajo
Revise sus métricas de referencia y compárelas con el rendimiento actual. ¿Los proyectos avanzan más rápido? ¿Los miembros del equipo dedican más tiempo a la estrategia? Utilice los paneles de ClickUp para visualizar las mejoras y las deficiencias.
la información basada en datos* le ayuda a ajustar sus campañas de manera eficiente. Lo que funciona se puede implementar en más Teams o flujos de trabajo, y lo que no funciona se puede pausar o perfeccionar. La automatización no es una tarea puntual, sino una estrategia continua que evoluciona con su agencia.
Errores que debe evitar al automatizar su agencia
Solo cuando se utiliza correctamente, la automatización puede facilitar la vida. Muchas agencias se precipitan a utilizarla esperando resultados inmediatos, pero solo consiguen sufrir contratiempos. Estos son algunos errores comunes que conviene evitar:
- Confiar en la IA para todo y esperar que sustituya a la estrategia o la creatividad. La IA trabaja mejor como herramienta de soporte que sigue necesitando la intervención humana para seleccionar metas relevantes, orientar las campañas y perfeccionar los mensajes
- Lanzarse a la automatización sin un plan claro ni metas definidas. Esto suele dar lugar a una acumulación desordenada de software de marketing y flujos de trabajo inconexos que, en realidad, ralentizan a su equipo
- El uso de datos de mala calidad para la automatización conduce a resultados poco fiables y a conclusiones erróneas. Esto es especialmente preocupante cuando los datos personalizados no se limpian, verifican o mantienen actualizados
- Automatizar en exceso y eliminar por completo el toque humano. Esto puede hacer que sus campañas parezcan robóticas y correr el riesgo de que su público (que sigue esperando una conexión personal) se desinterese
El crecimiento de su agencia está a solo un clic de distancia
«La tecnología está en constante evolución, y las empresas que no se adaptan al cambio se quedan atrás»
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Dirigir una agencia de marketing es exigente. Gestiona clientes, lanza campañas, maneja contenido, supervisa las finanzas y mantiene todo en marcha, a menudo al mismo tiempo.
Cuando automatizas, sientes inmediatamente el alivio de poder centrarte en el trabajo que realmente hace crecer tu agencia.
Por eso ClickUp marca la diferencia. Reúne la creación de contenido, la gestión de tareas, el CRM, (elaboración de) informes y la automatización en un solo entorno de trabajo. En lugar de saltar de una app a otra, su equipo puede gestionar todo, desde los briefings creativos hasta las actualizaciones de los clientes, dentro de ClickUp.
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